ОБЩИЙ ВИД ЗАВОДА ЛОКОМОТИВОВ БОЛДУИНА, ФИЛАДЕЛЬФИЯ, ШТАТ ПЕНСИЛЬВАНИЯ.

Циклопедия

по

коммерции, бухгалтерскому учету, деловому администрированию

Том 2

Общее справочное издание по

БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ, АУДИТУ, СЧЕТОВОДСТВУ, КОММЕРЧЕСКОМУ ПРАВУ, УПРАВЛЕНИЮ БИЗНЕСОМ, АДМИНИСТРАТИВНОЙ И ПРОМЫШЛЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ, БАНКОВСКОМУ ДЕЛУ, РЕКЛАМЕ, СБЫТУ, ОФИСНОЙ И ЗАВОДСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ, УЧЕТУ ЗАТРАТ, СИСТЕМАТИЗАЦИИ И Т. Д.

Подготовлено коллективом

АУДИТОРОВ, БУХГАЛТЕРОВ, ЮРИСТОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО МЕТОДАМ ВЕДЕНИЯ БИЗНЕСА И УПРАВЛЕНИЮ

Иллюстрировано более чем двумя тысячами гравюр

ДЕСЯТЬ ТОМОВ

ЧИКАГО АМЕРИКАНСКОЕ ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЩЕСТВО 1910

Copyright, 1909

АВТОРСТВО

АМЕРИКАНСКАЯ ШКОЛА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Copyright, 1909

АВТОРСТВО

АМЕРИКАНСКОЕ ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЩЕСТВО

Зарегистрировано в Зале канцелярских товаров, Лондон. Все права защищены.

Авторы и соавторы

ДЖЕЙМС БРЕЙ ГРИФФИТ, Управляющий редактор.

Руководитель кафедры коммерции, бухгалтерского учета и делового администрирования, Американская школа корреспонденции.

РОБЕРТ Х. МОНТГОМЕРИ

Из фирмы Lybrand, Ross Bros. & Montgomery, дипломированные общественные бухгалтеры.

Редактор американского издания книги Дикси «Аудит».

Бывший преподаватель аудита в Вечерней школе учета и финансов Пенсильванского университета и Школе коммерции, учета и финансов Нью-Йоркского университета.

АРТУР ЛОУС ДИКИНСОН, член Института присяжных бухгалтеров (F. C. A.), дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.).

Из фирм Jones, Caesar, Dickinson, Wilmot & Company, дипломированные общественные бухгалтеры, и Price, Waterhouse & Company, присяжные бухгалтеры.

УИЛЬЯМ М. ЛАЙБРАНД, дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.).

Из фирмы Lybrand, Ross Bros. & Montgomery, дипломированные общественные бухгалтеры.

Ф. Х. МАКФЕРСОН, дипломированный бухгалтер (C. A.), дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.).

Из фирмы F. H. Macpherson & Co., дипломированные общественные бухгалтеры.

ЧАРЛЬЗ А. СВИТЛЕНД

Консультирующий общественный бухгалтер.

Автор книг «Бухгалтерский учет с использованием сменных листов» и «Методы ведения бизнеса без путаницы».

Э. К. ЛЭНДИС

Из отдела систем, Компания Burroughs.

ХАРРИС К. ТРОУ, бакалавр естественных наук (S. B.).

Главный редактор, отдел учебных пособий, Американская школа корреспонденции.

СЕСИЛ Б. СМИТОН, член Института бухгалтеров (F. I. A.).

Общественный бухгалтер и аудитор.

Президент Общества зарегистрированных бухгалтеров штата Иллинойс.

Член Института счетов, Нью-Йорк.

ДЖОН А. ЧЕМБЕРЛЕН, бакалавр искусств (A. B.), бакалавр права (LL. B.).

Из коллегии адвокатов Кливленда.

Преподаватель поручительства, Юридическая школа Западного резервного университета.

Автор книги «Принципы коммерческого права».

ХЬЮ РАЙТ

Аудитор, строительная компания Westlake.

ГЛЕНН М. ХОББС, доктор философии (Ph. D.).

Секретарь, Американская школа корреспонденции.

ДЖЕССИ М. ШЕПЕРД, бакалавр искусств (A. B.).

Помощник редактора, отдел учебных пособий, Американская школа корреспонденции.

ДЖОРДЖ К. РАССЕЛ

Систематизатор.

Бывший менеджер отдела систем, компания Elliott-Fisher.

ОСКАР Э. ПЕРРИГО, инженер-механик (M. E.).

Специалист по промышленной организации.

Автор книги «Экономика и системы машиностроительного цеха» и др.

ДАРВИН С. ХЭТЧ, бакалавр естественных наук (B. S.).

Помощник редактора, отдел учебных пособий, Американская школа корреспонденции.

ЧАС. Э. ХЭТЭУЭЙ

Эксперт по учету затрат.

Главный бухгалтер, судостроительная компания Fore River.

ЧАС. УИЛБУР ЛИ, бакалавр естественных наук (B. S.).

Доцент математики, Технологический институт Армора.

Л. У. ЛЬЮИС

Менеджер по рекламе, компания The McCaskey Register Co.

МАРТИН У. РАССЕЛ

Регистратор и казначей, Американская школа корреспонденции.

ХАЛБЕРТ П. ДЖИЛЛЕТТ, инженер-строитель (C. E.).

Управляющий редактор, Engineering-Contracting.

Автор «Справочника по данным о затратах для подрядчиков и инженеров».

Р. Т. МИЛЛЕР-МЛАДШИЙ, магистр искусств (A. M.), бакалавр права (LL. B.).

Президент, Американская школа корреспонденции.

УИЛЬЯМ ШУТТЕ

Менеджер по рекламе, компания National Cash Register Co.

Э. СЕНТ-ЭЛЬМО ЛЬЮИС

Менеджер по рекламе, компания Burroughs.

Автор книг «Кредитный инспектор и его работа» и «Финансовая реклама».

РИЧАРД Т. ДАНА

Инженер-консультант.

Главный инженер, компания Construction Service Co.

П. Х. БОГАРДУС

Менеджер по связям с общественностью, Американская школа корреспонденции.

УИЛЬЯМ Г. НИКОЛС

Генеральный производственный агент компаний China Mfg. Co., The Webster Mfg. Co. и Pembroke Mills.

Автор книг «Определение затрат» и «Хлопчатобумажные фабрики».

С. Х. ХАНТЕР

Менеджер по рекламе, компания Elliott-Fisher Co.

ФРЭНК К. МОРС

Эксперт по архивному делу.

Секретарь, компания Browne-Morse Co.

Х. Э. К'БЕРГ

Эксперт по системам со сменными листами.

Бывший менеджер отдела бизнес-систем, компания Burroughs.

ЭДВАРД Б. УЭЙТ

Руководитель отдела обучения, Американская школа корреспонденции.

Использованные авторитетные источники

При подготовке этих томов редакторы свободно обращались к стандартной технической и деловой литературе Америки и Европы. Они выражают свою признательность, в частности, следующим выдающимся авторитетам, чьи широко известные труды должны быть в библиотеке каждого, кто интересуется современными методами ведения бизнеса.

Также выражается благодарность за ценные услуги, оказанные многими производителями и специалистами по офисным и заводским методам, чье сотрудничество позволило включить в эти тома соответствующие иллюстрации новейшего оборудования для офисного использования, а также тем финансовым, торговым и производственным предприятиям, которые предоставили иллюстрации офисов, фабрик, цехов и зданий, типичных для коммерческой и промышленной жизни Америки.

ДЖОЗЕФ ХАРДКАСЛ, дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.).

Бывший профессор принципов и практики бухгалтерского учета, Школа коммерции, учета и финансов, Нью-Йоркский университет.

Автор книги «Учет исполнителей завещаний и доверительных управляющих».

ХОРАС ЛЮШЕН АРНОЛЬД

Специалист по организации производства и бухгалтерскому учету.

Автор книг «Полный учет затрат» и «Заводской менеджер и бухгалтер».

ДЖОН Ф. Дж. МАЛХОЛЛ, общественный бухгалтер (P. A.).

Специалист по корпоративному учету.

Автор книги «Учет и управление квазигосударственными корпорациями».

ШЕРВИН КОДИ

Специалист по рекламе и продажам.

Автор книг «Как вести дела с помощью писем» и «Искусство письма и речи на английском языке».

ФРЕДЕРИК ТИПСОН, дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.).

Автор книги «Теория счетов».

ЧАРЛЬЗ БАКСТОН ГОИНГ

Управляющий редактор журнала The Engineering Magazine.

Ассоциированный сотрудник по машиностроению, Колумбийский университет.

Член-корреспондент Канадского института горного дела.

Ф. Э. УЭБНЕР

Общественный бухгалтер.

Специалист по заводскому учету.

Автор публикаций для The Engineering Press.

АМОС К. ФИСК

Заместитель редактора газеты New York Journal of Commerce.

Автор книги «Современный банк».

ДЖОЗЕФ ФРЕНЧ ДЖОНСОН

Декан Школы коммерции, учета и финансов Нью-Йоркского университета.

Редактор журнала The Journal of Accountancy.

Автор книги «Деньги, обмен и банковское дело».

М. У. ОВЕРЛЕНД

Из коллегии адвокатов Нью-Йорка.

Автор книги «Классифицированные корпоративные законы всех штатов».

ТОМАС КОНИНГТОН

Из коллегии адвокатов Нью-Йорка.

Автор книг «Корпоративное управление», «Корпоративная организация», «Современная корпорация» и «Партнерские отношения».

ТЕОФИЛУС ПАРСОНС, доктор права (LL. D.).

Автор книги «Законы бизнеса».

Э. СЕНТ-ЭЛЬМО ЛЬЮИС

Менеджер по рекламе, компания Burroughs.

Бывший менеджер по связям с общественностью, компания National Cash Register Co.

Автор книг «Кредитный инспектор и его работа» и «Финансовая реклама».

Т. Э. ЯНГ, бакалавр искусств (B. A.), член Королевского астрономического общества (F. R. A. S.).

Экс-президент Института актуариев.

Член Американского общества актуариев.

Автор книги «Страхование».

ЛОУРЕНС Р. ДИКСИ, член Института присяжных бухгалтеров (F. C. A.).

Профессор бухгалтерского учета в Бирмингемском университете.

Автор книг «Продвинутый бухгалтерский учет», «Аудит», «Бухгалтерский учет для секретаря компании» и др.

ФРЭНСИС У. ПИКЛСИ

Автор книг «Аудиторы, их обязанности и ответственность» и «Бухгалтерское дело».

ЧАРЛЬЗ У. КАРПЕНТЕР

Генеральный менеджер, компания The Herring-Hall-Marvin Safe Co.

Бывший генеральный менеджер, компания National Cash Register Co.

Автор книги «Управление, приносящее прибыль».

С. Э. КНОППЕЛЬ

Специалист по анализу затрат и улучшению работы заводов.

Автор книг «Систематическая работа литейного цеха и учет затрат в литейном производстве», «Максимальная производительность через организацию и контроль» и других работ.

ХАРРИНГТОН ЭМЕРСОН, магистр искусств (M. A.).

Инженер-консультант.

Директор по организации и работе по улучшению в железнодорожной системе Санта-Фе.

Создатель системы эффективности Эмерсона.

Автор книги «Эффективность как основа деятельности и заработной платы».

ЭЛМЕР Х. БИЧ

Специалист по методам бухгалтерского учета.

Редактор журнала Beach's Magazine of Business.

Основатель журнала The Bookkeeper.

Редактор «Американской бизнес-энциклопедии и энциклопедии бухгалтерского учета».

ДЖ. Дж. РАХИЛЛ, дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.).

Член Калифорнийского общества общественных бухгалтеров.

Автор книги «Корпоративный учет и корпоративное право».

ФРЭНК БРУКЕР, дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.).

Бывший экзаменатор дипломированных общественных бухгалтеров штата Нью-Йорк.

Экс-президент Американской ассоциации общественных бухгалтеров.

Автор «Руководства для американских бухгалтеров».

КЛИНТОН Э. ВУДС, инженер-механик (M. E.).

Специалист по промышленной организации.

Бывший контролер, компания Sears, Roebuck & Co.

Автор книг «Организация фабрики» и «Отчеты Вудса».

ЧАРЛЬЗ Э. СПРАГ, дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.).

Президент сберегательного банка Union Dime, Нью-Йорк.

Автор книг «Бухгалтерский учет инвестиций», «Расширенные таблицы облигаций» и «Проблемы и исследования в бухгалтерском учете инвестиций».

ЧАРЛЬЗ УОЛДО ХАСКИНС, дипломированный общественный бухгалтер (C. P. A.), почетный магистр гуманитарных наук (L. H. M.).

Автор книги «Бизнес-образование и бухгалтерский учет».

ДЖОН Дж. КРОУФОРД

Автор книги «Директора банков, их полномочия, обязанности и ответственность».

Д-р Ф. А. КЛИВЛЕНД

Из Уортонской школы финансов, Пенсильванский университет.

Автор книги «Фонды и их использование».

Предисловие

С беспрецедентным ростом нашей коммерческой деятельности возник спрос на более совершенные методы ведения бизнеса. Методы, которые были адекватны для бизнеса менее активной коммерческой эпохи, уступили место системам и идеям экономии труда, соответствующим финансовому и промышленному прогрессу мира.

Из этого прогресса возникла новая литература — литература о бизнесе. Но с быстрым развитием науки о бизнесе нельзя сказать, что ее литература шла в ногу с ней, по крайней мере, не в той же степени, что и в других науках и профессиях. Было подготовлено много отличных материалов, посвященных отдельным аспектам деловой активности, но они настолько разрознены, что студент, желающий приобрести всеобъемлющую бизнес-библиотеку, сталкивается с серьезными трудностями. Он был вынужден в значительной степени делать свой выбор вслепую, что приводило к многочисленным дублированиям материалов без получения необходимой информации по важным аспектам предмета.

В убеждении, что существует спрос на библиотеку, которая охватывала бы лучшие практики во всех отраслях бизнеса — от покупки до продажи, от простого счетоводства до управления финансовыми делами крупной корпорации — были подготовлены эти тома. Подготовленные в первую очередь для использования в качестве учебных пособий для Американской школы корреспонденции, материалы, из которых была составлена Циклопедия, включают новейшие идеи с объяснениями наиболее одобренных методов современного бизнеса.

Редакторы и авторы были выбраны из-за их знакомства с различными предметами, относящимися к коммерции, бухгалтерскому учету и деловому администрированию, и опыта работы с ними. Авторам с практическим опытом ведения бизнеса было отдано предпочтение перед теми, кто имеет только теоретическую подготовку; практичность считалась более важной, чем литературное совершенство.

Помимо охвата всей общей сферы бизнеса, эта Циклопедия содержит много специализированной информации, ранее не публиковавшейся ни в каком виде. Эта специализация особенно заметна в тех разделах, которые касаются бухгалтерского учета и методов управления для универмагов, подрядчиков, издателей и типографий, страхования и недвижимости. Ценность этой информации будет признана каждым студентом бизнеса.

Основная ценность, на которую претендует эта Циклопедия, заключается в том, что она является справочным изданием, но, поскольку она включает материалы, используемые Школой в своих заочных курсах, она предлагается с уверенным ожиданием, что она окажется очень полезной для подготовленного человека, который желает ознакомиться с аспектами деловой практики, с которыми он не знаком, а также для тех, кто занимает высокие канцелярские и управленческие должности.

В заключение выражается благодарность авторам и соавторам, чьему сердечному сотрудничеству эта работа обязана своим совершенством.

Table of Contents

(О профессиональном статусе авторов см. список авторов и соавторов в начале тома.)

ТОМ II

Purchasing and Stores Department | By James B. Griffith | Page 11

Lists of Dealers—Catalogue Filing and Indexing—Special Quotations—Department Routine—Requisitions—Purchase Orders—Receipts and Invoices—The Stores Department—Organization—Taking Inventory—Installing a Stores System—Record Files—Materials and Supplies—Parts and Finished Stores—Machinery and Equipment Records

Records of Labor and Manufacturing Orders | By James B. Griffith | Page 65
Labor Records—Wage Systems—Day Wage—Piece Rates—Premium Systems—Efficiency Systems—Time-Keeping Systems—Time Clocks—Production Time Records—Time Cards—Mechanical Time Recorders—Piece-Work Records—Production Orders—Shop Orders—Order Register—Tracing the Order
General Expense | By Chas. E. Hathaway | Page 127

Expense Distribution—True Cost—Selling Expense—Methods of Distribution—The Man-Hour-Rate Method—The Machine-Hour-Rate Method—The Percentage Method—Productive and Non-Productive Labor—Expense and Production Cost Ledgers—Departmental Expenses—General Expense—How to Use Percentages—Operating Expense Statements—What the Statement Should Show—Comparative Figures—General Expense Statements—Charts

Cost Summaries | By James B. Griffith | Page 165
Collecting Cost Data—Material Cost Records—Labor Cost—Job Cost—Comparative Cost Records—By-Products—Production Records—Controlling Accounts
Machine-Shop Management | By Oscar E. Perrigo | Page 193
Methods of Modern Manufacturing—Organization of Manufacturing Plant—Official Communications—Successful Management—Shop Methods and Records—The Employment Agency—Time Keeping—Time Cards—Paying Employes—Production Orders—Plant Orders—Storing and Issuing Stock and Materials
Cost-Analysis Engineering | By R. T. Dana and H. P. Gillette | Page 251
The Science of Management—Subdivision of Duties—Cost Getting—Punch-Cards—Cost Distribution—Process Cost Subdivision—Output—Checking up Charts—Cost Reduction—Bonus System—Labor Saving Devices—Chronological Charts
Review Questions |  | Page 319
Index |  | Page 331

ЦЕХОВОЙ ОФИС, КОМПАНИЯ WESTERN ELECTRIC, НЬЮ-ЙОРК

ОТДЕЛ ЗАКУПОК И СКЛАДСКОЙ ОТДЕЛ

ОТДЕЛ ЗАКУПОК

1. Если старая аксиома «Хорошо купленный товар — наполовину продан» верна, то отдел закупок вполне можно считать одним из самых важных в любом бизнесе. Под отделом закупок мы подразумеваем тот отдел или подразделение бизнеса, в чьи обязанности входит осуществление закупок. На крупном промышленном предприятии это может означать отдел, возглавляемый агентом по закупкам с несколькими помощниками; в универмаге — покупателей для различных отделов; в малом розничном бизнесе — члена фирмы, который закупает товары. Независимо от того, является ли отдел обширным или требует лишь части времени одного человека, принцип остается тем же.

Пожалуй, ни один другой руководитель отдела не нуждается в полной информации и систематических записях своего отдела больше, чем покупатель. Человек может обладать всеми качествами успешного агента по закупкам, но если у него нет самой подробной информации, помогающей ему судить о качестве и ценах, его отдел нельзя считать успешным. С другой стороны, многие люди, не обладая ничем, кроме здравого смысла, создали весьма успешный отдел закупок, потому что их работа была тщательно систематизирована.

Мы рассмотрим отдел закупок с двух точек зрения: требуемая информация и выполняемая рутинная работа. По первому пункту требования можно сформулировать следующим образом:

1. Список поставщиков.

2. Полная информация об ассортименте, предлагаемом каждым поставщиком или производителем.

3. Записи специальных котировок.

4. Информация о качестве, поставляемом различными дилерами, которую можно получить из записей прошлых закупок.

СПИСОК ПОСТАВЩИКОВ

2. У агента по закупкам не возникнет трудностей с получением списка поставщиков. Даже новый бизнес обычно хорошо снабжен циркулярами, каталогами и другой информацией, показывающей, какие дилеры работают с определенными ассортиментами. Главная задача агента по закупкам — так записать эту информацию, чтобы она была мгновенно доступна.

В некоторых случаях возникает необходимость составлять специальные списки поставщиков, и обычно они делаются на карточках. Карточка используется для каждого товара или класса материалов, которые могут представлять интерес, и название класса пишется в верхней части карточки. Ниже перечислены названия и адреса дилеров и производителей, поставляющих этот конкретный класс материалов. Поскольку в большинстве компаний эту информацию можно объединить с системой индексации каталогов, мы не приводим специальную форму для этой записи.

АРХИВАЦИЯ И ИНДЕКСАЦИЯ КАТАЛОГОВ

3. Агент по закупкам должен обязательно собирать большую часть информации, необходимой для работы его отдела, из каталогов, предоставляемых производителями. Эти каталоги являются его технической библиотекой, во многих случаях предоставляя единственную доступную информацию относительно определенного класса товаров. Излишне говорить, что должен быть предусмотрен какой-то метод для тщательного сохранения этих каталогов. Они должны быть подшиты таким образом, чтобы их можно было быстро найти.

Хотя в каждом офисе есть много возможностей накопить избыток каталогов, что приводит к тенденции выбрасывать все, кроме тех, в которых агент по закупкам может быть заинтересован в данный момент, лучше ошибиться в сторону избыточного запаса. Каталог, который пришел сегодня, может не иметь немедленной ценности, но он может стать полезным немного позже. Было бы непрактично хранить каждый каталог и циркуляр, который попадает в офис, но если он от новой компании или предлагает какие-то новые идеи, его следует сохранить, даже если тема не представляет особого интереса в данный момент.

Было разработано много систем архивации каталогов, и на рынке существует почти столько же стилей файлов для каталогов, сколько производителей такого оборудования. Ни одна система или стиль архивации не удовлетворит требованиям в каждой компании. Каждая должна создать систему архивации, которая будет соответствовать существующим условиям.

Хотя систему универсального применения нельзя установить, некоторые общие предложения могут оказаться ценными. Независимо от стиля используемого приемника, каталоги подшиваются по одному из двух методов: алфавитному или числовому. Алфавитный метод заключается в расположении каталогов в книжных шкафах или других подходящих устройствах в соответствии с именами издателей. Для небольшого количества каталогов это очень удовлетворительная система, по той самой причине, что агент по закупкам вскоре становится знаком с каталогами разных производителей, узнавая их по размеру, форме или цвету.

Модификацией алфавитной системы является та, в которой каталоги расположены в алфавитном порядке по классам; то есть линии товаров, в которых заинтересован агент по закупкам, разделены на конкретные классы. В каждом из этих подразделений каталоги всех производителей, перечисляющих этот класс товаров, расположены в алфавитном порядке. Этот метод также очень удовлетворителен для ограниченного количества каталогов.

Для большого файла каталогов числовая система окажется наиболее удовлетворительной. При этой системе каждому каталогу присваивается номер, который должен быть четко виден на корешке каталога. Все каталоги определенного класса помещаются в одну группу, и для группы отводится серия номеров. Чтобы проиллюстрировать, у нас могут быть каталоги оборудования, номера от 1 до 100. Всем каталогам оборудования тогда будет присвоен номер в этой серии. Если номер будет увеличен сверх 100, система нумерации будет повторена с использованием 1a, 2a и т. д.

При числовой системе каталоги каждой группы должны быть расположены в точном числовом порядке, чтобы любой каталог можно было мгновенно найти.

4. Файлы. Как уже было сказано, стиль файла, а также метод архивации или индексации должны соответствовать условиям в каждом отдельном офисе. Однако опыт прошлого — лучший ориентир для будущего. Как общее правило, секционные книжные шкафы окажутся наиболее удовлетворительными для каталогов в переплетенной форме, то есть тех, что имеют прочные обложки, и особенно тех, которые легко стоят на ребре. Преимущество секционного книжного шкафа в том, что все каталоги можно четко видеть, и даже если используется числовая система, человек вскоре учится узнавать каталоги определенных производителей, не обращаясь к какому-либо номеру или системе индексации.

В каждом файле каталогов найдутся брошюры, циркуляры и прайс-листы, которые нелегко хранить в книжных шкафах. Для них рекомендуется секция вертикального файла, и во многих случаях этот файл успешно использовался для архивации всех видов разнообразных каталогов. Его можно расширить до любой емкости, и он может быть использован с равным успехом как для алфавитной, так и для числовой системы индексации.

Что лучше — зависит от обстоятельств, но почти в каждом случае либо секционный книжный шкаф, либо вертикальный файл, или, возможно, комбинация того и другого, окажутся наиболее удовлетворительными.

5. Индексация каталогов. Основная ценность файла каталогов заключается в индексе. Разнообразная партия каталогов имеет очень небольшую ценность, если она не проиндексирована должным образом. Правда, большинство каталогов содержат индекс, но это не тот тип индекса, который требуется агенту по закупкам. Его не интересует постатейный список каждого товара, произведенного John Jones & Co., но он хочет индекс, который покажет ему, где он может найти описания и цены на машины определенного класса. Каталог может перечислять тысячи товаров, в которых агент по закупкам не заинтересован, в то время как он перечисляет десять, которые ему полезны. Эти десять товаров — те, которые должны быть показаны в его индексе.

Рис. 1. Предметная карточка для индекса каталогов

Основной индекс файла каталогов — это индекс, организованный по предметам. Карточка, используемая для этой цели, показана на рис. 1. В верхней части карточки указан предмет. Ниже приведены названия и адреса всех производителей, поставляющих перечисленные товары. В столбцах справа записаны номер секции, номер каталога и страница. Номер секции относится к секции в файле, где будет найден каталог; номер каталога — к самому каталогу; а страница — к номеру страницы в каталоге. При составлении такого индекса нет необходимости включать длинный список товаров, не представляющих особого интереса, а только те, которые компания обязана закупать. Если возникает совершенно новый предмет, его можно внести в список после соответствующего исследования.

Эти карточки подшиваются в алфавитном порядке в соответствии с названием предмета. Хотя в некоторых крупных компаниях потребуется более сложный файл, этот индекс обычно можно хранить в небольшом лотке для карточек в ящике стола.

Рис. 2. Карточка названия для индекса каталогов

Когда используется числовая система архивации, необходим другой индекс для поиска каталогов по названию. В большинстве случаев нашей главной заботой будет поиск каталога по предмету, но бывают времена, когда становится необходимо найти каталог по названию. Чтобы обеспечить этот перекрестный индекс, используется карточка, показанная на рис. 2. Следует отметить, что расположение этой карточки прямо противоположно предметному индексу, название и адрес производителя указаны в верхней части карточки вместе со ссылкой на номер секции и каталога. В нижней половине карточки перечислены названия товаров, произведенных этим производителем, в которых мы заинтересованы. Эта карточка также подшивается в алфавитном порядке, но, конечно, под названием производителя. Когда количество карточек ограничено, обе формы можно подшивать в один и тот же индекс, используя контрастные цвета. Например, для предметного индекса можно использовать желтовато-коричневый цвет, а для индекса названий — лососевый.

СПЕЦИАЛЬНЫЕ КОТИРОВКИ

6. Каждый агент по закупкам получает, в дополнение к опубликованным прайс-листам, много специальных котировок на материалы и расходные материалы, в которых он заинтересован. Очень часто котировки поступают в то время, когда он не находится на рынке для конкретного предлагаемого материала, но они, тем не менее, представляют ценность для возможного будущего использования и должны быть тщательно сохранены.

Рис. 3. Форма карточки для специальных котировок

Один из методов обработки специальных котировок — отвести специальный файл, или ящик, или секцию обычного файла, которые будут использоваться исключительно для котировок. Котировки, когда используется такой файл, обычно подшиваются в алфавитном порядке в соответствии с названием предлагаемого материала. Этот метод архивации требует перекрестного индекса для поиска писем по названиям фирм и не является полностью удовлетворительным из-за трудности поиска наиболее выгодных котировок. Может быть дюжина или более писем от разных фирм, предлагающих цены на один и тот же материал, и, чтобы найти, какая из них самая низкая, все должны быть изучены. Опять же, фирма будет делать котировки на несколько линий в одном и том же письме, что требует копирования части товаров или реорганизации системы архивации.

В бизнесе, получающем много таких котировок, целесообразно зарезервировать для них специальный файл, но мы рекомендуем подшивать их в соответствии с названиями фирм. Чтобы обеспечить доступную запись специальных котировок, рекомендуется использование специальной формы, либо на карточках, либо на сменных листах. Хотя нельзя разработать форму, универсально применимую, несколько представленных здесь форм являются очень хорошими примерами используемых форм и предлагают некоторые ценные моменты для изучения.

Рис. 3 — это обычная форма. Это карточка, в верхней части которой предусмотрено место для записи названия товара или класса материалов. Ниже приведена запись всех полученных котировок с указанием даты, названия фирмы, от которой получена котировка, и инициалов продавца, делающего котировку, когда она сделана таким образом. Следующие столбцы предназначены для количества или размера, на котором основана котировка, прейскурантной цены, скидки, нетто, является ли цена франко-борт или с доставкой, и условий. Последние два столбца предназначены для записи размещенных заказов.

Одна из этих карточек используется для каждого товара или класса материалов, на которые получены специальные котировки. Каждая котировка записывается, независимо от того, от кого она, и когда карточка заполнена, добавляется новая. Всякий раз, когда записи на любой карточке становятся устаревшими, карточку можно уничтожить, поддерживая файл в актуальном состоянии.

Карточки подшиваются в соответствии с названиями товаров или классов материалов. Когда количество классов ограничено, будет удовлетворительно индексировать карточки с помощью прямого алфавитного индекса. В этом случае котировки на болты и все другие товары, названия которых начинаются с «б», будут подшиты за индексом «Б». Если количество товаров велико, целесообразно использовать пустые индексные направляющие и писать названия классов материалов. В качестве иллюстрации, в некоторых производственных линиях болты будут использоваться во всех размерах. На индексе будет написано слово «Болты», и за ним карточки будут подшиты в соответствии с размерами, причем одна карточка используется для каждого размера болта. Тот же план можно реализовать для каждого класса материалов. Также целесообразно в производственном бизнесе подразделять файл, например, между материалами — представляющими материалы, которые фактически входят в конструкцию производимого продукта, — и расходными материалами — представляющими все классы заводских расходных материалов.

Карточка, специально разработанная для записи котировок на товары, которые перечислены в нескольких размерах, показана на рис. 4. Особенностью этой формы является включение нескольких столбцов, в которых можно записывать цены на ряд различных размеров одного и того же товара. Эта форма была бы особенно применима при записи цен на такие товары, как болты, упомянутые в предыдущем абзаце.

Рис. 4. Котировочная карточка для записей цен нескольких размеров

РАЗМЕЩЕННЫЕ ЗАКАЗЫ

7. Не менее важна запись размещенных заказов. Агенту по закупкам необходимо знать, где в прошлом размещались заказы на данный товар, уплаченные цены, оперативность доставки и общий характер полученных товаров. Удобный метод записи этой информации — использовать карточку, аналогичную иллюстрации, рис. 5, которая показывает форму, используемую для записи закупок данного товара между указанными датами. Сама запись показывает номер заказа, количество, название продавца и полную информацию о ценах, включая общую стоимость за единицу. Эти карточки подшиваются в алфавитном порядке в соответствии с названием товара, точно так же, как описано для записей специальных котировок.

Рис. 6 опускает некоторые детали, но предусматривает примечания относительно количеств и т. д. под заголовком «описание». Эта форма также показывает общую сумму, тем самым предоставляя запись валовых инвестиций в материалы данного класса.

Рис. 5. Подробная запись размещенных заказов

Рис. 6. Запись заказов, включая цену и сумму

Рис. 7 используется в производственном бизнесе и предназначен для обеспечения записи размещенных заказов, которая предотвратит дублирование заказов. В крайней правой части этой формы находится столбец с заголовком «цель». Во многих производственных предприятиях заказы на определенные материалы размещаются после получения контрактов, и материал указывается для использования по определенному контракту или заказу. В других учреждениях производятся несколько линий товаров, но определенные материалы входят в производство всех линий. Агент по закупкам может получать заявки из разных источников на материалы, необходимые для этих различных линий, и его записи должны показывать, для каких линий или отделов были размещены заказы. Оба этих обстоятельства предусмотрены в этой форме, так как цель каждого заказа четко указана.

Рис. 7. Запись заказа производителя, показывающая цель, для которой требуются товары

Рис. 8. Запись заказов, предусматривающая детали каждого заказа

Рис. 8 — это еще одна специальная форма, разработанная для использования там, где требуются определенные подробности. При разработке формы она должна быть сделана как можно более простой, но в то же время должно быть предусмотрено место для записи всех подробностей, которые могут иметь особое значение в бизнесе, в котором она будет использоваться. Показанные формы представлены не как идеальные для использования во всех случаях, а из-за их ценности для размышлений.

Не имеет значения, будут ли эти формы на карточках или в форме сменных листов. Это вопрос индивидуальных предпочтений, и его может решить только тот человек, который будет использовать систему.

Хороший пример формы, разработанной специально для использования в системе сменных листов, показан на рис. 9. Это дает полную информацию как о заказах, так и о поступлениях, предоставляя полную информацию относительно количеств любой конкретной линии, с которой ведется работа.

Рис. 9. Запись товаров, заказанных и полученных, на сменных листах

Способ архивации такой же, как и при карточной системе, за исключением того, что эти листы расположены между подходящими индексами в переплете со сменными листами. При желании записи заказов и специальные котировки можно подшивать вместе. Используя формы разных цветов, обе можно подшивать в один и тот же индекс. Это очень удобное расположение, так как тогда все записи как котировок, так и заказов находятся вместе. В некоторых случаях вся необходимая информация будет найдена в записях заказов. Когда поступают специальные котировки, их можно подшивать перед этой записью или сразу за ней.

Хотя в некоторых офисах могут быть целесообразны другие специальные записи, вся необходимая информация для среднего офиса относительно источников снабжения, цен и т. д. предоставляется каталогами и записями котировок и цен, описанными выше. Любая другая требуемая информация может быть обеспечена модификацией упомянутых форм.

РУТИНА ОТДЕЛА

8. Любое обсуждение рутинных обязанностей отдела закупок неизбежно является более или менее теоретическим, и любой установленный порядок действий подлежит такой модификации, которая сведет его к практической рабочей основе для отдельного предприятия. Чтобы представить предмет в практической манере, поэтому это обсуждение будет ограничено потребностями среднего производственного бизнеса. Как было сказано в других местах этих документов, гораздо менее сложно модифицировать систему, разработанную для учета всех деталей в крупном предприятии, чем расширять простые системы малого бизнеса.

Обязанности агента по закупкам в отношении фактической покупки товаров можно классифицировать следующим образом:

1. Получение заявок или заказов на материалы и расходные материалы, необходимые для запаса или в различных отделах.

2. Размещение и отслеживание заказов.

3. Проверка получения товаров.

4. Проверка счетов на цены.

5. Архивация копий заказов и заявок.

9. Заявки. При обычных обстоятельствах агент по закупкам не размещает никаких заказов, пока не получит заявку от складского отдела или отдела, которому требуется материал. Заявка должна в каждом случае указывать цель, для которой требуются материал или расходные материалы, а также кем они востребованы.

Каждый отдел должен быть снабжен собственными бланками заявок, и, чтобы сделать их отличительными, для каждого отдела должен быть принят разный цвет. Каждый отдел также должен быть идентифицирован буквой, которая будет напечатана на бланке заявки в связи с серийным номером. Таким образом, номера заявок одного отдела будут начинаться с A1, другого — B1 и т. д.

Должно быть установлено твердое правило, что все заявки, выпущенные одним отделом, должны быть подписаны одним лицом, обычно мастером. Это правило должно строго соблюдаться, и никакие заявки не должны приниматься без надлежащей подписи.

Хотя заявки должны быть составлены в форме, отвечающей индивидуальным требованиям, рис. 10 приведен как типичный пример, который будет найден подходящим в подавляющем большинстве офисов.

Заявка, как правило, делается в двух экземплярах. Оригинал идет агенту по закупкам, а дубликат остается у мастера. В некоторых более крупных учреждениях используется форма в трех экземплярах, оригинал и дубликат отправляются агенту по закупкам. Дубликат затем возвращается мастеру с надлежащими примечаниями, чтобы показать, что заказ был размещен.

Однако существует очень мало случаев, когда это необходимо. Нехороший план — требовать от мастера вести записи, которые можно исключить, и средний мастер не заботится о том, когда или где размещен заказ; все, что ему нужно, — это материал. У него нет интереса идти против агента по закупкам, на которого он сделал заявку.

Когда фабрика расположена на расстоянии от офиса, заявки должны быть в трех экземплярах и иметь одобрение суперинтенданта или менеджера фабрики. Дубликат затем будет подшит в офис фабрики в ожидании получения товаров.

Рис. 10. Типичная форма бланка заявки

Мастера, которые делают заявки агенту по закупкам, будут хранить свои копии до тех пор, пока материал не будет получен.

При получении заявки агент по закупкам сначала исследует, есть ли материал или какой-то другой, который ответит той же цели, в запасе. Если нет, он ищет свои источники снабжения и цены, а затем он готов разместить заказ. Когда вовлечены крупные инвестиции, обычно необходимо получить специальные котировки, а иногда и образцы, прежде чем заказ может быть размещен.

10. Отчет о низком запасе. Еще одна форма заявки — это отчет о низком запасе, предоставляемый складским клерком. Каждому товару и классу материалов в запасе дается «низкий» предел. Когда этот предел достигнут, складской клерк делает отчет, рис. 11, агенту по закупкам. Это признается как уведомление о покупке. Отчет показывает низкий предел и количество в запасе. Важно, чтобы низкий предел был включен, так как в некоторых случаях будет найдено целесообразным изменить предел. Материал, ранее использовавшийся в больших количествах, теперь может быть в таком малом спросе, что будет сочтено лучшим снизить предел. В другое время будет необходимо увеличить предел.

Рис. 11. Отчет складского клерка о низком запасе

Отчет делается в двух экземплярах, копия остается у складского клерка до тех пор, пока не будет сообщено, что заказ был размещен. Нет особой необходимости хранить эти отчеты постоянно; вся информация, которую они предоставили бы, может быть получена из копий заказов на покупку.

11. Заказы на покупку. Когда заказ размещен, конечно, необходимо хранить одну или несколько копий. Лучшая практика — делать заказы на покупку в манифольде, предоставляя столько копий, сколько может потребоваться. Современные пишущие машинки и копировальная бумага позволяют сделать все необходимые копии за одно написание.

Количество копий будет определяться требованиями бизнеса. В малом бизнесе, где товары получает агент по закупкам, достаточно одной копии. Когда нанят клерк по приемке, ему потребуется вторая копия, чтобы проверить получение товаров.

Иллюстрация, рис. 12, показывает набор из шести бланков, оригинал и пять копий, которые удовлетворят требованиям среднего производственного бизнеса. Эти копии будут использоваться следующим образом:

Рис. 12. Типичная форма бланков заказов в манифольде

Оригинал. Это должно быть отправлено по почте или доставлено продавцу.

Копия для отслеживания. Эта копия остается у агента по закупкам для отслеживания заказа. Она сначала подшивается в напоминатель, или файл дат, за датой, когда должно быть получено подтверждение. Если подтверждение не получено, продавец отслеживается, а заказ подшивается вперед.

Заказ затем подшивается под датой, когда должен быть получен счет. После получения счета копия заказа может быть использована для отслеживания транспортной компании для доставки.

Копия для приемки. Эта копия идет к клерку по приемке, который подшивает ее в соответствии с названием продавца. Когда товары получены, он проверяет товары по копии и возвращает ее агенту по закупкам. В некоторых случаях он сообщает о получении товаров с помощью квитанции о приемке, которая будет объяснена позже.

Копия аудитора. В высокоорганизованном бизнесе копия каждого заказа дается контролеру или аудитору. Основное использование этой копии — предоставить информацию относительно понесенных обязательств, чтобы финансы могли быть предоставлены заранее.

Копия отдела затрат. Копия, предоставленная отделу затрат, предназначена для информирования клерков по затратам о ценах. Во многих крупных фабриках полные файлы всех размещенных заказов хранятся в офисе затрат. Это отличный план, так как он предоставляет полную запись цен.

Производственная копия. Она предназначена для специального использования на заводе, если он расположен на удалении от офиса. Она хранится в офисе управляющего заводом под именем поставщика и содержит для него учет всех заказов, размещенных для завода.

12. Проверка поступлений. Агент по закупкам будет уведомлен о получении товаров путем возврата копии заказа, полученной от кладовщика, с соответствующими отметками. Или, в некоторых случаях, может быть целесообразно оформлять отчет обо всех товарах на специальном бланке, рис. 13.

Рис. 13. Форма отчета о полученных товарах

ИЗЛИШКИ ИНСТРУМЕНТОВ, СОБРАННЫЕ В РЕЗУЛЬТАТЕ ИЗБЫТОЧНОГО ОСНАЩЕНИЯ В МЕСТНЫХ МАСТЕРСКИХ И ВОЗВРАЩЕННЫЕ НА ЦЕНТРАЛЬНЫЙ СКЛАД В ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОЙ СИСТЕМЕ САНТА-ФЕ. Перераспределение работ, сосредоточение всех производственных операций в Топике позволили вернуть на общий склад множество мелких инструментов, которые будут использоваться по мере необходимости, вместо того чтобы храниться в качестве ненужного или избыточного местного резерва. Предоставлено Engineering Magazine

На тех заводах, где работают как кладовщик по приемке, так и кладовщик по хранению, накладная на приемку должна составляться в двух экземплярах. Один экземпляр поступает к кладовщику по хранению вместе с товарами, а затем отправляется агенту по закупкам, обеспечивая двойную проверку товаров. Агент по закупкам отправляет один экземпляр счетоводу по учету затрат, предварительно указав счет, который должен быть дебетован. Это дает счетоводу по учету затрат необходимую информацию для списания материалов при их использовании.

Одним из аргументов в пользу этого плана является то, что, не имея записи о заказанных количествах, кладовщик по приемке будет вынужден тщательно пересчитывать и перечислять все полученные товары. Но также верно и то, что он обязан составлять подробную опись, а не просто сверять позиции со своей копией заказа.

Еще один момент, связанный с работой кладовщика по приемке, который вызвал много дискуссий, — это целесообразность предоставления ему записи о ценах. Преобладающее мнение среди производителей, по-видимому, заключается в том, что этого делать не следует. Это не должно мешать работе нашей системы, поскольку цены можно исключить из копии кладовщика по приемке с помощью короткой копировальной бумаги. Это позволит сохранить единообразие размеров всех бланков.

13. Проверка счетов. Можно установить правило, что счета должны сначала поступать к агенту по закупкам не для аудита, а для проверки количества и цен. Агент по закупкам проверяет счет, отмечает на нем цель или отдел, для которого были закуплены товары, и пересылает его аудитору. На этом транзакция для агента по закупкам считается закрытой.

14. Подшивка документов. После того как утвержденный счет был переслан аудитору, следующие документы, остающиеся в отделе закупок, подлежат подшивке:

Контрольная копия заказа, подшитая в алфавитном порядке по имени поставщика.

Копия заказа кладовщика по приемке, подшитая вместе с оригиналом заявки.

Заявка от отдела, запрашивающего товары, подшитая в числовом порядке в соответствии с серийным номером отдела; то есть все заявки от Отдела А будут подшиты вместе в числовой последовательности.

Когда запись о полученных товарах была сделана на предписанных формах, записи агента по закупкам будут полными.

СКЛАДСКОЙ ОТДЕЛ

15. В данном обсуждении складской отдел, или отдел запасов, как его часто называют, рассматривается как подчиненное подразделение отдела закупок. При правильной организации он становится одним из самых ценных с точки зрения получения прибыли. Без организации он может выродиться в один из самых бесполезных.

Чтобы достичь уровня эффективности, на который он способен, организация и система работы складского отдела должны быть высочайшего уровня, в противном случае нельзя ожидать, что он выполнит свою миссию. Так много было написано о неспособности складских отделов и складских систем приносить желаемые результаты, что кажется необходимым дать определение того, что подразумевается под складским отделом, прежде чем мы сможем прийти к разумным выводам относительно его функций и работы.

В широком смысле, складской отдел — это тот отдел предприятия, который осуществляет хранение его товарных запасов, материалов, снабжения и другого физического имущества, за исключением недвижимости. Сводя к конкретному примеру, в торговом бизнесе этот термин означает отдел, который отвечает за хранение и надлежащий уход за товарами, закупленными для перепродажи; а также за материалы и приспособления, необходимые для ведения бизнеса. Может не быть отдела, известного под этим названием; может не быть одного человека, в чьи обязанности входит руководство этой работой; тем не менее, отдел существует. Каждый клерк в небольшом розничном магазине может быть кладовщиком по приемке, продавцом и кладовщиком по хранению; или в более крупном учреждении несколько человек могут быть наняты в качестве кладовщиков; но в обоих случаях обязанности складского отдела возлагаются на кого-то одного, возможно, на нескольких человек.

Как и любой другой отдел бизнеса, организация складского отдела во многом зависит от характера бизнеса. Чтобы предоставить иллюстрацию, которую можно легко понять, мы рассмотрим организацию и работу складского отдела с точки зрения производителя.

ОРГАНИЗАЦИЯ

16. Складской отдел должным образом находится под непосредственным руководством агента по закупкам. В конечном счете, именно он несет ответственность за поддержание запаса материалов и снабжения, который будет во все времена адекватным для бизнеса. Поэтому правильно, что он должен осуществлять надзор за приемом, хранением и выдачей товаров, которые он закупил.

В фактической работе складского отдела агент по закупкам делегирует свои полномочия главному кладовщику, которому, в свою очередь, будут помогать необходимое количество складских рабочих и кладовщик по приемке. В обязанности главного кладовщика будет входить контроль за тем, чтобы все материалы были надлежащим образом складированы, ведение предписанных записей и предоставление отчетов, которые могут потребоваться относительно движения запасов. Он будет осуществлять общее руководство всем отделом. В фактических физических операциях отдела ему будут помогать складские рабочие, подчиняющиеся его приказам.

В небольших учреждениях кладовщик по хранению также выполняет функции кладовщика по приемке, но в более крупных предприятиях требуется отдельный кладовщик по приемке. Он будет проверять получение всех товаров, доставлять их в места хранения, предписанные главным кладовщиком, и составлять отчеты, которые могут быть предписаны. Хотя он, в общем говоря, подчиняется приказам главного кладовщика, он также составляет определенные отчеты непосредственно агенту по закупкам.

ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

17. Прежде чем складской отдел может быть успешно организован, должна быть проведена инвентаризация, так как эта инвентаризация станет основой, на которой строятся записи складского отдела.

Системы складского учета довольно часто называют бессрочными инвентаризациями, и иногда на такую систему указывают как на неудачную по той причине, что в конце года или другого финансового периода инвентаризация, то есть фактическая физическая инвентаризация запасов, не совпадает с записями. Тот факт, что системы складского учета рассматривались как инвентаризации по факту, является причиной большинства так называемых неудач. Рассматриваемая в своем правильном отношении, бессрочная инвентаризация — это не что иное, как точный учет всех товаров, которые поступают в учреждение и выходят из него, причем эти записи должны сверяться путем фактической физической инвентаризации с такой регулярностью и частотой, чтобы счета можно было с уверенностью считать отражающими правильную инвентаризацию. Рассматривая вопрос о том, как проводить инвентаризацию, мы, следовательно, имеем в виду фактическую физическую инвентаризацию, то есть подсчет каждого предмета на складе. Когда эта инвентаризация проведена и должным образом записана, вполне возможно установить и поддерживать системы, которые сделают ненужным инвентаризацию всего физического имущества в один момент времени.

В крупных производственных предприятиях существовал общий обычай закрываться на период большей или меньшей продолжительности, от двух-трех дней до нескольких недель, с целью проведения инвентаризации. Поскольку считалось необходимым закрываться для этой цели, инвентаризации, как правило, проводились лишь раз в год. Все это излишне, так как при правильных методах возможно провести даже полную инвентаризацию без заметного прерывания работы предприятия. Первый шаг — решить, в какое именно время должна проводиться инвентаризация, и сделать так, чтобы все мастера подготовили свои цеха. Это означает общую уборку, которая облегчит поиск и подсчет, взвешивание или измерение материалов, инструментов, снабжения и незавершенного производства. Затем в указанное время работа по проведению инвентаризации должна быть начата одновременно в каждом цехе.

Составление необходимых записей будет поручено клерку, которому будут помогать мастера и столько помощников, сколько потребуется. Каждому клерку выдается запас бирок, разлинованных, как показано на рис. 14. Они сделаны в форме транспортных бирок, но больше обычных размеров, используемых для этой цели. Следует отметить, что бирка перфорирована в верхней части. Часть над перфорацией показывает сезон и дату инвентаризации, номер карточки и отдел. Номер карточки и отдел повторяются на нижней части карточки, которая также разделена на две части. Верхняя половина предназначена для инвентаризации материалов, готовых запасов и незавершенного производства, разделенных по описанию, названию последней операции, количеству и единице измерения. Нижняя половина предназначена для инвентаризации инструментов, оборудования, оснастки и снабжения с местом для описания, количества, единицы измерения, номеров и местоположения. Под единицей измерения понимается единица, в которой оцениваются материалы или снабжение, например, фунты, ярды, дюжины, гроссы и т. д.

Первая операция — прикрепить одну из этих карточек, которые пронумерованы последовательно, к каждой машине, инструменту, ящику, стеллажу или куче материала. Затем клерк и его помощники пройдут по цеху, взвесят и подсчитают материал, представленный каждой биркой, записывая позиции на самой бирке. Как только это сделано, нижняя половина бирки отрывается. Поскольку ведется учет номеров карточек, выданных каждому клерку, ему необходимо будет сдать каждую из них, и если проявлять осторожность при размещении бирки на каждом предмете до начала подсчета, то нет никакой возможности, что материал будет упущен из виду. В качестве дополнительной меры предосторожности против потери карточек оставшаяся часть бирки впоследствии удаляется и отправляется в офис для сверки с основной записью. Поскольку бирка используется лишь для обеспечения записи количеств всего имущества, нет необходимости включать цены.

Рис. 14. Трудосберегающая инвентаризационная бирка

С помощью этого метода инвентаризация может быть проведена в очень короткие сроки. Зафиксированы случаи, когда инвентаризация на крупнейших промышленных предприятиях проводилась этим методом без остановки работы завода в каком-либо отделе на срок более двух дней.

18. Инвентаризационные записи. Когда физическая инвентаризация проведена, следующим шагом является запись количеств и цен, а также выполнение расчетов, чтобы запись могла показать общую стоимость. Записи инвентаризации должны быть классифицированы; то есть все материалы или оборудование определенного класса должны быть записаны на одной форме, чтобы можно было установить общую стоимость каждого класса.

Для производственного бизнеса инвентаризация подразделяется следующим образом:

Машины и оборудование. Станки. Мелкие инструменты. Чертежи и шаблоны. Материалы и снабжение. Детали и готовые запасы. Незавершенное производство. Готовая продукция.

Одну форму можно было бы использовать для всех этих инвентаризаций, но поскольку в каждом случае требуется определенная специальная информация, считается лучшим планом использовать специальные формы. Соответственно, мы иллюстрируем формы для каждого из этих классов.

Машины и оборудование. Под этим заголовком перечисляются все машины, мебель, офисные приборы и оборудование всех классов, необходимые для ведения бизнеса. Форма для инвентаризации показана на рис. 15, это форма с отрывными листами размером около 10 x 12 дюймов.

Для этого раздела используется лист для каждого конкретного класса оборудования, и, если один и тот же класс оборудования требуется в разных зданиях или отделах, лист используется для каждого отдела. Например, все пишущие машинки, используемые в данном отделе, будут инвентаризироваться на одном листе, и никакое другое оборудование не будет инвентаризироваться на том же листе.

Информация, приведенная в заголовке листа, включает местоположение, стоимость, предполагаемый срок службы, название, серийный номер, наш номер и у кого приобретено. Форма предусматривает запись даты (означающей дату покупки) и описание оборудования, первоначальную стоимость, стоимость дополнений и ремонтов, процент и сумму амортизации, а также чистую стоимость. Ссылка на эту запись показывает точное количество машин данного класса в эксплуатации и именно то, где они используются.

Станки. Под заголовком станков инвентаризация охватывает все инструменты такого характера, независимо от того, были ли они куплены или произведены на заводе. Поскольку крупные заводы обычно производят свои собственные станки, эта форма используется для отображения даты производства или покупки, описания, стоимости материалов и труда, процента и суммы, добавленной для покрытия накладных расходов завода, и общей стоимости. Как и форма, используемая для машин и оборудования, все станки данного класса должны быть инвентаризированы на одном листе, рис. 16.

Рис. 15. Форма с отрывными листами для инвентаризации машин и оборудования

Рис. 16. Инвентаризационная форма для станков

Рис. 17. Инвентаризационная запись мелких инструментов

Рис. 18. Форма инвентаризационного листа для чертежей и шаблонов

Рис. 19. Форма инвентаризационного листа для материалов и снабжения

Рис. 20. Инвентаризация деталей и готовых запасов

Рис. 21. Специальная форма для инвентаризации незавершенного производства

Рис. 22. Лист для инвентаризации готовой продукции

Мелкие инструменты. Большинство мелких инструментов покупаются, но некоторые из них могут быть изготовлены на заводе. Эти инструменты могут быть куплены по отдельности, или партиями по одной дюжине, или в других количествах. Чтобы соответствовать этим условиям, форма, рис. 17, предусматривает запись даты покупки, описания, количества, единицы измерения, стоимости материалов и труда, процента и суммы накладных расходов и общей стоимости. Когда инструменты покупаются готовыми к использованию, используется только последняя денежная колонка.

Чертежи и шаблоны. Эта инвентаризация включает все чертежи и шаблоны, которые используются или представляют ценность для бизнеса. При оценке этого имущества необходим консерватизм. Новый шаблон предположительно стоит столько, сколько стоило его изготовление. Но шаблон может стать устаревшим за очень короткое время. Поэтому при проведении инвентаризации необходимо оценить предполагаемый срок службы всех шаблонов, основывая эту оценку не только на износе, но и на вероятности их замены более поздними моделями. Стоимость чертежей и шаблонов должна быть полностью поглощена стоимостью произведенных товаров, и для покрытия этого должна быть предусмотрена очень либеральная ставка амортизации. В инвентаризационной форме мы не показываем амортизацию, так как считаем более практичным проводить полную инвентаризацию и делать новую оценку чертежей и шаблонов в конце каждого финансового периода. Форма, данная для этой инвентаризации, рис. 18, показывает дату постановки на учет, номер, описание и детали стоимости.

Материалы и снабжение. Инвентаризация материалов и снабжения включает все материалы, которые идут на изготовление товаров, и все снабжение, необходимое для работы завода.

При записи этой инвентаризации снабжение и материалы должны храниться отдельно, и каждый из них должен быть тщательно классифицирован. Один лист должен показывать только один специальный класс; то есть, если одна из позиций — это скобяные изделия, на том же листе не должно быть включено ничего, кроме инвентаризации скобяных изделий. Эта форма, показанная на рис. 19, дает описание, цель, для которой используется материал, количество на складе, единицу измерения, стоимость единицы и общую стоимость.

Детали и готовые запасы. Этот раздел предназначен для включения всех готовых деталей на заводе, производящем детали, которые позже будут собраны в комплектные машины, а также любых готовых запасов или полуготовых деталей. Под последним заголовком будут идти такие позиции, как отливки, которые делаются заранее, чтобы использоваться по мере необходимости. Эта инвентаризация записывается на форме, показанной на рис. 20, с указанием описания, для чего используется, номера детали, количества, единицы измерения, стоимости единицы и общей стоимости.

Незавершенное производство. Под заголовком незавершенного производства включаются все частично завершенные заказы на заводе на момент инвентаризации. Если велась эффективная система учета затрат, не составит труда прийти к точным затратам на все такие материалы. Без системы учета затрат необходимо проявлять крайнюю осторожность при оценке стоимости материалов и труда на текущий момент.

Одним из самых важных элементов информации в этой инвентаризации является последняя операция, что означает последнюю завершенную операцию. Необходимо иметь эту информацию, прежде чем мы сможем вычислить фактическую стоимость. Форма для этой инвентаризации, рис. 21, включает описание, название последней операции, стоимость материала, стоимость труда, процент и сумму накладных расходов и общую стоимость.

Готовая продукция. Инвентаризация готовой продукции включает все товары, завершенные и готовые к рынку. В торговом бизнесе это включало бы обычный товарный запас. Рис. 22 показывает форму для инвентаризации готовой продукции, которая с небольшими изменениями подошла бы для запасов в торговом бизнесе. Форма показывает номер заказа (означающий номер производственного заказа, по которому были изготовлены товары), описание, количество, стоимость материалов и труда, накладные расходы и общую стоимость.

Когда эти инвентаризации завершены и сделаны расчеты, будет видно, что обеспечена полная запись стоимости всего физического имущества. На основе этих записей счета главной книги должны быть скорректированы так, чтобы все записи соответствовали друг другу. Записи также предоставляют необходимую информацию, из которой можно составить складской учет, необходимый при установке системы.

Эти инвентаризационные листы могут быть подшиты либо в ящики вертикального регистратора, либо в переплет с отрывными листами, хотя последний предпочтительнее. Листы для каждого класса должны храниться отдельно и классифицироваться, как объяснено выше. Индекс может быть алфавитным, или могут использоваться пустые индексы, на которых написаны названия классов. Листы в каждом классе должны быть пронумерованы последовательно и храниться в числовой последовательности.

УГОЛОК В ГЛАВНЫХ ОФИСАХ DOBIE FOUNDRY & MACHINE CO., НИАГАРА-ФОЛС, ШТАТ НЬЮ-ЙОРК.

СКЛАДСКОЙ ОТДЕЛ — ЭКОНОМИЯ ДЕНЕГ

19. Хотя складской отдел является первым необходимым условием в работе системы учета затрат, производители иногда колеблются, устанавливать ли такой отдел из-за расходов. Не учитывая его ценные особенности, утверждается, что работа этого отдела влечет за собой большие расходы, чем оправдано результатами. Но такие утверждения не подтверждаются опытом производителей, которые проверили эффективность отдела. Там, где обнаруживаются результаты, которые, по-видимому, подтверждают это утверждение, расследование неизменно выявляет ошибочную установку или ошибочную работу, или и то, и другое.

В противовес этому утверждению, опыт многих производителей показывает, что складской отдел — это реальный способ экономии денег. Если должна поддерживаться хоть сколько-нибудь эффективная система учета затрат, складской отдел является абсолютной необходимостью; но даже если нет системы учета затрат, складской отдел можно сделать прибыльным. Адекватная система записей в хорошо организованном складском отделе будет показывать в любое время точное состояние запасов, и одно это должно оправдать содержание такого отдела. Медленно движущиеся запасы указываются, чтобы можно было приложить большие усилия для их реализации; если запас заканчивается, записи дают предупреждение до того, как будет достигнута опасная точка. Все это в равной степени относится как к торговому бизнесу, так и к производственному предприятию. Показывая объем запасов в наличии, указывая на их движение, система складского учета предотвращает накопление неликвидных запасов, но позволяет поддерживать активные запасы в минимальном объеме, совместимом с безопасностью, и тем самым экономит деньги, сохраняя инвестиции на минимально возможном уровне.

Удивительные результаты в экономии денег с помощью систем складского учета были показаны некоторыми производителями. В одном случае, который попал в поле зрения автора, было сделано сокращение более чем на 10 000 долларов в средних инвестициях. Определенный производитель машин, у которого была неадекватная складская система, обнаружил, что его запас материалов в среднем составлял 30 000 долларов, в то время как бизнес требовал запаса не более 20 000 долларов. Он нанял компетентного человека для установки и управления системой, платил ему щедрую зарплату и через год обнаружил, что его запас в среднем составлял менее 20 000 долларов. Более того, запас был чистым — в нем не было ничего, что не было бы нужно — был хорошо организован и во всех отношениях находился в более удовлетворительном состоянии, чем раньше. Это означало экономию доходов в 10 000 долларов, и, используя их для расширения своего бизнеса, деньги стоили ему 20%.

УСТАНОВКА СКЛАДСКОЙ СИСТЕМЫ

20. Когда инвентаризация завершена, следующим важным шагом в организации складского отдела является обеспечение необходимых мест хранения для всех материалов и снабжения и контроль за тем, чтобы они были надлежащим образом складированы.

Вопрос о том, что является надлежащим местом хранения, — это вопрос, который должен быть проработан в соответствии с условиями, найденными в индивидуальном учреждении. В общем говоря, в производственном бизнесе материалы должны быть расположены как можно ближе к отделам, в которых они будут использоваться. На крупном заводе обычно необходимо иметь несколько складских помещений, чтобы разместить различные классы материалов и чтобы они могли быть расположены удобно. Вопрос надлежащего хранения является жизненно важным в каждом бизнесе, и особенно на производственном заводе. Идеальные условия невозможно получить на всех заводах, но первым соображением должно быть наличие определенного места хранения для каждого класса материала и всегда хранить материал в этом специальном месте. Зайдите на завод, не имеющий четко определенной системы хранения, и вы обнаружите, что рабочие тратят больше времени на поиск необходимых материалов, чем потребовалось бы, чтобы отнести тот же материал на склад и забрать его по мере необходимости. В торговых предприятиях необходимость систематического хранения запасов давно признана. Оптовые дома имеют свои запасы, организованные по отделам и хранящиеся на разных этажах склада, со специальными людьми, отвечающими за хранение запасов. Розничный торговец, независимо от того, управляет ли он универмагом или занимается исключительно одним классом товаров, имеет свои товары, организованные по отделам. Но на слишком многих производственных заводах вопрос хранения сырья и снабжения получил мало внимания. Производитель вложит доллары в сырье и не будет вести его учет; однако тот же человек счел бы нелепым предложение, что он не должен вести учет наличных денег. На самом деле, материал должен быть так же хорошо защищен и так же строго учтен, как и наличные деньги. Каждый доллар стоимости материала должен рассматриваться в том же свете, что и доллар в золоте.

Следующим по важности после расположения складских помещений является вопрос хранения самого материала. Складские помещения должны быть оборудованы такими ящиками, стеллажами, полками, коробками и шкафами, которые могут потребоваться для надлежащего ухода за материалом. При хранении материала следует учитывать вопрос его размера и веса, а также частоту, с которой он будет нужен. Чрезвычайно тяжелые предметы не должны храниться на полу, а должны быть подняты примерно на высоту грузовика, что экономит труд как при разгрузке, так и при погрузке. Материал, который постоянно запрашивается, должен храниться на полках, которые находятся в пределах легкой досягаемости. Верхние полки и труднодоступные углы можно зарезервировать для предметов, которые редко запрашиваются. Насколько это возможно, все предметы одного класса должны храниться в одной секции складского помещения. Прежде всего, данный предмет всегда должен храниться в одном и том же месте. В некоторых складских помещениях нередко можно найти, спрятанные в каком-нибудь темном углу, предметы, которых не должно быть на складе, и все потому, что не было предусмотрено определенного места хранения. Система записей может иметь мало ценности, если предметы не находятся в отведенных для них секциях.

Все это лишь подчеркивает важность того, чтобы складское помещение и складская система находились под исключительным контролем одного человека. Никому не должно быть позволено вмешиваться в работу главного кладовщика. Если есть какая-либо причина для критики, она должна быть доведена до его начальника. Предложения от мастеров и других лиц, которые обязаны пользоваться складским помещением, должны, и, вероятно, будут, приветствоваться средним кладовщиком, но ни один мастер не должен давать указания одному из своих людей поместить материал в складское помещение, кроме как по указанию его руководителя.

Помимо самого складского помещения, кладовщик будет отвечать за материал, хранящийся вне завода. Пиломатериалы, топливо и тяжелые отливки — это примеры материалов, подпадающих под этот заголовок. Тем не менее, его записи должны включать все эти материалы, и он должен осуществлять общее руководство их хранением, чтобы он мог более легко определить или более точно оценить количества на складе.

21. Приемка. В организации складского отдела необходимо предусмотреть запись о получении всех материалов и снабжения. Система должна быть построена таким образом, чтобы она не только обеспечивала запись всех товаров, поступающих в учреждение, но и предотвращала принятие товаров, которые не должны быть получены.

Поэтому вся приемка должна находиться под руководством одного человека. На более крупных промышленных предприятиях нанимается кладовщик по приемке, в чьи обязанности входит прием и расписка за все товары, поступающие в учреждение, и доставка их на склад или в отдел, в котором они будут использоваться. Кладовщик по хранению может в небольшом предприятии выполнять все функции кладовщика по приемке.

Когда товары поступают, кладовщик по приемке обращается к своему файлу копий заказов на покупку, чтобы узнать, были ли заказаны товары. Следует помнить, что для этих заказов был рекомендован алфавитный файл, которые должны быть подшиты под именем отправителя. Причина этого в том, что упаковка не всегда показывает характер своего содержимого, в то время как имя отправителя почти всегда указано где-то на упаковке или на транспортной бирке.

Товары не должны приниматься кладовщиком по приемке, если у него нет заказа. Делать это чревато неприятностями. В качестве иллюстрации мы предположим, что предприятие заключило контракт на материал, поставки по которому должны осуществляться через установленные промежутки времени. Первая полученная партия показывает, что материал не соответствует спецификациям, и контракт аннулируется. В ожидании урегулирования кладовщику по приемке дается указание не принимать больше материалов по контракту. Если он это сделает, предприятие, скорее всего, будет обязано заплатить за него, и это может даже повлиять на весь контракт.

Еще один класс поставок, за которым необходимо внимательно следить, — это возврат товаров клиентами предприятия. В некоторых видах бизнеса этот вопрос не важен; в других необходимо проявлять большую осторожность, чтобы обеспечить надлежащий кредит. В производственном или торговом бизнесе, отличном от розничного, клиент обычно уведомляет фирму о том, что он возвращает товары. Когда такое уведомление получено, кладовщику по приемке должны быть даны инструкции, принимать их или отказываться.

Один вид бизнеса, в котором прием возвращенных товаров должен обрабатываться с особой осторожностью, — это бизнес с рассрочкой платежа. Большинство контрактов с рассрочкой платежа закрепляют право собственности на товары за продавцом до тех пор, пока не будут произведены все платежи. Чтобы избежать оплаты, клиент может вернуть товары без уведомления. Принятие продавцом аннулирует контракт немедленно. Поэтому безопасное правило, которому следует следовать, — не принимать возвращенные товары, пока не будет получено разрешение от уполномоченного лица.

Накладная на приемку, рис. 13, стр. 16, должна быть заполнена кладовщиком по приемке. Один экземпляр пойдет агенту по закупкам, а другой — кладовщику по хранению. На основе этих отчетов кладовщик по хранению делает свою запись о полученном материале. В некоторых случаях материал, заказанный для использования конкретным отделом, должен быть отправлен непосредственно в отдел, а не на склад. Должен быть составлен третий экземпляр отчета, который будет отправлен в отдел, откуда он пойдет кладовщику по хранению, должным образом расписанный.

22. Выдачи. Кладовщик по хранению, находясь на хранении всех запасов, отвечает не только за их безопасное хранение, но и за выдачи. Он должен быть в состоянии показать, какие запасы были выданы, кому и для какой цели.

Существует только один метод, который обеспечит точную запись выдач, и это — не выдавать товары без письменного заказа или заявки, подписанной лицом, имеющим полномочия разрешать изъятия.

