Примечание транскрибатора:

Изображение на обложке было создано транскрибатором и является общественным достоянием.

ВИД НА ЮНИОН-СТОК-ЯРДС, ЧИКАГО, ШТАТ ИЛЛИНОЙС. Крупнейший в мире рынок живого скота

Циклопедия коммерции, бухгалтерского учета и делового администрирования

A General Reference Work on

ACCOUNTING, AUDITING, BOOKKEEPING, COMMERCIAL LAW, BUSINESS

MANAGEMENT, ADMINISTRATIVE AND INDUSTRIAL ORGANIZATION,

BANKING, ADVERTISING, SELLING, OFFICE AND FACTORY

RECORDS, COST KEEPING, SYSTEMATIZING, ETC.

Prepared by a Corps of

AUDITORS, ACCOUNTANTS, ATTORNEYS, AND SPECIALISTS IN BUSINESS

METHODS AND MANAGEMENT

Illustrated with Over Two Thousand Engravings

TEN VOLUMES

CHICAGO

AMERICAN TECHNICAL SOCIETY

1910

Copyright, 1909

BY

AMERICAN SCHOOL OF CORRESPONDENCE

Copyright, 1909

BY

AMERICAN TECHNICAL SOCIETY

Entered at Stationers' Hall, London

All Rights Reserved

Авторы и соавторы

JAMES BRAY GRIFFITH, Managing Editor

Head, Dept. of Commerce, Accountancy, and Business Administration, American School of Correspondence.

ROBERT H. MONTGOMERY

Of the Firm of Lybrand, Ross Bros. & Montgomery, Certified Public Accountants.

Editor of the American Edition of Dicksee's Auditing.

Formerly Lecturer on Auditing at the Evening School of Accounts and Finance of the University of Pennsylvania, and the School of Commerce, Accounts, and Finance of the New York University.

ARTHUR LOWES DICKINSON, F. C. A., C. P. A.

Of the Firms of Jones, Caesar, Dickinson, Wilmot & Company, Certified Public Accountants, and Price, Waterhouse & Company, Chartered Accountants.

Of the Firm of Lybrand, Ross Bros. & Montgomery, Certified Public Accountants.

F. H. MACPHERSON, C. A., C. P. A.

Of the Firm of F. H. Macpherson & Co., Certified Public Accountants.

CHAS. A. SWEETLAND

Consulting Public Accountant.

Author of "Loose-Leaf Bookkeeping," and "Anti-Confusion Business Methods."

E. C. LANDIS

Of the System Department, Burroughs Adding Machine Company.

Editor-in-Chief, Textbook Department, American School of Correspondence.

CECIL B. SMEETON, F. I. A.

Public Accountant and Auditor.

President, Incorporated Accountants' Society of Illinois.

Fellow, Institute of Accounts, New York.

JOHN A. CHAMBERLAIN, A. B., LL. B.

Of the Cleveland Bar.

Lecturer on Suretyship, Western Reserve Law School.

Author of "Principles of Business Law."

HUGH WRIGHT

Auditor, Westlake Construction Company.

GLENN M. HOBBS, Ph. D.

Secretary, American School of Correspondence.

JESSIE M. SHEPHERD, A. B.

Associate Editor, Textbook Department, American School of Correspondence.

GEORGE C. RUSSELL

Systematizer.

Formerly Manager, System Department, Elliott-Fisher Company.

OSCAR E. PERRIGO, M. E.

Specialist in Industrial Organization.

Author of "Machine-Shop Economics and Systems," etc.

DARWIN S. HATCH, B. S.

Assistant Editor, Textbook Department, American School of Correspondence.

CHAS. E. HATHAWAY

Cost Expert.

Chief Accountant, Fore River Shipbuilding Co.

CHAS. WILBUR LEIGH, B. S.

Associate Professor of Mathematics, Armour Institute of Technology.

L. W. LEWIS

Advertising Manager, The McCaskey Register Co.

MARTIN W. RUSSELL

Registrar and Treasurer, American School of Correspondence.

HALBERT P. GILLETTE, C. E.

Managing Editor, Engineering-Contracting.

Author of "Handbook of Cost Data for Contractors and Engineers."

R. T. MILLER, JR., A. M., LL. B.

President, American School of Correspondence.

WILLIAM SCHUTTE

Manager of Advertising, National Cash Register Co.

E. ST. ELMO LEWIS

Advertising Manager, Burroughs Adding Machine Company.

Author of "The Credit Man and His Work" and "Financial Advertising."

RICHARD T. DANA

Consulting Engineer.

Chief Engineer, Construction Service Co.

P. H. BOGARDUS

Publicity Manager, American School of Correspondence.

WILLIAM G. NICHOLS

General Manufacturing Agent for the China Mfg. Co., The Webster Mfg. Co., and the Pembroke Mills.

Author of "Cost Finding" and "Cotton Mills."

C. H. HUNTER

Advertising Manager, Elliott-Fisher Co.

FRANK C. MORSE

Filing Expert.

Secretary, Browne-Morse Co.

H. E. K'BERG

Expert on Loose-Leaf Systems.

Formerly Manager, Business Systems Department, Burroughs Adding Machine Co.

EDWARD B. WAITE

Head, Instruction Department, American School of Correspondence.

Использованные авторитетные источники

При подготовке этих томов редакторы свободно обращались к стандартной технической и деловой литературе Америки и Европы. Они выражают свою признательность, в частности, следующим выдающимся авторитетам, чьи широко известные труды должны быть в библиотеке каждого, кто интересуется современными методами ведения бизнеса.

Также выражается благодарность за ценную помощь, оказанную многими производителями и специалистами по методам работы в офисах и на фабриках, чье сотрудничество позволило включить в эти тома соответствующие иллюстрации новейшего оборудования для офисного использования, а также тем финансовым, торговым и производственным компаниям, которые предоставили иллюстрации офисов, фабрик, магазинов и зданий, типичных для коммерческой и промышленной жизни Америки.

JOSEPH HARDCASTLE, C. P. A.

Formerly Professor of Principles and Practice of Accounts, School of Commerce, Accounts, and Finance, New York University.

Author of "Accounts of Executors and Testamentary Trustees."

HORACE LUCIAN ARNOLD

Specialist in Factory Organization and Accounting.

Author of "The Complete Cost Keeper," and "Factory Manager and Accountant."

JOHN F. J. MULHALL, P. A.

Specialist in Corporation Accounts.

Author of "Quasi Public Corporation Accounting and Management."

SHERWIN CODY

Advertising and Sales Specialist.

Author of "How to Do Business by Letter," and "Art of Writing and Speaking the English Language."

FREDERICK TIPSON, C. P. A.

Author of "Theory of Accounts."

CHARLES BUXTON GOING

Managing Editor of The Engineering Magazine.

Associate in Mechanical Engineering, Columbia University.

Corresponding Member, Canadian Mining Institute.

F. E. WEBNER

Public Accountant.

Specialist in Factory Accounting.

Contributor to The Engineering Press.

AMOS K. FISKE

Associate Editor of the New York Journal of Commerce.

Author of "The Modern Bank."

JOSEPH FRENCH JOHNSON

Dean of the New York University School of Commerce, Accounts, and Finance.

Editor, The Journal of Accountancy.

Author of "Money, Exchange, and Banking."

M. U. OVERLAND

Of the New York Bar.

Author of "Classified Corporation Laws of All the States."

THOMAS CONYNGTON

Of the New York Bar.

Author of "Corporate Management," "Corporate Organization," "The Modern Corporation," and "Partnership Relations."

THEOPHILUS PARSONS, LL. D.

Author of "The Laws of Business."

E. ST. ELMO LEWIS

Advertising Manager, Burroughs Adding Machine Company.

Formerly Manager of Publicity, National Cash Register Co.

Author of "The Credit Man and His Work," and "Financial Advertising."

T. E. YOUNG, B. A., F. R. A. S.

Ex-President of the Institute of Actuaries.

Member of the Actuary Society of America.

Author of "Insurance."

LAWRENCE R. DICKSEE, F. C. A.

Professor of Accounting at the University of Birmingham.

Author of "Advanced Accounting," "Auditing," "Bookkeeping for Company Secretary," etc.

FRANCIS W. PIXLEY

Author of "Auditors, Their Duties and Responsibilities," and "Accountancy."

CHARLES U. CARPENTER

General Manager, The Herring-Hall-Marvin Safe Co.

Formerly General Manager, National Cash Register Co.

Author of "Profit Making Management."

C. E. KNOEPPEL

Specialist in Cost Analysis and Factory Betterment.

Author of "Systematic Foundry Operation and Foundry Costing," "Maximum Production through Organization and Supervision," and other papers.

HARRINGTON EMERSON, M. A.

Consulting Engineer.

Director of Organization and Betterment Work on the Santa Fe System.

Originator of the Emerson Efficiency System.

Author of "Efficiency as a Basis for Operation and Wages."

ELMER H. BEACH

Specialist in Accounting Methods.

Editor, Beach's Magazine of Business.

Founder of The Bookkeeper.

Editor of The American Business and Accounting Encyclopedia.

J. J. RAHILL, C. P. A.

Member, California Society of Public Accountants.

Author of "Corporation Accounting and Corporation Law."

FRANK BROOKER, C. P. A.

Ex-New York State Examiner of Certified Public Accountants.

Ex-President, American Association of Public Accountants.

Author of "American Accountants' Manual."

CLINTON E. WOODS, M. E.

Specialist in Industrial Organization.

Formerly Comptroller, Sears, Roebuck & Co.

Author of "Organizing a Factory," and "Woods' Reports."

CHARLES E. SPRAGUE, C. P. A.

President of the Union Dime Savings Bank, New York.

Author of "The Accountancy of Investment," "Extended Bond Tables," and "Problems and Studies in the Accountancy of Investment."

CHARLES WALDO HASKINS, C. P. A., L. H. M.

Author of "Business Education and Accountancy."

JOHN J. CRAWFORD

Author of "Bank Directors, Their Powers, Duties, and Liabilities."

DR. F. A. CLEVELAND

Of the Wharton School of Finance, University of Pennsylvania.

Author of "Funds and Their Uses."

ГЛАВНЫЕ ОФИСЫ ПРОДАЖ, SWIFT & CO., ЧИКАГО, ШТАТ ИЛЛИНОЙС.

Предисловие

С беспрецедентным ростом нашей коммерческой деятельности возникла потребность в более совершенных методах ведения бизнеса. Методы, которые были адекватны для бизнеса менее активной коммерческой эпохи, уступили место системам и идеям по экономии труда, соответствующим финансовому и промышленному прогрессу мира.

¶ Из этого прогресса возникла новая литература — литература о бизнесе. Но при быстром развитии науки о бизнесе едва ли можно сказать, что литература о ней шла в ногу со временем, по крайней мере, не в той же степени, как в других науках и профессиях. Было подготовлено много отличных материалов, касающихся специальных аспектов деловой активности, но они настолько разрознены, что студент, желающий собрать всеобъемлющую бизнес-библиотеку, сталкивается с серьезными трудностями. Он был вынужден, в значительной степени, делать свой выбор вслепую, что приводило к многочисленным дублированиям материала без получения необходимой информации по важным аспектам предмета.

¶ В убеждении, что существует спрос на библиотеку, которая охватывала бы лучшие практики во всех отраслях бизнеса — от закупок до продаж, от простого бухгалтерского учета до управления финансовыми делами крупной корпорации — были подготовлены эти тома. Подготовленные прежде всего для использования в качестве учебных пособий для Американской школы корреспонденции, материалы, из которых была составлена Циклопедия, включают новейшие идеи с объяснениями наиболее одобренных методов современного бизнеса.

¶ Редакторы и авторы были выбраны благодаря их знакомству с различными предметами, относящимися к коммерции, бухгалтерскому учету и деловому администрированию, и опыту работы с ними. Авторам с практическим опытом ведения бизнеса было отдано предпочтение перед теми, кто имеет только теоретическую подготовку; практичность считалась более важной, чем литературное совершенство.

¶ Помимо охвата всей общей сферы бизнеса, эта Циклопедия содержит много специализированной информации, ранее не публиковавшейся ни в каком виде. Эта специализация особенно заметна в тех разделах, которые касаются бухгалтерского учета и методов управления для универмагов, подрядчиков, издателей и типографий, страхования и недвижимости. Ценность этой информации будет признана каждым студентом, изучающим бизнес.

¶ Основная ценность, на которую претендует эта Циклопедия, заключается в том, что она является справочным изданием, но, поскольку она включает материалы, используемые Школой в своих заочных курсах, она предлагается с уверенным ожиданием, что она окажется очень полезной для подготовленного специалиста, который желает ознакомиться с аспектами деловой практики, с которыми он не знаком, а также для тех, кто занимает ответственные канцелярские и управленческие должности.

¶ В заключение выражается благодарность авторам и соавторам, чьему сердечному сотрудничеству эта работа обязана своим качеством.

Оглавление ТОМ V

Wholesale, Commission, and Storage Accounts | By James B. Griffith[1] | Page [2]¹¹

Wholesale Business—Controlling Accounts—Sample Transactions—Order and Sales Record—Abstract of Sales—Sales Expense—Trial Balance Book—Commission and Brokerage Business—Merchandise Broker—Manufacturer's Agent—Shipments—Agents' or Factors' Account—Principal's Account—Commission Account—Produce Shipper's Books—Commission Merchants' Books—Consignment Ledger Account—Storage Accounts—Special Records

Single Entry Bookkeeping | By James B. Griffith | Page 91

Distinctive Features—Books Used—Debit and Credit—Posting—Proprietor's Account—Proving Work—Model Set—Determining Profit—Closing Books—Changing to Double Entry—Trial Balances and Comparative Statements—Comparative Statements—Proof without Trial Balance—Book Inventories—Demonstration of Proof—Reverse or Slip Posting—Special Accounting Forms—Cash Books—Cash Journals—Tabular Sales Books—Pay-Roll Records

Trustees' and Executors' Accounts | By James B. Griffith | Page 163

Executors' Accounting—Inventory—Intermediate Account—Final Account—Schedules—Form of Account—Sample Accounts—Accounts with Trust Provisions—Exercise—Realization and Liquidation Account—Statement of Affairs—Resources and Liabilities—Balance Sheet—Affairs of a Bankrupt—Appraiser—Statement of Affairs—Deficiency of Account

Stock Brokers' Accounts | By Chas. A. Sweetland | Page 195

Grain Purchases—Bulls and Bears—Broker's Commission—Securities—Transfers—Clearing House—Ring Settlement—Commodities Handled—Cornering Market—Value of Wire—Settlement of Contracts by Offset—Adjustment of Balances or Settlement—Commission Allowed Brokers—Books and Forms Used—Glossary of Board of Trade Terms

Billing and Order Recording | By Geo. C. Russell | Page 235

European Methods—Machines for Manifolding—Development of Billing Machines—Loose-Leaf Sales Sheets and Invoices—Duplicate Invoices—Condensed Billing—Traffic Department Records—Analysis of Quantities and Amounts—Unit Billing—Back Orders—Split Orders—Loose-Leaf Sheets—Binders—Designing Stationery—Styles of Type—Carbon Papers—Blinds—How to Handle Orders on Billing Machine—Invoices in Blanket Form—Tabulators—Computing Machines in Billing—The Colored Sheet System—Compound Forms—Retail Dry Goods Billing—Devices of the Future

Review Questions |  | Page 303
Index |  | Page 319

1. О профессиональном статусе авторов см. список авторов и соавторов в начале тома.

2. Номера страниц см. в нижней части страниц.

ОФИС, FARWELL, OZMUN, KIRK & CO. (ОПТОВАЯ ТОРГОВЛЯ СКОБЯНЫМИ ИЗДЕЛИЯМИ), СЕНТ-ПОЛ, ШТАТ МИННЕСОТА.

СЧЕТА ОПТОВОЙ ТОРГОВЛИ, КОМИССИОННЫЕ И СКЛАДСКИЕ СЧЕТА

ОПТОВЫЙ БИЗНЕС

В этом разделе продемонстрированы полные методы бухгалтерского учета, практикуемые в оптовых компаниях. Иллюстрируются и подробно объясняются многочисленные современные методы, которые легко адаптируются к другим сферам бизнеса.

РАЗДЕЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОЙ КНИГИ

1. Существует много преимуществ в разделении бухгалтерской книги на разделы. Наиболее часто используемые подразделы — это книга покупок, книга продаж и главная бухгалтерская книга. Такие разделы значительно облегчают проводку и уменьшают вероятность ошибок. Хотя в большинстве случаев рекомендуется использовать отдельную книгу для каждого раздела, три бухгалтерские книги могут быть объединены в одну, выделив для каждой отдельный раздел. Эта практика не рекомендуется, за исключением случаев, когда количество счетов невелико, когда главная книга и книга покупок или книга покупок и книга продаж могут быть объединены. Разделение бухгалтерской книги на три раздела не требует радикальных изменений ни в форме, ни в методе обработки в других книгах.

2. Книга покупок. Книга покупок содержит только счета тех, у кого мы совершаем покупки. Сальдо счетов в этой книге будут на стороне кредита и представляют собой обязательство. Общее сальдо книги покупок — это сумма, которую мы должны по открытым счетам. Если, например, наши покупки в кредит за определенный период составляют 964,50 долл., а сумма, выплаченная нами по счету, составляет 320,30 долл., мы все еще должны 644,20 долл. Если работа выполнена правильно, совокупное сальдо всех открытых счетов в книге покупок будет в точности равно этой сумме.

3. Книга продаж. Книга продаж содержит только счета клиентов, которым товары продаются в кредит. Сальдо счетов в книге продаж будут на стороне дебета и представляют собой актив. Общее сальдо книги продаж — это сумма, которую наши клиенты должны нам по открытым счетам. Предположим, что бизнес начат без открытой дебиторской задолженности — за определенный период продажи в кредит составляют 1427,75 долл., а общая сумма платежей, полученных по счету, составляет 965,50 долл. — сумма, которая все еще остается непогашенной, составляет 462,25 долл., и эта сумма должна в точности равняться совокупному сальдо всех открытых счетов в книге продаж.

Книга продаж иногда подразделяется на две или более части. Деления могут быть по городу и сельской местности или они могут быть в соответствии с буквами алфавита — например, А-К, L-Z и т. д.

4. Счета в обеих книгах. Иногда тот, у кого мы закупаем товары, также является клиентом. По причинам, которые будут указаны позже, в этих случаях счета должны быть открыты как в книге покупок, так и в книге продаж. Когда производится расчет по такому счету, необходимые корректирующие записи делаются через журнал.

5. Главная бухгалтерская книга. Главная бухгалтерская книга содержит инвестиционные счета владельца или партнеров, а также все реальные, репрезентативные и номинальные счета. Счета с книгами покупок и продаж также ведутся в этой книге. Это контролирующие счета, которые в любое время представляют общее сальдо книг покупок и продаж.

Когда выписки из других бухгалтерских книг сделаны и проверены на правильность, составляется оборотно-сальдовая ведомость главной бухгалтерской книги.

КОНТРОЛИРУЮЩИЕ СЧЕТА

6. Контролирующий счет — это счет, который отображает сводку всех счетов в бухгалтерской книге или всех счетов одного класса.

Счет продаж, с которым студент был ознакомлен, отображает чистые продажи, в то время как контролирующий счет продаж отображает сводку всех счетов в книге продаж. Дебеты по контролирующему счету продаж представляют собой общие дебеты по счетам клиентов, как показано в книге продаж или журнале. Кредиты по контролирующему счету продаж представляют собой общие кредиты клиентам, как показано в кассовой книге и журнале. Этот счет по-разному называется счетом книги продаж, счетом дебиторской задолженности или контролирующим счетом продаж.

Контролирующий счет покупок отображает сводку всех счетов в книге покупок. Он называется счетом книги покупок, счетом кредиторской задолженности или контролирующим счетом покупок.

Эти контролирующие счета ведутся в главной бухгалтерской книге и показывают в любое время итоги дебиторской и кредиторской задолженности без необходимости перечисления отдельных сальдо. В конце месяца составляются выписки сальдо счетов в книгах покупок и продаж, и итоги этих сальдо должны совпадать с сальдо контролирующих счетов.

Работа этих контролирующих счетов демонстрирует одно из наиболее очевидных преимуществ разделения бухгалтерской книги. Если при проводке по счету в книге продаж допущена ошибка, она обнаруживается, как только составляется выписка из книги продаж, и ее можно найти, не обращаясь к счетам книги покупок или главной бухгалтерской книги. Без разделения бухгалтерской книги и использования контролирующих счетов не было бы ничего, что помогло бы найти ошибку в оборотно-сальдовой ведомости в любом конкретном разделе бухгалтерской книги.

БЛАНКИ ЗАКАЗОВ

7. В оптовом бизнесе принято, чтобы все заказы вносились в специально разлинованные бланки заказов единого размера. Эти заказы подшиваются в папку, предназначенную для этой цели, которая заменяет книгу заказов старого образца.

Эти бланки заказов предоставляются торговым представителям, которые присылают свои заказы на них. Когда заказ поступает непосредственно от клиента, он также переносится на один из этих бланков, чтобы все записи заказов были единообразными. Одно очень заметное преимущество использования этой системы свободных листов бланков заказов заключается в том, что все невыполненные заказы хранятся в папке отдельно.

8. Выполнение заказов. Каждый день заказы, подлежащие выполнению, должны помещаться во временную папку или держатель и отправляться на склад. Упаковщик проверяет количество отгруженного товара и возвращает заказ вместе с транспортной накладной от железнодорожной или экспресс-компании в бухгалтерию.

Суммы рассчитываются, и счет-фактура составляется на основе этого бланка заказа. Затем продажа записывается в книгу продаж. Вместо того чтобы вводить каждую позицию в книгу продаж, итоги по каждому отделу вводятся в соответствующую колонку. Каждая продажа нумеруется в книге продаж, как показано на рисунке, и тот же номер ставится на заказе. Затем эти заказы подшиваются в папку для выполненных заказов в точном числовом порядке, что также располагает их в порядке дат отгрузки.

Бланк заказа

КНИГА ПРОДАЖ

9. Книга продаж, используемая в этом комплекте, демонстрирует некоторые особенности, которые ранее не показывались. Справа находятся три колонки для распределения продаж. Слева, помимо колонок для номера, даты и фолио, есть две колонки с заголовками «наличные» и «книга продаж». Все продажи за наличный расчет вносятся в колонку «наличные», а все продажи в кредит вносятся в колонку «книга продаж». В конце недели или месяца итог колонки «книга продаж» переносится в дебет счета книги продаж в главной бухгалтерской книге, в то время как итоги колонок продаж справа переносятся в кредит счета продаж в главной бухгалтерской книге.

РЕЕСТР СЧЕТОВ-ФАКТУР

10. В этом комплекте показана форма книги покупок, которая также объединяет реестр счетов-фактур. В отличие от форм книги покупок, с которыми студент был ознакомлен, этот реестр счетов-фактур дает полные сведения об условиях, скидках, сроках оплаты, а также о том, когда и как произведена оплата.

Совокупные итоги двух колонок отделов должны, конечно, совпадать с итогом колонки суммы. В конце месяца итог колонки суммы переносится в кредит счета книги покупок в главной бухгалтерской книге, а итоги колонок отделов переносятся в дебет счета покупок в главной бухгалтерской книге.

Детали оплаты ведутся в реестре счетов-фактур только как памятка. Это обеспечивает удобный учет неоплаченных счетов-фактур, показывая, когда каждый из них должен быть оплачен.

КАССОВАЯ КНИГА

11. В этом комплекте мы представляем колоночную кассовую книгу, которая также служит журналом для кассовых операций и известна как кассовый журнал. Главное преимущество колоночной книги заключается в возможности введения колонок со специальными заголовками для счетов, по которым записи делаются часто. Это не только позволяет переносить итоги на конец месяца с одной проводкой на счет бухгалтерской книги, но и обеспечивает удобную классификацию поступлений и расходов с полным разделением статей определенного класса.

В представленной форме предусмотрены колонки на стороне дебета для наличных, книги покупок (подразделенной на скидку и сумму), банковских депозитов и прочего; на стороне кредита — для наличных, книги продаж (подразделенной на скидку и сумму), продаж за наличный расчет, снятий со счета в банке и прочего. На первый взгляд может показаться, что эта форма является отступлением от обычной формы кассовой книги, но следует помнить, что колонки наличных — единственные, имеющие отношение к кассовому счету. Поступление наличных вносится в колонку дебета наличных, но сумма кредитуется источнику через соответствующую колонку кредита; таким образом, платеж, полученный по счету, дебетуется наличным и кредитуется через колонку книги продаж. Депозит кредитуется наличным и дебетуется банковским депозитам; оплата счета книги покупок чеком кредитуется снятиям со счета в банке и дебетуется счету книги покупок.

Колонки скидок являются только памятными колонками, чистые наличные вносятся в колонки сумм под книгой покупок и продаж. Эти колонки включены для того, чтобы общая сумма платежа могла быть перенесена на личные счета в книге покупок или продаж. Итоги этих колонок должны быть перенесены в колонки скидок и процентов в конце месяца.

Общая сумма, подлежащая переносу в дебет счета книги покупок и в кредит счета книги продаж, складывается из итогов колонок скидок и сумм.

Колонки прочего предусмотрены для всех записей, для которых нет специальных колонок, и используются главным образом для операций, затрагивающих счета главной бухгалтерской книги. Эти колонки иногда используются для обычных журнальных записей, не связанных с обменом наличных, но их использование для этой цели настоятельно не рекомендуется. Кассовая книга должна использоваться исключительно для записи кассовых операций. Когда используются колоночные книги покупок, продаж и кассовая книга, журнал нужен только для корректирующих и закрывающих записей, и для этой цели лучше всего предусмотреть обычный двухколоночный журнал.

ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ СЧЕТА РАСХОДОВ

12. В каждом бизнесе есть несколько классов расходов, и очень полезно знать точную сумму каждого класса. Когда все расходы учитываются под одной статьей, невозможно определить без значительной проверки, является ли какой-либо конкретный класс расходов больше, чем он должен быть. Поэтому принято подразделять расходы и открывать счета в бухгалтерской книге для разных классов расходов. Некоторые подразделения, находящиеся в общем пользовании, — это аренда (оплаченная), страхование, налоги, проценты и скидки, фрахт входящий, фрахт исходящий, зарплаты, труд, топливо, офисные принадлежности, телеграф и телефон, почтовые расходы, общие расходы и т. д. Точные используемые подразделения должны, по необходимости, определяться характером бизнеса. Например, статья расходов на телеграф и телефон может быть важна в одном бизнесе, в то время как в другом количество таких расходов будет настолько малым, что отдельный счет не оправдан.

ВАУЧЕР МЕЛКИХ РАСХОДОВ

13. Иллюстрируется форма конверта-ваучера для мелких расходов. Прочный манильский конверт того, что известно как размер №10, заменяет книгу мелких расходов. Он разлинован для записи платежей, и квитанция за каждый платеж помещается в конверт. Внизу есть место для распределения сумм по соответствующим счетам. Когда фонд мелких расходов истощается — или через установленные промежутки времени — выписывается чек на израсходованную сумму, и она списывается через кассовую книгу, оставляя фонд мелких расходов нетронутым. Сумма фонда мелких расходов считается наличными в кассе, а конверт-ваучер учитывает любую часть фонда, которой фактически нет в кассовом ящике. Мелкие расходы следует использовать экономно, так как они предназначены только для небольших статей расходов, когда неудобно выписывать чек. Когда книги закрываются, расходы по мелким расходам могут быть списаны через кассовую книгу как кассовые платежи, вместо выписки чека.

Ваучер мелких расходов

ОБРАБОТКА ОПРОТЕСТОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ

14. Когда вексель, тратта или чек опротестовываются, банк взимает с нас плату за протест в дополнение к номиналу документа. Общая сумма должна быть затем списана с того, от кого был получен документ. Предположим, чек Jones & Laughlin на 100,00 долл. идет на протест и возвращается нам с платой за протест в 2,50 долл. — запись будет:

Jones & Laughlin | $102.50 |
Bank |  | $102.50
Check No. 16 given to First Nat. |  |
Bank to cover J. & L. check for |  |
$100.00, protest fee $2.50. |  |

ПРИМЕРЫ ОПЕРАЦИЙ

15. Д. А. Холл занимается бизнесом оптового торговца мужской и мальчиковой одеждой. На 1 февраля его балансовый отчет выглядит следующим образом:

Balance Sheet, Feb. 1st, 1909.
Assets
Cash |  |  |  |
In Bank |  | $1,765.20 |  |
In Office |  | 125.00 |  |
Total Cash |  |  | $1,890.20 |
Accounts and Bills Receivable |  |  |  |
Bills Receivable |  | 850.00 |  |
Henry James, Due |  |  |  |
Feb. 5 | 350.00 |  |  |
David Traver & Co., Due |  |  |  |
Feb. 15 | 500.00 |  |  |
Accounts Receivable |  | 1,124.00 |  |
Frank Weitz | 234.00 |  |  |
John Gorham | 150.00 |  |  |
George Golden | 300.00 |  |  |
Clayton & Co. | 275.00 |  |  |
Henry Ames | 165.00 |  |  |
Total Accounts and Bills Rec. |  |  | 1,974.00 |
Inventory |  |  |  |
Men's clothing |  | $2,240.00 |  |
Boys'    " |  | 1,200.00 |  |
Total Inventory |  |  | $3,440.00 |
Total Assets |  |  |  | $7,304.20
Liabilities
Accounts and Bills Payable |  |  |  |
Bills Payable |  | 650.00 |  |
Henry Weir & Co., Due |  |  |  |
Feb. 7 | 450.00 |  |  |
A. Stein & Co., Due |  |  |  |
March 1 | 200.00 |  |  |
Accounts Payable |  | 675.00 |  |
D. Meyer & Bro. | 150.00 |  |  |
Altman & Sons | 350.00 |  |  |
Garson & Co. | 175.00 |  |  |
Total Accounts and Bills |  |  |  |
Payable |  |  | 1,325.00 |
Total Liabilities |  |  |  | 1,325.00
Present Worth |  |  |  | 5,979.20

Следующие операции записываются в книги:

—Feb. 1st—
Sold to D. A. Marcus & Son
10 overcoats | 7.50 | 75.00 |
10 men's suits | 6.75 | 67.50 | 142.50
—1st—
Sold to H. A. Branch
15 boys' suits | 3.50 | 52.50 |
—1st—
Rec'd from Geo. Golden
Cash on account |  | 150.00 |
—2nd—
Deposited in 1st Nat. Bank |  | 150.00 |
—2nd—
Sold to John Gorham
10 men's suits | 7.00 | 70.00 |
10 men's suits | 6.50 | 65.00 | $135.00
—2nd—
Sold to Larson & Anderson
5 boys' suits | 2.75 | 13.75 |
10 men's suits | 6.50 | 65.00 | 78.75
—2nd—
Sold for cash
Men's clothing |  | 37.50 |
—3rd—
Sold to Tallman & Co.
15 men's overcoats | 7.25 | 108.75 |
—3rd—
Paid 1 month's rent, Ck.
No. 1 |  | 75.00 |
—3rd—
Received from John Gorham
Cash on account |  | 150.00 |
—4th—
Bought from Carson & Scott
36 men's corduroy coats | 3.00 | 108.00 |
12 men's corduroy coats | 3.50 | 42.00 | 150.00
Terms 2/10, 1/30, n/60 |  |  |
—4th—
Deposited in 1st Nat. Bank |  | 187.50 |
—4th—
Sold to Harris & Rogers
12 men's corduroy coats | 3.75 | 45.00 |
5 overcoats | 8.00 | 40.00 | 85.00
—4th—
Received from Frank Weitz
Note at 30 days, 6% |  | 234.00 |
—5th—
Sent to D. Meyer & Bro. Ck.
No. 2 |  | $150.00 |
—5th—
Received from Henry James
Cash to apply on note |  | 200.00 |
Cash for interest |  | 1.75 | $201.75
New note 30 days, 6% |  |  | 150.00
—5th—
Bought from Adler & Co.
50 men's suits | 6.25 | 312.50 |
Terms 3/10, 1/30, n/60 |  |  |
—5th—
Paid salesman's salary Ck.
No. 3 |  | 25.00 |
—5th—
Drew for personal use Ck.
No. 4 |  | 50.00 |
—7th—
Sold to Henry Ames
20 men's suits | 7.50 | 150.00 |
10 boy's suits | 2.75 | 27.50 | 177.50
—7th—
Sold to Ackley & Son
10 boy's overcoats | 3.00 | 30.00 |
10 boy's suits | 2.75 | 27.50 | 57.50
—7th—
Received from Clayton & Co.
Check to apply on acct. |  | 200.00 |
—7th—
Deposited in 1st Nat. Bank |  | 401.75 |
—7th—
Paid our note to H. Weir & Co.
Check No. 5 |  | 450.00 |
—8th—
Sold to H. J. Andrews
10 men's overcoats | 8.00 | 80.00 |
12 men's corduroy coats | 4.50 | 54.00 | $134.00
—8th—
Paid express on shipment from
Carson & Scott, Ck. No. 6 |  | .90 |
—8th—
Received from Henry Ames
Cash on account |  | 165.00 |
—8th—
Sold for cash
1 job lot boy's clothing |  | 87.50 |
—9th—
Deposited in 1st Nat. Bank |  | 252.50 |
—9th—
Received from bank, check of
Clayton & Co., protested
for non-payment.
Amount of check |  | 200.00 |
Protest fees |  | 2.50 |
—10th—
Sold to Harris & Landis
10 men's overcoats | 7.75 | 77.50 |
—10th—
Sold to Frank Weitz
12 men's corduroy coats | 3.75 | 45.00 |
—10th—
Paid Carson & Scott
Check No. 7 |  | 147.00 |
Discount 2% |  | 3.00 |
—10th—
Paid electric light bill
Check No. 8 |  | 3.75 |
—10th—
Received from Clayton & Co.
Cash to redeem protested
check |  | $202.50 |
—10th—
Inventory at close of business,
Feb. 10
Men's clothing |  | 1,898.75 |
Boy's clothing |  | 1,247.75 |

Журнальные записи должны быть сделаны, чтобы счета, как показано на 1 февраля, были записаны в книгах. Операции должным образом вносятся в журнал, кассовую книгу, книгу продаж и реестр счетов-фактур и переносятся в бухгалтерскую книгу. Счета в главной бухгалтерской книге закрываются в торговый счет, а также счет прибылей и убытков — чистая прибыль кредитуется счету владельца — после закрытия бухгалтерской книги составляется оборотно-сальдовая ведомость и балансовый отчет. Из книг продаж и покупок готовятся выписки, которые совпадают с сальдо их контролирующих счетов. Все счета в главной бухгалтерской книге должным образом разлинованы, а сальдо перенесены.

Открывающая запись в журнале

Корректирующие журнальные записи

Книга продаж и реестр счетов-фактур

СЦЕНА НА САУТ-УОТЕР-СТРИТ, ГДЕ РАСПОЛОЖЕНЫ КОМИССИОННЫЕ ДОМА КРУПНЫХ ПРОДОВОЛЬСТВЕННЫХ РЫНКОВ ЧИКАГО

Колоночный кассовый журнал

Колоночный кассовый журнал

Книга продаж

Книга продаж

Книги продаж и покупок

Книги покупок и главная бухгалтерская книга

Главная бухгалтерская книга

Главная бухгалтерская книга

Главная бухгалтерская книга

Выписка из книги продаж и покупок

Балансовый отчет и оборотно-сальдовая ведомость главной бухгалтерской книги

УПРАЖНЕНИЯ

16. Следующие операции записаны в книгах Parker and Hoadley, Омаха, штат Небраска, оптовых торговцев чаем и кофе. При записи этих операций используются книги и формы, проиллюстрированные в этом разделе.

January 2nd, 1909

В эту дату между К. Дж. Паркером и Д. К. Ходли создается партнерство с целью ведения оптового бизнеса по продаже чая и кофе под названием Parker & Hoadley, основным местом ведения бизнеса будет Омаха, штат Небраска. Паркер вкладывает 3000,00 долл. наличными. Ходли вкладывает 2000,00 долл. наличными. Согласовано, что прибыль будет распределяться на основе вложенного капитала, на капитал начисляются проценты в размере 6%, а на снятия средств начисляются проценты в размере 6%. Книги должны закрываться ежемесячно, а прибыль распределяться между партнерами. Ходли берет на себя всю ответственность за ведение и управление бизнесом, за что он должен получать зарплату в размере 150,00 долл. в месяц, выплачиваемую частями по 75,00 долл. 15-го и 31-го числа каждого месяца.

Депонировано в Western National Bank 5000,00 долл.

Снято из банка, чек №1 на мелкие расходы 25,00 долл.

Куплено у Leggitt & Co., Нью-Йорк, 30 ящиков чая «Япония», 1455 фунтов по 0,37½, 20 ящиков чая «Улун», 972 фунта по 0,40; условия нетто 30, 2/10, франко-борт Нью-Йорк.

Куплено у Laughlin & Co., Чикаго, 20 мешков кофе «Рио», 1020 фунтов по 0,22½, 20 мешков кофе «Ява», 985 фунтов по 0,25; 20 мешков кофе «Мокко», 970 фунтов по 0,25; условия нетто 30, 2/10, франко-борт Омаха.

Оплачена аренда магазина за 1 месяц Джеймсу Робертсу, чек №2, 60,00 долл.

—3rd—

Продано Ames & Johnson, 92 12-я ул., в кредит, 3 ящика чая «Япония», 149 фунтов по 0,48; мешок кофе «Рио», 50 фунтов по 0,28; 1 мешок кофе «Ява», 52 фунта по 0,32.

Продано Landis & Snow, Южная Омаха, в кредит, 2 ящика чая «Улун», 101 фунт по 0,52; 1 мешок кофе «Мокко», 47 фунтов по 0,32; 2 мешка кофе «Рио», 98 фунтов по 0,28.

Sold to J. C. Peters & Son, 267 Roberts St., 3 chests Oolong tea, 146# at .52, 5 sacks Rio coffee, 252# at .48.

Bought for cash from Harris & Co., 1 office desk and chair $45.00, gave Ck. No. 3 in payment.

—4th—

Оплачен фрахт на кофе из Нью-Йорка чеком №4, 12,93.

Sold to Wright & Noble, 146 7th St., 2 sacks Java coffee, 99# at .32; 2 sacks Mocha coffee, 101# at .32.

Sold to Horgis & Co., 84 Jackson St., 5 chests Japan tea, 248# at .48.

Продано Winters & James, 92 Гастингс-стрит, 4 ящика чая «Япония», 201 фунт по 0,48; 3 ящика чая «Улун», 138 фунтов по 0,52; 2 мешка кофе «Ява», 97 фунтов по 0,32.

Продано за наличные 1 мешок кофе «Рио», 47 фунтов по 0,28; 1 ящик чая «Япония», 45 фунтов по 0,48.

—5th—

Продано Cobb & Willet, 892 Парк-авеню, 2 ящика чая «Япония», 92 фунта по 0,48; 1 ящик чая «Улун», 47 фунтов по 0,52; 1 мешок кофе «Рио», 44 фунта по 0,28; 1 мешок кофе «Ява», 45 фунтов по 0,32; 1 мешок кофе «Мокко», 43 фунта по 0,32.

Sold to Young & Criger, 62 Watson St., 5 sacks Mocha coffee, 205# at .32; 3 chests Oolong tea, 127# at .52.

Куплено у Japan Importing Co., Сан-Франциско, 60 ящиков чая «Япония», 2700 фунтов по 0,36, франко-борт Омаха, нетто наличными; дали наш вексель на 10 дней без процентов в оплату.

Оплачен счет Leggitt & Co. за вычетом 2% скидки, чек №5.

—6th—

Ames & Johnson оплатили свой счет за вычетом 2% кассовой скидки.

Депонированы наличные, полученные к этой дате.

Sold to Wade & Francis, 92 Bluff St., 10 chests Japan tea, 448# at .48.

Оплачено за телеграмму — мелкие расходы — 0,40.

Получен чек от Landis & Snow в полном расчете по их счету.

Sold to J. C. Peters & Son, 5 sacks Java coffee, 231# at .32.

Продано за наличные 3 мешка кофе «Рио», 127 фунтов по 0,28; 2 мешка кофе «Мокко», 89 фунтов по 0,32; 3 мешка чая «Япония», 131 фунт по 0,48.

—8th—

Депонированы наличные в кассе, а также чек Landis & Snow.

Sold to Ames & Johnson, 2 sacks Mocha coffee, 91# at .32; 2 chests Oolong tea, 87# at .52.

Sold to Wright & Noble, 3 chests Japan tea, 129# at .48; 1 chest Oolong tea, 42# at .52.

Оплачено за топливо чеком №6 Rogers Coal Co., 12,00.

Оплачена зарплата клерка, чек №7, 10,00.

Оплачено за труд, чек №8, 16,50.

—9th—

Sold to Watkins & Fish, 64 Prairie Av., 5 chests Oolong tea, 207# at .52.

Куплено у Western Grocer Co., Чикаго, 50 ящиков чая «Улун», 418 фунтов по 0,39; 20 мешков кофе «Рио», 876 фунтов по 0,22¼; 10 мешков кофе «Ява», 434 фунта по 0,25; 15 мешков кофе «Мокко», 653 фунта по 0,25; условия 30 дней нетто, 2/10, франко-борт Омаха.

Получено от Wright & Noble наличными в оплату нашего счета от 4 января за вычетом 2% кассовой скидки.

—10th—

Получен из банка чек Landis & Snow, опротестованный за неуплату, добавлены сборы за протест 1,90.

Отправлен Laughlin & Co. наш чек №9 в оплату счета

—11th—

Sold to Raymond H. Moss, 182 Spring St., 5 chests Japan tea, 217# at .48; 5 sacks Rio coffee, 214# at .28.

Sold to Watkins & Fish, 10 sacks Mocha coffee, 424# at .32.

Cobb & Willet оплатили свой счет полностью, вычтя 2% за наличный расчет.

—12th—

Депонированы наличные в кассе.

Sold to Cobb & Willet, 5 chests Japan tea, 213# at .48.

Sold for cash, 2 sacks Rio coffee, 88# at .28.

—13th—

Оплачен наш вексель Japan Importing Co., чек №10.

Оплачены прочие офисные расходы из мелких расходов 3,60.

Продано Wade & Francis 3 мешка кофе «Рио», 123 фунта по 0,28; 2 мешка кофе «Мокко», 86 фунтов по 0,32.

Оплачена зарплата клерка, чек №11, 10,00.

Оплачено за труд, чек №12, 16,50.

—15th—

Оплачена ½ месячной зарплаты Д. К. Ходли, чек №13, 75,00.

1-е. Сбалансировать кассу, сначала списав расходы по мелким расходам как кассовый платеж.

2-е. Провести книгу покупок, книгу продаж, журнал и кассовую книгу.

3-е. Составить оборотно-сальдовую ведомость.

4-е. Начислить проценты на счета партнеров.

5-е. Провести инвентаризацию запасов в наличии. Записи показывают количество купленных и количество проданных товаров. Когда одни и те же товары были куплены по разным ценам, используйте последнюю уплаченную цену при подсчете инвентаризации.

6-е. Закрыть счета в торговый счет и счет прибылей и убытков.

7-е. Распределить чистую прибыль на счета капитала партнеров.

КОМБИНИРОВАННЫЙ УЧЕТ ЗАКАЗОВ И ПРОДАЖ

17. Вместо ведения отдельных книг заказов и продаж оба учета могут быть объединены на одном бланке. Это достигается использованием бланков заказов, снабженных колонками для распределения продаж по разным отделам. До выполнения заказа эти бланки обрабатываются так же, как и те, что без колонок распределения. После выполнения суммы рассчитываются в соответствующих колонках и составляется счет-фактура. Затем заказы подшиваются в папку, заказы каждого дня хранятся вместе, а проводки делаются непосредственно на счета клиентов. Итоги переносятся на конец месяца, а общие суммы переносятся на счета продаж. Таким образом, оригиналы заказов становятся книгой продаж на свободных листах.

ВЫПИСКА ИЗ ПРОДАЖ

18. Когда бланк заказа используется как учет продаж, создавая книгу продаж с записью одной продажи на лист, несколько неудобно определять по итогам общие продажи за день. Эта информация представляет значительную ценность, так как знание того, что делается изо дня в день, важно для руководителей бизнеса. Такой учет обеспечивается выпиской из продаж на отдельном листе. Эта выписка должна показывать общие продажи за каждый день, как наличные, так и в кредит, разделенные по отделам.

Бланк может быть сделан того же размера, что и бланки заказов, и подшит в папку продаж в начале месяца. Продажи записываются ежедневно, а итоги переносятся на конец месяца, когда общие суммы могут быть перенесены непосредственно в кредит счета продаж в главной бухгалтерской книге. Итоги продаж в кредит будут перенесены в дебет контролирующего счета продаж в главной бухгалтерской книге.

ФРАХТ ИСХОДЯЩИЙ

19. Правильная обработка фрахта, оплаченного за исходящие отгрузки, является важным вопросом в бухгалтерском учете. Когда товары продаются по ценам с доставкой, оплаченный фрахт является одной из статей расходов при продаже товаров, и когда книги закрываются, счет будет закрыт в прибыль и убытки. Однако в оптовом бизнесе фрахт иногда оплачивается как услуга клиенту, когда товары были проданы по ценам франко-борт. Хотя сумма должна быть добавлена к счету-фактуре, она не должна кредитоваться счету продаж, так как это было бы принятием кредита за фиктивную торговую прибыль. Такая статья должна быть сделана специальным начислением клиенту посредством журнальной записи.

Customer Dr.

Out Freight Cr.

Комбинированный учет заказов и продаж

ГЛАВНЫЕ ОФИСЫ SAMUEL C. TATUM CO., ЦИНЦИННАТИ, ШТАТ ОГАЙО

Отделенческая выписка из продаж

РАСХОДЫ НА ПРОДАЖИ

20. В оптовом или производственном бизнесе очень желательно знать точную стоимость продажи товаров. В широком смысле эта стоимость покрывается общей статьей расходов на продажи, но она обычно делится на несколько классов расходов. Разделение различных статей расходов на продажи желательно для определения процента каждой из них. Статьи, которые должным образом относятся к расходам на продажи, в некоторой степени зависят от характера бизнеса. Например, командировочные расходы обычно являются прямыми расходами на продажи, но в некоторых видах бизнеса они могут быть отнесены на стоимость закупок. Статьи, входящие в расходы на продажи среднего бизнеса: реклама, зарплаты торговых представителей, командировочные расходы торговых представителей, комиссионные, выплаченные с продаж, стоимость упаковки и отгрузки, фрахт исходящий.

21. Реклама. Этот счет должен дебетоваться всеми расходами на рекламу, такими как реклама в газетах, журналах, трамваях и на рекламных щитах, стоимость печати каталогов, брошюр и циркуляров. Там, где есть какая-либо причина для этого, стоимость различных классов рекламы может, конечно, вестись на отдельных счетах. Целью и задачей рекламы является увеличение продажи товаров, поэтому она должным образом считается статьей расходов на продажи.

22. Зарплаты торговых представителей. Этот счет дебетуется всеми зарплатами, выплаченными торговым представителям, независимо от того, ездят ли они в командировки или работают в компании. Комиссионные и бонусы иногда включаются в этот счет, но обычно считается лучшим вести их на отдельных счетах.

23. Командировочные расходы торговых представителей. Этот счет дебетуется всеми законными командировочными расходами торговых представителей, причем конкретные включенные статьи в значительной степени зависят от характера бизнеса. Например, в некоторых видах бизнеса делается щедрое пособие на развлечение клиентов, в то время как в других эта статья никогда не допускается. В любом бизнесе счет командировочных расходов требует тщательной проверки. Торговые представители должны быть обязаны предоставлять постатейную выписку или ваучер расходов через установленные промежутки времени. Для удобства это должно быть сделано на форме, специально предусмотренной для этой цели. Один из самых удобных и популярных ваучеров расходов — это книга удобного карманного размера, со страницей для каждого дня недели и сводкой расходов за неделю на последней странице.

24. Упаковка и отгрузка. Этот счет дебетуется всей стоимостью упаковки товаров для отгрузки. Он включает такие статьи, как зарплата клерка по отгрузке и его помощников, ящики, пиломатериалы, коробки и все другие упаковочные материалы.

КНИГА ОБОРОТНО-САЛЬДОВЫХ ВЕДОМОСТЕЙ

Книга расходов путешественника

25. Чтобы сэкономить на переписывании названий счетов каждый месяц, можно с выгодой использовать книгу оборотно-сальдовых ведомостей. Эти книги рассчитаны на шесть оборотно-сальдовых ведомостей на двойной странице и иногда делаются с чередующимися короткими листами, так что двенадцать ведомостей могут быть составлены при одной записи названий. При использовании книги оборотно-сальдовых ведомостей необходимо проявлять осторожность, обеспечивая место для добавления новых счетов в каждом разделе. Там, где используются отдельные книги продаж и покупок, лучше всего предусмотреть книгу оборотно-сальдовых ведомостей для каждой книги.

РЕЕСТР ЧЕКОВ

26. Большие чековые книжки громоздки в обращении и требуют много ненужного труда. Их использование быстро уступает место в современных офисах реестру чеков. Реестр чеков имеет несколько явных преимуществ. Он представляет в компактной форме запись всех выданных чеков, а также может быть организован для показа депозитов и сальдо в банке. Колонки распределения могут быть предусмотрены с заголовками для различных счетов расходов, что делает реестр чеков книгой кассовых расходов. Форма должна варьироваться в зависимости от бизнеса, в котором она будет использоваться. Типичная форма проиллюстрирована на странице 37.

27. Чеки в блоках. Когда используется реестр чеков, обычным обычаем является наличие чеков, собранных в блоки. После того как чек выписан, он регистрируется и нумеруется в соответствии с номером реестра. При использовании чеков в блоках клерку, который выписывает чек, не нужно знать ничего о банковском сальдо.

Книга оборотно-сальдовых ведомостей

Реестр чеков, объединенный с книгой кассовых расходов

Книга полученных наличных

Чеки в блоках

КНИГА ПОЛУЧЕННЫХ НАЛИЧНЫХ

28. Кассовая книга, специально разлинованная для записи полученных наличных, используется для дополнения реестра чеков или книги кассовых расходов. Предусмотрены колонки для различных классов поступлений с одной колонкой кредита. Предполагается, что все полученные наличные депонируются, а платежи производятся исключительно чеком. Это не относится к расходам по мелким расходам, которые должны вестись в книге мелких расходов или на конвертах-ваучерах.

ПРИМЕРЫ ОПЕРАЦИЙ

29. Следующие операции иллюстрируют использование описанных специальных бланков и книг.

Д. А. Холл нанимает Г. Д. Снайдера в качестве торгового представителя с целью расширения своего бизнеса, соглашаясь платить ему зарплату в размере 150,00 долл. в месяц и расходы. Он приступает к работе 11 февраля. Суммы в бухгалтерских книгах стоят так, как показано в последнем проиллюстрированном модельном комплекте, и эти операции записываются:

—Feb. 11th.—
Paid Altman & Sons |  |
To balance account |  |
Ck. No. 9 |  | $350.00
—11th—
Paid Garson & Co. |  |
To balance account |  |
Ck. No. 10 |  | 175.00
—11th—
Sold to Daniels & Dean, Boone, Ia. |  |
10 men's suits | $7.50 | $75.00
10 men's suits | 6.75 | 67.50
20 boys' suits | 2.00 | 40.00
|  | 182.50
Terms 2/10 N/30 |  |
—11th—
Sold to A. C. Petersen, Nevada, Ia. |  |
10 men's overcoats | 8.50 | 85.00
10 men's suits | 7.00 | 70.00
|  | 155.00
Terms 2/10 N/30 |  |
—11th—
Received from D. A. Marcus & Son |  |
Cash |  | 139.65
Discount 2% |  | 2.85
—11th—
Sold for cash |  |
20 boys' suits | 1.75 | 35.00
20 men's pants | 2.00 | 40.00
—12th—
Received from John Gorham |  |
Cash 132.30 |  |
Discount 2% 2.70 |  |
—12th—
Sold to Henry Cook, Iowa Falls, Ia. |  |
5 men's suits | 8.00 | 40.00
5 men's suits | 5.75 | 28.75
5 boys' suits | 2.00 | 10.00
5 boys' suits | 1.75 | 8.75
|  | 87.50
Terms 2/10, N/30 |  |
—12th—
Sold to James Adams, Dennison, Ia. |  |
15 men's suits | 7.00 | 105.00
Terms 2/10, N/30 |  |
—12th—
Received from Geo. Golden |  |
Cash |  | $150.00
—13th—
Sold to D. A. Marcus & Sons |  |
10 men's pants | 2.00 | 20.00
10 boys' suits | 1.75 | 17.50
|  | 37.50
Terms 2/10, N/30 |  |
—13th—
Paid freight on shipment to |  |
Henry Cook |  |
Ck. No. 11 | 3.65 |
Charge to Cook |  |
—13th—
Deposited cash |  | 824.45
—13th—
Sold to S. H. Allen, Mason City, Ia. |  |
30 men's pants | 1.75 | 52.50
Terms 2/10, N/20 |  |
—14th—
Paid Adler & Co. |  |
Ck. No. 12 |  | 303.12
Discount |  | 9.38
—15th—
Sold to Marx & Sons, Charles City, Ia. |  |
10 boys' suits | 2.00 | 20.00
10 men's suits | 7.00 | 70.00
Terms 2/10, N/30 |  | 90.00
—15th—
Received from H. A. Branch |  |
Cash |  | 52.50
—15th—
Received from Larson & Anderson |  |
Cash |  | 78.75
—16th—
Paid H. D. Snyder |  |
1 week's salary |  | $37.50
Ck. No. 13 |  |
—16th—
Paid H. D. Snyder |  |
Traveling expenses |  | 17.65
Ck. No. 14 |  |
—16th—
Deposited cash on hand |  | 131.25
—16th—
Paid D. E. Jenkins |  |
For cartage on shipments |  | 2.50
Ck. No. 15 |  |

УПРАЖНЕНИЕ

1. Составьте оборотно-сальдовую ведомость бухгалтерской книги, как она выглядела бы после проводки этих операций.

2. Предполагая, что валовая торговая прибыль составляет в среднем тот же процент от продажных цен, что и в предыдущих операциях этого торгового дома, найдите приблизительную инвентаризацию на конец рабочего дня 16 февраля.

3. Подготовьте торговый счет и счет прибылей и убытков, основанный на этой инвентаризации.

Учет заказов и продаж

Учет заказов и продаж

Учет заказов и продаж

Учет заказов и продаж

Отделенческая выписка из продаж

Книга полученных наличных

ОДИН ИЗ ЭЛЕКТРОТЕХНИЧЕСКИХ ЗАВОДОВ КОМПАНИИ FAIRBANKS-MORSE

Реестр чеков и книга кассовых расходов

КОМИССИОННЫЙ И БРОКЕРСКИЙ БИЗНЕС

30. Комиссия или брокерство — это бизнес по покупке и продаже товаров для другого лица. Комиссионер или брокер действует в качестве агента, взимая установленный процент или комиссию за свои услуги.

Определенные товары продаются на рынке по наилучшим возможным ценам, причем цены зависят от состояния рынка — спроса и предложения. Поскольку для каждого продавца было бы неудобно и невыгодно сопровождать свои товары на рынок, он пользуется услугами комиссионера. Класс товаров, которыми чаще всего торгуют комиссионеры, — это сельскохозяйственная продукция, отправляемая в города как производителями, так и сельскими дилерами.

Практика отправки продукции брокеру для продажи на комиссионных началах постепенно выходит из употребления. В том виде, в котором бизнес ведется сейчас, комиссионер покупает продукцию напрямую и берет на себя риск получения прибыли, и таким образом его бизнес становится также бизнесом оптовика.

ТОВАРНЫЙ БРОКЕР

31. Определенные классы товаров продаются через посредничество брокеров, называющих себя товарными брокерами. Их бизнес обычно ведется в больших масштабах, чем бизнес обычного комиссионера. Товарный брокер продает в больших количествах — например, соль вагонами.

Различие между комиссионером и брокером заключается в том, что комиссионер имеет товары для продажи фактически в своем распоряжении, в то время как брокер действует как агент по покупке и продаже товаров, которыми он фактически не распоряжается.

АГЕНТ ПРОИЗВОДИТЕЛЯ

32. Один отдельный класс брокеров — это торговый агент или агент производителя. Это брокер, который продает товары для производителя, обычно по образцам. Как правило, производитель устанавливает цены и определяет условия кредита. Товары продаются от имени производителя, который ведет счета в своих книгах, выплачивая агенту комиссию за его услуги. В некоторых случаях, однако, агент производителя содержит свой собственный склад, выдает складскую квитанцию на товары, которые отправляются ему, и даже авансирует деньги производителю. Тогда он становится фактически комиссионером. Он удерживает товары в качестве обеспечения авансированных денег и, когда они проданы, собирает деньги и переводит остаток чистой выручки так же, как обычный комиссионер.

ОТГРУЗКИ

33. Когда принципал отправляет товары комиссионеру или брокеру для продажи на комиссионных началах, это называется отгрузкой. Как только товары отправлены, открывается счет отгрузки, и отгрузка обозначается именем получателя, номером или названием места — например, Отгрузка Ричарду Роу. Если комиссионеру делается более одной отгрузки, для каждой из них следует открыть счет, чтобы можно было определить прибыль или убыток по отдельным отгрузкам. Отдельные счета должны обозначаться номером — например, Ричард Роу, отгрузка №2.

Отгрузка, когда она сделана, записывается так же, как продажа, и позиции дебетуются по себестоимости. Счет также дебетуется любыми расходами, понесенными в связи с отгрузкой. Когда получен отчет о продажах, счет кредитуется чистой выручкой. Теперь он показывает либо прибыль, либо убыток, который переносится журнальной записью на счет под названием Прибыль и убытки по отгрузкам. Этот счет, в свою очередь, закрывается в прибыль и убытки, когда книги закрываются.

Если на момент закрытия книг имеются какие-либо непогашенные отгрузки, по которым не были получены отчеты о продажах, дебетовые сальдо представляют собой активы, так же как и инвентаризация товаров в наличии.

34. Счет агентов или факторов. Если отчет о продажах при получении сопровождается переводом для покрытия чистой выручки, дебетуются наличные и кредитуется счет отгрузки на эту сумму. Когда перевод не получен вместе с отчетом о продажах, счет отгрузки кредитуется чистой выручкой, а сумма дебетуется на новый счет, открытый на имя получателя как Агент, или Поверенный, или Фактор — например, Ричард Роу, Агент, или Ричард Роу, Поверенный, который рассматривается как личный счет. Это не означает, что Ричард Роу является должником в обычном смысле этого слова, а то, что он удерживает средства в доверительном управлении; и в случае его банкротства отправитель мог бы взыскать полную стоимость вместо того, чтобы быть вынужденным принять свою пропорциональную долю активов.

КОНСИГНАЦИЯ

35. Когда брокер получает отгрузку товаров для продажи на комиссионных началах, это известно как консигнация. Он открывает памятный счет, внося список товаров, но без указания сумм. Он не покупал товары, а просто удерживает их для продажи в качестве агента отправителя. Если есть какие-либо расходы по консигнации, такие как фрахт, перевозка или расходы на хранение, открывается счет на имя консигнанта. Заголовок будет Консигнация Джона Доу, и если от Джона Доу получено более одной консигнации, для каждой открывается отдельный счет. Этот счет дебетуется всеми расходами, и по мере совершения продаж они кредитуются на счет. Когда все товары проданы, брокер предоставляет консигнанту выписку, известную как отчет о продажах, показывающую продажи, расходы и чистую выручку.

Если при закрытии книг имеются какие-либо консигнации или части консигнаций, не проданные, счета консигнаций остаются открытыми и представляют собой либо активы, либо обязательства. Если расходы были дебетованы, а продажи не кредитованы, счет покажет дебетовое сальдо, представляющее актив. Если продажи были кредитованы сверх расходов, кредитовое сальдо будет представлять обязательство. Когда отчет о продажах был предоставлен, счет будет сбалансирован, так как чистая выручка была либо переведена, либо кредитована консигнанту.

36. Счет принципала. Если брокер переводит чистую выручку во время предоставления отчета о продажах, он дебетует консигнацию и кредитует наличные или векселя к оплате, в зависимости от обстоятельств. Но если он предоставляет отчет о продажах без перевода, он открывает счет с консигнантом, как Джон Доу, Принципал, или Джон Доу, Доверитель, и кредитует счет чистой выручкой, дебетуя счет консигнации. Заголовок счета показывает, что он не является обычным должником Джона Доу, а что сумма кредита представляет средства, принадлежащие Джону Доу и удерживаемые в доверительном управлении брокером. В случае его банкротства счет Джона Доу, Принципала, должен был бы быть оплачен до требований обычных кредиторов.

37. Комиссионный счет. Все суммы, полученные брокером за услуги, оказанные в связи с продажей товаров для отправителя, кредитуются на комиссионный счет. Когда книги закрываются, этот счет закрывается в прибыль и убытки.

КНИГИ ОТПРАВИТЕЛЯ ПРОДУКЦИИ

38. Наиболее распространенная отрасль комиссионного бизнеса — это отправка и продажа продукции. Используемые книги несколько отличаются от тех, что используются агентом производителя, продающим оптовикам, но принципы те же.

Двухколоночная книга отгрузок

Иногда один и тот же человек ведет бизнес как отправителя, так и брокера, покупая определенные товары, которые он, в свою очередь, отправляет другим брокерам для продажи за свой счет. В бизнесе по продаже сельскохозяйственной продукции отправитель, однако, обычно является покупателем, расположенным в сельской местности, который покупает продукцию у фермера и отправляет ее комиссионеру в город.

Книги, требуемые отправителем, — это книга покупок, книга отгрузок, книга отгрузок, кассовая книга, журнал и главная бухгалтерская книга.

39. Книга покупок. Эта книга имеет ту же форму, что и используемая в других видах бизнеса, с таким количеством колонок, сколько может потребоваться для разделения закупок различных классов продукции.

40. Книга отгрузок. Это книга первоначальной записи для отгрузок, в которой каждая отгрузка записывается подробно, показывая каждую позицию с ценами (обычно по себестоимости). Книга может быть разлинована колонками для разделения отгрузок различных классов продукции. Итог каждой отгрузки переносится в дебет индивидуального счета отгрузки в книге отгрузок. Итоги колонок переносятся на конец месяца, когда они переносятся в кредит счетов отгрузок в главной бухгалтерской книге. Эти счета отгрузок главной бухгалтерской книги открываются для каждого класса продукции, для которого требуется отдельный учет, и соответствуют счету продаж торгового бизнеса.

В конце месяца общая сумма всех отгрузок разносится в дебет контролирующего счета в главной бухгалтерской книге, известного как счет бухгалтерской книги отгрузок.

Если агенту одновременно отгружается более одного вида продукции, лучше всего составлять счета-фактуры для каждого из них, рассматривая их как независимые отгрузки. Каждое место должно иметь номер или другую маркировку, по которой его можно идентифицировать как принадлежащее к конкретной отгрузке.

41. Бухгалтерская книга отгрузок. Можно использовать обычную бухгалтерскую книгу или подготовить специальную форму. Поскольку дебетовая сторона счета потребует гораздо больше места, специальные формы весьма желательны. Удобная форма проиллюстрирована на странице 55.

42. Кассовая книга. Используются табличные кассовые книги со специальным расположением заголовков столбцов. Особенностями являются столбец на кредитовой стороне с заголовком «расходы по отгрузке» и дебетовый столбец с заголовком «бухгалтерская книга отгрузок». Столбец расходов по отгрузке предназначен для расходов, оплаченных по каждой отгрузке. Расходы разносятся непосредственно в дебет счетов отдельных отгрузок, а в конце месяца общая сумма расходов разносится в дебет контролирующего счета бухгалтерской книги отгрузок. Столбец бухгалтерской книги отгрузок предназначен для чистой выручки, переведенной вместе с отчетом о продажах. Суммы разносятся в кредит счетов отгрузок, а общая сумма в конце месяца разносится в кредит контролирующего счета бухгалтерской книги отгрузок.

Столбец «разное» предназначен для поступлений, отличных от переводов вместе с отчетами о продажах, — например, платежей от агентов, которые не прислали отчет о продажах.

Бухгалтерская книга отгрузок для комиссионной торговли

Кассовый журнал для комиссионной торговли

43. Счет бухгалтерской книги отгрузок. Это контролирующий счет бухгалтерской книги отгрузок. Он дебетуется на общую сумму отгрузок через книгу отгрузок; на авансовые расходы через кассовую книгу или журнал; кредитуется на сумму чистой выручки через кассовую книгу или журнал. Он также должен быть дебетован на сумму прибыли от отгрузок, иначе он не будет отражать общий остаток бухгалтерской книги отгрузок.

Когда чистая выручка кредитуется, счет отдельной отгрузки должен быть дебетован через журнал на сумму чистой прибыли, которая кредитует счет «Прибыли и убытки по отгрузкам». В журнале предусмотрен специальный кредитовый столбец для прибыли, или, если требуется учет прибыли по каждому виду продукции, предусматриваются два или более столбцов. Ежемесячные итоги разносятся в кредит счета прибылей и убытков по отгрузкам или на несколько таких счетов, например, «прибыль по птице», «прибыль по маслу и яйцам» и т. д. Общая сумма всех столбцов прибыли, которая представляет собой дебетовые записи по счетам отгрузок, относится в дебет счета бухгалтерской книги отгрузок.

Предполагается, что убытков будет немного, и при их возникновении записи должны делаться через журнал. Сумма будет отнесена в дебет счета прибылей и убытков по отгрузкам и кредитована как по счету отдельной отгрузки, так и по счету бухгалтерской книги отгрузок.

44. Журнал. Как уже объяснялось, журнал должен быть снабжен дополнительными столбцами для прибыли по каждому виду отгрузки.

Когда агент передает отчет о продажах без денежного перевода, операция должна быть отражена в журнале для закрытия счета отгрузки. Когда выручка должна быть отнесена в дебет его счета, запись выглядит следующим образом:

| Dr. | Cr. | Cr.
Richard Roe, Agt. | $160.00 |  |
To Shipment Ledger |  |  |
Richard Roe Shipment No. 1 |  | $160.00 |
Richard Roe, Shipment No. 1 | 18.00 |  |
To Profit and Loss on Shipments |  |  | $18.00

Если получен вексель для покрытия чистой выручки, запись та же, за исключением того, что дебетуется счет «Векселя к получению» вместо Ричарда Роу, агента.

При возникновении убытка запись выглядит следующим образом:

| Dr. |  |
Profit and Loss on Shipments | $18.00 |  |
To Shipment Ledger Account |  |  |
Richard Roe Shipment No. 1 |  |  | $18.00

и разноска будет произведена непосредственно по всем затронутым счетам.

ОБРАБОТКА ФАКТИЧЕСКИХ ПРОДАЖ

45. Отправитель может продать часть своей продукции напрямую, и если значительная доля его бизнеса ведется таким образом, продажи могут обрабатываться точно так же, как если бы он не занимался комиссионной торговлей, с отдельной книгой продаж и книгой продаж в кредит.

Большинству отправителей, однако, не потребуется разделять продажи до такой степени. Продажи могут быть отнесены в дебет счетов отгрузок в бухгалтерской книге отгрузок, но, конечно, они будут отражены с прибылью и кредитованы по счету отгрузок в главной бухгалтерской книге. Платежи по этим счетам будут внесены в кассовую книгу как чистая выручка.

ТОРГОВЫЙ СЧЕТ ОТПРАВИТЕЛЯ

46. Торговый счет отправителя составляется несколько иначе, чем для торгового предприятия, где предполагается, что все продажи отражаются с прибылью.

Если вся его продукция продается через комиссионеров, а инвентаризация продукции на складе в точности равна разнице между закупками и отгрузками, счет «прибыли и убытки по отгрузкам» представляет собой торговую прибыль. Но такое положение дел существует редко, если вообще существует. Либо были прямые продажи, либо в инвентаризации обнаружится расхождение. Последнее обычно имеет место в торговле продуктами, так как часть стоимости будет потеряна из-за скоропортящегося характера обрабатываемых товаров.

Торговый счет дебетуется на все закупки и инвентарь, если таковой имеется, на начало периода и кредитуется на все отгрузки и инвентарь на конец периода.

Теперь торговый счет показывает истинную торговую прибыль с полным разделением прибыли от фактических продаж и комиссионных продаж. Инвентарь не включает невыполненные отгрузки, они рассматриваются как отдельная статья в балансовом отчете.

TRADING a/c

To Purchases | $10,000 | 00 | By shipments | $9,000 | 00
Profit on Sales | 465 | 00 | " Inventory | 1,465 | 00
| $10,465 | 00 |  |  |
|  |  | By Profit on Sales | $465 | 00

ПРИМЕРЫ ОПЕРАЦИЙ

47. Следующие операции, взятые из книг Джона Доу, отправителя птицы, масла и яиц, иллюстрируют используемые книги и счета.

—Nov. 1, 1908—
Commenced business with a |  |
cash investment of |  | $1,000.00
—1st—
Bought for cash |  |
200# chickens | @ .11½ | 23.00
100# ducks | @ .13 | 13.00
—1st—
Bought from |  |
Henry Meyers |  |
400# turkeys | @ .16 | 64.00
—2nd—
Shipped to |  |
Richard Roe, to be sold on my a/c |  |
220# chickens | @ .11½ | 25.30
98# ducks | @ .13 | 12.74
—2nd—
Ctg. and Exp. on above |  |
paid in cash |  | 2.25
—3rd—
Bought for cash |  |
100 cs. eggs, 3,000 doz. | @ .16 | 480.00
—3rd—
Shipped to |  |
Richard Roe to be sold on my a/c |  |
95 cs. eggs, 2,850 doz. | @ .16 | 456.00
—3rd—
Sold to Johnson & Sons on a/c |  |
5 cases eggs, 150 doz. | @ .20 | 30.00
—4th—
Shipped to Richard Roe to be sold |  |
on my a/c 200# turkeys | @ .16 | $32.00
—4th—
Paid freight on eggs to Roe |  | 2.98
—4th—
Paid freight on turkeys to Roe |  | 1.80
—5th—
Received from Richard Roe |  |
Account Sales for Shipment No. 1 |  |
Net proceeds remitted in cash |  | 47.73
—6th—
Received from Richard Roe |  |
Account sales for shipment No. 2 |  |
Net proceeds retained by him |  | 518.12
—6th—
Paid for labor |  |
cash |  | 9.00

Книга отгрузок

Колоночная книга закупок и журнал

Кассовый журнал для комиссионной торговли

Книга закупок и отгрузок отправителя

Главная бухгалтерская книга отправителя

АДМИНИСТРАТИВНОЕ ЗДАНИЕ КОМПАНИИ MINNEAPOLIS STEEL & MACHINERY CO., МИННЕАПОЛИС, ШТАТ МИНН.

Главная бухгалтерская книга отправителя

УПРАЖНЕНИЕ

48. На определенную дату оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерской книге Генри Доннели, отправителя продукции, выглядела следующим образом:

DEBITS
Purchases of apples |  | $1,264.00
Purchases of potatoes |  | 1,500.00
Shipment Ledger Account |  | 736.00
Cash |  | 450.00
CREDITS
Shipment Account—apples |  | 1,200.00
Shipment Account—potatoes |  | 1,200.00
Profit on Shipments—apples |  | 250.00
Profit on Shipments—potatoes |  | 350.00
Accounts Payable |  | 950.00
During a subsequent period, his transactions were as follows:
Cash purchases of apples |  | 1,000.00
Cash purchases of potatoes |  | 1,000.00
Shipments of apples |  | 900.00
Shipments of potatoes |  | 1,100.00
Profits on apples |  | 100.00
Profits on potatoes |  | 200.00
Account Sales for which cash was received |  | 1,800.00
Account sales charged to Agts. |  | 600.00
Shipment Ledger Account decreased |  | 100.00
Sundry expenses paid in cash |  | 50.00
Inventory at end of period |  |
Apples | 210.00 |
Potatoes | 190.00 | 400.00

Подготовьте торговый счет и счет прибылей и убытков, показывающие чистую прибыль или убытки как по яблокам, так и по картофелю за весь период, представленный счетами.

КНИГИ КОМИССИОНЕРОВ

49. Книги, требуемые комиссионером по торговле продуктами: книга поступлений, кассовая книга, книга консигнаций, книга продаж, книга продаж в кредит, журнал и главная бухгалтерская книга. Если он закупает продукты для продажи за свой собственный счет, ему также требуются книга закупок и книга закупок в кредит.

50. Книга поступлений. Обычно это черновая книга с обычной разметкой дневника, хотя некоторые торговцы используют специальные формы.

При получении консигнации ей присваивается номер партии и она вносится в эту книгу на имя отправителя, но без указания сумм. Если были понесены какие-либо расходы, в книге консигнаций немедленно открывается счет на имя отправителя.

51. Кассовая книга. На кредитовой стороне кассовой книги под общим заголовком «книга консигнаций» находятся три столбца с заголовками «чистая выручка», «расходы» и «комиссия». Столбец комиссии является только меморандумом, общая сумма которого в конце месяца разносится в кредит счета комиссии в главной бухгалтерской книге.

Чистая выручка, расходы и комиссия по каждой консигнации разносятся отдельными статьями в дебет этого конкретного счета консигнации. В конце месяца общая сумма этих трех столбцов разносится в дебет счета книги консигнаций в главной бухгалтерской книге.

52. Книга продаж. Книга продаж снабжена специальными столбцами для продаж и консигнационных продаж. Столбец продаж представляет продажи собственных товаров торговца, итоги которых в конце месяца разносятся в кредит счета продаж в главной бухгалтерской книге и в дебет счета книги продаж.

Консигнационные продажи перечисляются по номеру партии и разносятся в кредит счетов консигнаций. Поскольку номера партий идут последовательно в книге поступлений, это служит индексом для счетов консигнаций. Итоги столбцов консигнационных продаж разносятся в кредит счета книги консигнаций, а столбец книги консигнаций разносится в дебет счета книги продаж.

53. Книга консигнаций. Эта книга содержит счета по каждой полученной консигнации. Счета дебетуются на расходы, чистую выручку и комиссии из кассовой книги и кредитуются на продажи из книги продаж. Если перевод не отправляется вместе с отчетом о продажах, необходимая запись делается в журнале, дебетуя как счет консигнации, так и счет книги консигнаций и кредитуя отправителя как принципала — или счет векселей к оплате, когда отправляется вексель.

54. Счет книги консигнаций. Это контролирующий счет, который получает свои дебетовые и кредитовые записи из тех же источников, что и счета консигнаций. За исключением случаев журнальных записей, в конце месяца разносятся только итоги.

ЗАКУПКА И ПРОДАЖА СОБСТВЕННЫХ ТОВАРОВ

55. Когда комиссионер также является оптовым торговцем, закупки и продажи отражаются в книгах точно так же, как если бы он не был комиссионером. Требуемые книги и счета такие же, как у любого другого оптового торговца.

ПРИМЕР ОПЕРАЦИИ

56. Следующие операции включают отгрузки, использованные в последнем модельном наборе, но рассматриваемые с точки зрения комиссионера.

—Nov. 3, 1908—
Received from John Doe to be |
sold for his account: |
220# chickens |
98# ducks |
Lot No. 1 |
—4th—
Received from John Doe to be |
sold for his account |
95 cs. eggs, 2,850 doz. |
Lot No. 2. |
—4th—
Sold for cash |
100# chickens (Lot 1) @ .16 | $16.00
—4th—
Sold to Sweet & Co. on a/c |
110# chickens (Lot 1) @ .16 | 17.60
—4th—
Sold for cash |
100# ducks (Lot 1) @ .17¼ | 17.25
—4th—
Paid expense on lot #1 | $1.60
—4th—
Rendered Account Sales, with |
remittance for Lot #1, commission 3% |
—5th—
Sold for cash |
20 cs. eggs., 600 doz., @ .18 (Lot 2) | 108.00
—5th—
Sold to Gaston & Co., 156 Hammond St. |
20 cs. eggs., 600 doz., @ .20 (Lot 2) | 120.00
—5th—
Sold to Francis & Gates, 948 37th St. |
30 cs. eggs, 900 doz., @ .19 (Lot 2) | 171.00
—5th—
Sold to H. B. Niles, 364 Fuller Ave. |
25 cases eggs, 750 doz. @ .19 (Lot 2) | 142.50
—5th—
Paid expense on Lot #2 | 7.13
—5th—
Rendered account sales for |
Lot #2, commission 3%, crediting |
amount to shippers' account. |
—5th—
Received from John Doe to be |
sold for his account |
200# Turkeys |
Lot #3 |
—5th—
Paid expense on Lot #3 | 1.25

Книга поступлений, журнал и книга продаж комиссионера

Кассовый журнал комиссионера

Книга консигнаций и книга продаж комиссионера

Главная бухгалтерская книга комиссионера

УПРАЖНЕНИЕ

57. В течение определенного периода комиссионер совершил следующие операции:

Purchased goods on his own account | $3,000.00
Sold goods on commission | 5,000.00
Sold his own goods | 2,500.00
Commissions earned | 150.00
Received cash for goods sold | 6,250.00
Paid expenses on consignments | 37.50
Rendered account sales with which cash was |
remitted to cover net proceeds | 2,712.50
Rendered account sales on which net proceeds |
were credited to the account of principals | 2,000.00
Paid cash on account of goods purchased | 2,200.00
Paid cash for sundry expenses | 75.00
Inventory of goods owned at the close of the period | 800.00

Подготовьте торговый счет, счет прибылей и убытков и балансовый отчет.

ХРАНЕНИЕ

58. Хранение, как оно здесь используется, — это бизнес по предоставлению складских помещений для товаров на пути к рынку до тех пор, пока они не будут проданы и доставлены покупателю. Источник снабжения и торговые обычаи в отношении определенных классов товаров делают вопрос хранения важным. Это особенно верно для торговли зерном. Крупные покупатели зерна, расположенные в важных распределительных центрах, которые стали основными зерновыми рынками благодаря своим производственным или транспортным мощностям, размещают своих закупщиков в зернопроизводящих районах для покупки зерна у производителей. В этих пунктах расположены небольшие предприятия по обработке зерна или элеваторы, где зерно принимается от фермеров и отправляется в распределительные центры.

Здесь должны быть обеспечены обширные складские мощности, чтобы эти отгрузки, составляющие огромные количества зерна, могли удерживаться до тех пор, пока состояние рынка не станет благоприятным для продажи. Если бы не этот обычай хранения, было бы необходимо продавать все зерно — за исключением небольших количеств, хранящихся у фермеров — вскоре после сбора урожая, что привело бы к снижению цен для всех заинтересованных сторон, начиная с фермера.

Эти условия привели к организации складских компаний для обеспечения хранения для владельцев. Когда зерно или другие виды товаров принимаются на хранение, выдается складская квитанция, и товары не будут выданы без предъявления квитанции. Складские квитанции являются оборотными, и, поскольку они являются доказательством права собственности на определенные товары, хранящиеся на складе, банкиры будут ссужать деньги владельцу и принимать складскую квитанцию в качестве обеспечения.

Производители и оптовики определенных продуктов также считают необходимым хранить большие количества своих товаров в распределительных центрах, чтобы они могли оперативно снабжать торговлю. Другая причина этой практики — финансовая. Когда производитель обменивает свои товары на складскую квитанцию, он может немедленно взять кредит под ее обеспечение, тем самым обеспечивая капитал для ведения своего бизнеса до наступления обычного сезона продаж для своего конкретного продукта.

Товарный брокер и агент производителей иногда имеют свои собственные склады и совмещают бизнес по покупке и продаже с бизнесом по хранению и, если они обладают достаточным капиталом, авансируют деньги производителю.

Скоропортящиеся продукты, которыми занимается комиссионер по торговле продуктами, также хранятся на складах холодильного хранения, как для их сохранения, так и для удержания до более благоприятных рыночных условий.

СЧЕТА ХРАНЕНИЯ

59. Плата за хранение обычно основана на 30-дневном периоде, хотя иногда и на более короткие периоды, и любой период менее полного месяца оплачивается по 30-дневному тарифу.

Хранение часто оплачивается за точное время нахождения товаров на складе, то есть сумма рассчитывается для каждого изъятого количества. Следующий пример демонстрирует это, плата за хранение взимается с каждого изъятого количества по ставке 10 центов за ящик в месяц.

Received | Delivered | Time | Rate | Amount
Nov. | 15 | 600 cs. eggs | Dec. | 10 | 100 cs. | 1 mo. | 10c | 10 | 00
|  |  | Jan. | 6 | 300 cs. | 2 mo. | 20c | 60 | 00
|  |  | Feb. | 14 | 200 cs. | 3 mo. | 30c | 60 | 00
|  |  |  |  | Total |  |  | 130 | 00

Это известно как простое хранение.

Другой метод заключается в начислении платы за хранение за среднее время по заданной ставке в месяц из 30 дней. Этот метод наиболее часто используется, когда поступления и выдачи часты, и называется средним хранением. Следующий пример демонстрирует этот метод.

Date | Receipts | Deliveries | Balance | Time | Quantity Stored For One Day
Nov. | 15 | 600 cs. |  | 600 cs. | 15 da. | 9,000 | cs.
Nov. | 30 | 200 " |  | 800 " | 10 da. | 8,000 | "
Dec. | 10 |  | 100 cs. | 700 " | 27 da. | 17,900 | "
Jan. | 6 |  | 300 " | 400 " | 39 da. | 15,600 | "
Feb. | 14 |  | 200 " | 200 " | 10 da. | 2,000 | "
Feb. | 24 |  | 200 " | 000 " |  |  |
|  | 800 | 800 |  |  | 30)52,500 |
Average for 1 mo. | 1,750 |
1,750 cs. @ 10¢ $175.00 (Amt. of charges)

ТРЕБУЕМЫЕ СПЕЦИАЛЬНЫЕ ЗАПИСИ

60. Одной из наиболее важных требуемых записей является запись о хранении, показывающая поступления и выдачи. Необходима специальная форма, которая должна быть адаптирована к требованиям конкретного класса складского бизнеса, в котором она будет использоваться.

Иллюстрируемая форма является типичной в том, что она предусматривает запись о хранении любого класса товаров, обрабатываемых в упаковках. Плата за хранение всегда указывается так, чтобы отчет по счету мог быть составлен в любое время. В конце каждого месяца плата за хранение, начисленная в течение месяца, дебетуется через журнал на личные счета владельцев. Общая сумма всех таких платежей за хранение кредитуется на счет «хранения» в главной бухгалтерской книге.

Когда происходят частые поступления и выдачи, владельцу должен быть предоставлен подробный отчет, показывающий все изменения в количествах и плате за хранение. Такой отчет должен быть выпиской из записи о хранении. Иллюстрируемая форма отвечает требованиям простого хранения.

Запись о хранении

Отчет о плате за хранение

ОБЩИЙ ВИД ЗАВОДА КОМПАНИИ SWIFT & COMPANY, ЧИКАГО, ШТАТ ИЛЛ.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ПО ПРОСТОЙ СИСТЕМЕ СРАВНИТЕЛЬНЫЕ ОТЧЕТЫ [3]

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ПО ПРОСТОЙ СИСТЕМЕ

1. До этого момента все обсуждения в этой работе относились к системе двойной записи в бухгалтерском учете, и все демонстрации проводились в соответствии с этой системой. Причина этого в том, что двойная запись — это лучший и единственный удовлетворительный метод бухгалтерского учета; это единственный метод, который выполняет важную функцию бухгалтерского учета, предоставляя правдивую запись результатов всех деловых операций.

3. Авторское право, 1909 г., Американская школа корреспонденции.