Каждый отдел или цех должен быть обеспечен заявками на склад, пронумерованными последовательно с номером или буквой отдела; то есть заявка из одного цеха может быть пронумерована B 100, другая C 100. Эти заявки должны составляться в двух или трех экземплярах. Когда используется форма в двух экземплярах, оригинал отправляется кладовщику по хранению, а дубликат остается у мастера. Когда кладовщик по хранению завершил свои записи, а мастер получил материал, оба экземпляра должны быть отправлены в отдел учета затрат. Один экземпляр служит проверкой другого, что делает невозможным для кладовщика по хранению или мастера сделать ложные возвраты. Чтобы облегчить идентификацию, два бланка должны быть напечатаны на бумаге контрастных цветов. В отделе учета затрат один экземпляр должен быть подшит в соответствии с отделом, в котором возникла заявка, сохраняя номера последовательными, а другой — под номером производственного или рабочего заказа. По завершении заказа последний экземпляр можно уничтожить, так как он больше не понадобится. Ведомственные копии также могут быть уничтожены, скажем, по истечении трехмесячного периода.

Иногда будет целесообразно, чтобы кладовщик по хранению сохранял копию заявки, и в этом случае будет использоваться форма в трех экземплярах, причем два экземпляра будут отправлены ему. Он будет подшивать свою копию по номерам производственных заказов, если это касается материала, или по ведомственным номерам, если это касается снабжения.

Все заявки должны предусматривать запись цен и стоимостей, которые должны быть внесены в отделе учета затрат. Если это опущено, счетоводу по учету затрат необходимо будет вводить позиции и рассчитывать стоимость на другом бланке; когда это включено, он может разносить стоимости непосредственно из заявки в постоянные записи учета затрат. На заявке также должно быть предусмотрено место для подписи того, кто получает материал.

Рис. 23. Заявка на материал, который будет использоваться для производственного заказа

Форма заявки, адаптированная для использования средним производственным предприятием, показана на рис. 23. Эта форма показывает номер отдела, дату, номер производственного заказа, количество, описание, стоимость и ценность. Внизу предусмотрена необходимая форма расписки. Обычно эта форма будет признана адекватной как для материалов, так и для снабжения. При использовании для снабжения цель, для которой они предназначены, должна быть вставлена вместо номера производственного заказа. Специальные формы для снабжения и ремонтного материала используются на некоторых заводах. Они должны отличаться по цвету от заявок на материалы. Форма такого характера проиллюстрирована на рис. 24.

СКЛАДСКИЕ ЗАПИСИ

23. Установка системы складского учета требует проявления суждения высочайшего порядка, так как запись материалов и снабжения имеет не меньшее значение, чем запись наличных денег. Как уже было сказано, материал должен учитываться с той же верностью, что и наличные деньги; доллар стоимости материала должен рассматриваться как доллар в золоте.

Система складского учета должна быть неотъемлемой частью системы бухгалтерского учета бизнеса; она должна проверяться так же тщательно, как и любой счет в главной книге. Только сделав складской учет частью системы бухгалтерского учета, можно успешно управлять им.

Рис. 24. Специальная ведомственная заявка на материал

Складские записи могут быть разделены на два класса — один, записывающий как количества, так и стоимости, и один, записывающий только количества. Часто оба класса используются в одном учреждении. На складе поддерживается система, которая записывает количества без цен; в отделе учета затрат может вестись запись стоимостей и количеств.

Записи, ведущиеся на складе, в первую очередь предназначены для показа количеств в наличии, или, скорее, количеств, которые должны быть в наличии. Иногда эти записи показывают цены, но, по-видимому, нет веской причины, почему это должно делаться. Лучше, чтобы весь учет стоимостей велся в бухгалтерском отделе.

Рассматриваемые записи — это записи склада. Эти записи должны показывать полученные количества и выданные количества, из которых можно получить запись количества в наличии. Чтобы предоставить необходимую информацию, записи должны показывать количества каждого предмета или вида материала на складе, что требует системы единиц. Некоторые предметы будут двигаться гораздо быстрее других; поэтому переплетенная книга не практична. Можно успешно использовать либо карточки, либо отрывные листы, причем карточка или лист используются для записи каждого предмета.

Для того чтобы записи были мгновенно доступны, они должны быть должным образом классифицированы. Классификации должны следовать тем же линиям, что и счета главной книги, которые будут соответствовать классификациям, принятым при записи первоначальной инвентаризации. Записи материалов и снабжения должны быть разделены, и каждый из них разделен на классы. Карточки или отрывные листы должны быть подшиты и проиндексированы в соответствии с этими классификациями.

Например, мы предположим, что одним из подразделений счета материалов являются скобяные изделия. На одном индексе будет написано слово Скобяные изделия, индекс образует главное подразделение. За индексом будут подшиты все карточки или листы, записывающие предметы, которые входят в классификацию скобяных изделий, причем эти записи также должным образом классифицированы и подразделены. В запасе скобяных изделий будут найдены винты нескольких классов, такие как с круглой головкой блестящие, с круглой головкой вороненые, с плоской головкой блестящие, с плоской головкой вороненые. В секции S, за Скобяными изделиями, один индекс будет озаглавлен Винты. Это подразделение будет подразделено индексами, озаглавленными названиями классов или видов винтов. Карточки или листы складского учета будут затем подшиты за этими индексами подразделений в порядке размеров. Карточка или лист могут использоваться для каждого размера, или несколько размеров могут быть записаны на одном листе.

24. Верификация складских записей. При индексации таким образом складскую запись любого предмета можно быстро найти, и секционные подразделения значительно помогут в проверке записей. Хотя складские записи предназначены лишь как записи материала на складе, их точность должна быть проверена фактической инвентаризацией, точно так же, как счет наличных денег проверяется подсчетом наличных денег в наличии. Однако, если они тщательно классифицированы, нет необходимости проверять все складские записи в одно время; они могут быть проверены по секциям, или запись одного предмета может быть проверена инвентаризацией предмета, без учета других записей.

Счета в главной книге должны быть организованы так, чтобы соответствовать складским классификациям, то есть счета покупок должны вестись с материалами, образующими главные подразделения складских записей; как Скобяные изделия, Полосовая сталь, Литейный материал, Литейное снабжение и Заводское снабжение. Когда запас одного класса, как скобяные изделия, инвентаризируется, результат должен быть записан на обычном инвентаризационном листе, оценен, рассчитан, и общая сумма сравнена со счетом покупок скобяных изделий в главной книге. Любые расхождения должны быть урегулированы немедленно, но если записи ведутся тщательно и инвентаризация каждого класса проводится два или три раза в год, расхождения должны быть практически равны нулю.

Если предписанная рутина добросовестно соблюдается, нет теоретической причины, почему складские записи не должны сверяться так же близко, как наличные деньги, за возможным исключением насыпных запасов, таких как топливо и руды, где необходимы оценки. Даже тогда, если инвентаризации проводятся, когда эти запасы находятся в самой низкой точке, не должно быть больших трудностей в достижении точных результатов. Однако самая большая ответственность лежит на главном кладовщике. Он не должен позволить ни одному фунту материала покинуть склад без заказа, так как именно на точности его записей основаны все счета. Копии заказов, полученные в отделе учета затрат, предоставляют основу для всех списаний материалов. Здесь вводятся цены и делаются расчеты. Главный счетовод по учету затрат будет передавать главному бухгалтеру еженедельные или ежемесячные сводки всех списанных материалов. Главный бухгалтер будет кредитовать свои счета покупок и дебетовать счета Производства, Обслуживания, Ремонта или Расходов, в зависимости от случая. Таким образом, счета покупок становятся контролирующими счетами складских записей, а последние занимают свое законное место как неотъемлемая часть системы бухгалтерского учета.

ФОРМЫ ЗАПИСЕЙ

25. Все формы для складских записей, независимо от класса записанного материала, обладают определенными общими характеристиками; однако информация, требуемая о каждом специальном классе, обычно такого характера, что целесообразна специальная форма. Это может означать использование нескольких форм в одном учреждении.

При установке любой системы, однако, экономичнее вложить больше денег в печать и иметь формы, которые подходят точно, чем пытаться заставить специальные записи соответствовать формам, подготовленным для других целей. Если требуется определенная специфическая информация, форма должна быть разработана так, чтобы демонстрировать именно эту информацию, и если форма разработана правильно, экономия времени как при записи, так и при обращении к записи с лихвой компенсирует небольшую дополнительную стоимость специальной печати.

Количество форм не должно быть таким большим, чтобы вызывать путаницу, но против противоположной крайности следует учитывать стоимость времени. Будет обнаружено, что ценность времени клерков больше, чем стоимость печати.

Рис. 25. Форма для складского учета материалов и снабжения

26. Материалы и снабжение. Для материалов и снабжения одна и та же форма будет признана удовлетворительной в большинстве учреждений. Форма должна предусматривать название материала, единицу, в которой он покупается, цель, для которой используется, местоположение на складе, а также количества полученных и выданных товаров. Рис. 25 показывает форму, разработанную для записей этого класса. В дополнение к заголовкам, указанным выше, в верхней части этой карточки будут замечены места для максимума и минимума. Они относятся к количествам материала, которые должны храниться на складе, и представляют верхний и нижний пределы. Эти пределы должны быть установлены для каждого предмета на складе, и когда любой предмет достигает нижнего предела, отчет должен быть отправлен агенту по закупкам на форме, показанной на рис. 11, стр. 14. Эта форма предусматривает запись номеров заказов для всех выдач, особенность, которая должна быть включена во всех случаях, когда форма предназначена для использования производственным бизнесом. В крайней правой части находится колонка с заголовком верифицировано. Когда проводится инвентаризация, дата и остаток в наличии должны быть внесены под этим заголовком.

Рис. 26. Форма складского учета, показывающая размещенные заказы

Обычная форма показана на рис. 26. Особенностью этой формы является колонка для записи размещенных заказов. Обычно эта колонка не требуется в записи кладовщика по хранению, но если она используется, номера заказов должны быть внесены из копии заказа на покупку кладовщика по приемке. На обеих проиллюстрированных формах предусмотрено несколько колонок для выдач к одной для поступлений. Это необходимо, так как выдачи происходят в меньших количествах и гораздо чаще, чем поступления.

Рис. 27 показывает форму, которая включает стоимости, а также количества. Это не считается необходимым, как правило, для склада, но там, где складские записи ведутся в заводском офисе, как это иногда делается, хорошим планом является включение стоимостей. На обратной стороне этой формы ведется полная запись заказов.

Еще одна форма, которая включает стоимости, показана на рис. 28. Эта форма хорошо адаптирована для записи почти любого класса материалов или снабжения.

Форма, проиллюстрированная рис. 29, специально адаптирована для записи снабжения. Под заголовком распределения вносится отдел, в который выдается снабжение.

Рис. 27. Лицевая и обратная стороны складской карточки, используемой производителем

27. Детали и готовые запасы. Запись деталей и готовых запасов очень важна на многих производственных предприятиях. Современная тенденция в производстве машин, например, заключается в стандартизации производства, делая все детали взаимозаменяемыми. Детали производятся в больших количествах, по специальным заказам, и помещаются на склад до тех пор, пока не понадобятся.

Очень необходимо знать состояние запаса деталей, чтобы обеспечить защиту от перенакопления и предотвратить истощение запаса. Поэтому запись деталей должна вестись по тем же линиям, что и для материалов и снабжения. Обычно склад деталей с ответственным клерком поддерживается отдельно от склада материалов.

Рис. 28. Форма складского учета, которая включает стоимости

Рис. 29. Специальная складская карточка для снабжения

Форма, проиллюстрированная рис. 30, разработана для записи деталей и готовых запасов. Эта форма предусматривает запись той же информации, что дана для материалов, с добавлением номера и размера детали. Никаких изменений в форме записи поступлений и выдач не требуется.

Рис. 30. Складской учет деталей и готовых запасов

Рис. 31. Запись деталей на складе

Рис. 31 показывает еще одну форму для деталей. Особенностью этой формы является запись стоимостей, что целесообразно, если записи ведутся в отделе учета затрат. Записи деталей чаще ведутся в отделе учета затрат, чем записи материалов и снабжения.

28. Материал, возвращенный на склад. Когда мастер получает заказ на производство определенного предмета или детали, он оценивает количество необходимого материала и забирает его со склада. Естественно, он не всегда оценивает точное количество; у него может возникнуть нехватка или остаться материал, когда работа завершена.

Рис. 32. Запись материала, возвращенного на склад

Если материал нельзя использовать немедленно для другой работы, он должен быть возвращен на склад с отчетом в складской отдел. Форма для такого отчета показана на рис. 32. Существенной особенностью этой формы является номер заказа, для которого был взят материал, это номер производственного или рабочего заказа.

Когда кладовщик по хранению получает неиспользованный материал и этот отчет, он вносит количество в складскую запись под заголовком поступлений и пересылает отчет в отдел учета затрат. Стоимость и ценность будут затем внесены и кредитованы в записях учета затрат.

29. Переданный материал. Когда у мастера есть оставшийся материал, который можно использовать для другой работы, необходим отчет, чтобы обеспечить кредит для работы, для которой он был взят, и дебет для работы, на которой он был использован. Рис. 33 — это форма для этого отчета. Она показывает номера работ, для которых был взят материал и на которые материал был передан. После внесения правильных количеств в свою складскую запись он отправляет отчет в отдел учета затрат. Если не считается необходимым, чтобы кладовщик по хранению делал эти исправления в своих записях, отчет может быть отправлен в отдел учета затрат мастером.

Рис. 33. Отчет о переданных материалах

ЗАПИСИ МАШИН И ОБОРУДОВАНИЯ

30. В каждом бизнес-предприятии должна вестись запись, которая даст полную и исчерпывающую историю каждой машины или другого предмета постоянного оборудования. Есть много способов, которыми такая запись окажется ценной.

Нередко возникает потребность в новой детали для станка, который эксплуатируется уже несколько лет. На станке может не быть маркировки с указанием производителя; возможно, никто не помнит, у кого он был приобретен. Результатом становятся лихорадочные поиски по книгам и файлам — неразбериха — досадная задержка — и все это из-за отсутствия надлежащего учета.

ТОКАРНЫЙ ЦЕХ НА ЗАВОДЕ КОМПАНИИ BURROUGHS ADDING MACHINE CO., ДЕТРОЙТ, ШТАТ МИЧИГАН.

Или же случается пожар, приводящий к потере станка стоимостью 3000 долларов, который находился в эксплуатации два года. Оценщик рассчитывает амортизацию, скажем, по 10% в год, или 600 долларов. Нет записи, показывающей, что на установку станка потребовалось дополнительно 400 долларов или что на него были затрачены средства на ремонт для поддержания его эффективности. По крайней мере, амортизацию следует рассчитывать исходя из суммы 3400 долларов — реальной стоимости станка.

Надлежащий учет должен отражать первоначальную стоимость, сумму, затраченную на ремонт и дополнения, а также сумму, списанную в счет амортизации. Такой учет следует вести, но никакой специальной формы не требуется. Форма инвентаризации станков (рис. 15) отвечает этой цели. Для более важного оборудования следует использовать по одному такому листу на каждый станок. Эти листы составляют инвентарную книгу машин и оборудования, контролируемую счетами машин и оборудования в главной или специальной бухгалтерской книге. Таким образом, поддерживается связь между этими записями и общей системой бухгалтерского учета.

ИНСТРУМЕНТАЛЬНАЯ КЛАДОВАЯ

31. Одним из подразделений завода, которое является либо источником расходов, либо фактором экономии средств, в зависимости от того, как оно организовано, является инструментальная кладовая. Здесь имеется в виду именно инструментальная кладовая, а не отдел, содержащийся крупными производственными предприятиями для изготовления станков.

Каждый производитель обязан поддерживать полный запас инструментов достаточного объема, чтобы соответствовать требованиям своего предприятия. Если за этими инструментами не ухаживать должным образом, объем капиталовложений может легко возрасти до уровня, совершенно несоразмерного с потребностями.

Пожалуй, ни один вид имущества на производственном предприятии не теряется так часто, как мелкий инструмент. Если не предусмотрено место для хранения, рабочие склонны оставлять инструменты там, где они использовались в последний раз. Вскоре они оказываются разбросанными по цехам, и, поскольку их нелегко найти, закупаются новые инструменты.

Обычно необходима специальная инструментальная кладовая, хотя в некоторых случаях инструменты можно хранить и обслуживать в кладовой материалов. На заводах, производящих станки для собственных нужд, мастер инструментального отдела может следить за мелким инструментом в дополнение к своей основной работе. В обязанности этого отдела также входит поддержание инструментов в надлежащем для использования состоянии.

Для хранения инструментов должны быть предусмотрены стеллажи и ящики подходящих размеров. Все инструменты должны быть пронумерованы, а секциям стеллажа для инструментов присвоены соответствующие номера. Например, запас включает дюжину молотков определенного размера и типа. Этому инструменту присваивается номер двадцать, и этот номер выбивается на каждом молотке. Молотки помещаются в секцию номер двадцать стеллажа для инструментов. В то же время двенадцать латунных жетонов штампуются тем же номером и вешаются на крючок над секцией, содержащей инструменты.

Рис. 34. Секция стеллажа для хранения мелкого инструмента

Секция такого стеллажа для инструментов с номерными жетонами показана на рис. 34.

Существует несколько методов отслеживания инструментов, выданных рабочим. На некоторых заводах для каждого выданного инструмента требуется письменная расписка, но этот план не рекомендуется, поскольку рабочего не следует просить тратить время на написание расписки или ждать, пока ее оформит мастер инструментальной кладовой. Инструмент должен быть выдан ему незамедлительно, и используемая система не должна заставлять его тратить время впустую.

Для преодоления этих трудностей используется система жетонов. Существует несколько вариантов работы этой системы, но, по мнению автора, система двойных жетонов является наиболее практичной и удовлетворительной.

Рис. 35. Доска, на которой хранятся жетоны для инструментов

Во-первых, инструменты нумеруются, как описано выше, и для каждого инструмента предоставляется латунный жетон. Затем подготавливается доска, разделенная на квадраты, как показано на рис. 35. В этих квадратах записываются имена или номера рабочих, обязанных получать инструменты. Каждый квадрат содержит два крючка, на одном из которых висят двенадцать жетонов с номером рабочего. Когда рабочий № 2 получает инструмент № 15, один из жетонов № 2 снимается с доски и вешается над секцией № 15 в стеллаже для инструментов; в то же время один из жетонов инструмента № 15 вешается на второй крючок в квадрате № 2 на доске.

Легко заметить, что в каждом квадрате на доске всегда должно быть двенадцать жетонов, если считать вместе жетоны инструментов и жетоны рабочих. Обращение к стеллажу для инструментов покажет, сколько инструментов было выдано и у какого рабочего они находятся. Преимущество этой системы заключается в том, что она практически автоматическая. Ведется идеальный учет движения инструментов без необходимости делать записи на карточках или в книгах.

Другой метод работы системы двойных жетонов заключается в том, чтобы снабдить рабочего несколькими жетонами для инструментов, причем эти жетоны несут номер рабочего. Когда он хочет получить инструмент, он предъявляет один из этих жетонов, который вешается над стеллажом для инструментов. Затем один из жетонов с номером инструмента помещается на крючок под номером рабочего на доске.

Одним из недостатков этой системы является то, что рабочий скорее потеряет жетоны, чем инструменты. Теоретически количество жетонов, находящихся у рабочего в любой момент времени, в сумме с количеством жетонов на его крючке на доске должно равняться количеству, первоначально выданному ему. Однако если он теряет жетон, это обычно означает спор, так как рабочий, естественно, не считает, что его должны штрафовать за невозврат жетона, на который не было выдано ни одного инструмента. Учитывая все обстоятельства, метод, описанный первым, вероятно, является наиболее удовлетворительным.

Рис. 36. Специальный учет запасов станков

32. Учет инструментов. Хотя описанная выше система обеспечивает полный контроль над инструментами, ее следует дополнить записью, которая будет служить постоянным учетом ценностей. Инструменты можно разделить на два класса, а именно: станки и мелкий инструмент, каждый из которых требует несколько иной формы учета.

Рис. 36 представляет собой форму учета станков, которая может быть на карточке или на отдельном листе. Одна карточка используется для каждого требуемого инструмента. Запись показывает название инструмента, номер, размер, назначение и дату изготовления. Ниже приводится полный учет стоимости, показывающий количество изготовленных единиц, стоимость материала, труда и накладных расходов. Когда инструменты уничтожаются, делается запись с указанием даты и стоимости, а остаток на руках дебетуется в последней колонке.

Для мелкого инструмента используется рис. 37. Этот учет показывает примерно ту же информацию, что и для станков. Особенностью этой формы является учет количеств, полученных время от времени, количество выданных и возвращенных, а также количество уничтоженных. Как правило, нет необходимости записывать выдачу на этой карточке, хотя в случае с некоторыми очень дорогими инструментами это может быть целесообразно.

Обе формы, упомянутые выше, подшиваются таким же образом, как и другие карточки учета запасов. Основные разделы будут по наименованию или по отделам, с подразделами в соответствии с размером.

Рис. 37. Форма инвентаризации мелкого инструмента

ОТДЕЛ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАКАЗОВ. Этот отдел выпускает все производственные заказы и с помощью системы отслеживания сопровождает работу по различным цехам до завершения. Western Gas Construction Co., Форт-Уэйн, Индиана.

УЧЕТ ТРУДА И ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАКАЗОВ

УЧЕТ ТРУДА

1. Успешный исход любого проекта, в какой бы области деятельности он ни находился, зависит от сотрудничества труда. Труд — это приложенная энергия. Интеллект, с которым прикладывается энергия, определяет ее продуктивность. Неквалифицированный рабочий прикладывает энергию в форме собственной силы непосредственно к стоящей перед ним задаче. Квалифицированный рабочий использует свое мастерство, чтобы направлять энергию природы, которая была применена для приведения в движение машин и приспособлений, которые, в свою очередь, были созданы искусным манипулированием неодушевленными свойствами. Таким образом, сочетание природных сил и разумное применение этих сил под руководством квалифицированного человека приводят к высочайшей степени продуктивности.

При найме рабочей силы следует учитывать две стороны — работодателя и продавца рабочей силы. Желание первого — обеспечить результаты труда при наименьших возможных затратах на единицу продукции, а не при наименьших затратах на отдельного работника. Желание второго — обеспечить наивысшую цену за свой труд, основанную на единице времени, а не на единице продукции.

В конечном счете, желания обеих сторон оказываются не противоречащими и не противопоставленными друг другу. Работодателя мало заботит, сколько стоит труд в единицу времени, при условии, что стоимость единицы продукции поддерживается на самом низком уровне; продавца рабочей силы не заботит, сколько единиц продукции получается в результате его труда, при условии, что ему выплачивается удовлетворительная заработная плата.

Идеальным методом регулирования оплаты труда является, следовательно, такой, который обеспечит рабочему высокую заработную плату при условиях, приводящих к соответствующему высокому уровню производства. Решение этой проблемы, разработка идеальной системы долгое время были предметом изучения инженеров. Исследования этих людей неизбежно окажут далеко идущее влияние. От старого метода исключительной поденной оплаты до современных систем, сочетающих поденную оплату и сдельную расценку, — долгий путь. Исследования и эксперименты, проводимые сейчас во всех направлениях, продвигают это движение вперед и призваны создать идеальную систему.

СИСТЕМЫ ОПЛАТЫ ТРУДА

2. Системы оплаты труда, применяемые в производственных отраслях, можно разделить на общие классификации: поденная оплата, сдельная расценка и премиальные системы. Помимо этих трех, существует ряд систем, носящих имена своих создателей, которые являются результатом сочетания определенных особенностей, присущих двум или более из трех общих методов. Изучение современных систем оплаты труда неизбежно включает изучение отличительных особенностей трех основных методов.

3. Поденная оплата. Из трех общих планов, по которым оплачивается труд, старейшим и наиболее известным является план поденной оплаты. Он наиболее широко используется, поскольку лучше всего понятен. План поденной оплаты предполагает выплату установленной заработной платы за установленную единицу времени. Если бы все люди, выполняющие одну и ту же задачу, были одинаково квалифицированы, или если бы ставка заработной платы могла быть скорректирована в соответствии с варьирующимися степенями продуктивности, обнаруживаемыми в любом коллективе рабочих, план поденной оплаты был бы идеальным. Но ни одно из этих условий не существует.

Рабочие склонны настаивать на применении правила организованного труда, согласно которому всем людям, выполняющим схожие задачи, должна выплачиваться одинаковая заработная плата. Поскольку не все люди одинаково квалифицированы, это приводит к определенному неравенству. С одной стороны, ставка заработной платы основывается на самом низком уровне производства, что несправедливо по отношению к более квалифицированному человеку, который либо снижает свою продуктивность до уровня наименее квалифицированного, либо переносит свою энергию в другую область деятельности. В качестве противоположной крайности, ставка основывается на самом высоком уровне производства, что явно несправедливо по отношению к работодателю.

Таким образом, на практике с точки зрения работодателя необходимо нанимать надсмотрщиков, чтобы подгонять всех рабочих к максимальному уровню производства, что теоретически означает устранение всех работников, не способных достичь максимума. Опять возникает несправедливость, на этот раз по отношению к более слабому человеку.

4. Сдельная расценка. Первым планом, разработанным в поисках плана, который устранил бы неравенство плана поденной оплаты, был план сдельной расценки. План сдельной расценки предполагает выплату установленной заработной платы за единицу продукции без учета уровня производства.

Выдвигался аргумент, что единая ставка за единицу продукции приведет к справедливой заработной плате, поскольку она основана на производственном мастерстве индивидуума. Но план во многих случаях не привел к желаемым результатам по той причине, что он не принимает во внимание фактор времени.

При установлении ставки заработной платы необходимо учитывать фактор времени, иначе ставка не будет справедливой между работодателем и работником. Работодатель должен предоставить цех, инструменты, энергию, отопление и освещение. Стоимость этих статей не обязательно варьируется в прямой пропорции с увеличением или уменьшением производства. Эти расходы должны быть поглощены готовой продукцией, поэтому даже при системе сдельной расценки уровень производства (фактор времени) имеет фактическое влияние на ставку за единицу.

С точки зрения работодателя, ставка за единицу должна основываться на продуктивности индивидуума и должна обеспечивать наиболее квалифицированному работнику заработную плату, равную или немного превышающую ту, которую он получил бы при системе поденной оплаты. Теоретически это дало бы менее квалифицированному человеку заработную плату, точно соответствующую его квалификации. Но по мере того, как рабочие становятся все более квалифицированными и одновременно увеличивают свою продуктивность и свою способность зарабатывать выше нормы, у работодателя возникает тенденция снизить ставку за единицу, чтобы вернуть совокупную заработную плату к норме. Результатом является то, что рабочий, опасаясь снижения ставки, ограничивает свое производство количеством единиц, которое обеспечит среднюю заработную плату.

Таким образом, система не достигает своей цели. Она не снижает стоимость производства до самого низкого уровня. Однако, когда сдельные расценки применяются разумно, они оказываются очень удовлетворительными в определенных областях. Но во всех случаях сдельная расценка ведет к единообразному уровню производства и, сокращая расходы на руководство, влечет за собой расходы на инспекцию. Последнее, однако, не обязательно является дополнительным расходом, так как, как правило, инспекция требуется независимо от используемой системы оплаты труда.

5. Премиальные системы. Чтобы устранить трудности, обнаруженные как в планах поденной оплаты, так и в планах сдельной расценки, была разработана премиальная или бонусная система. Эта улучшенная система оплаты труда призвана выполнить следующие условия:

1. Гарантированная ставка в час для каждого класса работы на контрактный период.

2. Средняя способность к заработку, постоянно превышающая обычную.

3. Более низкая стоимость единицы продукции для работодателя по мере автоматического увеличения заработной платы.

4. Дополнительная способность к заработку, или бонус, для работника сверх поденной оплаты, причем бонус основан на эффективности.

Премиальная система представляет собой сочетание поденной оплаты и сдельной расценки, включающее установление стандартного времени для определенных задач. Она основана на теории, что если, когда стандартное время было справедливо установлено, рабочий выполняет задачу быстрее стандартного времени, он имеет право на бонус, или дополнительную оплату, за сэкономленное время. Бонус основан на ставке заработной платы, выплачиваемой за стандартное время.

За какую часть сэкономленного времени должен получать оплату рабочий, зависит от обстоятельств. Можно утверждать, что рабочий имеет право на полную оплату за все сэкономленное время, но в экономию времени входят и другие факторы, помимо ловкости рабочего. Работодатель поставляет дополнительную энергию, существуют дополнительные расходы на износ оборудования и дополнительное качество материала; все это имеет отношение к экономии времени. Поэтому работодатель имеет право на часть экономии.

Оригинальная премиальная система известна как план Ф. Холси. Существует, однако, несколько хорошо известных модификаций этого плана, все они основаны на эффективности, но каждая имеет определенные отличительные характеристики. Не было представлено более четкого изложения основных особенностей наиболее известных премиальных систем, чем то, что содержится в обзоре г-на Карла Бендера, опубликованном в Engineering Magazine, из которого приводится следующая цитата:

ПРЕМИАЛЬНЫЙ ПЛАН ХОЛСИ

Чтобы в некоторой степени смягчить пагубное действие сдельных расценок, г-н Ф. Холси изобрел премиальный план, показанный на рис. 1.

Наклон линии заработной платы может быть под любым углом от горизонтальной прямой сдельной расценки до слияния с линией поденной ставки. Эта система обладает по крайней мере четырьмя ценными моментами:

1. Она выплачивает поденные ставки, если затрачено больше времени, чем стандартное.

2. Это очень гибкая система, которую можно адаптировать к различным условиям.

3. Она уменьшает, но не устраняет необходимость изменения ставок.

4. Она уменьшает, но не полностью устраняет склонность к ограничению выпуска продукции.

В одном отношении это шаг назад, поскольку она заменяет определенность неопределенностью в отношении затрат на заработную плату. Тем не менее, система Холси была достойным шагом вперед. Обычно рабочему отдается либо половина, либо треть сэкономленного им времени. Психологически это намного лучше, чем сдельная расценка, поскольку большинство рабочих более склонны сокращать свое время, чем увеличивать количество выпускаемых изделий. Человек сознательно решит, что он не должен выпускать более пяти изделий в день, но он не будет испытывать такого же желания избежать побития собственного рекорда в два часа на изделие.

Согласно системе Холси, не устанавливается предел способности человека зарабатывать в час, а также допускается минимальная сдельная расценка в размере одной половины или одной трети начальной ставки за изделие, так что если бы человек работал в свое собственное время, он по крайней мере получал бы за изделие половину или треть стандартной оплаты.

Рис. 1. Диаграмма премиальной системы оплаты труда Холси

СИСТЕМА ТЕЙЛОРА

Фундаментальный отход был сделан г-ном Фредериком Уинслоу Тейлором в его системе дифференцированной сдельной расценки, диаграмма которой показана на рис. 2. Г-н Тейлор не устанавливает начальное время наугад или предполагая более быстрый темп, чем при поденной работе, и не присваивает другие ненаучно определенные времена. Его метод заключается в стандартизации всех условий в цехе, чтобы сделать их настолько совершенными и плавно действующими, насколько позволяют обстоятельства, а затем определить разумное минимальное время, за которое может быть выполнена работа. В результате стандартные времена Тейлора намного ниже, а также намного более тщательно и точно определены, чем в любой системе, рассматривавшейся до сих пор. Г-н Тейлор презирает предположение, что рабочий может случайно заработать чрезмерную заработную плату. Любая заработная плата, которую может заработать необычайно эффективный рабочий, по праву принадлежит ему. Предполагая, что по системе Тейлора рабочий должен сделать четыре изделия за четыре часа, его заработная плата за это время составила бы 1,00 доллар, но г-н Тейлор допускает увеличение на 20 процентов, 25 процентов, 30 процентов или даже больше, в зависимости от класса работы, за установление стандартного времени. Давайте предположим увеличение на 20 процентов. Тогда рабочий получает за четыре изделия за четыре часа 1,20 доллара, ставка по 0,30 доллара за каждое. За менее чем четыре изделия максимальная почасовая ставка составляет 0,25 доллара, следовательно, по 0,25 доллара за каждое. Если рабочий сдает только три изделия за четыре часа, его заработок составляет всего 0,75 доллара, или 0,1875 доллара в час. Система г-на Тейлора, следовательно, присуждает высокую и возрастающую премию за высокую эффективность и тяжелый штраф за низкую эффективность.

Метод определения стандартного времени настолько строг, что рабочий не может рассчитывать на сокращение своего выпуска. Ему приходится торопиться, чтобы заработать даже при низкой сдельной расценке, и если ему это удается, очень небольшое дополнительное усилие даст ему более высокую сдельную расценку.

Превосходство системы заключается в точности, с которой заранее определяются надлежащие ставки. Однако она несколько негибкая и не так хорошо приспособлена к работе, в которой возникают непредвиденные колебания во времени.

Рис. 2. Диаграмма дифференцированной системы оплаты труда Тейлора

БОНУСНАЯ СИСТЕМА ГАНТА

Г-н Гант, ученик г-на Тейлора, внедрил в компании Bethlehem Steel Company бонусный план, см. рис. 3.

Как и в системе г-на Тейлора, надлежащее время определяется наиболее тщательно и точно. Если рабочий достигает надлежащего времени, ему дается бонус в размере 25 процентов сверх нормальной заработной платы за это время. Если он делает еще лучше, ему дается половина того, что он зарабатывает, как в плане Холси. Если он не достигает стандартного времени, ему выплачивается только 75 процентов нормальной заработной платы за чрезмерное время, при условии, что заработанный бонус позволяет наложить этот штраф. Если бы у него был бонус на его счету, его бы не штрафовали, как бы сильно он ни отставал от стандарта.

Эта система показала определенные психологические недостатки на практике:

1. Люди сделали для себя делом получести не делать лучше, чем стандартное время.

2. Хотя фактические штрафы за недостижение стандартного времени были незначительными, рабочие утверждали, что их таким образом грабят на тысячи долларов. Ни срывы, ни способность сократить стандартное время не всегда зависят от человека. Поэтому прискорбно, когда выпадает благоприятный шанс сократить время, что рабочий сознательно сдерживается. Также часто несправедливо, что его штрафуют за то, что может быть не его виной.

Фактический опыт работы с этими различными системами оплаты труда выявляет тот факт, что психология значит не меньше, чем любые справедливые условия, и что хорошая система оплаты труда должна быть не только справедливой, но и «правильно воздействовать» на людей.

СИСТЕМА ЭФФЕКТИВНОСТИ ЭМЕРСОНА

Самой последней системой оплаты труда является Система Эффективности, разработанная и усовершенствованная в теории г-ном Харрингтоном Эмерсоном и его помощниками и практически примененная должностными лицами в цехах Железнодорожной системы Санта-Фе.

Рис. 3. Диаграмма премиальной системы оплаты труда Ганта

Эта система оплаты труда поверхностно напоминает линию Холси, рис. 4, но в теории и на практике радикально отличается от всех предыдущих систем оплаты труда, хотя она воплощает многое из того, что было лучшим во всех них. Она сохраняет принцип поденной оплаты независимо от выполнения. Она сохраняет в модифицированной форме принцип фиксированной сдельной расценки. Подобно системе Холси, она платит больше за изделие за менее компетентную работу. Прежде всего, она сохраняет принцип г-на Тейлора и г-на Ганта точной и научной организации цеха, включая стандартные времена для каждой работы и операции.

Она выплачивает высокую премию сверх заработной платы или сдельной расценки за сотрудничество или помощь в руководстве со стороны рабочего, и, наконец, как часть регулярной и ежедневной цеховой практики, она пересматривает ошибочные графики, будь то слишком низкие или слишком высокие, и делает этот пересмотр без снижения способности рабочего к заработку. Кроме того, она заменяет дорогостоящую, раздражающую, неточную запись времени каждой работы общим ежемесячным отчетом об эффективности, который охватывает цех в целом, каждый отдел, бригаду, мастера, рабочего и работу, и, основываясь на точном изучении и эффективности, заранее определяет, до начала работы, абсолютную стоимость каждой операции.

Эти результаты облегчаются признанием того, что достижение стандартных условий для всех операций зависит от четырех совершенно разных элементов:

(1) Сам цех должен быть высокоорганизованным и эффективно управляемым. Это обязанность, которая возлагается исключительно на руководство, и за плохую организацию и управление рабочий не несет ответственности.

(2) Характер самой работы, качество материалов и т. д. могут сильно варьироваться при выполнении одной и той же работы в разное время. Ни менеджер, ни рабочий не несут полной ответственности за это изменение.

Рис. 4. Диаграмма системы оплаты труда по эффективности Эмерсона

(3) При условии стандартных условий цеха и работы, сам рабочий может сделать многое для сотрудничества с руководством, чтобы сделать другие условия, а также самого себя эффективными.

(4) Затраты должны быть стандартизированы для цеха на основе нормальных условий и скорректированы в бухгалтерии на основе ежемесячного коэффициента эффективности.

(а) Как следствие высокой организации цеха и эффективного управления, стандартное время, требуемое для каждой работы, должно быть научно определено.

(б) Чтобы исключить случайные и неизбежные колебания в материалах и т. д., рабочему разрешается суммировать стандартное время всех своих работ, выигрывая на одних, проигрывая на других, в среднем близко к норме.

(в) За сотрудничество с руководством в устранении потерь рабочему выплачивается 20-процентный бонус за эффективность 100 процентов, что означает, что время, затраченное на все его работы, должно быть равно стандартным временам, отведенным на все его работы. Если он тратит 10 часов на 1-часовую работу и 1 час на 10-часовую работу, его средний показатель остается 100 процентов.

(г) Предполагается, что одна и та же работа всегда выполняется одним и тем же стандартным способом. Отклонения от стандарта являются общим расходом или кредитом эффективности цеха, а не специфическим изменением стоимости. С пассажира поезда не взимается больше, потому что его поезд был задержан снежной бурей, или меньше, потому что попутный ветер и чистый путь сделали конкретный поезд менее затратным, чем обычно.

Согласно системе эффективности, рабочий имеет право на стандартные поденные ставки, даже если он ничего не делает. Если, однако, по причине особых индивидуальных усилий или мастерства он выполняет свою работу быстрее, он имеет право не на часть (одну треть или одну половину, как в системе Холси), а он имеет право на полную оплату за все время, которое он экономит. Поскольку он не в меньшей степени сотрудничал с руководством, он, кроме того, имеет право на 20-процентный бонус за все время, которое он работает.

Поэтому, если рабочий, чья оплата составляет 0,25 доллара в час, сдает 300 часов работ за месяц из 250 рабочих часов, он получает:

1. |  | 250 hours at $0.25 | $62.50
2. | 50 hours saved, at $0.25 | 12.50
3. | 20 per cent on 250 hours' pay | 12.50
| ——
| Total | $87.50

Если, однако, рабочий не сотрудничает с руководством настолько, чтобы цех работал с высокой эффективностью, включая его самого, он не получает столько дополнительной оплаты, а получает уменьшающуюся сумму, пока при 67 процентах и ниже ему не выплачивается поденная ставка и не более того.

Диаграмма ясно показывает линию заработной платы эффективности, начинающуюся с 6 часов, показывающую 20-процентное увеличение на 4 часах, стандартном времени, и выплачивающую 4 часа времени, даже если работа не заняла времени вообще — условие, которое на практике возникает довольно часто, например, когда рабочий выполняет две работы одновременно или когда он выполняет работу в свое собственное время.

Хотя диаграмма может быть применена к 4-часовой работе, рабочий не получает оплату за отдельную работу, а получает прямую поденную заработную плату и бонус за свою эффективность за полный период оплаты. На каждый процент эффективности приходится соответствующее увеличение оплаты.

Для 100-процентной эффективности увеличение составляет 20 процентов, и на каждый 1 процент увеличения эффективности выше эффективности 100 процентов оплата также увеличивается на 1 процент; следовательно, для 120-процентной эффективности оплата увеличивается на 40 процентов. Ниже 100 процентов таблица оплаты выглядит следующим образом:

Efficiency Per Cent |  | Additional Pay Per Cent
67 |  |  | 0 | . | 00 |
74 | 1 | . |
80 | 3 | . | 27
85 | 6 | . | 17
90 | 9 | . | 91
95 | 14 | . | 53
100 | 20 | . |

Система имеет и другие достоинства:

(1) Она стандартизирует не только работу каждого рабочего, но и каждого мастера, каждого отдела и цеха в целом.

(2) Она, следовательно, стандартизирует цеховую стоимость каждой работы, выполняется ли она дешевым учеником за два часа или высокооплачиваемым механиком за 10 часов. Средний коэффициент эффективности цеха или отдела выравнивает случайные колебания.

(3) Она абсолютно отделяет все вопросы ставки заработной платы от вопросов выпуска продукции, условий цеха или индивидуального мастерства.

(4) Она сильно штрафует руководство, если условия цеха не поддерживаются так, чтобы реализовать стандартные времена.

(5) Она не ставит никаких ограничений на амбиции или способность к заработку любого человека.

(6) Стандартные времена постоянно корректируются. Если стандартный человек не может в среднем достичь 100 процентов по своим графикам, очевидно, что некоторые из них слишком коротки и должны быть удлинены. Если, с другой стороны, вводится новый станок, для него составляются новые графики, но рабочий не будет из-за этого получать меньше, чем он получал по старому графику.

Слишком многого ожидать, что любая система оплаты труда предотвратит вспышку эгоистичных интересов, будь то работодателя или наемного работника. Однако будет явный выигрыш, если характер разногласий можно будет сделать совершенно четким и понятным. Ясное мышление должно предшествовать ясным действиям, и это описание различных систем оплаты труда может способствовать более ясным концепциям и более справедливой практике.

Чтобы установить современную систему оплаты труда, стандартные времена должны быть определены на научной основе, и ставка должна быть не только справедливой между работодателем и работником, но, как сказал г-н Бендер, «она должна правильно воздействовать на людей». Условия цеха должны быть правильными, и рабочим должны быть предоставлены все возможности для достижения стандартного времени или лучше, включая обучение его тому, как выполнять работу за стандартное время. «Ускоритель» или «задатчик задач», используемый при системе поденной оплаты, должен быть заменен «инструктором», который вместо выбора самого быстрого рабочего и базирования стандартных времен на его операциях, сначала определяет как можно точнее, каким должно быть время, а затем учит своих людей, как достичь этого времени. Там, где методы с секундомером способствуют недовольству и порождают антагонизм, за инструкцией следует сотрудничество. Средний человек не возражает против выполнения задачи за установленное время, когда ему предоставлены средства для выполнения работы, которые сделают это время разумным. Добавьте к этому стимул дополнительной оплаты за достижение или улучшение этого времени, и его сотрудничество обеспечено.

МЕТОДЫ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

6. Учет рабочего времени можно разделить на два класса. Первый класс включает методы записи общего времени, которое работник отрабатывает в течение периода начисления заработной платы. Второй класс включает методы записи результатов труда каждого работника — количество произведенной продукции, выраженное в единицах, принятых в отрасли, в которой он занят.

БАТАРЕЯ ГИДРАВЛИЧЕСКИХ ПРЕССОВ (ГРУЗОПОДЪЕМНОСТЬЮ 3000 И 4000 ТОНН) В ЦЕХЕ ТЯЖЕЛОЙ КОВКИ КОМПАНИИ J. G. BRILL COMPANY, ФИЛАДЕЛЬФИЯ, ШТАТ ПЕНСИЛЬВАНИЯ.

Обычно торговым предприятиям требуются записи только первого класса, так как оплата работника основывается на затраченном времени, а не на количестве его продукции. Это связано с устоявшимся обычаем и трудностью измерения его продукции. Прежде всего, оплата работника основывается на его эффективности, но не всегда практично пытаться свести результаты этой эффективности к стандартным единицам.

Производителям требуются записи обоих классов. Необходимо не только знать, сколько часов отработал каждый работник, но и знать количество продукции.

Правда, производственному бизнесу требуются услуги некоторых работников, чья продуктивность нелегко выражается в стандартных единицах, и в этих случаях может быть использован только первый метод. Это люди, которые необходимы для экономичной работы отдела или цеха, или завода в целом, но чье время не может быть отнесено на конкретную работу. Труд этого класса называется косвенным или непроизводительным.

Труд большинства работников на производственном предприятии прикладывается непосредственно к производству конкретных изделий или к завершению определенных конкретных работ. Это делает возможным свести результаты их труда к определенным единицам. Труд этого класса называется прямым или производительным.

Записи производства, так же как и записи времени, необходимы по двум причинам. Во-первых, когда используется сдельная расценка или более современная премиальная система, работникам платят в соответствии с количеством произведенных единиц. Во-вторых, чтобы получить точные записи затрат, необходимо иметь точные записи производства.

Для целей определения суммы заработной платы, причитающейся сдельному рабочему, записи времени не нужны; записи производства предоставляют требуемую информацию. Но чтобы определить фактическую стоимость труда на единицу, записи времени нужны даже в случае сдельных рабочих. Сдельные расценки основаны на непрерывном производстве с единообразным уровнем. Заметное снижение производства означает ощутимое увеличение стоимости единицы продукции за счет накладных расходов. Например, мы предположим, что производитель инвестировал 50 000 долларов в станки, управляемые сдельными рабочими. Одной из определенных статей расходов, которые должны быть распределены на продукцию этих станков, являются проценты, скажем, пять или шесть процентов. Если производство падает до половины нормального количества, потому что половина станков простаивает, сумма этой одной статьи расходов, которая должна быть покрыта каждой единицей продукции, удваивается. Или у нас могут быть два рабочих, управляющих идентичными станками на одном и том же классе работы, причем производство одного в два раза больше, чем другого. Накладные расходы одинаковы для каждого работника и каждого станка, следовательно, стоимость готовой продукции зависит от фактора времени. Сдельный рабочий, который не поддерживает уровень производства, установленный как стандартный в его или ее отрасли, не является прибыльным работником.

7. Системы учета рабочего времени. Существует несколько систем или методов учета рабочего времени. Ни одна система не адаптирована для использования при всех условиях. Как и все другие классы записей, система учета рабочего времени должна быть выбрана с учетом условий, при которых она будет работать. Система, используемая на фабрике, где все работники размещены в одном или нескольких зданиях, не очень хорошо адаптирована к потребностям подрядчика, чьи люди могут работать на работах, расположенных в широко разнесенных точках.

В этом обсуждении мы рассмотрим сначала системы, используемые для записи общего затраченного времени. За этим последуют описания систем для получения записей производства.

8. Табель учета рабочего времени и системы жетонов. Из систем учета рабочего времени, которые когда-то считались стандартными, старейшей является табель, который ведет табельщик. Эта система требовала, чтобы табельщик идентифицировал каждого работающего человека и записывал напротив его имени в табеле количество часов, отработанных каждый день. Иногда нанимался специальный табельщик, или мастер мог вести табель для своих людей, причем табели всех мастеров сдавались для целей составления платежной ведомости. Система, настолько зависящая от памяти одного человека, никогда не могла стать удовлетворительной.

С целью устранения ошибок, которые постоянно совершались при работе системы табелей, была введена система жетонов. Это была, вероятно, первая попытка автоматической записи времени.

Согласно системе жетонов, каждому человеку присваивается номер и выдается латунный жетон, на котором выбит его номер. При входе на завод рабочие должны пройти перед офисом табельщика и сдать свои жетоны. У табельщика в офисе есть большая доска с крючками, пронумерованными в соответствии с номерами жетонов. По мере того как жетоны сдаются, они вешаются на свои надлежащие места на этой доске. Жетоны на доске показывают, какие люди находятся на заводе, и на их основе делаются необходимые записи в табелях.

Когда рабочие выходят в полдень, их жетоны передаются им. Каждый человек должен выйти и забрать свой жетон; в противном случае он не получит кредит за полдня времени.

Система не оказывается полностью удовлетворительной по нескольким причинам. Она не точна, так как точная запись времени входа человека невозможна. Обычно окно табельщика закрывается в начале работы и открывается пятнадцать минут спустя, чтобы принять опоздавших. Таким образом, человек, опоздавший на одну минуту, платит тот же штраф в потерянном времени, что и человек, который приходит через пятнадцать минут после того, как прозвучал свисток. Как естественный результат, когда человек обнаруживает, что он не может попасть на завод вовремя, он берет полные пятнадцать минут.

Хотя сдача жетона предоставляет разумное доказательство того, что человек вошел на завод, она не предоставляет доказательств того, что он на своей работе. Многие люди сдавали свой жетон утром, покидали завод через другой выход, возвращались за несколько минут до полудня, получали свой жетон и полную оплату за полдня.

На некоторых производственных заводах, где система жетонов все еще используется, эта трудность была преодолена до некоторой степени. Работа системы меняется на обратную, рабочие получают свои жетоны от табельщика, когда они входят на завод. В цехах есть доски для жетонов, на которые рабочие вешают свои жетоны. Эти доски на петлях и снабжены замками, ключи от которых носят мастера. Через пять минут после начала работы доски запираются, и опоздавшие должны сдать свои жетоны мастеру, который делает записи времени прибытия. Один раз в течение каждого рабочего периода табельщик делает обход цехов и делает записи времени в своем табеле. В час окончания работы доски отпираются, рабочие забирают свои жетоны, когда они выходят, и сдают их в офис табельщика.

9. Часы учета времени. Современная система записи времени использует часы учета времени или механический регистратор. Вместо того чтобы доверять точности табельщика или зависеть от рабочих, чтобы они вели записи своего собственного времени, современный регистратор автоматически записывает время прибытия и ухода каждого работника.

Механические регистраторы времени, или часы учета времени, бывают двух общих типов, делающих два класса записей. Один тип записывает время одного работника на одной карточке или листе; другой делает запись времени нескольких работников на одном листе. Для записи общего времени работников используются оба типа, и для каждого из них заявляются определенные преимущества.

Рис. 5. Регистратор времени Rochester, произведенный International Time Recording Co.

Записи первого типа, наиболее широко используемые, имеют карточку для каждого работника, на которой делается запись его времени за целую неделю или период оплаты. В работе эта система очень проста.

С каждой стороны часов есть стеллаж для карточек, как показано на рис. 5. Один из них — стеллаж «выход», другой — стеллаж «вход». В начале каждой недели или периода оплаты карточки помещаются в пронумерованные карманы стеллажа «выход», который находится ближе всего к входу — по одной карточке на каждого человека. Эти карточки несут номера или имена людей, или и то, и другое, если желательно.

Когда работник входит, он берет свою карточку из стеллажа «выход», помещает ее в слот часов, делает точную запись времени прибытия, перемещая рычаг, и помещает карточку в надлежащий пронумерованный карман в стеллаже «вход». Когда он уходит, операция повторяется, на этот раз карточка помещается в стеллаж «выход». Тем временем записывающее устройство в часах было смещено так, что оно записывает время ухода в надлежащей колонке на карточке.

Форма записи, сделанная одними из самых известных часов этого типа, показана на рис. 6. Будет замечено, что записывающее устройство печатает букву, представляющую день недели, перед каждой записью — выход или вход. Другой особенностью является тире под регистрациями после полудня; взгляд показывает, была ли регистрация сделана, например, в 6 часов утра или после полудня.

Рис. 6. Еженедельная карточка оплаты времени, используемая в регистраторе Rochester

Эта форма требует исключительно малого количества записей для подсчета времени за неделю. В крайней колонке справа вводится потерянное время или сверхурочные за каждый день. В конце недели чистый итог этой колонки прибавляется или вычитается из общего количества часов, представляющих полную неделю, что дает общее количество фактически отработанных часов.

Часы второго типа записывают время нескольких работников на одном листе, запись делается на один день или на любое количество дней до недели. Как и карточная машина, запись показывает время входа и выхода, как до полудня, так и после полудня.

Регистратор этого типа проиллюстрирован на рис. 7. Чтобы зарегистрировать время прибытия или ухода, работник помещает ключ, несущий его номер, в часы и делает один поворот. Звенит звонок, указывая, что час и минута дня были напечатаны на записи внутри регистратора.

Рис. 7. Регистратор времени Bundy, произведенный International Time Recorder Co.

Форма записи, сделанная машинами этого типа, показана на рис. 8. Записи всех работников появляются в числовом порядке на одном листе, с различными входами и выходами в их надлежащих колонках. Запись находится внутри часов, под замком и ключом, и когда удалена, может быть использована как лист платежной ведомости.

Тот факт, что полная запись находится на одном листе, является одним из преимуществ, заявляемых для этого типа регистраторов. С другой стороны, преимущество заявляется для карточной машины в том факте, что карточки могут быть использованы для других целей, таких как записи затрат.

Рис. 8. Еженедельная запись времени, сделанная регистратором времени Dey

Рис. 9. Рабочий заказ с записями времени и материалов

ЗАПИСИ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ВРЕМЕНИ

10. Все записи времени по отдельным работам или операциям могут быть названы записями производственного времени, поскольку конечной целью ведения таких записей является определение стоимости производства. Для производителя эти записи полностью так же важны, как те, которые показывают общее время, отработанное каждым работником. Без таких записей удовлетворительная система затрат невозможна.

Когда важность получения затрат на производство — знание того, сколько стоит произвести данное изделие — начала получать рассмотрение, были предприняты попытки систем для записи времени, затраченного работником на каждую работу. Поскольку другого метода не было доступно, записи сначала делались на карточках или листках самими работниками. Во всех существенных чертах та же система все еще широко используется; почти все системы затрат требуют, чтобы работник вел запись времени, отработанного на каждой работе.

Рис. 10. Ежедневная запись времени одного человека

11. Запись времени по рабочим заказам. Один метод ведения времени по отдельным работам заключается в том, чтобы делать запись на рабочем заказе. Когда работа назначается рабочему, ему выдается письменный заказ. Этот заказ, рис. 9, инструктирует его выполнить определенную работу и дает ему полномочия получить необходимый материал, при условии, что материал не выдается с заказом. Ему поручается сообщать свое время по заказу, а иногда сообщать использованный материал.

Эта форма может быть использована успешно только тогда, когда один человек выполняет всю работу. Она используется главным образом для ремонтных работ.

12. Ежедневная карточка времени. Один из методов получения записей производственного времени заключается в использовании ежедневных карточек времени. Каждый работник снабжается карточками, схожими по форме с рис. 10, на которых он должен записать свое время за целый день.

Рис. 11. Ежедневная карточка времени для машинных операций

Вверху карточка несет имя и номер работника, и дату. Ниже заголовка форма организована для записи номеров заказов, на которых он занят, описания выполненной работы (обычно название операции), времени начала и окончания, и общего времени, отработанного на каждой работе.

В некоторых видах операций, если необходимо получить точные данные о затратах, требуется вести учет производительности не только рабочего, но и станка. Форма для такого рода записи, охватывающая работу за день, показана на рис. 11. Эта форма включает номер станка и данные о количестве произведенных изделий. Такая запись используется для станочных операций, когда на одном станке обрабатывается большое количество однотипных деталей. Учет времени производится по завершении одного производственного заказа и начале следующего. Представленная форма предусматривает графы для расчета расценок и сумм, причем эти расчеты выполняются в отделе учета затрат.

Рис. 12. Купонная карточка учета времени за смену

Рис. 12 представляет собой карточку для регистрации дневных операций, организованную несколько иначе. Эта карточка состоит из серии перфорированных купонов, по одному на каждое задание, над которым работает сотрудник. Когда задание выполнено, делается запись, купон отрывается и сдается. В конце дня верхняя часть карточки со всеми неиспользованными купонами сдается.

Все эти формы для регистрации времени работы сотрудника в течение полного дня передаются мастеру, который сдает их в отдел учета затрат. Там карточки учета времени сверяются с данными часов, чтобы убедиться, что все время, за которое сотруднику выплачивается заработная плата, учтено. Затем записи времени по отдельным заданиям переносятся в ведомости учета затрат. Для последней цели купоны можно распределять по номерам заказов. Это позволяет удобно хранить все купоны учета времени до завершения задания, после чего суммы могут быть перенесены в ведомости учета затрат со значительной экономией труда в отделе учета затрат.

Существует одно серьезное возражение против любой формы карточки учета времени, предназначенной для дневной записи. Слишком многое зависит от точности и канцелярских навыков сотрудника. Обычный фабричный или цеховой рабочий не имеет опыта ведения записей. Он не осознает важности записей времени, которые от него ожидаются, и, естественно, становится небрежным. Зная, что от него требуется запись, он заполнит карточку на полное время, но распределение этого времени по отдельным заданиям будет неточным. Часто он ждет до конца дня и делает максимально точное предположение о времени, затраченном на каждое задание. Его неспособность вести точные записи объясняется не нежеланием, а отсутствием подготовки к такой работе.

Рис. 13. Карточка задания с графиком времени

Исключения, разумеется, встречаются, и в некоторых отраслях общий характер нанимаемых рабочих таков, что практически гарантирует разумное ведение записей. Однако, как правило, неразумно ожидать от фабричного рабочего ведения точных записей.

13. Карточки учета времени по заданиям. Метод учета времени, который является шагом вперед по сравнению с дневной карточкой учета времени, заключается в использовании отдельной карточки для каждого задания. При таком методе можно практически гарантировать точность записей и освободить сотрудника от значительной части канцелярской работы.

Для достижения удовлетворительных результатов необходимо применять эту систему несколько иначе, чем описанную для системы дневных карточек учета времени. Вместо выдачи карточек на весь день рабочему следует выдавать новую карточку с каждым новым заданием, над которым он работает, и не раньше, чем он завершит предыдущее задание. Время должно быть зафиксировано, а карточка сдана мастеру по завершении каждого задания.

В обязанности мастера входит обеспечение своих рабочих работой и постоянное наличие задания наготове. Рабочие, зная, что учет их времени по каждому заданию ведется и сверяется с данными часов, будут естественным образом настаивать на получении новой карточки задания при сдаче каждой старой. Если задание не готово, мастеру придется выдать карточку простоя или непроизводительного времени — условие, которого он будет стараться избегать, — поскольку все такое время становится прямым расходом, относимым на его отдел.

Рис. 14. Карточка задания с указанием названий операций

Чтобы освободить сотрудника от канцелярской работы, используется карточка, аналогичная по форме рис. 13, которая дает вполне удовлетворительные результаты. Особенностью этой карточки является предусмотренное место для получения записи времени. Под заголовком находится форма, представляющая время суток, где каждый час разделен на десятиминутные интервалы, а все время разделено на до- и послеполуденное.

Когда начинается новое задание, рабочий делает запись, отмечая время в соответствующей графе. По завершении задания он делает аналогичную отметку в графе, указывающей время окончания. Точное время вычисляется в отделе учета затрат. Для иллюстрации: предположим, задание начато в 7 часов утра и выполнено за 6,5 часов. Время будет отмечено в 7 часов утра и снова, если на обед отводится час, в 2:30 дня. Это фактически показывает 7,5 часов затраченного времени, но в отделе учета затрат обеденный час будет учтен, и вычисленное время будет верным.

Другая форма карточки задания, предназначенная для использования там, где задания требуют более одного дня, показана на рис. 14. В этой карточке предполагается, что время начала и окончания будет вноситься обычным способом, а название операции — отмечаться галочкой.

Рис. 15. Дневной регистратор времени для записей производственного времени, произведенный компанией International Time Recording Co.

14. Механические регистраторы времени. По тем же причинам, по которым они лучше всего подходят для ведения записей общего времени для целей начисления заработной платы, механические регистраторы времени лучше всего подходят для получения записей производственного времени. Независимо от того, лежит ли ответственность за ведение записи на рабочем или на клерке, всегда лучше, чтобы фактическая регистрация выполнялась автоматически, когда это возможно.

Хотя регистраторы времени, используемые для учета общего времени, также применяются для получения записей производственного времени, существуют определенные преимущества в использовании регистраторов несколько иных типов. Производители добились значительного прогресса и теперь поставляют машины, отвечающие всем требованиям.

Один из типов регистратора, предназначенный для записей производственного времени, показан на рис. 15. Этот комплект включает, помимо регистратора, стойку для предстоящих и начатых заданий, стойку для выполненных заданий и распределительную стойку. Первая стойка содержит карманы нужного размера для хранения карточек или билетов учета времени. Эти карманы пронумерованы в соответствии с номерами рабочих, причем для каждого рабочего предусмотрено два кармана: один для предстоящих заданий и один для начатых. Стойка для выполненных заданий разделена на отделения, имеющие номера рабочих, с прорезями, через которые вставляются карточки. Распределительная стойка разделена на отделения, пронумерованные для различных заданий.

Рис. 16. Индивидуальная карточка задания, используемая с дневным регистратором времени

Регистратор и стойки для карточек размещаются рядом со столом мастера, который должен находиться в центральной точке отдела. Мастер подготавливает карточки для различных сотрудников и помещает карточку для следующего задания в карман «предстоящие задания». Рабочий, приступая к работе, берет карточку для следующего задания, регистрирует время начала и помещает карточку в карман «начатые задания». Когда задание выполнено, он снова регистрирует время на той же карточке и помещает ее в отделение со своим номером в стойке «выполненные задания». Вечером, если у него есть незавершенное задание, он регистрирует время, так же как для выполненного задания, и либо сдает карточку мастеру, либо помещает ее в ящик, предназначенный для приостановленных заданий. Затем мастер выписывает новые карточки и помещает их в стойку «предстоящие задания», а приостановленная карточка помещается в стойку «выполненные задания».

Каждое утро все карточки предыдущего дня изымаются из стойки «выполненные задания», время, записанное на карточках каждого рабочего, вычисляется и сверяется с записью регистратора общего времени, а карточки распределяются по номерам заданий в распределительной стойке. Это позволяет сверить время выполнения задания со временем для начисления заработной платы и дает возможность оставлять карточки в распределительной стойке до тех пор, пока все задание не будет завершено. Затем карточки передаются в отдел учета затрат, и записи времени распределяются по ведомости учета затрат.

Рис. 17. Ведомость времени по заданиям, используемая с дневным регистратором времени

Одна из форм карточки, используемая с этим типом регистратора, показана на рис. 16. Одна карточка используется для каждого задания, над которым работает рабочий. Следует отметить, что время записывается в десятичных дробях. Вместо обычных 12 часов регистрирующий диск разделен на 24-часовые периоды или, при желании, на 23 часа, автоматически исключая обеденный час. 23-часовой диск печатает 12 в полдень и снова в час дня, 13 в два часа дня и т. д. Например, в 3:30 дня часы зафиксируют 14.50, что означает 14,5 часов. На представленной карточке запись показывает, что задание было начато в 8.08 и закончено в 11.40, при этом затраченное время составило 3.32 часа.

Рис. 18. Calculagraph, произведенный компанией Calculagraph Company

Часы аналогичного типа вмещают лист любого размера и позволяют делать столько отдельных записей времени на одном листе, сколько может потребоваться. На листе можно записывать время работы одного сотрудника за весь день и показывать точное время, затраченное на каждое задание. Или, в некоторых отраслях, карточка может быть создана для задания и организована так, чтобы суммировать время всех сотрудников, работающих над этим заданием. Рис. 17 показывает, как несколько таких ведомостей времени могут быть сброшюрованы вместе, образуя ежедневную ведомость времени и заработной платы для каждого сотрудника. Из этой ведомости время распределяется по ведомостям учета затрат.

Еще один тип регистратора времени, который предлагает определенные явные преимущества, показан на рис. 18. Эта машина используется для получения записи времени для каждого сотрудника по каждому отдельному заданию или операции.

Отличительной особенностью этой машины является то, что она регистрирует затраченное время. Когда рабочий приступает к работе над новым заданием, он помещает свою карточку в машину и, перемещая рычаг, регистрирует время начала. Когда задание выполнено, он снова помещает карточку в машину, на этот раз перемещая второй рычаг, и регистрирует точное время, которое он затратил на выполнение задания. Преимущество очевидно. При использовании обычного штампа времени, печатающего время начала и окончания, клерку необходимо мысленно вычислять затраченное время. С этой машиной затраченное время вычисляется и печатается механически, что экономит время клерков и исключает любую возможность канцелярских ошибок.

ОТДЕЛ МЕХАНИЧЕСКОГО ЧЕРЧЕНИЯ НА ЗАВОДЕ КОМПАНИИ GREEN FUEL ECONOMIZER COMPANY, МАТТЕАВАН, ШТАТ НЬЮ-ЙОРК

Рис. 19 иллюстрирует форму записи, сделанной этой машиной. Запись показывает, что рабочий № 38 приступил к работе над заданием № 530 в 9:45 утра, что он был занят на этом задании 2,8 часа и что операцией была фрезеровка.

Рис. 19. Запись времени, сделанная Calculagraph

Машина настроена на регистрацию либо часов и минут, либо часов и десятых долей часа. Для целей учета затрат предпочтительнее последнее, по той причине, что гораздо легче рассчитывать время по заданной ставке в десятых долях.

Форма карточки без записи показана на рис. 20. Карточка может быть любого желаемого размера, единственным требованием является наличие пустого места для записи времени в верхнем левом углу.

Как и в случае с другими регистраторами, одна из этих машин должна быть расположена в центральной точке каждого отдела. Целесообразно предусмотреть стойку для карточек с отделениями, имеющими номера сотрудников, и помещать карточки для предстоящих заданий в эти отделения. Карточки за день сначала сортируются по номерам сотрудников для сверки с записью часов, а затем по номерам заданий для использования отделом учета затрат.

Рис. 20. Карточка учета времени, используемая с Calculagraph

Еще один регистратор затраченного времени, который появился на рынке после того, как вышеуказанный был набран, но до того, как эта книга была сдана в печать, показан на рис. 21, а форма записи показана на рис. 22.

Устройство работает от электричества, импульсы подаются от мастер-часов. Они могут быть расположены в любом месте здания, предпочтительно в офисе, так как на них будет меньше влиять вибрация и пыль. К мастер-часам также прикреплен 24-часовой диск исключения или отключения, описанный ниже. Эти часы передают электрические импульсы каждую минуту по всему зданию к различным механизмам учета затраченного времени. Таким образом, все машины показывают абсолютно одинаковое время, и карточки могут быть зарегистрированы на одной машине, а закрыты на любой другой, при этом будут получены верные результаты.

Рис. 21. Регистратор затраченного времени с мастер-часами. Произведен компанией International Time Recording Co.

Механизм имеет размер около девяти дюймов в квадрате и заключен в пыленепроницаемый железный корпус. Его можно разместить на верстаке, на пьедестале или утопить заподлицо с поверхностью верстака или стола. Плоская крышка имеет два отверстия или прорези для вставки карточек. Одно отверстие помечено «вход» для первой записи задания, другое — «выход» для регистрации завершения задания. В крышке также есть отверстие, через которое можно видеть серию индикаторных дисков, показывающих точное время суток. Имеется только одна рукоятка для управления, поэтому у оператора не может возникнуть путаницы относительно того, какую рукоятку тянуть.