Может показаться, что обучение ведению книг по методу простой записи не имеет места в современном трактате по бухгалтерскому учету; и если бы нашей целью было обучение простой записи как методу, который следует использовать, это было бы правдой.

Бухгалтерский учет по простой системе не рекомендуется как метод для использования в каком-либо бизнесе.

Единственная причина для введения простой записи — показать студенту, как изменить набор книг с устаревшей простой записи на современную систему двойной записи. Хотя простая запись неадекватна, она все еще используется в некоторой степени. Она чаще встречается в небольших розничных заведениях, но иногда встречается в офисах корпораций и производственных предприятий. Бухгалтер, которого призывают занять должность, где используется этот метод, должен знать, как вести книги по простой записи, чтобы он мог более четко продемонстрировать преимущества метода двойной записи.

Когда преимущества двойной записи продемонстрированы, немногие работодатели будут возражать против перехода от простой записи. В большинстве офисов, где все еще используется простая запись, причины, препятствующие переходу, можно суммировать как незнание метода двойной записи или страх, что двойная запись увеличит работу без соответствующей выгоды. Эта последняя идея является заблуждением, унаследованным со времен бухгалтера старой закалки, который считал необходимым кропотливо записывать в журнал каждую операцию. Хотя это могло иметь некоторую ценность в то время, это больше не соответствует действительности. Современные идеи, улучшенные формы бухгалтерских книг, трудосберегающие устройства и бесчисленные сокращенные пути свели труд бухгалтера к минимуму, и если предпринимается какая-либо попытка доказательства точности, двойная запись на самом деле требует меньше труда, чем простая запись.

2. Отличительные особенности простой записи. Отличительной особенностью простой записи является то, что ведутся только личные счета. Когда товары продаются или покупаются, делаются записи операций, поскольку они затрагивают лиц, которым продано или у которых куплено. Записи не показывают увеличение или уменьшение какой-либо конкретной формы активов, такой как товары, поскольку счета имущества не ведутся. Счет обычно ведется с наличностью, но это приближается к двойной записи, ибо когда лицо платит деньги бизнесу, наличность дебетуется, а лицо кредитуется; и когда деньги выплачиваются, наличность кредитуется, а лицо дебетуется.

Иногда в наборе книг, в остальном ведущихся по простой записи, встречаются такие счета, как товары, расходы и недвижимость, но когда такие счета вводятся, книги начинают приобретать черты двойной записи.

3. Используемые книги. Основные книги набора простой записи обычно состоят из дневника или журнала, кассовой книги и бухгалтерской книги. И дневник, и кассовая книга являются книгами первоначальной записи, из которых операции разносятся непосредственно в бухгалтерскую книгу. Используемые вспомогательные книги — это книга заказов, книга векселей и чековая книжка.

Дневник или журнал — это привычная двухколоночная форма, левый столбец используется для дебетовых записей, а правый столбец — для кредитовых.

Кассовая книга имеет два столбца на каждой странице, и эти столбцы используются для разделения статей, затрагивающих личные счета, которые должны быть разнесены, и всех других статей, ни одна из которых не разносится. См. иллюстрацию.

Бухгалтерская книга имеет ту же форму, что и используемая в методе двойной записи.

Книга заказов обычно имеет форму обычного двухколоночного журнала. В розничном бизнесе она используется как основная книга, операции из нее разносятся в бухгалтерскую книгу. Иногда первый столбец используется для цен, а расширения делаются только при выполнении заказа.

Книга векселей весьма существенна в наборе простой записи по той причине, что в бухгалтерской книге не ведутся счета «Векселя к получению» и «Векселя к оплате».

4. Правила дебета и кредита. Правила дебета и кредита в простой записи такие же, как в двойной записи, за исключением того, что не записываются дебеты и кредиты, которые не затрагивают лиц или наличность — когда ведется счет наличности. Вкратце, эти правила, применяемые к простой записи, таковы:

Debit the person

When he receives anything of value;

When you pay him cash.

Credit the person

When you receive anything of value;

When he pays you cash.

Debit cash

When you receive it.

Credit cash

When you part with it.

5. Разноска. Нет никакой разницы между разноской в бухгалтерскую книгу простой записи и книгу, ведущуюся по методу двойной записи. Однако разносятся только личные счета, и бухгалтерская книга показывает лишь то, сколько денег бизнес должен лицам и сколько денег лица должны бизнесу. Бухгалтерская книга простой записи не показывает сумму наших невыполненных векселей или сумму векселей других лиц, удерживаемых нами. Эту информацию можно найти только в книге векселей. Бухгалтерская книга не показывает стоимость купленных или проданных товаров, расходы бизнеса, а также сумму наших инвестиций в землю, здания или другие формы имущества.

6. Счет владельца. Инвестиционный или капитальный счет владельца ведется в простой записи так же, как в двойной записи. Это может или не может включать снятия средств. Они могут быть записаны на личном или частном счете, и в этом случае счет владельца будет показывать чистые инвестиции в бизнес.

7. Проверка работы. Поскольку разносится только одна сторона каждой журнальной записи, две стороны бухгалтерской книги не будут совпадать, как в двойной записи. Следовательно, оборотно-сальдовая ведомость, строго говоря, невозможна. Единственный абсолютно верный метод проверки точности отдельного счета в бухгалтерской книге — это тщательная проверка всех разносок; это также верно и для двойной записи. Но можно доказать, что правильные итоги были разнесены в простой записи, как и в двойной записи. Поскольку бухгалтерская книга никогда не находится в равновесии, как в двойной записи, доказательство находится не путем сравнения двух сторон бухгалтерской книги, а путем сравнения разницы между двумя сторонами бухгалтерской книги с разницей между дебетами и кредитами в столбцах книг первоначальной записи, из которых были сделаны разноски. Если разница между дебетами и кредитами в бухгалтерской книге совпадает с разницей между дебетами и кредитами в книгах первоначальной записи, можно предположить, что работа выполнена правильно.

Чтобы проверить работу, сначала найдите остатки всех счетов бухгалтерской книги и введите суммы в дебетовые и кредитовые столбцы на журнальной бумаге — как для оборотно-сальдовой ведомости. Подсчитайте и найдите разницу между двумя столбцами. Затем подсчитайте книгу заказов, дневник, кассовую книгу или любые другие книги, из которых производится разноска, и перечислите итоги, которые должны быть разнесены в дебет и кредит счетов бухгалтерской книги. Подсчитайте и найдите разницу.

ПРИМЕРЫ ОПЕРАЦИЙ

8. Для первой демонстрации бухгалтерского учета по простой системе мы выбрали небольшой розничный бизнес, используя операции, которые были использованы для иллюстрации набора двойной записи. Этот набор ведется максимально простым способом, используемые книги — журнал, кассовая книга и бухгалтерская книга.

Бизнес открывается У. Вебстером 21 ноября 190-. Он собирается вести розничный продуктовый бизнес и арендовал магазин у У. Бристоля с ежемесячной арендной платой 30 долларов. Его ресурсы состоят из наличности, 600 долларов; запаса продуктов, 946,50 долларов; личных счетов, причитающихся ему, следующим образом: Генри Нортон 25 долларов, Л. Б. Дженкинс 22,70 долларов. Его обязательства состоят из двух счетов, следующим образом: Brewster & Co., 115,20 долларов; Warsaw Milling Co., 64 доллара. Открывающая запись, фиксирующая вышеуказанное, делается в журнале, как в двойной записи, но разносятся только личные статьи. Наличность переносится в кассовую книгу.

ОТДЕЛ НАРЕЗКИ НА ЗАВОДЕ КОМПАНИИ UNION TWIST DRILL CO., АТОЛ, ШТАТ МАСС.

—Nov. 21—
Sold to Henry Norton on account |
10# sugar | 5½¢ | $.55
2 cans corn |  | .25
1 can peas |  | .15
3# rice |  | .30
|  | 1.25
—21—
Sold to John Smallwood on account |
5# butter |  | $1.00
4# lard |  | .50
1 doz. eggs |  | .25
|  | 1.75
—21—
Cash sales |  | 14.10
—22—
Sold to Harry Webster on account |
7 bars Lenox soap |  | .25
1 pkg. gold dust |  | .20
1 pkg. matches |  | .15
¼ bbl. flour |  | 1.35
|  | 1.95
—22—
Bought for cash |
10 doz. eggs | .21 | 2.10
—23—
Bought from H. Kling & Co. on account |
244# hams | .12½ | 22.50
201# lard | .07½ | 15.08
|  | 45.58
—23—
Sold to F. W. Bradley on account |
2 bu. potatoes |  | 1.60
—23—
Sold to C. D. Glover on account |
1 bbl. apples |  | 3.25
5 gal. vinegar |  | 1.25
|  | 4.50
—23—
Cash sales |  | 13.20
—24—
Sold to A. C. Maybury on account |
1# bkg. powder |  | $.50
1# corn starch |  | .10
1# soda |  | .10
1 pkg. jello |  | .20
|  | .90
—24—
Sold to John Smallwood on account |
2# cheese |  | .32
1 bottle vanilla |  | .35
1# coffee |  | .35
1# tea |  | .60
|  | 1.62
—24—
Bought from John Smallwood on account |
100 bu. potato | .60 | 60.00
—24—
Paid John Smallwood |
Cash on account |  | 25.00
—24—
Cash sales |  | 15.00
—25—
Paid Brewster & Co. |
Cash on account |  | 115.20
—25—
Sold to L. B. Jenkins on account |
½# pepper |  | .20
12# ham | .14 | 1.68
|  | 1.88
—25—
Received from Henry Norton |
Cash |  | 26.25
—25—
Cash sales |  | 13.00
—26—
Credited Wm. Bristol |
for one month's rent |  | $30.00
—26—
Sold to Wm. Bristol on account |
11# ham | .14 | 1.54
1 qt. bottle olives |  | .50
2# coffee |  | .70
20# sugar | .05½ | 1.10
|  | 3.84
—26—
Sold to C. D. Glover on account |
¼ bbl. flour |  | 1.35
1# bkg. powder |  | .50
7 cks. borax soap |  | .25
|  | 2.10
—26—
Paid cash for clerk hire |  | 8.00
—26—
Cash sales |  | 18.70
—28—
Sold to H. N. Shaw on account |
1 bu. potatoes |  | .80
1 doz. cans corn |  | 1.50
|  | 2.30
—28—
Sold to Watkins Hotel Co. on account |
10 bu. potatoes | .75 | 7.50
50# lard | .10 | 5.00
20# ham. | .13½ | 2.70
|  | 15.20
—28—
Cash sales |  | 9.45
—29—
Bought from Lowell & Sons on account |
500# sugar | .04¾ | $23.75
50 gal. molasses | .30 | 15.00
|  | 38.75
—29—
Bought from Star Salt Co. on account |
10 bbls. salt | .80 | 8.00
—29—
Sold to R. H. Sherman on account |
1# coffee |  | .25
1# chocolate |  | .45
1 qt. olive oil |  | 1.35
¼# ginger |  | .15
¼# pepper |  | .15
1 pkg. mince meat |  | .10
2# lard |  | .25
|  | 2.70
—29—
Cash sales |  | 14.35
—30—
Received from F. W. Bradley on account |
Cash |  | 1.60
—30—
Paid Warsaw Milling Co. on account |
Cash |  | 64.00
—30—
Sold to John Smallwood on account |
1 bbl. salt |  | 1.10
—30—
Sold to D. E. Johnson on account |
10# lard | .10 | 1.00
1# bkg. powder |  | .50
1 pk. apples |  | .35
|  | 1.85
—30—
Bought for cash |
5 bu. apples | 1.00 | $5.00
—30—
Cash sales |  | 17.90

По окончании рабочего дня 30 ноября бухгалтерская книга проверяется в соответствии с правилами, приведенными в ст. 7. Все открытые счета в бухгалтерской книге перечисляются на обычной журнальной бумаге, а остатки переносятся в дебетовые и кредитовые столбцы. Эти столбцы подсчитываются, итог кредитовых столбцов составляет 1564,02 доллара, а дебетового столбца — 56,08 доллара. Вычитая последнее из первого, мы находим разницу в 1507,94 доллара. Затем вводятся и складываются общие разноски — дебетовые и кредитовые — из журнала и кассовой книги, общие дебетовые разноски составляют 296,44 доллара, а общие кредитовые разноски — 1804,38 доллара. Вычитание первого из последнего дает 1564,02 доллара, что совпадает с разницей в остатках бухгалтерской книги. Это доказывает правильность разносок в бухгалтерскую книгу и заменяет оборотно-сальдовую ведомость, используемую в методе двойной записи.

Журнал простой записи

Журнал простой записи

Журнал простой записи

ВИД НА ТЕРРИТОРИЮ КОМПАНИИ FORE RIVER SHIPBUILDING COMPANY, КУИНСИ, ШТАТ МАСС. Показывает возможности для обработки материалов на складе листового металла и типичное расположение цехов. Большой электрический кран имеет пролет 175 футов и перемещается по 1000 футам путей. Говорят, что это один из крупнейших кранов такого рода в мире.

Кассовая книга простой записи

Бухгалтерская книга простой записи

Бухгалтерская книга простой записи

Бухгалтерская книга простой записи

ЦЕХ АВТОМАТИЧЕСКИХ СТАНКОВ ДЛЯ ПРОИЗВОДСТВА ДЕТАЛЕЙ ДЛЯ ПЕРФОРАТОРОВ, УГОЛЬНЫХ МАШИН, АЛМАЗНЫХ БУРОВ И Т. Д. НА ЗАВОДЕ КОМПАНИИ SULLIVAN MACHINERY COMPANY В КЛЕРМОНТЕ, ШТАТ Н. Х.

Проверка бухгалтерской книги простой записи

Отчет о прибылях и убытках простой записи

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИБЫЛИ

9. Не имея номинальных счетов, мы не можем закрыть через торговый счет на прибыль и убытки, а должны использовать другой метод для определения прибыли или убытка за данный период. Сначала необходимо будет установить текущую стоимость бизнеса. Поэтому первым шагом будет проведение инвентаризации, точно так же, как если бы мы закрывали бухгалтерскую книгу двойной записи. Наша инвентаризация показывает товары на сумму 1042,77 доллара. Затем мы составим отчет об активах и обязательствах, следуя той же форме, что и балансовый отчет, когда книги ведутся по двойной записи. Это даст нам текущую стоимость.

Из текущей стоимости мы вычтем капитальные вложения (или текущую стоимость на момент составления последнего отчета), что покажет прибыль за период. Если текущая стоимость меньше капитальных вложений, бизнес показывает убыток.

Следует отметить, что, хотя этот метод показывает чистую прибыль, он не показывает, как эта прибыль была получена. Не имея счетов закупок и продаж, мы не можем иметь торговый счет для показа валовой прибыли, а без счетов расходов нет данных, из которых можно составить подробный отчет о прибылях и убытках. В этом заключается один из недостатков метода бухгалтерского учета по простой системе.

ЗАКРЫТИЕ КНИГ

10. Чтобы закрыть бухгалтерскую книгу простой записи, все, что необходимо, — это кредитовать инвестиционный счет владельца или любой счет, представляющий капитал, на сумму чистой прибыли или дебетовать счет на сумму чистого убытка. Затем подведите черту под личными счетами и перенесите остатки.

УПРАЖНЕНИЕ

На определенную дату активы и обязательства Дэвида Генри выглядят следующим образом:

Assets |
Cash | $450.00
Due from sundry debtors | 75.20
Merchandise per inventory | 762.50
Liabilities |
Due sundry creditors | 144.00

Записаны следующие операции:

Sales to sundry persons on account | 44.71
Bought from sundry persons on account | 337.54
Sold for cash | 94.90
Received cash on account | 62.00
Paid cash on account | 132.50
Paid cash for rent | 35.00
Paid cash for clerk hire | 7.00

По окончании периода, в котором были записаны эти операции, инвентарь товаров в наличии составил 987,75 долларов.

Первое. Откройте книги простой записи, внося эти операции в журнал и кассовую книгу.

Второе. Разнесите в бухгалтерскую книгу, используя термины «Дебитор» и «Кредитор» для представления счетов клиентов и тех, у кого были куплены товары.

Третье. Проверьте бухгалтерскую книгу.

Четвертое. Составьте отчет об активах и обязательствах.

Пятое. Была ли прибыль или убыток, и как это влияет на счет владельца?

ПЕРЕХОД К ДВОЙНОЙ ЗАПИСИ

11. Как изменить метод ведения набора книг с простой на двойную запись — важный вопрос для бухгалтера, ибо его могут в любое время призвать выполнить эту работу. Если это однажды понято, изменение включает только очень простые записи. Процедуру можно кратко описать следующим образом:

Первое. Подготовьте отчет об активах и обязательствах.

Второе. Внесите этот отчет в журнал и разнесите в бухгалтерскую книгу, дебетуя все счета, представляющие активы, и кредитуя все счета, представляющие обязательства. Кредитуйте счет владельца на разницу, которая является текущей стоимостью.

Если должна быть открыта новая бухгалтерская книга, будут открыты новые счета для каждой формы актива или обязательства, представленных в записи.

Если должна использоваться старая бухгалтерская книга, должны быть открыты новые счета с активами и обязательствами, еще не представленными счетами в бухгалтерской книге, и только чистая прибыль будет кредитована на счет владельца. Отметьте личные счета, но не разносьте.

Третье. Составьте оборотно-сальдовую ведомость, чтобы увидеть, находится ли бухгалтерская книга в равновесии, как это должно быть после разноски этих записей.

УПРАЖНЕНИЕ

Следуя приведенным правилам, измените книги Дэвида Генри на двойную запись, используя старую бухгалтерскую книгу.

Покажите необходимую журнальную запись и укажите, какие новые счета должны быть открыты.

ПЕРЕХОД КНИГ ПАРТНЕРСТВА К ДВОЙНОЙ ЗАПИСИ

12. Мы предположим, что бухгалтерская книга, проиллюстрированная в следующем модельном наборе (страницы 23-27), представляет бизнес Бентона, Дугласа и Кемпа и что книги велись по простой записи.

Они хотят принять метод двойной записи и приглашают вас внести необходимые изменения в их книги.

Ваш первый шаг — составить отчет о счетах бухгалтерской книги, включая все, кроме капитальных счетов партнеров. Этот отчет дает вам следующую информацию:

Personal Accounts, Debit Balances | $189.25
Personal Accounts, Credit Balances | 2,828.50
Cash in Bank | 7,313.73

Вы также балансируете кассовую книгу и сравниваете остаток с наличностью в ящике и обнаруживаете, что показанная сумма, 21,60 доллара, верна.

Тем временем проводится инвентаризация. По завершении показанные результаты таковы:

Merchandise | $2,114.50
Furniture and Fixtures | 2,000.00

Следующий шаг — составить отчет об активах и обязательствах с целью определения текущей стоимости бизнеса.

STATEMENT OF ASSETS AND LIABILITIES
Assets |  |
Cash in Bank (Ledger) | $7,313.73 |
Cash in Office (Cash Book) | 21.60 |
Personal Accounts (Ledger) | 189.25 |
Merchandise (Inventory) | 2,114.50 |
Furniture and Fixtures (Inventory) | 2,000.00 |
Total Assets |  | $11,639.08
Liabilities |  |
Personal Accounts (Ledger) |  | 2,828.50
Present Worth |  | 8,810.58

Капитальные счета партнеров показывают, что первоначальные инвестиции составляли 9000 долларов, что больше, чем текущая стоимость. Вычитание последнего из первого даст чистый убыток.

Investment | $9,000.00
Present Worth | 8,810.58
Net Loss | 189.42

Соглашение о партнерстве предусматривает, что прибыль и убытки должны делиться поровну, но не содержит упоминания об уплате процентов по снятиям средств или предоставлении процентов по личным кредитам.

Отчет об активах и обязательствах вносится в журнал, и в бухгалтерской книге открываются счета «инвентарь товаров» и «мебель и приспособления» — единственные статьи, еще не представленные счетами бухгалтерской книги. Чтобы завершить изменение и сбалансировать бухгалтерскую книгу, в журнале делается следующая простая запись и разносится на личные счета партнеров.

James Benton | Dr. | $63.14
Horace Douglas | Dr. | 63.14
Henry Kemp | Dr. | 63.14

Оборотно-сальдовая ведомость теперь покажет, что бухгалтерская книга находится в равновесии.

Вы выполнили процедуру, необходимую для изменения книг партнерства с простой на двойную запись при заданных условиях. Общее правило, которому следует следовать, — это установить текущую стоимость, произвести корректировку партнерства, как в двойной записи, и разнести, как при изменении книг единоличного владения.

УПРАЖНЕНИЕ

Книги Ланкастера, Дженкинса и Стабба велись по простой записи, но они желают перейти к двойной записи.

Соглашение о партнерстве предусматривает, что каждый партнер должен участвовать в прибыли пропорционально своим чистым инвестициям. Отдельные счета ведутся с каждым партнером для покрытия его инвестиций и снятий средств.

Ниже представлен отчет о счетах бухгалтерской книги, как они выглядели 31 декабря. Остатки инвестиционных счетов партнеров такие же, как при последней корректировке, так как в текущем периоде дополнительных инвестиций не делалось.

STATEMENT OF LEDGER
Lancaster, | Investment | Credit | Balance | $2,000.00
Jenkins | " | " | " | 1,500.00
Stubb | " | " | " | 1,500.00
Personal | Accounts | " | " | 900.00
" | " | Debit | " | 2,200.00
Lancaster, | Withdrawals | " | " | 325.00
Jenkins | " | " | " | 250.00
Stubb | " | " | " | 175.00
Bank | " | " | " | 2,150.00
Cash in office |  |  | 50.00

Проводится инвентаризация, которая показывает стоимость товаров на складе 1850 долларов, приспособлений 300 долларов.

Первое. Перенесите дебетовые остатки счетов снятия средств партнеров на инвестиционные счета.

Второе. Покажите записи для внесения корректировки партнерства и для изменения книг на двойную запись.

Третье. Укажите галочкой (√), какие счета должны быть разнесены, используя старую бухгалтерскую книгу.

Бухгалтерская книга партнерства простой записи

Бухгалтерская книга партнерства простой записи

Бухгалтерская книга партнерства простой записи

Бухгалтерская книга партнерства простой записи

Бухгалтерская книга партнерства простой записи

ПЕРЕХОД КНИГ КОРПОРАЦИИ К ДВОЙНОЙ ЗАПИСИ

13. Книги корпораций редко ведутся по простой записи, но такие случаи не невозможно найти. В Чикаго есть производственная корпорация, которая работает более двадцати лет и ведет бизнес на четверть миллиона долларов в год, чьи книги велись по простой записи. Только в январе 1909 года был приглашен бухгалтер, чтобы изменить их книги на современную систему двойной записи.

В приведенном случае велся счет акционерного капитала, а дивиденды выплачивались наличными. Процедура, которой следовал бухгалтер, заключалась в том, чтобы сначала провести инвентаризацию оборудования, материалов, запасов, незавершенного производства и готовой продукции. Затем земля и здания были оценены по их текущей стоимости. Счета велись с недвижимостью и оборудованием, но ремонт зданий был отнесен на недвижимость, тем самым показывая фиктивное увеличение стоимости, и никакая амортизация не была начислена на оборудование. Также был товарный счет, который был дебетован на все закупки и кредитован на все продажи, так что он не предоставлял никакой ценной информации.

По этим причинам при составлении отчета об активах и обязательствах из книг были взяты только личные счета, акционерный капитал, банковский счет и наличность. При составлении этого отчета акционерный капитал был включен как обязательство, а превышение активов над обязательствами представляло собой излишек.

Отчет был внесен в журнал, и счета, представляющие каждую статью, были открыты в новой бухгалтерской книге. Остаток был кредитован на счет излишка, и книги были сбалансированы. Впоследствии различные счета расходов открывались по мере возникновения операций, требующих их использования.

Если бы директора настояли, бухгалтер был бы обязан внести недвижимость и оборудование по значениям, показанным в старых счетах, но инвентаризация товаров была бы необходима в любом случае.

Безопасное правило при изменении книг корпорации на двойную запись — составить отчет об активах и обязательствах, включая акционерный капитал в обязательства. Затем откройте необходимые счета и кредитуйте разницу в отчете на счет излишка.

Журнальные записи для перехода к двойной записи

В упомянутом случае книги показали следующие факты:

Cash in Office | $156.72
Cash in Bank | 7,264.20
Accounts Receivable | 11,978.50
Accounts Payable | 9,647.60
Capital Stock | 75,000.00

Инвентаризации и оценки привели к следующим оценкам:

Real Estate (Land and Buildings) | $38,000.00
Machinery | 27,750.00
Material | 11,227.60
Supplies | 648.50
Goods in Process | 3,984.70
Manufactured Goods | 5,290.00

Руководство желало иметь систему учета затрат, следовательно, при открытии новых книг было необходимо предусмотреть нужные счета. Полные записи, использованные для изменения этих книг с простой на двойную запись, показаны в проиллюстрированном модельном журнале, страница 29.

Бухгалтерская книга после перехода к двойной записи

Бухгалтерская книга после перехода к двойной записи

УПРАЖНЕНИЕ

Книги Star Coal Company, корпорации с оплаченным капиталом 10 000 долларов, велись по простой записи. Из книг собраны следующие факты:

Cash in Bank |  | $3,500.00
Personal Accounts | Debit Balances | 6,500.00
Cash in Office |  | 200.00
Personal Accounts | Credit Balances | 2,500.00

Инвентаризация дает следующие результаты:

Coal | 3,750.00
Horses and Wagons | 800.00
Furniture and Fixtures | 300.00

Сделайте необходимые журнальные записи для перехода к двойной записи. Предусмотрите резерв 5% для невозвратных счетов, 10% для амортизации лошадей и повозок, 10% для амортизации мебели и приспособлений. Объявите дивиденд 10% и перенесите остаток прибыли на излишек, сделав все журнальные записи для фиксации этих операций.

ДВА ПОЛУСФЕРИЧЕСКИХ ДНИЩА ДЛЯ ПРИПОДНЯТЫХ РЕЗЕРВУАРОВ НА 100 000 ГАЛЛОНОВ, СОЕДИНЕННЫХ ЗАКЛЕПКАМИ, ПОКАЗЫВАЮЩИЕ КЛАСС КАЧЕСТВА РАБОТЫ, НЕОБХОДИМЫЙ ДЛЯ РАБОТ ТАКОГО ХАРАКТЕРА Chicago Bridge & Iron Works, Чикаго, Илл.

ОБОРОТНО-САЛЬДОВЫЕ ВЕДОМОСТИ И СРАВНИТЕЛЬНЫЕ ОТЧЕТЫ

14. Составление сравнительных отчетов — одна из важнейших обязанностей бухгалтера. Способность правильно классифицировать счета, составляющие торговые отчеты, отчеты о прибылях и убытках и балансовые отчеты, является ценным активом для бухгалтера, который стремится продвинуться на самую высокую должность.

Отчеты такого рода, если они не классифицированы должным образом, непонятны среднему деловому человеку. Простое изложение остатков счетов бухгалтерской книги, расположенных без учета их взаимосвязи друг с другом, может показать, что бухгалтерская книга сбалансирована, но не представляет информации, имеющей особую ценность для менеджера бизнеса. Что он хочет — и ожидает — это отчет, из которого он может легко извлечь желаемую информацию; он должен подчеркивать важные моменты.

Классификация счетов уже была затронута, но не будет вреда, если еще больше подчеркнуть важность этой особенности. Ибо при правильной классификации счетов в бухгалтерской книге сама оборотно-сальдовая ведомость будет предоставлять некоторую очень интересную информацию, вместо того чтобы быть просто списком остатков. При расположении счетов в бухгалтерской книге следует соблюдать следующие правила.

Все счета активов должны быть собраны в первом разделе и сгруппированы в соответствии с их классификацией; т. е. активные, фиксированные и пассивные или фиктивные.

Обязательства должны быть разделены на обеспеченные или фондированные, необеспеченные или плавающие и капитал; последнее включает любые резервные счета, которые могут поддерживаться.

Счета расходов должны следовать далее и должны быть подразделены на расходы по продажам, общие и административные.

Торговые счета должны быть сгруппированы и разделены на закупки, входящий фрахт и продажи.

Если это производственный бизнес, производственные счета должны быть разделены на закупки, труд и расходы.

Преимущества карточных и бухгалтерских книг со сменными листами очевидны в связи с правильным расположением счетов. Они легко поддаются любой желаемой классификации, и новые счета по мере необходимости могут быть вставлены в любой точке.

С целью показа некоторых возможностей классификации счетов мы приводим несколько примеров модельных оборотно-сальдовых ведомостей.

TRIAL BALANCE
Assets
Cash | $264.20 |
Bank | 4,728.50 |
Accounts Receivable | 6,270.00 |
Inventory (Jan. 1) | 7,860.00 |
Real Estate | 10,000.00 |
Furniture and Fixtures | 5,000.00 |
Liabilities
Mortgage Payable |  | $3,000.00
Bills Payable |  | 5,000.00
Accounts Payable |  | 6,120.00
Capital Stock |  | 20,000.00
Profit and Loss
Advertising | 475.00 |
Salesmen's Salaries | 300.00 |
Traveling Expenses | 189.70 |
General Expense | 74.00 |
Interest and Discount | 22.60 |
Building Maintenance | 37.00 |
Taxes and Insurance | 42.00 |
Salaries | 525.00 |
Trading
Purchases | 5,500.00 |
In-Freight and Cartage | 96.20 |
Sales |  | 7,219.00
| 41,361.60 | 41,361.60

Если бы счета в этой оборотно-сальдовой ведомости были перечислены без учета групп, к которым они принадлежат, это просто показало бы, что бухгалтерская книга сбалансирована. В своей нынешней форме она с первого взгляда дает много ценной информации. Легко определяются общие расходы и расходы каждого класса, показаны продажи, и расходы можно сравнить с продажами. За исключением того, что она не показывает изменения в счете инвентаря, эта оборотно-сальдовая ведомость демонстрирует состояние бизнеса.

Предполагая, что проводится инвентаризация, быстро подготавливаются следующие отчеты.

BALANCE SHEET
Assets
Cash | $264.20 |
Bank | 4,728.50 |
Accounts Receivable | 6,270.00 |
Inventory (Feb. 1) | 7,995.00 |
Real Estate | 10,000.00 |
Furniture and Fixtures | 5,000.00 |
Liabilities
Mortgage Payable |  | $3,000.00
Bills Payable |  | 5,000.00
Accounts Payable |  | 6,120.00
Capital Stock |  | 20,000.00
Surplus |  | 137.70
| 34,257.70 | 34,257.70
TRADING STATEMENT
Inventory (Jan. 1) | 7,860.00 |
Purchases | 5,500.00 |
In-Freight | 96.20 |
| 13,456.20 |
Less Inventory (Feb. 1) | 7,995.00 |
| 5,461.20 |
Sales |  | 7,219.00
Gross Profit | 1,757.80 |
| 7,219.00 | 7,219.00
PROFIT AND LOSS STATEMENT
Gross Profit |  | $1,757.80
Advertising | $475.00 |
Salesmen's Salaries | 300.00 |
Traveling Expenses | 189.70 |
General Expense | 74.00 |
Interest and Discount |  | 22.60
Building Maintenance | 37.00 |
Taxes and Insurance | 42.00 |
Salaries | 525.00 |
Net Profits | 137.70 |
| 1,780.40 | 1,780.40

Факты, что продажи составили 7219 долларов или что расходы на зарплату продавцов составили 300 долларов, сами по себе ничего не значат. Только при сравнении они демонстрируют жизненно важные факты. Если мы обнаружим, что продажи в прошлом месяце составили 8400 долларов, а зарплата продавцов такая же, как в этом месяце, мы сразу узнаем, что наши текущие затраты на продажи пропорционально выше, чем в предыдущем периоде.

Следующую оборотно-сальдовую ведомость следует сравнить с предыдущей и тщательно отметить разницу в их значениях в отношении предоставленной информации. Счета в этой оборотно-сальдовой ведомости расположены в том порядке, в котором они были найдены в бухгалтерской книге.

TRIAL BALANCE
| Dr. | Cr.
Capital Stock |  | $30,000.00
Sales |  | 45,411.40
Accounts Receivable | $7,190.00 |
Accounts Payable |  | 2,720.00
General Expense | 727.00 |
Salesmen's Salaries | 3,000.00 |
Salaries, General | 3,600.00 |
Interest and Discount |  | 126.70
Returns and Allowances | 942.20 |
Inventory | 9,687.00 |
Purchases | 26,250.00 |
In-Freight | $396.40 |
Bank | 6,470.00 |
Traveling Expense | 1,759.00 |
Taxes and Insurance | 236.50 |
Real Estate | 25,000.00 |
Fixtures | 3,000.00 |
Surplus |  | 10,000.00
| 88,258.10 | 88,258.10

Рис. 15-а. Рабочий балансовый отчет

РАБОЧИЙ БАЛАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

15. Форма, часто используемая бухгалтерами, объединяет оборотно-сальдовую ведомость с балансовым отчетом, торговым отчетом и отчетом о прибылях и убытках. Компиляция информации, необходимой для этой формы, значительно облегчается правильной классификацией счетов в бухгалтерской книге. Форма известна как рабочий балансовый отчет.

Рабочий балансовый отчет показан на рис. 15 а. Используемые цифры взяты из последней показанной оборотно-сальдовой ведомости и дают графическую иллюстрацию разницы между правильной и неправильной классификацией счетов. Будет замечено, что первые два столбца составляют оборотно-сальдовую ведомость. Далее следуют столбцы, которые классифицируют счета под заголовками «Торговля», «Прибыли и убытки» и «Балансовый отчет». Остаток каждого счета переносится в соответствующую группу.

В нижней части формы торговая и чистая прибыль указаны только как меморандум. Поскольку инвентаризация не проводилась, эти цифры не являются точными, а представляют приблизительные результаты в предположении, что инвентарь будет практически таким же, как при проведении последней инвентаризации. Конечно, если бы произошло заметное изменение количества товаров на складе, была бы сделана оценка и принята во внимание при составлении этого отчета о вероятной прибыли.

УПРАЖНЕНИЕ

На основе следующей оборотно-сальдовой ведомости подготовьте рабочий балансовый отчет, показывающий фактическую валовую и чистую прибыль.

TRIAL BALANCE
Bank | $8,460.00 |
Capital Stock |  | $25,000.00
Sales |  | 11,201.00
Purchases | 10,000.00 |
Returns and Allowances | 400.00 |
Interest and Discount earned |  | 260.00
General Expense | 425.00 |
Salaries | 360.00 |
Rent | 300.00 |
Taxes and Insurance | 37.60 |
Selling Expense | 421.00 |
Inventory (Jan. 1st) | 8,864.00 |
Fixtures | 2,500.00 |
Accounts Receivable | 5,680.00 |
Accounts Payable |  | 1,274.00
Cash in Office | 287.40 |
| 37,735.00 | 37,735.00
Inventory (Feb 1) |  | 9,650.00

СРАВНИТЕЛЬНЫЕ ОТЧЕТЫ

16. Оборотно-сальдовые ведомости, показанные на предыдущих страницах, иллюстрируют некоторые преимущества правильно классифицированных счетов. Полученная информация может быть сделана еще более ценной путем составления сравнительных отчетов; ибо, как было сказано, основная ценность многих показанных цифр заключается в возможности для сравнений. Отчеты, которые позволяют сравнивать статьи подобного характера из месяца в месяц, предоставляют ценный обзор прогресса бизнеса.

Ниже приведена оборотно-сальдовая ведомость, взятая из книг производственного бизнеса, и она будет использована в качестве основы для составления сравнительных отчетов.

TRIAL BALANCE
| Dr. | Cr.
Cash in Office | $162.50 |
Bank | 8,500.00 |
Accounts Receivable | 7,500.00 |
Bills Receivable | 4,500.00 |
Inventory, Materials (Jan. 1) | 9,500.00 |
Inventory, Manufactured Goods |  |
(Jan. 1) | 6,000.00 |
Real Estate | 20,000.00 |
Machinery and Tools | 17,500.00 |
Furniture and Fixtures | 3,500.00 |
Bills Payable |  | $7,000.00
Accounts Payable |  | 5,000.00
Capital Stock |  | 50,000.00
Surplus |  | 10,000.00
Undivided Profits |  | 900.00
Advertising | 1,200.00 |
Salesmen's Salaries | 1,000.00 |
Salesmen's Expenses | 720.00 |
General Expense | 430.00 |
Interest and Discount |  | 97.50
Salaries Administrative | 900.00 |
Factory Expense | 850.00 |
Factory Labor | 1,750.00 |
Repairs to Machinery | 150.00 |
Depreciation | 175.00 |
Taxes and Insurance | 25.00 |
Material Purchases | 4,600.00 |
In-Freight and Cartage | 126.00 |
Sales |  | 16,491.00
Returns and Allowances | 400.00 |
| 89,488.50 | 89,488.50

На рис. 16 а показан рабочий балансовый отчет, в котором счета, найденные в оборотно-сальдовой ведомости, разделены на четыре группы: «Производство», «Торговля», «Прибыли и убытки» и «Балансовый отчет». Сначала оборотно-сальдовая ведомость вносится в два столбца слева. Затем составляется производственный счет путем переноса инвентаря материалов на конец предыдущего периода, счетов производственных расходов, закупок материалов и фрахта на них. Это дает общие дебетовые записи по производственному счету, но не расходы за месяц, так как необходимо учитывать текущий инвентарь материалов. Инвентаризация показывает стоимость материалов на складе 4550 долларов. Вычитание этого оставляет 12 626 долларов, общую операционную стоимость за месяц. Чтобы найти стоимость товаров, завершенных в течение месяца, проводится инвентаризация незавершенного производства, сумма вычитается из общей операционной стоимости, и результат, 9126 долларов, представляет стоимость произведенных товаров.

Теперь составляется торговый счет, эти 9126 долларов занимают место закупок, а валовая прибыль переносится на счет прибылей и убытков.

Производственный, торговый счета и счет прибылей и убытков теперь готовы к анализу, который проводится на процентной основе. При анализе производственного счета общая операционная стоимость используется в качестве основы, и различные статьи производственных затрат рассчитываются на этой основе. Мы обнаруживаем, что статьи расходов составляют 23,3%, а материалы — 76,7% от общего итога, что обеспечивает ощутимую основу для сравнения тех же статей в другие месяцы. Имея процент каждой статьи, мы можем отмечать колебания из месяца в месяц и знать, где сокращать расходы, если какая-либо статья кажется растущей слишком быстро.

Основой анализа торгового счета и счета прибылей и убытков является оборот. Исходя из этого, мы определяем, что общие расходы, за исключением производственных затрат, составляют 41% от оборота, а чистая прибыль — 20%. Валовая прибыль составляет 60% от оборота. Обычно общие расходы и чистая прибыль должны быть равны валовой прибыли, но в данном случае имеется капитальная прибыль в размере 97,50 долларов США от полученных процентов.

Иногда эти сравнительные процентные показатели рассчитываются на основе валовых продаж, но оборот считается более подходящей базой, поскольку он менее подвержен резким колебаниям. Продажи в одном месяце могут показывать аномально высокую прибыль, в то время как в следующем месяце эта прибыль может вернуться к норме. Если бы расчеты основывались на продажах, процентные показатели затрат колебались бы соответствующим образом, хотя в действительности они могли оставаться неизменными.

ПРОВЕРКА БЕЗ ОБОРОТНО-САЛЬДОВОЙ ВЕДОМОСТИ

17. Сравнение счетов в последней оборотно-сальдовой ведомости с рабочим балансом показывает, что они расположены в том порядке, в котором они должны фигурировать в балансе и отчетах о прибылях и убытках.

РАБОЧИЙ БАЛАНС

Рис. 16а. Рабочий баланс для производственного предприятия

Следует помнить, что производственные и торговые счета являются подразделениями счета прибылей и убытков, а счет прибылей и убытков представляет собой отчет о доходах и расходах, включая изменения в товарно-материальных запасах.

Если необходимо показать фактическое состояние дел на конец каждого месяца, следует добавить данные об инвентаризации. Могут возникнуть возражения против фактического закрытия бухгалтерских книг каждый месяц, но полный отчет можно составить, добавив текущие товарно-материальные запасы, как показано в приведенном рабочем балансе. Суммы этих запасов, а также валовая и чистая текущая прибыль в таких случаях являются лишь памятными записями. Товарно-материальные запасы могут быть произвольными оценками, и, хотя полученные результаты могут быть неточными, они будут полезны для целей сравнения; тщательность при оценке запасов значительно повысит их ценность.

Обращение к нашему рабочему балансу показывает, что отчеты о прибылях и убытках — с добавлением текущих товарно-материальных запасов — согласуются с балансом в одном отношении. Текущая прибыль точно совпадает с разницей между активами и обязательствами, как показано в балансе.

Для проверки бухгалтерской книги без использования обычной оборотно-сальдовой ведомости следует придерживаться следующих правил:

Первое: Составьте отчеты о торговле и прибылях и убытках, беря сальдо непосредственно из счетов бухгалтерской книги и вычитая текущие товарно-материальные запасы.

Второе: Составьте баланс, используя текущие товарно-материальные запасы при перечислении активов.

Если текущая прибыль или убыток совпадают с разницей между активами и обязательствами, можно считать, что бухгалтерская книга сбалансирована. По сути, это секционная оборотно-сальдовая ведомость, поскольку счета, включенные в нее, представлены в обоих отчетах. На надежность этой проверки не влияет тот факт, что данные о товарно-материальных запасах являются произвольными — и, возможно, неточными, — поскольку одни и те же суммы используются как в балансе, так и в отчете о прибылях и убытках.

КНИЖНЫЕ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЗАПАСЫ

18. Чтобы сделать вышеописанный план еще более эффективным, в бухгалтерской книге следует вести постоянный учет товарно-материальных запасов. Постоянный или книжный инвентарь — это счет, показывающий стоимость полученных, проданных и имеющихся в наличии товаров. Если ведется точный учет полученных и проданных товаров, постоянный инвентарь будет показывать количество, которое должно быть на складе. Чтобы подтвердить точность счета, необходимо провести фактическую инвентаризацию товаров на складе, точно так же, как необходимо пересчитать наличные деньги, прежде чем мы сможем узнать, совпадает ли сумма в наличии со счетом кассы.