Рис. 22. Карточка учета времени, используемая с регистратором затраченного времени International

Карточки, используемые в машине, могут быть любой желаемой длины, но только одной ширины — 4,25 дюйма. При регистрации входа карточка помещается в переднюю или стартовую прорезь, и рычаг переводится. Это печатает время начала в верхней части карточки в поле слева. В то же время в карточке пробиваются четыре маленьких отверстия, которые индивидуализируют запись. После завершения задания карточка помещается в заднюю или стопорную прорезь, рычаг переводится еще раз, и время окончания и фактическое затраченное время печатаются на карточке одним движением рукоятки, что позволяет любому сравнить две записи и доказать точность машины для каждой записи.

Одной из характерных особенностей, связанных с этим устройством, является его способность вычислять только фактическое время работы на фабрике, независимо от времени регистрации. То есть, на фабрике, работающей десять часов в день с семи до двенадцати и с часа до шести, затраченное время будет вычисляться только в течение этих часов. Любые регистрации, сделанные до семи часов, не начнут отсчитывать затраченное время до этого часа, а вычисление затраченного времени автоматически останавливается в полдень, возобновляется ровно в час дня и продолжается до времени окончания работы вечером, когда оно снова автоматически останавливается. Часовой механизм, однако, не останавливается, а всегда показывает правильное время, точно так же, как мастер-часы, и совершенно не зависит от исключения нерабочих часов при расчете затраченного времени. Машину также можно настроить на регистрацию сверхурочных работ в ночное время, если это необходимо.

В случае, если работа над данным заданием не завершена в день ее начала, нет необходимости отмечаться на машине учета затраченного времени до завершения задания, так как машина вычисляет до 100 часов. Задание, начатое в понедельник и выполняемое в течение недели до вечера субботы, когда оно завершается, может быть зарегистрировано на одной карточке или даже на более длительный период до 100 часов.

Диск исключения или отключения, упомянутый как часть мастер-часов, отвечает за эту замечательную работу. Диск совершает один оборот за двадцать четыре часа и градуирован на пятнадцатиминутные деления с целью установки прерывателей цепи. Прерыватели цепи — это кусочки твердой резины, которые закреплены вокруг обода диска и могут перемещаться по желанию хранителя аппарата простым ослаблением установочного винта. Эти блоки устанавливаются на время начала и окончания, и когда они проходят мимо прерывателей цепи, электрическая цепь размыкается, и вычислительное устройство запускается или останавливается, в зависимости от ситуации.

15. Кумулятивные записи времени. На некоторых фабриках и в мастерских работа носит такой характер, что экономия достигается, если производственный заказ и запись времени сопровождают задание через все операции. Например, чулочно-носочные изделия проходят через фабрику дюжинами; на обувной фабрике партия обуви держится вместе до завершения каждой операции; на шорной фабрике уздечка проходит через все операции по одному производственному заказу; в механическом цехе одна или несколько черновых отливок могут пройти через несколько операций в процессе превращения их в готовые детали.

Рис. 23. Карточка учета времени Calculagraph с купонами

Когда существуют такие условия, практично прикрепить карточку учета времени к работе и суммировать время всех сотрудников для всего задания. В то же время получаются индивидуальные записи времени.

Форма для использования с механическим регистратором времени, рис. 18, показана на рис. 23. Эта форма состоит из обычного производственного заказа, к которому прикреплена серия купонов, перфорированных для легкого удаления. Каждый купон имеет нужный размер для размещения записи времени, а также сведений о номере заказа, номере операции, номере рабочего и количестве изделий.

Рис. 24. Кумулятивная карточка задания

Рис. 25. Бирка операций, используемая на фабрике нижнего белья

Рабочий, выполняющий первую операцию, вводит свой номер и регистрирует время начала на первом купоне. Когда операция завершена, затраченное время регистрируется, купон отрывается, и задание передается следующему оператору. Если операция не завершена к концу дня, делается запись времени, и следующий купон используется тем же оператором.

Каждый день все оторванные купоны отправляются в отдел учета затрат, где они служат нескольким целям. Сначала они сортируются по номерам сотрудников для сравнения времени, указанного в отчетах, с записью часов; затем сортируются по номерам заданий для получения записей времени для каждого задания. Из купонов получается вся необходимая информация для учета заданий в процессе, показывающая, где именно находится каждое задание в любой момент времени.

Другая форма для кумулятивной, а также индивидуальной записи времени показана на рис. 24. Эта карточка предназначена для использования там, где не предусмотрены регистраторы времени. Каждый сотрудник регистрирует свое время, и, когда последняя операция завершена, карточка поступает в отдел учета затрат. При желании эта карточка может быть изготовлена с отрывными купонами для различных операций.

ЗАПИСИ СДЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

16. Там, где действуют сдельные или премиальные системы оплаты труда, необходимо иметь точные записи о производстве, поскольку оплата труда рабочего определяется количеством единиц продукции. Уже было сказано, что для получения точной стоимости единицы продукции необходимо вести записи времени при сдельной работе. Однако не является абсолютно необходимым, чтобы время регистрировалось для каждого отдельного задания или единицы продукции. Необходимым требованием является то, чтобы записи о производстве велись таким образом, чтобы их можно было проверить по времени — чтобы можно было получить время, требуемое для заданного количества единиц продукции, или чтобы можно было точно знать количество единиц продукции за определенное время.

Рис. 26. Еженедельные записи времени для сдельщиков

Рис. 27. Производственная запись бригады сдельщиков

Сдельные расценки применяются ко многим различным классам работ, каждая из которых требует несколько иной системы записей. Одной из отраслей, в которой широко используются сдельные расценки, является производство одежды различных классов. В этой отрасли каждое изделие или партия изделий проходит через несколько операций, каждая из которых выполняется разным оператором. Поскольку практически все операции основаны на сдельной оплате, необходимо получить запись имени или номера каждого оператора.

Рис. 28. Индивидуальная карточка записи времени, используемая с Calculagraph

Рис. 29. Ежедневная запись сдельной работы

Форма для записи операций на фабрике нижнего белья показана на рис. 25. Она выполнена в виде отгрузочной бирки с указанием деталей заказа в верхней части, за которыми следует список операций. Как только товары раскроены, они связываются в пачки по дюжине изделий. Затем прикрепляется бирка, имена или номера закройщиков вносятся в строки напротив их операций, и пачка доставляется в складское помещение, расположенное удобно по отношению к машинам.

Рис. 30. Запись незавершенной сдельной работы

Рис. 31. Производственная запись для определения сдельных расценок

На фабрике, где действует эта конкретная система, каждый оператор доставляет свою работу в складское помещение и получает новую работу по мере необходимости — всегда записывая свое имя на бирке. Когда работа получена в складском помещении, клерк записывает последнюю операцию на карточке учета времени оператора, рис. 26. Одна из этих карточек используется для каждого оператора и вмещает запись работы за всю неделю. В колонке слева предусмотрено место для записи вида работы, а запись количества дюжин, выполненных каждый день, показана в соответствующих ежедневных колонках. В конце недели, когда были сделаны расчеты, эта карточка показывает сумму причитающейся заработной платы, различные виды выполненной работы и количество готовых изделий. В связи с этим ведется обычная запись общего времени по часам, и сравнение сдельной работы и записей часов покажет, поддерживает ли оператор стандартное время по различным классам работ.

Рис. 32. Ведомость для записи общего времени

При производстве определенных классов банок некоторые операции оплачиваются по сдельной расценке; но оплата производится на основе выработки бригады. Операция закатки жестяных крышек на определенные банки требует закатчика и нескольких помощников, последние подготавливают банки для операции. Для этой операции оплата всех членов бригады основана на количестве готовых банок; то есть, если количество, выполненное бригадой, состоящей из одного закатчика и четырех помощников, составляет 2000, закатчик получит оплату за это количество, в то время как помощникам будет заплачено за 500 каждому. Форма, используемая для записи производства по этой операции, показана на рис. 27. Это сводная запись, индивидуальные записи времени делаются механически на карточке, рис. 28.

Рис. 33. Комбинированная запись сдельной работы и времени для целей начисления заработной платы

На вышеупомянутой операции скорость помощников ограничена скоростью машины, но если работу могут выполнять три помощника вместо четырех, оплата каждого из них соответственно увеличится. В операциях, выполняемых бригадами, нет ничего, что ограничивало бы производство. Результат заключается в том, что каждый член бригады обязан поддерживать темп, заданный самым быстрым членом, что снижает стоимость производства и позволяет всем членам бригады зарабатывать более высокую среднюю заработную плату.

Форма записи сдельной работы, используемая на фабрике, где сотрудники должны сами вести учет своего времени, показана на рис. 29. Этот билет заполняется сотрудником, утверждается мастером после проверки работы и направляется в отдел учета затрат. Вся незавершенная сдельная работа отражается в форме, показанной на рис. 30. Этот отчет позволяет отделу учета затрат определить фактическое время всех сдельных операций.

Прежде чем можно будет установить сдельные расценки для новой работы, необходимо определить среднее время, требуемое для различных операций. Это требует очень точной записи производства сотрудников, работающих на дневных ставках, и запись должна представлять среднюю скорость производства всех сотрудников, а не скорость, поддерживаемую немногими наиболее квалифицированными. Форма, используемая на одной фабрике для такой записи, показана на рис. 31. Когда начинается новая работа, одна из этих карточек заполняется для каждого сотрудника, назначенного на эту работу, и ведется запись каждой операции. Когда записи велись в течение достаточного времени для получения среднего значения, записи всех сотрудников по одной и той же операции объединяются, и на основе полученного таким образом среднего значения устанавливаются сдельные расценки.

ВЫПЛАТА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ СОТРУДНИКАМ

17. Записи времени всех сотрудников, независимо от того, как они ведутся, должны быть собраны для целей составления ведомости заработной платы. Специальные формы ведомостей времени или записей заработной платы разработаны для удовлетворения требований различных классов бизнеса. Несколько таких форм показаны в других статьях этой серии; другие проиллюстрированы здесь.

Обычная форма ведомости времени показана на рис. 32. Имена сгруппированы в этой ведомости по отделам, и напротив имени каждого человека стоит его номер. Ежедневные записи времени ведутся в течение одной недели, затем суммируются, и сумма заработной платы проставляется в последней колонке.

Рис. 33 показывает форму ведомости времени, предназначенную для табуляции как записи часов, так и времени выполнения задания. Объединение записей общего времени (как показано часами) и записей производственного времени (как показано карточками времени задания) имеет очень большое значение в связи с любой системой учета затрат. Одно должно сверяться с другим, ибо если все время, за которое сотруднику выплачивается заработная плата, не учтено в записях затрат, цифры затрат будут неверными.

Если две записи не совпадают, даже если сотруднику выплачивается заработная плата за время, показанное его записью часов, расхождение должно быть скорректировано. Теоретически каждая минута времени человека должна быть учтена его карточками времени, и, когда условия позволяют, ему следует платить только за время, учтенное таким образом. Однако это правило не должно применяться настолько жестко, чтобы поощрять человека в приписках времени к отдельным заданиям для согласования общего итога за день с его записью часов; гораздо лучше иметь несколько неучтенных минут. Когда мастер не может подготовить работу, он должен выдать рабочему карточку простоя или косвенного труда, но человеку следует внушить, что точные записи его времени по каждому заданию ведутся и что все потерянное время должно быть либо отражено на карточке косвенного труда, либо оставлено неучтенным.

Стоимость времени, показанная на карточках косвенного труда, и всего неучтенного времени должна быть отнесена на счет отдела под каким-либо заголовком, например «Отход производства», но никогда не на конкретные задания, над которыми работал человек. Время, потраченное впустую между заданиями или из-за поломки или другого необычного случая, не влияет на законное время, в течение которого должно быть выполнено конкретное задание. Это скорее законный расход на эффективность отдела, и совокупность всех таких расходов на неэффективность должна применяться как дополнительное бремя ко всем заданиям в отделе в течение месяца.

Затраты, полученные после добавления этого бремени неэффективности, могут считаться фактическими затратами за месяц, но не могут безопасно использоваться в качестве стандартных. Стандартные затраты — это затраты, полученные при идеальных условиях — когда отдел, цех или завод работает полное время на полную мощность; когда все время каждого сотрудника учтено его карточками времени заданий; когда нет потраченного впустую времени или необычных расходов. Хотя стандартные затраты могут быть не достигнуты — вероятно, никогда не будут — это должно быть целью, к достижению которой менеджеры, инженеры, управляющие, мастера и рабочие должны постоянно стремиться. Поэтому, в качестве записи, чтобы показать, какие препятствия должны быть преодолены до достижения идеала, бремя неэффективности должно быть добавлено как отдельный пункт после того, как все другие пункты затрат были вычислены.

В качестве примера влияния применения этого принципа учета эффективности при расчете затрат мы рассмотрим воображаемый случай. Мы предположим, что в определенном месяце ведомость заработной платы за прямой или производительный труд в нашем цехе составляет 4000 долларов; что произведено 40 готовых машин — идентичных во всех отношениях; что каждая минута времени каждого производительного сотрудника учтена его карточками производительных заданий. Это дает стоимость труда в 100 долларов за машину. В течение следующего месяца те же люди заняты при тех же затратах — 4000 долларов — но из-за необычной поломки 2,5% времени этих людей потрачено впустую; они простаивают, пока поломка устраняется, и произведено только 39 машин.

Если выплаченная заработная плата в 4000 долларов отнесена на прямой или производительный труд, это дает стоимость 102,56 доллара за каждую — увеличение стоимости без чего-либо в цифрах, что показывало бы причину. Если, однако, расход на неэффективность в 100 долларов (2,5% от 4000 долларов) или 2,56 доллара за машину добавлен как отдельный пункт, сразу видно, что здесь есть необычный пункт расходов. Сумма (2,56 доллара за машину) включена в окончательные затраты, но в нужном месте; нет причин для путаницы из-за кажущегося, но не реального увеличения стоимости производительного труда. Если стоимость в 100 долларов за машину, полученная в течение предыдущего месяца, является стандартной для производительного труда, она все еще остается достижимым стандартом; факт необычного расхода никоим образом не повлиял на законную стоимость производительного труда.

Еще одно большое преимущество представления статистики стоимости труда таким образом заключается в том, что неэффективность показана в понятной форме. Тот факт, что косвенный труд увеличен, скажем, на 2%, может не вызвать никаких комментариев; но если показан расход на неэффективность даже в 1%, это требует немедленного расследования.

Установление стандартных или эффективных затрат на труд означает заранее определенные затраты. Это радикальный отход от устоявшегося обычая; на первый взгляд, вопреки признанной бухгалтерской практике; в результатах, удивительно эффективный. Определение стандартов для людей, материалов и машин — это функция инженера; запись фактов — фактических затрат — это функция контролера или бухгалтера. Они должны работать вместе. Правильно подготовленные счета, показывающие фактические затраты с выделенными пунктами, которые их составляют, показывают инженеру, насколько далеко от возможных стандартов работает завод — степень неэффективности.

Рис. 34. Карточка записи для соискателей на трудоустройство

ЗАПИСИ О СОТРУДНИКАХ

18. В связи с различными записями времени, предназначенными для регистрации часов службы и единиц производства, должна существовать личная запись сотрудников; и чем более интимно личной она может быть сделана, тем более ценной станет запись.

ВИД СВЕРХУ НА ЗАВОД КОМПАНИИ STUDEBAKER BROS. MANUFACTURING CO., САУТ-БЕНД, ШТАТ ИНДИАНА

Наполеон, как утверждалось, мог назвать по имени каждого человека в своих армиях, но, какой бы большой ценности ни придавалось такому подвигу памяти, менеджер современной крупной бизнес-организации, который может назвать по имени каждого из своих сотрудников, является исключением.

Рис. 35. Карточка для записи соискателей

Рис. 36. Карточка для записи сотрудников

Не обязательно, чтобы он это делал, ибо, поскольку бизнес сейчас специализирован и разделен на отделы, ему нужно знать только результаты труда этих сотрудников. Под этим не подразумевается, что он не должен интересоваться личностью своей организации; напротив, он должен быть очень заинтересован, но он может быть избавлен от необходимости обременять свой ум деталями с помощью простых записей.

Где-то в офисе должна быть настолько полная личная запись каждого сотрудника, насколько это возможно получить. Эта запись должна включать соискателей, сотрудников и бывших сотрудников, и обязанностью какого-либо лица или отдела должно быть ведение этой записи. В небольших учреждениях записи сотрудников должны находиться в ведении главного бухгалтера, офис-менеджера или управляющего; в более крупных учреждениях эти записи будет вести отдел кадров.

Рис. 37. Карточка, показывающая полную запись сотрудника

19. Карточка заявления. Рис. 34 показывает простую форму карточки заявления, которая заполняется для каждого соискателя, который не принят на работу немедленно, но чье заявление получает благоприятное рассмотрение. Эта карточка озаглавлена названием должности, на которую подается заявление, или профессией соискателя. Далее следует имя и адрес, а также такая информация о соискателе, которая может считаться представляющей особую ценность.

Эти карточки хранятся в обычном ящике картотеки и индексируются по профессии или должности, на которую подано заявление. Индексные карточки озаглавлены названиями используемых профессий, отделов или другими обозначениями, которые могут быть наиболее подходящими для бизнеса. Например, один индекс может быть озаглавлен «Машинисты». За этим индексом карточки всех соискателей на должности машинистов будут храниться в алфавитном порядке.

Форма карточки заявления, которая предусматривает более подробную информацию по определенным направлениям, показана на рис. 35. Хотя эта карточка озаглавлена именем сотрудника, она хранится по профессии, как описано для рис. 34.

Ценность этих записей заявлений очевидна. Когда нужен человек, обращение к этой картотеке покажет, кто подавал заявление, и поможет быстро найти человека.

20. Карточка сотрудника. Одна форма карточки сотрудника проиллюстрирована рис. 36. Эта карточка заводится, как только человек нанят. В заголовке карточки указано имя сотрудника, отдел, к которому он приписан, и его номер по часам. Далее следует адрес и другая важная информация. Также предусмотрено место для записи изменений в заработной плате, включая как даты, так и ставки. В нижней части карточки оставлено место для заметок о послужном списке сотрудника, которые можно продолжить на обороте карточки. Последняя запись на этой карточке — дата, когда сотрудник увольняется или уволен, с указанием причин.

Рис. 38. Карточная запись бывшего сотрудника

Другая форма карточки сотрудника показана на рис. 37. Особенностью этой карточки является то, что для каждого повышения заработной платы отмечается причина и имя лица, предоставившего повышение.

Карточки нынешних сотрудников хранятся в алфавитном порядке по именам. Однако в очень крупных учреждениях целесообразно подразделять их по отделам и располагать карточки всех сотрудников отдела в алфавитном порядке. Редко возникает необходимость располагать карточки по профессиям по той причине, что имена, как правило, так классифицируются в записях ведомости заработной платы.

Запись сотрудника оказывается ценной во многих отношениях. Если по какой-либо причине сотрудник отсутствует на работе и необходимо связаться с ним, адрес быстро находится; в случае несчастного случая, приведшего к травме сотрудника, адрес очень удобен. Опять же, когда человек нужен на должность немного выше той, которую занимает средний сотрудник, лучше, если возможно, выбрать человека из нынешних сотрудников. Будь то должность бригадира, мастера или начальника отдела, сжатая запись прошлых результатов, дополняющая личные наблюдения его начальников, окажется значительным подспорьем при выборе нужного человека. Можно назвать много других преимуществ, но приведенных должно быть достаточно, чтобы продемонстрировать целесообразность ведения этих записей.

21. Карточка бывшего сотрудника. В некоторых отношениях запись бывших сотрудников так же важна, как запись соискателей и нынешних сотрудников. Когда нужно больше людей, естественно предположить, что бывшие сотрудники, чьи услуги были удовлетворительными, будут особенно желательны. Напротив, бывший сотрудник, который был уволен или чья работа была неудовлетворительной, вряд ли будет желателен.

Любая запись, которая покажет, кто такие бывшие сотрудники, почему они ушли и их прошлый послужной список, будет поэтому ценной. Такая запись обеспечивается карточкой, проиллюстрированной на рис. 38. Когда сотрудник уходит по какой-либо причине, одна из этих карточек заполняется и хранится в алфавитном порядке. В то же время карточка сотрудника переносится в другой раздел картотеки и индексируется по названию отдела, или профессии, или классу занятости.

Эти карточки предоставляют очень полную запись сотрудников: бывших, нынешних и будущих. Если количество небольшое, все они могут храниться в одном ящике с отдельными индексами для разделения их на классы. Или может потребоваться большой шкаф с одним или несколькими ящиками для каждого класса записей, но, в любом случае, записи полны.

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ЗАКАЗЫ

22. Один из принципов, который необходимо иметь в виду при установке системы любого описания, заключается в том, что должно быть предусмотрено место для записи каждой детали работы, предназначенной для обслуживания системой. Хотя это справедливо в отношении систем в любом другом отделе бизнеса, это имеет особое значение в производственном филиале. Точные затраты невозможны, если каждая деталь операций завода не зафиксирована должным образом.

Опыт показал только один метод, который обеспечит точные записи, и этот метод заключается в производстве всех товаров по определенным заказам и отнесении всей работы, не примененной к конкретному производственному заказу, на счета расходов или операционные счета. Получение заказа на производство перед началом работы имеет такое же значение для управляющего, как и то, что коммерческий отдел должен получить заказ от клиента перед отгрузкой товаров.

Немногие менеджеры примут устные заказы на производство дорогих товаров, не попросив подтверждения в письменном виде. Когда эти заказы передаются в производственный отдел, так же важно, чтобы они были в письменном виде.

Производственные заказы бывают двух классов: общие заказы управляющему на производство определенного количества товаров и конкретные заказы мастерам цехов на выполнение какой-то части работы. Для удобства эти заказы будут упоминаться в этом обсуждении как производственные заказы и заказы цехов.

23. Производственные заказы. Производственный заказ — это письменная инструкция управляющему на производство определенных товаров. Это его полномочие на получение необходимых материалов, наем требуемого количества людей и превращение этих материалов и труда в готовый продукт. Производственный заказ может требовать производства количества товаров определенного типа, необходимого для выполнения одного или нескольких заказов клиентов; производства определенного количества товаров для размещения на складе, из которого будут выполняться будущие заказы; превращения определенного количества сырья в готовые продукты; или даже производства неопределенного количества сырья в столь же неопределенное количество готового продукта, но в течение определенного периода времени.

Обычно производственные заказы одной фабрики ограничиваются одним классом, хотя есть некоторые исключения. В первом классе мы находим цеха, производящие специальное оборудование, литейные заводы, выполняющие заказы, и фабрики, производящие нижнее белье и чулочно-носочные изделия. В последнем бизнесе товары продаются заранее, по образцам, и производятся только количества или конкретные стили, необходимые для выполнения заказов.

Второй класс включает мебельные фабрики, фабрики пишущих машинок, производство инструментов и бесчисленные подобные отрасли, в которых запас стандартных товаров производится для будущей продажи.

Пример третьего класса встречается на шорной фабрике. В этом бизнесе определенное количество сторон кожи выдается в раскройный цех для раскроя. Поскольку кожа не является однородной по весу или текстуре, невозможно раскроить всю сторону кожи на куски одинакового размера или одинаковые части упряжи — как вожжи или постромки. Закройщик должен использовать свое лучшее суждение, раскроив кожу так, чтобы она дала максимально возможный объем пригодного материала с наименьшими отходами. Определяющим фактором является сторона кожи, которая должна быть превращена в неопределенное количество готового или полуготового продукта.

Последний класс проиллюстрирован в производстве соли. Рассол — сырье — перекачивается из скважин в резервуары для хранения, из которых он забирается в испарительные чаны или грануляторы. Заказ может быть выдан на производство того, что известно как «обычная мелкая соль» в трех из этих испарителей. На процессы испарения влияют атмосферные условия — одно и то же тепло испарит рассол гораздо быстрее в один день, чем в другой. Кроме того, рассол имеет разную степень крепости — одно и то же количество не всегда содержит одинаковое количество соли. Единственным определенным фактором является время — неопределенное количество рассола превращается за данное время в неопределенное количество соли и, можно добавить, неопределенного качества.

Когда все эти условия рассматриваются вместе с тем фактом, что каждый производитель имеет свои индивидуальные методы ведения бизнеса — методы, вероятно, отличные от методов его конкурентов в той же области — будет видно, что разнообразие форм производственных заказов почти неисчислимо. Но важно иметь заказ какого-либо вида — обеспечить запись.

Если есть одна существенная особенность, которую необходимо включить в производственный заказ, ее можно выразить двумя словами — четкие инструкции. Заказ должен быть сделан совершенно ясным, не оставляя места для сомнений относительно того, что требуется. Когда нужны обеденные стулья № 3, заказ должен очень четко указывать этот факт, а не гласить «стулья», оставляя управляющему угадывать стиль и размер.

Рис. 39. Производственный заказ управляющему

Рис. 40. Производственный заказ, который является точной копией заказа клиента

Форма производственного заказа не должна быть сложной; действительно, простая форма послужит цели гораздо лучше, иллюстрация которой показана на рис. 39. Заголовок этого заказа показывает номер и дату, с инструкциями управляющему выполнить работу, как указано. Тело заказа пустое, предоставляя место для ввода таких деталей, как может потребоваться. Бланк в нижней части, который заполняется клерком управляющего, показывает дату получения, дату начала, номер заказа цеха и дату завершения.

Рис. 41. Подпроизводственный или цеховой заказ

Эта форма подходит практически для любого вида бизнеса или класса заказа. Производственный заказ всегда должен быть сделан в двух экземплярах, копия должна храниться в офисе. Копия офиса будет использоваться для отслеживания производственного заказа.

Во многих сферах бизнеса товары производятся только по мере необходимости для выполнения заказов клиентов. Заказ на производство должен в таких случаях быть точной копией заказа клиента, как он был введен. При современном методе ввода всех заказов в копировальной книге — с копией для каждой требуемой записи — один бланк должен быть включен для фабрики, становясь производственным заказом. Форма такого рода показана на рис. 40. Это точная копия заказа, как он был введен, инструкции в заголовке заменяют имя и адрес производителя. Сведения включают номер, дату получения и дату отгрузки. Тело заказа содержит необходимые инструкции; в колонке в крайнем левом углу — заказанное количество, отгруженное количество, размер и описание. Это один из набора бланков, которые включают счет-фактуру, копию офиса, копию отдела учета затрат и копию для отдела отгрузки.

24. Цеховые заказы. Цеховой заказ — это письменная инструкция управляющего мастеру на выполнение определенной работы или производство определенных изделий. Заказ может требовать производства определенного изделия целиком или может быть на детали, которые позже будут собраны в готовое изделие. Цеховые заказы так же разнообразны по форме, как и производственные заказы.

Рис. 42. Производственный заказ с указанием общего количества рабочих карточек

Когда управляющий желает начать работу по определенному производственному заказу, он распределяет работу и выдает необходимые производственные заказы мастерам различных цехов, в которых эта работа должна быть выполнена. Производственный заказ выдается для каждого цеха — обычно это точные копии. Если работа по заказу требует выполнения операций в четырех цехах, четыре копии изготавливаются на пишущей машинке за один раз с помощью копировальной бумаги.

На рис. 41 показана удобная форма производственного заказа. Эта форма включает номер производственного заказа, номер детали, номер чертежа, материал, срок завершения, дату заказа, номер заказа на производство, к которому относится данный производственный заказ, и дату завершения. Основная часть заказа оставлена пустой для описания работы и необходимых инструкций. В каждом производственном заказе должны быть даны четкие инструкции — заказ не должен оставлять места для допущений.

Рис. 43. Производственный заказ с указанием названия цеха

Рис. 44. Производственный заказ с указанием хода выполнения работ

Особенностью производственного заказа, показанного на рис. 42, является наличие места для указания номера карточки и общего количества карточек. При оформлении заказа делается столько копий, сколько цехов или отделов должно пройти изделие в процессе работы. Количество копий заказа вносится в графу «всего карточек» — то есть, если работа должна пройти через четыре цеха, в поле для общего количества карточек вносится цифра 4. Копии нумеруются в порядке выполнения работ — то есть заказ для цеха, выполняющего первую операцию, получает № 1, для второго цеха — № 2 и т. д.

Нумерация производственных заказов дает два особых преимущества. Каждый мастер, получив свой заказ, знает, сколько операций предшествует его собственной и сколько последует за ней, и может соответствующим образом спланировать свою работу. Однако не всегда следует, что если один мастер получает заказ № 3, то перед началом его работы должны быть завершены две другие операции. Каждый производственный заказ может предусматривать изготовление отдельной детали, которая должна быть отправлена в сборочный цех, но если одна из этих деталей имеется на складе, заказ не выдается. Мастер, получающий заказ № 2, когда по логике должен был получить № 3, знает, что одна из деталей есть на складе, и его операцию следует ускорить соответствующим образом.

Сотрудники отдела учета затрат находят систему нумерации бесценной, поскольку она позволяет им определить, сколько операций предусмотрено по заданию, а также какие операции уже завершены. Эта информация значительно помогает при отслеживании заказов в цехе.

Производственный заказ, показанный на рис. 43, выполняет ту же функцию, что и форма, показанная на рис. 42. Вместо системы нумерации копий заказа используется план с указанием названий всех цехов. После названия каждого цеха указывается наименование выполняемой операции. Это также позволяет мастеру цеха спланировать свою работу так, чтобы заказ мог быть выполнен оперативно, как только он поступит в его цех.

25. Рабочие наряды. Рабочий наряд — это письменная инструкция мастера рабочему на выполнение определенной работы. Как правило, этот наряд оформляется на производственной карточке учета времени, как показано на предыдущих страницах. Однако иногда нет необходимости давать более подробные указания, чем те, что можно записать на небольшой карточке, что делает целесообразным выдачу специального наряда.

Кроме того, для определенных видов работ целесообразно использовать один рабочий наряд на задание, которое должно пройти через руки нескольких человек. Такой рабочий наряд показан на рис. 44. В этом наряде указаны номера рабочих и станков, на которые должна поступить работа. Еще один вид работ, для которых следует выдавать специальные наряды, — это внешние ремонтные работы, такие как сантехнические, паропроводные, электроремонтные и т. д.

26. Постоянные заказы. Производство быстро развивается в систему выпуска стандартных деталей для сборки в комплектные машины и устройства. Каждая деталь, входящая в состав машины, изготавливается по стандартному шаблону и является взаимозаменяемой с такой же деталью в любой другой машине того же типа, изготовленной в том же цехе. Больше нет необходимости проектировать каждую машину и каждую деталь, требуемую для выполнения заказа — детали производятся в больших количествах и хранятся на складе до востребования. Заказ от клиента может потребовать изготовления одной специальной детали, а остальная часть заказа будет состоять из деталей, подлежащих сборке.

Производство деталей как стандартных единиц не является проблемой бухгалтерского учета, но отдел учета затрат и производственные отделы должны сотрудничать в ведении надлежащего учета производства этих деталей. Изготовление одной партии стандартных единиц включает одни и те же операции всякий раз, когда производится одна и та же единица. Применяя этот принцип к бухгалтерскому учету, целесообразно установить стандарты в отношении заказов. Всякий раз, когда требуется одна и та же стандартная деталь, заказ должен быть на одно и то же количество; это, конечно, после того, как будет установлено стандартное количество. Когда единицы и количества стандартизированы, номера заказов должны быть сделаны стандартными — всякий раз, когда должна быть выполнена одна и та же работа, следует использовать один и тот же номер заказа. Если следовать этому плану, заказы вскоре будут распознаваться по номеру, и номер заказа будет информировать мастера о требуемой работе.

Для различных классов работ должны быть назначены серии номеров заказов. Номера с 1 по 100 могут представлять заказы на текущее обслуживание и ремонт оборудования; номера с 101 по 200 — заказы на строительство объектов и специальный ремонт; номера с 201 по 400 — изготовление специальных инструментов; номера с 401 по 1000 — изготовление деталей; номера с 1001 по 1500 — заказы на сборку или производство комплектных машин. Производственные заказы могут быть выделены второй серией номеров, начинающейся, скажем, с 5000.

Иллюстрируя вышесказанное, управляющий фабрики пишущих машинок может получить заказ номер 1007, означающий, что он должен собрать 1000 пишущих машинок № 7. Его сборочный заказ мастеру будет иметь тот же номер. После того как детали будут получены со склада деталей, может оказаться, что запас некоторых деталей подходит к концу. Выдаются производственные заказы на детали, причем № 417 является номером для рам машины № 7. Производственные заказы могут иметь номера 5060-a, 5060-b и 5060-c, где a — заказ для литейного цеха, b — заказ для механического цеха, а c — заказ для отделочного цеха.

Рис. 45. Журнал производственных заказов с указанием местонахождения работы в цехе

Что касается заказов на расходы и заказов на строительство, крайне важно, чтобы работа, относимая на каждый номер заказа, была четко определена. Когда связанные с этим расходы превышают определенную сумму или когда работа носит особый характер, следует требовать специальный заказ. Четкие инструкции по отнесению всех статей расходов должны быть даны каждому мастеру, предпочтительно в печатном виде — или в машинописном, если количество мастеров невелико. Многие компании выпускают печатные сборники инструкций, содержащие номера заказов и спецификации, а также любые действующие правила, регулирующие поведение сотрудников, для общего распространения среди персонала.

УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАКАЗОВ

27. Важным документом в любой системе учета затрат или заводского учета является журнал производственных заказов. Следует поддерживать систему учета, которая будет показывать точное количество и характер заказов, выданных в цех или на фабрику, и с помощью которой можно будет найти любой заказ — определить, на какой стадии находится каждый заказ, и точно оценить дату завершения.

Рис. 46. Лицевая и оборотная стороны карточки, показывающей общий объем производства и ход выполнения заказов.

Такие записи имеют такое же значение, как и записи о материалах, как сырьевых, так и частично обработанных, находящихся на складе в любое время. Без них невозможно получить достоверную информацию о незавершенном производстве. Заказы неизбежно будут откладываться, и крайне трудно оценить с какой-либо степенью точности сроки поставки как для новых, так и для старых заказов.

Записи должны быть настолько полными, чтобы можно было буквально управлять бизнесом из офиса — не вызывая мастеров из цехов, которым приходится возвращаться и выяснять состояние заказа, прежде чем можно будет дать компетентный ответ. Менеджер, который может вести свой бизнес из офиса, следует современным идеям; он дальновиден, а не удачлив, ибо это состояние является результатом тщательно разработанных планов, гарантирующих наличие записей, которые покажут ему именно то, что он хочет знать.

В контексте управления бизнесом из офиса г-н Ф. Э. Вебнер в статье в Engineering Magazine приводит подходящий пример. Речь шла о двух очень крупных корпорациях с общим ассортиментом продукции. Каждую из них по очереди устно спросил исполнительный директор компании, являющейся крупным потребителем продукции, о том, какая поставка может быть сделана по заявленному количеству товаров. Одна компания использовала междугороднюю телефонную связь с рядом своих заводов; другая компания проконсультировалась с записями в своем офисе и смогла дать решительный ответ в течение получаса, зная, какой из ее заводов лучше всего способен произвести товар. У первой компании ряд управляющих были в напряжении, разыскивая данные, и не могли дать положительный ответ менее чем за два дня.

Как и в любом другом отделе бизнеса, расходы на поддержание адекватной системы учета заказов в производственных отделах ничтожны по сравнению с полученными результатами. Один контракт, потерянный из-за отсутствия необходимой информации, может означать потерю ценного клиента, прибыль от бизнеса которого многократно окупила бы стоимость адекватной системы.

28. Журнал производственных заказов. Форма журнала производственных заказов обязательно зависит от характера бизнеса, продукта и количества операций или отделов, через которые должен пройти заказ. Она не должна быть сложной — простые формы всегда предпочтительнее — главное, чтобы все заказы были зарегистрированы так, чтобы их можно было легко найти.

Рис. 47. Ежедневный отчет передаточного клерка

Рис. 48. Ежедневный отчет мастера о производственном выпуске

Простая и удобная форма журнала производственных заказов показана на рис. 45. Он должен быть в виде листов с разъемным переплетом, причем лист используется для каждого типа или размера производимой машины, детали или изделия. Если, например, пишущая машинка производится в пяти стилях, будет использовано пять листов — по одному на каждый стиль. Отдельные листы также будут использоваться для каждой детали — столько листов для каждой, сколько существует размеров.

Листы должны быть проиндексированы по названиям деталей, а те, что находятся в каждом разделе, расположены в порядке размеров. Предположим, что рычаги пишущих машинок изготавливаются в десяти размерах — номера с 191 по 200 — листы будут подшиты в порядке этих номеров. Если производство таково, что заказы выдаются на сборку деталей в комплектные машины, листы, на которых записаны сборочные заказы, должны быть подшиты с отдельным индексом, но могут храниться в той же папке. Также целесообразно использовать листы другого цвета для этих заказов.

Заголовок этой формы, рис. 45, показывает название детали, машину, на которой она используется, номер чертежа, номер модели и стиль или номер детали. Заказы на производство вносятся в колонки слева от основной части формы, указывая дату, номер заказа, заказанное количество и общее количество, заказанное на текущую дату — то есть, если 10-го числа заказано 500 деталей, а 25-го — 300, сумма этих двух, 800, будет внесена в колонку «всего». После колонок учета заказов идут колонки для отделов, причем представленная форма разработана для мебельного бизнеса. Под заголовком для каждого отдела ведется ежедневный учет полученного количества, количества, доставленного в следующий отдел или на склад, и остатка в отделе, причем последний находится в незавершенном состоянии. Эта форма может быть адаптирована практически к любому классу производства путем правильного расположения колонок отделов.

Почти во всех отраслях промышленности практично вести непрерывный учет всех производственных заказов; иногда лучше вести учет для каждого заказа. Форма этого класса, разработанная для использования в механическом цехе, показана на рис. 46. Эта форма показывает ход выполнения одного заказа через все отделы. В данном случае используется карточка, причем обе стороны требуются для размещения количества операций, и они индексируются по номерам заказов.

29. Отслеживание заказа. Система отслеживания заказов в цехе или на фабрике очень важна и должна быть максимально автоматической в работе. Может быть много заказов, которые не обязательно отслеживать, но система, которая будет автоматически информировать офис о ходе выполнения всех заказов, окупит себя за счет времени, сэкономленного при отслеживании одного заказа без надлежащих записей. Попытка найти точное состояние незавершенного производства без системы отслеживания и учета не только дорога, но и дает неудовлетворительные результаты; степень точности измеряется способностью мастера делать точные оценки. Практически, мастера должны быть наиболее способны оценить время, необходимое для завершения работы, но их оценки будут сильно варьироваться на похожих заданиях; стандарты времени более точно определяются путем сравнения записей прошлых результатов.

Когда это практично — а это было признано практичным во многих отраслях — на производстве следует содержать передаточный офис. Этот офис должен находиться в ведении передаточного клерка, который будет регистрировать все передачи незавершенной работы из одного отдела в другой. Теоретически вся работа должна проходить через передаточный офис. При производстве мелких деталей это можно сделать без потери времени, при условии, что передаточный офис расположен централизованно. Когда преобладает тяжелая работа, непрактично выполнять этот план в деталях, но такие передачи должны проводиться под наблюдением передаточного клерка.

Передаточный клерк должен вести записи заказов в процессе выполнения, которые будут дубликатами офисных записей, сообщая обо всех передачах в офис по форме, показанной на рис. 47. Это простая форма отчета, содержащая номера заказов, номера деталей, количества и названия отделов, между которыми осуществляются передачи.

Когда передаточный клерк не нанят, необходимо получать отчеты в той же форме от разных мастеров. Этот отчет должен предусматривать подтверждение получения работы, а также запись о поставках. Форма, показанная на рис. 48, дает двойную проверку, поскольку полученные количества должны совпадать с отчетом о поставках из отдела, из которого была получена работа.

На основе этих отчетов в офисе составляются записи заказов. Помимо их ценности при ведении учета заказов, трассировщики и отчеты используются с выгодой при составлении инвентаризации незавершенного производства.

ОТДЕЛ УЧЕТА ЗАТРАТ, NATIONAL CASH REGISTER CO., ДЕЙТОН, ОГАЙО

ОБЩИЕ РАСХОДЫ И СВОДКИ ЗАТРАТ

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАСХОДОВ

1. Чтобы получить глубокое понимание предмета и ясное представление о различных вовлеченных вопросах, чтобы можно было понять не только его основополагающий принцип, но и его работу в деталях, совершенно необходимо знать, во-первых, почему что-то делается, и, во-вторых, как это сделать. Хотя общее знание предмета всегда желательно и заслуживает похвалы, оно часто оказывается недостаточным при проверке на практике. Специальные предметы требуют особого рассмотрения и изучения, особенно когда речь идет о том, «как это сделать».

По рассматриваемому предмету это особенно верно, ибо среди тех, кто ведет заводские счета, кажется общим признанием, что, хотя они в общих чертах знают, как следует обращаться со счетами расходов, они кажутся в лабиринте, когда дело доходит до фактического выполнения этого. «Знание того, как» — лучший актив хорошего бухгалтера; и в наши дни, когда вопрос затрат представляет жизненный интерес для производителя, современный бухгалтер имеет возможность показать свою ценность. Выполнение необходимого ремонта туристического автомобиля, сломавшегося на проселочной дороге, может занять всего один доллар фактического времени ремонтника, но «знание того, как» может стоить ему десять долларов при выставлении счета, и обычно так и бывает.

Хотя осознается, что существуют различия во мнениях среди бухгалтеров по некоторым вопросам, рассматриваемым в представлении этой темы, целью этой статьи является представление того, что общепризнано нашими ведущими бухгалтерскими авторитетами как лучшая практика на хорошо организованном, современном промышленном предприятии, и представить предмет будущему студенту так, чтобы он мог полностью понять и освоить «почему» и «как» этого важного вопроса в заводском учете.

Чтобы предмет мог быть тщательно рассмотрен во всех его различных фазах, для удобства он будет развит по следующим общим разделам в порядке, в котором они естественно предлагаются:

(1) Основа распределения расходов. (2) Методы распределения расходов. (3) Пример процентного метода.

ОСНОВА РАСПРЕДЕЛЕНИЯ РАСХОДОВ

2. Истинная стоимость — что это такое? Не вторгаясь в общую тему учета затрат, совершенно необходимо с самого начала четко установить, что составляет истинную стоимость. Было бы трудно представить себе производителя сегодня, который просто взял бы стоимость выплаченной заработной платы и использованных материалов в качестве цены затрат, и к этой сумме добавил обычный процент прибыли, который он желает получить от своего выпуска, и продавал бы по этой цене. Было бы безумием пытаться вести бизнес на такой основе. Никакой бизнес не может вестись без расходов, и все же в только что приведенном случае производитель их просто проигнорировал. Предположим, расходы на ведение его бизнеса превышают процент, который он добавил для прибыли, что тогда? Он вскоре обнаруживает, что совершил серьезную ошибку в расчете своей стоимости, и пропущенный пункт является причиной его бизнес-убытков. Его продажная цена была основана на сумме, меньшей, чем истинная стоимость его продукта, и замечено, что он не сделал никаких положений при составлении своей цены затрат для покрытия расходов на эксплуатацию своей фабрики, своих офисов и общих расходов, включая страхование и налоги. Очевидно, что этот вопрос расходов имеет очень важное влияние на стоимость, фактически является ее частью, и должен быть тщательно рассмотрен при составлении записей затрат. Фактор расходов часто оказывается больше, чем стоимость прямого труда, и успешный производитель должен знать, сколько расходов должны поглощать его затраты и как их рассчитывать. Продажи от его продукта должны более чем оплачивать прямые затраты на производство и все расходы его фабрики в дополнение, и если его продаж недостаточно для оплаты обоих, прибыли нет. Эти расходы, следовательно, являются косвенным начислением на стоимость производства и должны быть включены в нее до того, как может быть установлена продажная цена. Многие производители были разорены из-за неправильного обращения со своими производственными расходами, и необходимость их тщательного рассмотрения не может быть подчеркнута слишком сильно.

Г-н Клинтон Э. Вудс, один из наших ведущих авторитетов в области организации производства и бухгалтерского учета, очень четко заявляет, что расходы и «накладные» расходы должны быть поглощены стоимостью производства так же, как труд и материалы, посредством чего операция расходов действительно превращается в актив.

Истинная стоимость включает, во-первых, прямой труд; во-вторых, материалы; и в-третьих, расходы. Последний пункт допускает дальнейшее подразделение и происходит из двух разных источников: во-первых, расходы на эксплуатацию мастерской или фабрики самой по себе; и во-вторых, общие расходы офисов и администрации.

Стоимость производства, следовательно, сводится к следующим элементам:

Direct labor | —————————— | $
Material
Factory expense
| ————
Factory cost
General expense
| ————
Manufacturing cost

3. Расходы на продажу. Расходы на продажу, часто называемые коммерческими расходами, не имеют отношения к цене затрат. Правильность этой позиции легко показать. Два производителя, конкуренты в одной линии производства, оба управляющие современными заводами с лучшим оборудованием, могут производить с одинаковой стоимостью. Расходы, необходимые для вывода продукта на рынок с одной фабрики, могут быть настолько чрезмерными, что заставят одну компанию потерять бизнес в пользу своих конкурентов, которые могут продавать свой выпуск с меньшими расходами, в то время как фактическая стоимость производства может быть идентичной в обоих цехах. Опять же, в то время как один производитель, который может производить с низкой стоимостью, но несет тяжелые расходы на продажу, может вести свой бизнес с убытком, его сосед по торговле может не быть в состоянии производить так же экономично, но может продавать свой продукт с меньшими расходами и тем самым вести прибыльный бизнес. В двух приведенных случаях ключ к убыткам одного производителя и к прибыли другого заключается в расходах на продажу, а не в стоимости производства.

На крупном заводе с продуманным, хорошо организованным и дорогим отделом продаж, где разделительная линия между коммерческими и производственными расходами четкая, эти два счета расходов должны вестись полностью отдельно; коммерческие должны списываться прямо на счет прибылей и убытков, в то время как только последние должны быть включены в производственную стоимость.

На небольшом заводе, где отдел продаж управляется через общий офис с расходами, настолько малыми, что они не влияют на стоимость администрации сверх того, что было бы необходимо только для производственных целей, или где есть трудности в отделении расходов на продажу от производственных, эти два часто объединяются как общие расходы и распределяются как один счет в производственные затраты.

Теоретически расходы на продажу не являются начислением на производство, но разделительная линия между этим взглядом и практическим в большинстве случаев очень тонкая, и в интересах упрощения вместо усложнения коммерческие расходы будут рассматриваться в этом представлении предмета как часть общих расходов и будут рассмотрены в деталях позже.

4. Расходы, основанные на цене затрат или продажной цене. Показав, что расходы по необходимости являются пунктом, который должен входить в истинную стоимость, сразу возникает вопрос, к чему они относятся. Должна ли сумма расходов, которую несет любая единица производства, основываться на ее стоимости или ее продажной цене? Хотя замечено, что некоторые бухгалтеры утверждают, что последнее должно быть основой для расчета, консенсус мнений, кажется, решительно в пользу цены затрат как правильной, и, кажется, есть хороший аргумент для позиции, таким образом занятой:

(a) Поскольку продажная цена не может быть установлена до тех пор, пока не будет определена цена затрат, которая должна включать расходы, очевидно, что расходы должны рассчитываться из данных, уже имеющихся в наличии; либо прямой труд, либо стоимость материалов. Продажная цена устанавливается после и в зависимости от цены затрат, а не наоборот.

(b) Опять же, продажная цена может варьироваться в зависимости от требований торговли; разные цены для разных классов клиентов, а также оптовые и розничные цены на одну и ту же статью. В любом случае цена затрат одна и та же и не подвержена влиянию тем или иным образом продажной ценой. Продажная цена может колебаться, в то время как цена затрат остается положительной и стационарной.

(c) Хотя продажная цена теоретически основана на стоимости, она часто устанавливается торговлей или регулируется для встречи конкуренции независимо от стоимости, и счета расходов продолжают оставаться примерно одинаковыми каждый месяц, независимо от того, высока или низка продажная цена.

(d) Во времена депрессии или когда бизнес вялый, обычной практикой является «снижение» продажной цены и увеличение объема продаж при меньшем проценте прибыли.

(e) Трудно увидеть, в чем была бы какая-либо разница в расходах на производство изделия, которое продается по 110 долларов, по сравнению с тем, что было бы, если бы цена была всего 100 долларов, однако она была бы, если бы продажная цена использовалась как основа.

Другие причины предложат себя сами, но те, на которые только что ссылались, вполне достаточны, чтобы показать, что продажная цена слишком изменчива и что расходы окажутся более надежными, если их рассчитывать по цене затрат, какой метод, следовательно, был принят как лучшая практика.

5. Расходы, основанные на стоимости труда или материалов. Решив, что расходы должны быть каким-то образом сведены из цены прямых затрат, а не продажной цены, вспоминается, что у нас все еще есть два элемента стоимости на выбор: стоимость труда и стоимость материалов. Есть те, кто утверждает, что стоимость материалов является правильной отправной точкой для расчетов, но есть немногие производители, если они вообще есть, кто делает это.

Была предпринята попытка использовать комбинированный итог стоимости труда и материалов, но этот метод едва ли заслуживает серьезного рассмотрения. Лучшая практика указывает почти без аргументов на стоимость труда как на истинную основу расходов; это не только логический вывод, но и здравый смысл:

(a) Легко увидеть, что элементы, которые составляют расходы на эксплуатацию фабрики — мастера, помощники мастеров, надзор, цеховые клерки, кладовщики инструментов и заточники, помощники, содержание инструментов и станков, освещение и т. д. — все тесно связаны и в значительной степени зависят от количества занятых людей. Уменьшите количество занятых, и сразу станет видно, что некоторые из вышеупомянутых статей расходов могут быть сокращены; требуется меньше надзора, а износ инструментов и оборудования также уменьшается. Трудно увидеть, в чем какая-либо разница в стоимости использованных материалов сама по себе вызвала бы какое-либо увеличение или уменьшение заводских расходов или даже была бы ими затронута. Это вполне зависит от труда.

(b) То, что стоимость материалов не является надежной основой для расчета расходов, может быть вполне удовлетворительно продемонстрировано. Если стоимость изделия, скажем, труд 25 долларов, материалы 50 долларов, с расходами, которые должны быть рассчитаны как 50% на материалы, или 25 долларов, сразу видно, что производственная стоимость будет:

Labor | $25.00
Material | 50.00
Expense | 25.00
| ————
Cost | $100.00

Предположим, это изделие было дублировано при тех же идентичных условиях и стоимости, используя только на этот раз материалы, которые стоили 60 долларов. Это справедливое предположение, что общая стоимость была бы всего на 10 долларов больше, чем в первом случае, или 110 долларов. Но если процент добавляется к материалам, как раньше, обнаруживается, что расходы на этот раз составляют 30 долларов, что сделало бы стоимость такой:

Labor | $25.00
Material | 60.00
Expense | 30.00
| ————
Cost | $115.00

Теперь замечено, что стоимость составляет 15 долларов больше, чем в первом случае, в то время как мы вполне готовы признать, что она должна быть всего 10 долларов, единственная разница заключается в стоимости материалов.

6. Выводы. Установив факт, что расходы являются законным начислением на стоимость производства, мы теперь вполне в безопасности, закладывая в наш фундамент положение, что расходы зависят от стоимости прямого труда цены затрат и должны рассчитываться исходя из нее.

МЕТОДЫ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ

7. Время постоянно приносит улучшения; старые методы, когда-то считавшиеся практичными и удовлетворительными, заменяются более эффективными, чтобы соответствовать требовательным условиям сегодняшнего дня. Изучите «Практическое бухгалтерское дело — издание для производителей» тридцати- или сорокалетней давности, и вы, вероятно, не найдете ничего по этому предмету распределения расходов, в то время как сегодня это один из самых важных и наиболее обсуждаемых вопросов в заводском учете в целом и в учете затрат в частности. С того времени были разработаны различные методы обращения с расходами, некоторые с большей или меньшей заслугой. Целью этого раздела будет рассмотрение довольно подробно трех из наиболее часто используемых из этих методов, стремясь найти один, который наиболее справедливым образом распределит в производство операционные расходы фабрики с наименьшим количеством деталей и ненужных расчетов со стороны бухгалтера; и в то же время докажет свою удовлетворительность с точки зрения производителя.

8. Метод почасовой ставки рабочего. Этот метод, когда-то довольно популярный, сейчас используется мало, и сомнительно, можно ли его найти в действии на многих современных заводах в настоящее время. Название метода предполагает его намерение, которое заключалось в распределении заводских расходов по различным производственным заказам в соответствии с количеством времени, затраченным рабочими по почасовой ставке. Эта ставка легко рассчитывается и была установлена путем деления общих расходов за любой период на общее количество часов, затраченных на производительную работу за тот же период, сводя ставку распределения к определенной сумме в час. Если на производительную работу было затрачено 100 часов труда, стоимость заработной платы, выплаченной рабочему за это время, не учитывалась, расходы, которые должны быть отнесены на работу, рассчитывались по почасовой ставке за 100 часов. Будет видно, что это едва ли справедливое соглашение, и чтобы исправить серьезный дефект в методе, необходимо сделать некоторую корректировку:

(a) Неспособность установить стандарт эффективности труда делает почасовую ставку рабочего открытой для критики. Если бы это можно было сделать, этот метод во многих случаях оказался бы очень справедливым способом распределения расходов. Однако сразу будет видно, что как есть, квалифицированный рабочий не несет больше расходов, чем ученик, и если оба работают на производительной работе полную неделю, расходы в любом случае одинаковы, независимо от выплаченной заработной платы. Это едва ли справедливое предложение. Либо время ученика должно быть принято как стандарт, а квалифицированный рабочий считаться в два раза более эффективным в рабочих часах, либо наоборот. Сделать это привело бы к бесконечным осложнениям, однако количество и качество выпуска между этими двумя классами труда должны быть рассмотрены и скорректированы каким-то образом, чтобы несправедливость, причиненная производственной стоимости, могла быть исправлена. Но это нелегкий вопрос для регулирования и означает дополнительную работу со стороны клерков по затратам при записи времени, затраченного на работу по заказу, и корректировке этих неравенств в труде.

(b) Почасовая ставка рабочего требует, чтобы отработанные часы тщательно записывались и суммировались, так же как и стоимость. Многие компании с большими платежными ведомостями, которые должны быть распределены по большому количеству заказов, игнорируют суммирование длинных колонок часов и долей и используют только итоги стоимости труда, которые, конечно, необходимы для записи в коммерческих книгах. Очевидно, что при этом экономится огромное количество канцелярской работы. Почасовой метод требует, чтобы и часы, и стоимость труда записывались и суммировались — двойная операция и дублирование работы, чего, если это нельзя упростить, следует избегать, так как это означает время и ненужные расходы.

9. Метод машино-часовой ставки. Этот план машинной ставки распределения расходов был разработан для удовлетворения потребностей цеха, где продукт является в значительной степени результатом работы станка или инструмента, а не труда самого механика. Он несколько напоминает план почасовой ставки рабочего в том, что ставка распределения расходов сводится к почасовой ставке за время, когда станок работает над заказом, вместо времени оператора. Каждый станок должен иметь свою собственную ставку.

Метод прихода к машинной ставке легко понять, и он сводится к пункту амортизации первоначальной цены затрат станка с его валами, ремнями, инструментами и стоимостью установки, рассчитанной, скажем, по 5%, энергии для работы станка по оценочной стоимости за лошадиную силу, обычным ремонтам, деленным на количество часов, в течение которых станок, по оценкам, будет в эксплуатации за тот же период; это даст почасовую ставку стоимости эксплуатации. Некоторые инженеры-механики выступают за включение в вышеуказанную стоимость процентов на инвестиции по 6%, также страхования и налогов; и другими также включается стоимость занимаемой станком площади пола; но по всем этим последним упомянутым пунктам инженеры сильно расходятся во мнениях, и это обычно решается каждым производителем самостоятельно в соответствии с его собственными идеями.

По вопросу о ценности машинных ставок существует, вероятно, больше споров среди инженеров-механиков и бухгалтеров, чем по любому вопросу в заводском учете; фактически, сами инженеры очень далеки в своих мнениях и, кажется, не согласны друг с другом. Бухгалтеры обычно склонны придерживаться несколько иного взгляда на ситуацию, чем наши друзья-механики. Хотя признается, что есть хороший аргумент для обеих позиций, следует помнить, что мы рассматриваем вопрос машинных ставок как средство распределения счета расходов, и, кажется, это преобладающее мнение среди бухгалтеров, что как таковой он оказывается недостаточным. Хотя теоретически это, несомненно, правильное решение проблемы, на практике это чаще оказывается случаем «распределения, которое не распределяет», и по этой причине не используется тем самым классом фабрик и машиностроительных заводов, для которых оно было разработано и предназначено приносить пользу.

Давайте подробно рассмотрим несколько возражений, которые могут быть выдвинуты против метода машинной ставки:

(a) Будет замечено, что в цехе существуют другие расходы, кроме расходов на эксплуатацию станков, и они вообще не покрываются машинными расходами. Машинные ставки абсолютно бесполезны для верстачных работ и сборочного цеха, ибо эти два также должны участвовать в несении заводского бремени. Не делать этого было бы явно несправедливо. Поэтому необходимо, чтобы было сделано второе распределение, полностью отличающееся в своем расчете, чтобы справиться с этими нераспределенными расходами, не покрываемыми машинными ставками, что означает две разные операции для одного и того же цеха.

Это требует ведения двух разных записей времени: одна карточка для каждого станка, показывающая выполненные работы и часы простоя, и другая карточка времени для рабочего. Легко оценить, что эта двойная операция значительно увеличивает канцелярскую работу в цехе, помимо двух наборов записей клерками по затратам и большего количества деталей для всех заинтересованных. Если можно найти метод, который требует ведения только одной записи времени, этот двойной процесс можно устранить, а дублирование работы избежать.

(b) Главным фактором в расчете машинной ставки, фактически, реальным ключом к успешному расчету, является установление стандарта рабочих часов для каждого станка. Замечено, что чем выше стандарт, тем ниже будет ставка, и чем ниже отработанные часы, тем выше будет ставка; другими словами, когда станок простаивает сверх стандарта, ставка меняется. На некоторых фабриках, где выпуск является стабильным продуктом, всегда пользующимся спросом, и станок находится в непрерывной эксплуатации, может быть сделана хорошая оценка, но на большинстве фабрик станок часто простаивает из-за «отсутствия работы» или «находится на ремонте», так же как и его оператор. Практика на большинстве фабрик такова, что крайне трудно оценить заранее, какими будут рабочие часы станка, и это обычно сводится к разумному предположению, когда два оценщика сильно расходятся в своих оценках, однако удовлетворительное распределение требует стандарта, который сработает в цифрах, близких к фактическим фактам.

Кто может успешно оценить заранее на любое время активность каждого станка на крупной фабрике? Наши заводские инженеры сильно расходятся по этому пункту. Один авторитет говорит, что «полное время», 300 дней в году, является правильной основой для расчета. Казалось бы, это довольно необычная позиция; по-видимому, он верит, что время простоя будет компенсировано временем, когда станок работал сверхурочно, или же он ожидал, что оборудование, однажды приведенное в движение, не будет ни останавливаться, ни ломаться. Любое из этого кажется довольно опасным предположением, на котором можно основывать тщательный расчет ставки распределения.

Другой инженер говорит, что 80% полного дня окажется максимумом, и далее добавляет: «Это, несомненно, упадет значительно ниже этой цифры». Естественно спрашиваешь: «Насколько ниже?» Существует довольно большое поле цифр для выбора между 80% активностью и полной остановкой станка.

Совершенно излишне пытаться подробно демонстрировать, что стандарт рабочих часов может быть очень эластичной цифрой, и часто обнаруживается, что после того, как распределение было сделано, результаты очень неудовлетворительны, а использованные машинные ставки оказались «далеки от истины».

(c) Опять же, после того как стандарт рабочих часов установлен, кажутся необходимыми другие корректировки, чтобы справедливо справиться с вопросом машинной ставки. Например, два станка могут иметь одинаковую балансовую оценку и быть практически одинаковыми по стоимости эксплуатации, однако один может быть гораздо более эффективным, чем другой, и, возможно, выдавать в два или три раза больше работы. Это состояние постоянно встречается на разных фабриках, и вопрос о том, должны ли два станка нести одинаковую ставку, и, если нет, как это неравенство должно быть скорректировано, формирует очень интересный вопрос для обсуждения.

(d) Замечено, что основы в расчете машинных ставок все основаны на оценках, которые могут оказаться или не оказаться правильными; что положительные бухгалтерские цифры отсутствуют; и что расчеты сделаны на предположениях. Одно из лучших профессиональных мнений, отмеченных, — это мнение, выраженное одним из наших ведущих бухгалтеров, который, комментируя вопрос машинных ставок, замечает, что «он начинается с оценки и является оценкой на всем протяжении». Это кажется довольно суровой критикой, однако стоит только тщательно рассмотреть предмет, чтобы заметить, что он довольно правильно суммирует ситуацию в нескольких словах.

Как было сказано ранее, метод машинной ставки, несомненно, теоретически правилен, но до тех пор, пока предмет не будет более тщательно разъяснен и проработан во всех его деталях, чтобы соответствовать условиям цеха и предоставить удовлетворительное средство распределения расходов, сомнительно, будет ли он использоваться в какой-либо значительной степени. Этот метод, безусловно, требует усложнения системы и деталей, с сомнительными результатами, и с очевидными многими серьезными возражениями; поэтому кажется уместным задать вопрос: «Стоит ли оно того; нельзя ли придумать что-то лучшее?»

10. Процентный метод. Третий план распределения, обычно называемый процентным методом, отличается от двух уже описанных, в которых время занятости было основой операции, тем, что ставка распределения является процентом от стоимости прямого труда продукта, что, конечно, соизмеримо с количеством затраченного времени. В первом разделе нашего предмета было показано, что расходы, рассчитанные на прямой труд, окажутся наиболее надежными.

Этот метод основан на принципе, что производство каждого отдела фабрики должно нести свои собственные расходы, а также долю общих расходов. Другими словами, стоимость выпуска из Кузнечного отдела, например, была бы общим производительным трудом отдела плюс использованные материалы, плюс операционные расходы отдела, плюс его доля общих расходов всей фабрики. Тогда необходимо только установить отношение между производительным трудом и расходами и выразить его в процентах. Не имеет значения, сколько отделов или процессов может быть на фабрике; это отношение должно быть найдено в каждом случае, основанное на его собственном производительном труде и расходах, причем каждый отдел имеет свой собственный процент, установленный из его собственных фактических условий; никакой оценки об этом. Расходы, следовательно, рассчитываются на стоимость труда. Если в Кузнечном отделе, о котором уже упоминалось, обнаружено, что расходы, при которых работает отдел, составляют одну четверть его общей производительной платежной ведомости за тот же период, сразу становится очевидным, что если к стоимости труда каждой производительной работы добавить 25% на цеховые расходы, итог этих добавленных статей расходов будет равен общим расходам отдела. Другими словами, цеховые расходы разбиваются и добавляются к каждой работе пропорционально затраченному на нее труду.

Общие расходы обрабатываются таким же образом. Если общие расходы оказываются равными одной трети общего производительного труда на фабрике, также очевидно, что если к труду каждой производительной работы добавить 33 1/3% для покрытия общих расходов, сумма этих добавленных процентных пунктов будет равна общим расходам фабрики.

Следуя, таким образом, формуле, изложенной в начале нашего обсуждения под заголовком «Истинная стоимость», стоимость работы, выполненной в Кузнечном отделе, на которую стоимость прямого труда составила 100 долларов, выглядела бы в наших записях следующим образом:

Direct labor | $100.00
Material | 50.00
Factory expense at 25% | 25.00
| ————
Factory cost | 175.00
General expense 33⅓% | 33.33
| ————
Manufacturing cost | $208.33

Это процентный метод. Хотя вполне естественно в чем-либо ценном и достойном искать его несовершенства, этот метод критикуется некоторыми бухгалтерами, которые указывают на недостатки в его логике и методе вычисления; тем не менее, он стоит сегодня как лучшее решение сложного вопроса распределения расходов, которое было разработано до сих пор, ибо он имеет одобрение не только наших лучших технических авторитетов, но и практического бухгалтера. Он рекомендует себя разумному суждению производителя, который быстро осознает его превосходство, и его можно рекомендовать по многим причинам:

(a) Он основан на фактических цифрах, легко извлекаемых из обычных бухгалтерских книг, и которые являются истинным изложением факта; никаких догадок или оценок об этом. Нет лучшего способа рассчитать то, что должно быть, чем использовать результаты того, что может быть убедительно продемонстрировано, уже было.

(b) Он может быть использован на любой производственной фабрике или во всех отделах одной и той же фабрики, тем самым обеспечивая единообразие метода, которое всегда желательно. Никакой аргумент не нужен, чтобы убедить, что два метода на одной фабрике нежелательны, когда можно найти один, который является удовлетворительным.

(c) Он выполняет свою цель — он распределяет. Если обнаруживается, что условия фабрики меняются, использованные проценты также могут быть изменены, чтобы увеличить сумму распределенных расходов или уменьшить ее, по мере необходимости.

(d) Он требует меньше работы для бухгалтера по затратам. Почасовой план требует, чтобы отработанные часы записывались и суммировались в дополнение к стоимости труда. План машинной ставки требует не только двух разных расчетов, как уже показано, но также требует суммирования всех отработанных часов. Процентный план требует только стоимость труда в денежном выражении и делает запись и суммирование длинных колонок часов совершенно ненужными, что, как легко можно увидеть, является огромной экономией труда. На крупной фабрике с продуманной системой заказов на работу, с которыми нужно обращаться, ценность процентного метода в устранении этого двойного расчета будет оценена немедленно.

БРУКЛИН, Н. Й., ЗАВОД H. W. JOHNS-MANVILLE CO.

(e) Расчет по процентам может быть сделан быстро, и во многих случаях это лишь ментальный расчет и почти мгновенный. Если бы часы записывались, частое использование дробей сделало бы процесс расчета расходов менее быстрым.

(f) Это справедливое средство распределения, ибо оно основано на стоимости прямого труда, который является не только наиболее надежным элементом стоимости для использования в качестве основы, но и одним из главных факторов, которыми определяется сумма расходов.

(g) Он имеет одобрение наших лучших заводских бухгалтеров и аудиторов, и замечено, что там, где «системы» устанавливаются заводскими организаторами сегодня, процентный метод постоянно принимается как наиболее удовлетворительный, ибо он приносит лучшие результаты с наименьшим количеством механизмов для работы.

ПРИМЕР ПРОЦЕНТНОГО МЕТОДА

11. Прежде чем приступить к подробному показу метода, которому следует следовать при приходе к различным процентам, которые должны быть использованы при распределении расходов по процентному методу, может быть хорошо с самого начала четко понять, что составляет производительный труд и расходы, или непроизводительный труд, ибо именно на первом основаны все расчеты.

12. Производительный труд. Заработная плата, выплаченная рабочим за труд, затраченный на производительную работу, которая предлагается производителем для продажи и от которой бизнес получает свой регулярный доход, правильно классифицируется как производительный труд. Другими словами, количество производительного труда соизмеримо с производительным выпуском.