Подробный постоянный инвентарь следует вести на карточках или в книге со сменными листами. Карточка или лист используются для каждого артикула или класса материалов, имеющихся на складе. Листы или карточки должны быть расположены в алфавитном порядке в соответствии с названиями товаров. Чтобы система была эффективной, один человек должен отвечать за эти записи, и никакие товары не должны отпускаться со склада без ордера или другого надлежащего документа.

В конце месяца поступления будут отражены на счетах покупок. Отгрузки будут сведены в таблицы на основе карточек, и на счете бухгалтерской книги будут сделаны необходимые корректировки. Корректировки следует вносить путем журнальной записи, дебетуя счета товарно-материальных запасов и кредитуя торговый счет при увеличении запасов, и наоборот — при уменьшении запасов.

Рис. 18а представляет собой типичную форму листа складской книги для книги со сменными листами. Форма должна во всех случаях соответствовать требованиям бизнеса, в котором она будет использоваться.

Рис. 18b — это карточная форма складской книги, которая дает более подробную информацию о товаре на складе. На верхней строке записываются название товара, размер или вид, место хранения и дата проверки записи. Вторая строка содержит единицу измерения, а также максимальный и минимальный пределы. Единица измерения представляет собой единицу, в которой товар закупается — например, фунты, тонны, дюжины, футы, ярды и т. д. Принято устанавливать минимальный предел, ниже которого запас не должен опускаться до момента повторного заказа, и максимальный предел, соответствующий потребностям бизнеса. Учет поступлений и расходов включает подробную запись стоимости, включая фрахт и перевозку, а также колонки для стоимости за единицу. Это позволяет рассчитать стоимость имеющихся запасов, не обращаясь к другим источникам за ценами.

В некоторых видах бизнеса можно определить количество проданных товаров в конце каждого месяца по записям о продажах. Это применимо, когда товар продается только одного сорта или размера, и требует ведения записей о продажах, которые показывают продажи каждого товара. Примером может служить угольный бизнес. Для такого бизнеса можно с успехом использовать карточку, подобную той, что показана на рис. 18с. Она предусматривает ежемесячный учет покупок и продаж.

Рис. 18а. Складская книга со сменными листами

На этой иллюстрации показан способ индексации. Карточки сначала располагаются в алфавитном порядке по названиям товаров. Если имеется более одного размера, карточки с записями о конкретном товаре подшиваются в порядке их размеров. При такой индексации любая нужная карточка быстро находится.

Рис. 18b. Карточка складской книги

Рис. 18с. Карточка складской книги и индексы

ДЕМОНСТРАЦИЯ ПРОВЕРКИ БЕЗ ОБОРОТНО-САЛЬДОВОЙ ВЕДОМОСТИ

19. На примере счетов из следующей оборотно-сальдовой ведомости проиллюстрирована модель бухгалтерской книги, которая демонстрирует способ проверки книги без помощи обычной оборотно-сальдовой ведомости. Разумеется, предполагается, что ведется книжный инвентарь или складская книга, и в этой демонстрации используются цифры, показывающие изменение товарно-материальных запасов. Иллюстрируется только бухгалтерская книга, так как ожидается, что студент поймет необходимые корректирующие журнальные записи.

TRIAL BALANCE
Cash in Office | $575.00 |
Bank | 8,750.00 |
Accounts Receivable | 8,871.00 |
Bills Receivable | 5,000.00 |
Inventory (Jan. 1) | 12,500.00 |
Furniture and Fixtures | 2,250.00 |
Bills Payable |  | $4,000.00
Accounts Payable |  | 3,325.00
Capital Stock |  | $25,000.00
Purchases | $6,750.00 |
Sales |  | 15,000.00
Advertising | 960.00 |
Salesmen's Salaries | 450.00 |
Traveling Expense | 190.00 |
Office Expense | 46.50 |
Office Salaries | 225.00 |
General Expense | 34.20 |
Rent | 175.00 |
Taxes and Insurance | 21.30 |
Discounts Allowed | 47.90 |
Interest Paid | 33.10 |
Interest and Discount Earned |  | 54.00
Administrative Salaries | 500.00 |

На 1 февраля инвентаризация показывает уменьшение на 3500,00 долларов США. Необходимо создать резерв в размере 3% по дебиторской задолженности для покрытия безнадежных долгов. Для внесения этих корректировок потребуются следующие журнальные записи:

Trading a/c | 3,500.00 |
To Inventory |  | 3,500.00
Decrease in Inventory |  |

Изучение этой записи покажет, что результат будет тем же, если мы составим торговый счет, используя покупки и добавляя или вычитая уменьшение или увеличение товарно-материальных запасов, или если предыдущий инвентарь будет добавлен, а текущий инвентарь вычтен. Результатом в любом случае является оборот, и вышеуказанная запись вносит необходимую корректировку в счет товарно-материальных запасов, не закрывая счет через торговый счет.

Запись для резерва по безнадежной дебиторской задолженности выглядит следующим образом:

Profit and Loss | 266.13 |
To Reserves |  | 266.13
Reserve of 3% to provide |  |
for uncollectible accounts. |  |

В конце следующего месяца этот счет будет скорректирован путем начисления или списания суммы, необходимой для поддержания общего итога на желаемом процентном уровне от дебиторской задолженности.

ПИШУЩИЕ МАШИНКИ UNDERWOOD, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ НА КОММЕРЧЕСКИХ ЭКЗАМЕНАХ В МЕЛЬБУРНСКОМ УНИВЕРСИТЕТЕ

Бухгалтерская книга с классифицированными счетами

Бухгалтерская книга с классифицированными счетами

Бухгалтерская книга с классифицированными счетами

Бухгалтерская книга с классифицированными счетами

Бухгалтерская книга с классифицированными счетами

ОБРАТНАЯ ПРОВОДКА ИЛИ ПРОВОДКА ПО КВИТАНЦИЯМ

20. Быть абсолютно уверенным в правильности своей работы — стремление каждого бухгалтера. Страх того, что ошибка нарушит баланс его книг, присутствует всегда и рассеивается только тогда, когда бухгалтерская книга проверяется в конце месяца.

Бухгалтеры, счетоводы и математики долго искали безошибочное правило или метод проверки, который позволил бы обнаружить ошибку сразу после ее совершения. Никакая система не может предотвратить совершение ошибки, но если она обнаружена, ошибка быстро исправляется. Время от времени на рынок выпускались многочисленные формулы и системы проверки, предназначенные для обнаружения ошибок при проводках. Каждая из них рекламировалась как единственная безошибочная система. Все они охотно покупались, испытывались более или менее добросовестно и, как правило, быстро отбрасывались.

Современные методы бухгалтерского учета сделали для обнаружения ошибок при проводках больше, чем все системы проверки вместе взятые. Секционирование счетов не только облегчает обнаружение ошибок, но и значительно минимизирует вероятность их совершения. В качестве примера возьмем бухгалтерскую книгу продаж, которая подразделена на две или более части, со специальными колонками в кассовой книге и книге продаж, а также контролирующими счетами для каждой секции. Если индивидуальные сальдо, взятые из бухгалтерской книги продаж, не совпадают с контролирующими счетами, сразу видно, в какой секции была допущена ошибка. Вместо поиска по всем проводкам по счетам бухгалтерской книги продаж необходимо проверить только проводки по этой конкретной секции.

Проверка бухгалтерской книги без оборотно-сальдовой ведомости

Ошибки при проводках по номинальным счетам минимизируются за счет специальных колонок в кассовой книге, книге продаж и журнале учета покупок, с одной проводкой в конце месяца вместо проводки по каждому внесенному пункту.

Но все же ошибки при проводках совершаются и всегда будут совершаться, и для бухгалтера, у которого большое количество счетов для проводки и который желает постоянно контролировать свою работу, система обратной проводки или проводки по квитанциям даст удовлетворительные результаты при небольших трудозатратах.

Рис. 19. Ежемесячный проверочный лист проводок

Эта система очень проста и легко применяется. Она заключается в использовании полоски бумаги с колонками дебета и кредита, в которые вносятся счета, проведенные в бухгалтерской книге. Для каждой книги, из которой делаются проводки, используется отдельная полоска, и пункты проводятся на полоску из бухгалтерской книги. Полоску следует положить на стол с противоположной стороны от бухгалтерской книги относительно книги записей.

Если проводка делается из книги продаж, бухгалтерскую книгу следует положить справа от книги продаж, а полоску — справа от бухгалтерской книги. После того как пункт внесен в бухгалтерскую книгу, он проводится на полоску. Когда работа завершена, полоска суммируется и сравнивается с итогом книги продаж. Если итоги совпадают, совершенно очевидно, что в бухгалтерскую книгу были внесены правильные суммы, поскольку вряд ли возможно, что в бухгалтерскую книгу была внесена неверная сумма, а на полоску — правильная.

Дополнительную ежедневную проверку можно получить, вставляя чистую полоску бумаги в бухгалтерскую книгу везде, где делается проводка. В конце дня эти счета бухгалтерской книги просматриваются, суммы выписываются, и общие итоги проводок сравниваются с итогами проверочных полосок из разных книг.

Когда проводки не проверяются ежедневно, следует подготовить форму, в которую будут переноситься ежедневные итоги. Предусмотрены колонки для каждой книги, из которой делаются проводки, и они суммируются в конце месяца и сравниваются с итогами книг. Если бухгалтерская книга не сходится, сравнение этой проверочной полоски с итогами колонок книг покажет, в какой книге была допущена ошибка. Форма ежемесячной проверочной полоски проиллюстрирована на рис. 19.

СПЕЦИАЛЬНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ФОРМЫ

21. Бухгалтерский учет, если он должен выполнять свою миссию, обязан предоставлять полную запись операций бизнеса. Запись должна также показывать результаты каждой операции или класса операций в отношении их влияния на бизнес в целом или на конкретные секции или отделы этого бизнеса. Из простой записи личных дебетов и кредитов бухгалтерский учет превратился в подробную историю бизнеса.

Принципы бухгалтерского учета одинаковы независимо от характера, размера или состояния бизнеса. Но разные виды бизнеса требуют разной информации; жизненно важные факты в одном бизнесе могут быть бесполезны в другом. Успех или неудача каждого из них зависит от определенных элементов, которые должны быть записаны в его истории. Работа бухгалтера заключается в том, чтобы записывать эти факты — писать историю бизнеса на языке, который будет понятен любому, кто его прочтет.

Изложение истории бизнеса — это работа бухгалтера. Он проводит анализ тех элементов, которые влияют на успех бизнеса, и определяет, какие факты при правильной записи обеспечат наиболее ясную и понятную историю. И когда он определил, какие факты следует записывать, он должен спланировать, как они будут записываться — в какой форме они представят наиболее краткую историю деловых операций. Его работа должна привести к системе бухгалтерского учета, которая представит наиболее жизненно важную информацию при минимальных затратах труда.

Растущий спрос на более понятные записи — на факты — стимулировал изобретательность бухгалтеров в разработке форм, которые не только будут вмещать желаемые записи, но и позволят делать их с наименьшими затратами труда. Специальные формы, точно соответствующие записям, которые они должны содержать, теперь создаются для любых целей. Трудосберегающие устройства и методы минимизировали рутину бухгалтерского учета.

Бухгалтеру, который хочет подняться выше посредственности, требуется нечто большее, чем способность записывать деловые операции в надлежащие колонки подготовленных для него книг. Он должен знать, как разрабатывать формы и книги, как адаптировать правильные принципы к построению системы бухгалтерского учета для любой сферы бизнеса. Если определенные факты приобретают важность, он должен знать, как эти факты можно лучше всего получить и записать.

Чтобы помочь студенту ознакомиться с более современными методами, этот раздел посвящен иллюстрациям и описаниям специальных форм книг для различных целей. Студент должен тщательно изучить эти формы, ибо, хотя они в основном были разработаны для удовлетворения особых условий, принципы могут быть адаптированы к любой сфере бизнеса, где существуют схожие условия.

СПЕЦИАЛЬНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ КНИГИ

22. Бухгалтерские книги со сменными листами. Бухгалтерская книга со сменными листами — это книга, в которой листы являются съемными. Вместо того чтобы листы были переплетены в виде цельной книги, каждый лист представляет собой отдельный лист, разлинованный для одного счета бухгалтерской книги. Листы подшиваются или переплетаются в так называемый переплет, надежно удерживаясь на месте с помощью механического устройства. Переплет можно запереть, чтобы только человек, имеющий ключ, мог вставлять или удалять листы.

Бухгалтерская книга со сменными листами индексируется либо численно, либо алфавитно. При использовании численного метода листы нумеруются и помещаются в переплет в числовом порядке, что дает такое же расположение, как и в переплетенной книге. При численном методе требуется отдельный индекс. Алфавитный метод индексации требует использования листов, на краях которых имеются вкладки или выступы с напечатанными буквами алфавита. Эти индексные листы помещаются в переплет в алфавитном порядке, а листы бухгалтерской книги помещаются между ними. Алфавитный метод предпочитают многие, так как он делает бухгалтерскую книгу самоиндексирующейся. Еще один метод индексации — комбинация алфавитного и численного. Используется алфавитный индексный лист, и под ним подшиваются все счета лиц, чьи имена начинаются с этой буквы. Эти листы нумеруются: Счет № 1, № 2 и т. д., а имена записываются на индексном листе с указанием номера счета. Это практически разделяет бухгалтерскую книгу на отдельные численные книги для каждой буквы алфавита.

Рис. 20. Бухгалтерская книга со сменными листами

Переплеты для бухгалтерских книг со сменными листами изготавливаются для хранения от нескольких листов до тысячи и более. При правильном расположении индексов в одном переплете можно разместить более одной бухгалтерской книги. Например, главная книга, книга покупок и книга продаж, каждая со своим отдельным индексом, могут находиться в одном переплете.

Одним из главных преимуществ бухгалтерской книги со сменными листами является то, что все «мертвые» материалы могут быть удалены. Когда лист заполняется, его можно перенести в другой переплет, называемый переплетом для переноса, а на его место вставить новый лист. Или, если счет окончательно закрыт, он переносится, оставляя в бухгалтерской книге только активные счета. Когда нужно открыть новые счета, достаточно вставить дополнительные листы. Нет необходимости переносить все счета из одной книги в другую, как в случае с переплетенными книгами, поскольку бухгалтерская книга со сменными листами никогда не заполняется. Если количество листов превышает вместимость переплета, книгу можно разделить, перенеся часть листов в новый переплет.

Разлиновка листов бухгалтерской книги со сменными листами такая же, как в переплетенных книгах, причем формы обычно изготавливаются в соответствии с потребностями бизнеса. Иллюстрируется лист с обычной формой разлиновки.

23. Карточные бухгалтерские книги. Для определенных классов счетов карточная бухгалтерская книга очень желательна. Она хорошо подходит для книги продаж в бизнесе с большим количеством клиентов, особенно если характер бизнеса таков, что покупки клиента совершаются нечасто. Во многих компаниях, торгующих одним ассортиментом товаров, известных как сезонные, продажи совершаются весной и осенью, так что клиент закупает практически годовой запас в двух заказах.

Рис. 21а. Карточка бухгалтерской книги для стоматологов

Карточная бухгалтерская книга широко используется в банках для ведения счетов вкладчиков в сберегательном отделе. Карточка размером 5 на 8 дюймов дает место для сорока пунктов на каждой стороне, и для среднего сберегательного счета ее хватит более чем на два года.

Некоторые преимущества, приписываемые карточной бухгалтерской книге:

Первое: Устраняются мертвые записи, так как заполненные карточки и закрытые счета переносятся в отдельный файл, оставляя в текущем файле только открытые счета.

Второе: Она может быть расширена до любого размера, что делает ее идеальной для бизнеса с большим количеством клиентов. Открытие нового счета или повторное открытие закрытого счета осуществляется простым помещением карточки в нужное место.

Третье: Трудозатраты на составление оборотно-сальдовых ведомостей значительно сокращаются, так как в текущем файле нет закрытых счетов, к которым нужно обращаться.

Четвертое: Отчеты можно рассылать гораздо раньше, так как карточки можно распределить между несколькими клерками, которые могут работать с ними одновременно.

Пятое: Бухгалтерскую книгу можно подразделить по желанию с помощью соответствующих индексных карточек. Когда один ящик или лоток заполнен, часть карточек можно вынуть и поместить в другой лоток, не нарушая их расположения.

Существует два общих плана индексации карточной бухгалтерской книги — алфавитный и численный. Алфавитный метод состоит из набора направляющих или индексных карточек, между которыми подшиваются карточки. Этот индекс может состоять из одного индекса на каждую букву алфавита, меньшего количества с двумя или более буквами на одном индексе или гораздо большего количества, подразделяющего алфавит на столько частей, сколько необходимо. При планировании индекса для карточной бухгалтерской книги безопасным правилом является предоставление одной индексной карточки на каждые десять карточек бухгалтерской книги.

Рис. 21b. Карточка бухгалтерской книги для издателей

Подразделением алфавитного индекса является географический или территориальный. Это разделяет бухгалтерскую книгу по штатам и городам. Направляющие карточки с названиями штатов обеспечивают основное деление; другие направляющие с названиями городов подразделяют секции штатов; а там, где необходимо, алфавитные направляющие подразделяют названия в городах. При желании бухгалтерскую книгу можно разделить на территориальные секции, такие как Восток и Запад; или каждая секция может включать территорию, охватываемую одним торговым представителем.

Численный индекс делит карточки по десяткам и сотням. Направляющие карточки, пронумерованные по сотням — 100, 200 и т. д. — обеспечивают основные деления. Между ними помещаются направляющие, пронумерованные 10, 20, 30 и т. д., чтобы подразделить эти секции по десяткам, и карточки бухгалтерской книги подшиваются в числовом порядке между этими направляющими. Чтобы облегчить поиск любого нужного номера, сами карточки изготавливаются с небольшими выступами, пронумерованными от 0 до 9 для обозначения единиц. Каждая карточка имеет одну вкладку, и все вкладки с одинаковой единицей находятся в одном и том же относительном положении на карточке; то есть 0 всегда находится в крайнем левом положении, а 9 — на десять позиций правее. Когда карточки помещаются в числовой последовательности между направляющими, пронумерованными по 10, любой номер можно найти мгновенно. Чтобы найти номер 2987, мы сначала обращаемся к основной направляющей номер 29, затем к направляющей с номером 8 — в секции между 29 и 30 — и затем к вкладке с номером 7, следующей далее. Поскольку в лотке никогда не бывает более тысячи карточек, любой номер можно найти быстрее, чем в переплетенной книге. Если карточка была неправильно подшита, вкладка единиц значительно поможет в поиске отсутствующей карточки. Предположим, отсутствует карточка № 964; поиск по ряду вкладок № 4 позволит найти ее, где бы она ни была подшита. При такой системе подшивки требуется отдельный индекс по именам, который также составляется на карточках. Для очень большой бухгалтерской книги численный метод используется чаще, чем алфавитный.

Рис. 21с. Балансовая форма карточки бухгалтерской книги

Утверждается, что схема с численными вкладками обеспечивает одну защиту, которой нет в алфавитной системе. Отсутствующая карточка сразу обнаруживается по разрыву в ряду вкладок, но чтобы эта защита была ценной, необходимо оставлять карточки в файле даже после закрытия счетов.

Нет веских причин, по которым алфавитная карточная бухгалтерская книга не могла бы быть такой же безопасной, как численный. Если есть желание защититься от изъятия одной карточки и подмены ее другой, чистые карточки следует передать на хранение одному человеку, который будет выдавать их бухгалтеру по мере необходимости, предварительно поставив на карточке свои инициалы. В любом случае карточная бухгалтерская книга должна быть снабжена запирающим устройством, которое предотвратит изъятие карточки кем-либо, кроме того, у кого есть ключ.

Эти советы могут быть полезны бухгалтеру, которому приходится использовать карточную бухгалтерскую книгу.

Никогда не оставляйте карточки бухгалтерской книги лежащими на столе. Когда вы заканчиваете работу, верните их в файл, где им место.

Перед уходом из офиса заприте бухгалтерскую книгу, чтобы никто не мог изъять карточку в ваше отсутствие.

Если ваш руководитель просит вас показать определенный счет бухгалтерской книги, не давайте ему эту одну карточку. Он может ее потерять. Дайте ему весь лоток с надежно запертыми карточками. Если он настаивает на получении именно этой карточки, попросите его дать вам расписку за нее.

Иллюстрируются некоторые специальные формы карточек бухгалтерской книги. Рис. 21а — это форма, используемая фирмой по продаже стоматологических товаров. Особенностью формы является отдельная колонка для каждого класса товаров, закупаемых клиентом. Рис. 21b используется издателем для рекламных счетов. Рис. 21с — это обычная форма балансовой бухгалтерской книги, адаптированная для использования практически в любой сфере бизнеса.

24. Табличная бухгалтерская книга. Это бухгалтерская книга, в которой имена записываются вдоль страницы, а дебеты, кредиты и сальдо располагаются поперек страницы. Колонки расположены так, чтобы группировать записи в течение равномерных периодов, таких как месяц, неделя или день. Особенностью этого стиля бухгалтерской книги является то, что ее можно сбалансировать и проверить быстрее, чем любую другую. Чтобы проверить эту книгу, добавьте сальдо на конец предыдущего периода к дебетовым проводкам текущего периода. Это будет равно сумме кредитовых проводок, добавленных к новым сальдо, если сальдо были правильно выведены. Проводки по всем счетам на странице — от 30 до 40 — можно суммировать за одну операцию, что значительно экономит время.

Рис. 22а — это форма табличной бухгалтерской книги, используемая банками, известная как Бостонская банковская бухгалтерская книга. Она специально устроена для отображения ежедневных сальдо, поскольку необходимо, чтобы бухгалтерская книга вкладчика балансировалась ежедневно. Эту форму можно использовать в торговом бизнесе, но поскольку сальдо не требуются ежедневно, форма, показанная на рис. 22b, лучше приспособлена для этой цели. Эти табличные формы бухгалтерских книг обычно не используются нигде, кроме банков.

25. Балансовые бухгалтерские книги. Иллюстрируются три формы балансовых бухгалтерских книг, каждая из которых специально адаптирована к какому-то конкретному классу бизнеса.

Рис. 22а. Бостонская банковская бухгалтерская книга

Рис. 22b. Коммерческая табличная бухгалтерская книга

Особенностью рис. 23а являются две кредитовые колонки — одна для наличных денег и одна для возврата товаров. Эта форма предпочтительна в определенных видах бизнеса, где возврат товаров происходит часто. Специальная колонка служит для отделения возвратов товаров, отправленных на утверждение, что в некоторых видах бизнеса является важным пунктом.

Рис. 23а. Бухгалтерская книга со специальными кредитовыми колонками

Рис. 23b снабжен двумя колонками сальдо, для дебетовых и кредитовых сальдо. Эта форма экономит время при составлении оборотно-сальдовых ведомостей, так как сразу видно, является ли сальдо дебетовым или кредитовым.

Рис. 23b. Балансовая бухгалтерская книга

Особенностью рис. 23с является наличие нескольких кредитовых колонок на одну дебетовую колонку. Эта форма широко используется там, где продажи совершаются с условием периодических платежей. Она хорошо подходит для счетов по рассрочке, счетов по аренде, страховых счетов и аналогичных классов. Количество кредитовых колонок можно увеличивать бесконечно для соответствия существующим условиям.

ЗДАНИЕ PRUDENTIAL Один из лучших офисных центров Буффало

Рис. 23с. Балансовая бухгалтерская книга для счетов по рассрочке

КАССОВЫЕ КНИГИ

26. С момента почти повсеместного принятия специальных форм книг продаж, книг покупок и реестров чеков, собственно журнал используется только для корректирующих записей. Кассовый журнал, который представляет собой комбинацию кассовой книги и журнала, занял место этих двух книг. Некоторые формы этой книги были проиллюстрированы ранее в этом тексте, а типичная форма показана на рис. 24а. Изучение этой формы будет поучительным, так как она предполагает множество возможностей для разделения различных классов поступлений и расходов. Обратите внимание на разделение начислений на производственные, торговые и административные отрасли бизнеса. В каждой отрасли можно показать различные виды расходов со всеми их подразделениями, предусмотрев дополнительные колонки.

На самом деле, как мы уже заявляли, нет предела возможностям разделения различных классов операций с помощью принципа колонок при проектировании книг записей. Но, возможно, будет уместно предостеречь от увеличения размера страниц книги сверх разумного предела. Хотя экономия времени является важным фактором, влияющим на внедрение колоночных книг, возникла тенденция доходить до таких крайностей, что громоздкая книга сводит на нет эту самую цель.

Рис. 24. Кассовый журнал — Левая страница

Хотя колонки «разное» в показанной форме делают возможным внесение любых видов корректирующих записей в этот кассовый журнал, мы рекомендуем резервировать его для кассовых операций, а все корректирующие записи делать в обычном журнале. Это позволит отделить кассовые операции, точно так же, как разделены продажи и покупки, и значительно облегчит аудит бухгалтерских книг. Журнал обычного типа также предоставляет достаточно места для пояснений, которые должны быть исключительно полными для корректирующих записей. Записи такого рода часто используются для сокрытия мошенничества, и они обязательно получат тщательное внимание аудитора.

Рис. 24. Кассовый журнал — Правая страница

ТАБЛИЧНЫЕ КНИГИ ПРОДАЖ

27. Ни в одном отделе бизнеса табличные записи не имеют большей ценности, чем в отделе продаж, ибо только изучая записи о продажах различных классов товаров или различных отделов, менеджер может определить, какие отделы его бизнеса являются наиболее прибыльными. Табличная книга продаж позволяет записывать продажи в деталях с очень небольшими дополнительными трудозатратами, что приводит к большей экономии времени при сборе ценных данных.

Рис. 25а. Табличная книга продаж

В некоторых видах бизнеса учет количества проданных товаров разных видов имеет почти такую же ценность, как и учет стоимости. Примеры: оптовый угольный бизнес, в котором ведутся записи количества и стоимости различных сортов и размеров или продукции разных шахт; лесоматериалы, в которых продажи делятся на пиломатериалы, дранку, гонт, оконные рамы и двери; оптовая торговля бумагой, в которой некоторые подразделения включают книжную, плоскую, облигационную, обложечную бумагу и т. д. Книга продаж, разработанная для бизнеса такого класса, показана на рис. 25а. Она предназначена для учета продаж в угольном бизнесе, разделяя продажи продукции каждой из трех шахт.

Существуют виды бизнеса, в которых возвраты и скидки настолько часты, что составляют важный пункт в учете операций. Такие случаи требуют специальных колонок либо в журнале, либо в книге продаж. Еще одно условие, с которым иногда приходится сталкиваться, — это когда покупки часто совершаются у клиентов, что приводит к появлению счетов в обеих бухгалтерских книгах. Это требует журнальных записей для корректировки счетов, но вместо того, чтобы делать их в обычном журнале, для этой цели можно предусмотреть специальные колонки в книге продаж. Рис. 25b иллюстрирует журнал продаж с колонками для возвратов и скидок, а также колонками для корректировок покупок. Итоговые суммы этих колонок корректировок проводятся на контролирующий счет бухгалтерской книги продаж.

Рис. 25b. Журнал продаж с колонкой корректировок

Сводки продаж имеют очень большое значение в универмагах и подобных предприятиях, где желательно определить общий объем продаж каждого продавца, а также результат по отделам. На рис. 25с показан лист сводки продаж, подготовленный для ежедневных записей продаж каждого клерка и каждого отдела. Все торговые чеки имеют буквенные или цифровые обозначения для указания клерка, и в конце дня эти чеки табулируются по номерам. Один из этих листов сводки используется для записи за месяц, и, конечно, он может быть разработан для размещения такого количества отделов и клерков, сколько их есть в учреждении. Листы сводки, организованные по этому плану, оказываются очень удобными во многих сферах, помимо универмагов.

Рис. 25с. Лист сводки продаж

Рис. 26. Отделенческий учет заработной платы для сдельных и дневных рабочих

УЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

28. Разработка записей о заработной плате для удовлетворения особых условий в большом разнообразии производственных отраслей открывает широкое поле для изобретательности бухгалтера или счетовода. Там, где всем работникам выплачивается установленная заработная плата и их занятость в одном отделе является непрерывной, проблема проста и сводится к простой записи количества отработанных часов каждый день, ставки и причитающейся суммы. Но это условие существует редко.

В большинстве отраслей встречаются более сложные проблемы. Один и тот же работник может быть вызван на работу в более чем один отдел в течение периода начисления заработной платы, или он может выполнять несколько различных видов работы в одном и том же отделе. В любом случае форма записи должна быть составлена так, чтобы предоставлять полную информацию относительно стоимости различных классов работы. Сложные системы сбора записей о времени по каждой детали работы используются на большинстве современных фабрик, а запись о заработной плате или табель учета рабочего времени организованы для консолидации этих подробных записей.

Рис. 26 иллюстрирует форму, используемую на одной фабрике для распределения записей времени, где люди заняты на разных видах работы в разных отделах, а также на планах дневной и сдельной оплаты труда. В этой форме предусмотрено место для записи в каждом отделе, и запись каждого дня разделена между повременной и сдельной работой. Для каждого работника отведено несколько строк, чтобы запись была полной для каждого вида работы. В крайнем правом углу выводятся итоги по отделам. Они быстро рассчитываются по той причине, что, хотя работник может выполнять разные виды работы и в разных отделах, одна и та же операция не выполняется более чем в одном отделе. Чтобы предусмотреть записи о большем количестве видов работы, этот принцип можно развивать дальше, предоставляя больше места для каждого работника, а в некоторых случаях для каждого назначается полный лист. На одной фабрике книга учета заработной платы со сменными листами, причем один лист используется для каждого работника. Каждая сторона листа содержит запись за две недели, и при использовании обеих сторон она дает полную запись за четыре периода начисления заработной платы.

29. Комбинированный реестр заработной платы и чеков. Многие отрасли выплачивают заработную плату своим работникам с помощью чеков, а не наличными. Используются специальные платежные чеки, которые торговцы охотно обналичивают в качестве услуги своим клиентам. Всякий раз, когда принимается система оплаты чеками, лучше всего вести специальный банковский счет для этой цели. Когда сумма заработной платы определена, следует выписать чек на обычный банковский счет и депонировать его в специальный фонд, против которого будут выписаны платежные чеки.

Рис. 27 показывает форму, разработанную для использования компанией, производящей выплаты чеками, которая объединяет реестр чеков с записью о заработной плате. Поскольку все чеки, выписанные против этого специального фонда, являются платежными чеками, этот реестр дает полную запись специального банковского счета.

Рис. 27. Комбинированный реестр заработной платы и чеков

ТИПИЧНЫЙ ЗЕРНОВОЙ ЭЛЕВАТОР В ГАВАНИ ЧИКАГО С СОВРЕМЕННЫМ ГРУЗОВЫМ СУДНОМ, ГОТОВЫМ К ПОГРУЗКЕ

СЧЕТА ДОВЕРИТЕЛЬНЫХ УПРАВЛЯЮЩИХ И ИСПОЛНИТЕЛЕЙ

1. С точки зрения бухгалтерского учета бизнес можно разделить на два общих класса: (а) Бизнес, ведущийся владельцем или лицом, назначенным им в интересах владельца; (b) Бизнес, являющийся собственностью лиц, неспособных вести дела, что требует назначения владельцами или другим органом лиц для ведения дел вместо владельца. Именно с бизнесом последнего класса нам теперь предстоит иметь дело.

В этом классе владелец или собственник заменяется администратором бизнеса. Родовой термин «доверительный управляющий» относится к администратору, который также принимает более специфические титулы в зависимости от характера доверительного управления — например, исполнитель, администратор, цессионарий, опекун, конкурсный управляющий и т. д. Он подчиняется полномочиям, предоставленным источником его назначения, а также ограничениям и требованиям, налагаемым законом.

Доверительный управляющий — под каким бы конкретным именем он ни значился — действуя в качестве заместителя владельца, является владельцем доверительной собственности по отношению к общественности. Он подотчетен никому, кроме бенефициаров, для которых он выступает в качестве хранителя. Как владелец имущества, он может подавать иски или быть ответчиком и выполнять многие функции, относящиеся к обычному владельцу собственности. Бенефициар в силу своего права собственности на имущество может принудить доверительного управляющего выполнить положения его доверительного управления.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ИСПОЛНИТЕЛЯ

2. Хотя исполнитель может вести свои счета способом, выбранным им самим, его отчетность должна соответствовать юридическим требованиям штата, в котором она составляется. Форма, в которой должна быть составлена отчетность, не подлежит жестким правилам, но должна соответствовать определенным нормам. Хотя требования различаются в зависимости от юрисдикции, правила в целом следующие:

Предварительная отчетность состоит в подаче описи личного имущества умершего, показывающей как номинальную или нарицательную стоимость активов, так и сумму, которую они, как ожидается, принесут, согласно оценке оценщиков. Исполнитель обычно подает два отчета — промежуточный отчет, подаваемый на некоторую дату до окончательного отчета, и окончательный отчет, показывающий имущество в его руках, подлежащее распределению по судебному решению. Промежуточный отчет может быть подан добровольно или по распоряжению суда. Отчет должен сопровождаться следующими приложениями:

SCHEDULE A

1. Отчет об имуществе, содержащемся в описи, которое было продано, с указанием способа продажи и полученных сумм. 2. Отчеты о долгах, причитающихся наследству, как указано в описи, которые были взысканы. 3. Отчет обо всех процентах и дивидендах, полученных исполнителем.

SCHEDULE B

1. Отчет о долгах, причитающихся наследству, которые не были взысканы или являются невозвратными, с указанием причин. 2. Отчет о личном имуществе, указанном в описи, которое не было продано, с указанием причин и оценочной стоимости такого имущества. 3. Отчет обо всем имуществе, принадлежащем наследству, которое было утрачено не по вине исполнителя, с указанием причины утраты и оценочной стоимости. 4. Заявление о том, что никакое другое имущество, кроме указанного в описи или приложениях, не перешло во владение или к сведению исполнителя. 5. Заявление о том, что увеличение или уменьшение стоимости всех активов умершего учтено или списано в Приложениях А и B.

SCHEDULE C

1. Отчет обо всех суммах, израсходованных исполнителем на похоронные и другие необходимые расходы, вместе с квитанциями на такие расходы и указанием их целей.

2. Отчет о дате, когда исполнитель распорядился опубликовать уведомление для кредиторов о предъявлении требований к наследству, вместе с приказом, уведомлением и доказательством публикации, прилагаемыми к настоящему документу, на которые исполнитель ссылается как на часть своего отчета.

SCHEDULE D

1. Отчет обо всех требованиях кредиторов, признанных исполнителем или оспоренных им, по которым было вынесено судебное решение или постановление, с указанием имен заявителей, характера требования, суммы и даты решения.

2. Отчет обо всех деньгах, выплаченных кредиторам умершего, с указанием имен и времени платежа.

SCHEDULE E

1. Отчет обо всех деньгах, выплаченных наследникам, вдове или ближайшим родственникам умершего.

SCHEDULE F

1. Отчет с именами всех лиц, имеющих право — как вдова, наследник и ближайший родственник умершего — на долю в его наследстве, с указанием места жительства, степени родства и заявления о том, кто из них является несовершеннолетним, имеют ли они общего опекуна, и если да, то имя и место жительства, насколько известно исполнителю, по его информации и убеждению.

SCHEDULE G

1. Отчет обо всех других фактах, влияющих на управление указанным наследством, правах исполнителя и правах других заинтересованных лиц.

Эти приложения предоставляют весь материал для составления собственно отчета. В своем отчете исполнитель дебетует себя следующим образом:

With amount of inventory | $_________
With amount of increase as per schedule A | _________
With amount of income as per schedule A | _________
_________ |
Total debits | _________

Он кредитует себя:

With amount of losses on sales as per schedule B | $_________
With debts not collected as per schedule B | _________
With articles mentioned in inventory lost, schedule B | _________
With funeral expenses and other expenses, schedule C | _________
With money paid creditors, schedule D | _________
With money paid to legatees, widow, or next of kin, schedule E | _________
Total credits | $_________
Balance | _________
Add articles unsold | _________
Add debts not collected | _________
| _________
Total to be distributed | _________

ФОРМА СЧЕТОВ

3. Разработка форм доверительных и исполнительских счетов дает широкий простор для применения бухгалтерских знаний. Многие сложные проблемы возникают при интерпретации деталей доверительного управления и при распределении полученных сумм между капиталом и доходом. В широком смысле эти счета составляются в одной из двух форм: (а) Отчет о начислении и списании; (b) в форме обычных счетов бухгалтерской книги. Как уже было сказано, юридические требования соблюдаются первой формой, но вторая форма предпочтительнее. Когда счета бухгалтерской книги ведутся по плану двойной записи, можно получить самую полную информацию о состоянии доверительного управления в любое время, и на основе этих счетов можно составить отчет о начислении и списании или любую форму, требуемую судом для каждого периода.

При подготовке счетов необходимо помнить точное отношение доверительного управляющего к наследству (как называется имущество в доверительном управлении). Как владелец имущества, он является кредитором наследства (бизнеса), точно так же, как владелец бизнеса является кредитором этого бизнеса. С другой стороны, как хранитель, он является должником, находясь во владении чужого имущества.

В бухгалтерской книге открываются имущественные счета по различным классам собственности, представленным в наследстве, которые дебетуются на оценочную стоимость имущества. Они известны как счета хранителя.

Контрарный счет, представляющий наследство — иногда называемый капиталом — открывается под заголовком, например, «Счет личного имущества». Этот счет кредитуется на общую стоимость всего имущества, представленного счетами хранителя.

Когда активы внесены и проведены, счета бухгалтерской книги будут выглядеть следующим образом:

Эти счета активов представляют стоимость индивидуальной собственности, в то время как счет личного имущества представляет общую стоимость всего личного имущества наследства (№ 1, № 2 и № 3). Личное имущество известно как «корпус», что отличает его от недвижимого имущества.

Если доверительный управляющий, как хранитель, призван лишь распределить наследство между бенефициарами, его отчетность является очень простой проблемой. Однако во многих случаях он призван заботиться о доходе, возникающем из корпуса или недвижимого имущества.

Когда он получает такой доход в виде наличных денег, он дебетует себя как хранителя через кассовый счет и кредитует счет дохода под соответствующим заголовком — например, «Счет процентов», «Счет аренды», «Счет дивидендов» и т. д. Счет может представлять доход от конкретного имущества или весь доход определенного класса. Например, счет аренды может представлять арендную плату, полученную со всей собственности, или может быть отдельный счет аренды для каждого объекта.

В отличие от счетов доходов, у доверительного управляющего иногда есть счета, представляющие продажу недвижимого имущества, которое затем должно рассматриваться как личное имущество. Когда недвижимое имущество продается, касса кредитуется, и кредитуется счет, обычно называемый «Продажа недвижимого имущества».

4. Классификация счетов. Классификация счетов исполнителя естественным образом делится на: (а) Счет личного имущества; (b) счета активов; и (c) распределительные счета. Счет личного имущества, как мы видели, является контролирующим счетом, который представляет общую сумму всех активов. Он также упоминается как счет капитала. Он также является контролирующим счетом распределительных счетов и в конечном итоге представляет график операций в том порядке, в котором они происходят.

Счета активов, представляющие различные классы собственности или активов наследства, соответствуют счетам активов обычного бизнеса.

Распределительные счета можно сравнить с счетами доходов бизнес-предприятия. Эти счета дебетуются на все распределенные суммы — как расходы на управление наследством — и кредитуются на весь доход или выручку, кроме той, которая представляет конвертацию первоначального наследства в наличные деньги.

5. Комиссионные исполнителей. Хотя комиссионные, разрешенные администраторам и исполнителям, варьируются в разных штатах, сумма, установленная законом в Нью-Йорке, применяется как общее правило. Разрешенная комиссия составляет 5% на первую тысячу долларов, полученных и выплаченных, 2,5% на следующие десять тысяч долларов и 1% на все суммы свыше одиннадцати тысяч долларов.

Если стоимость личного имущества составляет 100 000,00 долларов США или более сверх всех долгов, каждый исполнитель имеет право на получение комиссионных, предусмотренных в случае одного исполнителя; за исключением того, что если исполнителей более трех, сумма, которую получили бы трое, должна быть разделена пропорционально выполненным услугам.

В случаях, когда завещание предусматривает конкретное вознаграждение, исполнитель завещания не имеет права на комиссионные. Однако он может отказаться от наследства и вместо него получить обычное комиссионное вознаграждение.

Комиссионные не выплачиваются с конкретных завещательных отказов, то есть когда указано конкретное имущество, такое как предметы домашнего обихода, автомобили и т. д. Рента представляет собой серию завещательных отказов, и комиссионные при ее выплате не начисляются. Однако, когда бенефициару предоставляется право пользования фондом, комиссионные удерживаются с бенефициара.

Во всех случаях, когда администраторы или доверительные управляющие несут ответственность за инвестирование средств наследственной массы, они имеют право на получение комиссионных с дохода. Во всех этих случаях комиссионные взимаются по обычной ставке, то есть 5% с первой тысячи долларов, полученной и выплаченной, и так далее.

ПРИМЕРЫ

1. Два доверительных управляющих за один год собирают доход в размере 36 000,00 долларов США для бенефициара, при этом расходы составляют 3 000,00 долларов США. Если каждый доверительный управляющий получает равную долю, какая комиссия будет выплачена каждому из них и какая сумма должна быть выплачена бенефициару? Ответ: Каждому доверительному управляющему — 275,00 долларов США; бенефициару — 3 275,00 долларов США.