Часто спрашивают, можно ли считать труд, затраченный на расширение завода или новое оборудование, когда это делается для собственного использования, производительным трудом и должен ли он нести свою долю расходов в его распределении. Безусловно, да. Если бы эта же работа выполнялась для продажи снова в торговле, она считалась бы производительным трудом, и расходы были бы добавлены. Обратное также верно; если бы она была куплена у другого производителя, он рассматривал бы ее как производительный труд и включил бы расходы в свою стоимость и продажную цену, а покупатель должен был бы заплатить за нее и нес бы ее в своей бухгалтерской книге, в своих счетах завода или оборудования и в своем балансовом отчете как актив. Единственная разница, если она есть, заключается в изготовлении нового оборудования самостоятельно, в каком случае оно идет в его книги по цене затрат для него, тем самым экономя прибыль производителя, которую он должен был бы заплатить, если бы он покупал. Является ли это, тогда, менее производительным трудом, потому что производитель предпочитает делать свои расширения завода или новое оборудование самостоятельно, вместо того чтобы покупать? Это не кажется так; это, безусловно, производительный труд.

13. Непроизводительный труд. Весь прочий труд, не являющийся непосредственно производительным, как было указано выше, должен классифицироваться как непроизводительный. Сюда относятся конторские служащие, мастера, помощники, сторожа, ремонт и обновление оборудования, мелкий инструмент и т. д., а также все многочисленные категории персонала, занятого не на производстве продукции, но необходимого для поддержания предприятия в исправном состоянии и обеспечения его работы. Непроизводительный труд — это вопрос поддержания организации и управления фабрикой на должном уровне, и он не регулируется объемом производства.

Межцеховые работы на предприятии часто порождают интересный вопрос. Должен ли труд, затраченный одним цехом на ремонт для другого цеха, учитываться как производительный труд? Мастер цеха часто утверждает, что ремонт, выполняемый его рабочими для другого цеха, с его точки зрения, является такой же производственной деятельностью, как если бы его рабочие изготавливали станок на продажу, и поэтому должен покрывать часть его расходов. В определенном смысле любой труд является производительным, и с эгоистической точки зрения аргумент мастера справедлив. Однако с более широкой точки зрения производителя, все подобные межцеховые ремонтные или аналогичные работы являются частью эксплуатационных расходов предприятия и необходимы для поддержания оборудования; они не выполняются на продажу, как производственный заказ, и должны учитываться как расходы — непроизводительный труд.

14. Журналы расходов и производственных затрат. Не отходя от нашей общей темы, здесь будет уместно обратить внимание на весьма удобный метод ведения учета затрат. Поскольку производственные затраты должны поглощать расходы на производство, целесообразно вести эти два класса счетов в отдельных папках, помещая все записи о затратах на непроизводительный труд в одну папку, называемую «Журнал расходов № 1», а все записи о производительном труде — в «Журнал производства № 2». При расчете распределения расходов следует отметить, что все записи будут производиться в «Журнале № 2», в то время как «Журнал № 1» предоставляет сумму и детали расходов, подлежащих распределению.

15. Период для сравнения. Показав, что наши проценты распределения основаны на соотношении общих расходов к общей сумме производительного труда, первым шагом в наших расчетах является составление из наших журналов отчета по каждому из них за один и тот же период в качестве основы для сравнения.

Рис. 1. Счет труда в Главной книге

Поскольку обычно каждый месяц обнаруживаются какие-либо чрезвычайные расходы, сравнения, сделанные на основе условий, выявленных в ходе работы за один месяц, могут оказаться нетипичными, тогда как сравнение, основанное на результатах работы за шесть месяцев или более, даст средний показатель, более близкий к истинному состоянию деятельности предприятия, чем сравнение, сделанное на основе результатов за более короткий период.

16. Анализ платежных ведомостей. Для нашего первого отчета давайте изучим платежные ведомости и выясним, какая часть может быть классифицирована как непроизводительный труд, а какая — как производительный труд, как по цехам, так и в целом, причем наше изучение должно охватывать период в шесть месяцев, как было предложено ранее.

Для иллюстрации возьмем предприятие с еженедельной платежной ведомостью около 10 000 долларов. Обычно каждый месяц составляется четыре платежные ведомости, но для обеспечения тринадцати ведомостей в квартал необходимо, чтобы каждый третий месяц счет труда охватывал пять недель вместо четырех. Обратившись к нашей «Главной книге», мы обнаружим, что наш «счет труда» выглядит так, как показано на рис. 1.

Теперь с первого взгляда видно, что общая сумма платежной ведомости за шесть месяцев составляет 266 155,00 долларов. Теперь необходимо узнать распределение вышеуказанных цифр на производительный и непроизводительный труд по цехам, и это легко получить. Обратившись к расчетным листам, можно найти общие платежные ведомости для каждого цеха за указанный период, а из «Журнала № 1» можно найти ту часть этих же ведомостей, которая была классифицирована как непроизводительный труд, а остаток будет внесен в «Журнал производства № 2», общая сумма которого в каждом случае будет соответствовать итогам в «Главной книге». Каждый доллар затрат на труд учитывается либо в одном, либо в другом из двух журналов затрат. После этого отчет о труде сводится к следующему:

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПЛАТЕЖНЫХ ВЕДОМОСТЕЙ

Jan. 1 to June 30, 1908

| Non-Productive Labor | Productive Labor | Total Pay-Roll
Dept. | A-Offices | $9,828 | 00 |  |  | $    9,828 | 00
| B-Store | 2,180 | 00 |  |  | 2180 | 00
| C-Power | 4,524 | 00 |  |  | 4,524 | 00
| D-Yard | 9,316 | 00 |  |  | 9,316 | 00
| E | 9,971 | 00 | 104,409 | 00 | 114,380 | 00
| F | 7,082 | 00 | 31,429 | 00 | 38,511 | 00
| G | 1,749 | 00 | 5,528 | 00 | 7,277 | 00
| H | 2,488 | 00 | 10,659 | 00 | 13,147 | 00
| I |  |  |  |  |  |
| J |  |  |  |  |  |
| K |  |  |  |  |  |
| Etc. |  |  |  |  |  |
| Totals | 58,021 | 79 | 208,133 | 21 | 266,155 | 00
|  | 21 | 8% | 78 | 2% |  |

Вышеуказанные цифры — это все, что нужно в отношении трудовой составляющей сравнения. Фактически, непроизводительный труд не является обязательным и приводится здесь лишь для интереса, как и процентные доли каждого подразделения от общей платежной ведомости, поскольку следует помнить, что производительный труд — это показатель, используемый во всех затратах, на основе которых рассчитываются расходы.

17. Цеховые расходы. Против суммы производительного труда для каждого цеха, показанной в только что составленном отчете, поместите общие расходы для тех же цехов. Это легко найти, снова обратившись к «Главной книге», где сумма «Операционных расходов, цех E» за те же месяцы, за которые были составлены платежные ведомости, выглядит так, как показано на рис. 2. Расходы всех остальных цехов должны быть обработаны аналогичным образом.

Рис. 2. Счет операционных расходов в Главной книге

18. Общие расходы. Общие расходы предприятия, для удобства, а также для получения информации, обычно ведутся с большой детализацией, при этом открываются различные счета в журнале для учета различных подразделов расходов. Использование счета «Общие расходы» в журнале не рекомендуется, так как само его название имеет признаки общей свалки для всех прочих статей, и часто оказывается удобным местом для скрытия расходов в надежде, что они останутся незамеченными и, таким образом, избегут наблюдения.

Совокупная сумма этих различных счетов расходов представляет собой общие расходы, часть которых должен нести каждый производственный заказ. Поскольку в настоящее время они фигурируют в журнале как отдельные счета: «Административные», «Конторские», «Складские», «Энергетические», «Дворовые», «Налоги», «Страхование», «Печать и канцелярия», «Телефон и телеграф», «Почтовые расходы» и т. д., видно, что каждый счет сам по себе является лишь частью суммы, подлежащей распределению, и для лучшего отображения этой совокупной суммы эти отдельные счета должны ежемесячно закрываться и объединяться в другом счете, называемом «Распределение общих расходов». Это делается с помощью журнальной записи.

| Dr. |  | Cr. |
| $10,293 | 28 |  | General | Expense Distribution |  |  |  |  |
|  |  | Executive Salaries
Insurance
Taxes
Depreciation
Freight
Express
Cartage
Printing and Stationery
Telephone and Telegraph
Traveling Expense
Postage
Legal
Water
Advertising
Etc.
Operating Expense Dept. | A
" | B
" | C
" | D | $10,293 | 28

Эти счета теперь сбалансированы и объединены в итоговой сумме на «Счете распределения». Теперь «Счет распределения» изучается для установления общих расходов за те же шесть месяцев, которые использовались ранее, и «Главная книга» показывает, что они составляют 67 840,00 долларов, рис. 3.

19. Энергия. Хотя стоимость эксплуатации электростанции, несомненно, является законным отнесением на операционные расходы каждого цеха в соответствии с количеством потребляемой энергии, следует отметить, что согласно только что сделанной журнальной записи, стоимость этой энергии закрывается на «Распределение общих расходов».

На предприятии, эксплуатирующем центральную электростанцию с оборудованием на электрическом приводе, энергия, используемая в каждом цехе, может быть измерена счетчиками и точно определена, и в этом случае каждый цех может быть обременен суммой, фактически использованной. Для этого требуются значительные дополнительные расходы, и хотя это делается на многих заводах, большинство предприятий не считают эти расходы оправданными результатами и склонны рассматривать всю энергию как общие расходы, а не как цеховые.

На предприятии, приводимом в действие трансмиссионными валами и ремнями, потребляемая энергия не может быть зарегистрирована или записана, а требуемая энергия лишь оценивается на основе испытаний, проводимых так часто, как это необходимо. Хотя в определенное время, когда все оборудование находится в эксплуатации, может быть большая нагрузка на электростанцию, часто бывают моменты, когда работает лишь несколько станков и требуемая энергия снижается, хотя способа записи этого не существует.

Поэтому крайне трудно определить фактическую энергию, использованную в течение месяца, и по этой причине большинство предприятий не пытаются ее рассчитывать и вполне готовы списать ее стоимость в целом на общие расходы. Распределение ее по цехам означает дополнительные расходы без какой-либо выгоды — за исключением инженерной науки.

Рис. 3. Счет распределения расходов в Главной книге

20. Сравнение производительного труда и расходов. Теперь, когда мы проанализировали платежные ведомости и вывели счета цеховых и общих расходов, остается лишь свести эти два отчета вместе, чтобы получить окончательные результаты. Следует помнить, что все, что необходимо знать, — это коэффициент между ними, поэтому поместите их рядом, статья за статьей, как уже было показано:

| Productive Labor | Expense | % Expense to Prod. Labor
General |  |  |  | $67,840 | 00 |  | 32.6
Department | E | $104,409 | 00 | 22,731 | 00 | 21.8 |
" | F | 31,429 | 00 | 5,419 | 00 | 17.3 |
" | G | 5,528 | 00 | 2,465 | 00 | 44.6 |
" | H | 10,659 | 00 | 3,174 | 00 | 29.8 |
" | I |  |  |  |  |  |
" | J |  |  |  |  |  |
| Etc. |  |  |  |  |  | 26.5
Total |  | $208,133 | 24 | $122,985 | 00 |  | 59.1

Показанные процентные колонки дают нам то, что можно считать очень близким показателем фактических заводских условий операционных расходов и производительного труда, а также соотношения первых ко вторым. Эти результаты тем более надежны, что они основаны на фактических цифрах, взятых из бухгалтерских книг компании, что исключает все оценки и построение важных расчетов на догадках и предположениях, которые впоследствии обычно оказываются далекими от реальных фактов. Вышеуказанные результаты, полученные за шесть месяцев работы предприятия, являются справедливым отражением того, какими будут эти расходы в долгосрочной перспективе, хотя, если есть желание углубиться в вопрос еще больше, та же таблица может быть составлена за год, практически с теми же результатами.

Что показывают вышеприведенные цифры?

(а) Что общие операционные расходы предприятия составляют 59,1% от его производительного труда, из которых 32,6% необходимы для покрытия общих расходов, а 26,5% — средний показатель для всех цеховых операций.

(б) Что расходы на эксплуатацию различных производственных цехов варьируются в зависимости от условий. Что в то время как расходы цеха E составляют 21,8% от его производительного труда, расходы цеха F составляют лишь 17,3%; каждый цех имеет свою собственную ставку, основанную на его собственных фактических цифрах.

(в) Поскольку, как уже было показано, каждый цех должен нести свои собственные расходы и свою долю общих расходов, из только что показанных результатов видно, что на каждый доллар, потраченный на производительную работу в цехе E, необходимо добавить 21,8 цента для покрытия его собственных операционных расходов и 32,6 цента в качестве его доли общих расходов предприятия, и что каждый доллар, потраченный на производство здесь, обходится в 1,544 доллара. Это было подробно рассмотрено в разделе «Истинная стоимость».

21. Как использовать проценты. Давайте продолжим использование тех же цифр. Очевидно, что если к стоимости каждого производственного заказа, выполненного в цехе E в течение только что рассмотренного шестимесячного периода — все это подробно показано в «Журнале производства № 2», общая сумма затрат на труд в котором составляет 104 409,00 долларов — добавить 21,8%, то полученная сумма составит 22 731,00 доллар (фактическая цифра немного больше), что в точности соответствует сумме расходов цеха E, показанной в «Главной книге» и подробно изложенной в «Журнале расходов № 1».

Опять же, если к стоимости каждого производственного заказа, выполненного любым и всеми цехами на предприятии в течение этого же периода — общая сумма затрат на труд в котором составляет 208 133,21 доллара и подробно показана в отдельных листах затрат в «Журнале производства № 2» — добавить 32,6%, то полученная сумма составит 67 840,00 долларов (фактическая цифра на несколько долларов больше), что в точности соответствует сумме общих расходов, показанной на «Счете распределения» в «Главной книге».

Теперь это простая задача. Найдя наше среднее соотношение расходов к производительному труду для каждого цеха, а также для общих расходов, охватывающее период работы в шесть месяцев, мы можем начать распределять расходы последующих месяцев на той же основе с теми же результатами.

При закрытии «Журнала производства» в конце каждого месяца перед составлением ежемесячной сводки всех итогов в нем для получения общей стоимости производства за месяц для записи через журнал в «Главную книгу», просто необходимо внести в каждый лист затрат, в колонки, предусмотренные для этой конкретной цели, две статьи расходов: одну для цеховых расходов и одну для общих расходов. В случае с цехом E, только что упомянутым, расходы на цех должны рассчитываться по ставке 21,8%, а статья общих расходов — по ставке 32,6%.

22. Можно использовать ровные проценты. На крупном предприятии с продуманной системой производственных заказов, выполняемых ежедневно, возможно, с сотнями листов затрат, по которым необходимо производить расчет расходов, использование процентов с тремя цифрами может потребовать больше времени, чем желательно, и в этом случае можно использовать ровный процент. Вместо 21,8 для цеха E используйте 22, а для общих расходов вместо 32,6 используйте 33. Это означает, что при обычных условиях к производству будет добавлено больше расходов, чем показано на счетах расходов, и «Главная книга» покажет, было ли перераспределение или недораспределение по счету каждого цеха после того, как распределение было произведено. Обращаясь к «Счету Главной книги, цех E», хотя показано, что за январь расходы, которые должны были быть распределены, если бы это было сделано точно, составили бы 3 697,33 доллара (если бы производительный труд за тот же месяц составил, скажем, 17 095,45 долларов), сумма, добавленная к производству при использовании 22%, составила бы 3 761,00 доллар, что является перераспределением на 63,67 доллара. Чтобы скорректировать этот перерасход при расчете следующего месяца, используйте 21%, идея состоит в том, чтобы счета в журнале были максимально сбалансированы. Если ставка общих расходов окажется более чем достаточной при использовании 33%, уменьшите или увеличьте ее, чтобы соответствовать колебаниям расходов, всегда помня о том, чтобы поддерживать все балансы как можно меньшими и сделать распределение настолько совершенным, насколько позволяют цифры.

Предлагается, чтобы там, где эти проценты близки к 16⅔, 20, 25, 33⅓ и т. д., эти цифры можно было использовать с выгодой. Поступая так, расчеты расходов можно производить в уме и очень быстро, и, как правило, без ущерба для удовлетворительного распределения. Если, однако, перерасход каждый месяц увеличивается, их следует изменить, чтобы получить более точные результаты.

23. Журнальная запись для распределения. Хотя в рассмотрении этой темы «Распределения расходов» не предполагается отходить от нее в общую область счетов затрат и записей затрат, предполагается, что на любой используемой форме листа затрат будет предусмотрено место для надлежащей записи трех элементов затрат: труда, материалов и расходов, последние — в двух статьях. Поскольку в «Главную книгу» должны переноситься только итоги, для вывода сумм по отдельным листам в «Журнале производства № 2» необходимо предусмотреть сводные листы с достаточным количеством денежных колонок, чтобы вместить, среди прочих кредитов, все статьи расходов каждого цеха, а также общие расходы. Это, когда будет сделано и просуммировано, даст общую стоимость производства за месяц, состоящую из следующих статей:

(а) Труд — сумма которого должна соответствовать итогу производительного труда, показанному при анализе ежемесячной платежной ведомости.

(б) Материалы — сумма которых представляет собой изъятия со складов в течение месяца.

(в) Цеховые расходы — каждый отдельно, представляющий сумму расходов, фактически распределенных и отнесенных на производство.

(г) Общие расходы — представляющие общую сумму, фактически распределенную и поглощенную производством.

После этого наша журнальная запись будет выглядеть так:

Debit Production.
(This may be subdivided
into as many accounts as
desired.)

| Credit | Labor.
| Material.
| Expense Dept. | E
| " | F
| " | G
| " | H
| " | I
| Gen'l Exp. Distribution.

24. Журнал расходов. Итоги из «Журнала расходов» также должны быть выведены аналогичным образом, и появятся те же статьи, что и показанные в «Журнале производства», за исключением того, что расходы не будут добавлены, ибо следует помнить, что записи в «Журнале расходов» составляют те самые статьи, которые переносятся в «Журнал производства» через добавленный процент.

Журнальная запись для этого журнала будет выглядеть так:

Debit Expense Dept. | A
" | B
" | C
" | D
" | E
" | Etc.
| Credit | Labor.
| Material.

25. Результаты распределения. Сделав проводку в журнале, снова обратитесь к «Главной книге» и отметьте, что произошло. Обнаружено, что две статьи труда, проведенные по счетам, как раз сбалансировали «Счет труда», и каждый доллар платежной ведомости был учтен где-то, либо в расходах, либо в производстве. Также обнаружено, что все дебеты по счетам цеховых расходов возникли в «Журнале расходов № 1», а кредиты — в «Журнале производства». Различные подразделы общих расходов были консолидированы в один «Счет распределения», который также был распределен через «Журнал производства». То, что когда-то выглядело как расход, теперь погашено, поглощено производством и превращено в актив, точно так же, как утверждает г-н Клинтон Э. Вудс, цитировавшийся ранее. Взгляд на пробный баланс почти не обнаруживает следов расходов, остаются только небольшие нераспределенные остатки.

26. Нераспределенные остатки. При любом методе распределения расходов на пропорциональной основе очевидно, что останутся небольшие остатки, представляющие либо перераспределение, либо недораспределение, как уже объяснялось. С ними можно поступить одним из двух способов. Если произведенная продукция была практически завершена в течение года и лишь малая часть перенесена на следующий год для завершения, эти остатки могут быть списаны и стать частью счета «Прибыли и убытки» за год, в котором они были созданы, а новый год начат с «чистого листа».

Если, однако, продукция состоит из крупных контрактных работ, лишь частично завершенных к концу года, и работа над ними продолжается некоторое время в новом году, эти остатки также могут быть перенесены для отработки в последующих ежемесячных распределениях по мере продолжения работы. Когда выбран этот последний метод, конечно, будет необходимо, чтобы эти остатки были приняты во внимание при подготовке «Балансового отчета».

27. В заключение. Хотя осознается, что «Процентный метод» не является совершенным во всех своих деталях, все же общепризнано, что это лучшее средство, которое когда-либо было разработано для распределения расходов. Производитель, использующий его, может быть уверен, что его затраты, рассчитанные таким образом, показаны правильно, исходя из того факта, что этот метод используется и рекомендуется нашими высшими техническими авторитетами в области бухгалтерского учета. С практической стороны он привлекает производителя, который больше заинтересован в успешном производстве, чем в науке о счетах, простотой метода и экономичностью, с которой он работает. То же количество времени, затраченное на планирование экономии и разработку средств для удешевления стоимости производства, которое часто тратится на длительные попытки точных расчетов, которые по завершении оказываются неудовлетворительными, принесет гораздо лучшие результаты. Любой метод, который устраняет ненужное и упрощает существенное, не может не оказаться привлекательным как для успешного производителя, так и для прогрессивного бухгалтера.

ОТЧЕТЫ ОБ ОПЕРАЦИОННЫХ РАСХОДАХ

28. Правильно анализировать подробные записи и уметь извлекать из них существенное, исключая все второстепенные статьи, чтобы точная ситуация и окончательные выводы могли быть выражены кратко и в привлекательной форме, — это само по себе искусство. Бухгалтер может быть сколь угодно хорошо осведомлен о современных методах, и его книги могут демонстрировать большую тщательность и быть образцами по внешнему виду, однако, когда дело доходит до подготовки разумного отчета по любой особенности бизнеса компании, он может оказаться прискорбно некомпетентным. Не обязательно следует, что если он может хорошо делать одно дело, он может добиться успеха в другом. Подобно тому, как удовольствие, которое естественно можно получить от тщательно приготовленного обеда, может быть полностью испорчено плохим обслуживанием, так и смысл того, что в противном случае было бы интересной таблицей статистики, может стать бессмысленным из-за представления кучи запутанных и небрежно организованных цифр.

Столь же необходимо четко показывать на бумаге результаты работы фабрики, как и правильно записывать их в книгах компании. Хотя эти две операции совершенно различны и разделены, они тесно связаны, и каждый прогрессивный бухгалтер должен интересоваться обеими.

Цель отчета — донести до читателя определенную информацию в разумной форме; если он этого не делает, его можно было бы и не писать. Это сразу подводит нас к вопросу: «Что составляет хороший отчет?»

29. Длинные отчеты нежелательны. То, что у нас может быть «слишком много хорошего» и что даже те вещи, которые стоят того, могут быть переделаны, верно в отношении отчетов. Общая тенденция, по-видимому, заключается в том, чтобы усложнять, а не упрощать, и втискивать в таблицу массу цифр, представляющих детали, которые почти всегда пропускаются без изучения или даже едва просматриваются. Если бы то же количество времени тратилось на изучение такого отчета, которое тратится на его подготовку, он не был бы совсем без ценности, но факт остается фактом: его редко рассматривают таким образом.

Размер отчета компании зачастую совершенно не пропорционален размеру бизнеса; некоторые из небольших производств представляют отчеты о своей деятельности настолько объемные, что соперничают с отчетами корпорации United States Steel или отчетами, подготовленными актуарием одной из гигантских страховых компаний.

Следует помнить, что занятой менеджер больше заинтересован в экономичном управлении, чем в оптовой бухгалтерии, и имеет мало пользы от внушительного массива цифр, за исключением тех случаев, когда они показывают общие результаты. Такой отчет, когда он представлен ему, обычно откладывается в сторону для изучения позже, в то время как если бы он был сжат и подан ему в более привлекательной форме, он, вероятно, был бы с нетерпением изучен и проработан с интересом. Множество цифр скорее запутает, чем прояснит ситуацию, является пустой тратой времени бухгалтера и, будучи источником неудовольствия для работодателя, тем самым сводит на нет саму цель, для которой он был создан.

Подробные записи должны всегда вестись и в таком виде, чтобы быть немедленно доступными по требованию, но вряд ли необходимо включать их в таблицу, предназначенную для показа результатов. При представлении цифр менеджеру будет хорошо всегда помнить воображаемое объявление над его столом: «Сегодня у меня напряженный день; будьте кратки». Можно с уверенностью сказать, что хороший отчет должен содержать как можно меньше цифр, чтобы разумно показать желаемый результат.

30. Табулируйте существенное. Данные для хорошего отчета должны быть хорошо выбраны. Производитель хочет результатов. Он занимается бизнесом ради получения прибыли и хочет знать истинное состояние работы своего цеха и расходы в кратком изложении фактов, и имеет мало пользы от сравнений, выходящих за рамки тех, которые необходимы для показа ему результата его управления. Его редко можно найти филантропом, стремящимся нагрузить свой счет расходов так, чтобы его канцелярские помощники могли использовать его время для продолжения своих занятий в науке бухгалтерского учета. Он хочет знать, каковы его затраты на производство и расходы на эксплуатацию, и где их можно сократить, и в интересах бухгалтера показать ему это в ясном и самообъясняющемся отчете так же, как и с помощью сложного и ослепительного массива статистики показать свою собственную способность в обращении с цифрами.

Производитель, несомненно, получит столько же твердого комфорта и реального удовольствия, зная, что недавно изготовленные специальные инструменты позволили ему срезать несколько центов со стоимости одной из единиц его продукции, и что экономия в его цехах снизила его операционные расходы на 2% или 3%, как и получить поразительную информацию о том, что его счет «Печать и канцелярия» составляет 0,7148% от его «Общих расходов», его «Страхование» — 6,2714%, «Почтовые расходы» — 0,5218%, «Телефон и телеграф» — 0,6538% и так далее по списку.

Использованная иллюстрация также не является воображаемой. Иногда встречаются отчеты, в которых все отдельные статьи расходов рассчитаны таким образом, а проценты доведены до четырех десятичных знаков. Какая мыслимая польза может быть от таких цифр? Единственное вообразимое оправдание, по-видимому, заключается в том, что бухгалтер надеялся снизить эти проценты в следующем периоде — возможно, третью и четвертую цифры в десятичной дроби — путем оказания давления на телефонную компанию и страховых андеррайтеров, достаточного для снижения ставок, и сказав посыльному, что он должен использовать меньше почтовых марок. Довольно своеобразный метод сокращения расходов, и можно с уверенностью сказать, что те же усилия, приложенные в других направлениях, принесли бы гораздо более удовлетворительные результаты. Хороший отчет, таким образом, должен быть ясным, кратким и полным.

31. Что должен показывать отчет. Двумя элементами на фабрике, в которых непосредственно заинтересовано руководство, являются «производственный выпуск» и «операционные расходы». Первый должен быть доведен до предельного предела, в то время как второй должен быть сокращен во всех возможных точках; и легко увидеть, что точка наибольшей эффективности достигается, когда завод работает на полную мощность. Фабрика с полной организацией эксплуатируется с большими расходами, когда работает лишь на 50% своей полной мощности. Эти два элемента, выпуск и операционные расходы, настолько тесно связаны, что изменение в одном немедленно влияет на другое, и соотношение между ними, которое выражается в процентах, либо повышается, либо понижается в зависимости от характера изменения.

(а) Если операционные расходы остаются неизменными, а производство увеличивается, или

(б) Если операционные расходы снижаются, а производство остается неизменным, или

(в) Если выпуск увеличивается более быстрыми темпами, чем увеличиваются расходы, или

(г) Если выпуск уменьшается более низкими темпами, чем расходы, то процент, выражающий отношение расходов к производству, снижается, что означает повышение операционной эффективности и снижение себестоимости продукции.

С другой стороны:

(а) Если операционные расходы остаются неизменными, а производство уменьшается, или

(б) Если операционные расходы растут, в то время как производство остается неизменным, или

(в) Если операционные расходы растут быстрее, чем увеличивается производство, или

(г) Если операционные расходы уменьшаются меньшими темпами, чем производственный выпуск, то эти красноречивые проценты автоматически увеличиваются, что менеджер быстро замечает, и это означает снижение экономичности, с которой эксплуатируется завод, ибо увеличение расходов означает увеличение себестоимости продукции.

Это означает, что для того, чтобы полностью контролировать свой завод, менеджер должен хорошо владеть производственными затратами и операционными расходами, ибо эти два фактора являются ключами к успешному управлению. Задача бухгалтера — показать менеджеру в цифрах факты относительно истинного положения дел в цехах, и отчет, представляемый ему ежемесячно, должен быть достаточно ясным, чтобы показать ему в кратчайшие сроки, каковы были расходы на эксплуатацию каждого цеха его завода и из каких статей они состояли.

32. Сравнительные цифры. Совершенно излишне доказывать ценность сравнительных отчетов, ибо это общепризнано без аргументов. Они сразу показывают, демонстрирует ли то, что есть сейчас, улучшение или отставание по сравнению с тем, что было; фактически, степень успеха или неудачи в любой области оценивается путем сравнения с результатами, достигнутыми ранее.

Отчет, показывающий операционные условия в сравнении с условиями предыдущего периода, не может не быть интересным, а также поучительным; фактически, именно из этого источника менеджер получает информацию, которая позволяет ему оценить меняющиеся условия на своем заводе, и в случае потери эффективности показывает ему, где следует применить средство.

Если сравнение или тест проводится между операционными расходами и производственным выпуском, охватывая период, скажем, в шесть месяцев или год для каждого цеха или процесса на заводе, а также для общих расходов, полученные проценты показывают, какими будут заводские условия в долгосрочной перспективе. Любое отклонение или отступление от этого среднего значения в любой последующий месяц, как показано в операционном отчете, служит для указания менеджеру на то, чего он может ожидать в качестве результатов текущего периода, когда фактические цифры будут на руках и фактические результаты известны. Если замечено снижение эффективности, предоставляется возможность провести экономию, пока не стало слишком поздно, и за оставшуюся часть периода показать лучший результат. Хотя верно, что чрезвычайные расходы, такие как поломка оборудования, могут вызвать неблагоприятный результат за конкретный месяц, совершенно необходимо, чтобы это долгосрочное среднее значение тщательно отслеживалось, чтобы показать, что предыдущая эффективность была снова сохранена, или, что еще лучше, улучшена.

СБОРОЧНЫЙ ЦЕХ ВОЗДУШНЫХ КОМПРЕССОРОВ, КЛАРЕМОНТ, НЬЮ-ГЕМПШИР, ЗАВОД SULLIVAN MACHINERY CO.

Сравнительный отчет сразу показывает любое радикальное отклонение от нормальных условий и принятых стандартов и является, в действительности, барометром менеджера по эксплуатации завода. Обнаружение того, что его операционные расходы растут без соответствующего увеличения выпуска, означает, что штормовые сигналы немедленно подняты, и впереди, вероятно, будут шквалы в цехе, ответственном за увеличение, с объяснением от его мастера. Операционный отчет, таким образом, должен выявлять чрезмерные операционные расходы, что это, где это и что это вызвало.

33. Источник используемых данных. Имея теперь в виду, какие характеристики должны быть воплощены в таблице, приступайте к сбору необходимых данных для отчетов.

Продолжайте первоначальный план и сделайте «Отчет об операционных расходах» согласованным с «Процентным методом», и извлеките данные для него из записей затрат и бухгалтерских книг на фабрике, где используется этот метод.

34. Расходы производственных цехов. Сначала подготовьте отчет об операционных расходах цеха для производственных цехов. Если записи затрат велись в двух папках — одна для операционных расходов в «Журнале расходов № 1», а другая для производства в «Журнале производства № 2» — процедура проста. Счет «Главной книги» для каждого цеха показывает общие расходы за каждый месяц, проведенные в итоге, со всеми деталями, показанными в «Журнале расходов № 1», к которому теперь обратитесь.

Поскольку все относится на какой-то номер заказа, как труд, так и материалы, это просто вопрос вывода итогов по заказам, которые будут соответствовать общим расходам цеха, как показано в «Главной книге». Удобная группировка номеров заказов окажет большую помощь; скажем

Заказы 1-99. Постоянные заказы на расходы. 100-999. Специальные заказы на расходы.

Как правило, «Заказ 1» используется для покрытия прочих расходов, не охваченных другими номерами заказов, и включает мастеров, помощников мастеров, конторских служащих, работников инструментальной кладовой, подсобных рабочих, сторожей, мелкий ремонт и т. д., как труд, так и материалы. В вопросе ремонта следует отметить, что такие начисления происходят из двух разных источников: те, что выполнены цехом для себя, и те, что выполнены для цеха другим цехом, и часто называемые «межцеховыми» работами. Предусмотрев два листа затрат для статей труда по «Заказу 1», один для прямых начислений на труд, а другой для межцехового труда, две статьи можно легко держать отдельно.

Материалы по «Заказу 1» также должны учитываться таким же образом. Причина этого очевидна, так как это сразу показывает, сколько мастер относит на свой цех сам, и сколько на него относят другие мастера по межцеховым работам.

Заказы 2, 3, 4 и так далее по списку могут охватывать различные подразделы цеховых расходов, такие как новые мелкие инструменты, ремонт инструментов, ремонт оборудования и столько детализированных статей, сколько может быть сочтено желательным. Если предстоит дорогостоящий ремонт одного из крупных станков, желательно вести отдельный учет затрат на него, присвоив работе специальный номер заказа, скажем «Заказ 100», вместо того чтобы сваливать стоимость в один из постоянных заказов, где она теряется. Фактически, на все затраты на новые инструменты или ремонт, относимые на постоянные заказы, должен быть установлен лимит затрат, чтобы эти заказы не использовались как свалка для обширных ремонтных работ, которые мастер может быть склонен скрыть от внимания менеджера, и на которые должно быть дано специальное разрешение менеджером и присвоен номер заказа до начала таких ремонтных работ.

Производительный труд цеха будет найден в «Журнале производства № 2», сумма которого, если ее добавить к итогу непроизводительного труда, найденному в «Журнале расходов № 1», будет равна общей платежной ведомости цеха.

Полученный процент расходов к производительному труду выражает соотношение, существующее между ними, и используется в качестве основы для распределения тех же расходов по различным статьям производства. Вопрос распределения расходов здесь только упоминается, будучи подробно обсужденным в другом месте. Поскольку будет видно, что этот процент будет несколько колебаться каждый месяц, будет хорошо показать в нашем отчете тот же процент за предыдущий месяц для сравнительных целей. Степень ежемесячного колебания является ключом к ситуации, ибо эти проценты суммируют в одной цифре фактические результаты управления цехом, на снижение которых всегда направлены лучшие энергии менеджера.

Для иллюстрации возьмем предприятие с еженедельной платежной ведомостью около 10 000,00 долларов. Составив форму, в которой были предусмотрены уже обсужденные особенности, извлеките из «Журнала расходов» некоторые воображаемые цифры. Счета расходов различных производственных цехов на предприятии будут выглядеть так, как показано на рис. 4.

Рис. 4. Отчет о цеховых операционных расходах

Изучив его мгновение, что обнаружит менеджер предприятия? Среди прочего он сразу увидит:

(а) Общие расходы на эксплуатацию каждого цеха на заводе, с основными статьями, которые их составляют.

(б) Что общий производительный труд составил 79,9% от общей ежемесячной платежной ведомости, в то время как непроизводительный — 20,1%; что первый был распределен по различным цехам и каждый его доллар учтен.

(в) Соотношение расходов к производительному труду для каждого цеха, приведенное к проценту, среднее значение которого для всех производственных цехов составляет 25,7%.

(г) Из сравнительных цифр, что августовский процент показал улучшение операционных расходов в большинстве производственных цехов по сравнению с июльскими и что они немного ниже среднего значения за первые шесть месяцев года.

(д) Что операционный процент для цеха F подскочил на 4,7%, что означает, что в этом цехе что-то не так, и это должно быть расследовано.

(е) Что на каждый доллар, потраченный на производительный труд, он должен добавить 56,8 цента для покрытия операционных расходов, из которых 25,7 цента покрывают расходы на эксплуатацию цехов, а 31,1 цента покрывают общие расходы предприятия.

Статья «Общие расходы» = 31,1% не получена из каких-либо цифр, которые появляются в этом отчете, а взята из таблицы, охватывающей «Общие операционные расходы», представленной позже. Желательно, чтобы это появилось здесь, так же как и средний процент по цеху, чтобы показать общие операционные расходы (56,8%) на труд, сводя общие результаты предприятия на одном листе.

35. Отчет об общих расходах. Этот отчет служит сопроводительным листом к только что показанному для «Цеховых расходов», причем каждый операционный расход появляется в одном из этих двух отчетов. Он составляется точно так же, как и «Цеховой» отчет, причем итог различных счетов расходов в «Главной книге» и детали четырех цехов расходов, показанные в «Журнале расходов № 1», соответствуют итогу счета «Распределение общих расходов», показанному в «Главной книге». Сразу будет видно, что «Общие расходы» предприятия могут быть сведены к следующим общим подразделениям:

Специальные счета журнала:

Административные, Страхование, Налоги, Амортизация, Фрахт, Экспресс, Гужевая перевозка, Печать и канцелярия, Телефон и телеграф, Командировочные, Почтовые расходы, Юридические и т. д.

Department A—Offices: | Clerks and supplies.
Department B—Storehouse: | Clerks, laborers, and supplies.
Department C—Power House: | Engineers, firemen, coal, etc.
Department D—Yard: | Laborers, teams, and supplies.
Unclassified Expense: | Not included in above.

Упомянутый счет «Распределение общих расходов» возникает путем ежемесячного закрытия всех различных счетов журнала, перечисленных выше, в один счет. Это объединяет все эти разрозненные счета расходов в один итог, необходимый не только для целей распределения, но и для удобства при установлении и обработке общих расходов. Детали могут быть легко взяты из отдельных счетов до их закрытия, в то время как цеха A, B, C и D ведутся в деталях в «Журнале расходов». Общие расходы, показанные затем отчетом, будут соответствовать итогу, показанному счетом «Распределение» в «Главной книге».

Форма рис. 5 окажется очень удобным и удовлетворительным экспонатом. Подробное объяснение совершенно излишне; таблица объясняет сама себя и не нуждается в помощи. Общий вывод, к которому пришли, заключается в том, что общие расходы предприятия за август составляют 31,1% от производительного труда; другими словами, 31,1 цента должны быть добавлены к каждому доллару производительного труда для покрытия его доли общих и административных расходов предприятия. Те же цифры также показаны для сравнительных целей за предыдущий месяц, а также за первые шесть месяцев года; менеджер может сразу увидеть, как работает предприятие.

Те же сводные цифры помещены в нижней части этого отчета, что были показаны в цеховом отчете, чтобы каждый мог показать окончательные результаты другого.

36. Отчеты для мастеров. Часто спрашивают, является ли хорошим планом предоставлять мастерам различных цехов какие-либо цифры затрат. Во многих цехах принято не говорить им ничего и держать их в полном неведении относительно их расходов, с чувством, что в случае неудовлетворительного результата они будут склонны «подделывать» свои отчеты о расходах, перенаправляя их в производство, чтобы создать более благоприятное впечатление.

Хотя, несомненно, верно, что мастер часто испытывает искушение прибегнуть к таким мерам — не очень дальновидная политика, конечно, ибо это обязательно обнаружится позже — казалось бы целесообразным предоставить ему копию его операционных расходов не только для его информации, но и как стимул к практике экономии по его собственной инициативе, не дожидаясь «вызова» от менеджера. Большинство мастеров быстро понимают, что в их собственных интересах делать это и показывать наилучший возможный результат для своего цеха. Это также создает добродушное соперничество между различными мастерами, что ведет к хорошим результатам, в которых участвуют как мастера, так и руководство.

Рис. 5. Таблица общих операционных расходов

Рис. 6. Отчет о цеховых расходах, сделанный для мастеров

Рис. 7. Графическая диаграмма, показывающая колебания в затратах на труд

Рис. 8. Графическая диаграмма, показывающая колебания в операционных расходах

Отчет, предоставляемый мастеру, является просто копией расходов его цеха, как показано в «Отчете о цеховых расходах», и может быть составлен по существу так, как показано на представленной здесь форме, рис. 6.

37. Диаграммы. Хотя ценность диаграммных записей общепризнана, вероятно, не найдется никого на предприятии, кто оценил бы эту форму представления цифр больше, чем менеджер, который благодаря своей технической подготовке сразу уловит ситуацию в том виде, в каком она представлена. Общая тенденция операций за весь период немедленно раскрывается при одном лишь взгляде, без какого-либо систематического изучения вовлеченных цифр, и любое необычное состояние обнаруживается сразу.

Чтобы показать возможности такого расположения сравнительных отчетов, представлены две диаграммы, рис. 7 и 8, на которых нанесены те же результаты, что появляются в табличных отчетах, уже показанных или ранее использованных для целей иллюстрации на страницах 31 и 34.

На одной диаграмме показаны общие платежные ведомости с разделением их на производительный и непроизводительный труд, с процентом каждого от общего итога; другая показывает общие расходы, также подразделенные на цеховые и общие расходы, с результирующими процентами от них на производительный труд, как показано на первой диаграмме.

38. В заключение. Хотя нет конца количеству отчетов, которые могут быть подготовлены и которые могут быть разработаны почти бесконечно, хорошо постоянно помнить, что отчет, который лучше всего служит своей цели, — это тот, который передает больше всего информации в наименьшем количестве цифр; не перегружен ненужными деталями; чьи табличные данные хорошо выбраны, а оформление достаточно привлекательно, чтобы вызвать его прочтение и изучение, а не выброс в корзину для мусора.

СВОДКИ ЗАТРАТ

39. Любая система учета затрат является неполноценной, если она не предусматривает табулирование всех статей, входящих в стоимость отдельных единиц или заказов, в такой форме, которая позволит вычислять общую сумму таких затрат для сравнения с записями общих производственных расходов. Три элемента входят в стоимость готовой продукции — материалы, труд и расходы.

Под заголовком «материалы» включается стоимость материалов всех видов, из которых изготовлена продукция.

Труд бывает двух классов: прямой и косвенный. Прямой труд — это тот, который применяется непосредственно к производству данного изделия; косвенный труд — это тот, который, хотя и необходим для работы цеха или фабрики, не применяется к конкретным заказам или производству отдельных единиц. В производственной отрасли, эксплуатирующей механический цех, труд операторов станков классифицировался бы как прямой, в то время как труд грузчиков, смазчиков и общих рабочих, занятых в цехе, классифицировался бы как косвенный. Управляющий предприятием, мастер цеха, фабричные конторские служащие, инженеры, кочегары и общие рабочие также относятся к косвенной классификации. Для целей бухгалтерского учета косвенный труд делится на два класса — цеховой косвенный и общий косвенный. Мастера цехов и общие рабочие, занятые исключительно в работе одного цеха, правильно классифицируются как «цеховой косвенный», и их заработная плата относится на эксплуатацию цеха. Управляющий, фабричные конторские служащие и общие рабочие, необходимые для работы предприятия, чье время не может быть отнесено на работу какого-либо одного цеха или подразделения, классифицируются как «общий косвенный».

Расходы включают все статьи, входящие в стоимость продукции или эксплуатацию предприятия, которые не включены в начисления на материалы и труд. Расходы, как и труд, правильно делятся на цеховые расходы и общие расходы. Общие расходы включают стоимость всех припасов и прочих статей расходов, понесенных при эксплуатации предприятия, которые не могут быть отнесены на отдельные цеха. Такие статьи, как отопление, освещение, содержание зданий, налоги, страхование и амортизация, относятся к классификации общих расходов.

Любая классификация статей расходов, которая не сделана применительно к конкретному предприятию, должна быть общей; статьи, которые на одном предприятии должны классифицироваться как общие расходы, на других применяются как цеховые расходы. Статья расходов на энергию дает пример. На предприятии, оборудованном в соответствии с современными инженерными идеями, с электрической передачей энергии и каждым станком, оборудованным собственным двигателем, точное распределение расходов на энергию по отдельным цехам является простой задачей. Общая стоимость энергии за месяц делится между несколькими цехами пропорционально количеству, используемому каждым, как показано счетчиками. Даже почасовая стоимость энергии для каждого станка может быть тогда определена. На предприятии с приводом от трансмиссионных валов и ремней задача распределения расходов на энергию менее проста. Когда расходы на энергию могут быть точно распределены по цехам, однако, это должно быть сделано; иначе такие подразделения, как чертежное бюро, будут обременены расходами на энергию, когда она не используется.

СБОР ДАННЫХ О ЗАТРАТАХ

40. Для целей составления необходимых сводок должны быть собраны полные детали всех статей затрат для каждой операции. Эти данные обеспечивают фундамент для всех таблиц статистики затрат.

Первым шагом, необходимым для обеспечения учета производственных затрат на изготовление конкретного изделия, является оформление производственного заказа, за которым следуют необходимые производственные заказы и распоряжения мастеров рабочим. Подробности этих заказов полностью описаны в другом разделе.

Когда мастер получает производственный заказ, его первой обязанностью является определение того, какие материалы потребуются. Затем он заказывает эти материалы со склада, используя заявку, как описано в обсуждении систем для складского отдела.

При получении материалов их количество сверяется с копией заявки мастера, которая затем отправляется в отдел учета затрат. На складе делаются необходимые записи в складских учетных документах, после чего заявка направляется в отдел учета затрат.

Когда мастер готов распределить работу, он выдает рабочим наряды. Как объяснялось в обсуждении учета рабочего времени, обычной формой нарядов является карточка учета рабочего времени. По завершении каждого задания рабочие помещают карточки в предназначенную для этого стойку. Позднее они передаются в отдел учета затрат.

На практике обычно лучше всего, чтобы все заявки и карточки учета рабочего времени собирались один раз в день курьером из отдела учета затрат. Иногда карточки также заполняются в отделе учета затрат и доставляются мастеру вместе с производственным заказом, оставляя ему лишь необходимость вписать номер рабочего. При использовании этого плана клерк по учету затрат должен быть знаком со всеми требуемыми операциями и должен обеспечивать мастера нарядами на работу, чтобы цех был обеспечен работой как минимум на день вперед.

Получение заявок и карточек учета рабочего времени обеспечивает отдел учета затрат необходимыми данными для отнесения затрат на материалы и производительный труд на конкретные заказы. Данные для аналогичных начислений по ремонту собираются таким же образом.

Характер записей, составленных на основе этих данных, определяет реальную ценность всей системы учета затрат. Если, как это часто бывает, составление ограничивается лишь простой табуляцией затрат по отдельным заказам, это не достигает своей полной ценности как части бухгалтерских записей. Подобно простой системе бухгалтерского учета, такие записи являются не более чем памятными записками. Полная ценность достигается только тогда, когда записи отдела учета затрат становятся частью общей системы бухгалтерского учета предприятия, где контролирующие счета поглощают все отдельные статьи затрат.

41. Затраты на материалы. Составление отчетов о затратах на материалы на основе заявок должно показывать общую стоимость всех материалов, использованных на предприятии, и общую стоимость материалов, использованных для каждого заказа.

Записи, предназначенные для отражения стоимости всех материалов, выданных в цех, должны быть разделены по классам, следуя тем же классификациям, которые используются для счетов закупок материалов в главной бухгалтерской книге. Это очень важно, так как информация, полученная из таких классификаций, необходима для формирования связующего звена между системой учета затрат и общей системой бухгалтерского учета.

Ценность бухгалтерских записей значительно возрастает, если в главной бухгалтерской книге ведется счет закупок для каждого класса материалов и припасов. Если используется только один вид материала, требуется только один счет закупок материалов, но, например, в мебельном бизнесе следует вести отдельные счета для закупок пиломатериалов и скобяных изделий; в производстве шорно-седельных изделий следует вести счета для шорной кожи, лаковой кожи, седельной кожи и скобяных изделий. Надлежащая классификация для любого специального бизнеса легко подскажет сама себя, но материалы должны быть классифицированы в соответствии с их наиболее естественным разделением.

Складские учетные записи также должны быть разделены в соответствии с теми же классификациями, чтобы записи о материалах, включенных в любой один счет закупок, можно было проверить без обращения к записям других классов. На складе шорного предприятия для учета каждого наименования скобяных изделий использовалась бы карточка или лист, в то время как все эти отдельные записи были бы подшиты под общей классификацией «скобяные изделия».

Этот метод обеспечивает три записи, каждая из которых тесно связана с другими. В главной бухгалтерской книге есть счет «закупки скобяных изделий»; на складе — подробный учет запасов скобяных изделий; в отделе учета затрат — запись всех скобяных изделий, выданных в цех. Когда запись отдела учета затрат вносится на счет «закупки скобяных изделий» путем кредитования через журнал, сальдо этого счета должно показывать стоимость запасов скобяных изделий и соответствовать записям складского отдела.

Составление отчетов о затратах на припасы должно проводиться по аналогичным принципам, и такую же тщательность следует проявлять при классификации. Закупки топлива, например, должны учитываться на отдельном счете, в то время как общие заводские припасы — такие как масло, приводные ремни, ветошь и т. д. — могут учитываться на одном счете или подразделяться в зависимости от размера и характера бизнеса.

42. Отчеты о затратах на материалы. Учетные записи отдела учета затрат, относящиеся к общим объемам выданных материалов, должны составляться в форме отчетов, поскольку они потребуются в главном бухгалтерском отделе. Эти отчеты не должны содержать номера заказов, но должны показывать, были ли материалы использованы для производства, строительства или ремонтных работ. Отчет о припасах должен показывать, каким отделом они были использованы.

На рис. 9 показана форма отчета о затратах на материалы. В заголовке указан класс материала, являющийся заголовком счета закупок в главной бухгалтерской книге, и месяц, за который составлен отчет. Основная часть отчета предусматривает ежедневную запись сумм, отнесенных на производство, ремонт и строительство, с дополнительной колонкой для любой специальной классификации, которая может потребоваться в любое время.

Эта форма является дубликатом, оригинал печатается на легкой бумаге для обеспечения идеальных копий под копирку. Форма с отрывными листами наиболее удобна, так как обе копии с копировальной бумагой между ними можно хранить в папке и вносить записи каждый день.

Рис. 9. Ежемесячная ведомость выданных материалов

Для каждой классификации материалов используются дубликаты листов. Каждый день суммы суммируются по всем заявкам. Затем заявки сортируются по классификациям материалов, при этом заявки, относящиеся к производственным, ремонтным и строительным заказам, хранятся отдельно. Суммы по каждому подразделению подсчитываются, предпочтительно на суммирующей машине, и общий итог затем вносится в отчет.

Для сортировки заявок наиболее удобен ящик или стойка с отделениями для подразделений в каждом классе. Такая стойка показана на рис. 10.

Отчеты о припасах, выданных в цех, обрабатываются так же, как и материалы. Форма, используемая для этой цели и показанная на рис. 11, аналогична форме отчета о материалах, с той лишь разницей, что суммы распределяются по нескольким отделам.

В конце каждого месяца формы отчетов о материалах и припасах суммируются, оригинал отправляется в главный бухгалтерский отдел, а дубликат остается в папке в отделе учета затрат. Когда учет затрат ведется в главном бухгалтерском отделе, нет необходимости составлять эти отчеты в двух экземплярах; это необходимо только тогда, когда отделы разделены.

Рис. 10. Стойка для сортировки заявок

43. Затраты на оплату труда. На основе карточек учета рабочего времени или нарядов затраты на оплату труда суммируются как по отдельным заказам, так и для отображения общих итогов по отделам и по всему предприятию. Сводка, показывающая общие итоги, составляется с целью проверки платежной ведомости — чтобы доказать, что весь оплаченный труд был отнесен на производственные операции в той или иной форме.

Карточки учета рабочего времени следует сначала отсортировать по отделам, а затем пересортировать, чтобы отделить прямой производительный, косвенный производительный, ремонтный и строительный труд каждого отдела или цеха. Карточки, представляющие разные классы, должны быть просуммированы на счетной машине, а итоги по отделам — сверены с данными платежной ведомости. Ежедневные сверки должны быть обязательным правилом, чтобы расхождения можно было устранить, пока информация свежа. Ни в коем случае нельзя пренебрегать устранением расхождений — отчеты о труде с производства должны соответствовать платежной ведомости. Карточки, показывающие класс выполненной работы, должны быть сданы за каждого рабочего.

Табуляция затрат на оплату труда на самом деле производится с целью распределения, чтобы расходы на оплату труда могли быть отнесены на соответствующие счета. Характер табуляции, следовательно, будет в значительной степени зависеть от класса бизнеса, для которого она используется. В некоторых отраслях затраты должны распределяться как по отделам, так и по классам труда; в других — только по классам труда; иногда — по классам продукции, хотя это обычно охватывается распределением по отделам.

Форма, предназначенная для распределения затрат на оплату труда в одном отделе, показана на рис. 12. Эта форма является отрывной и подшивается в папку, листы располагаются в числовом или алфавитном порядке, представляющем отделы. Если отделы учета затрат и общего бухгалтерского учета разделены, эта форма должна быть в двух экземплярах; в противном случае достаточно одной копии.

В основной части формы предусмотрены колонки распределения для различных классов труда — прямого, косвенного, ремонтного и строительного, с колонкой для любой специальной классификации, которая может потребоваться.

Рис. 11. Ежемесячная ведомость выданных припасов

После сверки с данными платежной ведомости общие затраты на оплату труда ежедневно вносятся в эту форму. В конце месяца листы суммируются, а оригиналы отправляются в главный бухгалтерский отдел.

44. Затраты по заказам. Когда они выполнили свою задачу по суммированию общих затрат на материалы и оплату труда, заявки на материалы и карточки учета рабочего времени сортируются по номерам заказов, при этом карточки прямого и косвенного труда, ремонта и строительства хранятся отдельно. Там, где требуются затраты по операциям, карточки учета рабочего времени для прямого труда по каждому заказу или номеру задания пересортировываются по номерам операций. Получаются итоги затрат на материалы для каждого заказа и итоги затрат на прямой труд для каждой операции и заказа, причем эти суммы являются основой, на которой производятся начисления на заказы за день.

Рис. 12. Лист распределения затрат на оплату труда по отделам

Итоги каждого класса, полученные из заявок и карточек учета рабочего времени, должны соответствовать итогам соответствующих классификаций в ежемесячной табуляции затрат на материалы и оплату труда, как на рис. 9 и 12. Итоги материалов и прямого труда по заказам и операциям затем вносятся в записи по заказам или операциям, или и то, и другое. Как правило, лучше всего организовать записи по заказам так, чтобы затраты на материалы и оплату труда можно было вносить ежедневно, независимо от того, сколько времени требуется для завершения заказа.

На рис. 13 показана форма, предназначенная для сбора затрат на материалы и оплату труда для одного цеха или отдела. Для распределения затрат на оплату труда предусмотрено столько колонок, сколько необходимо для записи затрат по операциям. В колонке материалов вносится вид материала и указывается сумма. Когда производство требует операций в нескольких цехах, одна из этих форм используется для каждого цеха по каждому производственному заказу — то есть форма для каждого отдельного производственного заказа. Когда заказ выполнен, затраты по всем цехам собираются на одной форме для получения общей стоимости заказа.

Рис. 13. Сводная ведомость затрат на оплату труда и материалов по отделам

Общие затраты на материалы и прямой труд переносятся в эту форму, но косвенный труд и цеховые расходы добавляются в виде процента, как было описано в обсуждении распределения расходов. Общие косвенные затраты на оплату труда и общие расходы добавляются к совокупному итогу всех цеховых затрат. В этой связи стоит подчеркнуть важность распределения всех возможных расходов по отдельным цехам, оставляя только те статьи, которые невозможно распределить таким образом, для добавления в качестве общих расходов. С показной целью сокращения трудозатрат некоторые бухгалтеры практикуют сваливание всех статей расходов в один класс, добавляя всё как общие расходы. Это не следует поощрять, так как это приводит к неравномерному распределению. В одном цехе отношение косвенного труда или стоимости припасов к прямому труду может быть намного выше, чем в другом; расходы на масло, ременную шнуровку, ветошь и т. д. велики в механическом цехе — и равны нулю в сборочном. Добавление всех расходов под одной рубрикой означает, что один и тот же процент добавляется к затратам на прямой труд во всех цехах для покрытия этих статей; очевидно, что это несправедливое начисление.

Рис. 14. Форма бостонской бухгалтерской книги, принятая для непрерывного учета затрат

Дополнительной причиной распределения расходов по цехам является то, что затраты на отдельные операции рассчитываются более точно. Чтобы достичь своей наибольшей ценности, учетные записи затрат должны сводить затраты к наименьшей возможной единице. Каждая деталь должна быть показана, и эти записи должны быть доступны для сравнения.

На рис. 14 показано, как бостонская бухгалтерская книга может использоваться для непрерывного учета затрат. Используется обычная форма, при этом пять строк отводятся для каждого заказа. Первая строка предназначена для номера заказа, после чего вносятся материалы, прямой труд, косвенный труд и расходы. Под каждой датой первая колонка содержит сведения о предыдущих затратах, вторая — затраты, добавленные за день, а третья колонка содержит итоги на текущую дату. Нет необходимости использовать колонку для предыдущих затрат, за исключением первого дня, для которого используется страница; ежедневные затраты можно добавлять к итогам за предыдущий день.

На одной странице можно записывать несколько заказов, и запись может продолжаться до завершения заказа. Дополнения можно вносить ежедневно, еженедельно или даже ежемесячно. Эта форма с отличным результатом используется для контрактов, охватывающих длительный период.

Когда на фабрике постоянно выполняется большое количество мелких заказов, трудозатраты отдела учета затрат могут быть сокращены и, как правило, достигнуты удовлетворительные результаты, если табуляция затрат по заказам производится по завершении заказа. Это не должно мешать ежедневной табуляции общих затрат, но когда заявки и карточки учета рабочего времени были пересортированы по номерам заказов, их можно подшивать по этим номерам в стойке для заказов — новые карточки добавляются изо дня в день до завершения заказа. Затем можно составить табуляции затрат на материалы, показывающие количество и стоимость каждого использованного вида, и затрат на оплату труда, показывающие затраты по операциям или по номерам заказов.

Каждый бизнес требует своей специальной формы для записей затрат по заказам. Форма должна обеспечивать информацию, имеющую наибольшее значение для бизнеса, в котором она используется. Приведенные здесь формы представлены в качестве примеров из-за их ценности для наведения на мысли.

Рис. 15. Сводная ведомость затрат по отдельному заказу

На рис. 15 показана форма, адаптированная для многих направлений. Эта форма предназначена для учета стоимости деталей, но может быть использована для стоимости собранных машин. Предусмотрено место для детальных затрат на оплату труда по рабочим, номерам и видам работы. Следует отметить, что после получения фактической производственной себестоимости — материалов, труда и заводских накладных расходов — добавляется прибыль. По нашему мнению, прибыли нет места в записях затрат. Для установления продажной цены законно добавить заводскую или производственную прибыль перед добавлением процента для покрытия расходов на сбыт и торговой прибыли, но добавление этих процентов не имеет отношения к фактической производственной себестоимости.

Рис. 16 — это репрезентативная форма для механического цеха. Все операции и материалы перечислены по названиям, записываются только итоги. Заводские расходы добавляются к затратам на оплату труда, в то время как процент для покрытия потерь и отходов добавляется к затратам на материалы. Эта форма подлежит критике, так как все расходы добавляются как одна статья — не предусмотрено разделение расходов каждого цеха.

Форма, показанная на рис. 17, адаптирована для небольшого цеха или для ремонтных работ. Это самая простая форма, которую можно было разработать; предусмотрены колонки для всей необходимой информации, и все статьи должны быть вписаны.

Рис. 16. Сводка затрат для использования в механическом цехе

45. Сравнительные записи затрат. Главная ценность статистики затрат заключается в возможности для сравнения. Тот факт, что последняя партия детали № 10 стоила 1,17 доллара за штуку, сам по себе не указывает на то, что стоимость низкая или чрезмерная; но если наши записи показывают, что две предыдущие партии стоили 1,20 и 1,21 доллара за штуку, сравнение выявляет тот факт, что стоимость низкая.

Ценное само по себе, это сравнение было бы еще более ценным, если бы оно показывало, почему стоимость ниже. Предположим, затраты на оплату труда и материалы разделены. Сравнение показывает, что снижение на три цента складывается из одного цента на материалы и двух центов на оплату труда. Теперь, если количество и стоимость каждого вида использованного материала, а также время и стоимость каждой операции разделены, анализ покажет точные операции, на которых была достигнута экономия. Возможно, выяснится, что стоимость операции № 10 фактически снизилась на три цента, но стоимость № 16 увеличилась на один цент. Почему эти вариации? Было ли какое-то необычно благоприятное условие причиной экономии на № 10, или новую стоимость можно поддерживать? Можно ли вернуть стоимость № 16 к прежней цифре? — это вопросы, на которые должен ответить инженер-технолог. Записи бухгалтера предоставляют ему средства для сравнения — указывают как на экономию, так и на потери. Извлекая пользу из этой информации, инженер разрабатывает способы более близкого приближения к максимальным стандартам эффективности.

Рис. 17. Сводка затрат для небольших цехов и ремонтных работ

Сравнительные записи должны, следовательно, предусматривать сравнение каждой статьи, входящей в производственную себестоимость. Сравнения должны основываться на стандартных единицах; если нужно сравнить два заказа, они должны быть идентичными, иначе сравнение не имеет особой ценности. Современный метод производства стандартных деталей делает сравнение практически ценным. Экономию и потери легче обнаружить при производстве деталей, чем при сборке целой машины.

Рис. 18. Сравнение затрат на оплату труда

Рис. 19. Сравнительная запись затрат на материалы

Отличные примеры сравнительных записей показаны на рис. 18 и 19. Рис. 18 предоставляет детальную сравнительную запись затрат на оплату труда, при этом затраты по семи заказам записываются на каждом листе. Это показывает для каждой операции количество штук, часы, сумму, среднюю стоимость труда и среднее затраченное время. Если по трем заказам изготовлено 2000, 3000 и 5000 деталей, эта запись покажет общую стоимость каждого заказа, стоимость каждой детали и, путем сравнения, относительную стоимость при производстве в разных количествах.

Рис. 20. Ежемесячное сравнение затрат по постоянным или расходным заказам

Для обеспечения анализа затрат на материалы используется форма, показанная на рис. 19. Она аналогична форме, показанной на рис. 18, с той разницей, что она показывает детальные затраты по каждому отдельному виду материала. Рис. 19 напечатан на обороте рис. 18. Форма является отрывной, и листы подшиваются в папку в порядке номеров деталей.

Рис. 20 — это карточная форма, используемая для ежемесячного сравнения затрат по постоянным или расходным заказам, с разделением затрат на оплату труда и материалы. Форма предусматривает сравнение ежемесячных затрат за период в четыре года — очень ценная запись. В качестве иллюстрации способа использования этой формы предположим, что ремонт механического цеха производится по заказу № 460. Как материалы, так и труд включены в стоимость ремонта. Одна из этих карточек использовалась бы для этого заказа, и в конце каждого месяца вносились бы итоги материалов и труда, использованных на ремонт механического цеха. Итог выносился бы в третью колонку.

ФАБРИКИ НЕПРЕРЫВНОГО ПРОЦЕССА

46. Особым классом производства, который включает определенные специальные проблемы в учете затрат, является бизнес, в котором процесс является непрерывным. Для удобства мы называем такие фабрики «фабриками непрерывного процесса». Любая фабрика, на которой определенное количество сырья преобразуется в готовый продукт, причем количество продукта не определяется заранее, классифицируется как фабрика непрерывного процесса. Примерами являются мукомольные заводы, сахарные и соляные заводы, гвоздильные заводы, пуговичные и булавочные фабрики, а также прядильные фабрики.

Проблема на фабриках этого класса заключается в том, чтобы найти общую стоимость производства и общее количество единиц продукции; первая, деленная на вторую, даст стоимость единицы.

Стоимость производства включает стоимость материалов, труда и расходов. Поэтому необходимо вести точный учет материалов и припасов, выданных на фабрику, точно так же, как это делается на фабриках, производящих товары по специальным заказам. Затраты на оплату труда должны записываться по отделам, а распределение расходов должно производиться по отделам, насколько это возможно. Можно использовать формы, аналогичные тем, что показаны на предыдущих страницах.

47. Побочные продукты. Специальной проблемой, встречающейся в некоторых отраслях, является обеспечение учета утиля, который либо продается в своем естественном состоянии, либо перерабатывается в другие продукты — известные как «побочные продукты». Например, работа раскройного цеха шорной фабрики — это непрерывный процесс: куски кожи разрезаются для получения максимально возможного количества материала, который можно использовать в производстве шорных изделий. Полученные куски различаются по размеру, и необходимо рассчитывать стоимость раскроенного материала по весу. После того как этот материал был произведен, остается определенное количество обрезков кожи. Эти обрезки кожи не стоят того, что они первоначально стоили в кусках кожи, но имеют определенную рыночную стоимость. Поэтому их следует взвесить, а стоимость зачесть против общего начисления за кожу в раскройный цех.

Теперь некоторые производители, вместо того чтобы продавать эти обрезки по мере их поступления со столов для раскроя, превращают лучшие из них в такие побочные продукты, как каблуки и шайбы, продавая остатки как обрезки. Здесь добавляется производственный процесс — новый отдел, работающий потому, что цена, полученная за побочный продукт, делает его прибыльным. Естественно, следует вести точные записи затрат для этого отдела, начисляя материалы по ценам обрезков и принимая кредит за прибыль. Но некоторые бухгалтеры утверждают, что стоимость побочного продукта — за вычетом затрат на производство — должна быть зачтена против начисления материалов на основной продукт. При условии, что объем и стоимость побочного продукта невелики, нет серьезных возражений против этого плана, но это не безопасное правило для следования.

В некоторых отраслях стоимость побочных продуктов выше, чем так называемого основного продукта. Крупные мыловаренные заводы производят глицерин и другие побочные продукты, стоимость которых выше, чем мыльных продуктов. Настолько прибыльна эта отрасль бизнеса, что обрезки или остатки от производства мыла закупаются у более мелких фабрик для использования в производстве этих побочных продуктов. Побочные продукты от производства газа приносят доход, в случае крупной газовой компании, более чем достаточный для покрытия всей стоимости эксплуатации завода. В этих условиях легко увидеть, что производство и продажа побочных продуктов должны рассматриваться как отдельная отрасль бизнеса; в противном случае легко могло бы оказаться, что основной продукт не имеет себестоимости.

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ЗАПИСИ

48. Методы записи стоимости использованных материалов и труда, а также табуляции этих затрат для отдельных заказов были обсуждены на предыдущих страницах. Чтобы завершить записи отдела учета затрат, должна быть запись общего производства — запись, показывающая стоимость всех завершенных заказов. Эта информация имеет важное значение для общей системы бухгалтерского учета.

Форма отчета о производстве, естественно, будет варьироваться в разных сферах бизнеса, хотя необходимая информация следует одним и тем же принципам во всех случаях. Существенной особенностью является точная запись, охватывающая каждое изделие, произведенное на фабрике; и каждый заказ на детали должен рассматриваться как заказ на готовый продукт.

Рис. 21. Ежемесячная сводка затрат по заказам

Иногда ежедневные отчеты о завершенных заказах будут требоваться главным офисом, особенно когда фабрика расположена на расстоянии. Однако, как правило, отчет, охватывающий период недели или месяца, послужит цели.