2. Исполнитель X собирает из основной суммы наследства 30 000,00 долларов США, исполнитель Y собирает 40 000,00 долларов США. Вместе они выплачивают 55 000,00 долларов США. Комиссионные должны быть распределены пропорционально сумме, собранной каждым из них. Какую комиссию получит каждый и какова чистая сумма, подлежащая выплате остаточному наследнику? Ответ: Комиссионные: X — 381,43 доллара США; Y — 508,57 долларов США. Остаточному наследнику — 14 110,00 долларов США.

3. Четыре доверительных управляющих собирают и выплачивают из наследственной массы 350 000,00 долларов США, при этом общая сумма долгов наследственной массы составляет 135 000,00 долларов США. Какую комиссию получит каждый доверительный управляющий? Ответ: 2 767,50 долларов США.

ОБРАЗЦЫ СЧЕТОВ

6. Ниже приведены операции и счета Дэвида Брауна, исполнителя завещания Генри Сноу, покойного. Для ведения учета используются следующие книги: журнал, кассовая книга и бухгалтерская книга.

June 1, 1908
Henry Snow died this day, naming David Brown executor.
—3—
Estate inventoried and appraised as follows: |  |
Cash in bank | $390.50 |
Mortgages | 5,000.00 |
R. R. stocks $5,000.00 appraised @ 112 |  | $5,600.00
Household furniture |  | 1,000.00
Debtors to the estate |  |
Henry Alton | $160.00 |
J. L. Lawrence | 52.00 |
D. Pringle | 75.00 |
F. D. Smith | 84.50 | 371.50
Interest accrued on mortgages $5,000.00 |  |
—5 mo. @ 5% |  | 104.16
Accrued dividends on stock estimated |  |
at 3% semi-annual, payable July |  |
1st—5 mo. accrued |  | 137.50
|  | 12,603.66
—30—
Approved the following claims: |  |
Dr. Knight bill |  | 200.00
Funeral expenses—Undertaker |  | 250.00
Henry Cole account |  | 62.00
H. Dawson account |  | 17.00
Probate expenses |  | 100.00
—30—
Additional assets discovered |  |
Geo. Smith owes the estate |  | 50.00
July 1
Collected 6 mo. interest on mortgage |  |
at 5% |  | 250.00
—1—
Collected the following accounts: |  |
Henry Alton |  | 160.00
D. Pringle |  | 75.00
—1—
Paid the following: |  |
Dr. Knight |  | 200.00
Funeral expenses |  | 250.00
Henry Cole |  | 62.00
H. Dawson |  | 17.00
Probate expenses |  | 100.00
—5—
Received dividend on R. R. stock |  |
3½% semi-annual on $5,000.00 |  | $175.00
—5—
Sold R. R. stock $5,000.00 @ 132 |  | 6,600.00
Sept. 1
Collected the following account: |  |
J. L. Lawrence |  | 52.00
—20—
Sold H. H. furniture |  | 790.00
Depreciation on H. H. furniture |  | 210.00
Nov. 1
Collected the following accounts: |  |
F. D. Smith |  | 84.50
Geo. Smith |  | 50.00
Dec. 1
Collected 6 mo. interest on mortgage |  |
$5,000.00 @ 5% |  | 125.00
—1—
Sold mortgage |  | 5,000.00

ОБЩИЙ ВИД ЗАВОДА КОМПАНИИ FOX TYPEWRITER COMPANY, ГРАНД-РАПИДС, ШТАТ МИЧИГАН.

Журнал исполнителя завещания

Счет исполнителя завещания по кассовым поступлениям и выплатам

Классифицированные счета бухгалтерской книги исполнителя завещания

Классифицированные счета бухгалтерской книги исполнителя завещания

Классифицированные счета бухгалтерской книги исполнителя завещания

Ведомость, представленная исполнителем завещания

Ведомость, представленная исполнителем завещания

УПРАЖНЕНИЕ

7. Джордж Уильямс скончался 5 марта, завещав все свое имущество после уплаты всех долгов и расходов на похороны следующим бенефициарам: Джорджу Уильямсу-младшему — одну пятую; Джону Уильямсу — одну пятую; Фреду Уильямсу — одну пятую; Мэри Уильямс — три десятых; и Джорджу Робинсону — одну десятую.

Инвентаризационная опись, представленная его исполнителями завещания, была следующей:

Stocks and bonds | $4,000.00
Mortgages | 6,000.00
Wearing apparel | 100.00
Cash in bank | 40.00

Имеется два исполнителя завещания, и их операции выглядят следующим образом:

Cash Receipts
Stocks and bonds sold | 3,341.00
Mortgages realized | 4,656.00
Wearing apparel sold | 50.00
Dividends collected on stocks and bonds | 1,800.00
Interest collected on mortgages | 2,400.00
Interest received on deposits in bank | 100.00
Real estate sold | 1,000.00
Rents collected | 720.00
Cash in bank at decease, withdrawn | 40.00
| 14,107.00
Cash Disbursements
Funeral expenses | 30.00
Expenses of probate | 200.00
General legal expenses | 400.00
Repairs to building | 220.00
Stationery, postage, etc. | 10.00
Accountant's fee | 80.00
Debts of deceased | 500.00
Taxes | 800.00
Insurance | 10.00
George Williams, Jr., on account of legacy | 2,200.00
John Williams, on account of legacy | 2,500.00
Fred Williams, on account of legacy | 2,220.00
Mary Williams, on account of legacy | 3,100.00
George Robinson, on account of legacy | 960.00
| 13,230.00
| =========

Инвентаризационная опись на дату, на которую они желают отчитаться, выглядит следующим образом:

Stocks and bonds | $1,000.00
Mortgages | 1,280.00
Cash in bank | 877.00

Составьте сводную ведомость счетов исполнителя завещания, показывающую остаток, причитающийся каждому наследнику.

СЧЕТА С ПОЛОЖЕНИЯМИ О ДОВЕРИТЕЛЬНОМ УПРАВЛЕНИИ

8. В счетах, представленных в предыдущих иллюстрациях, все наследство распределяется по судебному решению. Когда все имущество распределено, счета хранителя закрываются путем переноса на счет личного имущества, который, в свою очередь, закрывается при распределении наследства. Во многих случаях завещание покойного предусматривает, что определенные бенефициары должны иметь пожизненное право пользования определенными активами. Довольно часто вдове предоставляется доход от определенных инвестиций, которые возвращаются в наследственную массу после ее смерти. Это проиллюстрировано в следующем примере счетов доверительного управления:

Эдвард Браун скончался 15 июня 1907 года, оставив завещание, согласно которому после уплаты всех справедливых и законных долгов должны быть сделаны следующие завещательные отказы:

Его вдове — та часть недвижимого имущества, которая состоит из его резиденции, находящихся в ней предметов домашнего обихода и дохода от 50 000,00 долларов США, подлежащих инвестированию.

Его сыну и дочери — по 20 000,00 долларов США каждому, а также равная доля вышеуказанных 50 000,00 долларов США после смерти его вдовы.

Инвентаризационная опись, составленная для предварительного отчета, была следующей:

Cash in house | $200.00
Cash in bank | 1,500.00
Household effects valued at | 2,500.00
Stocks | 40,000.00
Book accounts | 20,000.00
Merchandise, fixtures, and stock in trade | 25,000.00

Недвижимое имущество состоит из

The residence of the deceased, valued at | 15,000.00
5 houses valued at | 15,000.00
(to be sold according to will) |

Счета исполнителя завещания с положениями о доверительном управлении

Счета исполнителя завещания с положениями о доверительном управлении

Счета исполнителя завещания с положениями о доверительном управлении

Счета исполнителя завещания с положениями о доверительном управлении

Счета исполнителя завещания с положениями о доверительном управлении

Отчетность исполнителя завещания в форме отчета о приходе и расходе

ЗАВОДСКАЯ ХИМИЧЕСКАЯ ЛАБОРАТОРИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ S. OBERMAYER CO., ЦИНЦИННАТИ, ШТАТ ОГАЙО

Отчетность исполнителя завещания в форме отчета о приходе и расходе

СЧЕТА РЕАЛИЗАЦИИ И ЛИКВИДАЦИИ

9. Счет реализации и ликвидации — это счет, показывающий результат ликвидации предприятия или наследственной массы.

Он дебетуется на общую сумму активов, как показано в бухгалтерском балансе или отчете о финансовом состоянии, и кредитуется на все обязательства перед сторонними кредиторами. Впоследствии счет кредитуется на суммы, полученные от реализации активов, и дебетуется на ликвидированные обязательства вместе с расходами по реализации и стоимостью ликвидации.

Счета реализации и ликвидации часто составляются в форме отчета о приходе и расходе, как показано на предыдущих страницах для счетов исполнителя завещания.

ОТЧЕТ О ФИНАНСОВОМ СОСТОЯНИИ

10. Отчет о финансовом состоянии часто путают с бухгалтерским балансом. Это происходит потому, что, подобно бухгалтерскому балансу, отчет о финансовом состоянии демонстрирует ресурсы и обязательства предприятия. Разница заключается в том, что отчет о финансовом состоянии составляется частично на основе информации, полученной из бухгалтерских книг, а частично на основе информации, полученной из других источников.

Отчет о финансовом состоянии используется главным образом при подготовке отчета о состоянии неплатежеспособного предприятия или предприятия, дела которого по какой-либо причине были переданы под управление администратора. В действующем бизнесе все факты, влияющие на его финансовое положение, должны быть отражены в книгах, и тогда отчет будет составлен в форме бухгалтерского баланса.

Отчеты о финансовом состоянии действующего бизнеса иногда составляются, когда возникает необходимость продемонстрировать показатели для специальной цели или на дату, отличную от обычной даты закрытия отчетного периода. Когда книги велись ненадлежащим образом, отчет о финансовом состоянии или отчет об активах и обязательствах необходим для того, чтобы все факты были должным образом зафиксированы.

11. Отчет о финансовом состоянии банкрота. Отчет о финансовом состоянии банкрота составляется на несколько иной основе, чем аналогичный отчет для действующего предприятия. Такой отчет составляется в интересах кредиторов и должен основываться на вероятности того, что кредиторы получат свои требования полностью или частично.

Отчет о финансовом состоянии банкрота

В левой части отчета должны быть перечислены обязательства с указанием того, являются ли они фактическими, условными или временными; какие из них являются приоритетными или обычными, или обеспеченными частично или полностью активами, удерживаемыми кредиторами предприятия в качестве обеспечения своих требований. Справа должны быть показаны активы предприятия. Они должны быть классифицированы в зависимости от того, являются ли они свободными для распределения между обычными кредиторами или подлежат особым обязательствам или требованиям, которые должны быть погашены до того, как активы могут быть высвобождены для распределения.

Активы могут быть перечислены на основе их стоимости в действующем предприятии или на основе цен, которые, как ожидается, они принесут при принудительной продаже. Лучшая практика — перечислять активы так, чтобы в одной колонке была показана их номинальная стоимость, а в другой — суммы, которые, как ожидается, будут получены. Отчет составляется с прямой целью показать вероятность того, что кредиторы — приоритетные, обеспеченные, частично обеспеченные и обычные — получат свои требования полностью или будут вынуждены принять дивиденд. Поэтому при подготовке такого отчета расследование должно выходить за рамки простых бухгалтерских записей. Хотя отчет должен основываться на надлежащим образом сбалансированных бухгалтерских книгах, он должен быть дополнен информацией из других источников.

Отчет об обязательствах должен включать не только все обязательства, показанные в книгах должника, но и все другие принудительно взыскиваемые требования, включая условные обязательства в связи с тем, что имя должника стоит на коммерческих бумагах в качестве индоссанта.

Приоритетные требования по налогам, заработной плате и окладам, которые должны быть выплачены полностью из активов наследственной массы, должны быть вычтены из активов, чтобы показать чистую стоимость наследственной массы, доступную для распределения между обычными кредиторами. Детали таких требований должны быть включены в состав обязательств, но без включения сумм в итоговую колонку.

Требования обеспеченных кредиторов также вносятся в сторону обязательств отчета, но не переносятся в итоговую колонку. Такие требования вычитаются из активов, составляющих конкретное обеспечение, и только остаток включается в состав активов, доступных для распределения, и переносится в колонку итоговых активов.

Частично обеспеченные требования вносятся в состав обязательств, но сумма, на которую они обеспечены, вычитается, а остаток, который должен разделить ту же участь при выплате, что и другие необеспеченные требования, вносится в колонку обязательств. Соответствующие активы вносятся в сторону активов, но не суммируются.

Счет дефицита, показывающий причины убытков

Эти корректировки необходимы для четкого отображения чистых активов, которые будут доступны для обычных кредиторов, и общей суммы требований, подлежащих удовлетворению из этих активов.

К каждому отчету о финансовом состоянии должны быть приложены ведомости, содержащие самые полные сведения о различных записях, которые появляются в отчете. Должны быть указаны имена и адреса всех кредиторов, а также четко указан характер долга — торговый долг или долг по заемным средствам. Также должны быть предоставлены полные сведения о любом удерживаемом обеспечении.

Установить стоимость активов банкрота гораздо сложнее, чем сумму обязательств. Хотя относительно легко определить стоимость или балансовую стоимость активов, если книги велись надлежащим образом, обычно необходимо списать значительную часть этой стоимости, чтобы прийти к сумме, которая, вероятно, будет получена при принудительной продаже. Поэтому обычно рекомендуется пригласить оценщика, знакомого с соответствующей сферой бизнеса, чтобы установить стоимость активов на основе действующего предприятия и на основе принудительной продажи.

Показывая балансовую стоимость активов и значения, которые, как ожидается, они принесут, можно легко увидеть вероятный дефицит в результате ликвидации наследственной массы. Дебиторская задолженность должна быть классифицирована как хорошая, сомнительная и безнадежная. Хорошие долги отражаются по номинальной стоимости, сомнительные долги — по сумме, которую, как ожидается, они принесут, в то время как безнадежные долги вносятся в отчет без указания каких-либо сумм.

Активы должны быть перечислены в порядке их ликвидности, причем те, которые легче всего реализовать, должны быть помещены первыми. В нижней части отчета в форме примечания указывается дивиденд, доступный для обычных кредиторов, за исключением расходов на реализацию и ликвидацию.

На странице 27 показан отчет о финансовом состоянии, который прояснит данное объяснение.

Каждый отчет о финансовом состоянии должен, по возможности, сопровождаться счетом дефицита. Цель счета дефицита — показать, насколько это возможно, причину неплатежеспособности. Этот счет кредитуется на убытки и уменьшение стоимости активов наследственной массы, показанные в отчете о финансовом состоянии, убытки, показанные в книгах, и изъятия владельца или партнеров. Он дебетуется на капитал на последнюю известную дату платежеспособности, все добавления капитала и всю прибыль, показанную в книгах. Остаток представляет собой чистую сумму дефицита и должен совпадать с суммой, показанной в отчете о финансовом состоянии. Счет дефицита показан в связи с иллюстрацией отчета о финансовом состоянии.

ЗДАНИЕ ФОНДОВОЙ БИРЖИ, ЧИКАГО, ШТАТ ИЛЛИНОЙС.

СЧЕТА БРОКЕРОВ ПО ЦЕННЫМ БУМАГАМ [4]

1. Главная особенность брокерского учета заключается в том, что такие компании не должны делать инвестиции за свой собственный счет, а должны выступать в качестве посредников или агентов для тех, кто желает купить или продать.

4. Авторское право, 1909 г., Американская школа корреспонденции.

Поскольку это так, прибыль таких компаний зависит исключительно от комиссионных, взимаемых с их клиентов, которые взимаются независимо от того, покупают они или продают для клиента. Существует также маржа прибыли по процентному счету, поскольку крупные брокерские фирмы могут получать деньги от банков по очень выгодным ставкам, иногда намного ниже обычных шести процентов, взимаемых с клиентов.

Добросовестный брокер фактически покупает и продает по указанию своего клиента. Если клиент поручает брокеру купить одну тысячу акций D. & R. G. привилегированных по 88½, клиент вносит маржу, требуемую брокером, обычно 10 процентов, и брокер при первой же возможности покупает на открытом рынке одну тысячу акций D. & R. G., оплачивая их полностью. У клиента может быть определенное время, чтобы забрать эти акции, скажем, тридцать или шестьдесят дней, но поскольку он все еще должен компании девяносто процентов от стоимости покупки, он обязан платить шесть процентов годовых на отсроченные платежи до тех пор, пока акции не будут окончательно выкуплены и оплачены.

ТРЕБУЕТСЯ КРУПНЫЙ КАПИТАЛ

2. Видно, что при множестве сделок такого характера брокеру требуется очень большая сумма денег для успешного ведения бизнеса. Поскольку очень немногие из них обладают необходимым капиталом, они прибегают к банковским кредитам. Банки очень охотно ссужают деньги под залог котирующихся акций и часто делают это по выгодным для брокера ставкам. Эта ставка определяется состоянием денежного рынка, но она неизменно ниже процентной ставки, взимаемой с клиента.

ПОКУПКИ ЗЕРНА

3. Покупки зерна по оговоренной цене отличаются от покупок акций тем, что полная сумма покупки не должна быть выплачена до момента поставки товара, хотя часто существуют расходы, такие как хранение и страхование, которые должны быть начислены при долгосрочных покупках. Однако эти расходы не начисляются до момента поставки. Если клиент покупает пятьдесят тысяч бушелей пшеницы в апреле с поставкой в сентябре, покупка совершается брокерами в кратчайшие сроки, чтобы избежать колебаний рынка. Когда брокер совершает покупку, он выплачивает сумму, необходимую для обеспечения сделки. Если сделка доводится до срока погашения, зерно доставляется брокеру, который совершил покупку для своего клиента, и, в свою очередь, доставляется клиенту после уплаты причитающегося остатка, включая все расходы по нему.

Однако часто бывает так, что до фактической поставки клиент приказывает брокеру продать достаточное количество, чтобы покрыть сделку. Это может быть как по цене выше, так и ниже цены покупки, но в любом случае брокер получает свои комиссионные за обе операции — покупку и продажу.

«БЫКИ» И «МЕДВЕДИ»

4. Инвесторов, которые всегда рассчитывают на рост цен, называют «быками», а тех, кто уверен в снижении цен, — «медведями». Если продавец продает для будущей поставки то, чем он не владеет, его называют «играющим на понижение» (short), и он временно становится покупателем, чтобы иметь достаточное количество для выполнения своих заказов. Если покупатель держит акции или зерно в ожидании роста или заключает контракты на будущую поставку, его называют «играющим на повышение» (long), и он временно становится продавцом, стремясь привести свои активы в соответствие с нормальным спросом.

НЕОБХОДИМОСТЬ ТОЧНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

5. Из характера бизнеса видно, что бухгалтерский отдел должен быть очень точным, осторожным в своих сделках и таким же оперативным в своих действиях, как банк. Необходимо принять все меры предосторожности, чтобы обезопасить брокера и защитить клиента. Счета должны показывать по каждой сделке брокерские или комиссионные сборы, и, поскольку в активные периоды сделок очень много, они должны быстро и точно записываться в книги компании.

КОМИССИЯ БРОКЕРА

6. Процент или комиссия, причитающаяся брокеру, включается в сумму, внесенную для обеспечения сделки, которая называется маржой. Если произойдет снижение цены на акции или зерно, достаточное для того, чтобы брокер почувствовал неуверенность, он всегда оставляет за собой право потребовать от клиента дополнительный депозит, даже если срок поставки еще не наступил. В случае, если клиент не внесет такой дополнительный депозит, брокер может немедленно продать ценные бумаги, зерно или другую покупку, чтобы защитить себя; сумма, первоначально внесенная клиентом, при этом конфискуется.

Все заказы на покупку и продажу любого товара принимаются и исполняются с четким пониманием того, что предполагается фактическая поставка, и что сторона, дающая заказ, понимает это и соглашается с этим.

ЦЕННЫЕ БУМАГИ

7. Между брокером и его клиентом достигнуто понимание и соглашение о том, что все ценные бумаги, находящиеся на его счете или внесенные для обеспечения такового, могут быть включены в общие кредиты брокера и могут быть куплены или проданы на публичных или частных торгах без уведомления, когда такая продажа или покупка считается брокером необходимой для его защиты.

Также достигнуто понимание и соглашение о том, что брокер оставляет за собой право закрывать сделки по всем счетам без уведомления, когда обеспечение исчерпано или когда, по его суждению, оно достаточно близко к исчерпанию, чтобы поставить счет под угрозу, и брокер оставляет за собой право урегулировать контракты со своим клиентом в соответствии с правилами и обычаями биржи, где исполняется заказ.

«БАКЕТНЫЕ» КОНТОРЫ (BUCKET SHOPS)

8. Класс брокерских контор, называемых «бакетными конторами», — это те, которые фактически не выполняют заказы своих клиентов, которые ничего не покупают и не продают, а ожидают быстрых сделок, частых изменений и, говоря прямо, просто играют в азартные игры со своими клиентами, позволяя им занимать любую сторону, которую они предпочитают. Большая маржа, которую получает это братство, — это комиссия со сделок, независимо от того, выигрывают они или проигрывают.

Чтобы поддерживать хотя бы видимость законности, должен происходить фактический перевод всех акций и товаров, которыми ведется спекуляция. Брокер должен получить номинальное владение чем-то, что представляет акции, зерно, хлопок или другие товары. Для этого он должен занять деньги у банка или занять акции или складские расписки у тех, у кого они есть для предоставления в долг. В обоих случаях он взимает проценты со своих спекулятивных клиентов.

По оценкам, брокеры в Нью-Йорке, являющиеся членами различных бирж, имеют среднюю сумму непогашенных кредитов до востребования около 600 000 000,00 долларов США, и вся эта огромная сумма используется для финансирования заказов клиентов брокеров. В периоды затишья минимум падает до 350 000 000,00 долларов США, но были периоды спекулятивной активности, когда таким образом использовалось 1 100 000 000,00 долларов США. Процентная ставка, взимаемая с брокеров, постоянно меняется, но те, кто имел с ними дело, утверждают, что их счета редко показывают менее пяти процентов годовых. Брокер взимает с клиента шесть процентов, таким образом, в среднем получая один процент прибыли со всех заемных денег.

Нью-Йоркская фондовая биржа была основана для высокой и почетной цели, то же самое верно для Нью-Йоркской товарной биржи, Чикагской торговой палаты и других институтов для кооперативной торговли и определения стоимости в соответствии с признанными кодексами бизнеса и в соответствии с законами спроса и предложения. Такие биржи прекрасно служат производителю и торговцу. Они выполняют важную функцию для инвестора в железнодорожные и корпоративные ценные бумаги и незаменимы для содействия накоплению и распределению капитала, требуемого крупными коммерческими предприятиями.

ДОБРОСОВЕСТНЫЕ ДИЛЕРЫ

9. Каждая добросовестная брокерская фирма имеет своего представителя или представителей на торговой площадке в городе, где она расположена, и они являются полноправными членами этой площадки. Когда заказ дается клиентом, либо через окошко, либо по телеграфу, он немедленно передается человеку на площадке, и он приступает к покупке или продаже в соответствии с полученными инструкциями. На активном рынке клиент должен идти на риск небольших колебаний, которые с такой же вероятностью могут быть в его пользу, как и против него. Человек на площадке сообщает о продажах или покупках, как только они совершены, с указанием уплаченной цены и того, у кого совершена покупка. Записи немедленно вносятся на счет клиента.

КЛИРИНГОВАЯ ПАЛАТА

10. Торговые палаты в разных городах содержат клиринговую палату, несколько похожую на ту, что используется банками, для ежедневного урегулирования сделок каждого члена палаты. Сделки, совершенные в течение дневной сессии, сообщаются в клиринговую палату, и суммы, подлежащие получению от каждой фирмы или отдельного члена и выплате им, рассчитываются. Если брокерская фирма купила на десять тысяч долларов больше, чем продала, чек на десять тысяч долларов передается в палату, так как должна быть другая фирма или фирмы, которые продали больше, чем купили, которым эти десять тысяч долларов причитаются и которым они выплачиваются. Поставка акций осуществляется в момент выплаты остатка.

КОЛЬЦЕВОЕ УРЕГУЛИРОВАНИЕ

11. В конце дня расчеты по покупкам зерна производятся между брокерами по согласованной расчетной цене. Если брокеры покупали и продавали друг другу в разных объемах, корректируется только разница в цене. То, что называется кольцевыми урегулированиями, экономит значительное время, деньги и труд. Кольцевое урегулирование — это расчет между тремя или более сторонами без необходимости внесения маржи, и его можно проиллюстрировать следующим образом:

A купил 50 000 бушелей пшеницы у B и продал 50 000 бушелей C. Путем запроса выясняется, что C продал 50 000 бушелей B. Установлено, что сделки между A, B и C компенсируют друг друга, и вместо того, чтобы каждая сторона была обязана вносить маржу по каждой сделке, расчет может быть произведен путем выплаты разницы в цене, так как продажа от C к B может быть по другой цене, чем продажа, совершенная B к A, а продажа, совершенная A к C, могла быть по еще другой цене. Благодаря корректировке между различными сторонами разницы в цене, необходимость внесения маржи A, B или C становится ненужной.

ИЛЛЮСТРАЦИЯ

A купил 50 000 бушелей пшеницы у B по 1,23 доллара; A продал 50 000 бушелей пшеницы C по 1,23½ доллара. При составлении кольца было обнаружено, что C продал B 50 000 бушелей по 1,22½ доллара. При проведении расчетов выясняется, что C должен B ½ цента за бушель за проданное количество, так как B продал с надбавкой в ½ цента; C также должен A ½ цента за бушель, так как он купил у A с надбавкой в ½ цента к цене, по которой A купил у B. Расчет по этой сделке был бы произведен путем выдачи C чека на сумму, причитающуюся B и A, и не было бы необходимости ни одному из трех брокеров вносить маржу по сделкам. Количество зерна компенсируется одно другим, а разница в цене была скорректирована путем выплаты наличных.

ТОРГУЕМЫЕ ТОВАРЫ

12. Товары, которыми торгуют на бирже и брокеры в целом — продукты питания — это пшеница, кукуруза, овес, свинина, сало и свиные ребра. Различные котирующиеся акции также покупаются и продаются, значительный бизнес ведется с облигациями, а на некоторых биржах котируются, покупаются и продаются горнодобывающие активы; хотя последнее не является обычным для более крупных и важных бирж. Хлопок является очень важным фактором на некоторых биржах, а табак — на других.

«УГЛУБЛЕНИЕ» РЫНКА (CORNERING THE MARKET)

13. «Углубить» рынок — значит предложить купить и быть готовым выполнить свое предложение на сумму, превышающую ту, что предлагается к продаже, тем самым вызывая рост цены. Иногда это делается крупными операторами в своих интересах, а иногда, несмотря на их крупные покупки, которые поощряют растущий рынок, цены падают до того, как их сделки завершены, и они остаются в трудном положении со значительным убытком вместо большой прибыли. «Бык», который пытается устроить «углубление», имеет сильное предчувствие того, что значит сенсационно повышать цену на основной продукт потребления. Акции и облигации могут быть подняты как угодно высоко; недвижимость может быть разрекламирована далеко за пределами ее внутренней или даже потенциальной стоимости — публика не возражает; процесс, по сути, довольно приятен для нее. Подъем цен на зерновые или хлопок выше нормальных линий встречает много протестов, и чем выше подъем, тем яростнее протест. Это, конечно, не включает фермера или плантатора, если только он не избавился от своей продукции; тогда он охотно присоединяется к хору протестов.

ЦЕННОСТЬ ТЕЛЕГРАФА

14. Телеграф является очень важным фактором для брокера по зерну и акциям, так как подавляющее большинство их бизнеса ведется по проводам. Многие из их клиентов распределены по всей стране и внимательно следят за колебаниями рынка, отправляя свои заказы по телеграфу в то время, которое они считают подходящим.

Большинство брокерских фирм имеют ряд клиентов за пределами города, и эти клиенты, так же как и крупные покупатели в городе, постоянно держат значительный депозит у брокера. Этот депозит часто увеличивается за счет выгодных продаж или уменьшается из-за убытков, комиссионных и процентных сборов. Отчеты о состоянии счетов клиентов составляются часто, и любой клиент, который обнаруживает, что у него в руках брокера больше денег, чем считается необходимым, может получить часть из них по запросу, или, если он желает закрыть все сделки, общая причитающаяся ему сумма выплачивается немедленно. Все суммы, внесенные таким образом, зачисляются на счета клиентов и надлежащим образом учитываются через бухгалтерский отдел.

УРЕГУЛИРОВАНИЕ КОНТРАКТОВ ПУТЕМ КОМПЕНСАЦИИ

15. Цитируя правила Чикагской торговой палаты:

В случае, если окажется, что поставка по любой непогашенной сделке или контракту между членами ассоциации может быть компенсирована какой-либо другой соответствующей сделкой или контрактом, заключенным сторонами с другими членами ассоциации; и стороны такой сделки или контракта, или их уполномоченные агенты, соглашаются на такую компенсацию, такая сделка или контракт считаются урегулированными; любая разница между текущей стоимостью имущества, охватываемого такой сделкой или контрактом, и различными контрактными ценами должна быть немедленно выплачена стороной, от которой такая разница может причитаться, стороне, имеющей право на ее получение по своему контракту.

Это правило, применяемое к кольцевым урегулированиям, описанным выше. Цитируя далее:

"MARKET VALUE TO BE POSTED

Текущая рыночная стоимость имущества, на которое заключен контракт, должна быть заметно вывешена в установленный час каждого дня под руководством Совета директоров в Торговом зале и в Расчетной комнате Палаты, что будет служить основой для корректировки всех контрактов, урегулированных в соответствии с настоящим положением в этот день.

"ADJUSTMENT OF BALANCES ON SETTLEMENT

Для содействия выполнению этого раздела каждый член обязан вести расчетную книгу, в которую должны быть внесены имена сторон, с которыми были произведены расчеты, даты и условия сделок, включенных в такое урегулирование, условия таких урегулирований, цены, по которым товары были первоначально проданы или куплены, и суммы, причитающиеся ему или им по каждому отдельному урегулированию, а также чистая сумма, причитающаяся ему или им по всем урегулированиям.

"CLEARING HOUSE AND REPORTS

Совет директоров настоящим уполномочен предоставить подходящий офис с необходимыми сотрудниками, в который члены обязаны в установленные часы каждого дня представлять отчеты, показывающие чистый остаток, причитающийся каждому члену или от него, как показано в такой расчетной книге, а также общий остаток, причитающийся ему или им по всем таким урегулированиям; каждый отчет должен сопровождаться приемлемым чеком на остатки, если таковые имеются, причитающиеся от него или них по контрактам, таким образом урегулированным; после чего, если указанный отчет признан правильным по сравнению с другими отчетами, представленными ему, лицо, ответственное за указанный офис, должно в установленный час каждого дня выплатить каждой из сторон, представляющих такой отчет, любые остатки, которые он мог собрать и которые, согласно указанным отчетам, причитаются им, за вычетом таких сборов, которые будут предписаны Советом директоров в качестве компенсации за услуги указанного офиса.

"CONFIRMATION OF TRANSACTIONS FOR FUTURE

DELIVERY, ETC.

Обязанностью каждого члена или фирмы, совершающих сделку на будущую поставку зерна или льняного семени партиями по пять тысяч или одну тысячу бушелей, сала и свинины партиями по двести пятьдесят или пятьдесят упаковок, и сухих соленых свиных ребер и сухих соленых экстра-коротких чистых кусков партиями по пятьдесят тысяч или двадцать пять тысяч фунтов, в соответствии с Правилами Ассоциации, является подтверждение такой сделки путем отправки в клиринговую палату меморандума о ней до 6 часов вечера дня, в который она совершена; такой меморандум должен быть в письменной форме и должен содержать на лицевой стороне дату сделки, количество и вид имущества, охватываемого ею, месяц поставки, цену и имя стороны, которой продано или у которой куплено, и должен быть подписан стороной или фирмой, совершающей сделку. Все сделки одной даты, совершенные с любым членом или фирмой, могут быть включены в один меморандум, и все такие меморандумы должны быть отправлены в клиринговую палату членом или фирмой, совершающей их, в незапечатанных конвертах, адресованных члену или фирме, с которыми были совершены такие сделки. Обязанностью управляющего клиринговой палаты является сортировка и подготовка к выдаче к 8 часам утра следующего дня, а также выдача по заявлению всех конвертов, содержащих такие меморандумы, которые были оставлены у него в соответствии с этим разделом.

На любого члена, не выполнившего вышеуказанные положения, налагается штраф.

"FAILURE TO DELIVER OR RECEIVE ON CONTRACT

В случае, если какое-либо имущество, законтрактованное для будущей поставки, не доставлено по истечении срока действия контракта, покупатель может, если он того пожелает, считать контракт аннулированным; или он может купить имущество на рынке за счет продавца к 1:15 часам дня следующего рабочего дня, уведомив его немедленно о такой покупке; или он может потребовать урегулирования с продавцом по средней рыночной цене в день истечения срока действия контракта, и любые убытки или потери, причитающиеся покупателю по причине такой покупки или объявленного урегулирования, должны быть немедленно выплачены продавцом.

ОТДЕЛ В ГЛАВНЫХ ОФИСАХ КОМПАНИИ SIMMONS HARDWARE COMPANY, СЕНТ-ЛУИС, ШТАТ МИССУРИ.

В случае, если какое-либо имущество, законтрактованное для будущей поставки, не получено и не оплачено при надлежащем предъявлении, обязанностью продавца, чтобы обосновать любое требование к покупателю, является продажа его на рынке в любое время в течение следующих двадцати четырех часов, по своему усмотрению, после того, как такое неисполнение имело место, уведомив покупателя в течение одного часа о такой продаже; и любой убыток, возникший у продавца, должен быть оплачен стороной, допустившей неисполнение.

ДЕПОЗИТЫ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ СРОЧНЫХ КОНТРАКТОВ

Рис. 1. Меморандум о депозите у брокера для обеспечения контрактов

16. Правила торговой палаты предусматривают, что по срочным контрактам покупатели имеют право требовать от продавцов в качестве обеспечения депозит в размере десяти процентов, сумма которого основана на контрактной цене купленного имущества; им также дополнительно разрешается требовать обеспечение время от времени в размере любого роста рыночной стоимости сверх цены продажи. Продавцы имеют такое же право на проданное имущество, и, кроме того, на любую разницу, которая может существовать или возникнуть между предполагаемой законной стоимостью любого такого имущества и ценой продажи. Требуется, чтобы все обеспечения были депонированы у казначея ассоциации или в каком-либо банке, должным образом уполномоченном советом директоров принимать такие депозиты. Палата требует в каждом случае меморандум, в котором должны быть указаны имя депозитария, дата внесения депозита, имя депонента, а также имя или имена стороны или сторон, в пользу которых должен быть сделан депозит, вместе с суммой такого депозита в деталях, а также в совокупности. Левая часть меморандума остается у выбранного депозитария, правая часть его забирается депонентом после того, как она будет должным образом подписана лицом, уполномоченным выдать расписку в получении указанного депозита, и без промедления этот меморандум должен быть помещен в офис клиринговой палаты. Детали этого меморандума показаны на рис. 1.

После выполнения или урегулирования любого контракта или после закрытия любого контракта — депозиты по которым были сделаны — когда было произведено полное урегулирование всех разногласий, относящихся к нему, депозит должен быть выплачен стороне, внесшей его.

КОМИССИОННЫЕ, РАЗРЕШЕННЫЕ ПАЛАТОЙ БРОКЕРАМ

17. Комиссионные, подлежащие взиманию брокерами с клиентов, полностью предписаны торговой палатой в каждом городе и существенно не различаются. Хотя невозможно привести все ставки брокерских услуг или сборы, разрешенные за покупку, продажу или учет, комиссионные, разрешенные на Чикагской торговой палате за покупку или продажу, или за покупку и продажу, являются следующими:

За покупку, или за продажу, или за покупку и продажу только по сорту пшеницы, кукурузы или овса, подлежащих поставке на склад, либо для немедленной, либо для будущей поставки, одна восьмая одного цента за бушель.

За покупку, или за продажу, или за покупку и продажу, только по сорту ржи, ячменя или льняного семени, подлежащих поставке на склад, либо для немедленной, либо для будущей поставки, одна четвертая одного цента за бушель.

За покупку, или за продажу, или за покупку и продажу сала, шесть центов за терцию.

За покупку, или за продажу, или за покупку и продажу свинины, пять центов за баррель.

За покупку, или за продажу, или за покупку и продажу сухих соленых свиных ребер или сухих соленых экстра-коротких чистых кусков, двадцать пять центов за тысячу фунтов.

Минимальные ставки, разрешенные по вышеуказанным сделкам, совершенным за счет членов палаты, составляют половину от вышеуказанных минимальных ставок.

ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ КНИГИ И ФОРМЫ

18. Существует ряд обычных форм, таких как чеки, тратты, расписки, заявки и т. д., которые являются общими для большинства сфер бизнеса и используются в брокерском бизнесе, воспроизводить которые не будет необходимости. Большинство брокеров имеют все такие формы, напечатанные или литографированные для своего специального использования с их именем и адресом, заметно отображенными на них.

БЛАНК ЗАКАЗА

Рис. 2. Телеграфные заказы на покупку и продажу

19. Первой формой, имеющей значение в связи с бухгалтерским отделом брокерской фирмы, является заказ клиента. Он неизменно должен быть в письменной форме с подписью клиента, и заказ должен быть выражен в самых ясных терминах, чтобы не было возможности неверного толкования. Поскольку эти заказы часто поступают по телеграфу или часто отправляются по телеграфу в Нью-Йорк или другой филиал для исполнения, бланки для этой цели, как показано на рис. 2, предоставляются клиентам, причем те, которые используются для заказов на покупку, печатаются черным цветом, а те, которые используются для заказов на продажу, печатаются красным цветом. Эти заказы составляются покупателем или его уполномоченным агентом и должны показывать не только дату заказа, но и время дня, когда он был дан, что часто имеет большое значение на активном рынке. Какая бы маржа ни требовалась брокером по сделке, она должна быть внесена клиентом в момент подачи заказа, так как без этого обеспечения брокер не приступит к исполнению заказа. Иногда у брокеров принято принимать обеспечение, покрывающее определенную сумму маржи, и в этом случае брокер выдает клиенту расписку в надлежащей форме, удерживая обеспечение в качестве доверительного управляющего до урегулирования счета. Все заказы исполняются в кратчайшие сроки после их получения. Добросовестные брокеры являются членами торговой палаты, часто в различных городах, и имеют своих представителей на площадке в течение рабочих часов палаты, чтобы покупать или продавать по заказу.

Рис. 3. Кредитовый слип, выдаваемый клиенту брокером

ДЕБЕТОВЫЙ И КРЕДИТОВЫЙ СЛИП

20. Как только сделка принята брокером, он выдает клиенту дебетовый или кредитовый слип, показывающий характер сделки, или он отправляется по почте как можно скорее после окончания рабочего дня; начисление или кредит зависят от того, является ли это покупкой или продажей. Бланки для этой цели, как показано на рис. 3, должны быть напечатаны на бумаге разного цвета; дебетовый бланк обычно на белой, а кредитовый — на палевой или желтой бумаге. Если клиент покупает, сумма его покупки появляется как дебет на его счете с добавлением комиссии. Он получает кредит на любую сумму маржи, которую он вносит, и счет остается в таком состоянии до поставки, когда должен быть выплачен весь остаток. Если продажа совершается клиентом до срока поставки, сумма продажи зачисляется на его счет за вычетом комиссии, причитающейся за продажу, и любых других сборов. Разница на счете, будь то сумма, причитающаяся от брокера клиенту или от клиента брокеру, выплачивается наличными, как только сделка закрыта.

Рис. 4. Ежедневный журнал продаж или запись продаж акций

ЛИСТ ЕЖЕДНЕВНОГО УЧЕТА

21. Поскольку должен вестись самый совершенный учет каждой сделки, листы ежедневного учета, как показано на рис. 4, имеют величайшее значение. Эта книга называется ежедневным журналом так же часто, как и ежедневным отчетом.

Рис. 5. Ежедневный журнал продаж или запись продаж зерна

Эта книга наиболее удобна, когда ведется в форме свободных листов, так как небольшое количество листов может храниться в папке для текущего использования, а после заполнения листа он может быть подшит для будущего использования. Размер листа обычно 16 на 14 дюймов, и он разлинован и напечатан так, чтобы показывать дату, примечания, акции, ценные бумаги, цену, дебет счета акций, комиссию, кредит счета кого, и фолио. Бланк покупки для этого учета точно такой же, за исключением того, что он используется для кредитования счета акций вместо дебетования, и для дебетования счетов клиентов вместо кредитования. Также должен быть лист продаж зерна и лист покупки зерна, которые немного отличаются в заголовках колонок, но не обязательно в разметке — количество бушелей занимает место колонки с заголовком «акции», а вид зерна занимает место «акций», как показано на рис. 5. Также должен быть лист продаж и покупок разного для записи заказов на другие товары, кроме зерна или акций. Его форма такая же, как показано, за исключением того, что «сумма» занимает место «акций», а «товары» — место акций в каждой форме.

Рис. 6. Специальный журнал, используемый компанией по торговле зерном

Как только заказ получен, он вносится в соответствующий учет со всеми подробностями, и разноска на счета клиентов производится ежедневно, но разноска на счета главной бухгалтерской книги не обязательно должна производиться чаще, чем раз в месяц, если только не возникает желание снять баланс главной бухгалтерской книги через более частые интервалы.

Рис. 7. Ежедневное уведомление о покупке или продаже, предоставляемое клиентам

ЛИСТ ЖУРНАЛА КОМИССИОННОЙ ТОРГОВЛИ ЗЕРНОМ

22. В этой связи студенту полезно изучить форму журнала, используемую эксклюзивной компанией по торговле зерном, рис. 6. Эта форма используется для записи продаж по мере их совершения способом, аналогичным описанному в листе ежедневного учета. Форма представляет собой свободный лист и может быть размером 11 на 14 дюймов, или, если предпочтительнее, может быть сделана 16 на 14 дюймов, что дает преимущество более длинной страницы. Необходимость в длинной или короткой странице определяется исключительно объемом бизнеса, совершаемого фирмой за один день, так как намерение этого учета состоит в том, чтобы использовать одну полную страницу или более для сделок каждого дня. Этот журнал имеет день и дату в верхней части страницы и разлинован и напечатан так, чтобы показывать колонки для фолио, имен, номера продажи, чистой выручки, страхования, аренды мешков, фрахта и сборов, комиссии и итога. Записи в этом журнале делаются из листа продаж, и общая сумма разносится в бухгалтерскую книгу для клиентов из этого источника.