Форма, адаптированная для большинства отраслей и для ежедневных, еженедельных или ежемесячных отчетов, показана на рис. 21. В заголовке этой формы предусмотрено место для названия отдела. Когда желательно вести отдельные записи двух или более классов товаров, произведенных на одной фабрике, необходимо составлять отчет по каждому классу. Класс обычно обозначается названием отдела; когда это не так, следует подставить название класса. В основной части формы записываются дата начала, номер заказа, дата завершения, количество и затраты в деталях.

Составление этого отчета требует очень мало дополнительных трудозатрат в отделе учета затрат. Каждый день, когда затраты табулируются на карточках затрат по завершенным заказам, детали вносятся в отчет, при этом каждый заказ помещается в свой надлежащий класс. В конце недели или месяца колонка итогов суммируется, и отчет отправляется в главный бухгалтерский отдел. Если офис и фабрика широко разделены, отчет должен быть составлен в двух экземплярах, а копия сохранена в отделе учета затрат.

КОНТРОЛИРУЮЩИЕ СЧЕТА

49. В главной бухгалтерской книге требуются определенные контролирующие счета для завершения связи между системой учета затрат и общей системой бухгалтерского учета — для связывания их вместе. Эти контролирующие счета, которые поглощают все элементы затрат из месяца в месяц, предоставляют средства для доказательства точности цифр затрат; они превращают систему учета затрат из простой в двойную.

Необходимы два контролирующих счета — «Производство» и «Распределение расходов». Первый в конечном итоге поглощает второй и, следовательно, является основным контролирующим счетом.

Один производственный счет может представлять всю продукцию завода, или может быть несколько счетов, представляющих разные классы товаров или отделы бизнеса. В производстве машин литейный цех часто рассматривается как отдельный бизнес; в производстве трикотажного белья прядильные и вязальные фабрики работают как отдельные заводы; на шорной фабрике ведутся отдельные счета производства шорных изделий, хомутов и седел. Каждое из этих подразделений, будь то отделы или виды товаров, требует производственного счета.

Распределение расходов подразделяется в каждом бизнесе, имеющем более одного отдела или цеха. Подразделениями этого счета являются «Распределение общих расходов» и «Распределение цеховых расходов», при этом счет по последнему ведется для каждого цеха.

Источниками начислений на производственные счета являются отчеты о материалах, выданных на фабрику по производственным заказам (рис. 9), отчеты о прямом и косвенном труде, занятом в производстве (рис. 12), и счета распределения расходов. Кредиты по производственным счетам производятся на основе отчетов о завершенных заказах, как на рис. 21.

Источниками начислений на счета распределения расходов являются: отчеты о материалах, выданных на фабрику для использования при ремонте (рис. 9), отчеты о выданных припасах (рис. 11), отчеты о труде, занятом на ремонтных работах (рис. 12), и различные счета, охватывающие статьи расходов, которые должны быть распределены. Кредит по счету распределения расходов с соответствующим дебетовым начислением на производственный счет закрывает этот счет ежемесячно.

50. Записи по контролирующим счетам. Точность записей по контролирующим счетам в главных книгах имеет первостепенное значение. От них зависит доказательство точности цифр затрат отдела учета затрат по отдельным заказам.

Затраты на материалы и оплату труда определяются точно. Стоимость материалов, полученных для всех целей, как показано в отчете на рис. 9, кредитуется на счета закупок материалов, и эти счета сверяются с записями складского отдела. Отчеты о полученных припасах обрабатываются таким же образом. Отчет о труде (рис. 12) охватывает все начисления на оплату труда и должен соответствовать платежной ведомости за охваченный период.

Однако при распределении расходов существует много возможностей для ошибок. Хотя общие расходы, которые должны быть отнесены на фабрику за данный период, определяются точно, сумма становится известной только в конце периода. Это представлено суммами, начисленными на различные счета распределения расходов. Тем временем, для определения стоимости отдельных заказов необходимо распределять расходы на процентной основе, как объяснялось в обсуждении этой темы. Поскольку это отношение для текущего периода неизвестно, необходимо предположить, что фактическое отношение за предыдущий период все еще верно; поэтому это отношение используется при расчете стоимости всех заказов. Только когда распределение расходов за текущий период производится в главных книгах и определяется истинное отношение, обнаруживаются расхождения, если они есть. Если распределение не является точным, полученное отношение будет неверным.

ГЛАВНЫЕ ОФИСЫ PLATT IRON WORKS, ДЕЙТОН, ОГАЙО

Ранее было принято основывать коэффициент расходов на фактической цифре за предыдущий год, что означало, что изменения в коэффициенте расходов не учитывались в течение целого года. В результате общая производственная себестоимость, показанная в книгах в конце года, не соответствовала затратам, рассчитанным в отделе учета затрат; она обычно была намного выше.

Благодаря ведению контролирующих счетов и точному распределению расходов период можно ограничить одним месяцем. Расхождения тогда быстро обнаруживаются, и в используемый коэффициент расходов вносится необходимая корректировка. Если в конце месяца обнаруживается, что истинный коэффициент расходов выше или ниже, чем за предыдущий месяц, процент, который будет использоваться в следующем месяце, соответственно повышается или понижается. При тщательном распределении статей расходов каждый месяц вариации в коэффициенте должны быть очень незначительными.

Иногда высказывается возражение, что ежемесячное распределение расходов несправедливо — что определенные расходы могут быть ненормально высокими в одни месяцы и ниже среднего в другие. Но при наличии надлежащих контролирующих счетов это возражение перестает быть серьезным. Определенные расходы оплачиваются в один месяц, но должны быть распределены на целый год — например, налоги, страхование и ремонт. Суммы, начисляемые на счета распределения расходов каждый месяц, — это только те суммы, которые должны быть отнесены на этот месяц. Взяв налоги в качестве примера, одна двенадцатая часть всей суммы должна начисляться каждый месяц.

В качестве примера корректирующих записей для контролирующих счетов на рис. 21 проиллюстрированы страницы журнала, содержащие записи, сделанные в конце месяца, — с пояснениями. Следует отметить, что последняя запись — это дебетовое начисление на счет «готовая продукция» и кредит на счет «производство» на общую стоимость готовых товаров, как показано в отчете на рис. 20.

Этот счет, «готовая продукция», занимает то же положение, что и счет закупок. Он представляет стоимость готовых товаров для коммерческого подразделения бизнеса. К этой стоимости должна быть добавлена сумма, достаточная для покрытия расходов на сбыт и обеспечения прибыли, как это делается при закупке товаров для перепродажи. Расходы на сбыт не должны включаться в цифры отдела учета затрат; ничего не должно добавляться к фактической производственной себестоимости, если только не желательно добавить небольшую сумму для обеспечения заводской прибыли.

Рис. 22. Журнал, показывающий корректирующие записи

Рис. 23. Журнал, показывающий корректирующие записи

Счет «Производство» был дебетован на стоимость производства — материалы, труд и расходы — и кредитован на стоимость готовых товаров. Однако это не закрывает счет, потому что не все начатые заказы были завершены, так как все еще есть незавершенное производство. Сальдо производственного счета, таким образом, представляет стоимость этой работы и должно соответствовать фактической инвентаризации незавершенного производства.

Не было предпринято попытки описать систему учета затрат для конкретного бизнеса — в этом обсуждении рассматривались только принципы. Однако надлежащее применение этих принципов приведет к практической системе для любого производственного бизнеса. Точный способ применения этих принципов — детали — зависит от характера бизнеса; желаемые результаты одинаковы во всех отраслях. Физические условия, характер продукта, политика руководства, способ ведения бизнеса — все эти факторы должны быть изучены и приняты во внимание при разработке системы. Тогда самая простая система, которая даст результаты, будет лучшей, но в стремлении сделать систему простой не следует упускать из виду необходимые детали. Необходимо помнить, что при сравнении деталей затрат увеличения обнаруживаются быстрее, чем если сравнение относится к готовой работе.

ЧАСТЬ ИНТЕРЬЕРА ГЛАВНЫХ СКЛАДОВ SANTA FE В ТОПИКЕ. Показывает расположение стоек и полок для хранения материалов, а также продольное размещение ящиков, позволяющее мастеру из своего офиса в конце видеть весь этаж. Любезно предоставлено Engineering Magazine.

УПРАВЛЕНИЕ МЕХАНИЧЕСКИМ ЦЕХОМ

ПРОИЗВОДСТВО

Производственные условия и развитие. Миллионы долларов ежегодно тратятся на строительство новых фабрик. Другие миллионы тратятся на оснащение их лучшим оборудованием, которое смогли разработать обученные и опытные люди. Еще больше миллионов денег ежегодно выплачивается чиновникам, которые управляют, и сотрудникам, которые обслуживают эти огромные производственные предприятия.

Почему? Почему эти эксперты-сотрудники не могли бы работать в своих собственных домах или индивидуальных мастерских и производить промышленные товары без всех этих огромных расходов? Каковы потребности, которые побуждают людей тратить эти огромные суммы денег на возведение, оснащение и эксплуатацию этих огромных заводов?

При беглом рассмотрении вопроса фабрика или производственное предприятие не кажется реальной необходимостью. Большая группа сотрудников, работающих под единым руководством, не кажется самым экономичным методом производства желаемых товаров. Конечно, каждый человек волен выбирать свой собственный род занятий; и есть много людей, которые, видя большую группу сотрудников, отдающих всю свою жизнь обогащению успешных производителей, в то время как сами сотрудники работают долгие часы на тяжелых и изнурительных работах и живут так бедно, что редко могут сэкономить значительную часть своей заработной платы, нередко заканчивая трудовую жизнь в нищете и нужде, приходят к убеждению, что фабрика не является необходимостью или даже благом для человечества, а скорее средством сведения индивидуального рабочего к состоянию изнурительного рабства, добровольного, возможно, но часто являющегося результатом острой необходимости.

Эти люди, учитывая все трудности в жизни фабричных рабочих, склонны придерживаться и часто выражать мнение, что высшее благополучие человеческого рода действительно требует возврата к более простой жизни ранних дней, когда гораздо большая часть людей жила на фермах, производя свои собственные продукты питания, выращивая лен и шерсть, которыми они одевались, совершенно независимо от богатых классов, будь то банкиры, капиталисты или производители, так как фабрика в том виде, в каком мы знаем ее сегодня, едва начала свою удивительную эру существования.

Давайте на мгновение рассмотрим, как все это произошло. В первые годы независимости этой страны главной опорой были результаты сельскохозяйственного труда. Со временем развитие ресурсов страны поставило производителей во главу угла, так что в самые последние годы стоимость промышленных товаров стала почти вдвое превышать стоимость сельскохозяйственных.

Эти результаты, как и многие другие менее заметного характера, начались с очень малых начал; и именно благодаря врожденным механическим способностям, удивительной изобретательности, терпеливому развитию и неутомимой энергии механические начинания развивались из скудных первоначальных средств, пока в огромных производственных предприятиях сегодняшнего дня американский механик почти во всех отраслях не стал лидером в мире по оригинальности и практическим достижениям.

Ранние механики Новой Англии. Когда первые поселенцы Новой Англии трудились под ограничительными и притесняющими законами Матери-Страны и под их управлением были доведены до крайности во многих отношениях, не последним из которых была обязанность покупать многие промышленные товары из Англии по грабительским ценам — или, если они покупались в других странах, все равно платить налоги Англии за привилегию — они восстали. Решив больше не покупать иностранные товары, они начали, сначала в самой неуклюжей и примитивной манере, делать для себя такие предметы, которые были действительно необходимы, и, в благородном самоотречении, жить без тех, которые они не могли сделать сами. Они, несомненно, мало осознавали, однако, что тем самым закладывают основы величайшей производственной страны в мире. Принципами, таким образом введенными, они учредили первый «промышленный бойкот» в истории страны — тот, который имел более важные и далеко идущие влияния, чем что-либо подобное до или после.

Промышленная свобода. Хотя отъезд пилигримов в эту страну и создание ими домов на «суровом и скалистом побережье» Новой Англии были с целью поиска религиозной свободы, также верно, что свобода вскоре стала значить для них гораздо больше; и с более широким представлением об их возможностях и перспективах, некоторые из которых были в действительности навязаны им неблагоприятными обстоятельствами, к ним пришло вдохновение промышленной, а также религиозной свободы. Мир видел и отдал им должное за решительный и героический образ действий, с которым они приступили к своей добровольно взятой задаче; и они в полной мере продемонстрировали потомкам свое понимание и охват возможностей и условий, а также широту и благородство характера, которые они проявили, работая над многими запутанными проблемами, с которыми они столкнулись.

Развитие американских промышленных предприятий. Американское производство возникло с этих малых начал и грубых усилий по созданию тех обычных предметов домашней необходимости и ежедневного использования, которые, хотя и грубые и неуклюжие, все же отвечали цели, пока не были заменены позже предметами более улучшенной формы и мастерства. Эти примитивные успехи привели к большим усилиям и развились в еще более широкую полезность, когда пришло время, что потребности были обеспечены, и роскошь теперь требовалась более высоким уровнем жизни, до которого люди со временем продвинулись.

Таким образом, грубые начала и суровые условия, среди которых ранний американский механик выполнял свою работу, были в его собственном доме. Вскоре он перерос эти примитивные средства и построил небольшие мастерские, часто в саду или на заднем дворе своего дома. Они постепенно расширялись. Развитие бизнеса требовало увеличения средств, и здания возводились совершенно независимо от домашних условий, и двое или более мужчин объединялись как производители. Эти предприятия развивались и расширялись, и со временем стали механическими мастерскими и фабриками, которые с тех пор умножились много сотен раз, не только в количестве и стоимости, но и во влиянии и важности, пока сегодня наша страна не стала передовой производственной нацией мира. Это верно не только в отношении объема и стоимости ее промышленных производств, но и в отношении их большого диапазона и разнообразия видов и полезности. Один за другим американский механик брался за различные классы работы, ранее монополизированные той или иной страной, терпя неудачу, возможно, сначала, но всегда прогрессируя и развиваясь, пока благодаря врожденной изобретательности и неустанной энергии все препятствия не были преодолены, все трудности отброшены, новые отрасли возникли, и другие «победы» мира, «не менее значимые, чем победы войны», были добавлены к лаврам американского механика и его всегда готового и всегда уверенного партнера, американского производителя и капиталиста. Именно этому сочетанию, каждый уверенный в способностях и чести другого и верный им, и каждый играющий свою роль в своей сфере полезности, обязан огромный успех американского производства.

Фабрики сегодняшнего дня являются логическими результатами естественного роста и развития различных отраслей бизнеса, для которых они были первоначально построены и организованы. По мере того как здания увеличивались в количестве и размерах, методы строительства, оборудование и системы, по которым они управлялись, развивали методы большей экономии и эффективности.

Инструменты раннего механика. Ранний механик имел мало инструментов и приспособлений для выполнения своей работы; и они были грубыми и примитивными, состоящими в основном из ограниченного числа ручных инструментов, привезенных из Старой Страны, и иногда ручного токарного станка современных размеров, приводимого в действие ножной силой. Но со своими немногими инструментами и скудными средствами, и движимые условием, что «необходимость — мать изобретения», эти механики старого времени приступили с практическим здравым смыслом и изобретательностью к проектированию и созданию лучших инструментов и машин — которые постоянно развивались, пока мы не получили великолепный массив производственного оборудования, видимый повсюду сегодня. По мере развития техники приходилось тратить все большие и большие суммы денег; и приходилось обращаться к банкиру, чтобы он их предоставил. Таким образом, капиталист стал партнером производителя, один предоставлял механические способности и изобретательский гений для фактического проектирования и создания машин и промышленных товаров, в то время как другой вносил деньги для ведения работы и деловые способности, необходимые для сбыта продукта.

Отношения капитала и труда. Вкратце, таково положение сегодня. Но, говорит придирчивый критик, «часто существуют сотни борющихся и тяжело работающих сотрудников, где есть один богатый производитель». Это может быть отчасти правдой, хотя это факт, не подлежащий спору, что американский механик — самый высокооплачиваемый рабочий в мире. Это правда, что на одного капиталиста приходятся сотни рабочих. Почему? Творец так распорядился, чтобы было много людей со средними способностями и лишь немногие, обладающие необычными способностями и талантом вести их. Так было всегда со времен Моисея, и так, вероятно, будет всегда. Полк Достиков, состоящий исключительно из полковников, был явным абсурдом и задумывался как иллюстрация хорошо известного и естественного условия, которое должен осознать каждый разумный и вдумчивый человек, рассматривающий эти вопросы.

Тщательно рассматривая великую схему производства и огромную промышленную проблему снабжения потребностей людей этой великой страны и обеспечения огромного объема торговли, идущей за рубеж, современными производственными предприятиями, оснащенными всем самым новым и лучшим в технике для каждой мыслимой цели, не следует забывать, что в самой основе и фундаменте всего стоит современный «станок», и что именно в основном великому и важному развитию этого мы обязаны прежде всего нашему промышленному росту и процветанию как производственной нации. К станку можно легко проследить постепенную, но продолжающуюся тенденцию к росту механика и его методов, от тяжелого физического труда и малой оплаты ранних дней до неизмеримо более легкого усилия и увеличенной компенсации, ставших возможными благодаря высокоразвитому состоянию автоматических машин сегодняшнего дня. Это была часто повторяющаяся победа «разума над материей», в которой «мозги» побеждали там, где «руки» делали лишь небольшое продвижение; «идеи» развили удивительные механизмы, которые революционизировали ранние методы производства и подняли стандарт механического совершенства выше того, что считалось возможным годы назад, и в то же время снизили стоимость до доли от ее прежнего размера.

Здесь, опять же, капиталист предоставил средства, благодаря которым стало возможным практическое воплощение изобретательных конструкций плодотворного мозга механика, и успешное сочетание капитала и труда принесло успех обоим.

Объединения капитала. Но здесь снова появляется наш критический трудовой агитатор с комментарием: «Все очень хорошо говорить о дружественных отношениях капитала и труда и о том, как каждый должен помогать другому, но как насчет великих объединений капитала, которые мы обычно называем «трестами»? Чтобы дать правильный и разумный, а также справедливый и правдивый ответ на этот вопрос, мы должны знать условия, при которых формируется объединение, план, по которому оно организовано, и цель его формирования. Поскольку они не даны, мы должны предположить условия какого-то хорошо известного объединения. Пусть это будет United States Steel Corporation. Один из ведущих людей в этом объединении определил свою позицию по этому вопросу и тем самым обрисовал политику корпорации, сказав:

«Любое объединение капитала, которое работает, во-первых, для предотвращения конкуренции; во-вторых, для повышения цены продукта; и в-третьих, для снижения заработной платы рабочих, работает по трио неправильных принципов, которые рано или поздно приведут к катастрофе».

Давайте посмотрим, как фактическая работа этого объединения капитала действительно проявляется на практике.

Во-первых — Стальная корпорация никогда не стремилась предотвратить конкуренцию. Сталелитейные заводы, большие и малые, работали когда, где и как хотели, без какого-либо вмешательства со стороны Стальной корпорации.

Во-вторых — Цена на сталь не была повышена; напротив, она была значительно снижена под ее управлением. Тридцать лет назад очень посредственного качества машинная сталь стоила от 8 до 12 центов за фунт. Сегодня обычную машинную сталь гораздо лучшего качества, чем упомянутая выше, можно приобрести за 2 цента за фунт или меньше.

В-третьих, заработная плата рабочих не только не была снижена, но фактически удвоилась после трудовых конфликтов на сталелитейных заводах, известных как «Хомстедская стачка» (1892 г.). Сталелитейная корпорация пошла гораздо дальше простого удвоения заработной платы сталеваров. Она предоставила рабочим возможность стать партнерами в великом деле корпорации, взяв на себя обязательство ежегодно продавать своим рабочим определенное количество акций корпорации, чтобы люди, трудящиеся на заводах, могли также стать совладельцами и участвовать в дивидендах, получаемых от их труда, в точно такой же процентной доле, как и сам капиталист.

Наш критик возвращается к обвинению, заявляя, что «Сталелитейная корпорация скупила множество сталелитейных заводов в различных частях страны и присоединила их к своим и без того огромным владениям». Совершенно верно. И с какой целью? Давайте посмотрим, что они делают с этими заводами. Как они управляют этой частью бизнеса? Каков их план работы? Условия были следующими: до появления United States Steel Corporation существовало множество разрозненных сталелитейных заводов, каждый из которых был оснащен для производства ряда видов стальной продукции — например, стальных железнодорожных рельсов, конструкционной стали, сортового стального проката, стальных листов для котлов, стальных листов для резервуаров и так далее. Оборудование, необходимое для производства этих различных форм стали, было очень дорогим; и поскольку значительная часть этого оборудования для какого-то конкретного вида продукции неизбежно простаивала из-за колебаний торговли, бремя расходов было ненормально высоким из-за этого простаивающего оборудования. Как эта ситуация была урегулирована Сталелитейной корпорацией? План был таков: предположим, они приобрели пять заводов, каждый из которых производит пять указанных выше классов продукции и работает в условиях недостатков, связанных с разнообразием продукции. Эти заводы обследуются, и составляются описи их оборудования. Затем решается, какой завод лучше всего приспособлен для производства каждого из пяти классов продукции. Затем происходит перераспределение оборудования заводов: на завод, выбранный для определенного продукта, помещается все, что на различных заводах приспособлено для этого продукта; с этого завода удаляется все оборудование, не приспособленное для конкретного выпускаемого продукта, чтобы быть распределенным между другими заводами в соответствии с тем конкретным классом продукции, для которого предназначен каждый из них. Таким образом, каждый завод оснащается для выпуска одного класса продукции, который наиболее подходит для него, путем привлечения с других заводов такого оборудования, которое они имеют и которое может дополнить его собственное в этой области.

Согласно этому плану, каждый завод производит только один класс продукции. Имея лучшее оборудование со всех заводов для этой цели и концентрируя свои усилия на одном классе, он способен не только выпускать более качественный продукт, но и производить его гораздо экономичнее, чем раньше. Поскольку рабочие становятся более опытными в своей единственной линии продукции, они работают более эффективно и, следовательно, получают более высокую заработную плату. Все эти условия, обеспечивающие экономичный выпуск, позволяют производителям снизить отпускную цену.

Условия экономии, достигнутые в управлении производственными операциями и сбыте продукции, весьма заметны, когда большое количество заводов работает под одним общим руководством. Опять же, обладая огромным капиталом, находящимся в распоряжении такой корпорации, она способна привлечь услуги лучших экспертов и использовать самые ценные из существующих процессов.

Существует много других преимуществ, не только для корпорации и ее сотрудников, но и для пользователей ее продукции, а значит, и для широкой общественности, когда объединение капитала осуществляется честно и управляется честно.

Улучшение промышленных условий. То, что было сказано о Сталелитейной корпорации в отношении поддержки сотрудников, было повторено различными способами другими производителями по всей стране. Территории заводов были украшены ландшафтным дизайном, а деревья и кустарники сделали окружение рабочих и работниц приятным и привлекательным. Была приобретена земля, построены дома для рабочих, которые сдавались им в аренду по справедливым ставкам. Предусмотрены заводские столовые; открыты читальные залы, библиотеки, гимнастические залы, клубы и общественные организации; организованы пункты неотложной помощи или комнаты «первой помощи», причем все или почти все эти услуги предоставляются бесплатно, за исключением услуг в столовых, которые предоставляются по себестоимости. Совсем недавно фирма в Коннектикуте объявила, что будет предоставлять бесплатное медицинское обслуживание всем своим сотрудникам и их семьям.

Были созданы школы для учеников, где они получают техническое обучение, необходимое для успеха в профессии, которую они осваивают, — и это не только без затрат для них самих или их родителей, но им платят по часам за время, проведенное в школе, так же, как и за время, проведенное в цехе.

Чтобы стимулировать практический интерес к работе цехов, многие предприятия имеют так называемую премиальную систему предложений, посредством которой сотрудники могут вносить письменные предложения о любых улучшениях, которые они желают видеть в отношении методов и рутины цеха, дизайна и конструкции продукта, а также многих смежных тем, причем лучшие предложения, сделанные каждый месяц, получают призы.

Все эти вопросы подчеркивают тот факт, что взаимные интересы капиталиста, который производит и продает, и сотрудника, усилиями рук и мозга которого выпускается продукция, с каждым годом все больше признаются и в подавляющем большинстве случаев реализуются добросовестно.

Методы современного производства. В прежние времена машины строились по одной или очень маленькими партиями. Детали изготавливались и подгонялись к конкретной машине, к которой они принадлежали; и хотя общая форма и размеры практически сохранялись, не было попыток сделать отдельные детали настолько точными, чтобы они подходили к любой другой машине, кроме той, для которой они предназначались. Системы калибров еще не были разработаны, а строгальный станок был еще сравнительно новым инструментом; большая часть работы все еще выполнялась вручную, причем молоток, зубило и напильник были главными инструментами подавляющего большинства машинистов. Таково было состояние машиностроительного цеха и его методов почти до 1800 года.

Взаимозаменяемое производство. Использование фрез и начало практически взаимозаменяемого производства вошли в практику машиностроительных цехов почти одновременно. Было сказано, что «если бы не фрезерный станок, не было бы такого понятия, как взаимозаменяемое производство». С таким же успехом можно было бы сказать, что если бы система взаимозаменяемого производства не была задумана, в фрезерном станке было бы мало нужды. Каждое из них в значительной степени зависело от развития другого — и от третьего фактора, концепции и развития метода обработки деталей (особенно мелких) в кондукторах и приспособлениях.

Фрезы изготавливались в Америке одним из первых машинистов, французом по имени Вокансон, который умер в 1782 году. Образец их имел шестигранное, а не круглое отверстие, а шаг зубьев был очень мелким, так что фреза скорее напоминала пилу, чем те, что используются в настоящее время. Говорят, что человек по имени Бодмер в Манчестере, Англия, сделал фрезерный станок в 1824 году.

Вполне вероятно, что Эли Уитни, изобретатель хлопкоочистительной машины, строил и использовал фрезерные станки до этой даты, как, по-видимому, указывает следующий факт из истории механики. В январе 1798 года Эли Уитни получил от правительства Соединенных Штатов заказ на поставку десяти тысяч мушкетов, из которых четыре тысячи должны были быть доставлены через год, а остаток — через два года. Мистер Уитни подошел к выполнению задачи очень тщательно и систематически. Сначала он развил водную энергию; затем построил подходящие здания; обдумал и разработал способы и средства для получения большего и лучшего продукта, чем это было реализовано ранее; спроектировал и построил оборудование для этого; и обучил рабочих до степени мастерства, необходимой для успеха в их новой работе.

Трудности, с которыми столкнулся мистер Уитни, и препятствия, которые ему пришлось преодолеть, были настолько больше, чем он ожидал, что на самом деле прошло восемь лет вместо двух, прежде чем он преуспел в выполнении правительственного заказа на десять тысяч мушкетов. Однако прогресс, которого он достиг в этом новом предприятии, и характер продукта, который он выпустил и доставил, были настолько удовлетворительны для правительственных чиновников, что Конгресс отнесся к нему с величайшей любезностью и вниманием.

Его мастерские были расположены в городе Нью-Хейвен, штат Коннектикут, и вскоре стали Меккой для правительственных чиновников, производителей, путешествующих знаменитостей и иностранцев, которые слышали об этом замечательном американском механике и приезжали, чтобы увидеть его работу своими глазами — и обнаружить, что система, машины и инструменты, которые он усовершенствовал, стоили того, чтобы совершить это путешествие. Его инновации в производстве оружия сформировали такую же великую эпоху в истории механики, как и его изобретение хлопкоочистительной машины.

Кондукторы и приспособления были частью его оборудования; и вполне вероятно, что фрезерные станки также были в использовании, поскольку он должен был иметь практические знания о полезности фрезы в то время, так как общепринято считать, что первое практическое использование фрезерного станка было при изготовлении деталей мушкетов.

Здания, которые мистер Уитни возвел для своего использования, были прочными каменными сооружениями и стоят в части города, названной в его честь «Уитнивилл». Они составляют часть обширного завода компании Winchester Repeating Arms Company.

Таким образом, в этот момент и в это раннее время была положена основа современной системы взаимозаменяемого производства — или производства в больших количествах дублирующих деталей с таким ограниченным пределом отклонения, который допускает их легкую взаимозаменяемость друг с другом. Эта система не была ограничена производством оружия, но была применима к производству всех видов мелких и средних машин и стала первоначальным усилием, которое со временем произвело революцию в существовавших тогда методах работы цехов и с тех пор создало американскую систему производства, удостоенную гордого отличия быть превосходящей все подобное в других производственных странах.

В операциях современного производства главной целью является экономичный и точный выпуск продукции. Чтобы достичь этих результатов экономично, детали должны производиться очень быстро. Чтобы производить их быстро, необходимо не только иметь очень полное и эффективное оснащение машинами, приспособлениями, инструментами, кондукторами, зажимными приспособлениями и калибрами или измерительными устройствами, но также должна существовать очень полная система методов работы цеха, с помощью которой осуществляется эксплуатация этого оборудования.

Хорошо было сказано, что «человек, в чьем мозгу родилась производственная система, был тем, кто первым взял кусок металлолома и просверлил в нем два отверстия, чтобы направить сверло при изготовлении другой детали с двумя отверстиями на том же расстоянии друг от друга, что и в первой детали». Люди, которые сейчас заполняют наши конструкторские и инструментальные отделы и которые разрабатывают и конструируют инструменты для производства взаимозаменяемых металлических деталей, являются его потомками. Они сделали возможным производство казнозарядного ружья, пишущей машинки, дешевой швейной машины, кассового аппарата, машинных часов, автомобиля, а также тысячи и одного другого механического изделия, машины и устройства, которые составляют неотъемлемую часть нашей цивилизации двадцатого века.

Чтобы сделать эти системы эффективными и экономичными для этих целей, работа должна быть повторной или дублирующей. То есть должно быть очень большое количество каждой из различных деталей; и чтобы выполнить схему операции по разделению и подразделению работы, выполняется одна операция над большим количеством деталей; затем работа обрабатывается снова, возможно, на другой машине, и выполняется другая операция; и так далее, пока деталь не будет готова. Таким образом, деталь сравнительно простой формы может потребовать большого количества отдельных и четких операций для ее завершения. Но поскольку каждая отдельная операция выполняется одним оператором, он может уделять свое безраздельное внимание точности этой операции; следовательно, может быть произведена очень точная работа.

МАШИНОСТРОИТЕЛЬНЫЙ ЦЕХ С ГАЛЕРЕЯМИ НА СУДОСТРОИТЕЛЬНОМ ЗАВОДЕ GAS ENGINE & POWER CO. AND CHARLES L. SEABURY & CO., CONSOLIDATED

В развитии этих систем работа постоянно становилась все более сложной, как и требования к зданиям, в которых выполняется производственная работа, и к оборудованию, необходимому для ее выполнения. Условия постоянно менялись; требовалась большая скорость, а также большая точность во всех машинных операциях; и требовался значительно увеличенный выпуск продукции на одного сотрудника. Настолько велика и неотложна была эта потребность, что сегодняшний сотрудник выпускает от трех до десяти раз больше продукции определенного вида, чем он делал всего несколько лет назад. Несомненно, этот результат был достигнут в значительной степени благодаря большому улучшению машин, инструментов и приспособлений. Многое также связано с использованием инструментов из быстрорежущей стали; еще больше — с применением улучшенных систем обработки работы.

Но все это не полностью объясняет огромный рост продукции на одного сотрудника. Это было достигнуто различными методами управления цехом. Одним из них является специализация операций и разделение и подразделение отделов, благодаря чему каждый оператор имеет определенное, четко очерченное и очень ограниченное количество операций для выполнения. Эти операции он выполняет снова и снова, сотни и иногда тысячи раз ежедневно, пока не привыкает к каждому движению настолько, что операции выполняются не только с большой скоростью, но и с большой точностью. Еще одним фактором в вопросе индивидуальной выработки являются усилия, которые были предприняты через системы премий, бонусов и аналогичные методы вознаграждения за индивидуальные усилия, когда выработка достигает или превышает определенный установленный предел. Эти вознаграждения не ограничиваются рабочими, но часто распространяются на мастеров, помощников мастеров, бригадиров и других представителей «непроизводительного» персонала, которые косвенно способствовали эффективности отдельных лиц и, следовательно, эффективности отдела.

В последующих статьях эти вопросы будут рассмотрены подробно, с приведением фактической практики, преобладающей в настоящее время на некоторых из наиболее хорошо организованных производственных предприятий.

УПРАВЛЕНИЕ МАШИНОСТРОИТЕЛЬНЫМ ЦЕХОМ

Современное значение управления цехом. Нынешнее понимание термина «управление цехом» сильно отличается от смысла, в котором он использовался много лет назад. Раньше управление цехом было возложено на суперинтенданта, чьи обязанности состояли в закупке материалов, их проверке при получении, передаче мастеру и в общем присмотре за работой по мере ее выполнения. В дополнение к этим обязанностям он часто занимался продажей продукции, сбором счетов и надлежащим обеспечением выплаты заработной платы в дни выдачи зарплаты. Он также осуществлял общее руководство территорией и зданиями, их уходом и обслуживанием, а также обеспечением электроэнергией, освещением и отоплением. При таком распределении обязанностей видно, что сравнительно мало времени уделялось собственно цеховым операциям, а много времени — различным видам обязанностей, которые могли бы более экономично и часто столь же эффективно выполняться помощниками при гораздо более низкой ставке оплаты.

В современных методах управления цехом все эти вещи изменились. Специализация мастерства, разделение обязанностей, ограничение ответственности — каждая из которых ограничена узкими рамками четко определенных правил — уменьшили разнообразие операций рабочего, а также ответственности и обязанностей людей, которые руководят производственной работой.

Мы находим, что закупка материалов и расходных материалов находится в ведении агента по закупкам. Мы находим, что эти закупки проверяются клерком по приемке, передаются кладовщику и подлежат проверке штатным инспектором. Затем они помещаются в складское помещение, откуда они изымаются по мере необходимости для различных отделов, мастера которых подписывают определенные заказы на такие виды, количества и качества, которые могут потребоваться, указывая цели, для которых они должны быть использованы, или конкретные заказы, на которые они должны быть отнесены. При выдаче они подтверждаются распиской лица, получающего их. Все это проводится с таким же соблюдением деловых правил, как если бы мастер делал покупку за свой собственный счет и платил за товары. Мы находим, что продажа продукции находится в руках эксперта — менеджера по продажам, которому часто помогает штат инженеров, чертежников, бухгалтеров и клерков, числом превышающий весь штат непроизводственного персонала завода двадцать лет назад. Отдел кредитов и сбора платежей занимается всеми сборами, а казначей и кассир следят за тем, чтобы деньги на выплату заработной платы были в наличии, когда они нужны. Инженер по производству регулирует объем работы, поступающей в цех, и последовательность механических операций, с помощью которых каждая деталь или часть должна быть обработана и доведена до совершенства. Помощник суперинтенданта следит за состоянием и обслуживанием территории и зданий, дворов и транспортных средств завода.

Благодаря этому развитию системы управления в разделение обязанностей и ответственности, время, внимание и способности суперинтенданта могут быть посвящены его законным целям суперинтендантства или надзора, планирования и руководства работой помощников и руководителей отделов.

Типичный производственный завод. Для того чтобы подойти к вопросу управления систематически и практически, мы должны сначала предположить, что у нас есть цех для управления; и во-вторых, что это завод типичного типа, построенный, организованный и управляемый в настоящее время. План такого завода приведен на рис. 1.

При планировании завода такого характера необходимо в первую очередь предусмотреть различные отделы для следующих целей:

1. Инженерный отдел, в котором могут быть спроектированы машины, составляющие продукт, и сделаны чертежи для различных классов механиков, которые должны выполнять работу по выпуску продукта.

2. Отдел изготовления моделей, в котором изготавливаются необходимые модели для использования в литейном цехе для производства отливок.

3. Кузнечный цех, способный производить такие поковки, которые требуются в машинах, подлежащих постройке.

4. Чугунолитейный и латунолитейный цех, в котором могут быть произведены черновые отливки деталей, которые должны войти в состав машин, составляющих продукт.

5. Производственные отделы, в которых все детали (большие и малые) продукта изготавливаются из чернового материала — такого как отливки, поковки, сортовой прокат и тому подобное, до готовых деталей, готовых к сборке.

6. Сборочные и монтажные отделы, в которых отдельные детали могут быть собраны в группы связанных деталей, а затем смонтированы в комплектные машины.

7. Энергетическая установка, содержащая надлежащее оборудование для обеспечения необходимой энергией для привода машин в этих различных отделах, а также для обеспечения освещения и отопления завода.

Рис. 1. Типичная планировка производственного завода.

Общий офис предприятия, конечно, подразумевается; но, поскольку его нельзя должным образом отнести к отделам завода, он не включен в вышеприведенный перечень.

В дополнение к вышеприведенному списку основных отделов будут существовать следующие — столь же необходимые, но вторичные по важности:

1. Транспортная система, включая цеховые и дворовые пути и вагонетки, лифты, краны, подъемники и все подобные приспособления для перемещения материалов.

2. Инструментальная кладовая для изготовления инструментов, кондукторов и приспособлений, а также для их надлежащего хранения удобным способом для выдачи по требованию.

3. Экспериментальная комната, которую все прогрессивные предприятия находят необходимой при разработке своего продукта.

4. Складское помещение, в котором хранятся сырье и закупленные материалы, либо частично, либо полностью изготовленные, которые выдаются в различные отделы по мере необходимости для их повседневной рутинной работы.

5. Склад готовых деталей, в котором мелкие детали продукта по мере их завершения хранятся и удерживаются до тех пор, пока они не потребуются для процесса сборки.

6. Помещение для хранения моделей. В этом отделе, часто занимающем несколько этажей здания, специально построенного для этой цели, хранятся все модели для чугунолитейных и латунолитейных цехов, а также те, которые отправляются на сторонние литейные заводы для получения ковких и стальных отливок.

7. Столярный цех. Это отдел общего назначения, изготавливающий ящики и обрешетку для транспортировки; выполняющий столярные работы по поддержанию территории и зданий в надлежащем ремонте и вносящий необходимые изменения в них; изготавливающий и ремонтирующий опоки для литейного цеха; и выполняющий аналогичную работу.

8. Малярный цех. Небольшая комната, служащая немногим больше, чем склад для красок и малярных материалов, так как их работа в основном выполняется в различных точках цехов, где бы ни находились машины или детали.

9. Отдел отгрузки. На заводе, строящем крупные машины, отдел отгрузки — это просто офис для экспедитора, а физическая работа по отгрузке выполняется в цехах, где бы ни находилась машина в данный момент.

Обращаясь к плану, приведенному на рис. 1, можно увидеть, что административное здание расположено практически в центре передней линии завода. Первый и второй этажи такого здания обычно отводятся под административные, коммерческие и бухгалтерские цели. Верхний этаж обычно занимает инженерный отдел и чертежная.

Три производственных здания под номерами 1, 2 и 3 отведены под различные операции по изготовлению деталей, из которых состоит машинная продукция. Затем эти детали отправляются в сборочный цех (№ 4).

Система цехового транспорта состоит в основном из цеховых путей и вагонеток и распространяется на двор, будучи спроектированной так, чтобы соединять все здания завода друг с другом и с двором. Она также достигает железнодорожных путей в многочисленных точках. Мостовые краны покрывают производственные здания и заходят в сборочный цех настолько, чтобы образовать соединение с большим мостовым краном, обслуживающим его, с помощью которого крупные части машин переносятся с места на место по мере необходимости для монтажников. Этот кран служит для погрузки готовых машин на железнодорожные вагоны, когда они должны быть отправлены, причем железнодорожный путь для этой цели заведен внутрь здания, как показано на рис. 1.

Инструментальной кладовой отведено максимально центральное расположение, и она естественным образом должна находиться рядом с местом соединения здания № 2 со сборочным цехом.

Экспериментальная комната не имеет определенного места, но часто располагается так, чтобы быть вдали от активных производственных операций, с которыми она может помешать, если будет слишком тесно связана.

Общее складское помещение для закупленных материалов может находиться в сборочном цехе, но часто располагается для удобства связи ближе к общим офисам — например, перед зданием № 1.

Мелкие детали хранятся в складе готовых деталей, обычно расположенном в этом здании. Оттуда они выдаются в сборочный отдел по мере необходимости.

Здание модельного цеха часто будет состоять из трех этажей. На первом этаже будет столярный цех и работы по изготовлению и ремонту опок. На втором этаже будет цех изготовления моделей, а на третьем этаже — помещения для хранения моделей. Большой лифт обслуживает все три этажа.

Малярный цех иногда располагается в одном из производственных зданий или в сборочном цехе; но поскольку покраска деталей машин и комплектных машин обычно выполняется в любом из отделов, где находится работа, а малярный цех едва ли является чем-то большим, чем склад для красок, надлежащее рассмотрение вопроса пожарной безопасности указывает на то, что его лучше разместить в небольшом здании, полностью отделенном от всех производственных зданий.

Энергетический цех при прежнем методе передачи энергии с помощью валов и ремней располагался как можно ближе к центру пространства, по которому должна была распределяться энергия. С момента появления электричества и его обычного использования для передачи энергии вопрос о расположении энергетического цеха освобождается от этого условия; он может быть расположен в точке, наиболее удобной для железнодорожных путей для получения топлива или для получения необходимой воды для котлов, для противопожарных целей и т. д.

На заводе, производящем небольшие машины или вид продукции, который отправляется в небольших количествах, очевидно, что отдел отгрузки должен быть удобен для точки, из которой эти товары должны забираться железнодорожными вагонами, лодками или гужевым транспортом. Если большая часть отгрузки состоит из крупных машин или изделий, которые должны обрабатываться кранами, железнодорожные пути будут заведены в сборочный цех, и машины будут загружаться там, чтобы избежать расходов на дополнительную обработку и их перемещение. Это расположение показано на рис. 1. В этом случае отдел отгрузки может находиться в административном здании, чтобы быть удобным для других офисных отделов. В некоторых видах бизнеса удобно иметь отдел отгрузки и общий склад рядом друг с другом, так как в каждом из них выполняется значительная часть работы, которая довольно тесно связана с другой.

Чугунолитейный и латунолитейный цех обычно располагается на некотором расстоянии от производственных зданий, чтобы последние были как можно более свободны от раздражения дымом и пылью. Он соединен с другими отделами системой цеховых и дворовых путей, а железнодорожный подъездной путь проходит через один конец здания для удобства отгрузки отливок. Также имеется ветка, проходящая вдоль стороны здания литейного цеха для доставки кокса, угля, формовочного песка, чугуна в чушках, металлолома и других литейных материалов.

Следует отметить, что здания, показанные на плане, расположены компактной массой, со значительно меньшим, чем обычно, дворовым пространством. В данном случае, однако, план был составлен таким образом, чтобы сэкономить место на чертеже. В некоторых европейских странах законом установлено, что не более 50 процентов площади производственной площадки должно быть покрыто крышами. Такой закон был бы очень ценен в этой стране, чтобы предотвратить скученность зданий до такой степени, чтобы это было вредно для здоровья сотрудников.

Хотя заводские здания часто возводятся от трех до шести этажей, современная тенденция заключается в сокращении количества этажей во всех цехах и производственных зданиях; а в случае машиностроительных цехов подавляющее большинство из них строится только в один этаж. Некоторые, однако, имеют широкие галереи сбоку, за счет которых добавляется значительное пространство второго этажа; в то время как центральная часть остается открытой до крыши и обеспечивает достаточно места для размещения мостового крана, а также необходимую дополнительную высоту, нужную для монтажа крупных машин.

Литейные цеха обязательно строятся в один этаж, хотя есть несколько в разных частях страны, где формовочные помещения расположены так высоко, как на третьем этаже. Это последнее расположение обычно делается для латунного литья, а не для чугунного литья.

Организация производственного завода. Имея проект завода и предполагая, что необходимые здания были возведены в соответствии с этим планом, следующим шагом будет организация управления как в общем плане, так и в отношении различных отделов, обычно необходимых для начала производственного бизнеса.

Поскольку объем этого трактата охватывает только цех и его управление, нам не нужно рассматривать коммерческую организацию компании, посредством которой она капитализируется и поддерживается. Поэтому мы будем рассматривать генерального менеджера как главу организации и перейдем к изучению методов, обычно принимаемых для разделения власти и ответственности от него до фактических рабочих на верстаке, у станков и на этажах.

Диаграмма, показанная на рис. 2, иллюстрирует план организации. Почти все второстепенные чиновники и офисные сотрудники, такие как бухгалтеры, клерки, стенографисты и т. д., опущены из этой диаграммы, чтобы избежать путаницы и упростить понимание плана организации и его многочисленных деталей.

Генеральный менеджер имеет личного помощника, а для своих коммерческих дел — услуги коммерческого бухгалтера и кассира. Другие офисные сотрудники аналогичны по количеству, обязанностям и ответственности тем, что находятся в обычном коммерческом офисе.

Обращаясь к диаграмме, можно увидеть, что организация разделена на две совершенно разные части. Первая — это производство или собственно изготовление; и вторая — это продажа или маркетинг произведенной продукции.

В этом случае производственный отдел является наиболее многочисленным и сложным. Это, однако, не всегда так — как, например, в случае производственного предприятия, продающего свой продукт через местных агентов. Часто территория, на которой осуществляются продажи, делится по границам штатов, и для каждого штата назначается районный агент. Они, в свою очередь, назначают местных агентов. Это требует организации сотен местных агентов, контролируемых государственными или районными агентами, а те, в свою очередь, генеральным агентом. Таким образом, создается очень большая организация для сбыта продукции.

Рис. 2. Диаграмма, иллюстрирующая план организации типичного производственного завода. Показывает каналы власти, соединяющие чиновников и отделы.

Другой план — это наем разъездных агентов, каждый из которых имеет определенную территорию для охвата, которые представляют свои отчеты либо государственным или районным агентам, либо генеральному агенту, расположенному в центральной точке — иногда на заводе, но не обязательно.

По мере того как конкуренция становится сильнее, а чистая прибыль меньше, проблема маркетинга продукции становится все более важной; необходимы большие и более сложные организации по продажам; и расходы на продажу увеличиваются. Рекламная организация, или то, что стало известно как отдел рекламы, является наиболее важным дополнением к современному производственному бизнесу; и большие суммы денег ежегодно расходуются на его содержание.

В рассматриваемом случае продажа продукции находится в ведении менеджера по продажам, у которого в качестве офисного персонала есть менеджер по рекламе; предварительный инженер, а также чертежники и сметчики, которые помогают ему; генеральный продавец, который в действительности является личным помощником менеджера по продажам; и клерк по кредитам и сбору платежей.

Менеджер по рекламе, иногда называемый рекламным менеджером, отвечает за всю рекламу любого вида, демонстрации на выставках и в агентствах, и, по сути, за всю работу, которая может быть должным образом включена в термин «реклама» — то есть информирование общественности о продукции компании и ее приспособляемости к потребностям общественности в специальных линиях, которые она производит.

Предварительный инженер отвечает за такие инженерные вопросы, которые необходимы при новой работе или работе, по которой менеджер по продажам желает составить смету. Часто случается, что значительное проектирование и черчение необходимы в этой связи до того, как будут даны определенные заказы или подписаны контракты. Часто случается, что продукт предприятия должен быть изменен в определенных деталях, чтобы адаптировать его к использованию различными клиентами, к различным местным условиям, в которых он должен использоваться, и к различным целям, для которых он должен использоваться. В случае, если заказ дан и контракты подписаны, предварительные чертежи, таким образом созданные, становятся частью сделки и используются производственным отделом при получении оборудования для выполнения заказа.

Цель офиса кредитов и сбора платежей — изучить финансовое положение клиентов и потенциальных клиентов; при необходимости производить сборы; и в целом консультировать менеджера по продажам по этим важным вопросам. Чиновник, отвечающий за этот офис, часто называется кредитным специалистом и должен быть человеком с особыми способностями в своей специальной области, чтобы защитить предприятие от мошенничества, навязывания и финансовых потерь при работе с клиентами с обычно неизвестной или сомнительной финансовой способностью и положением.

Производственный отдел находится под руководством фабричного менеджера, который имеет в качестве личного помощника инженера по производству или суперинтенданта, который планирует производственную схему фабрики и контролирует распределение работы по отделам и цеховые операции, необходимые для рутинной работы над ней. На крупном производственном предприятии инженер по производству будет во главе значительного штата чертежников и клерков, составляющих то, что иногда называют отделом планирования, который организует все операции, цеховую рутину, графики времени, премиальные ставки и подобные вопросы. Фабричный менеджер также будет иметь обычных офисных помощников и иметь прямой контроль над отделом закупок, отделом учета времени и затрат, общим складским помещением и отделом отгрузки. На некоторых предприятиях отдел учета времени и затрат является частью отдела планирования, так как записи этого отдела охватывают почти каждый вид информации, требуемой для систем учета времени и затрат.

Все остальные отделы фабрики делятся на два общих класса. Первый включает общие отделы, а именно:

Инженерный отдел, или чертежная.

Отдел экспериментов и разработок.

Энергетическая установка, как для генерации, так и для распределения энергии.

Чугунолитейный и латунолитейный цеха.

Кузнечный цех и отрезные помещения.

Столярный цех (включая иногда отделы изготовления и ремонта опок).

Малярный цех и помещение для хранения материалов маляров.

Транспортный отдел для цехов и дворов.

Они находятся под надзором генерального суперинтенданта, который отвечает за все механические вопросы, за исключением тех, которые строго относятся к производству или к фактическому изготовлению продукта.

Рис. 3. Диаграмма, показывающая официальные каналы связи и власти от суперинтенданта к рабочим на типичном производственном предприятии.

Второй общий класс — это производство, и он обычно будет состоять из следующих отделов:

Строгальный отдел, включая поперечно-строгальные и долбежные станки.

Сверлильный и расточной отдел, включая вертикальные, горизонтальные и радиально-сверлильные и расточные станки.

Отдел тяжелой токарной обработки, включая токарные станки с высотой центров менее 24 дюймов.

Отдел фрезерных станков, включая горизонтальные, вертикальные и специальные фрезерные станки, профильные станки и т. д.

Отдел зуборезных станков для изготовления всех классов зубчатых колес.

Шлифовальный отдел, включая цилиндрическое, дисковое и плоское шлифование.

Полировальный отдел, который включает полировку, шлифовку и т. д.

Сборочный отдел, в котором детали (обычно сравнительно небольшие) собираются в группы связанных деталей и хранятся в ожидании окончательной сборки машин.

Монтажный отдел, в котором вся машина собирается и обычно тестируется, и инспектируется, получая окончательную покраску и другие отделочные работы, готовые к отгрузке.

Если характер продукта таков, что он требует этого, будет также гальванический отдел, обычно расположенный рядом с полировальным отделом.

Этот класс отделов будет находиться под непосредственным надзором производственного суперинтенданта.

Каждый отдел находится под руководством мастера, который отвечает за дисциплину, работу и эффективность персонала под ним. Часто отдел достаточно велик, чтобы требовать одного или нескольких помощников мастера. Под ними могут быть также бригадиры, каждый из которых будет иметь небольшую группу сотрудников, называемую бригадами, за работу и эффективность которых он отвечает.

Управление цехом. Обращаясь к диаграмме, рис. 2, можно заметить, что прямоугольные фигуры, представляющие различные офисы, отделы или чиновников, соединены линиями. Их обычно называют линиями власти, и их тщательное изучение покажет, каким образом и по каким каналам приказы чиновника доходят до сотрудников, за работу которых он отвечает.

Прослеживая эти линии от главы предприятия через различные офисы и чиновников к различным отделам, мы получаем фундаментальное представление об управлении цехом.

Эта система будет несколько упрощена при обращении к диаграмме, рис. 3, которая показывает путь или официальный канал связи и власти от суперинтенданта вниз к рабочим. Она также подчеркивает фундаментальную идею прохождения всех официальных дел через чиновников, отвечающих за промежуточные отделы.

Таким образом, если фабричный менеджер желает, чтобы что-то было сделано, он не отдает приказ одному из рабочих или мастеру, а суперинтенданту. Суперинтендант отдаст свои приказы мастеру отдела, в котором должна быть выполнена работа. Если это отдел, в котором есть бригадиры, мастер отдаст свои приказы соответствующему бригадиру, который выберет подходящего рабочего или столько их, сколько может потребоваться, и проинструктирует их относительно работы, и лично проследит, чтобы она была выполнена быстро и надлежащим образом. Когда работа завершена, он сообщит об этом факте мастеру, который, в свою очередь, сообщит суперинтенданту, который информирует фабричного менеджера о том, что его приказы были выполнены.

Этот процесс может показаться излишне сложным, и вследствие этого его иногда называют бюрократией. Однако необходимо иметь четко определенную и правильно понимаемую систему и канал для всех рутинных дел, некоторые из причин для чего следующие:

Во-первых, было сказано, что «никто не может служить двум господам», и это совершенно верно во всех вопросах управления цехом. Каждый лояльный рабочий научился по наставлению и традиции обращаться к своему непосредственному начальнику за всеми приказами и инструкциями, касающимися его работы, и он естественно и справедливо возмущается любой попыткой игнорировать или принижать его законного «босса».

Во-вторых, поскольку эффективность рабочих в значительной степени зависит от их лояльности к руководству, и поскольку эта лояльность может быть обеспечена и поддержана только духом справедливости и честности ко всем, включая чиновников и рабочих, вся власть и ответственность должны быть четко определены и надлежащим образом ограничены, с тем чтобы бизнес и работа могли продолжаться упорядоченным и эффективным образом; чтобы все чиновники и рабочие могли знать, когда они находятся в пределах своих надлежащих прав; и выполняя свои обязанности без страха выйти за свои должные границы или вмешаться в права и привилегии своих товарищей.

Почти все правила имеют некоторые исключения, и вышеуказанные имеют свои. Дисциплина цеха, или то, что иногда называют полицейскими правилами, ожидается, что будет соблюдаться всеми чиновниками во все времена.

Два из этих исключений носят настолько общий характер и применение, что они отмечены здесь.

Во-первых, любой чиновник, заметивший нарушение дисциплины завода, может привлечь внимание провинившегося сотрудника, независимо от отдела, в котором он работает, и потребовать от него немедленно прекратить нарушение правил. Но чиновник должен как можно скорее сообщить об этом главе отдела, в котором работает провинившийся сотрудник.

Во-вторых, любой чиновник, заметивший, что работа выполняется неправильно, или материал тратится впустую, или оборудование явно повреждается, или безопасность рабочих, здания или оборудования находится под угрозой, может категорически приказать прекратить действие и немедленно сообщить об этом факте главе отдела или суперинтенданту, как он сочтет нужным.

Рис. 4. Форма для обычных официальных сообщений. Копия под копирку делается на тонированной бумаге.

Официальные сообщения. Для обычных сообщений, кроме общих или специальных приказов, производственных заказов, писем и т. д., следует привычно использовать письменную форму. Обычная форма показана на рис. 4. Эти формы собраны в блокноты из чередующихся листов белой и светло-тонированной бумаги, причем первые перфорированы сверху, чтобы их можно было легко вырвать, в то время как тонированный лист остается закрепленным на корешке. Оба листа напечатаны с одной и той же формой, и все они последовательно пронумерованы парами из одного белого и одного тонированного листа. Используется копировальная бумага, при этом на белом листе пишут, а тонированный получает углеродный оттиск. Каждый чиновник снабжен этими блокнотами, и благодаря их использованию он всегда сохраняет копию любой записки или сообщения, которые он делает другому чиновнику или отделу. Серийные номера предназначены для помощи в идентификации любой записки, которая могла стать несколько неразборчивой. Использование этих бланков избавляет от любого недопонимания, которое могло бы возникнуть при даче и получении устных приказов; и служит для предотвращения ошибок и оплошностей, а также для закрепления ответственности за их возникновение на стороне, допустившей ошибку.

Успешное управление. Дух управления цехом всегда должен быть духом лидерства. Это обычно не может быть достигнуто, если менеджер не обладает природными способностями лидера. Успешные военные вожди являются примерами этого условия. Они ведут людей вместо того, чтобы гнать их, и результатом является состояние восторженной лояльности.

Также совершенно необходимо, чтобы лидер был практичным человеком с прочной технической подготовкой и практическим опытом в бизнесе, которым он берется управлять. Если он не оснащен таким образом для своих обязанностей, факты вскоре становятся очевидными для его подчиненных, и его репутация страдает соответственно. Рабочие теряют уверенность в его лидерстве и испытывают недостаток энтузиазма при выполнении своих обязанностей, выполняя свою работу вялым и формальным образом, что очень вредно для эффективности завода.

Еще одним качеством, необходимым успешному менеджеру, является способность судить о людях и их способностях к различным обязанностям. Всегда найти правильного человека для должности, станка или работы — это ценная черта любого человека, который должен руководить работой даже предприятия среднего размера. Чем крупнее завод и чем разнообразнее бизнес, осуществляемый на нем, тем более ценной и незаменимой становится эта характеристика. Менеджер, который постоянно или часто меняет своих подчиненных чиновников и, следовательно, производит изменения в рабочей силе, всегда будет находить свои обязанности трудными, а также обнаружит, что почти невозможно довести завод до той степени эффективности, которая разумно ожидается. Объем выпуска будет постоянно падать ниже нормальной точки, а качество работы также будет ухудшаться. Работа управления должна быть постоянным созиданием силы, а также развитием и образованием по линиям продвижения в специальном выпуске предприятия. Это не может быть осуществлено, если состав силы или чиновники, которые управляют ею, находятся в переходном состоянии изменений, сомнений и неопределенности.

ПОКАЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЯМНОГО ТОКАРНОГО СТАНКА ПРИ ОБРАБОТКЕ ЦЕНТРА ПОВОРОТНОГО МОСТА Chicago Bridge & Iron Works, Чикаго, Иллинойс.

Существует, со стороны многих чиновников, имеющих руководство над людьми, склонность слишком сильно вмешиваться в работу рабочих и их работу, и таким образом мешать, а не помогать им. Хотя совершенно верно, что каждый чиновник, от бригадира до фабричного менеджера, может в разное время помочь рабочим в их назначенных задачах своевременным советом и предложениями, также верно, что это вопрос, который можно легко переборщить, пока он не станет раздражающей помехой и излишне не вмешивается в выполнение рабочими их законных обязанностей.

Рабочие быстро замечают, когда предложения и советы хорошо продуманы и поучительны, и когда они приходят как своего рода завуалированная критика. Чиновник, который позволяет себе предаваться такого рода диктату, вскоре впадает в практику придирок, которая наиболее раздражает людей. Это практика, которая сначала ослабляет, а затем разрушает влияние чиновника на людей, которые подчиняются только из необходимости. Когда существует это условие, рабочая эффективность силы находится на очень низком уровне.

С другой стороны, действительно полезные советы и предложения, сделанные в веселой манере и из совершенно очевидного желания помочь рабочим, обычно встречают быстрый и лояльный отклик, который хорошо говорит об эффективности рабочих.

Еще один шаг на пути к успеху — это терпеливое и заинтересованное выслушивание предложений, которые могут внести рабочие, даже если речь идет о пустяковых вопросах. Следует всегда помнить, что рабочий, изо дня в день трудящийся над одним и тем же классом изделий, а зачастую и над одними и теми же деталями, способен заметить и продумать множество мелких усовершенствований в инструментах и методах, которые могут быть весьма ценными. Доброжелательное отношение к нему, внедрение практичных предложений и достойное вознаграждение за его старания будут побуждать не только его самого, но и других рабочих изучать свою работу и стремиться найти более совершенные и эффективные способы ее выполнения. Таким образом, формируется активный и заинтересованный дух лояльности, который является одним из самых ценных активов предприятия.

Успешный руководитель — это тот, кто способен объединить свой рабочий коллектив, состоящий из подчиненных должностных лиц и рабочих, в целостную и лояльную организацию, где все трудятся на общее благо, ради успеха и процветания предприятия. Как только это условие достигнуто, вопрос эффективного и экономичного производства оказывается практически, а не только теоретически решенным.

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ МЕТОДЫ И УЧЕТ

Исходя из принципов, выдвинутых в связи с вопросами производства и управления цехом, легко заметить, что работа современного производственного предприятия — дело весьма сложное. Поэтому необходимо наличие максимально полных и тщательно разработанных планов и систем, регулирующих все его операции, а также достаточно детального плана учета, с помощью которого эти операции и их результаты фиксируются и архивируются.

При разработке необходимых планов для методов и учета производственного предприятия мы должны прежде всего определить требования к работе и четко решить, чего именно хотим достичь. Иными словами, условия должны быть сначала изучены и проанализированы, их различные факторы оценены по их истинной значимости, а требования определены, чтобы можно было следовать общему плану операций.

Эти методы должны охватывать следующие вопросы:

1. Отбор и наем рабочих. 2. Методы учета рабочего времени всех сотрудников. 3. Порядок оплаты труда рабочих. 4. Выдача производственных заказов в цеха. 5. Порядок прохождения работы через цеха. 6. Метод получения запасов и материалов. 7. Способы хранения и выдачи инструментов.

Важность учета. Каждый из этих методов станет частью повседневной рутины предприятия, а операции, выполняемые в рамках этих методов, будут надлежащим предметом для регулярного учета, ведущегося изо дня в день.

Такие записи чрезвычайно ценны как текущая информация и, при надлежащем хранении, становятся столь же полезными для справок в будущем, как и для использования в текущей деятельности.

При любых улучшениях в рабочем распорядке производственных операций должны существовать предварительные записи, по которым можно проверять и сравнивать текущие показатели. Благодаря такой организации сравнительно легко установить, происходит ли улучшение и в каком направлении оно движется. Эти знания подскажут дальнейшие планы и улучшения. Если записи докажут, что вместо прибыли имеют место убытки, это предупреждение будет столь же ценным, и мы поспешим улучшить результаты и повысить эффективность работы.

Таким образом, независимо от того, являются ли используемые планы и методы действительно успешными или совсем наоборот, крайне важно знать с помощью оперативных и точных записей, каковы результаты на самом деле, чтобы быть в курсе хода событий. Это необходимо для того, чтобы, когда планы не приносят ожидаемых и желаемых благоприятных результатов, информация была оперативно доступна, предупреждение услышано, а планы изменены или дополнены до тех пор, пока они не обеспечат успешный ход производственных операций.

Отбор и наем рабочих. Это важный вопрос, поскольку введение новых людей в любой бизнес стоит денег и требует от нескольких дней до нескольких недель, чтобы новый сотрудник достаточно привык к своей работе и окружению и стал столь же ценным, как человек, который прекрасно знаком с цехом, распорядком, методами работы и мастером, под началом которого он трудится.

Рис. 5. Карточка заявления о приеме на работу.

Поэтому необходимо подходить к этому вопросу методично и вести учет:

(a) Всех лиц, подающих заявление о приеме на работу. (b) Всех лиц, официально принятых в качестве сотрудников. (c) Индивидуальных записей всех штатных рабочих. (d) Всех сотрудников, покидающих компанию.

Для достижения этих результатов должностное лицо, в чьи обязанности входит наем персонала, заполнит или поручит клерку заполнить карточку заявления о приеме на работу формы, показанной на рис. 5, для каждого лица, претендующего на должность. Следует заметить, что важно знать, работал ли заявитель когда-либо в данном учреждении до настоящего обращения. Если да, то к его личному делу можно легко обратиться за информацией о целесообразности повторного найма. Также необходимо знать данные о его последнем работодателе, а зачастую и о предыдущем, поскольку эти сведения также будут приняты во внимание при определении его пригодности для должности, на которую он претендует. Также необходимо знать, сколько лет он проработал на производственных предприятиях, так как этот факт в сочетании с его возрастом часто дает информацию, на основе которой можно судить о его пригодности.

Рис. 6. Карточка найма.

Карточка заявления, находясь в картотеке, доступна для использования мастерами или другими должностными лицами, которым требуются рабочие. Если после консультации между должностным лицом, к которому поступило заявление, и мастером, желающим увеличить штат, принято решение о пригодности кандидата, его вызывают и нанимают на взаимовыгодных условиях, после чего заполняется карточка найма формы, показанной на рис. 6. Это повторит часть информации, содержащейся в карточке заявления, но в любом случае необходимо иметь две карточки, так как информация должна храниться в отдельных ящиках.

В карточке найма также указывается имя должностного лица, нанимающего рабочего, а также имя мастера, под началом которого он будет работать, вид выполняемой им работы и дата начала работы. Для того чтобы она стала действительной и вступила в силу, также потребуется утверждение суперинтенданта или управляющего фабрикой, в зависимости от обстоятельств.

После того как заявитель стал одним из штатных сотрудников предприятия, составляется третья карточка для хранения в ящике «Список сотрудников». Она будет иметь форму, показанную на рис. 7, и называется «Карточка учета стажа». Следует заметить, что каждая из этих трех карточек имеет в заголовке имя и адрес лица, которое она представляет.

Карточка учета стажа содержит сведения об отделе, в котором работает сотрудник, виде выполняемой им работы, дате начала работы и ставке оплаты. Также предусмотрены места для записи размера и даты любого повышения ставки, а также для записи о переводе в другой отдел, если таковой произойдет, что часто случается с новыми людьми, которые могут быть не совсем приспособлены к первому виду работы, но вполне удовлетворительно справляются с другим классом задач.

Рис. 7. Карточка учета стажа.

Также предусмотрено место для записи даты увольнения рабочего из компании и причины этого. Это будет ценной информацией в случае, если рабочий впоследствии снова обратится за трудоустройством. Когда сотрудник покидает службу в компании, его карточка учета стажа изымается из ящика «Список сотрудников» и помещается в четвертый ящик с надписью «Уволенные» или «Ушедшие по собственному желанию», где она хранится для будущих справок.

Индивидуальный учет показателей. Во многих хорошо управляемых производственных предприятиях принято вести учет показателей рабочих, оцениваемых ежемесячно, в качестве ценного справочного материала в случаях планируемого повышения, увеличения оплаты, оценки надежности для специальной работы и ответственных должностей. Были опробованы различные методы выставления оценок, но самый простой метод — использовать число 100 для идеального показателя и разделить его следующим образом:

Good workmanship | 50
Punctuality in reporting for work | 30
Deportment during working hours | 20
| ——
Total | 100

Рис. 8. Карточка индивидуального учета.

Штрафные баллы за качество работы вычитаются мастером в соответствии с его суждением, подкрепленным отчетами инспектора о работе, выполненной данным сотрудником.

Пунктуальность оценивается по количеству опозданий, причем каждый случай снижает оценку на одну единицу. Поскольку рабочий входит в цех дважды в день, утром и после обеда, при условии 26 рабочих дней в месяце, практическое пренебрежение пунктуальностью вскоре снижает его показатель в этом отношении до нуля.

Поведение оценивается мастером, который также принимает во внимание случаи, когда рабочий был отмечен за нарушение правил в этом отношении.

Карточка учета, показанная на рис. 8, используется для ведения ежемесячных записей. Итоговая сумма за любой период, деленная на количество месяцев, охваченных записью, даст процент от идеального показателя. Эта карточка рассчитана на запись за два года.

Если по особым причинам это представляется целесообразным, можно разработать аналогичную карточку, охватывающую шесть рабочих дней недели. Годовая запись в такой форме может быть внесена на карточку размером 4 на 6 дюймов путем соответствующей горизонтальной и вертикальной разметки.

Такой учет можно с пользой вести как для офисного персонала, так и для рабочих в цехах. Это будет ценно во многих отношениях при оценке пригодности людей для специальной работы, а также для повышения по службе.

Безусловно, такие записи должны вестись очень тщательно; в противном случае существует риск серьезного ущерба для деловой репутации, добросовестности, а также надежности рабочих.

Агент по закупкам рабочей силы. В крупных компаниях официально назначается агент по закупкам рабочей силы, в обязанности которого входит обеспечение офиса и цехов компетентными людьми, нанятыми за разумную плату. Поэтому он должен быть в тесном и точном контакте с рынком труда по тем же причинам, по которым агент по закупкам должен знать состояние рынка материалов и снабжения. Он должен знать, как и где найти рабочих различных классов, когда к нему поступает запрос на их предоставление.

В то время как обычных рабочих почти всегда можно найти по ежедневным заявлениям, поступающим в офис, квалифицированных специалистов приходится искать; и обычно нелегко найти именно того человека, который обладает желаемой квалификацией.

Когда требуются люди на должности выше среднего уровня квалифицированных рабочих, лучшие и наиболее перспективные кандидаты почти всегда будут распределены среди нынешних сотрудников, заслуживающих продвижения. Повысить одного из них, а не нанимать человека со стороны, — обычно хорошая деловая политика. Человек и его способности, как правило, хорошо известны, в то время как незнакомец — всегда «темная лошадка». Рабочие, будучи знакомы с этим человеком, будут рады видеть, что он получил заслуженное повышение; и всегда мудро учитывать популярность предлагаемых распоряжений, затрагивающих рабочий коллектив. Сам человек будет чувствовать возросшую ответственность гораздо сильнее, чем человек со стороны, и, как правило, будет работать усерднее, чтобы добиться успеха на новой должности. Поэтому всегда лучше дать первый шанс нынешним сотрудникам, которые были верны возложенным на них до сих пор обязанностям.

Окажется, что в большинстве отделов есть сотрудники, которые по той или иной причине выполняют работу, значительно ниже их реальных способностей, надеясь, что позже появятся лучшие возможности для желанной должности. Агент по закупкам рабочей силы должен знать людей в коллективе и их способности, чтобы воспользоваться этими условиями. Мастеру в одном отделе может понадобиться человек, и он не подозревает, что в соседнем отделе может быть именно тот, кто ему нужен. Агент по закупкам рабочей силы должен знать, где найти этого человека немедленно.

Кроме того, в одном отделе из-за состояния работы может не хватать помощи, и он может запросить агента по закупкам рабочей силы нанять определенное количество людей с определенной квалификацией и способностями. В то же время в другом отделе может быть больше людей, чем можно использовать с выгодой. Договоренность о временном или постоянном переводе некоторых из этих людей станет большой помощью для обоих отделов и будет иметь дополнительное преимущество в виде сохранения постоянной занятости хороших работников.

Если рабочий чувствует, что его занятость постоянна и что существуют справедливые возможности для продвижения, это будет самым верным способом сохранить его верность и лояльность интересам предприятия; и условия, которые вызывают у него такое состояние ума, также привлекут других хороших людей, которые будут рады считаться верными компании, ценящей их услуги и заботящейся об их интересах так же, как они заботятся об интересах своих работодателей. Результатом будет то, что эти люди будут отдавать свои лучшие силы и даже будут начеку, чтобы продвигать интересы работодателя, который оказал им доверие. Таким образом, создается сильная рабочая организация, которая становится одним из лучших и самых ценных активов компании.

Учет рабочего времени. Поскольку стоимость труда обычно выше любой другой статьи расходов на производственном предприятии, а зачастую и выше всех остальных факторов стоимости производства, очень важно, чтобы записи, относящиеся к этим расходам, были правильно спланированы и точно велись.

Для этой цели были приняты и использовались различные методы. Будут приведены некоторые из наиболее известных планов. Каждый из них адаптирован к определенному виду или классу работы, и часто оказывается, что на практике приходится разрабатывать еще более иные формы, чтобы соответствовать существующим условиям.

Существует три метода учета времени сотрудников, а именно:

1. Путем внесения времени в книгу или на карточки табельщиком.

2. Путем внесения времени на карточки самим рабочим.

3. Путем штамповки времени на карточках самим рабочим в часах-регистраторах.

Первый из этих методов является старейшей формой и в настоящее время в значительной степени вышел из употребления.

Рис. 9. Карточка учета времени модельного цеха.

Подавляющая часть работы производственного предприятия требует, чтобы время, отработанное сотрудниками, регистрировалось дважды. То есть одна запись должна быть дневным временем (время, оплачиваемое по дням), что требует регистрации общего количества часов, отработанных каждый день; вторая запись должна фиксировать время выполнения задания (время, затраченное на различные задания в течение дня). Эта вторая запись иногда называется распределением времени, поскольку время сотрудника распределяется по различным заданиям, над которыми он работал.

Формы карточек учета времени. Эта работа иногда выполняется с помощью карточек учета времени, как показано на рис. 9, 10, 11 и 12, которые приведены в качестве характерных примеров этих методов. Эти карточки имеют разные оттенки в качестве удобного способа их распознавания.

Рис. 9 — желтого цвета и используется в модельном цехе.

Рис. 10 — шоколадного цвета и используется в кузнечном цехе.

Рис. 11 — синего цвета и используется плотниками и изготовителями литейных форм.

Рис. 12 — белого цвета и используется в механическом цехе.

Рис. 10. Карточка учета времени кузнечного цеха.

Рис. 11. Карточка учета времени для плотников и изготовителей литейных форм.

Подобные формы карточек могут быть разработаны для любого другого отдела предприятия или для отделов предприятий, выполняющих совершенно иную работу.

Когда эти карточки используются как средство распределения времени по различным заданиям или заказам, действующим в цехе, дневное время, из которого составляется платежная ведомость, обычно записывается на полоске бумаги в часах-регистраторах, причем операция выполняется каждым сотрудником, когда он проходит в цех утром и после обеда, а также когда уходит в полдень и вечером. Подойдя к часам, рабочий переводит рычаг на свой индивидуальный номер и нажимает кнопку, благодаря чему точное время операции записывается на полоске бумаги, ленте или диске внутри часов.

Рис. 12. Карточка учета времени механического цеха.

В других формах часов-регистраторов вставляется индивидуально пронумерованный ключ в одно из индивидуально пронумерованных отверстий, поворачивается и вынимается. Время записывается способом, весьма похожим на тот, что используется в случае, описанном выше.

Четыре показанные формы карточек учета времени весьма похожи, разница заключается в списке операций, приведенном в правой части карточки.

В верхней части карточки есть места для даты, номера заказа, номера рабочего и номера станка, на котором он работает (при условии, что работа выполняется на станке). В следующем поле указывается название отдела. Далее следуют поля для количества — то есть числа штук, футов или дюймов материала, обозначенного таким образом, или веса материала в фунтах. Затем идет краткое описание работы.

Напротив каждого из них находится квадрат, в котором рабочий может указать конкретный вид работы, которую он выполнял, отметив его крестиком. Таким образом, форма, показанная на рис. 9, содержит следующие классы работ: изготовление моделей, что означает работу над новыми моделями; ремонт моделей, относящийся к ремонту, который относится на счет задания; ремонт литейного оборудования, или ремонт моделей или приспособлений, расходы на который должны быть отнесены на счет литейного отдела; ремонт оборудования, относящийся к оборудованию модельного цеха; общехозяйственные работы, состоящие из небольших работ по оборудованию и техническому обслуживанию, которые лучше выполнять модельщику, чем плотнику; чертежный зал, аналогичные новые работы и ремонт, такие как чертежные доски, угольники и т. д.; инструментальная кладовая, аналогичные работы, относимые на счет этого отдела, такие как ящики или футляры для специальных инструментов и работы, не доверяемые плотнику.

Независимо от того, каким видом работы занят сотрудник, он отмечает ее, как описано; а после слов «Время начала» он отмечает час и минуту, когда приступает к работе. Когда задание завершено, он отмечает время после слов «Время окончания». Затраченное время, ставка и стоимость заполняются табельщиком.

Эта карточка сдается мастеру или опускается в ящик, предусмотренный для этой цели, после того как она была одобрена мастером отдела, в котором выполняется работа. Затем она поступает к табельщику.

Поскольку у каждого рабочего есть карточка для каждого отдельного задания и для каждого дня, из этого следует, что все карточки заданий за один день должны в сумме составлять то же количество времени, что указано в штампованной записи внутри часов-регистратора. Расхождения такого рода расследуются, и распределение времени корректируется до тех пор, пока оно не станет удовлетворительным, причем в таких случаях обычно консультируются с мастером отдела.

Карточки учета времени для часов-регистраторов. Также производятся часы-регистраторы, которые работают автоматически, вызывая изменения в положении карточки, опущенной в предусмотренный для этого приемник, таким образом, что при манипуляции рычагом на карточке не только штампуется точный час и минута, но и штампуется в нужном месте карточки, чтобы соответствовать нужному дню недели, а также указывать, до или после полудня. Горизонтальные изменения положения производятся вручную перед манипуляцией рабочим рычагом.

Рис. 13. Карточка дневного времени.

Рис. 14. Оборотная сторона карточки дневного времени.

Рис. 15. Карточка времени выполнения задания.

Форма для обычной карточки дневного времени показана на рис. 13. Указаны дни недели, каждый из которых разделен горизонтальными линиями на поля для времени до и после полудня. Вертикальные разделительные линии разделяют поля для времени прихода рабочего (IN), ухода (OUT), а также для аналогичных записей потерянного времени или сверхурочной работы, в зависимости от обстоятельств.

В верхней части карточки указана дата, обычно приводимая как последний день недели, за который составляется табель. Далее следуют номер и имя сотрудника. После таблицы, подготовленной для штамповки времени, есть место для общего времени, ставки и суммы, причитающейся за неделю.

Оборотная сторона карточки показана на рис. 14 и является чистой, за исключением верхней части, где крупным и четким шрифтом напечатано «Этой стороной наружу», так как сотрудники склонны вставлять карточку лицевой стороной наружу. Для удобства номер и имя сотрудника указаны на этой стороне так же, как и на лицевой.

При вышеуказанном методе учета времени все сотрудники будут использовать обычную карточку дневного времени. Такие сотрудники, которые работают по обычным производственным заказам и над работой, должным образом относимой на их счет, в дополнение к карточке дневного времени будут использовать карточку времени выполнения задания формы, показанной на рис. 15. Эта карточка снабжена полями в верхней части для номера заказа, даты, номера сотрудника, номера станка, изделия или детали, над которой ведется работа, и названия выполняемой операции. Основная часть карточки имеет те же поля для штамповки времени. Следует заметить, что карточка, показанная на рис. 13, охватывает период с понедельника по воскресенье включительно. Это обычная форма, но в некоторых цехах финансовая неделя заканчивается в другие дни недели. В карточке задания, показанной на рис. 15, она заканчивается в четверг.

При использовании этих карточек заданий на каждое задание или заказ составляется отдельная карточка, независимо от количества различных заданий, которые сотрудник может иметь в течение дня. Сумма времени, указанная на всех этих карточках за день, должна в совокупности составлять сумму, указанную на карточке дневного времени, на основе которой составляется платежная ведомость. Таким образом, каждая карточка служит проверкой другой, и точность обеспечивается в значительной степени.

Когда работа, для которой выдано время задания, завершена и карточка получает свою последнюю отметку, она может быть передана мастеру, который отправит ее табельщику. Это дает мастеру возможность просмотреть ее и исправить любые ошибки, которые могли быть допущены. В некоторых цехах карточка опускается в ящик с надписью «Карточки времени заданий — завершенные», откуда она собирается вместе с другими табельщиком. Поступив в распоряжение табельщика, он проверит ее вместе с другими, которые рабочий мог использовать в тот же день, чтобы установить, равно ли общее время на карточках заданий за день тому, что указано на карточке дневного времени.

Когда табельщик сравнил карточки, он отправит карточки заданий клерку по учету затрат, который внесет суммы в книгу сводки времени заданий формы, показанной на рис. 16. На этом бланке записываются номер, имя и ставка каждого человека. Последующие столбцы озаглавлены различными текущими номерами заказов. Напротив имени человека делаются записи о стоимости по платежной ведомости времени, которое он отработал по различным заказам или заданиям за день. Итоговая сумма, вынесенная в крайний правый столбец, представляет собой его оплату за день. Итоговые суммы в нижней части столбцов заданий представляют стоимость времени, затраченного на каждый заказ за день. Работа считается проверенной как правильная, когда сумма всех итогов правого столбца в точности равна сумме всех итогов в нижней части столбцов.

Рис. 16. Сводка времени заданий.

ЮЖНАЯ ЧАСТЬ СБОРОЧНОГО ЦЕХА, ЗАВОД ВЕСТ-ЭЛЛИС, Компания Allis-Chalmers, Милуоки, Висконсин.

Записи в этой книге делают довольно молодые клерки, которые занимаются только этими карточками заданий и книгами в качестве своих ежедневных задач и которые становятся очень опытными, точными и быстрыми в этой работе. Итоговые суммы переносятся клерком по учету затрат или одним из его помощников в бухгалтерскую книгу затрат, в которой сводятся затраты как на труд, так и на материалы, а также все накладные расходы. Иногда эта работа выполняется на карточках, каждая из которых представляет заказ и содержит в краткой и сжатой форме все расходы любого рода, отнесенные на счет заказа.

Методы оплаты сотрудников. Методы, с помощью которых составляются платежные ведомости и оплачиваются сотрудники, важны; и какие бы планы ни были приняты, они должны отвечать следующим желательным требованиям:

1. Запись сумм, причитающихся рабочим, должна быть абсолютно точной и соответствовать ставкам, по которым рабочие были наняты, с учетом (a) таких изменений, которые могут быть внесены по причине должным образом санкционированных изменений ставок; (b) таких изменений, которые могут быть внесены из недели в неделю сверхурочной работой или применением методов «сдельной работы», «премиальной работы» или любого из нескольких планов вознаграждения за исключительно эффективную работу; (c) таких удержаний, которые могут быть надлежащим образом сделаны в счет авансовых платежей, которые были произведены по надлежащему разрешению.

2. Методы составления платежной ведомости и оплаты рабочих должны обеспечивать оперативность в этой работе, чтобы оплата сотрудников не задерживалась на неоправданно долгое время в ожидании необходимой канцелярской работы.

3. Методы оплаты должны быть такими, чтобы ни один рабочий не мог знать сумму, выплаченную любому другому рабочему.

Для достижения результатов, желаемых в первом требовании, если суммы, причитающиеся рабочим, составляются на основе времени, зарегистрированного самими рабочими — то есть в часах-регистраторах, — это сравнительно легкая задача, поскольку это в основном вопрос математики со строгим вниманием к деталям.

Изменения в ставке оплаты обычно не вступают в силу до недели, следующей за той, в которой был отдан приказ. Этот приказ будет в форме запроса мастера отдела, в котором работает рабочий, с указанием причин повышения. Он отправляется суперинтенданту или управляющему фабрикой для утверждения. В случае утверждения он затем отправляется клерку по выплатам, который подшивает уведомление для будущих справок и вносит требуемое изменение в свою платежную ведомость.

Ставки премиальной работы будут составляться мастерами отделов и утверждаться суперинтендантом в небольших цехах. На крупных предприятиях ставки будут составляться клерком в производственном отделе и утверждаться производственным инженером. В любом случае они будут отправлены непосредственно клерку по выплатам.

Авансы рабочим будут выдаваться только в особых случаях, по письменному запросу мастера с указанием причин и при утверждении суперинтендантом.

Второе требование может быть выполнено путем использования карточек учета времени стиля, используемого в часах-регистраторах (как показано на рис. 13, 14 и 15). Удобство и быстрота составления времени по этим карточкам очевидны из того факта, что запись всей недели содержится на лицевой стороне одной карточки дневного времени, потерянное время отмечается только красными чернилами в итоговом столбце справа, а сумма сумм потерянного времени вычитается из обычного рабочего времени за неделю. Таким образом, если рабочее время составляет 55 часов в неделю, а потерянное время составило ½ часа в один день и ¼ часа в другой, что в сумме дает ¾ часа, мы вычитаем это из 55, оставляя 54¼ часа в качестве времени за неделю. Это делается гораздо быстрее, чем выводить общее время за каждый день и складывать эти итоги за шесть дней недели.

Лист платежной ведомости или книга платежной ведомости показаны на рис. 17. Сейчас это часто делается в виде отдельного листа или такого количества листов, которое может потребоваться для размещения всех имен, часто до 50 имен на листе. При изучении этой печатной формы будет видно, что регулярное время разделено на производительный и непроизводительный труд. Это делается с целью установления того, какая часть труда применяется непосредственно к продукту, а какая часть применяется косвенно, например, мастера, клерки, разнорабочие и т. д., чья работа классифицируется как непроизводительная.

Сумма регулярного времени вычисляется и вносится в столбец с заголовком «Сумма». Если есть сумма, причитающаяся в виде премий, она вносится в следующий столбец, и обе суммы складываются в столбце с заголовком «Итоговая сумма». В следующем столбце вносится сумма любых авансов, которые могли быть сделаны, которая вычитается из итоговой суммы, оставляя чистую «Сумму к выплате», которая вносится в следующий столбец. Эта сумма выплачивается сотруднику, который подписывает свое имя в поле под «Кем получено», и операция завершена. Номера рабочих помещаются в крайнем левом и правом углу формы для удобства при быстрой обработке работы по выплатам.

Рис. 17. Лист платежной ведомости.

Когда платежная ведомость полностью составлена, она представляется суперинтенданту, который удостоверяет, что это правильный список фактически работающих людей, а также ставки различных людей. Затем она представляется управляющему фабрикой для утверждения. После того как суммы, причитающиеся рабочим, фактически выплачены и за них получены расписки, казначей удостоверяет этот факт, и платежная ведомость становится ваучером на сумму, представленную в ведомости.

Выдача заказов на производственную работу. Как обычно считается, заказы делятся на два общих класса, а именно:

1. Производственные заказы, с помощью которых производственные отделы приступают к работе по изготовлению какого-либо регулярного или специального продукта, который должен быть продан клиентам.

2. Заказы по предприятию. Эти заказы относятся к ремонту и техническому обслуживанию территории, зданий и оборудования предприятия, а также к новым дополнениям к ним и их изменениям.

Оба эти класса исходят от управляющего фабрикой, который получает инструкции по всем важным заказам от генерального менеджера компании, который будет санкционировать и поддерживать связь не только с производством предприятия, но и в общем плане со всеми изменениями, улучшениями и расходами на техническое обслуживание учреждения.

Рис. 18. Производственный заказ.

Производственные заказы. Рис. 18 показывает форму регулярного производственного заказа. Эта карточка или бланк изготавливается таких размеров, каких может потребовать вид производственного бизнеса, к которому он относится. Принято использовать карточку размером 4 на 6 дюймов; но если на центральном поле нужно написать что-то, чтобы правильно описать работу, она должна быть несколько больше. Основными особенностями этой формы являются места для названия карточки, номера заказа и даты. В нижней части указана дата, когда ожидается завершение работы, и дата ее фактического завершения. Эти даты важны как справочный материал при рассмотрении оперативности и эффективности отделов, где выполнялась работа.

Работа, которую необходимо выполнить, кратко описана в центральной части, вместе с такими ссылками на комплекты чертежей и т. д., которые могут потребоваться, чтобы сделать условия заказа бесспорно определенными. Этот заказ подписывается управляющим фабрикой и отправляется суперинтенданту. В крупной компании он отправляется суперинтенданту по производству или производственному инженеру, в зависимости от конкретного способа организации должностного состава.

Рис. 19. Подпроизводственный заказ.

В любом случае заказ передается должностному лицу, отвечающему за производство, который составит подпроизводственные заказы (рис. 19) для каждого отдела, в котором должна быть выполнена конкретная работа, описанная в заказах. Устанавливается ограничение по времени для завершения работы и предусмотрено место для фактической даты завершения. Они не подписываются при выдаче, но датируются и подписываются мастером, когда работа завершена.

Заказы по предприятию. Как было описано, заказы по предприятию — это те, которые необходимы для изменений, улучшений и технического обслуживания предприятия и оборудования. В некоторых учреждениях существуют две серии заказов, а именно: (a) те, что предназначены для улучшений и технического обслуживания предприятия как такового — то есть территории и зданий; и (b) улучшения и техническое обслуживание оборудования. Это очень правильное и естественное разделение. Эти счета могут быть подразделены в очень большой степени, но не с соответствующей ценностью.

Рис. 20. Заказ по предприятию.

Заказы по предприятию обычно выдаются суперинтендантом (или генеральным суперинтендантом в крупном предприятии) и возвращаются ему, как будет видно при обращении к форме, показанной на рис. 20. Этот заказ обычно направляется в определенный отдел. Если в работе задействовано более одного отдела, каждому из них выдается отдельный заказ. Общая форма заказа такая же, как и в двух предыдущих, инструкции изменены в соответствии с характером случая.

На обороте этого заказа есть форма для внесения стоимости материалов и труда, как показано на рис. 21. Указаны даты, в которые предоставляется каждый предмет (или группа предметов) материала, а также даты для различных статей труда, хотя работа целой недели может быть внесена в одну строку. На второй половине карточки предусмотрено место для итогов стоимости как материалов, так и труда; также вносятся такие общие расходы в виде процента или иного распределения, которое может быть санкционировано.

Рис. 21. Оборотная сторона заказа по предприятию, показанного на рис. 20. Для внесения стоимости материалов и труда.

Этим методом заказ на работу и сводка расходов на выполнение заказа содержатся на одной и той же карточке, что очень удобно для будущих справок и сравнения.

Хранение и выдача запасов и материалов. После того как заказы были введены в действие в цехе, следующим шагом является получение необходимых материалов или запасов, с помощью которых можно выполнить работу.

Все закупленные запасы, материалы и товары передаются главному кладовщику, в обязанности которого входит их классификация, надлежащее хранение и выдача только по должным образом санкционированным требованиям. Большую часть своих запасов он получает, делая требования агенту по закупкам.

Чтобы правильно учитывать поступления и выдачу этих запасов, чтобы всегда иметь под рукой то, что нужно, и в то же время избегать хранения неоправданно больших запасов любого из товаров на складе, он использует карточку складского учета формы, показанной на рис. 22. Она дает название перечисленного товара, его размеры, вес и т. д. Справа от этого вносятся максимальное и минимальное количества, которые должны храниться на складе. Всякий раз, когда запас на руках сокращается до близкого к минимальному количеству, агента по закупкам просят заказать достаточное количество, чтобы довести его до максимального.

Рис. 22. Карточка складского учета. Та же форма напечатана также на обороте карточки.

Рис. 23. Форма требования. Углеродные копии записей делаются на форме счета-фактуры, рис. 24.

При составлении требований агенту по закупкам кладовщик должен принимать во внимание время, необходимое для получения нужного товара. Проволочные гвозди, шурупы по дереву и подобные товары обычно можно получить за 24 часа, в то время как на латунную трубку может уйти три недели. Чугунные отливки можно получить за два дня, в то время как стальные отливки часто потребуют шести недель.

Когда товары поступают на склад, дата и количество будут внесены под заголовком «Получено», а другие количества будут добавлены к ним по мере поступления. Выданные товары будут списаны под заголовком «Выдано» с указанием даты и суммы. Количество на руках можно быстро установить, сложив количества полученных и выданных товаров и вычтя сумму выдач из суммы поступлений.

Рис. 24. Форма счета-фактуры. Записи делаются с помощью копировальной бумаги, дублируя те, что сделаны на форме требования, рис. 23.

Поскольку большинство товаров закупается в значительных количествах и выдается небольшими партиями, будет мало записей о поступлениях и большое количество записей о выдачах; поэтому большая часть карточки отведена под записи о выдачах. Карточка напечатана с одинаковой формой на обеих сторонах; и когда поля на первой стороне заполнены, счет балансируется, а результаты переносятся на противоположную сторону.

Эти карточки хранятся в ящиках для картотеки, где они расположены в алфавитном порядке по названиям товаров, которые они представляют.

Мастер, получив должным образом пронумерованный и санкционированный производственный заказ или подпроизводственный заказ, тем самым уполномочен сделать требование на такие запасы и материалы, которые могут потребоваться для использования при выполнении заказа. Он сделает это с помощью требования, показанного на рис. 23, вписав номер заказа и дату, а также указав количества и описания требуемых товаров. Обычно каждое требование будет содержать только один товар или класс товаров. В нижней части требования мастер впишет название своего отдела и свою собственную подпись.

Эти бланки требований составляются в виде блокнотов (форма, показанная на рис. 23), из белой бумаги, чередующейся с тонированной бумагой, на которой находится форма счета-фактуры, показанная на рис. 24. Эта последняя форма имеет свою разметку и другие основные особенности, идентичные форме требования, так что с помощью копировальной бумаги мастер делает дубликат на бланке счета-фактуры номера заказа и даты, требуемых товаров, названия своего отдела и своей собственной подписи.

Рис. 25. Карточка возвращенных материалов.

Когда кладовщик выдает товары, он сначала вносит в бланк требования дату выдачи, а затем передает его своему помощнику, который отмечает выдачу на карточке складского учета, а затем помещает его в картотеку. Кладовщик внесет в счет-фактуру ставку и стоимость выданных товаров, а также дату выдачи, и подпишет его под подписью мастера. Он отправит его вместе с выданными товарами мастеру, который, в свою очередь, сделает его частью своего отчета об использованных материалах.

Когда работа по заказу завершена, такие пригодные к использованию запасы и материалы, которые могут остаться, будут возвращены кладовщику вместе с карточкой возвращенных материалов формы, показанной на рис. 25. Кладовщик внесет в нее стоимость возвращенного материала, зачислит его на счет отдела, из которого он поступил, и подпишет расписку в нижнем левом углу. Карточка затем будет возвращена мастеру как его основание для вычета суммы из счета материалов по данному заказу.

Методы контроля для отслеживания заказов в цехе. После того как подпроизводственные заказы были переданы в отделы, первый из них закажет материал для начала работы. Например, первым шагом могут быть чугунные отливки. Теоретически все запасы и материалы поступают из кладовой. Поэтому мы могли бы сказать, что при строгом толковании этого общего правила отливки должны поставляться литейным цехом и отправляться в кладовую, откуда их можно было бы брать по требованиям, как и любой другой материал. На практике это был бы не только хлопотный, но и дорогостоящий метод, требующий большого количества ненужных перемещений и транспортировки. Проблема гораздо более практически решена путем рассмотрения литейного цеха как одного из производственных отделов, получающего свое сырье (а именно, чугун в чушках) через складские счета и, таким образом, «конструктивно» из кладовой, в то время как физически он находится на литейном дворе. Это отвечает требованиям как теоретического, так и практического взгляда на дело.

Поэтому первый подпроизводственный заказ поступит в чугунолитейный цех, который изготовит отливки и доставит их в те отделы, которые должны выполнить первую работу над ними, как указано в заказе. Подпроизводственный заказ, который получил этот отдел, указывает, в какой отдел они должны быть отправлены по завершении; и так далее, пока они не пройдут через последний отдел и не будут отправлены в кладовую готовых деталей.

Эта организация хороша настолько, насколько она работает. Если бы каждый человек строго занимался своим делом и продвигал работу как можно быстрее, а каждый мастер отправлял свою работу в следующий отдел, как только его отдел завершал свою работу, этот план мог бы работать довольно хорошо. К сожалению, однако, такие условия существуют редко или никогда; и должны быть разработаны способы и средства, чтобы поддерживать движение работы и иметь возможность отслеживать и находить работу по любому заказу в любое время, когда требуется информация о нем или его состоянии прогресса.

Для достижения этого существует офис передачи, расположенный настолько удобно, насколько это возможно для всех отделов, и служащий своего рода «клиринговой палатой» для всех отделов при совершении межотделочных операций, насколько это относится к передаче работы в процессе. Этим методом отделы отправляют всю свою работу через офис передачи, где ведутся надлежащие записи обо всех таких передачах, так что в любой момент клерк по передаче может найти любую работу, находящуюся в процессе на предприятии.

Рис. 26. Карточка передачи.

Работа этого метода заключается в следующем: подпроизводственные заказы отправляются клерку по передаче, который заполняет две карточки передачи, как показано на рис. 26, одну из которых он отправляет вместе с заказом в первый отдел, который должен выполнить работу по заказу, а другую оставляет у себя. Эта карточка предусматривает места для различных отделов, которые обозначены номерами. Далее следуют места для внесения дат передач, причем записи делаются резиновым штампом. После этих мест есть столбцы для количества полученных штук работы и количества доставленных штук.

Когда первый отдел закончил свою работу, количество штук вносится в столбец с заголовком «Доставленные штуки», а работа и карточка отправляются в офис передачи. Дубликат карточки передачи, который был оставлен клерком по передаче, был подшит в отделение в ящике передачи, соответствующее отделу, где началась работа. Он штампует дату передачи на обеих карточках, внося количество штук на свою, и отправляет работу дальше в следующий отдел вместе с карточкой передачи. Свою собственную карточку он изымает из отделения, представляющего первый отдел, и помещает ее в отделение, представляющее отдел, в который он теперь отправил работу.

Последующие передачи производятся таким же образом, причем небольшие партии работы фактически отправляются в офис передачи, но крупные партии или тяжелая и громоздкая работа отправляются непосредственно из одного отдела в другой, но под личным руководством клерка по передаче или его помощника.

Когда детали завершены и готовы к проверке, инспектор уведомляется; и при проверке деталей перед их отправкой в кладовую готовых деталей он вносит результаты своей работы в поле в нижней части карточки, которая сопровождала работу в ее продвижении через отделы.

Рис. 27. Лоток для карточек клерка по передаче.

Лоток для карточек клерка по передаче показан на рис. 27 и сделан с отделениями достаточных размеров, чтобы вместить количество карточек, ожидаемых к хранению в любом одном отделе в одно и то же время. Карточки подшиваются в числовом порядке. В крупной компании используется обычный метод картотеки с направляющими карточками, чтобы сделать работу по поиску нужной карточки, когда она нужна, легкой и быстрой.

Методы работы инструментальной кладовой. Большое количество мелких инструментов, таких как сверла, метчики, развертки и тому подобное, а также многочисленные кондукторы и приспособления различных видов ежедневно выдаются из инструментальной кладовой и возвращаются туда после использования. Проблема учета этих ценных инструментов, определения местонахождения каждого выданного инструмента и их оперативного возврата после использования является важной задачей.

Самый простой метод решения этой задачи — использование небольших латунных жетонов с индивидуальными номерами рабочих. Для этой цели предусмотрена доска для учета инструментов, показанная на рис. 28. Она размечена на небольшие квадратные или прямоугольные ячейки, число которых равно или несколько превышает количество рабочих, обслуживаемых инструментальной кладовой. В верхней части каждой ячейки указано имя одного из рабочих, а под именем расположены два штырька, выступающие примерно на дюйм над поверхностью доски. Под каждым штырьком указан индивидуальный номер рабочего. Используются два вида латунных жетонов: круглый диск диаметром 7/8 дюйма и прямоугольный размером 1/2 на 1 1/4 дюйма. Каждый жетон имеет отверстие, за которое его можно повесить на штырек, и на каждом выбит индивидуальный номер рабочего; жетоны используются парами, состоящими из одного круглого и одного прямоугольного.

Рис. 28. Доска для учета инструментов.

Все инструменты хранятся на полках, разделенных для отдельных инструментов или иным подобным образом; перед каждым инструментом находится штырек, аналогичный тем, что расположены на доске, на который можно повесить жетоны.

Работа этого метода заключается в следующем: круглые жетоны (их обычно двенадцать) выдаются рабочим с соответствующими номерами. Прямоугольные жетоны хранятся на левых штырьках под именами рабочих. Когда рабочий идет в инструментальную кладовую за инструментом или посылает за ним мальчика, он предъявляет один из своих круглых жетонов. Кладовщик вешает его на правый штырек под именем рабочего. Он также снимает один из двенадцати прямоугольных жетонов и вешает его на штырек перед местом, откуда был взят инструмент. Если рабочий посылает за другим инструментом, к первому круглому жетону добавляется еще один, а с доски снимается еще один прямоугольный жетон.

Видно, что на доске под каждым именем всегда должно быть двенадцать жетонов, если считать вместе прямоугольные и круглые. Отсутствие инструмента на полке объясняется прямоугольным жетоном, висящим на штырьке вместо него, и номер этого жетона показывает, у кого из рабочих находится инструмент. Количество круглых жетонов на доске показывает, сколько инструментов находится у каждого рабочего.

Результатом этого метода является то, что инструменты можно выдавать и принимать обратно очень быстро; при этом точные и достоверные записи делаются очень оперативно, без использования книг, карточек, квитанций или каких-либо записей.

В конце недели все инструменты сдаются в инструментальную кладовую, что позволяет кладовщику проверить их и исправить любые возможные ошибки, допущенные в течение предыдущей недели. В понедельник утром необходимые инструменты выдаются снова.

ТЕХНИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ, DOBIE FOUNDRY & MACHINE CO., НИАГАРА-ФОЛС, ШТАТ НЬЮ-ЙОРК.

ИНЖЕНЕРИЯ АНАЛИЗА ЗАТРАТ

Определение. Инженерия анализа затрат — это отрасль инженерии, целью которой является анализ затрат на строительство или эксплуатацию с целью достижения большей экономии производства и обеспечения точности при оценке вероятной стоимости проектируемых сооружений или операций.

Современный менеджер — инженер по анализу затрат. Требуется немного людей для проектирования машин и сооружений, но требуется много людей для руководства их эксплуатацией. Поэтому обширное поле деятельности для инженера будущего лежит в области эксплуатации, а не проектирования.

До недавнего времени инженеры довольствовались ролью проектировщиков трудосберегающих приспособлений. Теперь, однако, они начинают брать на себя более широкую и прибыльную функцию управления предприятиями, которые создали их умы. Успешное управление обычным промышленным предприятием включает в себя:

Во-первых, применение инженерных способностей при выборе и совершенствовании используемых машин;

Во-вторых, управленческие способности при организации рабочих и стимулировании их к экономичному производству большого объема продукции;

В-третьих, рекламные способности для продажи продукции.

Человек, сочетающий в себе максимальную сумму этих трех способностей, лучше всего приспособлен к успеху в качестве руководителя промышленного предприятия. С момента внедрения систем анализа затрат и сдельной оплаты труда инженеры стали наиболее квалифицированными специалистами для работы в качестве управляющих производственными предприятиями. Мы включаем подрядные работы и железнодорожное дело в число производственных отраслей, поскольку подрядчик производит сооружения, а железнодорожник производит транспортные услуги.

До того как анализ затрат был доведен до нынешнего уровня совершенства, успешный руководитель обычно полагался на свою проницательность и знание слабостей человеческой природы. Часто это был человек, который обязан своим успехом главным образом страху, который он мог внушить своим подчиненным. Он был властным; он заставлял своих людей выполнять задачи; он был, по сути, промышленным капитаном и использовал армейскую дисциплину. Он считал каждого рабочего вором, который не остановится перед мелким хищением времени даже на глазах у мастера и который с удовольствием совершит крупную кражу за его спиной. Его мастера были его шпионами, а сам он следил за своими мастерами. Но инженерия анализа затрат формирует совершенно иной класс менеджеров и мастеров.

Для большинства людей система учета затрат означает не что иное, как своего рода бухгалтерию; они не могут понять, как бухгалтер может стать успешным менеджером. Но правда в том, что современный учет затрат включает в себя анализ затрат, а анализ затрат предполагает изучение и сравнение методов и машин, и такое изучение ведет к улучшениям и коммерческому успеху.

Учет затрат, в том смысле, в котором мы используем этот термин, имеет своей главной целью определение эффективности труда рабочих. Правильная система учета затрат ежедневно показывает вам, чего достиг каждый рабочий или каждая бригада рабочих. Это лучше, чем мастер, потому что система не может «войти в сговор» с рабочими. Это лучше, чем мастер, потому что обходится вам дешевле и дает больше информации. Система учета затрат показывает вам, кто из ваших людей хороший работник, а кто ленивый. Она показывает вам, кого уволить, а кого повысить. Она говорит вам, чья заработная плата слишком высока, а чья недостаточно высока. И, наконец, она ведет к тому идеальному состоянию промышленной организации, которое известно как участие в прибылях. Как часто мы читали в романах об Утопии, где все люди делят прибыль от всего бизнеса; и как часто мы улыбались с недоверием при мысли об этом? И все же Утопия существует здесь, в Америке, местами; и это Утопия гораздо более рациональная, чем утопия мечтателей. Есть много фирм, которые платят своим рабочим по системе сдельной оплаты или премиальной системе. Это и есть участие в прибылях, и это участие в прибылях порождено использованием систем учета затрат; ибо, когда менеджер узнает с помощью учета затрат, что определенные рабочие или группы рабочих производят больше, чем другие, он вскоре осознает преимущество стимулирования их к дальнейшему использованию ума и мускулов путем выплаты им либо премии за каждую единицу продукции сверх установленного минимума, либо сдельной оплаты за каждую выполненную единицу работы. Рабочие неизменно реагируют на этот стимул, часто в значительной степени. Нередко рабочий увеличивает свою выработку на 50 процентов после внедрения премиальной системы оплаты труда; и есть много случаев увеличения выработки на 200 процентов. Каждый рабочий тогда становится подрядчиком и работает с рвением подрядчика, поскольку его заработок растет по мере роста его энергии и способностей. Это практическое участие в прибылях, которое может понять любой рабочий. Это не что-то расплывчатое и неосязаемое, вроде 5 процентов годовых. Это нечто очень реальное и немедленное, ибо человек может почувствовать это в конверте с зарплатой в конце каждой недели.

Таким образом, учет затрат ведет к лучшему управлению, хотя и позволяет в значительной степени обойтись без помощников менеджеров. Он заменяет «большую дубинку» учетной карточкой, хотя сама учетная карточка является самой большой дубинкой, когда-либо изобретенной.

Наука управления. Управление промышленными предприятиями все еще остается в большей или меньшей степени искусством; но это искусство быстро проходит период эволюции, который порождает науку. Бесспорно, существуют определенные основополагающие принципы управления, которые можно свести к правилам или законам. Эти правила или законы составляют науку управления, и наша цель — представить некоторые из наиболее важных законов управления.

Индивидуальный стимул. Когда группа людей берется за выполнение определенной работы, например, за погрузку земли лопатами в повозку, возникает тенденция к тому, чтобы каждый делал не больше своего соседа. Неизбежным результатом является то, что лопаты движутся с ритмичной точностью, а самый медленный рабочий становится задающим темп для остальных. Если кто-то из рабочих стремится выполнить больший объем работы за день, его останавливает знание того, что работодатель никогда не узнает, что именно он заслуживает похвалы за большую выработку. Кроме того, другие рабочие склонны упрекать амбициозного человека и призывать его не подавать «плохой пример», работая быстро. Чтобы противодействовать этой тенденции к снижению до самого низкого уровня эффективности, работодатели ставят над своими сотрудниками мастеров, обязанность которых — ускорять движения рабочих любым возможным способом. Каждый мастер имеет индивидуальный стимул выполнять работу экономично, поскольку его работодатель изучает общий объем работы, выполненной бригадой под руководством мастера, и соответственно вознаграждает или наказывает мастера, причем вознаграждение обычно состоит из похвалы и повышения зарплаты. Но рабочие под началом такого мастера не имеют индивидуального стимула, и они будут уклоняться от своих задач, насколько это возможно. Очевидно, что первый закон управления — создать индивидуальный стимул для каждого сотрудника делать все возможное.

Создание индивидуального стимула в бригаде. Существуют и всегда будут существовать определенные виды работ, которые должны выполняться группой людей, работающих вместе, или, как мы будем называть это, бригадой. В этом случае первым шагом является разработка метода быстрого и точного измерения работы, выполняемой бригадой каждый день — не каждую неделю или каждый месяц. Следующий шаг — уведомить рабочих о том, что за всю работу, выполненную ежедневно сверх указанного количества единиц работы, будет выплачиваться бонус или премия за каждую лишнюю единицу. Из этого бонуса мастер получит определенный процент, а остальное рабочие разделят между собой. Таким образом создается мощный индивидуальный стимул. Это правда, что некоторые рабочие в бригаде останутся менее эффективными, чем другие, но общая средняя выработка значительно возрастет. У самого мастера будет достаточно стимулов, чтобы следить за тем, чтобы ленивые или неэффективные рабочие в бригаде были уволены, ибо ему больше не будет выгодно играть роль снисходительного начальника ради того, чтобы быть «хорошим парнем».

Разработка способов отказа от бригадной работы. То, что всегда было принято выполнять определенные виды работ бригадами, не должно удерживать менеджера от попыток найти способ разделения бригады на отдельные единицы. Действительно, должно быть самоочевидным, что если создание индивидуального стимула является фундаментальным законом управления, то значительное количество исследований может быть с пользой посвящено повышению индивидуального стимула путем полного отказа от бригадной работы. Чтобы проиллюстрировать это, предположим, что 12 человек заняты погрузкой земли в повозки, работая двумя бригадами по 6 человек, при этом один мастер контролирует всех 12. Если используется достаточное количество упряжек и повозок, в карьере всегда будут находиться 2 повозки под погрузкой, и по 6 человек будут грузить каждую повозку. Как только повозка загружена, она отъезжает, а на ее место встает пустая. Если менеджеру сказать, что он может отказаться от этой системы бригадной работы, он обычно ответит, что это невозможно. Тем не менее, в большинстве случаев возможно свести эту бригадную работу к индивидуальной следующим образом:

Вместо того чтобы все время держать в карьере 2 повозки с упряжками, используйте 6 повозок без упряжек — 6 пустых повозок. Назначьте по два человека на каждую повозку. Предусмотрите разделительную доску между бортами каждой повозки, идущую либо вдоль, либо поперек, чтобы у каждого рабочего была своя определенная половина повозки для заполнения. Затем разбейте рабочих на пары в соответствии с их способностями, поставив двух лучших рабочих на одну повозку, двух следующих по способностям — на другую и так далее. Когда упряжка привозит пустую повозку в карьер, пусть ее отцепляют от пустой повозки и прицепляют к загруженной, тем самым экономя время упряжки, которое в противном случае было бы потрачено на ожидание загрузки повозки.

Можно привести много подобных примеров, но это нежелательно, поскольку наша цель — указать законы, которые следует применять, а не решать конкретные задачи. Студент, изучающий инженерию анализа затрат, получит наибольший стимул от применения этих законов к конкретным случаям, которые встречаются в его собственных наблюдениях.

Оперативное вознаграждение. Большинство людей верят в Рай, а многие верят в Ад; но мало кто сильно меняет свое поведение под влиянием надежды на одно или страха перед другим. Любое вознаграждение или наказание, которое отдалено во времени от момента его применения, оказывает относительно слабое влияние на поведение обычного человека. Чтобы быть наиболее эффективным, вознаграждение или наказание должно следовать быстро за поступком. Следовательно, управленческая политика, которая в остальном может быть хорошей, скорее всего потерпит неудачу, если не будет оперативного вознаграждения за отличную работу. Все системы участия в прибылях потерпели неудачу, главным образом из-за неспособности признать необходимость оперативного вознаграждения, а также из-за неспособности признать необходимость индивидуального стимула. Чем ниже уровень интеллекта, тем более оперативным должно быть вознаграждение. Обычный рабочий должен получать по крайней мере отчет о том, что он заработал каждый день. Если утром он получит карточку с указанием того, что заработал 2,10 доллара накануне, он будет выполнять свою задачу с энергией, надеясь на лучший результат. Но если он не знает, сколько заработал, до конца недели, его воображение вряд ли будет достаточно ярким, чтобы побудить его работать в полную силу.

Один подрядчик, известный авторам, имеет большую классную доску, на которой мелом записывается почасовая выработка его каменщиков. Он обнаружил, что эта постоянная запись их положения в дневной гонке является великолепным стимулом.

Достаточное вознаграждение. Когда человек производит больше, чем было принято, он чувствует, что имеет право на очень большую долю своего увеличенного выпуска. Его чувство справедливости остро в этом вопросе, и справедливо. Это правда, что он не имеет права на все увеличение, поскольку его работодатель, возможно, предоставил ему машины или инструменты лучшего качества, за которые в конечном итоге нужно платить. Более того, более быстрая работа на любой машине означает более быстрый износ ее частей и, как следствие, расходы для работодателя. Наконец, работодатель, который использовал свой ум для разработки способов увеличения выработки сотрудников, имеет право на очень существенное вознаграждение. Никто не завидует богатству Томаса Эдисона. Он заработал его благодаря своим изобретениям. Точно так же каждый человек должен быть щедро вознагражден за каждую трудосберегающую машину или метод, который он создает или применяет. Однако работодатели склонны пытаться забрать слишком большую часть прибыли, полученной в результате внедрения системы сдельной оплаты труда.

Фредерик Уинслоу Тейлор говорит, что рабочий должен получать от 30 до 100 процентов прибавки к заработной плате при внедрении сдельной или премиальной системы оплаты труда. Ф. Холси говорит, что рабочий должен получать одну треть от увеличенной стоимости своего продукта, полученной в результате применения бонусной или премиальной системы оплаты. Но факт заключается в том, что работодатель должен щедро делиться со своими людьми; и в конечном итоге конкуренция со стороны других работодателей, которые борются за услуги рабочих, поднимет заработную плату до уровня, при котором рабочий получает все, кроме очень умеренного процента от стоимости своего ежедневного продукта.

Образовательное руководство. Как уже говорилось ранее, старый тип мастера совмещает функции шпиона с функциями погонщика мулов. Однако чем выше мы поднимаемся по шкале человеческого интеллекта, тем заметнее становится тот факт, что руководители являются учителями тех, кем они руководят. Эти руководители, мастера, менеджеры — называйте их как хотите — поняли, что выгоднее тратить время на обучение своих людей, чем на разносы. Только в последние годы было обнаружено, что систематическое обучение наименее интеллектуальных рабочих окупается так же хорошо, как и обучение наиболее интеллектуальных. Менеджер, который признает необходимость образовательного руководства, предпринимает, во-первых, тщательный хронометраж каждого класса работы. Затем он анализирует результаты и выводит методы обеспечения большей экономии. Разработав метод процедуры, он излагает его в письменном виде и предоставляет своим мастерам подробные письменные или печатные инструкции, которым нужно следовать, или, если рабочие достаточно интеллектуальны, инструкции даются им напрямую; в противном случае функция мастера — обучать рабочих.

Отделение планирования от исполнения. Мы только что говорили об обучении рабочих менеджером; но прежде чем такое обучение станет возможным, менеджер должен обучить самого себя. Короче говоря, он должен изучить проблему и спланировать ее наиболее экономичное решение. Согласно методу управления старого образца, каждый мастер был в значительной степени предоставлен самому себе в планировании методов, и, в дополнение к этой обязанности, он должен был выполнять несколько других обязанностей, таких как «подстегивание рабочих», когда они ленились, обеспечение своевременной поставки материалов, наем и увольнение рабочих, наблюдение за состоянием машин и т. д. Это множество обязанностей может быть должным образом выполнено только мастером, обладающим множеством талантов. Поскольку немногие мастера могут соответствовать такой спецификации требований к уму, из этого следует, что хорошие мастера старого образца — большая редкость. Современная система управления заключается в том, чтобы забрать у мастера функцию планирования работы и предоставить отдел, который занимается всем планированием. Этот отдел планирования должен находиться под руководством инженера по анализу затрат, ибо именно он и его помощники, благодаря пооперационному хронометражу работы и учету затрат, лучше всего могут определить, какие методы следует применять для получения наиболее экономичных результатов. Спланировав метод, инженер по анализу затрат делегирует его выполнение одному или нескольким мастерам.

Разделение обязанностей. Предыдущее правило действия подпадает под другое, еще более общее по характеру — а именно, закон разделения обязанностей. Люди наделены способностями и мышцами, которые крайне изменчивы. Один человек будет преуспевать в работе на перфораторе, другой — в учете рабочего времени, третий — в геодезии и так далее. Поэтому ясно, что чем меньше обязанностей должен выполнять один человек, тем легче найти людей, которые могут хорошо справиться с задачей. Но дайте человеку много обязанностей, и он почти наверняка будет плохо справляться по крайней мере в одном отношении, если не в нескольких. Один мастер может иметь большой талант к «присмотру» за техникой, чтобы было мало поломок и задержек. Тогда будет мудро не обременять его никакими другими обязанностями, если только масштаб работы не оправдывает разделение обязанностей между двумя или более людьми. Пусть он будет мастером по машинам и инструментам, подчиняясь непосредственно инженеру по анализу затрат и не подчиняясь никакому другому мастеру.

Другой мастер может иметь особый талант к обучению рабочих тому, как использовать инструменты и машины. Пусть у него не будет никакой другой обязанности, кроме как следить за тем, чтобы у рабочих были надлежащие инструменты, чтобы они получали их вовремя и использовали правильно. Пусть он будет бригадиром.

В зависимости от масштаба работы могут быть разные виды мастеров, все они, возможно, контактируют с одними и теми же людьми, но каждый выполняет разные функции.

Ограничения военной организации. Большинство промышленных организаций сегодня напоминают военные организации с их генералами и промежуточными офицерами, вплоть до сержантов, где каждый человек подчиняется только одному человеку более высокого ранга. Мало сомнений в том, что нынешняя тенденция в промышленных организациях заключается в том, чтобы в значительной степени отказаться от военной системы, и по следующим причинам:

Солдат имеет определенные обязанности, немногочисленные по количеству и простые по виду. Следовательно, человек, непосредственно командующий, может легко и эффективно контролировать действия своих подчиненных. Контроль, более того, должен неизменно исходить от одного и того же офицера, чтобы избежать любой возможности катастрофической путаницы и обеспечить мгновенное действие группы людей как единой массы.

С другой стороны, промышленные операции не обладают такой же простотой, особенно когда люди используют машины; также нет необходимости в действиях всей массой. Поэтому военная организация должна быть изменена в соответствии с условиями; и одной из таких модификаций является введение двух или более мастеров, отвечающих за определенные функции или обязанности одних и тех же людей или групп людей, как объяснено в параграфе о разделении обязанностей.

Сопротивление переменам. Все люди обладают определенной ментальной инерцией, которая заставляет их сопротивляться любым изменениям своих методов и привычек. Мастера особенно сопротивляются переменам из-за своей привычки отдавать приказы чаще, чем получать их. Следовательно, инженер по анализу затрат, который пытается внедрить современные методы, обязательно встретит яростное сопротивление со стороны мастеров; и чем старше мастер, тем яростнее сопротивление. Когда инженер по анализу затрат внедряет новый метод, он должен лично следить за каждой деталью, иначе он обязательно «пойдет не так». Старый мастер позаботится о том, чтобы все «пошло не так», просто чтобы показать, что «новомодные идеи» ничего не стоят.

Сопротивление может также возникнуть среди профсоюзов, особенно если предлагается оплата по сдельной системе — то есть платить столько-то за каждую выполненную единицу работы. Бонусная система и премиальная система (которые будут описаны позже) — это схемы преодоления этого сопротивления сдельной системе, но по сути они все одинаковы.

Ни один менеджер не может достичь большого успеха, если у него не хватит выдержки и такта, чтобы преодолеть сопротивление переменам, с которым он столкнется со всех сторон. Если он заранее осознает, что такое сопротивление проявится так же верно, как верно то, что требуется сила для изменения направления или скорости движения тяжелого тела, он овладеет одним из законов успешного управления.

Человек не может придать движение очень тяжелой скале сильным ударом собственного тела; но он может разделить ее на фрагменты и переместить каждый фрагмент по отдельности. Точно так же не следует пытаться изменить все методы промышленной организации одним махом. Разделите ее на элементы и берите по одному элементу за раз, начиная с самого простого. Примените свою систему учета затрат к этому элементу — это может быть только перевозка материалов упряжками — и добейтесь желаемого изменения. Затем возьмите другой элемент организации и примените систему к нему. Продолжайте так, фрагмент за фрагментом, и вы преодолеете сопротивление, которое в противном случае противостояло бы вашим величайшим усилиям.

Уважайте свои собственные способности. Одна из самых распространенных ошибок, совершаемых менеджерами, заключается в предположении, что квалифицированный рабочий обязательно знает, как выполнять работу лучше, чем сам менеджер. Менеджер должен сначала стремиться ознакомиться с методами, используемыми лучшими рабочими, а затем, с помощью постатейного хронометража, он должен заставить свой собственный ум работать над улучшением методов. Рабочие, по большей части, выполняют свою работу так же, как малиновки строят свои гнезда — по шаблону прецедента. Они вкладывают мало или совсем не вкладывают ума в улучшение процесса, потому что это обычно не означает денег в их карманах, и потому что они рассуждают, что улучшение, которое приводит к экономии времени, может фактически привести к увольнению некоторых их товарищей по работе. Кардинальным законом управления должно быть придание очень малого веса заявлениям, которые рабочие делают относительно своего собственного мастерства или знаний; то же самое верно и в отношении мастеров. То, что человек взрывал породу двадцать лет, не должно делать его мнение настолько весомым, чтобы помешать менеджеру попытаться показать этому человеку, как выполнять взрывные работы более экономично. Мы часто добивались большой экономии при взрывных работах после хронометража, занявшего меньше недель, чем лет тот же рабочий потратил на этот вид работы. Тренированный ум инженера по анализу затрат позволяет ему анализировать затраты и методы и развивать улучшения, которых не может достичь никакое количество так называемого «практического опыта».

Тщательно взвешивайте каждую причину против любого предложенного изменения метода и действуйте соответственно; но не обращайте никакого внимания на прогнозы провала, которые лишены причин. Не поддавайтесь влиянию даже многих утверждений о том, что ваш предложенный метод был опробован и потерпел неудачу; ибо его неудача могла быть намеренно вызвана, или могло отсутствовать какое-то небольшое условие, необходимое для его успеха.

Поэтому уважайте свои собственные способности. Менеджер, который не может улучшить методы, используемые его людьми, не пригоден для управления.

Прибыль не означает совершенство. Многие менеджеры указывают на прибыль своего бизнеса как на результат своих способностей. Они забывают, что для жителя равнины небольшой холм выглядит как гора. Общий уровень посредственности заставляет таких менеджеров воображать, что они совершенно необыкновенные, если их бизнес показывает большую прибыль.

Инженер по анализу затрат часто может взять прибыльный бизнес и превратить его в источник богатства, превосходящий все мечты обычного самодовольного менеджера. И сам инженер по анализу затрат не должен успокаиваться. Положительно нет предела экономии в производстве, которая может быть достигнута человеческим разумом.

Человеческий двигатель. Человеческое тело — это двигатель, или, скорее, котел и двигатель в одном лице. Его топливо — около 3 фунтов твердой пищи ежедневно, содержащей примерно столько же энергии, сколько один фунт углерода или угля. Один фунт угля разовьет энергию, достаточную для совершения около 10 000 000 футо-фунтов работы; то есть он поднимет 10 000 000 фунтов на один фут вверх, если нет потери мощности. Но во всех котлах и двигателях есть потеря мощности из-за тепла, теряемого при излучении, тепла, уносимого с выхлопными газами и твердыми частицами, и т. д., а также тепла, развиваемого трением. Паровой котел и двигатель страдают от такой большой потери тепловой энергии из этих источников, что редко развивают КПД более 10 процентов от теоретической энергии потребляемого угля. Как ни странно, человеческое тело не намного эффективнее парового котла и двигателя; так что, хотя один фунт углерода, поступающий в человеческое тело, имеет теоретическую энергию около 10 000 000 футо-фунтов, фактическая полезная работа, выполняемая человеком, редко превышает 1 500 000 футо-фунтов в день, или около 15 процентов от теоретической энергии потребляемой пищи.

Когда человек идет, все его тело поднимается и опускается при каждом шаге, причем подъем составляет около одной седьмой фута. Следовательно, при ходьбе 25 миль в день, около 2000 шагов на милю, человек весом 140 фунтов совершает 1 000 000 футо-фунтов работы, поднимая вес собственного тела, не говоря уже об энергии, затрачиваемой на махи ногами. Человек может пройти 25 миль за 10 часов, или он может пройти их за 8 часов. В любом случае он выполняет практически одинаковый объем работы и сжигает практически одинаковое количество пищи.

Поэтому должно быть ясно, что когда рабочие выполняют прерывистую работу с периодами сравнительного отдыха, они способны работать соответственно усерднее в периоды нагрузки. Так, при работе с перфоратором физический труд легкий, за исключением случаев смены бура или замены буровых коронок. В такие моменты от рабочих следует требовать работы с большой энергией, чтобы сократить потерянное время.

Также должно быть ясно, что рабочих следует учить не делать ненужных движений тела при выполнении работы. И все же факт остается фактом: немногие рабочие экономят свою энергию, избегая ненужных движений.

Также должно быть ясно, что выгодно размещать рабочих недалеко от места их работы, чтобы сократить труд по хождению на работу и с работы; ибо каждый футо-фунт энергии, потраченный на дорогу туда или обратно, уменьшает на эту величину доступную энергию человека.

Если бы было практически осуществимо измерить величину сопротивления, связанного с выполнением каждого класса физической работы, мы могли бы легко свести к науке установление разумных ежедневных задач. Авторы придерживаются мнения, что тщательное изучение сопротивлений в конечном итоге позволит менеджерам устанавливать определенные задачи с большой точностью. Чтобы проиллюстрировать это, предположим, что желательно знать, сколько песка рабочий должен быть способен набросать лопатой в кузов повозки в 5 футах от земли за день. Не является невыполнимым измерить силу, необходимую для того, чтобы протолкнуть лопату в песок, и расстояние, на которое она проталкивается. Можно установить средний вес земли на лопате и вес самой лопаты. Вертикальная высота, на которую поднимается этот груз, легко измеряется. Если рабочий сгибает тело, чтобы наполнить лопату, вес его тела выше пояса, умноженный на высоту, на которую перемещается центр тяжести этого веса, даст футо-фунты работы, выполненной при сгибании тела. И таким образом, путем расчета каждого элемента выполненной работы можно было бы сделать точный прогноз общего возможного объема работы.

Такое исследование часто выявляет неожиданную нехватку экономии при использовании определенных инструментов. Из такого исследования, например, совершенно ясно, что лопата с длинной ручкой, повсеместно используемая на дальнем Западе для перекидывания песка, гравия и т. д., является более экономичным инструментом, чем лопата с короткой ручкой, используемая на Востоке. Люди спорили об этом вопросе годами, не приходя к окончательному выводу, причина в том, что рабочие, привыкшие к лопате с короткой ручкой, предпочитают ее, в то время как рабочие, привыкшие к лопате с длинной ручкой, проявляют такое же предпочтение к этому типу инструмента.

ПОЛУЧЕНИЕ ДАННЫХ О ЗАТРАТАХ

При учете времени и применении стоимости труда к стоимости работы существует, вероятно, столько же систем, сколько организаций, выполняющих работу; и даже в рамках одной организации, использующей четко определенную систему во всех своих операциях, не найдется двух человек, которые одинаково интерпретируют установленные правила, или — что особенно важно — чьи методы подхода будут одинаковыми. Но, несмотря на эти многочисленные вариации методов, существует несколько основных систем, которые являются стандартными и которые можно найти в той или иной форме на всех правильно организованных работах.

Отправной точкой всех работ по получению данных о затратах является учет времени на месте, и именно здесь обнаруживается наибольшее разнообразие индивидуальных методов. Самый распространенный способ ведения этого учета времени, на основе которого составляется расчетная ведомость и распределение затрат, заключается в том, что табельщик обходит работу с блокнотом и записывает в него карандашом номер каждого рабочего и ту конкретную часть работы, на которой он занят.

Также в ходу две системы ведения записей, основой которых являются небольшие карточки. Одна из этих систем использует так называемые перфокарты — то есть карточки, в которых записи времени, распределения и выполнения делаются с помощью обычного кондукторского компостера; а другая имеет записи, сделанные несколько похожим на записи в блокноте способом — письменная запись делается на карточках карандашом. Другая система основывает свои записи на отчетах, предоставляемых мастерами.

Табельщик с блокнотом. Хотя способ учета времени с помощью блокнота варьируется в зависимости от подготовки и опыта табельщика, можно сказать, что в целом существует два способа ведения таких записей. В первом случае у табельщика есть список номеров всех рабочих на работе, и, обходя работу, он просто отмечает номера, показывая, что каждый конкретный человек на работе, и указывая, на какой ветке работы он занят.

Более распространенный способ, однако, заключается в том, что табельщик делает заголовки, соответствующие распределению, используемому при составлении офисных записей, и записывает под каждым из этих заголовков номера рабочих, работающих на части работы с таким названием. Этот метод часто упрощается тем, что табельщик становится настолько знаком с мастером и номерами рабочих под началом конкретного мастера, что он может полностью отказаться от заголовков и просто использовать имя или номер мастера вместо них. Это, конечно, делает записи табельщика более или менее непонятными для кого-либо, кроме него самого, и заставляет его выполнять офисную работу наряду с полевой. Более того, не являясь постоянной или понятной записью, невозможно даже человеку, сделавшему записи, вернуться к ним в случае возникновения спора или обнаружения ошибки и получить информацию после того, как записи «остыли». Табельщик становится настолько знаком с внешним видом рабочих, которые находятся на работе, что учится узнавать их номера и часто пытается записать их, не видя их номерных жетонов. Это часто является источником ошибок, так как необразованный иностранный рабочий очень склонен ошибаться, называя свой номер; и если он это сделает, не останется никакой записи о том, что он работал в тот день, и он не получит за это оплаты. Распределение стоимости его труда на любую работу, на которой он мог быть, также станет причиной неприятностей.

Конечно, память табельщика служит ему, если кто-то из рабочих отсутствует в бригаде по какой-либо причине, и он может спросить мастера, работает ли этот конкретный человек или нет. Человек может отсутствовать в бригаде, и табельщик может пропустить его вовсе. В этом случае не дается шанса на исправление записи, если только табельщик не обходит работу снова вскоре после этого; и следствием этого является то, что затраты будут ошибочными, а рабочие недополучат оплату в конце месяца. Это особенно вероятно, когда выполняются ночные работы.

Рабочие могут быть переведены из бригады в бригаду, или целая бригада может быть переведена с одной работы на другую, и табельщик ничего об этом не знает, если только он не окажется на месте в самый нужный момент. Такое изменение не отразится в его табеле учета времени; и хотя рабочие получат кредит за свое полное время, распределение затрат будет сильно ошибочным. Трудность в записи таких изменений можно увидеть из следующей выдержки из отчета консультанта-инженера после инспекции работы по контракту на строительство дороги:

«В одном случае, в 10:30, было восемь человек, переносивших камень к дробилке, и три человека на платформе дробилки. Двое других были в выемке, разрыхляли землю и грузили; а полчаса спустя двое из четырех человек, которые занимались взрывными работами, также разрыхляли и грузили».

Рис. 1. Квитанция табельщика. Дубликат записи делается автоматически на аналогичной квитанции с помощью копировальной бумаги.

Это, конечно, указывает на необычно слабую организацию, но является примером того, с чем приходится бороться табельщику с блокнотом.

В случае чрезвычайной ситуации — скажем, при работе парового экскаватора — поезд с вагонетками сходит с отвала, и путевую бригаду вызывают на помощь обычной бригаде отвала, чтобы трудность была преодолена как можно скорее. Табельщик может не сделать запись об часе или полутора часах, которые путевая бригада потратила на эту работу, потому что он не видел их за работой в тот конкретный момент. Это, конечно, влияет на распределение затрат. Одно преимущество блокнота заключается в том, что большая часть распределения делается на месте, с соответствующим сокращением офисной работы.

Перфокарты. Учет времени с помощью перфокарт был опробован с немалым успехом на многих работах, но только недавно он был сведен к практической основе для использования на крупных строительных работах.

Construction Service Company из Нью-Йорка разработала систему учета времени и затрат, используя почти исключительно дублирующую перфокарту. Несколько таких карточек воспроизведены в связи с этим текстом.

Как правило, пробивка карточек выполняется мастерами бригады или кем-то, кто имеет выполнение работы бригадой под непосредственным наблюдением. Карточки показывают не только время, отработанное каждым человеком в любой день, но и так же точно время, отработанное на любой работе всеми людьми. Дубликат записи делается автоматически, чтобы храниться в офисе табельщика, а другой отправляется в штаб-квартиру для постоянного учета.

Запись, полученная таким образом, абсолютно точна, особенно в отношении распределения; но система имеет некоторые из тех же возражений, что и блокнот. Например, если карточки не ведутся самим мастером, тот, кто их пробивает, может непреднамеренно пропустить человека. Это, однако, не так вероятно, как при использовании блокнота. Всякий раз, когда напротив номера человека появляется одиночный прокол, очевидно, что все его время должно быть учтено тем или иным способом; в то время как с блокнотом может случиться так, что, будучи пропущенным один раз, никакой записи о времени не появится вовсе.

Нет абсолютно никакой возможности для табельщика или мастера «подделать» свой счет каким-либо образом, ибо прокол, однажды сделанный в карточке, не может быть стерт или уничтожен никаким образом. Запись остается.

Карточки табельщика. Вместо того чтобы табельщик вел свои записи в блокноте, как было описано, ему могут быть предоставлены квитанции из плотной бумаги такого размера и формы, которые легко поместятся в его карман или подойдут для картотеки.

Порядок работы с этими карточками или квитанциями следующий:

Каждая карточка или квитанция посвящена только одной бригаде и одному бухгалтерскому счету — такому, например, как укладка шпал при железнодорожных работах, бригада № 6. Она покажет имя мастера; имя или номер, или и то, и другое, каждого человека; и количество времени, которое он потратил на этот конкретный класс работы. Сумма количеств для бригады по этой классификации будет стоимостью для этой бригады и этого счета за рассматриваемый день.

Если человек работал более чем над одной частью работы в тот день, табельщик делает распределение времени на месте; и часть его времени, которую он потратил на укладку шпал, записывается на карточку или квитанцию «Укладка шпал». Остаток его времени записывается на другую квитанцию, соответствующую другому бухгалтерскому счету. Если табельщик не уверен, к какому бухгалтерскому счету относится работа, он пишет описание работы в верхней части карточки или квитанции. Удобная форма квитанции проиллюстрирована на рис. 1; а удобная форма карточки для картотеки — на рис. 2.

Рис. 2. Карточка табельщика. Дубликат записи делается автоматически на аналогичной карточке с помощью копировальной бумаги.

Часто бывает выгодно, чтобы карточки учета времени показывали, в дополнение к их оплате и выполненной работе, журнал условий, таких как температура и погода; причины и продолжительность каждой задержки; общие условия на работе; вид, состояние и марку инструментов, машин и т. д.; и любые другие детали, которые могут быть важны. Как это можно сделать на различных карточках, проиллюстрированных в этом томе, можно увидеть из изучения иллюстраций.