Рис. 8. Учет акций в руках брокера

УВЕДОМЛЕНИЕ О ПОКУПКЕ ИЛИ ПРОДАЖЕ

23. Очень важным документом, используемым комиссионными торговцами и брокерами, является уведомление клиента об их действиях по выполнению его заказов. Это уведомление предоставляется ежедневно каждому клиенту и должно быть тщательно проверено им, чтобы не было ошибок в сделках и разногласий во мнениях между клиентом и его брокером. Уведомление начиналось бы с даты и читалось бы примерно так: «Г-ну Джорджу Бронсону, Милуоки, штат Висконсин: Мы сегодня купили за ваш счет и риск 100 акций American Car and Foundry (привилегированных) по 111⅛; 200 акций Canadian Pacific по 177; 100 акций Pullman по 187». В нижней части формы, как показано на рис. 7, напечатаны правила фирмы в отношении заказа, и она должна быть подписана кем-то, имеющим полномочия. Если клиент принимает его, это является доказательством того, что сделка соответствует заказам.

УЧЕТ АКЦИЙ

24. В связи с тем, что брокерская фирма постоянно покупает и продает очень большое количество акций различных компаний, ни одна книга, ведущаяся в бухгалтерском отделе, не имеет большего значения, чем учет акций. Бизнес брокера не только с клиентами, но и в значительной степени с другими брокерскими фирмами, так как он постоянно покупает и продает. Каждая акция, которая покупается или продается, должна быть записана в учете акций. Этот учет показывает: номер записи, дату, номер сертификата, количество акций, от кого получено, на чье имя, номер записи, количество акций, кому доставлено, и дату доставки, как на рис. 8. В этой книге не обязательно вести учет ни цены покупки, ни цены продажи, так как этот регистр предназначен только для того, чтобы показать распоряжение сертификатами акций и находятся ли они все еще в фирме, или, если они были отчуждены, кому они были доставлены. Нет необходимости указывать на необходимость величайшей осторожности при ведении этого учета, так как любые ошибки могут затруднить отслеживание бумаг и привести к убыткам или, по крайней мере, к значительным неприятностям для фирмы.

КАССОВАЯ КНИГА

25. Общая кассовая книга для брокерской фирмы с использованием листов со свободным креплением должна иметь размер 14 на 14 дюймов. В переплетенной книге нет необходимости делать страницы шире 12 дюймов. В этом конкретном бизнесе нежелательно вести дебет по общей кассе на одном листе, а кредит — на другом, хотя в некоторых случаях может быть целесообразно вести учет зерновых в общей кассовой книге, а для операций с акциями использовать вспомогательную кассовую книгу, которая может вестись на листах с аналогичной разметкой, при этом итоги дневных операций вносятся в общую кассу в конце дня. Благодаря этому бухгалтер по проводкам может работать с одной из кассовых книг, пока кассир работает с другой.

Рис. 9. Общая кассовая книга брокера

В заголовке листа общей кассы указывается номер листа и либо дата (если на каждый день используется один или несколько листов), либо месяц с дополнительной колонкой для дня рядом с полем. Колонки размечены и напечатаны так, чтобы показывать акции, зерновые и главную бухгалтерскую книгу на стороне дебета, а также то же самое на стороне кредита, с колонками для проводок и достаточным местом для имен клиентов в центре, как показано на рис. 9. В эту кассовую книгу должны вноситься все платежи маржи по покупкам зерновых или акций, все депозиты клиентов, которые должны заноситься в колонку, соответствующую их счету — если они торгуют зерновыми, их счет находится в бухгалтерской книге по зерновым, а если акциями — в бухгалтерской книге по акциям. Все статьи поступлений или расходов, не связанные с клиентами, должны вноситься в колонку главной бухгалтерской книги, за исключением случаев, указанных во вспомогательном кассовом листе под названием «офисные кассовые расходы». Листы кассовой книги всегда должны быть пронумерованы по порядку при создании, и каждый лист должен быть учтен, если используются кассовые книги со свободными листами.

Лучший переплет для кассовой книги со свободными листами — это держатель с пружинным механизмом, раскрывающийся на плоскость, в который можно поместить достаточное количество листов на месяц для текущей работы. Когда начинается новый месяц, листы за предыдущий месяц помещаются в архивный переплет (секционного типа на штырях) для справок. Если корешок переплета промаркирован так же, как лицевая сторона, а листы при помещении в архивный переплет перевернуты, они будут идти последовательно по страницам и датам.

В конце месяца итоги по бухгалтерской книге зерновых и бухгалтерской книге акций переносятся в колонку главной бухгалтерской книги и проводятся по контролирующему счету для соответствующей книги.

ОФИСНЫЕ КАССОВЫЕ РАСХОДЫ

26. Поскольку существует ряд расходов на офисный персонал, рекламу, телеграф и т. д., которые следует отделять от общей кассы, весьма желательно создать фонд офисных расходов. Этот фонд создается путем дебетования офисной кассы в главной бухгалтерской книге на определенную сумму, скажем, 500 долларов, которая снимается с банковского счета или откладывается для специальных расчетов по оплате всех мелких счетов или выплат принципалам в счет зарплаты, а также выплат наемным работникам. Этот счет может быть любого размера, необходимого для данных целей, и когда офисная касса истощается, снимается дополнительная сумма, которая добавляется к счету. В конце месяца составляется ведомость итогов по различным колонкам, которая должна быть дубликатом листа офисных расходов. Эти итоги вносятся в общую кассу, проводятся по ней, выписывается чек на сумму офисных расходов, скажем, 500 долларов, а счет кредитуется на разницу в сумме затрат, как показано в ведомости.

Рис. 10. Детальный учет офисных кассовых расходов

Лист офисных кассовых расходов, показанный на рис. 10, должен иметь размер 14 на 16 дюймов, с заголовками «номер листа» и «месяц». Заголовки граф следующие: день, статья, проводка, главная бухгалтерская книга, зарплаты, офисный персонал, реклама, частная линия, тикеры, телефон и телеграф, специальные комиссии, аренда и прочее. Баланс офисной кассы должен вестись независимо от баланса общей кассы и, предпочтительно, другим клерком.

Записи должны производиться по мере расходования денег с приложением соответствующих ваучеров, которые сдаются вместе с отчетом.

Рис. 11. Учет маржинальных балансов для защиты счета клиента

Итоги различных счетов, будучи внесенными в общую кассу, проводятся по дебету соответствующих счетов в главной бухгалтерской книге.

В местностях, где активно торгуют хлопком или табаком, может потребоваться добавление колонок для бухгалтерской книги по табаку или хлопку в общей кассе, но в местностях, где такие сделки нечасты, счета по таким операциям, а также сделки с продовольственными товарами ведутся в бухгалтерской книге по зерновым.

Любой лист кассовой книги, который оказался испорченным, должен быть помечен как «аннулировано» красными чернилами и подшит в обычном порядке вместе с другими кассовыми листами, но ни в коем случае не должен быть уничтожен.

МАРЖИНАЛЬНАЯ КНИГА

27. В брокерском бизнесе так же необходимо знать состояние счетов клиентов, как и в банке, и, возможно, даже в большей степени, поскольку колебания рынка могут «обнулить» маржу клиента без его ведома, и хотя брокер не обязан уведомлять своего клиента, в его интересах сделать это.

Клерк по марже каждое утро имеет баланс каждого клиента. Все приказы на покупку или продажу, полученные в течение дня, проходят через его руки, и он делает необходимые пометки по счету клиента. Он следит за колебаниями рынка и немедленно уведомляет принципалов о любом счете, требующем защиты. После завершения торгов за день, что на бирже происходит в 13:15 в любой день, кроме субботы, а в субботу в 12:00, клерк по марже выводит балансы различных счетов клиентов; эти балансы проверяются бухгалтером по его счетам для подтверждения их правильности, и составляется новый список балансов для использования клерком по марже на следующий день.

Эта книга в большинстве фирм ведется как своего рода черновик, но лучшая форма — это короткий лист с пронумерованными строками для имен клиентов и длинный лист с аналогично пронумерованными строками, разделенный на дюймовые колонки, с колонкой баланса в начале и в конце, который вставляется под короткий лист для учета операций за день. Таким образом, имена клиентов не нужно будет дублировать ежедневно.

Листы должны храниться в держателе так, чтобы имена шли в алфавитном порядке, а первая буква имен на одном коротком листе должна каждый день записываться карандашом на длинном листе. Бухгалтер может, при желании, иметь дубликат набора коротких листов, показанный на рис. 11, для использования при составлении балансов на следующий день.

Если количество счетов достаточно велико, их следует разделить индексными листами с выступающими кожаными вкладками в алфавитном порядке, чтобы к любому счету можно было обратиться мгновенно; например, если нужен счет L. S. Tucker & Co., то при открытии вкладки «T» появятся все клиенты, чьи имена начинаются на «T». Этот индекс может быть дополнительно подразделен, если это будет сочтено целесообразным.

Листы для работы каждого дня должны быть датированы в начале дня и могут храниться, при желании, для справок, хотя после того, как они были сверены по книгам, они не имеют практической ценности.

Рис. 12. Бухгалтерский счет по каждой акции

БУХГАЛТЕРСКИЕ КНИГИ

28. Бухгалтерская книга акций. Некоторые брокерские фирмы, помимо ведения учета акций, ведут бухгалтерскую книгу акций, открывая счет по каждой позиции купленных или проданных акций и ежедневно внося туда записи на основании приказов. Этот счет в бухгалтерской книге по каждому классу акций показывает в любое время, сколько именно акций каждой позиции находится у фирмы, и это очень необходимо для того, чтобы показать, что может быть продано в случае необходимости. Поскольку большое количество акций, удерживаемых брокерскими фирмами, обычно депонируется в их банке в качестве обеспечения по кредитам, и поскольку часто случается, что части этих акций должны быть доставлены клиентам или проданы по их приказу, необходимо часто менять обеспечение, депонированное в банке, заменяя одни акции другими, взятыми из банка.

ПОДВАЛЬНАЯ ПОГРУЗОЧНАЯ ПЛАТФОРМА, FARWELL, OZMUN, KIRK & CO. (ОПТОВАЯ ТОРГОВЛЯ СКОБЯНЫМИ ИЗДЕЛИЯМИ), СЕНТ-ПОЛ, МИНН.

Рис. 13. Здесь показано разнообразие разметки для бухгалтерской книги клиентов

Форма бухгалтерской книги акций со свободными листами имеет размер 13¾ на 14 дюймов, и название акции должно быть вписано в заголовок. Она размечена и напечатана так, чтобы показывать: дату покупки, привилегированные, обыкновенные, дополнительную колонку, цену, счет, дату продажи, привилегированные, обыкновенные, дополнительную колонку и цену, как показано на рис. 12. Каждый лист должен иметь номер, и эти номера должны идти последовательно. Существует два способа индексации этих счетов. Тот, который строго соответствует теории свободных листов, — это вставка листов в их надлежащей алфавитной последовательности. Когда счета ведутся таким образом, индексные листы с кожаными вкладками появляются через определенные интервалы по всей книге или книгам. Деление алфавита зависит исключительно от того, сколько счетов необходимо вести, и книги могут быть алфавитно подразделены на количество от двадцати пяти до двухсот разделов. Чем лучше подразделение, тем легче обратиться к счету.

Поскольку большинство котируемых акций обозначаются инициалами или аббревиатурами для облегчения работы с ними, некоторые фирмы предпочитают вести бухгалтерскую книгу акций по числовому плану. Согласно этому плану каждому счету присваивается номер, и счета идут последовательно. Индексные листы с вкладками встречаются через интервалы от десяти до двадцати номеров, показывая местоположение любого пронумерованного счета. При такой организации необходимо вести отдельный индекс различных котируемых акций с их соответствующими номерами, и чтобы найти счет, сначала нужно узнать номер акции. Благодаря постоянной работе и внесению записей бухгалтер становится очень хорошо знаком с номерами, и ему не составляет труда найти счет. Большая трудность возникла бы у того, кто не знаком с книгами, при поиске счета. В связи с этим предпочтение отдается алфавитному порядку.

29. Бухгалтерская книга клиентов. Брокерам, которые торгуют зерновыми и другими продовольственными товарами, хлопком и акциями, обычно требуются несколько отличающиеся листы бухгалтерской книги для ведения учета счетов клиентов. Различная разметка не часто используется для одного и того же клиента, так как те, кто торгует зерновыми, нечасто являются биржевыми спекулянтами. Поскольку с клиента взимаются проценты за отсрочку платежей по сделкам с акциями, этот пункт должен быть учтен в бухгалтерской книге. По операциям с зерновыми остаток покупной цены не выплачивается до момента поставки товара, следовательно, по этим счетам нет процентных начислений до наступления срока.

На рис. 13 показана разметка шести бухгалтерских книг, используемых известными брокерскими домами в Чикаго и Сент-Луисе, и изучение различных форм в отношении расположения колонок покажет, насколько разнообразны идеи относительно разметки бухгалтерских книг. Все эти формы полезны, и выбор — это лишь вопрос индивидуальных предпочтений. Одна вещь, которую следует иметь в виду относительно разметки бухгалтерских книг, заключается в том, что информация, показанная на счете бухгалтерской книги, должна быть в точности такой же, как та, которую необходимо передать клиенту в его ежемесячном или еженедельном отчете. Причина этого в том, что при подготовке отчетов для клиентов никогда не должно возникать необходимости обращаться к какой-либо книге, кроме бухгалтерской, и будет замечено в отчете Logan & Bryan, показанном позже, что это не только воспроизведение счета бухгалтерской книги в отношении содержащегося в нем материала, но и точное следование ему по форме и разметке.

Эта книга используется так же, как любая другая бухгалтерская книга со свободными листами, за исключением того, что в этих счетах бухгалтерской книги вносится гораздо больше деталей, чем обычно в торговом бизнесе.

На одном листе не следует вносить более одного счета по той причине, что невозможно поддерживать идеальный алфавитный порядок, если каждый счет не является абсолютно независимым.

После того как имена были внесены, листы бухгалтерской книги должны быть расположены в алфавитном порядке под каждым подразделом с кожаными индексными вкладками. Эта расстановка должна быть доведена, если необходимо, до пятой или шестой буквы, а когда имена одинаковые, как «Smith», они индексируются в алфавитном порядке по инициалам. Брокерский бизнес — это тот бизнес, где не должно быть потери времени при обращении к счетам, следовательно, чем совершеннее индексация, тем легче найти счет. Бухгалтерские книги могут балансироваться ежедневно с помощью суммирующей машины без выписывания сумм балансов.

Переплеты, которые следует использовать для этой бухгалтерской книги, — это текущий переплет для активных счетов и архивный переплет для закрытых счетов.

Проводки должны делаться из ежедневного учетного листа в бухгалтерскую книгу как можно скорее после завершения сделки, и проводки из кассовой книги также обязательно должны быть актуальными. В любой момент может потребоваться отчет клиента, и для брокера было бы крайне неудобно, если бы из-за задержки проводок отчет оказался неполным или неверным. Количество бухгалтерских книг клиентов, которые следует вести, зависит исключительно от количества клиентов. Один переплет для бухгалтерской книги со свободными листами вместит не менее пятисот счетов, и если их число превышает это, следует использовать два текущих переплета. Благодаря тому, что бухгалтерские книги хорошо очищаются, а закрытые счета переносятся в архивную книгу, в текущем переплете остаются только активные счета, что облегчает проводки, составление отчетов и обращение к ним.

Рис. 14. Обычная форма баланса для главной бухгалтерской книги

Некоторые фирмы используют вертикальный выдвижной ящик для перенесенных счетов вместо того, чтобы помещать их в другой переплет, так как гораздо легче извлечь эти счета для возврата в текущий переплет в случае, если счет будет открыт заново.

30. Главная бухгалтерская книга. Главная бухгалтерская книга должна вестись для личных счетов членов фирмы, контролирующих счетов вспомогательных бухгалтерских книг, контролирующего счета векселей к получению и векселей к оплате, а также всех безличных счетов. Эта книга может быть со свободными листами, если это желательно, хотя многие фирмы предпочитают использовать переплетенную бухгалтерскую книгу для этой цели. Лучшая форма — это обычная четырехколоночная бухгалтерская книга: дебет, кредит, дебетовое сальдо и кредитовое сальдо, как на рис. 14.

Периодический отчет о состоянии фирмы берется из главной бухгалтерской книги, и все вспомогательные книги, контролируемые через ее счета, должны балансироваться с суммами, показанными в ней.

Рис. 15. Отчет брокера клиенту, который является дубликатом его счета в бухгалтерской книге

Большинство крупных брокерских домов имеют филиалы в разных городах, и необходимо вести счета в главной бухгалтерской книге по каждому из этих филиалов, показывая расходы филиала и поступления от него, взятые из регулярных отчетов, предоставляемых в любой требуемый период. Очень важно, чтобы прибыль или убытки от этих филиалов легко вычислялись, так как может быть сочтено целесообразным, если станет известно, что филиал работает плохо, закрыть его. Следует требовать частые отчеты, полные по своей природе в отношении поступлений и расходов.

Основными статьями расходов брокерской фирмы являются зарплаты, аренда, частные телеграфные линии, телефонные кабины, тикеры, реклама, специальные комиссии и прочие расходы. Как было сказано ранее, поступления идут от комиссий и процентов. Комиссии, причитающиеся брокерам от продажи акций, составляют двадцать пять центов за акцию — двенадцать с половиной центов за продажи и такая же сумма за покупки.

ОТЧЕТ КЛИЕНТА

31. В брокерском и комиссионном бизнесе клиенты очень часто требуют отчет в любое время, и даже если они этого не делают, считается целесообразным составлять отчеты для клиентов достаточно часто, чтобы держать их в полной курсе относительно состояния их счетов. Лучшая форма отчета для использования в этих целях показана на рис. 15 и является точным воспроизведением счета бухгалтерской книги. Поскольку эти отчеты составляются очень часто, нет необходимости предоставлять бланки более чем с девятью или десятью строками.

УЧЕТ ВЕКСЕЛЕЙ К ОПЛАТЕ

32. Принимая во внимание большую сумму денег, заимствуемых в этом бизнесе, и постоянное колебание суммы, причитающейся банкам, будет видно, что тщательный, полный и простой учет векселей к оплате является первостепенной необходимостью. Этот обычный учет показывает дату займа, до востребования или срочный, у кого заимствовано, на чей счет, процентную ставку, обеспечение — сумму, когда оплачено; обеспечение — когда освобождено. Более простая форма этого учета показана на рис. 16.

Рис. 16. Детальный учет займов к оплате в течение каждого месяца

О сделанных займах следует немедленно сообщать кассиру в письменном виде, а данные о них должны быть немедленно внесены в кассовую книгу и учет векселей к оплате. В некоторых случаях банки договариваются с брокерской фирмой о так называемом генеральном займе, варьирующемся по сумме — от 100 000 долларов и выше — в соответствии с требованиями фирмы. При увеличении займа такого характера всегда необходимо держать на депозите в банке обеспечение, вполне достаточное для покрытия самой высокой требуемой суммы, и любая часть этого обеспечения может быть изъята путем замены другим обеспечением, приемлемым для банка. В таком случае в главной бухгалтерской книге должен вестись счет генерального займа, показывающий, в частности, обеспечение, находящееся в руках банка, и с помощью системы дебета и кредита должен вестись учет изъятого и замененного обеспечения.

В случае, если колебания стоимости достаточны для оправдания, банк может потребовать дополнительное обеспечение в любое время или изъятие того, что находится у них, и замену чем-то более приемлемым, или они могут, по займам до востребования, потребовать частичную или полную оплату в любое время, и в этом случае брокеру необходимо принять меры, чтобы немедленно погасить заем.

ЖУРНАЛ

33. Все полученные приказы копируются из бланка приказа в журнал, так как используемый бланк приказа не такого характера, чтобы позволить его нумеровать и подшивать последовательно, и он не может быть легко адаптирован к разделению счетов покупки и продажи.

Журнальный лист должен иметь дебетовые и кредитовые колонки для каждой бухгалтерской книги, используемой для клиентов, и колонку главной бухгалтерской книги, как показано на рис. 17. Записи из приказов переносятся в соответствующую колонку бухгалтерской книги. Если человек покупает акции, он дебетуется в колонке бухгалтерской книги акций; если он покупает зерновые, он дебетуется в колонке бухгалтерской книги зерновых; и если он продает что-либо, он кредитуется в соответствующей колонке.

При составлении отчета клиенту о покупке и продаже показывается прибыль или убыток вместе с начисленной комиссией.

ИЛЛЮСТРАЦИЯ

РЕГИСТР ЧЕКОВ

34. Большинство брокеров имеют счета в нескольких банках; поэтому необходимо, чтобы регистр чеков велся по каждому банку, показывая дату, номер, кому выдан, сумму каждого выписанного чека, депозиты и ежедневный баланс, как на рис. 18.

Рис. 17. Главный журнал, в который вносятся все приказы

Используя этот регистр, счет в каждом банке можно вести отдельно, и необходимость заполнения корешков в чековой книжке полностью исключается. Многие фирмы отказались от использования чековых книжек, имея свои чеки в блоках в числовой последовательности, и так как номера идут последовательно в регистре чеков, каждый пронумерованный чек должен быть учтен. В случае, если чек испорчен, строка должна быть аннулирована красными чернилами, а испорченный чек подшит вместе с возвращенными чеками.

В случае, если офисная касса ведет счет для себя, с которого выписываются чеки, для этого счета следует вести отдельный регистр чеков, так как его баланс не входит в баланс общей кассы фирмы.

Рис. 18. Регистр чеков, показывающий состояние банковского счета

Ни в каком справедливом смысле брокер не может считаться владельцем акций, которые он покупает и держит для клиента, и использование этого обеспечения в своих интересах является нарушением доверия. Сертификат акций не считается, согласно решению Верховного суда Соединенных Штатов, собственностью как таковой; это лишь доказательство собственности на акции.

Подводя итог, бухгалтерская работа в связи с брокерским бизнесом заключается в обработке приказов, полученных от клиентов, обеспечении того, чтобы они были правильно истолкованы и своевременно выполнены, учете займов, необходимых для завершения контракта, ведении тщательного учета комиссий и процентов, причитающихся фирме, бдительности в отношении маржи клиентов и организации всех счетов с клиентами так, чтобы они могли поддерживаться в актуальном состоянии и быть мгновенно доступными.

ГЛОССАРИЙ ТЕРМИНОВ ТОРГОВОЙ ПАЛАТЫ

МЕДВЕДЬ (BEAR): Тот, кто считает, что условия созрели для снижения цен, или тот, кто желает такого события. Можно полагать, что цена определенной ценной бумаги вот-вот упадет, и поэтому говорят, что он «медведь» по этой конкретной ценной бумаге, тогда как по другим он может таковым не быть. Естественное отношение «медведя» — это отношение продавца, но он может быть таковым ради покупки по более низкой цене позже.

ИГРА НА ПОНИЖЕНИЕ (BEARING THE MARKET): Искусственное снижение или принудительное опускание цен.

ЦЕНА ПРЕДЛОЖЕНИЯ (BID PRICE): Цена, предложенная или заявленная за любую ценную бумагу или товар.

ЗАИМСТВОВАНИЕ АКЦИЙ (BORROWING STOCK): Брокер заимствует акции, когда он заключил контракт на поставку, а акции, которые он продал, по любой из различных причин не могут быть доставлены в оговоренное время.

ОБВАЛ РЫНКА (BREAK IN THE MARKET): Внезапное и значительное снижение цены.

НЕПОЛНЫЙ ЛОТ (BROKEN LOT): То же, что «odd lot» в отношении акций и менее десяти тысяч долларов номинальной стоимости в облигациях.

«БАКЕТНЫЕ МАГАЗИНЫ» (BUCKET SHOPS): Офисы, управляемые безответственными брокерами, не являющимися членами какой-либо фондовой биржи, которые ведут маржинальный бизнес с депозитом от одного доллара за акцию и выше. На самом деле сами акции этими операторами не покупаются и не продаются для клиента. Если приказ действительно исполняется на добросовестной бирже, то «бакетный магазин» делает противоположный приказ на аналогичную сумму. Например: такой дилер продал бы сумму, эквивалентную покупке клиента, или купил бы сумму, эквивалентную продаже клиента, таким образом, ни в коем случае не держа акции.

БЫК (BULL): Тот, кто считает, что условия созрели для роста цен, или тот, кто желает такого роста и, как следствие, говорит в «бычьем» тоне. Один автор определяет быка как человека, у которого есть что-то на продажу, следовательно, он с нетерпением ждет роста цен, чтобы продать по хорошей цене.

КУПИТЬ ПО РЫНКУ (BUY AT MARKET): Приказ купить по самым низким ценам, по которым можно получить ценную бумагу, без установления ценового лимита лицом, дающим приказ.

ОПЦИОН ПОКУПАТЕЛЯ (BUYER'S OPTION): Контракт, по условиям которого покупатель ценной бумаги не обязан принимать поставку до конца указанного срока, но имеет право потребовать поставку в любое время в течение периода, охватываемого контрактом, уведомив продавца за один день. Договоренность кратко выражается как «buyer 4», «buyer 10», где цифры указывают количество дней, предусмотренных соглашением.

ПРИКАЗ НА ПОКУПКУ (BUYING ORDER): Приказ, данный брокеру на покупку определенной ценной бумаги с лимитом или без лимита по цене, в зависимости от обстоятельств. Приказ на покупку действителен только на дату, на которую он был дан, если не указано иное. Иногда приказ дается «до отмены», под чем брокер понимает, что нет определенного ограничения по времени; но брокеры обычно напоминают своим клиентам о приказах, чтобы убедиться, что они все еще желают, чтобы они оставались в силе.

КАБЕЛЬНЫЕ СООБЩЕНИЯ (CABLES): Телеграммы из зарубежных стран о состоянии рынка. Крупные брокеры каждое утро получают кабели из Лондона, Парижа и других пунктов с ценами закрытия на зерновые и продовольственные товары на том рынке.

КОЛЛ (CALL): Привилегия, которую одна сторона покупает у другой, чтобы «коллировать» (получить) от него определенное количество акций, зерновых и т. д. по определенной цене и дате.

РАСХОДЫ НА СОДЕРЖАНИЕ (CARRYING CHARGES): Проценты, взимаемые брокерами за сумму денег, авансированную ими клиентам в маржинальных сделках; также используется чикагской фирмой для обозначения ставок хранения, процентов и страхования зерновых или продовольственных товаров.

ЗЕРНО НАЛИЧНЫМИ (CASH GRAIN): Зерно для немедленной поставки. «Spot grain» имеет то же значение.

КОМИССИИ (COMMISSIONS): Плата, взимаемая любым брокером за покупку или продажу ценных бумаг для кого-то другого.

КУРБ (CURB): Ценные бумаги, которыми не торгуют на крупных фондовых биржах, или новые ценные бумаги, которые еще не были включены в листинг на таких биржах, обрабатываются на так называемом «курб-рынке». Причина существования «курб-рынка» на открытом воздухе, а не в каком-либо здании, заключается в том, что если бы был выбран последний план, то, по сути, существовала бы еще одна биржа, и члену регулярной биржи того же города не было бы разрешено быть представленным на ней, как он часто сейчас представлен на «курбе».

КУРБСТОУН-БРОКЕР (CURBSTONE BROKER): Тот, кто обычно, не являясь членом фондовой биржи, ходит из офиса в офис или совершает свои сделки на курбе.

ПОСТАВКА (DELIVERY): Фактическая передача покупателю купленной вещи. Если поставка предлагается после окончания рабочего времени, покупатель может отказаться от нее до следующего рабочего дня, но продавец не имеет права требовать проценты за продленное время.

ДИВИДЕНД (DIVIDEND): Часть прибыли корпорации, разрешенная советом директоров к выплате акционерам.

СБРОС (DUMP): Количество акций, которое принудительно выбрасывается на рынок с целью избавления от него. Это означает не столько избавление от нежелательной инвестиции, сколько предложение любой инвестиции в больших количествах.

РАВНЫЙ (EVEN): Брокер находится в равном положении по акциям, когда он заключил контракт на получение и поставку равных количеств одних и тех же акций с другим брокером. Единственное, что требуется, — это расчет разницы в ценах.

ФЛЮРРИ (FLURRY): Небольшая паника. Волнение, вызванное быстро падающим рынком и растущими ставками по деньгам.

ФЬЮЧЕРСЫ (FUTURES): Покупка или продажа зерновых для будущей поставки. Буквально говоря, когда вы покупаете зерно в феврале, которое известно как «майское зерно», вы заключаете контракт на поставку в мае по ценам, существующим на тот момент.

В НАЛИЧИИ (IN SIGHT): Количество зерна, кофе, хлопка, табака или любого товара, доступного для немедленного использования.

ЛИМИТ (LIMIT): Цена, которую брокер не должен превышать при исполнении приказа для своих клиентов. Это также может быть ограничение суммы, подлежащей покупке или продаже.

КОТИРУЕМЫЕ ЦЕННЫЕ БУМАГИ (LISTED SECURITIES): Ценные бумаги, прежде чем они могут быть включены в листинг на любой торговой палате или фондовой бирже, должны соответствовать определенным правилам биржи. Это не означает, что котируемые акции имеют большую внутреннюю ценность, чем некотируемые, а лишь показывает, что определенные факты и цифры в отношении ценной бумаги получили более или менее широкую огласку.

ЛОНГ (LONG): Тот, кто держит акции или зерно в ожидании роста цены, или тот, у кого есть контракт, по которому он может потребовать такие акции или зерно в определенный день или до него. Противоположность «шорту».

МАРЖА (MARGIN): Сумма денег, депонированная у брокера для страхования его от убытков; часть покупной или продажной цены.

O: Аббревиатура «тикера» для «offered» (предложено), когда сопровождается цифрами; например, «G. N. O. 76» означало бы, что обыкновенные акции Great Northern были предложены по 76 долларов за акцию.

ОТКРЫТЫЙ РЫНОК (OPEN MARKET): Рынок, где любой или все могут покупать или продавать.

ОТКРЫТЫЙ ПРИКАЗ (OPEN ORDER): Приказ, который действителен до отмены.

ОПЦИОН (OPTION): Соглашение о покупке или продаже, действительное только в течение определенного времени.

ЯМА (PIT): Часть торговой палаты, где совершаются биржевые сделки. Этот термин особенно применяется к Чикаго. Другие фондовые биржи отводят определенные места, обозначенные столбами, установленными в полу для торговли, и на этих биржах торговые точки называются «постами» вместо «ям».

ПУЛ (POOL): Объединение покупателей, которые работают вместе и инвестируют свой совместный капитал как один. (Различные торговые палаты приняли строгие правила против пулинга.)

ПУТ (PUT): Привилегия, которую одна сторона покупает у другой, чтобы «путнуть» (поставить) ему определенное количество акций, зерновых и т. д. по определенной цене и дате.

ПУТ И КОЛЛ (PUT AND CALL): «Пут» и «колл» могут быть объединены в одном инструменте, держатель которого может либо покупать, либо продавать по своему выбору по фиксированной цене и дате.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ МАРЖА (REMARGIN): Дать больше маржи.

РИНГ (RING): Объединение брокеров для взаимозачета и урегулирования сделок друг с другом; также исключительное объединение лиц для эгоистичных целей, например, для контроля над рынком. (Ринги имеют тот же статус в торговой палате, что и пулинг, если они того же характера.)

ПРОДАТЬ ПО РЫНКУ (SELL AT MARKET): Приказ своему брокеру, дающий полномочия продать акции или зерно по рыночной цене.

ПРОДАТЬ НА ОТКРЫТИИ (SELL AT OPENING): Приказ продать немедленно после открытия фондовой биржи по лучшей доступной цене.

ПРИКАЗ НА ПРОДАЖУ (SELLING ORDER): Приказ, данный брокеру на продажу определенной ценной бумаги с лимитом или без лимита по цене, в зависимости от обстоятельств. Приказ на продажу действителен только на день, на который он дан, если не указано иное.

РАСЧЕТ (SETTLEMENT): Оплата разниц в сделках между брокерами.

ШОРТ (SHORT): Тот, кто продал для будущей поставки то, чем не владеет, но надеется купить по более низкой ставке.

СКАЙРОКЕТИНГ (SKYROCKETING): Подталкивание цен на ценные бумаги к неестественным уровням или принудительное повышение цены с поразительной быстротой.

СЛАМП (SLUMP): Внезапное и значительное падение цен.

СПРЕД (SPREAD): «Пут и колл» по разным ценам.

СТОП-ЛОСС ПРИКАЗ (STOP LOSS ORDER): Это метод ограничения убытков путем дачи стоп-приказа брокеру продать, если акции упадут ниже определенной точки. Их иногда называют «стоковыми приказами».

СТРЭДДЛ (STRADDLE): «Пут и колл».

СВИТЕН (SWEETEN): Дать больше обеспечения или маржи.

ТИКЕР (TICKER): Небольшая печатная машина, управляемая телеграфом, с помощью которой внешний мир получает надежную информацию о ценах на ценные бумаги и товары, которыми торгуют на основных биржах мира. Это безотказный источник информации для брокера. Результаты печатаются на полоске бумаги, похожей на ленту, которая автоматически разматывается и, пройдя под печатающим устройством, попадает в корзину. Лента называется «тейп». Все колебания цен таким образом немедленно передаются на основные биржи.

ФИКТИВНАЯ СДЕЛКА (WASH SALE): Незаконная или фиктивная сделка.

ОПТОВЫЙ ДОМ MARSHALL FIELD & CO., ЧИКАГО, ИЛЛ.

БИЛЛИНГ И РЕГИСТРАЦИЯ ЗАКАЗОВ [5]

Введение. Выживание наиболее приспособленных наиболее сильно относится к деловым людям и их методам. Успех людей зависит от их методов; эффективность методов — от людей. Крупные корпорации сегодня были бы невозможны без метода. Они планируют свою работу, и метод ежедневно говорит им, успешно или неуспешно они работают по своему плану.

5. Copyright, 1909, by American School of Correspondence.

Мелкие деловые люди обычно полагают, что метод — это результат роста бизнеса. Иногда это так. Если бизнес растет быстро, лучшие методы становятся необходимостью. Без метода любой бизнес должен оставаться маленьким — за редким исключением, таким же маленьким, как способности человека у руля. «В той мере, в какой система разумно используется, она умножает способности человека к достижению во всех направлениях».

Важность отделов заказа, биллинга и доставки, количество напрасных усилий в них и отношение каждого из них ко всем другим отраслям бизнеса делают их наиболее интересным и прибыльным предметом изучения для прогрессивного студента бизнеса, будь он новичком, руководителем или владельцем. Чтобы достичь быстрых результатов и устранить бесполезную работу головой, руками и ногами, изучите возможности, способности и полезность офисного оборудования и методы сокращения пути, ставшие возможными благодаря этому.

За последние восемь лет как в этой стране, так и за рубежом было сделано огромное количество улучшений в ведении офисной работы, переход от ручных методов к машинным. Большинство этих улучшений были буквально навязаны деловым людям страны специализированными компаниями, имеющими в продаже трудосберегающие устройства. Проницательные торговцы в некоторых случаях оставляли установку таких устройств офисным работникам, которые боялись потери своих позиций из-за их использования.

Одним из пионеров в развитии вышеупомянутого класса работ является Хайрам Дж. Халле, который преодолел все препятствия и дал импульс современным методам биллинга, что стало такой помощью нашим экономическим результатам в офисной практике. Компании по производству пишущих машинок последовали его примеру и оснастили цилиндровые машины необходимыми приспособлениями для достижения почти любого желаемого результата, за исключением письма в переплетенной книге. Чтобы преодолеть это препятствие, были изобретены McMillan, Empire и некоторые другие книги со свободными листами. Эти книги являются книгами со свободными листами только тогда, когда на них пишут; после завершения они постоянно переплетаются с помощью простого устройства и становятся такими же надежными, как сшитая книга.

В любой книге такого характера студент должен рассматривать текст как серию проблем с объяснениями того, как каждая из них была решена. Если студент не научится проявлять свои собственные способности к оригинальности в результате изучения этого тома, он не сможет достичь намеченного результата. Редко, если вообще когда-либо, встретятся две проблемы в двух коммерческих учреждениях, которые будут одинаковыми. Суждение лица, устанавливающего систему, определит лучший метод, который следует использовать при определенных условиях.

Прежде чем приступать к регулярной работе, будет не лишним дать сравнение методов ведения бизнеса в различных зарубежных странах.

Спешка в деловой жизни Соединенных Штатов объясняется нашим быстрым ростом и национальным желанием накопить богатство. Коммерческие предприятия выросли как быстро, так и медленно до невообразимых размеров. Были предприняты напряженные усилия для обеспечения бизнеса, а затем были предприняты соответствующие усилия для осуществления небольшой экономии, которая в крупном бизнесе составляет большие суммы. Как нация, мы мчимся на бешеной скорости, ища все средства, которые дадут нам результаты. В транспорте мы продвигаемся от пара к электричеству; в социальной жизни мы переходим от лошадей и карет к автомобилям; в коммерческой жизни мы используем каждое известное устройство, чтобы сократить работу и осуществить экономию — суммирующие машины, пишущие машинки, кассовые аппараты, открыватели конвертов, запечатыватели конвертов, мультиграфы и т. д.

Особый сюрприз ждет человека, посещающего Европу с миссией внедрения методов «сокращения пути». В то время как мы занимаемся бизнесом, чтобы заработать как можно больше денег, большинство европейцев занимаются бизнесом, чтобы заработать на жизнь или разумный заработок.

Представьте удивление автора, когда управляющий директор одного из крупнейших универмагов в Лондоне сказал, что они не хотят экономить услуги тридцати пяти клерков (что было возможно благодаря современным методам), так как они зарабатывали определенную сумму денег каждый год и не хотели зарабатывать больше; кроме того, они не хотели лишать этих людей рабочих мест. В Англии нелегко получить работу. Служащие очень прилежны и уделяют строгое внимание бизнесу. Менеджер одного из крупных банков в Лондоне сказал, что как только клерк нанят, он увольняется только за грубое нарушение дисциплины — даже не за некомпетентность. В Банке Англии есть молодые клерки (произносится «кларкс»), которые выполняют ту же работу для банка, что делали их деды. В Банке Англии сегодня есть старики, которые до сих пор используют гусиные перья и песочницу вместо промокашки. Однако там используются суммирующие машины молодым поколением, и они более полезны для них, чем для нас, в некотором роде, так как их валюту гораздо сложнее складывать.

С каждым годом в Англию внедряется все больше улучшенных методов. Пишущие машинки используются уже много лет, а в последние годы суммирующие машины добились прогресса. Там труднее внедрять новые методы, но, однажды установленные, их трудно вытеснить другими.

Некоторые оптовые дома имеют очень старые методы. В одном доме в Лондоне заказ копировался двадцать девять раз с момента его получения до момента, когда он был окончательно выставлен в счет. Фирме было более двухсот лет, и она никогда не предпринимала никаких усилий для улучшения своих методов. У нее было четыре мальчика, в чьи обязанности входило искать заказы, потерянные на складах. Была установлена система многократного копирования, которая устранила такую большую трату времени на копирование и переписывание заказов, что было трудно убедить фирму, что что-то не было упущено. Через четыре недели они были в восторге.

Американец, отправляющийся за границу, очень впечатлен неторопливостью европейцев и склонен критиковать их за это. Через некоторое время они могут указать на достаточное количество американцев, которые износились к сорока годам и находятся в Европе в поисках здоровья, чтобы убедить их, что, возможно, европейцы не совсем неправы.

В Германии железные дороги контролируются правительством. Когда кто-то пытается внедрить методы сокращения пути, он сталкивается с тем фактом, что работа нужна, чтобы занять старых солдат, о которых правительство должно заботиться. На вопрос агенту американской фирмы, торгующей трудосберегающими устройствами, почему он не использует ни одно из устройств, был дан ответ, что в Германии молодые люди работают три года бесплатно; он не чувствовал необходимости избавляться от кого-либо из них. По окончании трех лет работы в офисе молодой человек получает диплом об эффективности, если он ее достиг. Правительство осуществляет строгий надзор за всеми коммерческими предприятиями и проверяет их книги через периодические интервалы. Поэтому коммерческие банкротства там случаются реже, чем дома. С мошенническими схемами расправляются сурово.

В Германии много крупных фирм, как оптовиков, так и производителей, которые стремятся быть прогрессивными. Siemens-Halske Electric Co. так же прогрессивны в своих методах заказа и биллинга, как любая американская фирма в той же области. Чтобы показать внимание к деталям, уделяемое немцами — управляющий директор одного из крупных универмагов в Берлине, когда его спросили, как долго он жил в Соединенных Штатах, сказал, что никогда там не был. Получив комплимент по поводу своего американского акцента, он ответил, что при разговоре с американцем он всегда использует американский акцент, сленг, интонацию и т. д., а при разговоре с англичанином он меняет свой акцент и т. д., чтобы соответствовать. У него были все американские устройства в его бухгалтерском отделе, которые можно было бы найти в любом универмаге в Соединенных Штатах, и он рассылал ежемесячные напечатанные счета так же, как Джон Ванамейкер, Альтман и другие из Нью-Йорка, и так же, как все крупные универмаги делают во всех американских городах.

Во Франции коммерческие дома очень консервативны и подлежат такому же государственному надзору, как и в Германии. В одной из железнодорожных компаний, Chemin de fer du Nord, они используют систему биллинга «manibill» (при которой каждая отправка выставляется отдельно и копируется на форме из семи листов), которая является кратчайшей формой биллинга из известных, но которая никогда не была принята американскими железными дорогами из-за того, что объем бумаг увеличивается слишком быстро. Нынешний американский метод заключается в том, чтобы помещать несколько отправок в накладную для отправок в любой данный город, и когда товары прибывают в данный город, принимающие станции составляют отдельные счета на фрахт для каждой отправки, копируя информацию из общей накладной, составленной на станции отправки. Некоторые американские железные дороги сейчас внедряют специальную рулонную машину для работы вагонных бухгалтеров, как показано на рис. 1.

Рис. 1. Специальная рулонная машина Underwood для работы вагонных бухгалтеров

Французы, как правило, не образуют крупные компании, как американцы, немцы и англичане. Во Франции большое количество мелких производителей и оптовиков. Крупные универмаги, такие как Louvre в Париже, работают на строго наличной основе.

МАШИНЫ ДЛЯ МНОГОКРАТНОГО КОПИРОВАНИЯ

Ни биллинговые машины (машины для записи в книги), ни пишущие машинки изначально не предназначались для тяжелой работы по многократному копированию. Биллинговые машины с плоской станиной были первоначально изобретены для письма в книгах, используемых для судебных записей, книг продаж и т. д. Книга должна была оставаться неподвижной, а машина должна была перемещаться над книгами. Машины с плоской станиной — единственные машины, созданные для письма в переплетенных книгах — последние постепенно заменяются книгами со свободными листами. Машина с плоской станиной для переплетенных книг показана на рис. 2.

Рис. 2. Пишущая машинка с плоской станиной для переплетенных книг. Elliott-Fisher Co.

Пишущая машинка изначально предназначалась для письма только на одном листе бумаги. Если требовались дополнительные копии, использовалась копировальная лента, а влажная копия снималась в книге для прессового копирования. В эволюции от переплетенных книг (официальных записей и коммерческих) к свободным листам книжная пишущая машинка была оснащена устройствами для удержания свободных листов бумаги — используемых отдельно или в связи с книгами. В эволюции от копий прессового копирования к углеродным копиям пишущая машинка была оснащена валиками из твердой резины и латуни для снятия от одной до двадцати пяти копий, а в некоторых случаях даже больше, с чрезвычайно тонкой бумагой и копировальной бумагой.

Биллинговые машины с плоской станиной оснащены более тяжелыми пружинами рычагов типа, чем цилиндровые машины. Оператор при нажатии клавиш преодолевает дополнительное сопротивление прикосновению из-за более тяжелых пружин рычагов типа и наносит сильный удар по бумаге, делая во всех случаях хорошую копию при многократном копировании. Оператор на цилиндровой биллинговой машине наносит более сильный удар, чем обычно, чтобы получить результаты тяжелого многократного копирования. Чем сильнее удар, тем четче результат на биллинговой машине. Биллинговая машина Underwood показана на рис. 3.

Рис. 3. Биллинговая машина Underwood

Все пишущие машинки, оснащенные специальными приспособлениями для удержания листов продаж, счетов и заказов, называются цилиндровыми биллинговыми машинами. Бумага, на которой пишет машина, удерживается и проходит над и вокруг круглого резинового валика, цилиндра.

Это контрастирует с биллинговыми машинами с плоской станиной (или книжными пишущими машинками), на которых бумага лежит ровно на резиновой пластине, пока машина движется над бумагой.

Развитие биллинговых машин. Этот текст был подготовлен путем взятия простейших форм биллинга и работы с заказами и постепенного перехода к более сложным формам. Это именно то, что произошло при улучшении офисной и фабричной работы.

Сначала делался счет и копия — дополнительный лист делался для какой-то дополнительной цели. Преимущества выполнения двух или трех вещей одновременно привели к дальнейшим исследованиям. Это привело к использованию еще дополнительных листов для других целей. Каждый раз, когда добавлялся дополнительный лист, устранялась работа по печатанию этого листа отдельно.

Постепенно стало ясно, что было бы полезно копировать только часть машинописной информации на некоторых нижних листах. Были найдены способы реализации этого. Например, в бланке заказа желательно было, чтобы цены отображались на офисном экземпляре, но не на экземпляре, предназначенном для склада или фабрики.

В некоторых случаях было желательно вписывать всю информацию на верхние экземпляры и распределять ее по нижележащим листам. Окончательная разработка всех вышеуказанных идей воплощена в комбинированном бланке, в котором все листы для офиса, клиента, склада, фабрики, отдела отгрузки и погрузочной платформы печатаются на машинке за одну операцию, а счет-фактура и дубликат оформляются как отдельная операция.

В данном тексте для иллюстрации эволюции и совершенствования работы по выставлению счетов и оформлению заказов в основном используются примеры из оптовой и производственной сфер. Некоторые условия, которые необходимо учитывать при внедрении офисных систем, заключаются в следующем:

Поступают ли заказы от клиентов, от торговых представителей или от тех и других, и кого из них большинство.

Хранятся ли товары на складе, производятся ли они или закупаются на стороне, или все это вместе.

Могут ли заказы быть выполнены полностью или почти полностью.

Может ли фабрика знать цены или нет.

Отправляются ли товары грузовым транспортом, почтой, экспресс-доставкой или всеми этими способами.

Нужно ли делать копии счетов для каких-либо других целей.

Нужно ли отправлять копию листа продаж в головной офис или делать ее для какого-либо отдела.

Если необходимы дополнительные копии того или другого, какие цвета использовать для их быстрого различения.

Сколько нужно бухгалтеров по расчетам с дебиторами и как распределить их работу с наибольшей выгодой, чтобы каждый сотрудник занимался только своим участком.

Как подшивать офисные и фабричные копии для быстрого поиска.

Как спланировать все вышеперечисленное так, чтобы неправильная подшивка листов не нарушала цепочку записей.

Причины этих соображений станут более понятны по мере дальнейшего изучения материала.

Если студент, изучающий коммерцию, освоит возможности офисной техники, преимущества многократного копирования, использование цветной бумаги и важный навык правильной группировки статистических данных (что само по себе является почти искусством), он многого добьется. Ему также следует научиться развивать свою способность к оригинальности и выдвижению предложений.

Естественный порядок, в котором следует излагать процесс выставления счетов и отгрузки, — это последовательность совершения операций. Методы биллинга (составления счетов-фактур) во многих компаниях определяют способ формирования заказов, поэтому они будут рассмотрены в первую очередь.

Чтобы более четко выявить преимущества новых методов, целесообразно рассмотреть методы старого образца и противопоставить их новым идеям. Показывая слабые стороны старых методов и причины, по которым новые лучше, можно проследить постепенную эволюцию и улучшения.

Метод биллинга старого образца и получение влажной копии в книге из папиросной бумаги. Существует достаточно фирм, которые до сих пор придерживаются этого плана выставления счетов, чтобы обижаться на термин «старый стиль». Лучшее, что можно сказать об этом плане, — это то, что он короче, чем раздельное ведение книги счетов и продаж или журнала продаж. Влажная копия заменяет переписывание счета. Одно из возражений против этого метода копирования счетов заключается в том, что если копируются все счета, некоторые из них либо размываются, либо получаются слишком бледными после высыхания копии на листе папиросной бумаги. Это затруднение, которое можно исправить при внимательном отношении.

Самый худший недостаток заключается в том, что никогда не знаешь, все ли счета были скопированы, и нет способа узнать это, если только копии в книге из папиросной бумаги не сверяются с заказами, на основании которых были составлены счета. Многие фирмы тратят тысячи долларов на рекламу, командировочные расходы, оплату труда и т. д., отгружают и выставляют крупные счета на товары, «дважды проверяют» счета-фактуры, а копирование счетов в книги из папиросной бумаги доверяют молодому офисному мальчику. Им никогда не приходит в голову сверить счета с заказами, чтобы быть абсолютно уверенными в том, что товары были не только выставлены в счете, но и списаны со счета.

Рис. 4. Увлажнитель для ткани старого образца. Underwood Typewriter Co.

Если спросить их, откуда они знают, что все счета-фактуры списаны (или скопированы в книги из папиросной бумаги), неизменным ответом будет: «О! Мы никогда не теряем счета до того, как они будут скопированы». Спросите их, откуда они знают, что ни один счет не потерян, и, немного подумав, они признают, что на самом деле не знают наверняка. Они начинают сверять книгу из папиросной бумаги после того, как какой-нибудь клиент приносит счет к оплате, который так и не был скопирован в книгу из папиросной бумаги, а следовательно, не был разнесен по счету клиента.

Рис. 5. Копировальный пресс старого образца. Underwood Typewriter Co.

На рис. 4 показан увлажнитель для ткани старого образца, на рис. 5 — копировальный пресс старого образца, а на рис. 6 — книга продаж старого образца (листы из папиросной бумаги).

ЛИСТЫ ПРОДАЖ И СЧЕТА-ФАКТУРЫ НА СВОБОДНЫХ ЛИСТАХ

Этот стиль биллинга был первым отклонением от плана использования копировальных чернил или карандаша на счетах-фактурах с последующим переносом чернил в книги из папиросной бумаги путем смачивания листов водой и впитывания излишков воды промокательной бумагой. Либо это делалось путем помещения влажной ткани на нижнюю сторону листа и накрывания ее листом, наложения счета-фактуры лицевой стороной вниз на лист папиросной бумаги, закрытия книги и помещения ее в копировальный пресс. Чернила со счета-фактуры достаточно переносились на папиросную бумагу, чтобы сделать на ней оттиск.

Рис. 6. Книга продаж старого образца. Underwood Typewriter Co.

Если человек, выполнявший копирование, не проявлял должной осторожности, бумага становилась слишком влажной, и чернила расплывались, размывая копию и сам счет. Если человек, занимавшийся копированием, случайно захватывал два счета, верхний счет не копировался на лист папиросной бумаги. Это самое серьезное возражение, поскольку копия в папиросной бумаге использовалась как запись счета для целей разнесения в бухгалтерскую книгу.

Другой трудностью была обычная проблема, возникающая при использовании переплетенных книг в офисной работе. Только один человек может использовать книгу в одно время. Если Фэйет Генри, бухгалтер, пользовался книгой копий из папиросной бумаги, а Дэйв Пайк, клерк по заказам, хотел использовать ее, чтобы проверить, все ли счета были скопированы офисным мальчиком, ему приходилось ждать Фэйета Генри. Лист продаж на свободных листах, показанный на рис. 7, с серийно пронумерованными страницами, помещаемыми в соответствующие папки после подшивки каждого листа, устраняет все упомянутые трудности — с множеством дополнительных преимуществ.

Рис. 7. Лист продаж и счета-фактуры на свободных листах. Без линовки на листе продаж. Remington Typewriter Co.

Лист продаж и счет-фактура на свободных листах впервые использовались с планшетной биллинговой машиной, при этом лист продаж удерживался в нужном положении путем размещения его на штифтах (круглых металлических стержнях), которые входили в пробитые отверстия по краю бумаги. Эти пробитые отверстия в конечном итоге использовались для надевания на металлические штыри в папках для свободных листов. Счета-фактуры были шире, чем счета обычного размера, и имели перфорацию примерно в 1 дюйм или 1,5 дюйма от левого края, как показано на рис. 8. Слева от перфорированного края находились два небольших отверстия на расстоянии около 2,75 дюйма друг от друга, которые надевались на два небольших штифта на скользящем устройстве для удержания счета. Этот план обеспечивал способ удержания большого листа и счета-фактуры в правильном соотношении друг к другу. Кусок копировальной бумаги того же размера, что и лист продаж, помещался между счетом-фактурой и листом продаж. Эта линовка листа продаж показана на рис. 9.

Рис. 8. Счет-фактура для использования на биллинговой машине

Когда счет-фактура печатался на биллинговой машине, он многократно копировался на лист продаж под ним. Когда счет-фактура был готов, он был готов к отправке по почте — никакой задержки с копированием счетов, никаких размытых счетов из-за небрежного копирования. Никакого выцветания многократно скопированной копии, где использовалась черная копировальная бумага. Чернила не изготавливаются из неразрушимых углеродов, как черная копировальная бумага. Конденсированная книга продаж на свободных листах для этой цели показана на рис. 10.

Ниже кратко изложены некоторые из многих положительных особенностей конденсированной системы, используемой сегодня:

Рис. 9. Лист продаж на свободных листах

Счет и запись в книге продаж получаются за одну операцию.

Записи в книге продаж абсолютно совпадают с выставленным счетом.

Клерк по счетам становится одновременно клерком по счетам и записям.

Нет опасности, что счет будет выставлен без соответствующего начисления.

Записи в этой системе занимают лишь одну четвертую часть места, требуемого для записей, сделанных пером.

На листе продаж нет пустого места.

Можно использовать обе стороны листа продаж.

Экономия места в хранилище сама по себе заслуживает особого внимания.

Рис. 10. Конденсированная книга продаж на свободных листах для биллинга или выставления счетов. Underwood Typewriter Co.

В последние годы компании-производители пишущих машинок оснастили свои устройства приспособлениями, которые позволяют удерживать лист продаж независимо от счетов-фактур. Это позволяет держать большой лист продаж в машине до тех пор, пока на нем не будет многократно скопировано достаточное количество счетов, чтобы заполнить страницу, после чего лист продаж переворачивается. Счета-фактуры можно вставлять в машину и извлекать из нее после написания, не мешая листу продаж. Не требуется дополнительная ширина счета-фактуры, что позволяет использовать старые бланки в качестве счетов-фактур. Планшетные машины могут использовать старые бланки, но не так хорошо. Однако при машинном биллинге ложной экономией является использование бланков, предназначенных для работы пером. Причины этого будут затронуты позже.

Использование двух бухгалтерских книг требует использования двух колонок с правой стороны страницы. Все имена от A до L помещаются в первую колонку; все имена от M до Z помещаются во вторую. Например, счет-фактура, показанный в журнале продаж на рис. 11, иллюстрирует идею записи итогов в двух колонках справа от листа в соответствии с инициалами фамилии фирмы или частного лица, так как соответствующие бухгалтерские книги организованы таким образом. Если в конце месяца первая колонка показывает итог в 3000,00 долларов, бухгалтер знает, что он разнес эту сумму в бухгалтерскую книгу A-L и т. д.

Вышеуказанный план позволяет бухгалтеру отдельно суммировать итоги, которые разносятся по соответствующим бухгалтерским книгам. Желание разделить начисления на сельскую бухгалтерскую книгу и городскую бухгалтерскую книгу можно реализовать, используя две колонки таким же образом.

Желание поместить все кредитовые меморандумы в книгу продаж можно реализовать, используя две колонки в книге продаж, как отмечено выше. Первая колонка используется для дебетовых начислений, а вторая — для ввода кредитовых. В связи с этим планом возникает одна трудность. Кредитовые записи могут быть внесены в дебетовую колонку. Чтобы избежать этого, счета-фактуры делаются как раз такой ширины, чтобы перекрывать первую колонку, а кредитовые меморандумы делаются шире, чтобы перекрывать последнюю колонку. Когда сумма записывается в последней колонке счета-фактуры, она многократно копируется в соответствующую колонку листа продаж. То же самое верно для суммы, записанной в последней колонке кредитового меморандума.

Это подразделение колонок доведено до следующего шага, чтобы позволить анализировать продажи несколькими способами.

По классам товаров, следующим образом:

ЧЕТЫРЕХДЮЙМОВАЯ ПНЕВМАТИЧЕСКАЯ ТРУБНАЯ СИСТЕМА ПЕРЕДАЧИ ЗАКАЗОВ LAMSON ДЛЯ КРУПНОГО ОПТОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ ИЛИ ФАБРИКИ. Lamson Consolidated Store Service Co.

Рис. 11. Журнал продаж, организованный для распределения по двум бухгалтерским книгам

По территории, следующим образом:

По торговым представителям, следующим образом:

Для отделения продажи обычных товаров от товаров, продаваемых на условиях консигнации, следующим образом:

Обычно счет-фактура достаточно широк, чтобы перекрывать только колонку итогов, как показано на рис. 12. Поэтому общая сумма, записанная в колонке итогов счета-фактуры, будет многократно скопирована на лист продаж в колонку, помеченную как «Итого».

Биллинговая машина с широкой кареткой, если она используется, может быть настроена с помощью табуляторных остановов для перехода к любой желаемой колонке. Общая сумма затем записывается в ней второй раз. Сумма в колонке итогов всегда должна быть равна сумме всех колонок, расположенных справа от колонки итогов. Этот план исключает старый способ ожидания конца месяца, а затем трудоемкого прохождения по книге продаж только с одной колонкой итогов и выбора различных позиций в соответствии с требуемой классификацией.

Рис. 12. Лист продаж и счета-фактуры на свободных листах с колонками для распределения труда и запасов

Работа должна быть спланирована таким образом, чтобы позволить завершать работу каждого дня в тот же день, не оставляя ничего для накопления до конца месяца, что требует возвращения к пройденным этапам для получения определенной статистической информации.

В некоторых сферах бизнеса желательно делать два листа продаж, один из которых хранится в папке для офисного учета, а другой используется для различных целей. Он может использоваться как запись продаж от филиала в головной офис, при этом каждая страница нумеруется в дубликате и имеет отличительный цвет. Это план, используемый во всем мире компанией Standard Oil Company. По мере поступления листов продаж в головной офис они помещаются в соответствующие папки и постепенно превращаются в составную книгу. Потеря листа мгновенно обнаруживается по отсутствующему номеру страницы.

Крупная французская парфюмерная фирма в Нью-Йорке придерживается этого плана и отправляет в Париж дубликат листа продаж на тонкой бумаге. Это дает головному офису прекрасную запись каждого счета-фактуры, отправленного любому клиенту филиалом или складом. Поскольку на каждой странице и на обеих сторонах листа можно многократно скопировать несколько счетов-фактур, это наиболее экономичный метод биллинга с точки зрения канцелярских принадлежностей. Название «конденсированный биллинг» указывает на этот факт.

В других случаях дубликат листа продаж достаточно широк только для того, чтобы на нем можно было многократно скопировать количество и описание товаров, без отображения цен и итоговых сумм. Этот узкий лист можно использовать для разноски в учет запасов, не раскрывая этому отделу цены, по которым были проданы конкретные товары. Эта форма листа продаж показана на рис. 13.

Дубликаты счетов-фактур. В различных отраслях существует много причин, по которым дубликаты счетов-фактур желательны и даже необходимы. Некоторые клиенты требуют предоставления счетов-фактур в дубликате: один экземпляр полный, другой — без цен и итоговых сумм. Чтобы достичь этого, необходимо либо поместить лист бумаги между копировальной бумагой и дубликатом счета-фактуры таким образом, чтобы цены и итоговые суммы не копировались, либо использовать короткий счет-фактуру, обрезанный слева от колонки цен, либо использовать короткий кусок копировальной бумаги между оригиналом и вторым (дубликатом) счетом-фактурой.

Желательно делать дополнительные копии счетов-фактур или дубликаты для использования различными отделами бизнеса, например, для анализа продаж по торговым представителям. Если компания нанимает большое количество торговых представителей, очень удобно подшивать в папки дубликат всех счетов-фактур, проданных каждым представителем, используя отдельную папку для каждого из них. Это предпочтительнее, чем иметь отдельные колонки в книге продаж (листах продаж в папках). Последний метод позволяет каждому торговому представителю видеть, что делает каждый другой.

Рис. 13. Лист продаж для конденсированного биллинга

Учет по отделам. Отдельная папка позволяет каждому сотруднику просматривать свои записи без неудобств для других. В крупных компаниях, имеющих транспортный отдел, необходимо предоставлять дубликат каждой счет-фактуры для учета, показывающий полные детали каждого начисления.

Следует проводить различие между фирмами, которые составляют счета-фактуры до отгрузки товаров, и теми, которые составляют их после отгрузки. Например, в бизнесе по продаже плащей товары обычно выставляются в счете до их отгрузки, при этом счет-фактура вкладывается в конверт и упаковывается вместе с товарами.

Часто товары производятся в надлежащих количествах, правильно сверяются по заказу на столе упаковщиков, а затем упаковываются неправильно — один клиент получает слишком много предметов одежды, другой — слишком мало. Тем не менее заказ будет правильно сверен. Чтобы избежать этой трудности, была разработана схема, при которой упаковщик получал дубликат машинописной копии счета (или счета-фактуры), показывающий все, кроме количеств. Это заставляет упаковщика пересчитать все предметы одежды и отметить карандашом на этой копии счета количество каждого стиля и вида, подлежащих отгрузке. Перед отгрузкой товаров копия счета упаковщика с его количествами, отмеченными свинцовым карандашом, сравнивается с количествами, начисленными на листе продаж. Эта схема заставляет упаковщика пересчитывать все предметы одежды, вместо того чтобы рассеянно или даже небрежно перепроверять чужие цифры.

Это достигается путем помещения узкой полоски бумаги поверх колонки количества дубликата счета-фактуры, но под копировальную бумагу. Цифры количества многократно копируются на полоску бумаги вместо дубликата счета-фактуры. Этот план называется «использование бленды». Узкая полоска бумаги между счетом-фактурой и дубликатом — это «бленда», описанная чуть далее.

Следующим шагом в сокращении работы является печать этикетки в связи со счетом-фактурой и листом продаж. В книжном бизнесе, где обычно возможно выполнять заказы со склада и где счет-фактура может быть составлен до отгрузки товаров, можно поместить небольшой кусок бумаги (этикетку) между сложенным счетом-фактурой таким образом, что при написании имени на счете-фактуре оно многократно копируется на этикетку, а также на дубликат счета-фактуры и лист продаж.

Анализ количеств и сумм. В некоторых сферах бизнеса, которые продают три или четыре разновидности товаров, желательно анализировать веса или количества в соответствующих колонках, которые, в свою очередь, многократно копируются на листы продаж, как показано на рис. 14.

Рис. 14. Лист продаж для анализа количеств и сумм товаров

Это экономит много времени по сравнению с составлением того же счета-фактуры следующим образом:

3000 # Brass Rods | @20 $60.00
2500 # Brass Bars | @21 $52.50
1000 # Zinc Bars | @15 $15.00

Следуя первому плану, все веса для соответствующих классов товаров будут многократно скопированы в соответствующие колонки, и поэтому легко суммировать каждую колонку, а в конце месяца классификация продаж будет просуммирована как по весу, так и по долларам и центам. Счет-фактура линован в соответствии с листом продаж.

Информация на листе продаж, которой нет на счете-фактуре. В некоторых сферах бизнеса, таких как производство проволочных сеток, иногда желательно заменить размер проволоки на следующий, чтобы оперативно выполнять заказы. В таких случаях необходимо, чтобы счет-фактура показывал размер заказанной проволоки, а лист продаж — размер, который был действительно отправлен. Поэтому казалось бы невозможным написать «проволока № 8» на счете-фактуре и иметь «проволока № 9» в многократной копии на листе продаж.

Идея, используемая для достижения желаемого результата, заключается в том, чтобы расположить счет-фактуру по отношению к листу продаж так, чтобы на левой стороне листа продаж оставалось поле, которое позволило бы оператору печатать прямо на листе продаж, помещая на него фактический размер отправленной проволоки. Заказанный размер записывался бы на счете-фактуре обычным образом и, конечно, многократно копировался бы на лист продаж.

Есть и другие случаи, когда желательно использовать эту идею. Например, оптовые фирмы по продаже мануфактурных товаров при закупке товаров у восточных производителей просят последних при выставлении счетов использовать номера партий, предоставленные покупателем. Производителям также необходимо выставлять счета на товары в соответствии со своими собственными номерами партий. Следовательно, становится необходимым иметь на листе продаж как номер партии клиента, так и свой собственный. Это достигается путем написания собственных номеров партий прямо на листах продаж слева от счета-фактуры, а затем составления счета-фактуры обычным образом. Эта идея выполняет пожелания клиента и всегда дает производителям сравнение номеров партий на их листах продаж. Планшетные машины требуют более широкого счета-фактуры, рис. 15.

Товары, закупленные на стороне. В некоторых сферах бизнеса можно сократить путь, если продаваемые товары не хранятся на складе, а закупаются у других фирм в том же городе. При помещении счета-фактуры в биллинговую машину поверх листа продаж, бланки заявок в дубликате или трипликате также могут быть помещены в машину вместе со счетом-фактурой, и позиции, которые должны быть заказаны на стороне, записываются первыми на счете-фактуре. Когда все эти позиции внесены в счет-фактуру, бланки заявок могут быть удалены, а счет-фактура и лист продаж оставлены в биллинговой машине, внося остальные позиции, которые должны быть отгружены и начислены в счете-фактуре (листе продаж). Это происходит там, где заказы могут быть отгружены полностью.

Этот план также можно использовать при написании заказа, когда биллинг производится после отгрузки товаров. Следует помнить, что необходимо проводить большое различие в обработке биллинговой работы фирм, которые способны выполнять свои заказы полностью, в отличие от тех фирм, которым приходится ждать отгрузки товаров, чтобы определить, какие позиции выставлять в счете. Некоторые фирмы, которые всегда имеют полный запас, способны составить счет-фактуру и бланк заказа, этикетку для экспресс-посылки и начисление на листе продаж одновременно, потому что они знают, что могут отгрузить каждую запрошенную позицию, и, следовательно, им не нужно ждать, чтобы увидеть, какие позиции отгружены, прежде чем выставлять их в счете.

Рис. 15. Форма для предоставления на листе продаж информации, которой нет на счете-фактуре

Поштучный биллинг. Идея поштучного биллинга значительно выросла за последние несколько лет, несмотря на то, что размер счетов должен быть единообразным, и для одной позиции приходится использовать такой же большой счет-фактуру, как и для большого счета. Многие фирмы предпочитают поштучную идею идее конденсированного листа продаж.

Это объясняется главным образом гибкостью схемы. Дубликат, трипликат или квадрупликат счета-фактуры можно сортировать любым желаемым способом. Это особенно удобно для бухгалтеров, чтобы сортировать дубликаты счетов-фактур в алфавитном порядке, и экономит много времени при разноске в бухгалтерские книги на свободных листах, организованные в алфавитном порядке таким же образом. (При упоминании бухгалтерских книг на свободных листах всегда включаются карточные бухгалтерские книги, так как те же принципы применяются к одним, как и к другим, в том, что касается методов бухгалтерского учета.) Поштучные формы биллинга легче обрабатывать на пишущих машинках с биллинговыми приспособлениями, что является дополнительной причиной, по которой многие фирмы предпочитают их использовать. Некоторые из этих форм показаны на рис. 16.

Еще одна идея, которую стоит рекомендовать, — это цветовая схема, при которой каждая копия счета-фактуры многократно копируется на лист бумаги другого цвета. При сортировке различных копий для разных отделов разные цвета значительно облегчат распознавание различных листов, а также целей или отделов, для которых предназначен каждый из них.

РАБОТА С ЗАКАЗАМИ У ОПТОВЫХ ТОРГОВЦЕВ БАКАЛЕЙНЫМИ ТОВАРАМИ

Вряд ли найдутся две фирмы, которые обрабатывают свою работу с заказами одинаково. Первое соображение при рассмотрении методов работы с заказами — это различие между классами бизнеса, в которых заказы составляются готовыми к исполнению торговым представителем, и теми, которые поступают от клиентов и переписываются на пишущих машинках. Первый класс будет обсуждаться отдельно от второго.

Оптовые торговцы бакалейными товарами, аптекари и аналогичные направления получают подавляющее большинство своих заказов от торговых представителей на местах. После того как заказы вскрыты, первым шагом является проставление на каждом заказе номера с помощью автоматической нумерационной машины. После этого они копируются в реестр заказов следующим образом:

Рис. 16. Образцы поштучного биллинга. Remington Typewriter Co.

1012 | John Smith & Co., | Plainfield, N. J.
1013 | A. B. Jones & Bro., | Providence, R. I.
1014 | U. J. Benedict, | Elmira, N. Y.
1015 | Grace Barnes & Co., | Alliance, Ohio.

После того как заказы выполнены и начислены, они отмечаются в реестре заказов. Примерно раз в неделю все неотмеченные номера в реестре заказов сравниваются с невыполненными заказами. Если заказ потеряется, этот факт не останется неизвестным дольше одной недели.

Всегда следует помнить, что в случае, если заказ не выполнен полностью и является «отложенным заказом», отложенный заказ всегда должен показывать исходный номер заказа, чтобы предотвратить путаницу. Немного практического опыта быстро покажет, насколько неправильно использовать новый номер для отложенного заказа.

Отложенные заказы. В проблеме систематизации любого вида бизнеса вопрос отложенных заказов и правильного метода их обработки является одним из самых хлопотных. Некоторые фирмы не хотят, чтобы бланк заказа возвращался в складские помещения после того, как он уже был там, потому что они не хотят, чтобы склад или фабрика знали цены, которые проставляются на бланках заказов в офисе после того, как они были получены там для оценки, калькуляции и биллинга. Поэтому многие фирмы составляют совершенно новый заказ, который возвращается на фабрику или склад с буквой A, используемой в связи с номером заказа, следующим образом: 1013A. Это, конечно, задерживает выполнение заказа до тех пор, пока отложенный заказ не будет напечатан на машинке. Если необходимо сделать второй отложенный заказ, он будет выглядеть как 1013B. Другие фирмы используют цветовую схему. Это очень хорошая идея, так как она ясно указывает тем, кто заполняет заказы, на старые заказы, которые должны получить внимание в первую очередь.

Многие важные улучшения в методах работы с заказами и биллинга были внедрены в последние годы в бизнесе оптовых торговцев бакалейными товарами. Раньше было принято после того, как заказ был пронумерован и записан в реестре заказов, передавать заказы на склад с общим пониманием, что они должны быть выполнены как можно быстрее. Те, кто заполнял заказы, обычно начинали с верхнего этажа и собирали все позиции, которые должны были быть отгружены, помещали их на тележку и везли на следующий нижний этаж, и следовали этому плану до тех пор, пока заказ не был полностью выполнен. В магазинах выше определенного размера это приводило к значительной задержке.

Первым улучшением была отправка заказов в отдел отгрузки, где они разделялись клерками, известными как «слипперы», которые записывали на бланках позиции, которые должны быть взяты со склада, при этом каждый бланк представлял товары, которые должны быть получены по определенному заказу с определенного этажа. Эта идея позволила тем, кто заполняет заказы на всех этажах, работать одновременно и привела к значительной экономии времени.

Другой положительный результат, полученный благодаря этой системе, заключается в том, что клерк по отгрузке сохраняет оригинал копии заказа (копию, присланную торговым представителем) и поэтому может следить за всеми отделами и подгонять любой отдел, который может задерживаться с выполнением определенного заказа. При планировании работы всегда целесообразно иметь один отдел, который действует как контрольный по отношению к другому отделу. В бакалейном бизнесе для клерка по отгрузке гораздо более удовлетворительно иметь полную запись всех заказов, которые должны быть отгружены в этот день, чем передавать оригиналы заказов на склад, чтобы они были отправлены в отдел отгрузки после того, как заказ был полностью выполнен, а затем клерк по отгрузке будет спешить в последнюю минуту, чтобы спланировать свои погрузки и выполнить всю канцелярскую работу, такую как составление коносаментов и т. д.

Следующее улучшение было вызвано желанием со стороны тех оптовых бакалейных фирм, которые расположены в городах, имеющих эффективное междугороднее электрическое трамвайное сообщение, выполнять заказы в разное время дня. Одна западная фирма переписывала все свои заказы на цилиндрических биллинговых машинах, давая клерку по отгрузке полную копию заказа, а каждому отделу — копию позиций, которые должны быть выполнены только из этого отдела. На копии клерка по отгрузке делается пометка «11 утра», также на всех бланках заказов отделов. Это указывает на то, что заказ должен быть отгружен на 11-часовом трамвае. Другие бланки напечатаны с «1 час дня», «2 часа дня», «3 часа дня», «4 часа дня», «5 часов дня», чтобы указать часы, в которые заказы должны быть отгружены. Многие мелкие розничные торговцы задерживают заказ до последней минуты, и оптовая фирма, которая может предоставить наиболее оперативное обслуживание, получает бизнес. Вышеуказанный план уведомляет отдел отгрузки о времени, когда товары должны быть доставлены, и делает его ответственным за результаты. Все задержки отмечаются, и составляется ежедневный отчет о причинах, которые оперативно расследуются и устраняются.

Раздельные заказы. Некоторые оптовые аптечные фирмы имеют свои запасы, расположенные на разных этажах, о чем их торговые представители полностью осведомлены. Если торговый представитель принимает заказ на товары, которые хранятся на складе на четырех разных этажах, он отправляет заказ на четырех листах бумаги, при этом позиции для каждого этажа записаны на соответствующих листах, которые указывают соответствующие этажи. Для разных этажей используются листы бумаги разных цветов. Эта схема возлагает больше канцелярской работы на торговых представителей, но она позволяет офису быстро передать каждому отделу его часть заказа без задержки переписывания бланков отделов на пишущей машинке в офисе. Во всех схемах заказов, где заказ разделяется и записывается на нескольких листах бумаги для того, чтобы каждый отдел мог выполнить заказ без задержки, используется термин «раздельные заказы». Во всех схемах раздельных заказов количество листов, на которые был разделен заказ, записывается на каждом листе. Например, если есть бланки заказов отделов для трех разных этажей, цифра 3 отмечается на каждом бланке. Таким образом, биллер, подсчитав количество листов, прикрепленных к полному заказу, будет знать, что все листы раздельного заказа были возвращены в офис. Рис. 17 иллюстрирует эту систему заказов. Три пустых листа вверху — это бланки заказов отделов, и каждый содержит только часть всего заказа. Это достигается путем удаления одного бланка отдела за раз из биллинговой машины, но оставления трех верхних листов в машине до тех пор, пока весь заказ не будет написан.

Некоторые фирмы готовы делать четыре копии заказа, каждая из которых содержит все позиции заказа. Другие фирмы не хотят, чтобы сотрудники знали, что клиент покупает вне товаров, относящихся к отделу, в котором работает сотрудник. Кроме того, иногда два отдела на одной фабрике оборудованы для производства одного и того же класса товаров, и если каждый отдел получал полную копию заказа, могла бы возникнуть некоторая путаница и дублирование при выполнении заказа.

Некоторые фирмы вместо того, чтобы делать раздельные заказы, делают сводку товаров, которые должны быть доставлены с каждого этажа, давая каждому этажу несколько таких сводок в течение дня. Товары доставляются в отдел отгрузки в больших количествах и разделяются клерком по отгрузке в соответствии с количествами, требуемыми для каждого заказа. Компании, которые используют эту идею, утверждают, что отправителю требуется меньше времени для разделения товаров, чем отделу заказов для составления раздельных заказов для каждого человека.

Рис. 17. Формы для схем раздельных заказов

При планировании канцелярской работы в методах биллинга заказов и отгрузки необходимо принимать во внимание объем обрабатываемого бизнеса. План, который необходим для крупного бизнеса, будет считаться бюрократизмом в меньшем. Чем больше растет бизнес, тем больше появляется возможностей «специализировать» работу.

В очень малом бизнесе один человек мог бы выполнять все заказы и составлять все счета. В чуть большем бизнесе было бы необходимо посвятить все время одного человека выполнению заказов, другого — составлению счетов. В бизнесе в два раза большем, чем только что упомянутый, было бы необходимо, чтобы один человек посвящал все свое время выполнению заказов только с одного этажа. В исключительно крупном бизнесе может потребоваться, чтобы один человек посвящал все свое время выполнению заказов для какого-то конкретного класса товаров на одном этаже. Эти примеры приведены для иллюстрации значения слова «специализация».

Простая форма заказа. Большинство фирм переписывают заказы своих клиентов на свои собственные формы заказов из писем или заявок. Самая простая форма заказа — это та, которая содержит оригинал для использования складом или фабрикой, дубликат, который отправляется клиенту по почте в качестве подтверждения заказа, и третью копию, которая хранится в офисе как запись невыполненных заказов. Форма заявки, показанная на рис. 18, передает эту идею.

Практика отправки точной копии заказа клиенту устраняет необходимость подтверждения заказа письмом и дает клиенту возможность сверить заказ в том виде, в котором он был введен. Принято печатать на формах подтверждения заказа предложение: «Это точная копия заказа в том виде, в котором он был введен — если замечены какие-либо ошибки, пожалуйста, сообщите нам немедленно». Одна фирма в Буффало сэкономила 300,00 долларов в первую же неделю после внедрения этой схемы благодаря обнаружению ошибки клиентом.

БАССЕЙН ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ЯХТ НА СУДОСТРОИТЕЛЬНОМ ЗАВОДЕ GAS ENGINE & POWER CO. AND CHARLES L. SEABURY & CO., CONSOLIDATED.

Рис. 18. Простые формы заявок для обработки заказов. Remington Typewriter Co.

Крайне важно, чтобы перед тем, как можно было назначить средство или методы сокращения пути, необходимо тщательно диагностировать все условия, присущие бизнесу. Также следует помнить, что клерки и даже руководители отделов увидят все воображаемые трудности новой идеи и упустят из виду все преимущества, которые можно извлечь из нее. Также следует помнить, что если новый метод сокращает девять десятых любого конкретного класса работы и слегка увеличивает одну десятую, вовлеченная сторона много раз не увидит чистых преимуществ, возникающих в результате внедрения новой идеи. Если возникают возражения против предложенного метода сокращения пути, всегда полезно выяснить, относятся ли возражения к большинству работы или только к ее части. Большинство людей на канцелярских должностях скорее обижаются на новые идеи и, кажется, получают удовольствие, пытаясь найти какую-то причину, по которой новая идея не увенчается успехом. Это одна из сторон человеческой натуры, которая требует предельного такта и дипломатии для успешного управления. При продвижении или предложении новых методов следует, насколько это возможно, исходить из того, что идея была предложена тем человеком, с которым вы разговариваете, по той причине, что большинство людей готовы «стать отцами» своих собственных идей.

Простая форма заказа с копией для отдела отгрузки. Вторым сокращением пути, которое было введено в связи с формами заказов, было добавление листа, на котором многократно копировалась копия заказа для отдела отгрузки.

Идея заключается в том, чтобы дать отправителю информацию заранее, чтобы он мог подготовить свои коносаменты и спланировать работу для своих команд, заранее заказать вагоны на железной дороге, позвонить в экспресс-компании и выполнить другую работу, которая может потребоваться для надлежащей отгрузки и доставки произведенных и проданных товаров, и в некоторых случаях подшить копию как свою постоянную запись.

Некоторые фирмы хотят предотвратить знание отправителем цен, по которым продаются их товары. Это достигается путем использования для отдела отгрузки короткого листа бумаги, который доходит только до колонки цен от левого края бланка заказа. Другой метод — использование узкого листа копировальной бумаги с полноразмерным листом бумаги. Этот план не так удовлетворителен, как предыдущий, так как копировальная бумага иногда соскальзывает вправо и позволяет ценам многократно копироваться.

Подтверждение заказа торговому представителю. В некоторых сферах бизнеса желательно добавить дополнительный лист, который называется «подтверждение заказа торговому представителю». Этот план позволяет торговому представителю знать, что заказ был получен и правильно введен для исполнения (в производственных сферах необходимо переписывать заказы на формы заказов, которые содержат слишком много копий для того, чтобы торговый представитель мог многократно копировать их карандашом), и дает ему возможность сверить заказ в том виде, в котором он был введен. Следует помнить, что в некоторых сферах бизнеса существует такое огромное количество детальной информации в связи с заказом, что ни клиент, ни торговый представитель не будут сверять точную копию заказа в том виде, в котором он был введен. Это всегда следует принимать во внимание при рассмотрении добавления этого листа.

КАНЦЕЛЯРСКИЕ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ

Различные стили листов на свободных листах и папок должны быть полностью поняты, чтобы оценить их важность в работе с заказами и биллингом.

Листы на свободных листах. Первые листы на свободных листах были пробиты с закрытыми отверстиями, как показано на иллюстрации форм Kilby Mfg. Company на рис. 18. Проблема с пробивкой закрытых отверстий заключается в том, что при помещении на металлические штыри папки невозможно удалить лист в центре папки, не удалив все листы, находящиеся непосредственно над нужным.

Чтобы избежать этой трудности, было разработано прорезное отверстие. Это проиллюстрировано в формах Commercial Sash & Door Company на рис. 19. Прорезь от края бумаги до пробитого отверстия позволяет помещать бумагу на штыри папки между любыми двумя листами. Отверстия пробиваются как в закрытом, так и в прорезном стилях различных размеров, обычно варьирующихся от 1/4 до 5/16 дюйма в диаметре. В последние годы производители представили пробитые отверстия других форм, отличных от круга.

Для постоянных записей, где листы подшиваются серийно в соответствии с номером страницы, номером заказа и т. д., лист на свободных листах с закрытыми отверстиями вполне удовлетворителен. Для записей, которые должны быть удалены из любой части папки и вставлены в другую часть, лист на свободных листах с прорезными отверстиями является наиболее удовлетворительным стилем для использования.

Папки. Папки обычно изготавливаются из двух обложек и набора штырей, которые обычно прикреплены к одной из обложек. Другая обложка является подвижной, чтобы приспособиться к увеличенной толщине папки по мере добавления листов на свободных листах. Большие шаги были сделаны в производстве улучшенных папок. Существует так много стилей штырей и других остроумных приспособлений, где две обложки удерживаются вместе и закрываются или открываются с помощью ключа, что только обращение к каталогам производителей даст подробную информацию.

Рис. 19. Два стиля пробивки для листов на свободных листах. Remington Typewriter Co.

При покупке папок и листов на свободных листах хорошо покупать и то, и другое у одной фирмы. До сих пор возникали проблемы, когда пробитые отверстия листов на свободных листах были, вероятно, на 1/64 дюйма дальше друг от друга или ближе, чем металлические штыри в папке, в которой они должны были использоваться. Производитель папок всегда будет утверждать, что листы были пробиты неправильно принтером, и наоборот.