Письменные карточки учета времени имеют преимущество минимального отхода от существующих методов; возникающие недостатки незначительны; и трудно так организовать карточки, чтобы получить дубликаты. Мастер с грязным большим пальцем сделает бумажный лист, на котором он пишет в полевых условиях, выглядящим так, как будто его протащили через грязь; в то время как с компостером он может принести свою карточку с относительно небольшим повреждением. В целом можно сказать, что для использования табельщиком письменная карточка имеет небольшое преимущество перед перфокартой; в то время как обратное верно для записей, которые должны быть получены мастером, или всякий раз, когда люди, такие как бурильщики или возчики, держат свои собственные карточки.

ТИПИЧНЫЙ ЛИТЕЙНЫЙ ЦЕХ ДЛЯ КРУПНОГАБАРИТНОГО ЛИТЬЯ НА ЗАВОДЕ КОМПАНИИ FAIRBANKS-MORSE В ТОРОНТО, КАНАДА

Отчет мастера. Когда составление расчетной ведомости и распределение затрат зависят от отчетов мастеров, в работу вносятся многие серьезные трудности. Большинство мастеров достаточно умны, чтобы составить удовлетворительный отчет, и еще больше из них достаточно честны, чтобы составить правильный отчет. Любопытно, однако, что среди людей этого класса, хотя они проявляли бы всяческую осторожность при учете денег, доверенных им, нет никакой склонности рассматривать время в том же свете; и, как следствие, отчеты о предоставленном времени могут быть очень небрежными.

Более того, если бы мастер был склонен к этому, если бы не было никого, кто проверял бы его или его отчеты, для него было бы очень простым делом «подделать» свои счета, чтобы иметь возможность получить значительную выгоду.

Если мастер умен и добросовестен, от него можно получить отчет и распределение, которые было бы очень легко превратить в отличную офисную запись. К сожалению, желаемое сочетание встречается редко, и существует очень мало крупных работ, выполняемых с такой системой учета времени.

Распределение затрат. После того как время было зафиксировано на месте, теперь становится необходимым сделать распределение затрат в офисе. Затраты — это то, что платится за производство работы, являясь стоимостью материалов и труда производства, добавленной к надлежащим пропорциям стоимости расходов, причем расходы возникают при осуществлении операции и, таким образом, делают фактическую работу возможной. Распределение затрат необходимо для того, чтобы подрядчик мог видеть, является ли какая-либо конкретная операция прибыльной; и подробный анализ распределения, который будет дан позже, укажет, в каком отношении работу можно сделать дешевле и прибыльнее.

Во всем распределении затрат есть определенные статьи, которые вызывают проблемы; и их надлежащее размещение привело к многочисленным дискуссиям среди авторитетов по ним и стало источником многих различных договоренностей для их надлежащего распределения по различным операциям на работе. Например, есть время таких людей, как занятые на службе водоснабжения, дренажных системах, кузнец, машинисты, электрики, водонос, время сторожей, полиции и т. д., которые могут подпадать под заголовок «общий труд»; и есть такие статьи, как транспортировка и распределение угля по различным частям работы, транспортировка и обработка запасов, и многочисленные другие статьи, которые, хотя, казалось бы, затрагивают всю работу, напрямую относятся к какой-то конкретной операции.

Во многих случаях распределения статью «Общие расходы», которая включает расходы на кладовщика, табельщика, бухгалтеров, клерков и такой офисный персонал, который может потребоваться, довольно трудно разместить. Те статьи, которые обычно являются ежемесячными, могут распределяться ежедневно по ставке в день, найденной путем деления ежемесячной ставки на количество дней в месяце, или они могут быть суммированы в конце месяца и распределены по различным операциям. Если они распределяются изо дня в день, довольно трудно сказать, какая именно их пропорция должна идти на каждую операцию, так как стоимость любой операции может сильно варьироваться изо дня в день. Если они оставлены до конца месяца, невозможно сказать изо дня в день точную стоимость работы.

Накладные расходы — еще один источник трудностей. Под этим заголовком можно разместить все зарплаты, которые обычно не появляются в расчетной ведомости, такие как зарплата генерального менеджера работы, главного инженера и должностных лиц компании, а также такие расходы, как аренда офиса, телефон, офисная мебель, канцелярские товары и т. д. Где именно заканчиваются общие расходы и начинаются накладные расходы, довольно трудно определить, линия разграничения варьируется почти во всех случаях.

Одна из самых больших проблем при распределении вызвана сверхурочной работой людей, которые находятся на ежедневной и ежемесячной основе. Под тем же заголовком можно поместить «Потерянное время мастера» — то есть время, за которое платят ежемесячным и ежедневным работникам и которое не дает никакого результата.

ЗАПИСНАЯ КНИЖКА УЧЕТЧИКА

На рис. 3 воспроизведена страница из записной книжки учетчика. Необходимость пояснения к такой записи очевидна. Работа, по которой была сделана эта запись, представляла собой выемку скального грунта, при которой использовались два паровых экскаватора, причем время работы и выработка каждого экскаватора учитывались отдельно. Запись была сделана 17-го числа месяца.

Слева на странице, внутри изогнутой линии под заголовком «sh. 2», приведены имена членов бригады экскаватора и номера рабочих в забое. Рядом с этими именами и номерами находится запись о производительности экскаватора за предыдущий день, 16-е число; машинист экскаватора передал ее учетчику во время первого обхода последнего 17-го числа. Сразу под записью об экскаваторе находятся четыре номера под заголовком «Ditch» (канава). Для осушения экскаваторного забоя потребовалось задействовать четырех человек для прокладки канавы, и время работы этих людей отнесено на счет экскаватора. Под записью для экскаватора № 2 находится запись об экскаваторе № 1. Она записана точно так же, как и другая запись.

Рис. 3. Страница из записной книжки учетчика.

В центре страницы, вверху, находится запись о буровой бригаде для каждого экскаватора. В бригаде № 2 работало шесть буров; но запись не показывает это четко, так как есть два столбца по шесть номеров в каждом: один столбец — это номера бурильщиков, а другой — номера помощников бурильщиков. Затем идет столбец из четырех номеров, представляющих землекопов. Учетчик, конечно, знает, кто есть кто; но если бы по какой-либо причине кому-то другому, кроме него, пришлось использовать эти заметки в офисе, они были бы бесполезны. Номер под чертой — это номер человека, который носит буры к кузнецу и обратно. Указано имя кочегара котла, который подает пар к бурам, и номер его помощника.

Запись о бригаде № 1 дана в такой же неразборчивой манере: в бригаде 5 бурильщиков, 5 помощников и 4 землекопа, помимо человека, носящего буры, кочегара (чье имя указано) и его помощника. Следует заметить, что ни в одной из бригад не указаны имя или номер бригадира, учетчик полагается на свою память, чтобы сделать запись полной в офисе.

В верхнем правом углу страницы находится запись о взрывной бригаде перед экскаватором № 1. Там 5 человек, включая бригадира, чей номер указан первым. Внутри кольца показано количество фунтов пороха, использованного в предыдущий день, как сообщил бригадир. Запись гласит: «16-го числа 150 фунтов 30%-го пороха и 750 фунтов 40%-го».

Прямо под этим, посередине страницы, находится запись о людях, работающих на отвале № 1. Список возглавляет номер бригадира, за ним следуют номера его рабочих.

Справа от записей об экскаваторах и под записью для буровой бригады № 2 находится заголовок «ng.tr. # 1»; люди, чьи номера находятся под этим заголовком, заняты укладкой и ремонтом узкоколейного пути для отвальных поездов от экскаватора № 1. Чуть ниже середины страницы находится список имен и номеров, совершенно непонятный никому, кроме того, кто его составил. Факты таковы: Донован — человек, который следил за хранением пороха; внутри скобки Ник (учетчик, не зная фамилии, использовал его номер, а также часть имени, которую он знает) — кузнец; а № 72 — его помощник; № 118 помогал кузнецу в течение двух часов, будучи взятым из бригады узкоколейного пути. Учетчику пришлось полностью полагаться на то, что кузнец сказал ему это, иначе его запись была бы неполной. Следующие три человека, чьи имена появляются в этом столбце, были заняты ремонтом 6-дюймового трубопровода; а следующие две пары в скобках, помеченные № 2 и № 1, — это трубопроводчики для буровых бригад и экскаваторов № 2 и № 1 соответственно.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ИЗ ЗАПИСНОЙ КНИЖКИ УЧЕТЧИКА

Учетчик, сделав свои заметки по всей работе, отправляет их в офис, чтобы время могло быть разнесено для каждого человека и произведено распределение.

Учетчик просматривает свои заметки и выбирает статьи, которые относятся на счет бурения. В бригаде № 2 есть 6 бурильщиков по 30 центов в час; 6 помощников, 4 землекопа, 1 человек, носящий буры, и один помощник кочегара, все по 17 центов, и один кочегар по 25 центов. Из заметки внизу страницы он знает (хотя никто другой бы не узнал), что Лир по 20 центов и № 278 по 17 центов также были с этой бригадой. Это, вместе с бригадиром по 3,50 доллара в день, составляет 29,08 доллара. Это расходы, которые идут непосредственно на бурение, являясь стоимостью времени людей, непосредственно занятых в этой операции, и ничего больше. Но помимо этого, к этой стоимости должна быть отнесена определенная часть зарплаты управляющего, часть затрат на рабочую силу на 6-дюймовом водопроводе и всей системе водоснабжения, часть времени кузнеца, сторожа, кладовщика, учетчика, клерков, водоноса и многочисленные другие статьи.

Точно таким же образом рассчитывается стоимость эксплуатации паровых экскаваторов. Например, у № 2 есть машинист с зарплатой 125 долларов, крановщик — 100 долларов и кочегар — 75 долларов в месяц, а также 6 рабочих в забое по 20 центов в час, что составляет общую стоимость бригады 19,27 доллара. К этому учетчик добавил 5,44 доллара как стоимость рытья канавы, которая осушает экскаваторный забой. Относить всю эту сумму на счет экскаватора за этот день явно несправедливо, так как работа по осушению через эту канаву будет продолжаться много дней, постоянно облегчая работу экскаватора. Стоимость работы в последующие дни уменьшается, в то время как стоимость этого конкретного дня, как она дана с отнесением на него 5,44 доллара, является слишком высокой. Распределение статьи такого рода — чрезвычайно сложный вопрос, но это должно быть сделано. На стоимость парового экскаватора также должна быть отнесена пропорциональная доля расходов на управляющего, систему водоснабжения, кузнеца и т. д.

Расходы на узкоколейный путь составляют 14,86 доллара, что является временем работы одного бригадира по 20 центов и 9 человек по 8 часов и одного человека по 6 часов по 17 центов. Расходы на отвал № 1 составляют 8,40 доллара, что является временем работы одного бригадира по 20 центов и 5 человек по 8 часов по 17 центов. Стоимость взрывных работ рассчитывается точно таким же образом, а 900 фунтов использованного пороха заносятся в учет материалов, отнесенный на счет работы перед экскаватором № 1.

Заголовками для распределения работы парового экскаватора, помимо «Бурения» и «Взрывных работ», были бы «Бригада экскаватора», «Бригада забоя», «Бригада отвала», «Укладка пути экскаватора», «Поездная бригада» и «Укладка узкоколейного пути», все из которых в конечном итоге могут быть суммированы под заголовком «Погрузка и транспортировка», а удельная стоимость перемещения ярда материала рассчитана на основе этой сводки.

ПЕРФОКАРТЫ

Был показан способ, которым учетчик делает свои заметки в записной книжке, и указана непрактичность многих его аспектов. Две перфокарты для использования при такой работе, как упомянутая — а именно, выемка скального грунта с помощью паровых экскаваторов и отвальных поездов — показаны на рис. 4 и 5. Это «Карта парового экскаватора» и «Учет поездов». Карта экскаватора ведется машинистом экскаватора или кочегаром, а учет поездов ведется машинистом маневрового паровоза. Каждый ведет свой собственный учет отдельно; и в конце рабочего дня записи должны сверяться друг с другом.

Карта парового экскаватора показывает дату, количество загруженных вагонов в час и общее количество, загруженное за день. Она также показывает время начала и остановки экскаватора по любой причине, причем остановки для перемещения вперед обозначаются иначе, чем другие остановки; и таким образом запись о перемещениях ведется автоматически. Время работы бригады экскаватора и точное количество часов, отработанных бригадой забоя, также показаны вместе с кубическими футами угля, потребленного экскаватором. Причины задержек и состояние экскаватора записываются в пустых местах под соответствующим заголовком в нижней части карты; но за этим исключением, вся запись делается с использованием обычного кондукторского компостера.

Карта поезда показывает количество рейсов, совершаемых поездом каждый день, причем время отправления от экскаватора в любом рейсе указывается с точностью до 5 минут. Количество вагонов, перевезенных всеми поездами в течение любого часа, должно сверяться с количеством загруженных вагонов, как показано на карте экскаватора. Карта поезда, помимо указания даты, показывает общее количество перевезенных вагонов (сумма всех карт должна сверяться с общим количеством вагонов, как показано в записи парового экскаватора), кубические футы потребленного угля, средний объем в ярдах на вагон, расстояние перевозки в станциях по 100 футов, номер маневрового паровоза и отчет о его состоянии: хорошее, удовлетворительное или плохое. Эта карта подписывается именем машиниста маневрового паровоза.

Видно, что эта запись гораздо полнее, чем та, что ведется учетчиком, и более надежна в отношении методов, так как делается во время выполнения работы; и большая ее часть проверяется путем ведения двух записей отдельно, вместо того чтобы принимать устный отчет от машиниста экскаватора на следующий день, как в примере, показанном ранее.

Рис. 4. Перфокарта для регистрации работы по выемке грунта паровым экскаватором.

Рис. 5. Перфокарта для регистрации работы отвальных поездов при выемке грунта.

Однако ни учет поездов, ни карта экскаватора не показывают никакого распределения времени, а являются по сути записями производительности. Карта трубопроводчика и паропроводчика, воспроизведенная на рис. 6, дает отличный пример того, как учитывается время и одновременно автоматически производится распределение.

Классификации труда: Экскаватор, Канавокопатель, Буры, Маневровый паровоз и поезда, Насос, Резервуар, Общая система водоснабжения и Кузнец, причем они, как можно заметить, обозначены буквами от A до H в верхней части столбца. Каждая карта предоставляет место для записи бригадира и 14 рабочих. Эти восемь классификаций, вероятно, охватят всю работу, которую приходится выполнять трубопроводчикам и паропроводчикам; но если нет, есть две дополнительные строки, на которых можно написать любые классификации, выходящие за рамки обычных.

Будут определенные рабочие, назначенные на определенную регулярную работу, как в случае, упомянутом ранее в разделе «Записная книжка учетчика», где было два трубопроводчика для каждой буровой установки. Если эти люди проводят весь свой восьмичасовой рабочий день, занимаясь только обеспечением водоснабжения для буров, то над номером каждого из них на карте и напротив цифры 8, которая представляет отработанные часы, ставится отметка компостером. Слева от восьмерки, на той же строке, а также в вертикальном столбце напротив слова «Буры» ставится еще одна отметка. Снова, напротив буквы C, которая является кодом для классификации буров, и в столбце, отведенном для каждого рабочего, и под его именем, ставится еще одна отметка. Это дает рабочему полное время, показывая, что он отработал восемь часов на водоснабжении буров и больше ни на чем. Предположим, бригадир работал три часа на общей системе водоснабжения, три часа на насосной станции и два часа, руководя ремонтом резервуара для воды. Тогда в записи была бы отметка в его столбце напротив 3, 6 и 8; слева от 3 в столбце с заголовком G появилась бы еще одна отметка; слева от 6 в столбце E была бы найдена еще одна отметка, и еще одна слева от 8 в столбце F. В столбце под именем бригадира были бы сделаны отметки напротив E, F и G, показывающие, что он работал по этим трем классификациям.

Таким же образом можно указать время и род занятий каждого рабочего под началом этого бригадира, независимо от того, сколько изменений в своей работе он может сделать в течение дня. Время, однако, записывается только с точностью до ближайшего часа.

.

Рис. 6. Карта трубопроводчика и паропроводчика, показывающая метод учета времени и одновременного автоматического распределения.

В нижнем левом углу предусмотрено место для пробивки даты; а вдоль нижнего края находится место для записи количества часов, затраченных на оттаивание труб и т. д., и на обеспечение их защиты. Эта последняя запись оказалась необходимой, потому что работа, на которой использовались эти карты, выполнялась в чрезвычайно холодной местности и продолжалась в течение всего года.

Когда записи делаются на месте работ и отправляются в офис для переноса в постоянные записи, нет необходимости в том, чтобы человек, сделавший запись, был под рукой для интерпретации своих заметок, так как ему не дается абсолютно никакой возможности позволить своему ведению заметок хоть сколько-нибудь меняться изо дня в день, запись является абсолютно автоматической.

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ЗАТРАТ ПО ПРОЦЕССАМ

Хотя целью регулярного распределения затрат является получение удельных затрат, существует другой анализ затрат, который можно назвать уточнением системы учета затрат и который, при правильном использовании, может привести к заметному снижению всех затрат. Хотя это будет более полно обсуждаться в главе «Снижение затрат», это форма учета времени, поэтому здесь она будет затронута. На более или менее грубых строительных работах кажется довольно абсурдным пытаться свести различные процессы любой операции к такой точности, чтобы их можно было хронометрировать до минут и даже до секунд. Условия варьируются настолько сильно, характер выполняемой работы меняется так сильно от времени к времени, а персонал организации иногда меняется так сильно, что кажется невозможным свести производительность к какой-либо удовлетворительной базе, которая могла бы использоваться в качестве стандарта. Тем не менее, не пытаясь достичь такой базы, тщательное наблюдение и хронометраж различных частей работы приведут к гораздо лучшей производительности и увеличенной прибыли, что может быть ясно показано.

Возьмем, к примеру, бурильщика, работающего с паровым буром в довольно ровной породе, без заметных препятствий на его пути и с очень небольшим объемом работ по уборке породы. Заметьте точное время, когда его тренога установлена на месте, а бур готов к работе. Бурильщик вставляет свое долото в бур, включает пар, и бур начинает работу. Заметьте время начала работы бура; заметьте время, когда бур останавливается, долото опустилось на всю свою длину; и сделайте то же самое с каждым последующим долотом, тщательно отмечая точное время, затраченное на замену. Когда последнее долото опущено на всю длину и отверстие закончено, заметьте время, необходимое для того, чтобы вынуть долото, переместить грузы, ослабить треногу и подготовить все к перемещению. Затем заметьте, сколько именно людей требуется для перемещения бура и сколько времени им требуется, чтобы сделать это; и, наконец, сколько времени требуется бурильщику, чтобы снова привести свой бур в рабочее состояние и запустить его.

Будет обнаружено, что подавляющее большинство бурильщиков тратят слишком много времени на смену долот, и что почти неизменно слишком много людей помогают перемещать бур, и что они тратят на это слишком много времени. Другим источником задержки является подготовка бура к работе после того, как он был перемещен. Возможно, так же хорошо потратить достаточно времени на это, чтобы правильно установить и отрегулировать бур перед его запуском; но потерю времени между регулировкой и запуском можно сказать примерно равной той, что теряется при смене долот, если не немного больше.

Когда бурильщик тратит слишком много времени на смену долот, это по большей части его собственная вина, и за ним должен более внимательно следить бригадир и, при необходимости, инструктировать его. Если время тратится впустую при перемещении бура, это вина только бригадира. Путем тщательного хронометража и балансировки различных процессов при бурении можно легко выбрать наиболее компетентных людей.

В случае бетонирования минуты, потерянные при обработке партии материала от штабеля до его окончательного положения в виде бетона, часто составляют очень много. Предположим, на небольшой работе используется смеситель на пол-ярда, и он дает в среднем за 8 часов 30 партий в час, или 120 ярдов в день. Если возможно сократить время каждой партии на 15 секунд, производительность установки увеличится более чем на 14 процентов; или, рассчитано на базе 120 ярдов, будет увеличение на 17 ярдов, что — скажем, по 5,00 долларов за ярд — означало бы значительное увеличение ежедневной прибыли. И все же 15 секунд кажутся почти слишком тривиальным делом, на которое стоит тратить время и, возможно, немного дополнительных денег в виде учета времени.

Начиная с несмешанного материала в штабеле, заметьте, сколько времени требуется рабочим, чтобы загрузить свои тачки песком и камнем; затем время, которое материал остается в тачке, как в начале, так и в конце поездки к смесителю; а также время в пути. Если материал высыпается в мерные ящики, заметьте время, которое он остается в ящиках. Если он высыпается непосредственно из тачек в смеситель, необходимо засечь время смешивания с момента, когда была высыпана первая тачка, до момента, когда партия высыпана. Смеситель можно назвать регулятором всей операции; ибо люди, работающие с несмешанным материалом, не могут обрабатывать его быстрее, чем смеситель принимает его, а люди, работающие с готовым бетоном, не могут получать его быстрее, чем смеситель поставляет его им. По этой причине наблюдение за работой смесителя должно проводиться с особой тщательностью. Не в наших намерениях рассказывать, как, или давать советы относительно смешивания бетона; но желательно показать, как, если время должно быть сэкономлено, это будет через экономию секунд в каждой операции.

Если готовый бетон должен быть высыпан как партия в бункер или подъемник, вопрос экономии времени гораздо проще, чем если части партии должны быть высыпаны в тачки. Если, однако, необходимо высыпать в тачки, базу для времени, необходимого для опорожнения смесителя, можно найти только путем тщательного хронометража и наблюдения за действиями людей во время хронометража.

Время между наполнением и опорожнением тачки с бетоном, конечно, будет сильно варьироваться в зависимости от расстояния перевозки; но здесь снова тщательный хронометраж и наблюдение вскоре установят базу, на основе которой можно будет сделать наиболее экономичный способ распределения бетона; и точно то же самое верно для возврата пустых тачек.

Все это может показаться отступлением от темы получения затрат; но на самом деле это просто обсуждение очень уточненной формы получения затрат, и отрасль предмета, которой, возможно, уделялось слишком мало внимания. Когда ежедневная выработка на работе находится на уровне или выше среднего, все выглядит ярко, и никто, кто несет ответственность, не чувствует себя перегруженным заботами. Если, однако, выработка падает слишком низко, сразу ищется какая-то вопиющая причина, и падение выработки списывается на какое-то непредвиденное обстоятельство или несчастный случай. Это все очень хорошо, так как несчастные случаи, влияющие на выработку, нельзя полностью избежать, а непредвиденные условия будут создавать большие различия в производительности; но тщательный анализ подразделения затрат по процессам принесет результаты, которые удивят тех «практиков», которые думают, что они довели свои удельные затраты до самой низкой точки просто потому, что их выработка обычно велика и все на работе, кажется, работают на пределе своих возможностей.

ВЫРАБОТКА

Причина составления данных, за которые отвечает учетчик, заключается в том, что из анализа произведенного распределения подрядчик может сказать, какая работа выполняется с прибылью; и, если какая-либо конкретная операция показывает убыток, анализ поможет больше, чем что-либо другое, обнаружить причину убытка. При расчете своей прибыли на любой работе подрядчик должен рассчитывать на основе удельных затрат, точно так же, как он рассчитывает, когда готовит свою заявку. Чтобы сделать это, он должен иметь точное измерение выработки. Во многих классах работы это измерение чрезвычайно просто; но в других требуется немалая изобретательность, чтобы разработать схему, которая даст нужную информацию точно и без необходимости большой работы.

Оплата за работу основана на оценке инженера. Ежемесячная оценка обычно является более или менее догадкой, сделанной просто с целью оплаты подрядчику приблизительно в соответствии с тем, что он сделал. Ежемесячная оценка, как правило, является довольно хорошим приближением точного количества выполненной работы; а окончательная оценка покрывает все, включенное в контракт, что еще не было учтено.

Измерения подрядчиком выполненной работы каждый день должны довольно близко совпадать с оценкой инженера; но, если работу трудно измерить, у подрядчика во много раз больше возможностей совершить ошибки в своем измерении, проходя по нему ежедневно, чем у инженера, который проходит по нему только один раз. Тщательное рассмотрение различий в суммах оценок иногда покажет подрядчику, как его оценки могут быть приведены в соответствие с оценками любого конкретного корпуса инженеров, и он может соответствующим образом регулировать свое ежедневное измерение.

Существует мало измерений на месте работ, которые могут быть сведены к единице, или, скорее, которые могут быть подсчитаны напрямую. Линейные измерения получить довольно легко; измерение площади немного сложнее; в то время как измерения объема, особенно при грубых работах, часто чрезвычайно трудно сделать удовлетворительным образом. Измерение по весу часто оказывается большим преимуществом, если могут быть организованы надлежащие средства для взвешивания.

Измерение выработки при бурении чрезвычайно просто. Отверстия для работы любого одного дня могут быть помечены по мере их завершения, и в конце дня все измерены; или они могут быть измерены по мере завершения, и их глубина взята, и, следовательно, вся работа за день легко определяется. Это, конечно, линейное измерение; и к тому же классу относились бы такие работы, как укладка пути, балластировка, планировка дорожной машиной и измерение работы путевых и колесных скреперов.

Измерение количеств, единицами которых являются площади, лишь немного сложнее. Мощение, например, очень легко измерить, расстояние от бордюра до бордюра обычно постоянно, и поэтому действительно сводит измерение к линейному измерению — то есть длине уложенного участка покрытия. Кирпичная кладка, хотя на самом деле является кубическим измерением, берется таким же образом, берется площадь лицевой стороны уложенной стены и умножается на стандартное количество кирпичей для любой заданной толщины стены. Это действительно сводит измерение для кирпичной кладки к единичной базе, единицей является один кирпич. Покраска и штукатурка измеряются таким же образом; и так же кровельные работы. На дорожных работах вспашка и полив оцениваются на единицу площади; а на карьерных работах так оценивается канавокопание.

Определение объема на строительных работах может быть очень трудным. Возьмем, например, выработку парового экскаватора, прорезающего скалу. Стенки выемки будут очень неровными как по линии, так и по наклону, независимо от того, насколько умело управляется экскаватор; и забой выемки может быть еще более неровным. Никакое абсолютно точное измерение не может быть сделано; и по этой причине обычной практикой является оценка содержимого вагонов, а не попытка оценить размер выемки в забое в течение любого одного дня. Обычно размер забоя грубо измеряется, и объем в ярдах рассчитывается из этого измерения. Он также рассчитывается из количества загруженных вагонов, и, если это сделано тщательно и оценка объема загруженных вагонов верна, обе цифры должны балансировать в конце месяца с ежемесячной оценкой, которая, из-за большого измеренного объема, может практически игнорировать такую неровность, которая повлияла бы на два других измерения. При земляных работах измерение гораздо проще, потому что забой более ровный и вагоны могут быть полностью загружены.

Существуют естественные рабочие единицы, которые придают большую простоту расчетам затрат — такие, например, как панель перекрытия в здании, колонна, панель моста, опора каменной кладки и т. д.

Другая единица измерения часто получается через процент от общего или от другой единицы, такой как количество песка в ярде бетона. Зная состав смеси, процент от общего объема бетона в ярдах будет количеством песка, которое было перемещено.

Следует позаботиться о правильном подразделении единиц измерения. Обычной единицей бетонных работ является кубический ярд или кубический фут. Часто совершается ошибка, оценивая стоимость опалубки и арматуры только в терминах кубических ярдов бетона. Стоимость опалубки должна оцениваться также по количеству футов, по дощатой мере. Арматурная сталь должна оцениваться по фунтам.

Одним из трудных видов работ для получения затрат по регулярному методу является укладка тесаного камня. Очень простой способ получить это — нарисовать на каждом камне номер и позволить учетчику получить размеры камня после того, как он был обтесан, до того, как он был помещен в стену. Затем каменщик просто записывает номер каждого камня по мере его укладки.

Проверка измерения количества выполненной работы часто получается путем измерения количества работы, оставшейся невыполненной, или материала, оставшегося в штабелях.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ЗАТРАТ

Цель учета затрат — предоставить точную и раннюю информацию тем, кто наделен властью, как о том, где они стоят финансово на работе, так и о том, какие есть потребности или возможности для улучшения экономии.

Чтобы достичь цели учета затрат, необходимо, чтобы существовал какой-то эффективный метод представления затрат; и важно, чтобы система представления затрат в сочетании с системой учета затрат соответствовала следующим спецификациям:

1. Она должна быть точной.

2. Она должна быть простой.

3. Ее должно быть легко изучать.

4. Ее должно быть легко составлять.

5. Она должна быть способна быть составленной в очень короткое время после получения исходных цифр.

Не нужно никаких аргументов, чтобы доказать, что система представления затрат должна быть точной. Если она полна ошибок, ее полезность полностью исключается; и 1 процент ошибки в ней нанесет гораздо больше, чем 1 процент ущерба ее эффективности в помощи менеджеру повысить эффективность работы. Существует, однако, предел желаемой точности такого дела. Стоимость укладки шпал на определенной железной дороге за определенный месяц, например, могла составить 7,2143 цента. Если последние две цифры интересны с точки зрения статистика, они совершенно бесполезны для практического менеджера. Если производительность предыдущего месяца была, скажем, 6,94 цента за шпалу, цифры этого месяца показали бы увеличение стоимости на 0,27 цента, что составляет примерно 3,9 процента от цифры предыдущего месяца. Другими словами, эффективность укладки шпал снизилась на 3,9 процента. Очень сомнительно, не была бы цифра 4 процента, хотя и не столь точная, скорее более полезной для менеджера, чем цифра 3,9 процента; и, лично, авторы предпочли бы более краткую работу. Степень уточнения, до которой следует доводить эти записи, в конечном анализе является вопросом индивидуального суждения самого менеджера. Студент должен помнить о глупости излишне сложных цифр.

ОТЛИЧНЫЙ ПРИМЕР СОВРЕМЕННОГО ЛИТЕЙНОГО ЦЕХА ДЛЯ МЕЛКОГО ЛИТЬЯ. Формовочные машины показаны в работе. Обратите внимание на обильное дневное освещение. The Michigan Stove Co., Детройт, Мичиган.

Вторая спецификация, что система представления затрат должна быть простой, почти так же важна, как и первая. Если она не будет простой, шансы на неточность будут колоссально умножены. Потребуется больше работы для ее ведения; а исправление ошибок и расхождений будет настолько трудным и потребует так много времени у лиц, наделенных властью, что не оставит им возможности делать свою другую работу. Ясно, что менеджеру не должно быть необходимо самому выполнять массу детальной работы по системам учета затрат или представления затрат.

Спецификации № 3 и № 4 более или менее включены в спецификацию № 2. Спецификация № 5, однако, также имеет большое значение. Информация, которая устарела, примерно так же бесполезна, как отсутствие информации вообще. Если вы скажете бригадиру в понедельник, что работа его бригады за неделю, закончившуюся десять дней назад, была не на должном уровне, он не будет иметь большого уважения к вашей системе учета затрат; он, конечно, не вспомнит достаточно хорошо причины, которые привели к его плохой работе, чтобы исправить их; или он сможет выбрать из тумана истории достаточно оправданий, чтобы снять с себя ответственность за свою плохую работу и поставить своего менеджера в тупик относительно того, где на самом деле стоят этот бригадир и его бригада. Поэтому первостепенное значение имеет то, чтобы организация для показа менеджеру того, каковы его затраты, с существенными условиями, влияющими на такие затраты, была настолько быстрой, чтобы быть «с пылу с жару» все время.

Самая распространенная организация представления затрат — и единственная, обычно встречающаяся в наши дни на большинстве контрактных работ — это сводка, подготовленная на листе желтой бумаги учетчиком для осмотра менеджером каждое утро; и у этого так мало недостатков, что это было бы очень удовлетворительно, если бы не то, что по ней невозможно с первого взгляда сравнить работу, выполненную, скажем, вчера, с той, что была выполнена ранее. Это, однако, гораздо лучше, чем любая другая система, которой не хватает любого из существенных элементов, указанных выше.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГРАФИКОВ

Лучший метод, который был до сих пор разработан, — это использование графиков, показывающих в масштабе различные удельные затраты за различные дни месяца. Такие графики проиллюстрированы на рис. 7 и 8. Они взяты из записей Construction Service Company. Один из них (рис. 7) указывает стоимость канавокопания в скале. Из линии A будет видно, что в течение этого месяца количество квадратных футов канавокопания варьировалось от 75 до 375, а стоимость рабочей силы варьировалась от максимума в 62 цента до минимума в 8 центов. 8-го числа утренняя бригада не работала, как оказалось, из-за суровой погоды, что объясняет низкую выработку в тот день. 24-го числа ночная смена позволила трубам замерзнуть. Можно упомянуть, что бригадир ночной смены, чье имя появляется в скобках на графике, с тех пор обратил свое внимание на другие области промышленности, чем канавокопание. 28-го числа канавокопатель достиг точки, где выемка часто заполнялась землей, которая сползала сбоку и вызывала такое большое количество шлама, что смягчала удары лезвия; и график показывает в тот день высокую стоимость из-за очистки от этой земли.

График, проиллюстрированный на рис. 8, предназначен для работы парового экскаватора по тому же контракту Construction Service Company. Линия A указывает приблизительное количество ярдов, перемещенных в день. Линия B показывает платежную ведомость, варьирующуюся от 165 до 310 долларов в день, и включая процент на непредвиденные расходы; в то время как линия C представляет значения величины B, деленные на величину A, и дает удельную стоимость в рабочей силе на ярд за выемку и перемещение скалы. Будет отмечено, что воскресенья пропущены. Они пришлись на 5-е, 12-е, 19-е и 26-е числа месяца. Некоторые люди были заняты в каждое из этих воскресений; но их время было так распределено по остальной части месяца, чтобы не показываться за воскресенья, так как паровые экскаваторы не работали в этот день.

Рис. 7. График эффективности, указывающий стоимость канавокопания в скале.

Рис. 8. График эффективности, показывающий затраты в связи с работой парового экскаватора при выемке и удалении скалы.

Эти графики имеют размер, позволяющий подшивать их в одну из стандартных книг с разъемными кольцами, и их диапазон составляет от нуля до примерно 12; таким образом, можно показать любое количество в масштабе за любой день месяца. Эта компания не нашла преимуществом наносить более 4 линий на один график.

Графики, подобные этим, могут отмечаться каждое утро учетчиком на кальке, подготовленной для этой цели; и в конце месяца линии, соединяющие точки, могут быть обведены тушью, а график размножен на синьке, и синька подшита в удобном месте для немедленной справки.

Существует несколько способов расчета удельной стоимости из цифр, таких, например, как:

1. Производительность на единицу времени

2. Производительность на доллар;

3. Стоимость на единицу производительности.

Первый из них, строго говоря, не является отчетом о затратах, хотя он является функцией отчета о затратах и для определенных целей более удобен. Количество футов пробуренной скалы на час работы бура — очень удобная форма для записи.

При бурении в условиях снега и льда приходится нанимать больше землекопов, чем в другое время. Если стоимость уборки породы включена в стоимость бурения, как это часто бывает, истинным индексом того, насколько хорошо продвигаются буры, является количество футов на час работы бура, а не стоимость операции для подрядчика.

Второй метод является обратным третьему. Другие системы будут предлагаться сами собой в силу специфических требований каждого случая на практике.

Проверка по графикам. Большим преимуществом системы графиков представления затрат является то, что она действует как автоматическая проверка системы учета затрат в целом. Как было указано ранее в этом томе, иногда случается, что перфокарта не сдается, или учетчик не получает определенные данные. Это немедленно обнаруживается по пробелу на графике, и таким образом график действует как проверка отдела получения затрат. Это не полностью исключит необходимость инспекции, чтобы установить, правильно ли ведутся карты времени и правильно ли выполняется работа.

Представление затрат должно делаться ежедневно для людей, непосредственно связанных с полевой работой; они должны делаться еженедельно для генерального менеджера и ежемесячно для головного офиса. Эти ежемесячные офисные отчеты иногда ценны при планировании финансовых мероприятий для работы. На работе, включающей, скажем, платежную ведомость в 5000 долларов в неделю, с ежемесячными оценками, ранняя информация о производительности за месяц имеет очень большую ценность.

Показ рабочим определенных графиков и записей послужит увеличению их интереса к своей работе, но это не следует перебарщивать. Хорошо, чтобы рабочие не знали фактическую стоимость своей работы для подрядчика в долларах и центах. Если по контрактной цене подрядчик получает хорошую прибыль, рабочие хотят больше денег. Если подрядчик не получает хорошую прибыль, рабочие склонны думать, что они на убыточной работе, и соответственно становятся обескураженными. Экономия работы подрядчика должна быть частной информацией, так как это может нанести ему значительный ущерб, став известной конкурирующим подрядчикам. Графики, показывающие производительность на единицу времени, однако, не подлежат вышеупомянутым ограничениям.

УЧЕТ ЗАТРАТ

В вышеизложенном не было ничего, что является частью регулярного бухгалтерского учета, за исключением того, что часть записей учетчика необходима бухгалтеру. Следует осознать с самого начала, что работа бухгалтера имеет большое значение, что она не может быть заменена системой учета затрат и что она не должна быть разделена с системой учета затрат. Скептики анализа затрат склонны придерживаться мнения, что бухгалтер, учетчик затрат, инженер по анализу затрат — это более или менее неуклюжие заменители управленческого интеллекта; и они указывают на предложение, что в конечном анализе должно быть легко позволить офисному мальчику вести работу с учебником под одним локтем и счетной машиной под другим.

Настаивается с самого начала, что учет затрат так же важен, как бухгалтерский учет, но что он имеет совершенно иную функцию; и при применении учета затрат к строительным работам очень важно, чтобы была проведена четкая линия разграничения между двумя отраслями.

Другая ошибка, которую часто совершают антикварные студенты, люди, которые изучают старые методы инженерии и строительства, а не современные, заключается в том, что система учета затрат считается полной человеком, который ее ведет, когда он знает, сколько футов отверстия его бурильщики способны в среднем делать в час, в день или в неделю. Аналитик затрат укажет на тот факт, что в литературе по предмету делается много ложных утверждений относительно стоимости определенных статей работы, и покажет, что не было сделано никаких скидок на амортизацию, ремонт и т. д., не говоря уже о прибыли, процентах на деньги подрядчика и множестве других вещей. Студент предупреждается, что надлежащая система учета затрат должна по необходимости принимать во внимание все статьи затрат на работе; и, далее, она должна принимать их во внимание с такой детализацией, что она будет реальной, живой помощью человеку при оценке будущих затрат на аналогичной работе.

Теперь, как правило, существенное сходство статей упускалось из виду, когда эти статьи являются частями работы, которая в целом не является несхожей. Например, статья земляных работ при строительстве большой плотины может быть очень похожа по своей существенной стоимости на, и может быть величайшей помощью в помощи подрядчику или инженеру рассчитать стоимость, земляных работ при аналогичных климатических условиях на железнодорожной насыпи; однако те, кто наиболее заинтересован в предмете, склонны классифицировать плотины как совершенно другой вид сооружения, чем железные дороги. Проектирование плотины — это другое дело, чем проект железной дороги; но строительство одной часто будет включать тот же вид инструментов, тот же вид машин, тот же вид людей, тот же вид «здравого смысла» и те же общие принципы строительства, что и строительство другой. Поэтому, если его затраты правильно подразделены и разумно ведутся на одном виде строительства, подрядчик или инженер будет существенно поддержан не только в оценке стоимости работы на другой, но и в том, чтобы быть в тесном контакте со своей работой после того, как он начал.

Каждая строительная организация должна иметь график стандартных статей, которые можно назвать «бухгалтерскими счетами»; и ее книги должны вестись таким образом, чтобы записи общих и удельных сумм по этим статьям на прошлой работе и на текущей работе могли быть немедленно доступны для пользы ее должностных лиц. Ни у двух подрядчиков не будет одинаковой организации для распределения затрат; ни у двух не будет одинаковых статей для счетов; но есть определенные фундаментальные статьи, которые будут входить в использование почти на каждой большой части работы, и некоторые из них имеют особое значение и должны рассматриваться с особой тщательностью.

Оценки по бухгалтерским статьям. При составлении оценок важно иметь этот список на виду, чтобы важные статьи не были пропущены. Такой список, который покроет большую часть обычных расходов, приведен здесь:

1. | Gang | Labor:
| (a) | Hourly rate;
(b) | Monthly rate.

Люди, которые работают по месяцам, склонны иметь необходимость тратить много непроизводительного времени из-за погодных условий и т. д.; в то время как люди, которые работают на почасовой основе, как правило, делают некоторую прибыльную работу, когда бы им ни платили. Возможно рассчитать гораздо ближе стоимость работы для тех людей, у которых практически нет потерянного времени, которое нужно учитывать, как «чрезвычайные обстоятельства» или «непредвиденные расходы». Будет также отмечено, что стоимость и время почасовых и ежедневных рабочих могут быть рассчитаны и нанесены на график день за днем; тогда как невозможно точно знать, каковы будут расходы на рабочую силу, которая оплачивается по месяцам, до конца месяца. Чтобы сделать отчетные графики, показывающие затраты как можно полнее, частой практикой является добавление определенного процента к стоимости известных статей, чтобы покрыть так называемое «потерянное время бригадиров»; и сделать в конце месяца корректировку большего или меньшего размера, чтобы заставить конец учета затрат соответствовать концу бухгалтерского учета работы.

2. Общая рабочая сила и т. д. Эта статья будет включать рабочую силу людей, которые имеют отношение к более чем нескольким частям работы. Время сторожа не тратится на бурение или на паровом экскаваторе, пока он работает. Тем не менее, пропорциональная часть его зарплаты должна быть разделена между различными отраслями работы. Иногда это будет очень маленькая статья, иногда большая статья. Например, если паровой экскаватор вынимает 30 000 ярдов материала в месяц, удельный расход сторожа на выемку может быть очень маленьким; но если экскаватор простаивает почти весь месяц, расход на единицу за время сторожа может быть пугающе высоким. Это одна из причин, почему удельная стоимость и общая стоимость всегда должны идти вместе. Время кузнеца, часть которого тратится на заточку буров, не обязательно должно быть полностью отнесено на счет бурения, потому что он может тратить много времени на ремонт парового экскаватора или починку ручных инструментов и т. д.

3. Накладные расходы на рабочую силу. Клерки, бухгалтеры, посыльные, офисный персонал и генеральный менеджер обычно включаются в число статей «накладных расходов», а также зарплаты генеральных должностных лиц.

4. Накладные расходы на материалы. В эту классификацию включены канцелярские товары, офисная мебель, припасы и т. д. Когда офисная мебель распродается по завершении работы, ее стоимость должна быть зачислена на эту статью.

5. Накладные непредвиденные расходы. Они могут включать различные статьи, такие как телефон, аренда офиса, телеграфные сообщения, экспресс-расходы на непредвиденные расходы, не связанные напрямую с оборудованием, и т. д.

6. Подготовительные расходы. Они включают стоимость подготовки к выполнению работы и, в зависимости от характера работы, могут включать любую или все из следующих статей:

(a) Временные дороги; (b) Временные эстакады; (c) Расчистка и корчевка; (d) Удаление снега и дренаж; (e) Командировочные расходы на работу; (f) Предварительные оценки, расчеты и изыскания; (g) Фрахт и обработка материалов на работу и с работы; (h) Фрахт на предварительные припасы; (i) Обработка предварительных припасов; (j) Лицензии и премии по облигациям и т. д. (k) Юридические расходы; (l) Убыток от первоначальных операций; (m) Право проезда и стоимость площадки; (n) Сараи, склады и другие временные постройки; (o) Инструменты, за вычетом окончательной стоимости.

7. Расходные материалы. Они подлежат оплате на условиях франко-борт (F. O. B.) на месте выполнения работ или на ближайшей к месту работ железнодорожной станции. К ним относятся все расходные материалы для ведения работ, в отличие от основных материалов, включая взрывчатые вещества, уголь, масло, ветошь и т. д., и могут включать плату за воду.

8. Проценты и амортизация оборудования. Этот показатель оценивается разными людьми по-разному и может значительно варьироваться. Невозможно установить абсолютное правило, но для среднего подрядного оборудования можно сказать, что 1/10 от 1 процента за рабочий день является вполне справедливым общим средним показателем. Средний паровой экскаватор, например, проработает, возможно, 200 дней при благоприятных погодных условиях; исходя из этого, начисление процентов и амортизации составит 20 процентов в год, что близко к справедливой цифре. Некоторые подрядчики закладывают 33 процента в год на такие материалы, как дорожная техника, включая дробилки, паровые катки и т. д. Это немного завышено при условии, что на ремонт закладывается разумная сумма.

9. Ремонт оборудования. Сколько денег требуется для поддержания оборудования в надлежащем состоянии для эффективной работы — это вопрос, подробное обсуждение которого невозможно из-за ограниченности места. Для такой машины, как паровоз стандартной колеи, находящийся в постоянной эксплуатации на пределе своей мощности, расходы на ремонт могут достигать 20 процентов в год; а для перфоратора расходы на ремонт могут составлять 50 процентов или более в год.

10. Аренда, плата за древесину на корню и т. д. Статья «аренда» включает арендную плату за землю и складские помещения, если таковые имеются, за исключением офисных расходов. «Плата за древесину на корню» — это стоимость стоящего леса, при этом покупатель имеет право оставить пень после вырубки дерева.

11. Строительные материалы. Они подлежат оплате на условиях франко-борт (F. O. B.) на месте выполнения работ или на ближайшей к месту работ железнодорожной станции.

12. Погрузочно-разгрузочные работы с расходными материалами.

13. Фрахт, если он не включен в статью № 11 или № 7.

14. Разгрузка, перевозка и хранение материалов и расходных материалов.

15. Перевалка материалов и расходных материалов.

16. Проценты на денежный капитал, за исключением оборудования.

17. Налоги и страхование имущества (включая котлы).

18. Страхование от несчастных случаев для защиты рабочих и населения.

19. Реклама, медицинские расходы и благотворительность.

20. Дисконт по облигациям, ордерам или векселям.

21. Непредвиденные расходы на оплату труда.

22. Непредвиденные расходы на материалы.

23. Непредвиденные расходы на расходные материалы.

24. Расходы на поиск и возврат утерянного груза и расходных материалов.

25. Прибыль.

СОКРАЩЕНИЕ ЗАТРАТ

Конечной целью анализа затрат является экономическая эффективность; и любая система или метод анализа затрат, которые не приводят к снижению общей стоимости единицы выполненной работы, неизбежно должны считаться неудачными.

После того как затраты на работу были частично проанализированы, в задачу инженера входит внедрение методов и устройств, благодаря которым расходы на получение различных данных будут более чем компенсированы общей экономией при выполнении работ. Давно было осознано, что цеховую практику можно сделать более экономичной с помощью методов систематизации; и мы имеем ранний пример понимания этого факта в истории борьбы и методов, к которым прибегал Джеймс Уатт при создании первых паровых двигателей. Проблемы, возникающие из-за некомпетентности рабочих, пьянства и необходимости выполнения работ в разных частях страны, далеко от штаб-квартиры, были такими же реальными тогда, как и сейчас, с тем недостатком, что в восемнадцатом веке пресса, телефон и профессиональные школы еще не достигли развития, допускающего разумное сотрудничество в решении этой проблемы.

За последние двадцать лет было обнаружено, что анализ затрат, примененный к задачам цеховых работ, дает поразительные результаты. Когда была введена сдельная система оплаты труда, считалось, что окончательное решение проблемы найдено. Рабочие тогда были поставлены в положение подрядчиков. Человек получал определенную плату за выполнение определенного объема работы; и в его интересах было выполнить максимум работы, чтобы получить максимум оплаты. Сразу стало очевидно, что хорошие работники вскоре покажут такой контраст с плохими работниками на производстве, что это вдохновит на постоянное соперничество, что приведет к значительно более высокой производительности. Чтобы стремление выполнить больше работы не мешало качеству работы, все материалы систематически и строго проверялись.

В течение многих лет сдельная система процветала, и она все еще процветает по сравнению со своими предшественниками. Она активно оспаривается профсоюзами и менее способными работниками. Она терпима теми, кто обладает посредственными способностями, и горячо поддерживается наиболее квалифицированными. Чтобы устранить сопротивление профсоюзов, была разработана модификация сдельной системы, известная как премиальная система оплаты труда. Она будет описана в последующем параграфе.

Замечательное развитие было достигнуто в цехе благодаря самой блестящей работе людей, применивших анализ затрат, чему способствовал тот факт, что в цехе условия работы практически неизменны изо дня в день. Таким образом, можно сравнить работу, выполненную за единицу времени утром, с работой, выполненной за единицу времени во второй половине дня, или за каждый час дня, и тем самым определить влияние утомляемости операторов на их эффективность и влияние таких специфических факторов, как характер искусственного освещения, марка стали в инструментах и даже экономическая ценность предоставления комнат отдыха, белых эмалированных умывальников и развлечений для рабочих. Анализу затрат во многом обязано развитие специальных быстрорежущих сталей и поразительное количество улучшений в оборудовании, помимо стимулирования и обучения рабочих.

Однако в полевых работах в мире в целом было достигнуто сравнительно немногое в этом направлении, не потому, что нет возможности, а потому, что некоторые трудности более очевидны для первопроходца в полевых условиях и создают некоторые специфические препятствия. Условия не являются единообразными изо дня в день. Место проведения работ меняется, погода переменчива, и огромное количество внешних факторов будет постоянно мешать запланированной регулярности работ. Метод или процесс, с помощью которого работа может быть выполнена более экономично, может быть внедрен как раз в то время, когда какое-то, казалось бы, незначительное изменение погоды, или поломка системы водоснабжения, или перерыв в движении поездов могут произвести прямо противоположный эффект, который более чем сведет на нет преимущества, полученные от улучшенного процесса или метода, и иногда будет охватывать период в несколько дней, а возможно, и недель, заставляя думать, что улучшенный метод — это не только провал, но и замаскированная беда.

Полевые работы постоянно создают препятствия и трудности, с которыми приходится сталкиваться и бороться, что требует принятия экстренных решений со стороны ответственных лиц и, в той или иной степени, со стороны всех работников; и здесь кроется одна из главных причин, почему подрядчик начинает полагаться почти исключительно на личность своего прораба или мастера, исключая систематический анализ.

Вполне доказуемо, что когда результаты должным образом нанесены на графики и когда ведется тщательный учет причин перерывов и масштабов случайных препятствий, проблема значительно упрощается. Удивительно, насколько тесно менеджер может за короткое время соприкоснуться с препятствиями в своей работе и с наиболее эффективными методами их устранения с помощью надлежащих отчетов и анализа затрат, и особенно с помощью разумного использования графиков.

Влияние погоды. Основным препятствием для экономичного строительного производства в умеренном поясе является дождь. Если идет дождь примерно в то время, когда рабочие приходят на работу, они редко упускают возможность вернуться домой или в какое-то место, настолько удаленное от места проведения операций, что их будет трудно, если не невозможно, вернуть на работу, если погода прояснится.

Если дождь начинается в обеденный перерыв, они обычно уходят и не возвращаются к работе. Если начинает моросить в середине дня, а рабочие находятся под довольно хорошей дисциплиной, у них есть очень хороший шанс остаться до конца дня, чтобы не упустить возможность получить оплату за полный день.

Вторым после дождя препятствием является морозная погода. При бетонных работах, если бетон укладывается при температуре ниже 22 градусов (по Фаренгейту), и особенно при использовании медленно схватывающегося цемента, необходимо принимать особые меры предосторожности, и даже в этом случае работа может быть забракована. Для работ, в которых используются паровые двигатели, такие как маневровые паровозы, паровые экскаваторы, паровые буры и т. д., продолжительная холодная погода, вероятно, приведет к замерзанию питающих труб, замерзанию клапанов и поломке трубных соединений, что потребует значительной защиты от мороза и хорошо дисциплинированной и умелой бригады слесарей-трубопроводчиков под руководством ответственного мастера, на которого возложена прямая обязанность следить за тем, чтобы водопроводные линии оставались чистыми. В очень холодную погоду — скажем, ниже нуля — замерзание воды будет серьезно мешать экономичности работ только в части водоснабжения. Там, где используются паровые буры и погода чрезвычайно холодная, пар из буров, попадающий на рабочих, конденсируется и замерзает на их одежде, что вызывает большие неудобства и страдания. В таких условиях рабочие не будут работать так много часов в день, как в других случаях, и часто они вообще не будут работать в критические моменты выполнения работ, что наносит большой ущерб экономике.

Было замечено, что сочетание суровых погодных условий за несколько часов до прихода кассира кажется более обескураживающим, чем в любое другое время, и это используется как предлог, чтобы бросить работу.

В очень ветреную погоду сжигается больше угля, чем в другое время; и иногда котел, способный обслуживать семь или восемь буров в обычную погоду, не сможет обеспечить паром более 70 или 80 процентов от этого количества при сильных холодных ветрах.

По вышеуказанным причинам необходимо вести учет температуры и погоды.

Случайные условия. Помимо погоды, существует множество случайных условий, которые могут возникнуть и повлиять на экономичность работы и усложнить точное изучение производительности. Некоторые из них, названные наугад:

1. Прорыв прокладки в главном насосе водоснабжения.

2. Поставка некачественного угля.

3. Разрушение эстакады.

4. Сход вагонов с рельсов.

5. Поломка оборудования на экскаваторе.

6. Прогорание котла из-за небрежности ночного сторожа.

7. Неприбытие необходимых и важных материалов.

8. Неравномерное взрывание из-за неравномерного расположения буровых скважин, или из-за плохой зарядки, или из-за плохих детонаторов или плохого взрывного устройства, или из-за неоднородности самой породы.

9. Непредсказуемые действия одного или нескольких рабочих из-за пьянства, дурного нрава или общего упрямства.

10. Ошибки со стороны мастеров при взаимодействии, некоторые из которых не обнаруживаются вовремя, чтобы их можно было устранить.

При решении любой специальной задачи следует позаботиться о том, чтобы такие случайные причины, влияющие на производительность — независимо от того, снижают ли они производительность или, как это может случиться, повышают ее, — были тщательно зафиксированы и стали частью регулярного отчета о работе. Эти особенности отчета обычно игнорируются как неважные, но они имеют огромное значение для успеха работы.

СТИМУЛИРОВАНИЕ РАБОЧИХ

Искусство убедить человека, который выполняет 500 000 футо-фунтов работы за десять часов, выполнять 800 000 футо-фунтов работы за десять часов при незначительном увеличении оплаты, на первый взгляд сложно; но это отнюдь не невозможно, и список некоторых обычных способов сделать это здесь будет вполне уместен.

1. Наблюдение за работой. Если при выполнении обычной работы под наблюдением мастера, которого они знают, рабочие осознают, что их индивидуальная производительность отслеживается и записывается кем-то, кто стоит выше их собственного мастера, это обычно приводит к увеличению производительности на 10–20 процентов на человека; и особенно если ведется учет производительности бригады в целом, мастер добавит свой собственный стимул к тому, который применяют сами рабочие, что приведет к значительно повышенной эффективности.

На таких работах, как гужевые перевозки, где упряжки перевозят землю вдоль дороги на значительное расстояние, очень ценна перфокарта. Возница знает, что время его поездки записывается и сравнивается со временем выполнения такой же работы другими возницами; и это оказывает эффект концентрации его внимания на своей производительности, что само по себе заставляет его проявлять больше заботы о сокращении задержек и поддержании своей упряжки в рабочем состоянии.

При бурении наиболее ценные результаты были достигнуты путем выдачи каждому бурильщику карточки, на которой по завершении каждой скважины пробивается время окончания бурения скважины; а также время начала новой скважины, таким же образом. Эта карточка затем покажет продолжительность времени, которое потребовалось для бурения скважины, и продолжительность времени, необходимого для перемещения бура. Он будет стимулирован к быстрому перемещению, что в мягкой породе является чрезвычайно важным элементом буровых работ, и он будет стимулирован в попытке быстро углублять свои скважины.

Там, где земля или порода загружаются паровыми экскаваторами и перевозятся поездами с маневровыми паровозами, можно достичь большой экономии, предоставив каждому машинисту маневрового паровоза перфокарту или отчетную карточку, на которой он указывает время, когда его состав покинул экскаватор и когда он снова вернулся к экскаватору. Эта карточка затем указывает время кругового рейса, и его внимание постоянно стимулируется к поиску причин задержек; и, если он хоть сколько-нибудь добросовестен, как большинство людей, он инстинктивно попытается показать лучшее время. Некоторые замечательные результаты были достигнуты с помощью этого средства в недавних работах.

Когда бетон смешивается вручную, если ведется запись времени окончания каждой партии, неизбежно произойдет повышение активности всех рабочих в смесительной бригаде.

2. Увольнения. Принцип естественного отбора рабочих можно очень выгодно применить. Там, где предложение рабочей силы адекватно, целесообразно ввести правило увольнения нескольких худших рабочих каждые несколько дней, принимая на их места новых людей. Это неизбежно приводит к повышению способностей средних рабочих на производстве и дает здоровый стимул тем, кто не уволен. При реализации этого метода следует действовать разумно и осторожно, чтобы не уволить хороших работников, дабы не нарушить дисциплину труда. Любой человек, который не желает делать все возможное или который пойман на преднамеренном безделье, является экономическим бременем для работы и должен быть отпущен. Точно так же любого человека, который при добрых намерениях настолько туп, что препятствует прогрессу работы, не следует удерживать только из-за его добрых намерений.

3. Премиальные системы оплаты труда. Огромное преимущество можно получить при использовании премиальной системы, которых существует довольно много; и следует сказать в самом начале, что премиальная система может, хотя, вероятно, не будет, встречать противодействие со стороны профсоюзов. Общая идея премиальной системы заключается в том, чтобы поставить рабочих на контрактную основу, при которой им гарантируется минимальная заработная плата и больше денег, чем минимум, если они выполняют необычно хорошую работу. Усовершенствование этой системы может быть применено там, где рабочие получают меньше гарантированного минимума, если их работа заметно плохая. Где следует применять это последнее соглашение, будет во многом зависеть от местных условий; и эта особенность является той, которая особенно неприятна профсоюзам. Там, где предложение рабочей силы адекватно, обычно лучше уволить неэффективных рабочих, чем пытаться заставить их работать по пониженной ставке.

На недавней работе паровые буры, которых было 14, в среднем делали 4 фута скважины на час бурения, бурильщики получали 30 центов в час бурения, а помощники — 18¾ цента. В течение десяти дней буры находились под личным наблюдением и руководством ответственного эксперта; и по истечении этого времени рабочим был предложен бонус в 2 цента за фут за все, что превышает 70 футов за 8 часов. На этой основе никто не мог получить бонус, если он не работал на 100 процентов лучше, чем средний показатель, достигнутый ранее. Вмешалась чрезвычайно холодная погода, предотвратившая значительную часть бурения; но в течение двух недель после возвращения к нормальным погодным условиям средняя производительность бурения поднялась до более чем 6 футов в час бурения, а один человек получил замечательный результат — 142 фута за 9 часов, или более 15,7 фута в час бурения. На этой работе велся тщательный ежедневный учет производительности каждого человека; и рабочие, которые имели постоянно низкий средний показатель, постепенно увольнялись, тем самым помогая премиальной системе. Рабочие также находились под более или менее постоянным обучением, и поэтому улучшение не было полностью связано с премиальной системой.

Дальнейшая модификация премиальной системы целесообразна в некоторых случаях, когда дается дополнительный бонус за чрезвычайно высокую производительность, например, выплата рабочим дополнительного цента бонуса, что составляет 3 цента сверх, скажем, 90 или 100 футов за 8 часов. Однако хорошо применять эту модифицированную схему только после того, как произошло устранение самых плохих рабочих. По возможности, выплата бонусов должна производиться через очень короткие промежутки времени, а не оставляться до ежемесячного расчета.

УГОЛОК В ЦЕХЕ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ ЛОДОК КОМПАНИИ GAS ENGINE & POWER CO. AND CHARLES L. SEABURY & CO., CONSOLIDATED

4. Вывешивание на доске объявлений. Вывешивание на доске объявлений в складе или офисе записей о производительности, достигнутой в разных частях работы изо дня в день или из недели в неделю, является очень ценным дополнением к другим методам стимулирования. Вышеуказанные методы будут держать рабочих в тонусе в течение дня. Очень ценное улучшение может быть внедрено, если наиболее разумных из них можно заставить думать о своей работе после окончания рабочего времени. Это неизбежно должно быть сделано довольно тонким способом. Вывешивание записей в конце рабочего дня, чтобы рабочие видели их по пути домой, сделает очень много для поддержания интереса к предмету до следующего утра. Когда рабочие доведены до состояния, в котором они обсуждают друг с другом методы повышения эффективности, на следующий день можно рассчитывать на поразительные результаты.

5. Бригадная и командная работа. Если определенное количество людей работало вместе под руководством одного мастера над одним конкретным участком работы, они начинают близко узнавать методы друг друга и методы своего мастера; и они неизбежно станут гораздо более эффективными, чем когда их переводят из бригады в бригаду или когда им приходится работать под руководством разных мастеров. Если можно получить запись производительности каждой отдельной бригады, и рабочие, а также мастер знакомы с этой записью, можно развить дух соперничества между бригадами, что значительно повысит эффективность. При составлении такой записи, поскольку бригады, вероятно, различаются по размеру, необходимо иметь единицу производительности, которая будет независима от количества людей в бригаде. Будет обнаружено, что вскоре после применения этого принципа рабочие сами начинают вносить предложения по улучшению методов; и часто их предложения чрезвычайно ценны.

6. Высокая оплата. Некоторые подрядчики сочли экономичным платить немного больше, чем преобладающая ставка заработной платы, тем самым привлекая в свою организацию лучшие из доступных трудовых ресурсов. Как правило, человек вполне готов сделать на 10 процентов больше работы за 5 процентов больше оплаты в час; и разница в людях настолько велика, что стоит того, чтобы получить самую лучшую из доступных рабочую силу.

7. Своевременная оплата. Люди будут работать гораздо более удовлетворенно, когда они могут рассчитывать на свою оплату с точностью и регулярностью. Нет ничего, что деморализует строительные работы больше, чем отсрочка дня выплаты жалованья. Следует проявлять особую осторожность, чтобы оплата каждого человека была точной. Человеку редко переплатят, если на работе нет «коррупции», но иногда случается, что из-за ошибок со стороны учетчика рабочего времени или бухгалтера оплата человека оказывается меньше, к большому огорчению самого человека.

8. Ранние часы. Много денег теряется из-за того, что рабочие не приступают к работе вовремя в начале часа и уходят до последнего часа. На недавней работе, которую пришлось радикально реорганизовать, целая бригада взрывников отдыхала на своих лопатах более часа, потому что их мастер решил уволиться без предупреждения, а человек, который должен был руководить работой, сам опоздал и был задержан на другом конце объекта. На этой конкретной работе не было принято давать свисток в начале или в конце часа, и рабочие начинали работу утром и заканчивали работу вечером в соответствии со своими собственными часами. Было замечено, что никто на всей работе не уходил через минуту после того, как должен был уйти, или не начинал на минуту раньше, чем ему платили за начало.

На фабричных работах можно сделать так, чтобы все рабочие проходили через ворота, которые закрываются через одну минуту после начала часа и не открываются снова в течение, возможно, 25 минут, так что, если человек опаздывает на две минуты, он теряет полчаса оплаты. Это имеет то преимущество, что не является несправедливым по отношению к кому-либо, и после внедрения, кажется, принимается рабочими с разумной степенью удовлетворения. Нелегко начать забастовку из-за того, что некоторые люди теряют работу из-за опоздания.

Однако такая система практически невозможна при внешних подрядных работах; и хотя может быть целесообразно внедрить модификацию метода учета времени, неизвестно, чтобы это было успешно сделано. Вероятно, самый удовлетворительный способ обеспечения своевременного прибытия рабочих — это измерение производительности каждой бригады и возложение ответственности за нее на каждого мастера, тем самым давая ему личный стимул для того, чтобы его рабочие своевременно приступали к работе.

9. Достаточное количество мастеров. В любой организации необходимо, чтобы цепь ответственности проходила через достаточное количество мастеров; в противном случае суперинтендант или руководитель обнаружит, что он «распыляется слишком сильно», и будет пытаться выполнить массу работы, которую должен делать мастер. Один суперинтендант может контролировать работу 20 или 30 мастеров при благоприятной планировке, и каждый мастер может контролировать работу от 10 до 25 человек. Если, однако, бригад больше, чем мастеров, суперинтендант обнаружит, что он пытается играть роль мастера, инструктируя рабочих, и не в состоянии выполнять свою собственную работу, которая заключается в инструктировании и контроле мастеров. В вопросе бурения ряд способных менеджеров не одобряют наличие мастера над бурами. Подсчитано, что путем замены мастера мальчиком для ведения записей бурения и введения бонусов на буры экономится разница между оплатой мастера и оплатой мальчика, без заметной потери производительности.

Существуют веские основания для мнения, что не должно быть никакого процесса, такого как бурение, без мастера, если работа ведется в больших масштабах. Когда работают 10 буров, они будут задействовать в общей сложности 20 человек на бурах, некоторое количество чернорабочих, расчищающих землю, и одного трубопроводчика. Работа этих людей не может не улучшиться, если они постоянно находятся под бдительным оком человека, перед которым они несут ответственность за количество и качество своей работы. Помимо этого, если мастер является экспертом-бурильщиком, обучение, которое он может дать менее способным бурильщикам, будет стоить в десять раз больше его стоимости.

Тот же аргумент применим ко всем процессам в полевых условиях.

10. Обучение на работе. Как правило, люди, которые берут деньги за свой труд, более чем готовы честно относиться к своему работодателю; и почти всегда будет обнаружено, что чем лучше человек знаком с трудностями и возможностями своих коллег-рабочих, тем эффективнее он будет сам. По этой причине было признано весьма удовлетворительным в некоторых видах работ менять людей местами на объекте. В одном бетонном здании высотой 12 этажей верхние этажи были построены за малую часть времени, необходимого для соответствующих нижних этажей. Большая часть необычайного роста эффективности была приписана тому факту, что рабочие были настолько обучены, что человек на вершине здания знал, как люди у смесителя и в других частях объекта выполняют свою работу, и знал, что ответственный суперинтендант измеряет скорость доставки от подъемника. Недостатком этого метода является то, что требуется много времени для выработки эффективности. Однако это замечательный метод для дисциплинирования организации.

Дисциплина. Для практического человека или для разумного студента не кажется необходимым спорить в пользу дисциплины как существенного элемента экономичных полевых работ; но такой большой процент контрактных работ в полевых условиях плохо дисциплинирован, и общие принципы кажутся неизвестными столь многим полевым организациям, что краткое изложение их кажется необходимым в этом томе.

Под дисциплиной понимается воспитание духа:

1. Сотрудничества; 2. Послушания; 3. Ответственности; 4. Личной лояльности.

Тема будет обсуждаться на основе реорганизации работы, потому что здесь встречаются основные трудности.

Три типа организации, которые наиболее четко определены в плане дисциплины, — это военная организация, железнодорожная работа и фабричная работа.

На строительных работах нецелесообразно вводить военную форму дисциплины. Во-первых, наказания военной службы недопустимы; и во-вторых, обычно непрактично иметь столь тщательную систему распределения ответственности; в то время как в-третьих, одни и те же люди не находятся здесь вместе в течение достаточно долгого периода, чтобы сделать военную дисциплину практичной.

В железнодорожной работе человек обычно нанимается на долгий срок, на довольно небольшую плату, с большим шансом на продвижение по службе. Со дня начала работы он глубоко проникается необходимостью защиты жизней и постоянного движения поездов; и за короткое время он приходит к такому состоянию ума, в котором его оплата, его личное удобство и его личные предрассудки являются второстепенными интересами. Инициалов суперинтенданта на маленьком клочке бумаги достаточно, чтобы заставить его сделать почти все, что находится в пределах выносливости; и, как правило, он делает это безропотно (но не без жалоб) и с жизнерадостностью, которая во многих отношениях удивительна.

Такая степень дисциплины вполне осуществима на любых контрактных работах длительного срока, и ее следует добиваться, если желательна экономия. Невозможно успешно внедрить радикальные реформы и методы, не обеспечив сначала хорошую дисциплину на работе; и когда работа плохо организована, дисциплина должна быть первым пунктом атаки.

Необходимо иметь, во-первых, систему определения ответственности. Если маневровый паровоз сошел с рельсов, если расстояние между буровыми скважинами сделано ошибочно, если паровой экскаватор не на линии, если применяются неправильные методы погрузки, если насос неисправен, если не хватает необходимых материалов или расходных материалов, если трубы замерзают, если, короче говоря, случаются сто одна мелочь, вызывающая путаницу на работе, должно быть возможно найти кого-то, кто по какому-то преступлению бездействия или действия несет ответственность за неприятности и кто может быть заставлен, по крайней мере в некоторой степени, нести бремя этого. Единственный человек, который, кажется, обречен быть полностью свободным от последствий своих ошибок, — это клерк Бюро погоды.

Организация должна быть выстроена снизу вверх, а не сверху вниз. Рабочий практически несет ответственность за выполнение инструкций своего мастера к удовлетворению своего мастера и никого другого, и по этой причине он не должен работать под впечатлением, что кто-либо, кроме его собственного мастера, может уволить его, критиковать его или хвалить его. Если его мастер — правильный человек, рабочий со своими дюжинами коллег будет иметь в сердце, помимо интересов работы, сильное чувство личной лояльности к мастеру; и это чувство будет взаимным со стороны мастера. Если мастер замечен в активных жалобах на то, что люди, с которыми ему приходится иметь дело, неэффективны, некомпетентны и являются позором для цивилизации по сравнению с людьми, с которыми ему приходилось работать несколько лет назад, его, как правило, можно считать «хвастуном» и малоценным для организации. Наиболее успешные обычно те, кто обычно спокоен, хладнокровен в чрезвычайных ситуациях и при этом обладает достаточной решимостью, чтобы внушить рабочим здоровое уважение к себе. Человек, который теряет самообладание на работе по какой-либо причине, как правило, не становится хорошим мастером или суперинтендантом.

Отношения, складывающиеся между рабочими и их мастером, должны в более выраженной степени складываться между мастерами и их суперинтендантом. Короче говоря, каждый человек на объекте должен ожидать приказов от одного человека и только от одного человека; и он должен нести ответственность перед этим человеком за удовлетворительное выполнение этих приказов.

Противоречивых приказов можно избежать только при систематическом соблюдении правила, изложенного чуть выше.

Иногда случается после периодов финансовой депрессии или в результате особых условий, что целесообразно сократить оплату многих людей на работе. Это всегда следует делать с большой осторожностью и после того, как получено глубокое знание личностей затронутых людей. Как правило, если вы сокращаете оплату человека на 10 процентов, вы сокращаете работу на 20 процентов, по крайней мере на время; и часто бывает, что после такого сокращения оплаты совершаются мелкие, пустяковые хищения на работе. Предметы крадутся; оборудование повреждается «обиженными». Обычно неразумно сокращать оплату нескольким людям. Как общая политика, когда затрагивается небольшой процент рабочей силы, лучше уволить несколько человек сразу и попытаться экономическими методами увеличить производительность остальных.

Дифференцированная оплата является плодовитым источником неприятностей, и это очень распространено. Под этим подразумевается выплата разным людям разных ставок за выполнение одной и той же работы. Люди, которые получают меньшую оплату, думают, что их оплата должна быть повышена; и человек, который получает наибольшую оплату, ни в коем случае не может оценить тот факт, что он может быть переплачен. Вместо того чтобы сокращать его оплату, хорошо, если возможно, перевести его на какой-то другой класс работы.

Часто необходимо по экономическим причинам перевести людей, которые получали оплату по месяцам, на почасовую основу; и даже когда при этом они в среднем получают несколько больше, чем получали ранее, это обычно вызывает недовольство. Любой человек любит знать, как он выйдет из положения в конце месяца, независимо от погоды, и для него является дополнительным источником беспокойства не знать, что будет содержать его платежный конверт. Когда он ведет свой собственный учет отработанных часов, он, вероятно, будет не согласен с учетчиком времени, и это может привести к большому количеству недовольства и неудовлетворенности.

Частая причина недовольства на работе связана с привычкой, слишком часто практикуемой учетчиками времени, сплетничать с рабочими. Учетчик времени и кладовщик неизбежно вступают в контакт с очень большим процентом рабочих каждый день; и если учетчик времени, в частности, склонен к сплетням, у него есть масса возможностей удовлетворить свое желание, и он может создать массу неприятностей. По этой причине общий характер учетчика времени должен быть тщательно изучен перед его наймом; и он должен быть осторожен, совершая свои обходы, чтобы строго ограничиваться делами. Если рабочие на объекте знают о работе столько же, сколько Генеральный менеджер, если они знают все тонкости и взлеты и падения контракта, они неизбежно обсуждают это между собой, и возникает большое беспокойство, которое очень трудно искоренить, потому что к тому времени, когда оно достигло выраженной стадии, рабочие узнали так много о политике, так сказать, объекта, что это мешает дисциплине.

Если в штаб-квартире есть разногласия, если стороны, контролирующие работу, находятся в состоянии войны, и если методы и производительность менеджера или суперинтенданта не являются абсолютно удовлетворительными для каждого из чиновников, нет ничего хуже, чем позволить подозрению в этом деле распространиться среди рабочих. Как генеральный менеджер или суперинтендант может предотвратить это, если чиновник склонен к разговорам, — это проблема, которую здесь не будет предпринята попытка решить. При реорганизации такое состояние является тем, к чему менеджер должен быть постоянно настороже, и ему советуют быть подозрительным к учетчику времени и кладовщику.

Трудосберегающие устройства, включающие оборудование. Если рабочие находятся в разумно хорошем состоянии дисциплины, можно вносить изменения в планировку, включающие специальный аппарат или оборудование; и при принятии решения о таких мерах возникает вопрос о том, сколько денег оправдано потратить на новое оборудование. Работа, находящаяся в процессе реорганизации, обычно является работой, которая более или менее находится в финансовых трудностях, и покупка оборудования для экономии работы обычно рассматривается чиновниками как опасный шаг. Особенно это касается случаев, когда любые изменения такого рода оказываются неудачными. Небольшое количество денег, потраченное на специальный аппарат, всегда на виду — на свалке, если не в другом месте, — тогда как большое количество денег, потраченное на бесплодный труд, может быть легко потеряно из виду.

Если сумма экономии на определенной операции за счет установки специального материала достаточна, чтобы окупить этот материал за несколько недель, покупку материала можно немедленно оправдать, а стоимость аппарата можно отнести на текущие расходы, которые вскоре будут возмещены за счет экономии при выполнении работ. Однако, если предстоит установка дорогостоящего и тяжелого оборудования, к этому вопросу следует подойти с величайшей осторожностью и детализацией.

Несколько предметов, которые подпадают под категорию, относимую на текущие расходы:

1. Использование водяных струй для увеличения скорости бурения в мягкой породе.

2. Использование гикориевых палочек для перемешивания шлама в буровых скважинах и увеличения скорости бурения.

3. Использование специальных взрывчатых веществ и хороших взрывных устройств, а также зарядных трубок для взрывных работ.

4. Небольшие грейдерные машины для разравнивания земли и щебня.

5. Специальные тачки или тележки для перемещения материалов.

6. Специальные небольшие инструменты для кузнеца, включая корыто, в котором он может устанавливать свои долота для закалки, с точками в воде.

7. Достаточный запас кирок и лопат.

Некоторые из элементов оборудования, которые могут быть отнесены к другой категории:

1. Специальные вагоны и скреперы для перевозки земли.

2. Бетоносмесители, специально адаптированные к выполняемой работе.

3. Деррик-краны.

4. Локомотивные краны.

5. Канатные дороги.

6. Машины для заточки долот.

Трудосберегающие устройства, не включающие оборудование. Там, где рассматривается труд, подготовительный к внедрению улучшенных методов, его следует считать эквивалентным расходам на оборудование, влияющим на интересы подрядчика. Если, например, практиковалось бурение и взрывание непосредственно перед паровым экскаватором при разработке скальных пород, и желательно, чтобы бурение и взрывание были настолько впереди экскаватора, чтобы избежать случайной необходимости приостановки экскаватора, деньги, вовлеченные в работу, выполненную заранее, следует рассматривать как временную инвестицию и относить на деньги, потраченные на оборудование, которые не вернутся в течение периода, возможно, в один месяц.

Бригада парового экскаватора имеет гораздо больше гордости за свою работу и будет продолжать работать в более неприятных погодных условиях, чем буровая бригада; и при бурении перед экскаватором суровые погодные условия могут привести к остановке буровых работ, не прерывая работу экскаватора. Если, таким образом, буры работают слишком близко к экскаватору, экскаватор может их догнать.

С другой стороны, неразумно взрывать далеко впереди экскаватора по ряду причин. Во-первых, нет никакого преимущества в инвестировании денег в буровые скважины, кроме как для того, чтобы избежать такой непредвиденной ситуации, как описано выше. Во-вторых, невозможно сказать, насколько эффективным было взрывание, пока экскаватор не атаковал раздробленную породу; и если взрывание производится далеко впереди экскаватора, плохое взрывание может остаться незамеченным до тех пор, пока не будет нанесен огромный финансовый ущерб.

Чтобы привести конкретный пример — на недавней важной работе выемка длиной в несколько сотен футов была пробурена на глубину предположительно четырнадцать футов и взорвана с более или менее неудовлетворительными результатами. Затем был поставлен паровой экскаватор, который выкопал на глубину пять или шесть футов. Последующую выемку глубиной от восьми до девяти футов пришлось полностью перебуривать и перевзрывать. Бурение в уже частично раздробленной породе было чрезвычайно трудным, буры сильно застревали, и многие скважины приходилось забрасывать; в то время как взрывание было неудовлетворительным из-за трещин.

Быстрой реорганизации работы можно способствовать путем выдачи специальных инструкций мастерам на местах. Эта практика была замечательно соблюдена Фрэнком Б. Гилбретом и описана в его «Полевой системе». В качестве иллюстраций таких приказов приводятся следующие приказы мастерам по бурению и взрывным работам, выданные на некоторых недавних работах:

ИНСТРУКЦИИ МАСТЕРАМ

Правила бурения —

Мастеров по бурению просят сделать все возможное для обеспечения соблюдения следующих правил бурения:

1. Каждый бур в начале скважины должен быть снабжен полным комплектом острых долот и насосом, которые будут уложены рядом с треногой бура помощником бурильщика под руководством мастера.

2. Как только скважина закончена, один из чернорабочих по указанию мастера поможет двум бурильщикам переместить треногу; и чернорабочий под руководством мастера затем откачает скважину, которая только что была закончена.

3. Мастер затем лично деревянным стержнем измерит глубину скважины и пробьет эту глубину на карточке бурильщиков, при этом чернорабочий поместит хорошо сделанную круглую пробку в скважину и забьет ее до упора.

4. Мастера будут следить за тем, чтобы буры были распределены так, чтобы держать их как можно ближе к коллектору, от которого берется подача пара.

5. Трубные соединения должны выполняться слесарем-трубопроводчиком, который будет назначен к каждой буровой бригаде и которому при необходимости может помогать мастер и чернорабочий. Никакие работы по монтажу труб не должны выполняться бурильщиками или помощниками, если это не является абсолютно необходимым.

6. Время для бурения — с 8 часов утра до полудня и с 12.30 до 4.30 часов дня; и перемещение маневрового паровоза, снабжающего буры паром, никогда не должно производиться в эти часы, если это не является абсолютно необходимым, и когда это необходимо, примечание об этом должно быть сделано на карьерной карточке.

7. Всякий раз, когда по какой-либо причине буры остаются без пара, мастер по бурению укажет время, когда давление пара упало, и время, когда давление было снова включено, с указанием причины, почему давление упало. Это должно быть записано на карьерной карточке.

8. Мастера будут следить за тем, чтобы каждый бур был в надлежащем рабочем состоянии и снабжен выхлопной трубой надлежащей длины и дросселем. Всякий раз, когда по какой-либо причине бур не находится в идеальном состоянии, мастер немедленно сообщит об этом и сделает заявку через кладовщика на необходимые детали и ремонт.

Внимание всех заинтересованных лиц особо обращается на эти правила, соблюдение которых необходимо для экономичной производительности работы; и всех заинтересованных лиц особо призывают приложить самые искренние усилия, чтобы увидеть, что, насколько это возможно, каждый бур на работе должен находиться в фактической эксплуатации в течение 8 часов в каждый рабочий день.

По приказу,

Ричард Т. Дана, Генеральный менеджер.

ИНСТРУКЦИИ МАСТЕРАМ

Правила для руководства мастерами по взрывным работам —

Мастеров по взрывным работам просят сделать все возможное для обеспечения соблюдения следующих правил ведения взрывных операций:

1. Обращается внимание на тот факт, что динамит замерзает при температуре около 45°, и что при этой температуре, немного выше или немного ниже, динамит чрезвычайно чувствителен к ударам и с ним следует обращаться соответствующим образом.

2. Всякий раз, когда часть заряда в скважине взорвалась, оставив неразорвавшийся динамит в скважине, ни при каких обстоятельствах не выдувайте неразорвавшийся динамит паровой струей. Вы можете, однако, опустить палку динамита в скважину поверх неразорвавшегося пороха и попытаться взорвать всю скважину таким образом.

3. Мастер по взрывным работам обеспечит себя измеренным деревянным стержнем для трамбовки и лично проследит, чтобы каждая скважина, которая заряжается, была доведена до проектной отметки. Если он обнаружит какую-либо скважину, которая не доведена до проектной отметки, он немедленно сообщит об этом факте суперинтенданту или помощнику суперинтенданта на работе и сделает примечание об этом на своей карточке учета времени.

4. Внимание мастера обращается на тот факт, что динамит не так эффективен в скважине, полной воды, как в сухой скважине, и следует приложить все усилия, чтобы заряжать скважины как можно более сухими.

5. Трамбовка скважин должна быть из самой тяжелой и липкой глины, которую можно получить, и эта трамбовка должна распространяться на всю длину скважины над порохом.

6. Никогда не размораживайте динамит перед огнем, или на горячем камне, снятом с огня, или путем складывания палок в котле или в печи.

По приказу,

Ричард Т. Дана, Генеральный менеджер.

При перевозке грунта основными элементами транспортных расходов являются время на перевозку и простой во время погрузки. Последний показатель можно существенно сократить с помощью простого приема: иметь на объекте одну или две запасные повозки. Перепряжка лошадей от одной повозки к другой занимает около полутора минут, и при коротком плече перевозки такое же количество упряжек легко выполнит на 15 процентов больше работы благодаря этому приему.

Тот же принцип применим к смешиванию бетона с использованием дополнительных тачек; здесь стоит отметить, что организация бетонной площадки редко бывает экономичной. Если предоставить рабочих самим себе, у них обычно не хватает настилов, из-за чего рабочий с груженой тачкой мучительно карабкается по доске, в то время как рабочий с пустой тачкой ждет, пока тот освободит путь. Многого можно добиться, если организовать движение рабочих потоком, чтобы никому с тачкой не приходилось стоять и ждать, пока другой рабочий освободит ему дорогу. Конечно, идеальный метод подачи бетона в смеситель — это подача из бункеров по желобам, но подавляющее большинство работ такого рода выполняется не этим способом.

При выполнении подрядных работ чрезвычайные расходы на перемещение оборудования обычно значительно выше, чем должны быть, из-за того, что работа выполняется людьми, не обладающими особой квалификацией в этом деле. Руководство этими процессами следует поручить человеку, который особенно хорошо в этом разбирается, а работу необходимо обеспечить хорошим запасом такелажных стоек, отводных блоков, полиспастов и т. д.

Если какая-либо работа находится под личным наблюдением в течение значительного времени, можно обнаружить множество источников повышения производительности, которые совершенно невидимы при беглом осмотре; исследователю экономики настоятельно рекомендуется уделять большое количество времени самому тщательному и полному изучению второстепенных и, на первый взгляд, тривиальных операций. Установленным методам обычно уделяется слишком много уважения только потому, что они являются установленными; анализу процесса, который кажется простым и второстепенным, но повторяется десятки раз в день, почти всегда уделяется слишком мало внимания по сравнению с процессом, который является сложным и запутанным и который сам по себе может иметь большое значение, но при выполнении конкретной работы зависит от кажущихся незначительными процессов. В качестве примера: был проинспектирован экскаватор, загружающий восемь или девять тысяч ярдов породы в месяц; первое впечатление заключалось в том, что причина низкой производительности экскаватора кроется в неэффективной организации самой работы экскаватора. Однако выяснилось, что экскаватор на самом деле способен работать гораздо быстрее, чем буры и взрывные работы могут обеспечить его раздробленной породой; и окончательное решение проблемы было найдено в реорганизации бурения, чтобы выполнять больше работы тем же количеством буров, и в использовании улучшенных методов взрывных работ. Управление экскаватором наладилось само собой, как только были решены другие проблемы.

Стоимость распределения щебня на дороге для среднего подрядчика составляет около 12 центов за кубический ярд; работа выполняется лопатами и вилами. Этот метод применялся в течение многих лет, и очень немногие подрядчики осознают, что он чрезвычайно дорог. Некоторые подрядчики, однако, выполняют работы такого рода с помощью дорожной машины, для управления которой требуются два или три человека и четыре лошади. Известно, что небольшой грейдер, которым может управлять один человек с двумя лошадьми для грубого распределения, при содействии одного человека на земле с картофельными граблями, выполняет эту работу примерно за 2 цента или меньше за кубический ярд.

При возведении мостов можно сэкономить много денег по сравнению с обычными методами за счет проектирования специальных инструментов, таких как поддерживающие оправки; хорошая система ведения детального учета затрат на таких работах обязательно принесет выгоду. Много труда теряется при установке стропильных ферм и при монтаже ферм в целом из-за грубых и старомодных методов. Пневматический клепальный молоток, наносящий множество легких ударов в минуту, произвел революцию в полевой клепке; однако использование такой машины для вырубки заклепок оказалось безуспешным в конкуренции с ручным трудом по крайней мере на одном крупном объекте в Нью-Йорке.

При малярных работах маляры обычно теряют значительное время на подготовку собственных подмостей. По возможности эти приготовления должны выполняться для них под руководством квалифицированного рабочего; использование небольших лебедок на подмостях, с помощью которых маляры могут быстро подниматься и опускаться, оказалось очень ценным.

На подрядных работах кузнец занимает особое положение. Он считается экспертом, получает месячную зарплату и должен каким-то образом выполнять всю работу, которая к нему поступает. Он осуществляет общее руководство своим отделом, получает очень мало заказов и практически не получает инструкций от прораба или управляющего. Он почти всегда является интересной личностью, но, за пределами очень узкой области, необычайно невежественен. Оправданием для большого объема неэкономичной работы служит то, что невозможно найти компетентного кузнеца, который знает, как выполнять работу, которую от него требуют. Инструменты не держат заточку или ломаются. Когда вопрос передается кузнецу, он обычно отвечает жалобой на свой уголь, или на сорт стали, который ему поставляют, или на свой закалочный раствор, или на состояние своего горна. Его следует обеспечить тщательно подобранным хорошим набором инструментов, и прораб должен знать, что его инструменты — лучшие. Затем его следует тщательно и всесторонне проинструктировать, как закаливать и отпускать сталь. Удобная кузница и надлежащие методы ковки и закалки принесут организации неоценимую пользу.

Внедрение новых методов. Следует принять за основной принцип, что в этой области нет методов, которые нельзя было бы улучшить с точки зрения экономии; и следует помнить, что даже самое незначительное улучшение любого метода неизменно стоит того, чтобы потратить на его достижение много времени и размышлений. Систематическое изучение материалов инженерных обществ и технической прессы приведет к появлению предложений о новых и улучшенных методах, а также о множестве плохих и неэффективных методов; квалифицированный эксперт должен уметь отделять зерна от плевел и применять только то, что соответствует его особым потребностям.

Литература по развитию производства и экономике производства богата иллюстрациями и предложениями, которые можно адаптировать к полевым работам, и их следует очень внимательно изучить для этой цели. В этой связи следует подчеркнуть, что обязанностью профессионала является публикация новых методов. Нет места для споров по поводу того, что принцип свободной торговли, позволяющий другому человеку вырастить два колоса там, где раньше рос один, является преимуществом для всех заинтересованных сторон.

Проектирование новых методов. Когда возникает острая необходимость в улучшенных методах на местах из-за особых обстоятельств, ответственный работник должен изобретать улучшенные методы и проектировать усовершенствованные аппараты. Основные элементы такого проектирования включают следующее:

1. Простота.

2. Низкая первоначальная стоимость, чтобы в случае неудачи эксперимента ничего не было потеряно.

3. Использование стандартных размеров материалов.

4. Универсальность применения.

По возможности новый метод или новая машина должны быть сконструированы так, чтобы применяться к как можно большей части всей работы, и следует приложить все усилия для стандартизации материалов и аппаратуры.

При попытке проведения взрывных работ следует помнить, что использование новых и неиспытанных взрывчатых веществ сопряжено с особыми опасностями. Рабочие знакомы с использованием стандартных сортов пороха; и хотя они не знают, насколько опасно обращаться с динамитом без должной осторожности, они оказываются в крайне невыгодном положении, когда им дают на пробу новое взрывчатое вещество. Если оно выглядит как динамит и взрывается с помощью обычного детонатора, его особенности не привлекают особого внимания.

Рабочие на местах инстинктивно противятся новым идеям, и неизменно обнаруживается, что новые методы встречают упорное сопротивление. Прораб, которому предлагают новый метод, не будет ожидать его успеха, особенно если он когда-либо слышал, как его осуждают; и всегда кажется, что желаемое выдается за действительное, ибо, когда ему приказывают попробовать его на практике, если он может сделать так, чтобы метод не сработал, он сделает это с безошибочной точностью. Однако, как правило, когда метод успешно продемонстрирован, он становится его лояльным сторонником. При представлении нового метода прорабу или управляющему не стоит поощрять выдвижение возражений. Лучше позволить возражениям возникнуть самим собой в процессе применения; и человек, который не заявлял официально, что, по его мнению, новая схема никуда не годится, является гораздо более лояльным сторонником новой схемы, чем тот, кто уже высказался против нее.

Одной из трудностей в повышении эффективности работы является необычайно изобретательный ряд оправданий, которые рабочие представляют за ненадлежащее выполнение своей работы. Из них, пожалуй, самым распространенным является оправдание ненадлежащим и недостаточным материалом. Когда рабочего ругают за плохую работу, а он приводит аргумент, что не смог сделать то-то и то-то, потому что заказал материал для этого несколько недель назад, а материал еще не прибыл, ситуация становится неловкой. Лучшее средство предотвращения этого — иметь небольшие бланки заявок размером около 2½ на 4½ дюйма, сброшюрованные в блокноты примерно по пятьдесят штук, и выдавать каждому прорабу по блокноту. Каждый бланк должен иметь место для даты, заказанных артикулов, времени, когда артикул необходим, конкретной части работы, где необходим артикул, класса работы, для которой необходим артикул, и имени прораба. Затем прорабу следует дать инструкцию, что материал будет закупаться через кладовщика и что непоставка материала не будет приниматься в качестве оправдания. Кладовщик должен обходить объект не реже одного раза в день и собирать у прорабов их бланки заявок; а разумный кладовщик проследит за тем, чтобы бесполезные и ненужные материалы или излишки материалов не заказывались. Материал, который заказан по заявке и которого нет на складе, следует при необходимости закупать по срочному заказу, потому что, вопреки обычному мнению, экономически выгодно потратить доллар на материал, чтобы сэкономить два доллара на рабочей силе.

Планировка на местах. При составлении плана действий по началу новой работы важно рассматривать предложение как с точки зрения капитализации, так и с точки зрения чистого строительства. Инженер или владелец обычно не осознают, что подрядчик занимается тонким финансированием, для выполнения которого его собственных доступных денег обычно недостаточно, и что он поэтому вынужден занимать деньги под работу по мере ее выполнения и зависеть от своих ежемесячных смет. Иногда в контракте оговаривается, что подрядчик должен владеть всем своим оборудованием на правах собственности, но можно сказать, что это условие соблюдается редко. Кроме того, он почти всегда может занять сумму своей месячной ведомости заработной платы заранее в своем банке. Он также иногда может занять деньги, предоставив в качестве обеспечения свою долю в деньгах, удерживаемых по контракту, что обычно составляет около 10 процентов. Поэтому, при условии, что все идет хорошо, если он получает свои сметы в срок, если его ведомость заработной платы не превышает сумму его ежемесячной сметы и если никакие очень крупные и катастрофические непредвиденные обстоятельства не мешают ходу работы, подрядчик может вести крупную работу с относительно небольшим капиталом. Если же дела идут не так; если из-за ошибки инженера владельца, или из-за неплатежеспособности владельца, или из-за залогов и арестов на работу, наложенных недовольными кредиторами, подрядчик не получает свои ежемесячные сметы вовремя; если для успешного выполнения работы ему необходимо купить большое количество дополнительного оборудования в то время, когда наступают сроки платежей за старое оборудование; или если часть работы, которую он выполняет, приносит ему меньше суммы его ведомости заработной платы и текущих материалов и поставок, то, если у него нет большого капитала за спиной, который сразу доступен, он рискует оказаться в крайне неловком положении. В такое время, если наступит период финансового кризиса, ему может грозить банкротство, даже если у него в то же время есть контракт, по которому он может быть достаточно уверен в получении большой прибыли.

Поэтому крайне важно, чтобы работа велась таким образом, чтобы, по возможности, иметь постоянную текущую прибыль. Подрядчик может подать так называемую несбалансированную заявку. В этом случае ему будет очень легко начать определенную часть работы, на которой он потеряет деньги, прежде чем дойдет до части, на которой он рассчитывает получить прибыль. Если, как указано выше, подрядчик не обеспечен крупным фондом на случай непредвиденных обстоятельств, следует проявлять большую осторожность, чтобы избежать этого. Природа несбалансированных заявок будет объяснена ниже.

В качестве примера: по определенному контракту на сумму более миллиона долларов компания, организованная для ведения работ, была обеспечена небольшим оборотным капиталом, купила оборудование на условиях рассрочки и приступила к работе с небольшим оборотным капиталом под впечатлением, что не потребуется занимать деньги, что работа, начатая немедленно, будет достаточной для покрытия всех расходов и оставления прибыли, которая постепенно накопится и позволит поддерживать оборотный фонд, который позаботится о будущих непредвиденных обстоятельствах. Идея была замечательной. Случилось так, что работа заключалась в земляных и скальных работах, также известных как неклассифицированные, и была взята по цене, которая в любом случае допускала большую прибыль. Скальные работы, если их выполнять экономично, стоили бы больше контрактной цены; земляные работы, если их выполнять экономично, стоили бы значительно меньше контрактной цены. Первоначальный план предусматривал начало земляных работ в точке, до которой должен был копать другой подрядчик, и не считалось целесообразным начинать земляные работы до тех пор, пока другой подрядчик не дойдет до границы между двумя контрактами. Была возложена надежда на то, что другой подрядчик выполнит свою работу вовремя, чего он не сделал; и тогда было решено, что начинать земляные работы нецелесообразно, и работа была соответственно начата со скальных пород, которая велась со значительным убытком. Сильное финансовое положение подрядной компании было единственным, что удержало ее от краха при частично выполненном превосходном контракте и куче вложенных хороших денег.

ВИД СТРОИТЕЛЬНОГО ЦЕХА КОМПАНИИ MINNEAPOLIS STEEL & MACHINERY CO., МИННЕАПОЛИС, ШТАТ МИНН.

Мы предположим для целей иллюстрации, что некий подрядчик желает подать заявку на некоторые общественные работы, включающие удаление 100 000 кубических ярдов земляных работ и 50 000 кубических ярдов скальных работ. Он оценивает, что может выполнить земляные работы по 30 центов за кубический ярд, или 30 000 долларов, а скальные работы по 80 центов за кубический ярд, или 40 000 долларов, что составляет в сумме 70 000 долларов за все 150 000 ярдов, или 46,66 цента за ярд в среднем для земляных и скальных работ; и он подает свою заявку по этой цене.

Если контракт был получен как один из контрактов канала Эри-Бардж, работа будет сдаваться как неклассифицированная, как это называется. Под этим подразумевается, что при ежемесячных сметах не будет делаться различий между удаленными скальными породами и грунтом; что удаленные грунт и скальные породы будут измеряться в выемке, и подрядчику будут платить за эти два материала без разбора. Теперь мы предположим, что он может получить прибыль в 4 цента за ярд на грунте и 10 центов за ярд на скальных породах, так что его общая прибыль по контракту составит 9 000 долларов. Согласно условиям контракта, ему будут платить по ежемесячным сметам 46,66 цента за удаленный ярд за вычетом 10 процентов — или 42 цента, причем 10 процентов удерживаются до завершения контракта.

Предположим теперь, что он начинает со скальных пород и вынимает 50 000 ярдов по стоимости для него 35 000 долларов, за что он получит 42 цента за ярд, или 21 000 долларов. Тогда он окажется в убытке на 14 000 долларов; но ему причитается от штата 2 333,33 доллара, которые удерживаются.

Прежде чем он сможет начать «видеть свет» в своем контракте, он должен приступить к выемке грунта, пока не покроет 14 000 долларов. Он получает 42 цента наличными, а обходится ему это в 26 центов, так что он должен вынуть 87 500 ярдов грунта, за которые он получит 14 000 долларов, и у него будет удержано еще 4 083,33 доллара. Тогда останется 12 500 ярдов, которые нужно вынуть, за которые он получит 5 250 долларов, при этом 583,33 доллара будут удержаны. Он будет вынужден выполнить 91⅔ процента своего контракта, прежде чем перестанет вкладывать в него деньги; а на деньги, которые он вложил, он не сможет получать проценты, потому что не будет получать проценты на удержанные 10 процентов. Сумма денег, которую он должен был внести для покрытия нехватки по своему контракту, составила 14 000 долларов, на которую он должен будет платить проценты своему банку. Если, с другой стороны, он начинает с земляных работ, он выполняет 100 000 ярдов земляных работ, которые обходятся ему в 26 центов, за которые он немедленно получает обратно 42 цента, и у него есть 16 000 долларов в качестве оборотного капитала, в дополнение к 4 666,66 доллара, которые удерживаются. Затем он выполняет скальные работы, и скальные работы никогда не исчерпывают его капитал, и ему не нужно платить проценты, кроме как за свое оборудование, что он может легко сделать из своих 16 000 долларов.

Это не только практическая задача о том, как вести контракт, не будучи финансово уничтоженным, но и чрезвычайно важная задача, определяющая, в чем заключается конечный успех операции. Легко увидеть, что когда контракт берется по близким цифрам, весь успех финансовой операции будет зависеть от правильной планировки, как указано выше.

Несбалансированные заявки. Мы предположим снова для целей иллюстрации, что некий подрядчик желает подать заявку на некоторые общественные работы, включающие удаление 100 000 кубических ярдов земляных работ и 50 000 кубических ярдов скальных работ. Он оценивает, что может выполнить земляные работы с прибылью по 30 центов за кубический ярд, или 30 000 долларов; а скальные работы по 80 центов за кубический ярд, или 40 000 долларов. Если бы работы в приведенном выше примере были классифицированными, и подрядчику платили бы определенную сумму денег за каждый ярд скальных пород и определенную сумму денег за каждый ярд вынутого грунта, и его заявка гласила бы 80 центов за скальные породы и 30 центов за грунт, это называлось бы сбалансированной заявкой. Другие подрядчики, увидев его заявку, знали бы, что он считает, что может выполнить скальные работы с прибылью по 80 центов, а земляные работы с прибылью по 30 центов. Чтобы помешать им получить эту информацию, подрядчик может разбалансировать свою заявку, как это называется; и в этом случае он подал бы заявку, возможно, следующим образом — а именно, 100 000 ярдов грунта по 40 центов, или 40 000 долларов; и 50 000 ярдов скальных пород по 60 центов, или 30 000 долларов. Общая сумма этого контракта была бы такой же, и он получил бы ту же прибыль; но его конкуренты были бы введены в заблуждение относительно его основы ведения работы.

Недостаток этого с точки зрения подрядчика заключается в том, что в случае ошибки, допущенной в оценке количества, он может обнаружить, что выполняет менее 100 000 ярдов грунта и более 50 000 ярдов скальных пород, и в этом случае он рискует потерять деньги.

Поставка материалов. В бетонных работах, в частности, крайне важно, чтобы материалы — цемент, песок и камень — поставлялись своевременно, и в то же время не слишком своевременно. Если поставки не производятся вовремя, возникнет нехватка материалов, что приведет к простою рабочих, со всеми вытекающими отсюда высокими затратами. Если материал поставляется слишком быстро, потребуется либо разгружать его на складскую площадку, что повлечет за собой повторную обработку материала, либо платить штрафы за простой железнодорожной компании, если поставки осуществляются по железной дороге.

На таких работах, в то время, когда в стране возможны заторы на грузоперевозках, следует предусмотреть складские мощности для обеспечения запаса материалов, чтобы поддерживать работу в течение одной-двух недель.

На работе, включающей, скажем, два больших бетоносмесителя, способных смешивать по 300 ярдов материала каждый в день, будет использоваться 900 ярдов камня и песка в день, что на десятидневной основе будет означать весьма солидную складскую площадку. Эти 9 000 ярдов материала, стоящие, возможно, один доллар за ярд, означают инвестиции в 9 000 долларов в складскую площадку, на которые должны выплачиваться проценты по ставке, скажем, 6 процентов, или 2 доллара за рабочий день, что означает тривиальный пункт по сравнению с преимуществами, полученными от наличия постоянного запаса материала. Общая стоимость этой складской площадки, в дополнение к процентам, — это стоимость одной повторной обработки материала со складской площадки, которая при 5 центах за ярд составила бы 450 долларов. Эта сумма намного меньше ущерба, который возник бы от отсутствия какой-либо складской площадки вообще. На большинстве бетонных работ обычно предусматривается большой склад для цемента; и когда работу приходится переносить с одного рабочего сезона на другой, часто принято оставлять цемент на хранении. Это часто является причиной потери денег, потому что цемент, будучи гигроскопичным, поглощает влагу из атмосферы и в результате может испортиться. Этого можно избежать, поддерживая склад сухим и теплым в течение зимы, но это опять же дорогостоящее дело.

Старое против нового оборудования. При планировании строительных работ всегда возникает вопрос, использовать ли старое или новое оборудование. Никакое жесткое правило не может быть предписано. Случай произошел на важном контракте, где потребовались новые котельные трубы для котла, который приводил в действие главный питающий насос. Агент по закупкам подрядной компании, который по совместительству был президентом и главным инженером компании, купил подержанные котельные трубы, которые были немедленно установлены в этот котел. Экономия на котельных трубах составила, вероятно, 8 или 10 долларов. Убыток, вызванный поломкой того же котла, составил почти 50 долларов. При покупке подержанного материала, если материал может быть тщательно и жестко проинспектирован, возможно, разумно покупать его, и иногда можно сэкономить деньги; но в качестве общего положения, никакой подержанный материал не должен покупаться для контракта, если это не делается с решимостью привести этот материал в первоклассное состояние перед его использованием. Лучшая инспекция, как правило, не раскроет точное состояние старого материала. Под этим не подразумевается намек на то, что новое оборудование должно покупаться для каждого нового контракта.

Использование карт. Меры предосторожности на строительных работах, которые очень редко принимаются подрядчиками в целом, и которые являются самым верным способом экономии денег, — это иметь полную карту работы в крупном масштабе, тщательно подготовленную, на которой следует указывать день за днем ход работы. Эта карта, если она поддерживается в актуальном состоянии, позволит управляющему компании, или президенту и директорам, знать в деталях ход работы, не выезжая обязательно на объект; и по ней можно узнать количество необходимых материалов, таких как рельсы, трубы и т. д.

Стандартные инструкции. Каждой организации, выполняющей полевые работы, было бы полезно следовать обычаю, прекрасно проиллюстрированному Фрэнком Б. Гилбретом, — издавать регулярные стандартные инструкции для прорабов и сотрудников в целом. Эти инструкции были опубликованы в книжной форме издательством Myron C. Clark Publishing Company и являются прекрасным примером такого типа. Идея следует примеру «Книги правил» старой железнодорожной компании, которая будет способствовать предотвращению подобных несчастных случаев в будущем. Таким образом, в конечном итоге подрядчик может получить контроль над своей организацией и свободу от несчастных случаев, что будет чрезвычайно ценно.

Хронологические графики. Они предназначены для показа предполагаемого времени завершения определенных частей работы. Ценным подспорьем для управляющего на работе, требующей большого количества материала и где имеется небольшое количество свободного пространства, является график, показывающий время и количество ожидаемых материалов и поставок. Это позволит ему с первого взгляда увидеть, где он может ожидать оказаться в вопросе своих материалов, и будет способствовать облегчению его ума от одной из его самых раздражающих проблем. Эти же графики могут также показать ему предполагаемые сроки завершения определенных частей работы.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ТЕСТОВЫЕ ВОПРОСЫ.

В предыдущих разделах этой Циклопедии многочисленные иллюстративные примеры проработаны в деталях, чтобы показать применение различных методов и принципов. Сопровождают их примеры для практики, которые помогут читателю закрепить принципы в уме.

На следующих страницах приведено большое количество тестовых вопросов и задач, которые предоставляют ценное средство проверки знаний читателя по рассматриваемым темам. Они окажутся отличной практикой для тех, кто готовится к экзаменам на государственную службу. В некоторых случаях числовые ответы даются как дополнительная помощь в этой работе.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

ПО ТЕМЕ

ОТДЕЛ ЗАКУПОК И СКЛАДСКОЙ ОТДЕЛ

1. Какая информация требуется агенту по закупкам?

2. Набросайте систему каталожной картотеки, подходящую для бизнеса по вашему выбору. Какие стили картотек вы бы порекомендовали?

3. Опишите и проиллюстрируйте подходящими формами систему индексации каталогов.

4. Объясните, как можно регистрировать специальные котировки, и проиллюстрируйте подходящей формой.

5. Какой метод вы бы предложили для ведения учета размещенных заказов?

6. Объясните рутину отдела закупок. Проиллюстрируйте формы для заявок и отчетов о низком уровне запасов.

7. Опишите систему, используемую при заказе товаров, объясняя цель каждой копии заказа.

8. Как агент по закупкам узнает, когда товары получены?

9. Какие документы в связи с заказом хранятся постоянно в отделе закупок? Как эти документы индексируются?

10. Каковы функции складского отдела? Кто должен контролировать складской отдел?

11. Опишите трудосберегающую систему для проведения инвентаризации.

12. На какие классы делится инвентарь на производственном предприятии? Проиллюстрируйте подходящую форму инвентаризационной ведомости для одного из этих классов.

13. Назовите три причины, почему система складского учета является ценной.

14. Какой общий план следует соблюдать при размещении мест хранения материалов и поставок на производственном предприятии? Как следует располагать материал в кладовой?

15. Какие шаги необходимы для обеспечения учета поступления материалов и поставок и для предотвращения принятия товаров, которые не должны быть приняты?

16. Как предотвращаются несанкционированные поставки? Проиллюстрируйте подходящую форму заявки для бизнеса по вашему выбору.

17. На какие два класса делятся складские записи? Какой класс является более обычным в кладовой?

18. Как следует хранить формы складского учета? Как можно проверить точность складских записей?

19. Проиллюстрируйте и объясните подходящую форму для складского учета материалов и поставок, показывающую только количества.

20. Проиллюстрируйте форму складского учета для поставок, показывающую распределение по отделам.

21. Когда прораб берет из кладовой больше материала, чем используется на работе, и возвращает его на склад, какую форму записи он должен сделать?

22. Когда материал, взятый для одной работы, передается на другую, какую форму отчета следует составить?

23. Почему следует вести полный учет машин и оборудования?

24. Опишите подходящую систему для инструментальной кладовой.

25. Проиллюстрируйте необходимые формы для учета инструментов.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

ПО ТЕМЕ

УЧЕТ ТРУДА

1. На какие общие классификации делятся системы оплаты труда?

2. Опишите характеристики плана поденной оплаты. В каких отношениях план поденной оплаты оказывается несправедливым?

3. Опишите план сдельной оплаты. Назовите его преимущества и недостатки.

4. Что такое премиальная система оплаты труда? Какие условия призвана создать премиальная система?

5. Какими особыми достоинствами обладает план Холси?

6. Каковы основные черты дифференциальной системы оплаты труда Тейлора?

7. Назовите особенности премиальной системы Ганта. Каковы ее очевидные недостатки?

8. Каковы принципы системы эффективности Эмерсона? Назовите некоторые условия, необходимые для успешной работы этой системы.

9. Какая система или системы оплаты труда используются в бизнесе, с которым вы связаны, или в другом, выбранном вами для иллюстрации? Считаете ли вы используемый план наиболее подходящим для существующих условий; если нет, какие изменения вы бы предложили?

10. На какие два класса делится учет рабочего времени? Какая система используется в торговом бизнесе? на производственном предприятии?

11. Объясните, почему записи рабочего времени необходимы, когда оплата труда работника основана на единице продукции.

12. Объясните работу чековой системы учета рабочего времени. Каковы ее недостатки?

13. Объясните работу часов учета времени, используемых для записи общего отработанного времени.

14. Что подразумевается под записями производственного времени?

15. Проиллюстрируйте форму производственного заказа, предусматривающую запись времени. При каких условиях оправдано использование такой формы?

16. Проиллюстрируйте форму табеля учета рабочего времени, которая предусматривает запись продукции за весь день. Почему это опасная форма для использования?

17. Проиллюстрируйте форму табеля учета рабочего времени для записи одной работы, подходящую для бизнеса, с которым вы знакомы. Как она используется?

18. Опишите основные черты различных классов механических регистраторов времени, предназначенных для записи времени, отработанного на конкретных работах.

19. Назовите бизнес, в котором кумулятивные записи времени могут быть использованы с выгодой.

20. Проиллюстрируйте и объясните форму для записи сдельной работы, подходящую для бизнеса по вашему выбору.

21. Проиллюстрируйте подходящую форму ведомости заработной платы, включающую записи как общего времени, так и времени по работам.

22. Если общее время, показанное в карточках работ, не совпадает с записью часов, как следует корректировать расхождение?

23. На какой счет следует относить время, показанное в карточках простоя, и время, не учтенное, и как оно должно распределяться?

24. Как можно определить стандартные затраты? Почему бремя неэффективности следует добавлять как отдельный расход?

25. Почему следует вести подробный учет каждого сотрудника?

26. Проиллюстрируйте подходящие формы для карточек учета заявителей и сотрудников. Как их следует индексировать?

27. Что такое производственный заказ? производственный заказ (shop order)?

28. Назовите и приведите примеры четырех классов производственных заказов.

29. Проиллюстрируйте форму производственного заказа, подходящую для бизнеса по вашему выбору.

30. Как инструкции управляющего передаются прорабу? Проиллюстрируйте подходящую форму.

31. Объясните и приведите пример использования постоянных заказов.

32. Назовите три веские причины, почему следует вести учет производственных заказов.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

ПО ТЕМЕ

ОБЩИЕ РАСХОДЫ И СВОДКИ ЗАТРАТ

1. Объясните взаимосвязь между расходами и стоимостью производства и почему первые должны поглощаться последней.

2. Почему производственные расходы относятся к себестоимости, а не к продажной цене?

3. Почему затраты на оплату труда в производстве считаются наиболее надежной основой для расчета расходов?

4. Какое безопасное правило следует соблюдать при разделении ведомости заработной платы на производительный и непроизводительный труд?

5. Почему расходы не добавляются к операционным затратам?

6. Для фабрики с, скажем, двенадцатью отделами или процессами, некоторые без какого-либо оборудования, некоторые с оборудованием, работающим все время, и другие, где оно работает лишь часть времени, какие средства для обработки заводских расходов вы бы порекомендовали и почему?

7. Какова, по вашему мнению, ценность машинных ставок и где их можно использовать с выгодой?

8. Когда расходы на сбыт не включаются в распределение общих расходов, как определяется ставка оных и находится стоимость сбыта?

9. В чем была бы ошибка переносить все заводские операционные и общие расходы на один счет и распределять оба по одной средней ставке для всего предприятия?

10. Пробный баланс показывает дебетовое сальдо для операционных расходов отдела F и кредитовое сальдо для отдела G. Что означают эти сальдо? Как они должны отражаться в балансовом отчете?

11. Дебетовое сальдо операционных расходов отдела F в конце месяца составляет 100 долларов; в конце следующего месяца оно составляет 200 долларов. Что означает это увеличение и что следует сделать?

12. Кредитовое сальдо операционных расходов отдела G в конце месяца составляет 100 долларов; в конце следующего месяца оно составляет 200 долларов. Что следует сделать в этом случае?

13. Пробный баланс показывает только одну статью общих расходов — счет распределения. Как бы вы приступили к анализу различных подразделений общих расходов?

14. Обязательно ли отдел, работающий при 50% производительного труда, работает с меньшей эффективностью, чем другой, где расходы составляют лишь 25%. Почему?

15. Отчет об операциях показывает растущие проценты каждый месяц. Что выявляет это положение дел и какие два способа сразу предлагаются для улучшения ситуации?

16. Прораб, чтобы операционные расходы его отдела выглядели более благоприятно, перенаправляет свои расходы на другие работы. Как такие нарушения обычно можно обнаружить?

17. Заработная плата рабочего составляет 30 центов в час в отделе, чьи операционные расходы составляют 40% от производительного труда, а общие расходы — 33⅓%. Сколько в час компания должна взимать за услуги этого человека на ремонтной работе, чтобы получить прибыль в 20%?

18. Рассчитайте процентные ставки ведомственных и общих расходов для распределения на фабрике, чьи операционные показатели показаны следующим образом:

| Operating Expense | Productive Labor
Dept. | A |  | $2,619. | 20 |  | $7,342. | 88 |
" | B |  | 1,234. | 56 |  | 6,439. | 71
" | C |  | 419. | 06 |  | 4,206. | 83
" | D |  | 549. | 70 |  | 1,070. | 30
Distribution Account |  | 6,088. | 14
Total Productive Labor |  | 25,281. | 49

19. Составьте форму для листа затрат и покажите на нем стоимость работы, выполненной на вышеуказанном предприятии, чьи прямые расходы показаны следующим образом, используя следующую четную процентную ставку в каждом случае:

Labor | —— | Dept. | A | —— | $125.10
" | " | B | 75.20
" | " | C | 100.30
" | " | D | 25.40
Material |  | 150.50

20. Какой метод должен использовать отдел затрат для сбора данных, показывающих затраты на материалы и рабочую силу?

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

ПО ТЕМЕ

УПРАВЛЕНИЕ МАШИНОСТРОИТЕЛЬНЫМ ЦЕХОМ

1. Почему ранние жители Новой Англии были вынуждены стать производителями?

2. Что послужило поводом для первого движения бойкотирования в этой стране?

3. Что подразумевается под комбинацией капитала?

4. Опишите операции, проводимые комбинацией капитала при получении владения различными небольшими предприятиями в одной и той же линии производства.

5. Что такое взаимозаменяемое производство?

6. Когда впервые были изготовлены фрезерные резцы?

7. Кто ввел взаимозаменяемое производство в этой стране?

8. Какое изобретение привлекло внимание общественности к Эли Уитни?

9. Каковы основные цели, преследуемые в современном производстве?

10. Как вы можете объяснить значительно возросший выпуск продукции на одного сотрудника в наши дни по сравнению с прежними временами?

11. Что подразумевается под управлением машиностроительным цехом?

12. Каковы основные отделы производственного предприятия, строящего машины и подобные продукты?

13. Каковы вторичные отделы или помещения?

14. Где обычно располагается электростанция и почему?

15. Что подразумевается под линиями власти в организации цеха?

16. Каков регулярный канал официальной коммуникации от генерального менеджера до рабочих?

17. Что подразумевается под полицейскими правилами цеха?

18. Какие должностные лица обеспечивают соблюдение полицейских правил?

19. Как бы вы стремились способствовать лояльности рабочей силы?

20. Что подразумевается под системой предложений?

21. Каковы семь основных требований к методам и записям цеха?

22. Опишите необходимые шаги при найме рабочих, от подачи заявления на должность до постановки человека на работу.

23. Как определяются записи индивидуального положения?

24. Что обычно составляет самую большую статью затрат на фабрике?

25. Что такое часы учета времени? Как они используются?

26. Что такое производственный заказ?

27. У каких должностных лиц возникают производственные заказы?

28. Что такое заказ на оборудование (plant order)?

29. Как запасы и материал получаются из кладовой?

30. Как заказы отслеживаются и следуют через различные отделы?

31. Как инструменты получаются из инструментальной кладовой?

32. Как кладовщик инструментов узнает, у кого есть определенные инструменты?

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

ПО ТЕМЕ

ИНЖЕНЕРИЯ АНАЛИЗА ЗАТРАТ

1. Какова цель учета затрат и анализа затрат? Распределения затрат?

2. Что такое «стоимость»?

3. Какими пятью существенными элементами должна обладать система учета затрат?

4. Что такое накладные расходы?

5. Каковы четыре наиболее распространенных способа учета времени? Дайте основу каждого метода.

6. С какими трудностями сталкивается табельщик при учете времени на местах?

7. Как измеряется кирпичная кладка? штукатурка? тротуар? земляные работы?

8. Что такое премия? Как премиальная система может быть применена к строительным работам и каковы некоторые из ее преимуществ?

9. Разработайте метод измерения работы, выполненной паровым экскаватором в каждую смену. Метод должен управляться инженером или инспектором и должен быть быстрым и легким. Никакие инструменты не должны использоваться.

10. На чем основывается оплата подрядчика время от времени? Всегда ли это дает подрядчику все, что ему причитается?

11. Что такое несбалансированная заявка? Почему они иногда используются? В чем возражение против них?

12. Какое преимущество вы видите в анализе затрат по процессам? Сделайте такой анализ для возведения опалубки для бетонной фабрики.

13. Разработайте метод измерения кирпичной кладки, чтобы работу каждого каменщика можно было определить и зачислить на счет нужного человека. Сделайте то же самое для работы с тесаным камнем.

14. Какие преимущества заявляются для сдельной системы?

15. Что такое неклассифицированный контракт при выемке грунта?

16. Какой эффект могут иметь увольнения на работу? Укажите как хороший, так и плохой.

17. Почему следует избегать хранения цемента зимой, когда он не используется?

18. Следует ли оставлять людей в полном неведении о состоянии работы? Насколько далеко должно заходить распространение информации на объекте?

19. Какими принципами следует руководствоваться при проектировании новых методов работы и с каким сопротивлением, вероятно, придется столкнуться?

20. Почему рабочие организации обычно противятся сдельной оплате и премиям?

21. Какой эффект может иметь небольшое повышение оплаты на работу людей? снижение оплаты?

22. В чем преимущество графиков производительности и эффективности перед табличными отчетами?

23. Какой тип прораба является наиболее эффективным?

24. Что такое плата за пни (stumpage)?

25. Что такое дифференциальная сдельная ставка?

26. Какой лучший способ заставить людей приходить вовремя утром?

27. Почему легче оценить стоимость работы, выполняемой поденными рабочими, чем той, что выполняется рабочими, получающими месячную зарплату?

28. Сколькими людьми может руководить прораб, пока он сам выполняет работу?

29. Что такое потерянное время прораба?

30. Каковы преимущества и недостатки перфокарт по сравнению с табелями табельщиков?

31. Сколькими людьми, обычно, может один прораб эффективно руководить на местах?

ИНДЕКС

A

Application card, 221

B

Bonus systems, 298

Boston ledger form, 175

adopted for continuous cost record, 174

By-products, 182

C

Calculagraph, 90

Calculagraph time card with coupons, 94

Capital and labor, relations of, 196

Card form for special quotations, 16

Card record of a past employe, 109

Card showing complete record of an employe, 108

Catalogue filing and indexing, 12

files, 13

indexing, 14

Chart records, 164

Combinations of capital, 197

Comparative record of material costs, 180

Comparison of costs of standing expense orders, monthly, 181

Controlling accounts, 185

Инженерия анализа затрат, 251-318

chronological charts, 318

cost keeping, 288

cost reduction, 292

cost showing, 282

cost subdivision, 277

definition of, 251

discipline, 302

educational supervision, 256

field layout, 313

gang work, 254

individual incentive, 253

instructions to foremen, 307

introduction of new methods, 311

labor-saving devices, 305

Инженерия анализа затрат

material supply, 316

modern manager, 251

old vs. new machinery, 317

output, 280

rewards, 255

science of management, 253

standard instructions, 318

stimulating the men, 296

bonus systems, 298

bulletin board posting, 299

discharges, 297

early hours, 300

education on the work, 301

enough foremen, 300

gang and team work, 299

high pay, 299

prompt pay, 300

watching work, 296

subdivision of duties, 257

unbalanced bids, 316

use of charts, 284

use of maps, 318

Cost getting, 262

cost distribution, 267

foreman's report, 267

punch-cards, 264

time-keeper, 262

written time cards, 266

Cost summaries, 165-190

continuous process factories, 182

controlling accounts, 185

for small shops and repair jobs, 178

cost data, 166

comparative cost records, 177

job costs, 171

labor costs, 170

material cost reports, 168

material costs, 167

production records, 183

Cumulative job time card, 96

Cumulative time records, 95

D

Daily record of piece work, 99

Daily record of time of one man, 82

Daily report of transfer clerk, 122

Daily time card for machine operations, 83

Day wage, 66

Departmental expense, 143

Departmental labor distribution sheet, 172

E

Efficiency chart indicating cost of channeling rock, 285

Efficiency chart showing costs in connection with steam-shovel work, etc., 286

Emerson efficiency system of wage, 71

Employe card showing complete record of, 108

Сотрудники

paying, 103

records of, 106

Employment card, 222

Инженерия, анализ затрат, 251-318

Expense distribution, 127

basis of, 128

on cost of labor, 131

on cost of material, 131

on cost price, 130

on selling price, 130

methods of, 132

machine-hour rate, 134

man-hour rate, 133

percentage, 137

selling expense, 129

time cost, 128

F

Формы

application card, 221

Boston ledger form adapted for continuous cost record, 174

calculagraph time card with coupons, 94

card form for special quotations, 16

card record of a past employe, 109

card showing complete record of an employe, 108

comparative record of material costs, 180

cost summary for use of a machine shop, 177

cost summary for small shops and repair jobs, 178

cumulative job time card, 96

daily record of piece work, 99

daily record of time of one man, 82

daily report of transfer clerk, 122

daily time card for machine operations, 83

departmental labor distribution sheet, 172

efficiency chart indicating cost of channeling rock, 285

efficiency chart showing costs in connection with steam-shovel work, etc., 286

Emerson efficiency wage system, chart of, 72

employe, card showing complete record of, 108

employment card, 222

foreman's daily report of shop production, 122

front and reverse of card showing total production and progress of orders, 120

Gantt premium wage system, chart of, 71

general operating expense, tabulation of, 160

graphic chart showing fluctuations in labor costs, 162

graphic chart showing fluctuations in operating expense, 163

Halsey premium wage system, chart of, 69

individual record card, 224

individual time record card used with calculagraph, 99

inventory for machine tools, 34

inventory for small tools, 63

inventory of manufactured goods, 40

inventory of parts and finished stores, 38

inventory record of small tools, 35

inventory sheet for drawings and patterns, 36

inventory sheet for materials and supplies, 37

inventory work in process, 39

invoice, 243

job card showing names of operations, 86

job card used with Dey time register, individual, 88

job card with time chart, 85

job time sheet used with Dey time register, 89

job time summary, 234

journal showing adjusting entries, 188

labor cost, comparison of, 179

labor-saving inventory tag, 31

loose-leaf form for inventory of machinery and equipment, 33

loose-leaf record of goods ordered and received, 21

manifold order blanks, 25

manufacturing order register, showing location of work in shop, 119

material returned to stock, record of, 57

monthly comparison of costs of standing expense orders, 181

monthly recapitulation of job costs, 184

monthly statement of material issued, 169

monthly statement of supplies issued, 171

official communications, 217

operations tag used in an underwear mill, 97

order record of manufacturer, 20

pay-roll sheet, 237

piece-work and time record combined for pay-roll purposes, 102

plant order, 240

private ledger labor account, 141

private ledger operating expense account, 143

production order, 238

production order which is an exact copy of customer's order, 112

production order to superintendent, 112

production record for determining piece rates, 100

production record of a gang of piece workers, 98

punch-card for recording work of dump trains in excavation work, 274

punch-card for recording work of excavation with steam shovel, 273

quotation card for records of pieces of several sizes, 18

recapitulation of costs for a single job, 176

recapitulation of departmental labor and material costs, 173

record card for applicants for employment, 106

record card of employe, 107

record of orders, including price and amount, 19

record of orders placed, detailed, 19

record of orders providing for details of each order, 20

record of parts in stock, 56

record of total time, sheet for, 101

record of unfinished piece work, 100

reports of goods received, 26

report of materials transferred, 58

requisition, 242

requisition blank, 23

requisition for material, special departmental, 49

requisition for material to be used on a production order, 48

returned material card, 244

service card, 223

shop order, 114

shop order with name of shop, 116

shop order showing progress of work, 116

shop order showing total work cards, 115

special stock record of machine tools, 62

statement of departmental expense made to foremen, 161

statement of departmental operating expense, 157

stock ledger card, 242

stock record of materials and supplies, 52

stock record showing orders placed, 53

stores card used by manufacturer, 54

stores card for supplies, 55

stores clerk's report of low stock, 24

stores record of parts and finished stores, 56

stores record which includes values, 55

subject card for catalogue index, 14

sub-production order, 239

Taylor differential wage system, chart of, 70

time card used with calculagraph, 92

time card for carpenters and flask makers, 228

time card, day, 231

time card for day's operations, coupon, 84

time card used with International elapsed time recorder, 93

time card, job, 232

time card for machine shop, 229

time card for pattern shop, 227

time-keeper's card, 266

time-keeper's slip, 264

time-keeper's note book, 269

time record made by calculagraph, 91

title card for catalogue index, 15

tool check board, 248

transfer card, 246

transfer clerk's card tray, 247

weekly time pay card used in Rochester recorder, 79

weekly time record as made by the Dey time register, 80

weekly time records for piece workers, 97

work order with time and material records, 81

Front and reverse of card showing total production and progress of orders, 120

G

Gantt bonus system of wage, 70

General expense, 143, 158

Общие расходы и сводки затрат, 127-190

General operating expense, tabulation of, 160

Graphic chart showing fluctuations in labor costs, 162

Graphic chart showing fluctuations in operation expense, 163

H

Halsey premium wage system, 68

I

Individual record card, 224

Individual time record card used with calculagraph, 99

Industrial conditions, betterment of, 199

Industrial enterprises, development of American, 195

Interchangeable manufacturing, 200

Inventory for machine tools, 34

Inventory for small tools, 63

Inventory of manufactured goods, 40

Inventory of parts and finished stores, 38

Inventory record of small tools, 35

Inventory sheet for drawings and patterns, 36

Inventory sheet for materials and supplies, 37

Inventory, taking, 29

Inventory, work in process, 39

Invoice, 243

J

Job card showing names of operations, 86

Job card used with Dey time register, individual, 88

Job card with time chart, 85

Job costs, 171

Job time cards, 85

Job time sheet used with Dey time register, 89

Job time summary, 234

Journal showing adjusting entries, 188

L

Labor costs, 170

comparison of, 179

Labor records, 65

paying employes, 103

piece-work records, 97

production time records, 81

records of employes, 106

time keeping, 74

wage system, 66

Labor-saving inventory tag, 31

Loose-leaf form for inventory of machinery and equipment, 33

Loose-leaf record of goods ordered and received, 21

M

Управление машиностроительным цехом, 193-249

manufacturing plant, 205

manufacturing work, 238

methods and records, 220

modern meaning of, 204

official communications, 217

plant orders, 240

production orders, 239

shop management, 215

storing and issuing materials, 241

successful management, 218

tracing orders, follow-up methods for, 245

Machinery and equipment records, 58

Manifold order blanks, 25

Manufacturing, 193

American, 195

conditions and developments, 193

early New England mechanics, 194

interchangeable, 200

methods of modern, 200

Manufacturing order register, 121

showing location of work in shop, 119

Производственные заказы, 110-125

production, 111

records of, 119

shop, 115

standing, 118

tracing, 124

work, 117

Manufacturing plant, typical, 205

layout of, 206

organization of, 210

Manufacturing work, 238

Material costs, 167

comparative record of, 180

Material returned to stock, 57

Mechanical time records, 87

Mechanics, early New England, 194

N

Non-productive labor, 140

O

Official communications, 217

Operating expense statements, 150

charts, 164

comparative figures, 154

expense of manufacturing departments, 155

general expense statement, 158

lengthy statements undesirable, 151

source of data used, 155

statements for foremen, 159

tabulate essentials, 152

what statement should show, 153

Operations tag used in an underwear mill, 97

Order record of manufacturer, 20

P

Paying employes, 103

Pay-roll distribution, 142

Pay-roll sheet, 237

Percentage method of expense distribution, 139

departmental expenses, 143

expense ledger, 140, 149

general expense, 143

how to use, 146

journal entry for distribution, 148

non-productive labor, 140

pay-rolls dissected, 141

periods for comparison, 141

power, 144

production ledger, 140

productive labor, 139

productive labor and expense compared, 145

results of distribution, 149

undistributed balances, 149

Piece-rate plan of wage, 67

Piece rates, 98

Piece-work records, 97

Piece-work and time record combined for pay-roll purposes, 102

Plant order, 240

Premium system of wage, 67

Emerson, 71

Gantt, 70

Halsey, 68

Taylor, 69

Private ledger labor account, 141

Private ledger operating expense account, 143

Production orders, 111

copy of customer's order, 112

form of, 238

to superintendent, 112

Production records, 183

for determining piece rates, 100

of a gang of piece workers, 98

Production time records, 81

cumulative, 95

daily time card, 83

job time cards, 85

mechanical, 87

on work orders, 82

Productive labor, 139

Productive labor and expense compared, 145

Punch-cards, 272

for recording work of dump trains in excavation work, 274

for recording work of excavation with steam shovel, 273

Purchasing department, 11

catalogue filing and indexing, 12

department routine, 22

checking invoices, 27

checking receipts, 26

filing, 27

low stock report, 24

purchase orders, 24

requisitions, 22

list of dealers, 11

orders placed, 18

special quotations, 16

Отдел закупок и складской отдел, 11-63

Q

Quotation card for records of prices of several sizes, 18

R

Recapitulation of costs for a single job, 176

Recapitulation of departmental labor and material costs, 173

Recapitulation of job costs, monthly, 184

Record card, 225

for applicants for employment, 106

of employe, 107

Records of employes, 106

application card, 108

employe's card, 109

past employe's card, 110

Учет труда, 65-110

Record of orders, including price and amount, 19

Record of orders placed, detailed, 19

Record of orders providing for details of each order, 20

Record of parts in stock, 56

Record of total time, sheet for, 101

Record of unfinished piece work, 100

Report of goods received, 26

Report of materials transferred, 58

Requisition, 242

Requisition blank, 23

Requisition for material, special departmental, 49

Requisition for material to be used on a production order, 48

Returned material card, 244

S

Selling expense, 129

Service card, 223

Shop management, 215

Shop methods and records, 220

importance of, 220

paying employes, methods of, 235

recording-clock time cards, 230

selection and employment of workmen, 221

standing of men, 224

time-card forms, 227

time keeping, 226

tool-room methods, 247

Shop orders, 115

form, 114

showing progress of work, 116

showing total work cards, 115

with name of shop, 116

Special stock record of machine tools, 62

Standing orders, 118

Statement of departmental expense made to foremen, 161

Statement of departmental operating expense, 157

Statement of material issued, monthly, 169

Statement of supplies issued, monthly, 169

Stock ledger card, 242

Stock record of materials and supplies, 52

Stock record showing orders placed, 53

Stores card used by manufacturer, 54

Stores card for supplies, 55

Stores clerk's report of low stock, 24

Stores department, 28

deliveries, 47

installing, 44

inventory, 29

inventory records, 31

a money saver, 43

organization, 28

receiving of material and supplies, 45

records, 48

Stores records, 48

forms, 51

material returned to stock, 57

material and supplies, 52

material transferred, 57

parts and finished stores, 54

including values, 55

verification of, 50

Subject card for catalogue index, 14

Sub-production order, 239

T

Taylor system of wage, 69

Time book, 76

Табель учета времени

used with calculagraph, 92

for carpenters and flask makers, 228

coupon, 84

daily, 83

Dey, 231

used with International elapsed time recorder, 93

job, 85, 232

for machine shop, 229

for pattern shop, 227

Time clocks, 78

Time-keeper's card, 266

Time-keeper's note book, 268

distribution from, 270

Time-keeper's slip, 264

Учет времени

methods of, 74

systems, 76

check, 76

time book, 76

time clocks, 78

Time record as made by the Dey time register, weekly, 80

Time record made by calculagraph, 91

Time records for piece workers, weekly, 97

Time pay card used in Rochester recorder, 79

Title card for catalogue index, 15

Tool room, 59

record of tools, 62

Tool check board, 248

Tools of early mechanic, 196

Transfer card, 246

Transfer clerk's card tray, 247

Tracing orders, 124

True cost, determining, 128

W

Wage systems, 66

day wage, 66

piece rate, 67

premium systems, 67

Emerson, 71

Gantt, 70

Halsey, 68

Taylor, 69

Work orders, 117

with time and material records, 81

ПРИМЕЧАНИЯ ПЕРЕВОДЧИКА

— Очевидные ошибки печати и пунктуации были исправлены.

— Транскриптор этого проекта создал изображение обложки книги, используя титульный лист оригинальной книги. Изображение является общественным достоянием.