Сейчас довольно общепринято, что все пробитые отверстия должны быть расположены так, чтобы центр отверстия находился на расстоянии 1/2 дюйма от края бумаги. Это оставляет достаточно поля, чтобы позволить бумаге прочно удерживаться на штырях. Во всех случаях, когда отверстия пробиты слишком близко к краю бумаги, узкое поле между краем бумаги и отверстием очень быстро рвется.

Канцелярские принадлежности, напечатанные для машинописной работы. Очень немногие люди осознают большую ценность правильно разработанных канцелярских принадлежностей для машинописной работы. Закон использования и обычая настолько силен, что неизменно счета-фактуры и формы заказов печатаются так же, как если бы они должны были быть написаны от руки. Заголовки печатаются с первой буквой каждого слова, выровненной по вертикали. Этот план вызывает большую трату времени со стороны оператора.

Вся работа по биллингу и заказам должна выполняться на машинах, оснащенных либо колонным остановом, либо десятичным табулятором. Колонный останов — это устройство на пишущей машине, которое автоматически останавливает каретку в любой из нескольких заранее определенных точек. Десятичный табулятор — это устройство на пишущей машине, которое автоматически останавливает каретку в месте единиц, десятков, сотен и т. д. в любой заранее определенной колонке.

Также следует понимать, что все пишущие и биллинговые машины оснащены маргинальными остановами. Эти остановы регулируются и могут быть расположены на любой стороне машины таким образом, что каретка всегда будет останавливаться в любой заданной точке на любом краю бумаги.

Жизненно важно, чтобы либо колонный останов, либо десятичный табулятор использовались в сочетании с маргинальными остановами на пишущих машинах, и эти три момента должны быть приняты во внимание при проектировании канцелярских принадлежностей для использования с машиной. Следующие иллюстрации показывают плохо разработанные и правильные заголовки счетов-фактур.

J. B. WILLIAMS & BRO.
NASSAU, N. Y.
NAME | SALESMAN
SHIPPING ADDRESS | ORDER NUMBER
P. O. ADDRESS | REQUISITION NUMBER
VIA |

Этот пустой бланк был намеренно показан для того, чтобы противопоставить его счету-фактуре, напечатанному таким же образом с правильно заполненными заголовками.

J. B. WILLIAMS & BRO.
NASSAU, N. Y.
NAME, Geo. Brown & Co. | SALESMAN, Jenkins
SHIPPING ADDRESS, Flat Rock, W. Va. | ORDER NUMBER 2246
P. O. ADDRESS, Wenonah, W. Va. | REQUISITION NUMBER A341
VIA N. & W. R. R. Co. | OUR ORDER NUMBER 9422

Сравните этот заголовок с заголовком счета-фактуры, у которого последние буквы каждой строки выровнены по вертикали. Это позволяет оператору биллинговой машины перемещать каретку в крайнее правое положение, так как первая буква, которую нужно написать в каждой строке заголовка, начинается в одной и той же точке.

NAME Geo. Brown & Co. | SALESMAN Jenkins
SHIPPING ADDRESS Flat Rock, W. Va. | ORDER NUMBER 2246
P. O. ADDRESS Wenonah, W. Va. | REQUISITION NUMBER A341
VIA N. & W. R. R. Co. | OUR ORDER NUMBER 9422

Последняя форма не имеет такого хорошего вида до печати на машинке, как после. Однако изменение сделано ради полезности и скорости. В первой форме оператору необходимо устанавливать каретку в разную начальную точку для каждой строки, тогда как в последней иллюстрации можно легко увидеть, что все, что нужно сделать оператору, — это переместить каретку вправо до маргинального останова и писать без какой-либо потери времени.

Одно время на одной из крупных железных дорог этой страны проводилось соревнование по скорости между биллерами, пишущими пером, и биллерами, работающими на машинах, и людям, работающим на машинах, было дано разрешение изменить положение заголовков грузовых счетов. Торговый представитель, ответственный за тест, изучал возможность устранения определенных бесполезных движений каретки пишущей машины. Ему удалось расположить печатный материал на счете таким образом, что это позволило иметь три начальные точки в заголовке и теле счета. Нажимая на свой табуляторный останов после написания имени или цифры, машина немедленно перескакивала к следующей точке печати на строке. Это расположение значительно облегчило работу и позволило ему доказать превосходство машинной работы над работой пером. Если бы он попытался использовать старые канцелярские принадлежности с их нерегулярными заголовками, он бы провалил тест.

Проектирование канцелярских принадлежностей. При проектировании счетов-фактур, форм заказов и статистических форм всегда следует помнить, что обычная пишущая или биллинговая машина делает десять знаков на дюйм, иногда двенадцать знаков на дюйм с шрифтом elite, и иногда восемь знаков на дюйм с крупным римским шрифтом. Поэтому все вертикальные линии, разделяющие различные колонки формы, должны быть линованы в кратных долях десятых, двенадцатых или восьмых долей дюйма, в соответствии с шагом (эскейпментом) машины, которая будет использоваться. Различные стили шрифтов показаны на рис. 20.

При оценке расстояния между строками следует помнить, что все пишущие и биллинговые машины настроены на интервал в одну строку, две строки и три строки. Регулируя устройство интервала, бумагу можно продвигать на ширину одной, двух или трех строк. Все заголовки на счете-фактуре должны быть расположены так, чтобы следующая точка написания ниже, на счете-фактуре или заказе, была через один, два или три интервала, а начало тела счета должно быть организовано таким же образом. Это предотвращает любую трату времени и устраняет необходимость сбрасывать храповое устройство интервала машины и поворачивать каретку вручную.

Первая точка печати на форме заказа или биллинга должна быть расположена таким образом, чтобы можно было использовать маргинальный останов каретки пишущей машины, а не табуляторный останов. Вторая точка написания на форме должна быть первым колонным остановом (искатель колонок на биллинговой машине — это устройство, которое автоматически останавливает каретку в определенных заданных точках). Третья точка написания на строке должна быть вторым колонным остановом или остановом десятичного табулятора, в зависимости от того, какой из них есть на машине.

На рис. 21 показана иллюстрация, показывающая верхние листы формы заказа, разработанной для облегчения работы биллинговой машины. В дополнение к тому, что все печатные заголовки выровнены по вертикали по последней букве каждого слова, каждая строка составляет либо один интервал, либо два интервала валика (резинового ролика) биллинговой машины. Это устраняет любую трату времени при прохождении формы заказа через машину.

Рис. 20. Стили шрифтов пишущих и биллинговых машин

Последний лист формы компании McCaskey Register Co. выполнен из картона, с напечатанными в верхней части цифрами от 1 до 31. Подвижный металлический «бегунок» или наконечник используется для указания сроков оплаты каждого счета, а также для того, чтобы сотрудники отдела сбора платежей могли быстро находить нужные копии начислений для отправки выписок за три-пять дней до наступления срока оплаты.

Стили шрифтов. Размер и стиль шрифта являются очень важным фактором во всех видах работ, где требуется получение разборчивых копий при многократном копировании. Существует несколько классов шрифтов, используемых в биллинговых машинах. Разные компании используют разные названия для их описания. Используются четыре размера шрифта, приведенные ниже:

ELITE (ЭЛИТ)

PICA (ПИКА)

MEDIUM ROMAN (СРЕДНИЙ РОМАНСКИЙ)

LARGE (или полный) ROMAN (КРУПНЫЙ РОМАНСКИЙ)

Elite. Этот стиль получил широкое распространение в деловой переписке. Он придает письму солидный вид. Это самый сложный в уходе шрифт — он быстрее других разрушает резиновый валик и красящую ленту пишущей машинки. Кроме того, он дает очень плохие результаты при многократном копировании, так как шрифт настолько мелкий, что уже на шестой или седьмой копии, а зачастую и на третьей или четвертой, буквы настолько расплываются, что невозможно отличить «e» от «a» или «o».

Этот стиль шрифта иногда используется для составления табличных отчетов, когда требуется уместить большое количество цифр на одном дюйме.

Pica. Это самый распространенный шрифт. Он дает вполне удовлетворительные результаты при создании до шести-семи копий. На одном дюйме можно написать только десять знаков этого размера.

Medium Roman. Это следующий по величине размер шрифта после Pica, и благодаря своему размеру он обеспечивает лучшие результаты при многократном копировании. Он также позволяет разместить десять букв на дюйм.

Large Roman. Этот размер шрифта используется железнодорожными и пароходными компаниями для печати накладных. На одном дюйме можно написать только восемь букв.

Рис. 21. Формы, демонстрирующие правильно разработанные бланки

Готический шрифт. Термин «готический» указывает на стиль, а не на размер шрифта. Если бы с римского шрифта убрали маленькие засечки сверху и снизу (эти выступы называются серифами), получился бы готический шрифт. Очень удачное сочетание для биллинговой машины — использование двух разных размеров готического шрифта: более крупного для заглавных букв и более мелкого для строчных. Недавняя практика доказала ценность использования заглавных готических букв одного размера, так как это повышает разборчивость заказа или счета.

При многократном копировании цифры всегда должны быть «открытого» типа, то есть 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0, а не 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0, так как первые гораздо более разборчивы.

Копировальная бумага. В коммерческом мире нет предмета, который использовался бы столь неправильно и понимался бы столь плохо, как копировальная бумага. Чтобы правильно понять принципы ее использования, приводится краткое описание процесса ее производства.

Основными ингредиентами копировальной бумаги являются масло, воск, бумага и краситель. Масла и воски используются для придания красочному составу износостойкости, эластичности и плотности. Используется папиросная бумага — как правило, импортного качества — с тонкими и прочными волокнами. Качество должно быть первоклассным, чтобы гарантировать отсутствие дыр и других дефектов на листах. Обычно листы нарезаются размером 20 на 30 дюймов. Считается, что в одной стопе содержится 500 листов. Используются три плотности бумаги: 4 фунта, 7 фунтов и 10 фунтов соответственно, что означает, что 500 листов указанного размера будут весить столько фунтов, сколько указано, в зависимости от толщины бумаги.

Краситель. Единственным по-настоящему несмываемым цветом является черный; это объясняется тем, что основой красителя является углерод. Используемые цвета представляют собой порошки, измельченные как можно мельче. Они смешиваются в надлежащих пропорциях с маслами и восками. Раньше смесь наносили вручную, но были сделаны большие успехи в создании оборудования для автоматического равномерного нанесения красителя на бумагу. Важно, чтобы краситель или пигмент наносился на бумагу равномерно и проникал в волокна. Если бумага не удерживает пигмент, копировальная бумага не будет служить должным образом. Чем дольше краситель держится на бумаге, тем дольше ее можно использовать.

Отделка. Отделка копировальной бумаги — это фактор, который так плохо понимается публикой. Копировальная бумага бывает с мягкой, средней и жесткой отделкой. Первая почти не стирается рукой под давлением, вторая немного стирается, а мягкая отделка оставляет следы, если нажать на нее рукой. Каждая отделка предназначена для определенного использования, что будет объяснено позже. Способность копировальной бумаги к многократному копированию абсолютно зависит от самой пишущей машинки, твердости резинового валика, силы нажатия оператора, плотности бумаги и, наконец, от качества покрытия бумаги. Два оператора на одной и той же пишущей машинке могут получить совершенно разные результаты, потому что у одного нажатие легкое, а у другого — тяжелое. Обычные резиновые валики, поставляемые с пишущими машинками, имеют среднюю твердость — через шесть месяцев или год они постепенно становятся тверже, в конечном итоге становясь твердыми как сланец. Если пишущая машинка должна использоваться как для обычной работы, так и для интенсивного многократного копирования, она должна иметь два разных валика, по одному для каждого вида работы. Нет причин использовать на машине валик средней твердости, получать плохие результаты, а затем винить копировальную бумагу. Используйте на машине твердый резиновый валик, и никаких трудностей не возникнет. Некоторые марки машин имеют сменные валики (известные как платены), которые очень полезны. Требуется всего минута, чтобы снять один и установить другой на машину.

Четырехфунтовая бумага. Этот класс копировальной бумаги имеет плотное, чувствительное покрытие и предназначен для интенсивного многократного копирования — для создания от пяти до двадцати копий. Копировальная бумага с мягкой отделкой всегда используется там, где требуется интенсивное многократное копирование. Отделка бумаги, на которой пишут, также является важным фактором. Бумага с жесткой отделкой, то есть с блестящей поверхностью, не позволяет красителю копировальной бумаги закрепиться, в то время как бумага с мягкой отделкой позволяет красителю растекаться, что дает плохую копию. Этот класс бумаги также используется для создания нескольких копий на машинах с очень легким ходом, таких как Hammond.

Семифунтовая бумага. Этот вес бумаги приспособлен для создания от одной до пяти копий. Будучи тяжелее четырехфунтовой, она прослужит дольше. Если она покрыта толстым слоем, она даст больше оттисков, чем при легком покрытии, но оттиски будут не такими четкими и чистыми.

Десятифунтовая бумага. Этот вес бумаги предназначен для использования там, где требуется одна или две копии. Ее вес позволяет ей выдерживать жесткие условия эксплуатации, которым она подвергается. При создании одной или двух копий дополнительный вес или толщина копировальной бумаги не влияют на оттиск. Этот класс бумаги используется с биллинговыми машинами всех видов.

Бумага с полным копировальным слоем. Это бумага, покрытая красителем с обеих сторон, предназначенная для создания множества копий на папиросной бумаге. Листы копировальной бумаги помещаются между каждым вторым листом папиросной бумаги, обеспечивая копирование на верхней стороне одного листа и нижней стороне следующего. Эта копировальная бумага используется для уменьшения объема бумаги в пишущей машинке — требуется вдвое меньше копировальной бумаги. Ее иногда называют двойной копировальной бумагой, и она в основном используется железными дорогами при составлении накладных на желтой (сорта «одуванчик») папиросной бумаге.

Копировальная бумага для копий. Эта бумага предназначена для использования там, где необходимо или желательно сделать копию под копирку, с которой затем будет сделана пресс-копия. Гектографическая копировальная бумага предназначена для создания копий, которые будут использоваться в гектографе.

Копировальная бумага для карандаша. Этот класс копировальной бумаги изготавливается из тяжелых сортов бумаги весом от семи до двадцати фунтов и выпускается с полным копировальным слоем в семифунтовом весе.

Копировальная бумага для ручки. Этот класс копировальной бумаги выпускается в семифунтовом и десятифунтовом весе.

Проблемы и их устранение. Копировальная бумага, произведенная летом, требует иного подхода к составу красителя, чем та, что произведена зимой. Пользователи должны всегда помнить, что копировальная бумага, которая пролежала без использования весь год, постепенно высыхает и теряет свою эффективность. Чем свежее копировальная бумага, тем лучше — поэтому неэкономично закупать слишком большой запас, если он может пролежать более шести месяцев. Никогда не храните копировальную бумагу вблизи источников тепла или под прямыми солнечными лучами.

Одна из главных трудностей при работе с копировальной бумагой — это полосчатый эффект, называемый «древовидным». Он вызван тем, что копировальная бумага вставлена неровно между листами бумаги, используемыми вместе с ней. Будучи однажды смятой, она остается такой и дает полосчатый результат до тех пор, пока ее используют. Чтобы избежать этой проблемы, оператор должен следить за тем, чтобы копировальная бумага не сминалась при вставке между листами, и после вставки бумаги в пишущую машинку нажимать рычаг освобождения, чтобы ослабить ролики подачи бумаги, позволяя неравномерному натяжению бумаги и копировальной бумаги выровняться.

Долговечность красителя. Черная бумага, изготовленная из углеродного пигмента, является несмываемой и наиболее долговечной. Синяя или фиолетовая бумага следуют за ней по порядку долговечности цвета и изготавливаются из анилиновых красителей. Затем идут зеленая и красная. Факт в том, что красную и зеленую копировальную бумагу не следует использовать для постоянных записей, так как они быстро выцветают.

Износостойкость бумаги. Часто пишущая машинка имеет резиновый валик (платен), который стал изъеденным и изношенным от времени и использования точек, запятых, дефисов и знаков повтора. Это очень разрушительно для копировальной бумаги. На машину следует установить новые резиновые валики. Неэкономично использовать дешевую разновидность, которую можно купить за 75 центов и которая представляет собой не что иное, как резиновый шланг, натянутый на деревянный сердечник. Последний не является цилиндрическим и создаст проблемы. Шрифт будет печататься неровно и вызовет плохое выравнивание, за что будут винить машину.

Бленды (маскирующие листы). «Бленда» — это название листа бумаги, используемого при многократном копировании для предотвращения копирования всей информации с верхних листов на некоторые из нижележащих листов.

Например, при описании схемы предоставления упаковочному отделу описания товаров для отгрузки, но с пустым столбцом количества, можно вспомнить, как полоска бумаги соответствующего размера, достаточно широкая, чтобы закрыть столбец количества, помещалась поверх левой стороны счета сверху донизу. Таким образом, все количества вместо копирования на лист упаковщика копировались на полоску бумаги, известную как «бленда».

Бленда может быть любой формы и вырезана сверху, сбоку или снизу; или, в некоторых случаях, вырезы неправильной формы делаются в середине листа или около краев. Вырезы делаются для того, чтобы позволить определенной информации копироваться на следующий лист под блендой. Остальная информация на верхнем листе копируется на бленду, которая затем выбрасывается. Считается, что дешевле использовать лист бумаги для этой цели, чем останавливаться и делать отдельный лист с частью информации, напечатанной на нем.

КАК ОБРАБАТЫВАТЬ ЗАКАЗЫ И СЧЕТА НА БИЛЛИНГОВЫХ МАШИНАХ

Листы счетов в форме «бланкета» для скоросшивателей. В некоторых сферах бизнеса возможно использование счетов одинакового размера. Поэтому некоторые фирмы делают счета и листы продаж одинакового размера. Верхний лист перфорирован горизонтально через равные промежутки, что позволяет разрывать счета так, чтобы один бланк счетов можно было разделить на три или четыре отдельных счета. Этот план можно использовать, когда работа выполняется на обычной пишущей машинке. При подготовке бумаг для выставления счетов используется лист копирки, равный по размеру листу продаж. Копировальная бумага большой плотности (10 фунтов) с жесткой отделкой — лучший вид копирки для этой работы. Если для каких-либо целей нужен дополнительный лист продаж, можно использовать дублирующий лист бумаги, желательно другого цвета, с еще одним листом копирки, проложенным между двумя листами продаж. Этот метод расточителен в отношении места на листе продаж. Если бы каждый счет был отдельным и помещался в машину таким образом, чтобы первая написанная строка на счете была всего на два или три интервала ниже последнего пункта предыдущего счета, скопированного на лист продаж, обычно можно было бы скопировать еще один счет среднего размера на лист продаж.

Лист продаж для скоросшивателя с отдельными счетами. Эта комбинация стала возможной благодаря биллинговой машине, как планшетного, так и цилиндрического типа. Цилиндрические биллинговые машины оснащены специальными каретками со специальными подающими роликами, которые удерживают лист продаж до тех пор, пока он полностью не пройдет через машину. Цилиндрические машины также имеют независимый подающий ролик, который можно освободить специальным рычагом. Это позволяет вставить счет в машину, затем зафиксировать его в нужном положении промежуточным подающим роликом и пропустить через машину вместе с листом продаж до завершения счета. Затем промежуточный подающий ролик освобождается, и счет извлекается, не нарушая положения листа продаж. Затем на место помещается следующий счет, и та же операция повторяется. Это позволяет копировать один счет почти сразу под предыдущим. Некоторые фирмы, имеющие счета из одного или двух пунктов, что позволяет копировать от семи до девяти счетов на каждой странице, делают счета в форме «бланкета»; то есть семь или восемь счетов на одной полосе. После копирования каждого счета они продвигают следующий счет в нужное положение, а затем разрывают счета, как описано ранее.

Копировальная бумага, нарезанная для этого вида работы. Некоторые операторы, занимающиеся уплотненным биллингом, предпочитают использовать копировальную бумагу того же размера, что и счет, и удалять ее каждый раз после завершения счета. Это требует большого количества манипуляций с копировальной бумагой. Предпочтительнее использовать большой лист копировальной бумаги того же размера, что и лист продаж, пропуская его через биллинговую машину вместе с листами продаж. Это устраняет необходимость брать кусок копировальной бумаги каждый раз, когда счет помещается в машину. При первом методе, если на одной странице листа продаж было четыре счета, требовалось четыре раза брать один и тот же кусок копировальной бумаги, или по одному разу на каждый счет. Последний план требует обращения с копировальной бумагой только один раз, когда лист продаж помещается в машину. Оператор позиционирует второй или третий счет на листе продаж, чтобы избежать письма поверх предыдущего счета, делая три пробела кареткой после завершения счета.

Использование листов с серийными номерами. Все листы продаж должны быть пронумерованы серийно, чтобы при помещении в скоросшиватель можно было обнаружить потерю любого листа по отсутствующему номеру. Некоторые фирмы предпочитают использовать только одну сторону листа продаж. В этом случае скоросшиватель для продаж, вмещающий 375 листов, будет иметь 375 страниц. Если листы пронумерованы с обеих сторон, скоросшиватель для продаж будет иметь 750 страниц. Если внешний вид страницы испорчен из-за испорченного счета, этот лист не выбрасывается, и тот факт, что он остается, является стимулом для оператора выполнять работу качественно.

Обработка кредитовых авизо. Некоторые фирмы предпочитают обрабатывать свои кредитовые авизо на бумаге другого цвета (обычно розовой) как для счетов, так и для больших листов, которые соответствуют листам продаж. Все правила, регулирующие составление счетов и листов продаж для скоросшивателей, применяются к оформлению кредитовых авизо.

Общие замечания относительно биллинговых машин. Планшетная биллинговая машина несколько расширила идею использования специальных символов для определенных сокращений, характерных для различных отраслей торговли. Например, в обувном бизнесе используются, среди прочих, следующие сокращения:

WOM | means | Women's
CHI | " | Child's
BOYS' | " | Boys'
BAL | " | Balmorals
BLU | " | Bluchers
PR | " | Pair
PRS | " | Pairs
DOZ | " | Dozens

Цилиндрические машины приняли тот же план. В цилиндрических машинах есть два различных класса — те, у которых по два шрифта на рычаге, такие как Remington и Underwood, и те, у которых по одному шрифту на рычаге, с удвоенным количеством рычагов, такие как Smith-Premier. Оба класса машин могут использовать специальные символы, но машины, имеющие только один шрифт на рычаге, имеют преимущество, так как у них больше места для размещения специальных символов.

Использование специальных символов дает значительную экономию, что подтверждается следующим примером:

ОКТ 14 09.

Это требует девяти ударов, если каждая буква пишется отдельно. Если бы это было написано тремя специальными символами, потребовалось бы всего пять ударов. Специальные символы использовались бы следующим образом: ОКТ. -пробел- 14 -пробел- 09.

Непосвященному может показаться, что специальный символ из трех букв, такой как сокращение ОКТ., займет три места на машине и, следовательно, наложится на слово справа. Это предотвращается путем размещения шрифта на рычаге таким образом, чтобы буква Т сокращения находилась в точке печати на бумаге. Следующая иллюстрация покажет, как шрифты размещаются или выравниваются для достижения желаемых результатов:

OCT | 14 | 09
│ | │ | │

Поскольку месяц всегда предшествует следующему слову, сокращение ОКТ выравнивается так, чтобы две первые буквы находились слева от точки печати. В случае, если машина была оснащена цифрами для всех дней месяца, символ 14 был бы выровнен так, чтобы печататься по обе стороны от точки печати. Поскольку сокращение 09 всегда следовало бы за ним и никогда не предшествовало, оно было бы выровнено так, чтобы 0 находился в точке печати, а 9 печаталась справа от него. Очень важно правильно выравнивать специальные символы, чтобы сокращения, которые всегда предшествуют, были выровнены для печати на последней букве, а сокращения, которые следуют, были выровнены для печати на первой букве.

Невозможно печатать сокращения в сплошном тексте, например, в письме. Они должны использоваться только в связи с датами счетов или заказов, в связи с названиями фирм. Например, сокращение «Г-нам» (Messrs.) в начале названия фирмы, где требуется такой термин, или сокращение «Ко.» (Co.) в конце названия фирмы, или сокращения «Пр.» (Pr.), «Дз.» (Doz.), «Гр.» (Gro.) и подобные сокращения встречаются в теле счета и, предпочтительно, в первом столбце после количества.

Следует помнить, что когда резиновый валик биллинговой машины изнашивается и прорезается отверстиями, возникающими при использовании точек, запятых, дефисов и т. д., шрифт специального символа иногда будет печататься жирно в верхней части и тонко в нижней части буквы, или наоборот. Это в некоторой степени исправляется установкой нового резинового валика на цилиндрическую биллинговую машину или нового резинового покрытия на планшетную биллинговую машину.

Специальные символы лучше использовать на машинах с нижним ударом (или «слепых» машинах), чем на машинах с видимым шрифтом. В последних все рычаги сгруппированы менее чем в полукруге, что неизбежно сближает рычаги немного плотнее и поэтому не позволяет использовать специальные символы большого размера.

Табуляторы на биллинговых машинах. Абсолютно необходимо, чтобы каждая биллинговая машина была оснащена либо однопозиционным (известным как «стопор столбца»), либо десятичным табулятором, предпочтительно последним. Однопозиционный табулятор используется следующим образом:

На раме биллинговой машины лежит планка, на которой через заранее определенные интервалы установлены металлические стопоры или штифты. При нажатии на стопор столбца каретка, удерживающая бумагу, освобождается и автоматически перескакивает к первому стопору. После того как информация написана, стопор снова нажимается, и машина автоматически перескакивает к следующей точке печати. Следующий пример показывает использование стопора столбца:

John Jones | Marion, Ind. | XXV
A. B. Smith | Washington, D. C. | XXX
G. Barnes | Seattle, Wash. | XXX

Следующий пример показывает использование десятичного табулятора:

10.50

.50

150.25

15560.65

С десятичным табулятором оператор нажимает клавишу десятков, которая автоматически устанавливает каретку в положение для начала написания суммы 10.50. Если бы для этой цели использовался стопор столбца, он остановил бы машину в точке десятичной запятой, и оператору пришлось бы сдвинуть каретку на две позиции вправо, чтобы начать печатать за две позиции до десятичной запятой. Некоторые операторы устанавливают стопор столбца так, чтобы машина всегда останавливалась в точке десятков, и если нужно написать сумму 1.00 или меньше, они используют клавишу пробела. Это быстрее, чем всегда останавливаться в десятичной точке, а затем позиционировать каретку вручную. Однако, если предстоит выполнить любую табличную работу, включающую сильно различающиеся цифры, использование десятичного табулятора является явной экономией. Большинство операторов не видят преимущества использования табуляторов и во многих случаях продолжают тратить время на перемещение каретки клавишей пробела. Если бы они воспользовались устройством табулятора, они бы мгновенно перескакивали с одной части строки к следующей нужной точке. Следует помнить, что биллинговая работа — это постоянное повторение определенных ручных движений. Если можно исключить одно движение из десяти, это равносильно экономии одного часа из десяти. Чтобы показать огромное преимущество и, можно сказать, необходимость экономии времени и сокращения пути в крупных учреждениях, отличной иллюстрацией является устройство, используемое Butler Bros., крупным домом заказов по почте со складами в нескольких крупных городах. Эта конкретная схема используется в Джерси-Сити, штат Нью-Джерси. Она состоит из двух рядов операторов биллинговых машин (шестьдесят пять человек), расположенных параллельно, с бесконечной лентой, проходящей между ними, и двумя проверяющими клерками в конце ряда. Как только операторы переносят заказы на бланки заказов, оригинал и напечатанный заказ (с копиями для отделов) помещаются на ленту и автоматически доставляются на стол проверяющего.

Резиновая лента проходит через шкив на краю стола проверяющего, что позволяет заказам падать с ленты на стол. Лента возвращается в конец линии, где она вращается вокруг другого шкива. Питание осуществляется от небольшого электродвигателя.

Расположение биллинговых машин в крупных торговых домах. В крупных предприятиях оптовой торговли галантерейными товарами, товарами повседневного спроса и смежных отраслях специальное расположение позволяет нескольким биллинговым машинам выполнять большой объем биллинга. В этих классах бизнеса принято называть номер партии, класс товара и количество ярдов клерку по счетам, который, в свою очередь, вносит их в счет и дубликат. Используемая система будет описана в другом месте. Здесь желательно коснуться только идеи подвижной платформы. Оператор сидит на приподнятой платформе, на которой установлена биллинговая машина и стул. Эта платформа имеет ролики и может перемещаться в проходе между двумя рядами прилавков, на которых размещены товары для отгрузки. Как только вызывающие называют номера партий, описание и количества одной отгрузки, оператор биллинговой машины перемещает платформу к следующей партии товаров, что позволяет ему четко слышать вызывающего, где бы тот ни находился. Если бы клерк по счетам был постоянно расположен в одной части комнаты, он был бы склонен совершать ошибки из-за неправильного понимания вызывающего. Схема, которая широко используется в тех классах бизнеса, которые требуют «системы вызова» или, как они ее называют, «биллинга по вызову», заключается в том, чтобы называть слово «шестьдесят пять» (sixty-five) так, как если бы это было «сикити-файв» (sixity-five), а слово «пятьдесят пять» (fifty-five) так, как если бы это было «фитити-файв» (fifity-five). Это предотвращает путаницу между этими суммами, которые звучат так похоже. Некоторые фирмы для «шестьдесят пять» используют термин «стики-файв» (sticky-five).

Использование вычислительных машин в связи с биллингом. Многие фирмы используют вычислительные машины, такие как комптометр, для проверки сумм в счетах. С помощью машины такого типа можно вычислить все суммы. Машина одновременно автоматически складывает итоги, и, если из счета нужно вычесть скидки, эту операцию можно выполнить, не очищая машину. Например, в следующем примере:

12 yards lace |  | 50 | $6.00 |
15 yards ruching |  | 10 | 1.50 |
24 doz. hdchfs. |  | 12.00 | 288.00 |
|  |  | $295.5 |
| 25% |  |  | 221.63

Под «очисткой» машины понимается нажатие рычага, который возвращает все колеса в положение 0 для начала нового вычисления. Не желая вдаваться в механические достоинства суммирующих машин, как печатающих, так и непечатающих, важно коснуться различных аргументов, используемых в пользу биллинговых машин с суммирующими приспособлениями и без них.

Планшетные машины первыми стали использовать комбинированные устройства. Используемый план заключался в размещении двух регистрирующих счетчиков на биллинговой машине и проверке итога каждого счета отдельно с помощью одного счетчика, а также накоплении итогов всех счетов за день на другом счетчике. Некоторые фирмы использовали дополнительные регистрирующие счетчики для записи итогов дополнительных столбцов на листах продаж, в которых они анализировали продажи по классам товаров или другой классификации. Некоторые фирмы не суммировали счета при расчете цен и количеств, а оставляли сложение для суммирующей машины. Единственным недостатком этого плана было то, что если оператор копировал неверный итог с циферблата счетчика, это вызывало проблемы. Этот недостаток, если его можно так назвать, поскольку это не вина машины, а оператора, был исправлен путем установки вычитающего устройства на поздних моделях комбинированных биллинговых и суммирующих машин, при этом вычитающее устройство приводится в действие, когда записывается итог счета. Если правильная сумма счета записана в счете, цифры на циферблате превращаются в нули, что указывает на то, что сумма была правильно перенесена оператором. Другие улучшения, вероятно, последуют во многих машинах, которые появляются на рынке. См. рис. 29 на стр. 67.

Некоторые фирмы предпочитают выполнять весь биллинг как одну операцию и использовать отдельную или вычислительную машину, в зависимости от обстоятельств, для проверки сложения в конце дня. Причина в том, что при наличии двух отдельных машин они могут использоваться разными людьми в течение дня для разной работы.

Если вычислительные машины нужны для сложения, умножения и вычета скидок, рекомендуются непечатающие машины, так как они управляются клавишами. Если нужны суммирующие машины, когда требуются печатные списки всех сложений, тогда рекомендуются печатающие машины. Широкая публика признала, что каждый класс машин имеет свое отдельное применение. Некоторые фирмы проверяют итоги печатающих машин с помощью непечатающих, чтобы сэкономить время и бумагу. Непечатающие машины используются для записи рулонов и ярдов ткани во время инвентаризации, а позже используются для умножения сумм. Некоторые фирмы по продаже галантерейных товаров нанимают экспертов-операторов за доллар в час для выполнения этого класса работы, так как это можно сделать в пять раз быстрее, чем это заняло бы в противном случае. Например, пример на умножение, такой как 432 × 235, занял бы примерно десять секунд, чтобы записать, умножить и выставить цифры. С помощью умножающей машины, упомянутой выше, это можно сделать за две секунды.

С печатающими суммирующими машинами можно получить не менее ценные результаты. В определенных классах работы, таких как письма о взыскании задолженности в банках, где есть ряды цифр, представляющих различные чеки, и напечатанная информация, такая как описание индоссаментов, гораздо быстрее поместить листы в суммирующую машину и перечислить суммы на них, а затем автоматически распечатать итог с помощью суммирующей машины. Это позволяет избежать проблем, связанных с тем, что операторы печатают неверные итоги на биллинговой машине. Затем напечатанная информация вносится на пишущей или биллинговой машине. Однако следует сказать следующее: если оператор напечатает неверную сумму на печатающей суммирующей машине, ответ будет неверным, но машина напечатает правильный итог цифр, напечатанных машиной. Печатающая машина может быть оснащена широкой кареткой и использоваться для печати списков цифр точно так же, как пишущая машинка. Никогда не следует тратить время на печать выписки, содержащей ряды табличных цифр на любой пишущей машинке, а затем нести выписку к суммирующей машине и складывать столбцы, чтобы проверить их, если можно организовать составление всей выписки на печатающей машине. Печатающие машины теперь подготовлены для многократного копирования по крайней мере двух дополнительных копий и оснащены табуляторами столбцов.

Для сложения нескольких столбцов, с итоговым столбцом или без него с правой или левой стороны книги или листа, и где пункты записываются по одному в разные столбцы, рекомендуется комбинированная пишущая и суммирующая машина. Одна из таких показана на рис. 22.

ЦВЕТНЫЕ ЛИСТЫ

«Система цветных листов», указанная ниже, делает ненужным обращение к написанному материалу для распределения. Взгляд указывает на отдел или службу, для которой предназначен каждый бланк. Распределение может быть следующим:

Офисная запись (регистр) может подшиваться по номерам;

Копии книги заказов — по алфавиту;

Заявки — по отделам;

Инструкции по отгрузке — в хронологическом порядке;

Записи продавца — по территориям;

Листы затрат — в соответствии с классификацией.

Одна копия также может подшиваться географически для сравнения результатов. Это обеспечивает полную запись и облегчает обращение к ней. [6]

6. Как правило, «подтверждение заказа» обрабатывалось отдельно, хотя его можно включить в одну запись.

Это резюме иллюстрирует использование цветовой схемы и дает краткий намек на план, обычно используемый при подшивке листов заказов для различных отделов. Следует помнить, что лучший в мире план биллинга и заказов может стать самым жалким провалом, если не уделять должного внимания правильной подшивке листов.

Рис. 22. Комбинированная пишущая и суммирующая машина. Elliott-Fisher Co.

Например, если клерки при поиске определенного заказа могли всегда назвать номер заказа, но не имя клиента, было бы неправильно подшивать заказы по алфавиту; в таких случаях подшивайте заказы по номерам. Всегда подшивайте бумаги в соответствии с информацией, которая будет под рукой у клерка или руководителя при их поиске. Иногда бумаги будут находиться так же легко при подшивке по номерам, как и по алфавиту.

Справочная информация. Одна очень важная особенность, которую следует помнить при разработке форм, — это размещение всей справочной информации на правой стороне листа. При перелистывании свободных листов, удерживаемых в скоросшивателях, будет легко найти нужный лист, если следовать этому плану; но если справочные номера размещены на левой стороне листа, потребуется открывать скоросшиватель относительно широко, чтобы увидеть каждый номер.

На иллюстрации, рис. 23, будет замечено, что номер заказа правильно размещен, а печатные заголовки выровнены горизонтально сзади, что позволяет начинать весь напечатанный материал равномерно. Ценность этого момента была затронута в предыдущей главе, касающейся экономии времени при выполнении работы. В этой конкретной форме, однако, есть напечатанный материал слева от заголовков, такой как «счет», «отгрузить на» и т. д. Маргинальный стопор на биллинговой машине должен быть установлен для первого напечатанного материала, а стопоры табулятора должны использоваться для всего материала справа в каждой строке.

КОМПОЗИЦИОННЫЕ ФОРМЫ

Одним из наиболее эффективных средств сокращения работы, где это позволяет характер бизнеса, является использование композиционных форм. Эти формы получили свое название от комбинации работы по заказу и биллингу на одном комплекте листов и выполняют за одну операцию, иногда за две, всю канцелярскую работу, связанную с получением, регистрацией, подтверждением, выставлением счетов, начислением и отгрузкой заказа.

Легко увидеть, что если фирма может выполнять свои заказы полностью или почти полностью, то нет смысла ждать, пока заказ будет выполнен, прежде чем выставлять счет. Гораздо проще поместить еще один лист вместе с формами заказа и использовать его для счета. Обычно он помещается как верхний лист комплекта, и поэтому является оригиналом.

Товары, отгруженные по всему заказу. Если характер бизнеса таков, что фирма всегда может выполнять свои заказы полностью, вполне безопасно вводить цены, делать расчеты и завершать счет, за возможным исключением даты, когда товары окончательно отгружены, если они не могут быть отправлены в тот же день. В таких случаях на счете предусмотрен печатный заголовок, напротив которого печатается дата отгрузки. Это затем становится датой счета.

Рис. 23. Система цветных бланков. Для каждого отдела используется бланк своего цвета. Underwood Typewriter Co.

Товары отгружены почти полностью. Если возможна ситуация, при которой один, два или три наименования не могут быть отгружены вовсе или отгружены лишь частично, принято удерживать счет-фактуру (и копию или копии, если таковые имеются) в офисе, рассортировав их в алфавитном порядке по клиентам, до получения информации из отдела отгрузки о количестве, весе и т. д. отгруженных товаров. Этот счет-фактура является точным машинописным дубликатом остатка бланков заказа и содержит заголовок для указания количества отгружаемых товаров и, как правило, цены на каждое наименование. Ни расчет стоимости позиций, ни итоговая сумма счета еще не выведены. Обычно в офис передается копия заказа с отмеченными на ней количеством, весом или мерами. Затем копия счета-фактуры вставляется в машину, и проставляются цены, расчеты стоимости и итоговые суммы в соответствии с отгруженными позициями. Возникает вопрос относительно позиций, которые не были отгружены. Некоторые фирмы печатают в нижней части каждого счета-фактуры фразу: «Все позиции, на которые не проставлены цены и не произведен расчет, были перенесены в «заказы на допоставку» и будут отгружены позже». Другие фирмы печатают «X» в колонке цены или нумеруют позиции, которые не были отгружены. Затем они делают письменное пояснение в нижней части счета-фактуры относительно даты, когда будет отгружен остаток товаров. В некоторых сферах бизнеса такой подход сообщает клиенту не только то, что он заказал, но и то, что было отгружено, и когда будет отгружен остаток. Пометка в нижней части счета-фактуры также избавляет от необходимости писать письма клиентам.

В других сферах бизнеса такой подход был бы совершенно неуместен по той причине, что некоторые фирмы не желают привлекать внимание клиента к позициям, которые были пропущены.

Комбинированные формы обычно имеют две колонки слева: одну для заказанных товаров, другую для отгруженных. Если бы это не было предусмотрено, во всех случаях, когда отгруженное количество отличалось от заказанного, приходилось бы стирать данные о количестве.

Рис. 24 является хорошей иллюстрацией форм для сферы бизнеса, где товары всегда есть в наличии. Различные бренды товаров напечатаны в основной части счета-фактуры. Все, что необходимо сделать, — это вписать количество, цены, расчеты стоимости и итоговые суммы. Методом многократного копирования создаются четыре экземпляра: счет-фактура, складской ордер, внутренний учетный документ и документ для отдела взыскания задолженности.

БИЛЛИНГ В РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛЕ ГАЛАНТЕРЕЙНЫМИ ТОВАРАМИ

Розничные галантерейные дома и универмаги используют форму биллинга, отличную от любой другой, поскольку счета клиентам выставляются только раз в месяц. Существуют и другие сферы бизнеса, которые выставляют счета ежемесячно и используют тот же стиль биллинга.

Используется сложенная форма: верхний лист по завершении месяца отправляется клиенту по почте. Второй или дублирующий лист сохраняется для учета покупок.

Когда клиент совершает покупку, продавец делает запись в своей торговой книге. Один экземпляр отправляется вместе с товаром на стол упаковки, другой — в кассу. Упаковщик не может работать с посылкой без дубликата товарного чека. Упаковщик удаляет со своего дубликата корешок с тем же номером, что и на чеке. Это делается для предотвращения выноса товаров из дома без надлежащего разрешения. Кассир оставляет чек у себя, если была произведена оплата наличными, но передает его в аудиторский отдел, если на чеке продавцом сделана пометка «в кредит».

Рис. 24. Комбинированные формы, показывающие счет-фактуру и офисные учетные записи. Remington Typewriter Co.

В крупных магазинах, таких как John Wanamaker's, кредитный менеджер выдает клиентам латунный жетон с их номером. Это показывает каждому продавцу, с которым они имеют дело, что они имеют право на кредит, без необходимости идентифицировать их каждый раз при совершении покупки. В небольших городах продавцы знакомятся со всеми клиентами, покупающими в кредит, и какой-либо план такого рода не требуется.

Все товарные чеки пронумерованы от 1 до 50, и аудиторский отдел ежедневно проверяет все чеки разных продавцов, чтобы убедиться, что все они учтены. В некоторых магазинах на столе кассира есть таблица с номером продавца в верхней части каждой колонки и серийными номерами чеков, перечисленными в каждой колонке, как показано в Таблице I.

Table I

CHART FOR CHECKING RETAIL SALES SLIPS

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15
1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1
2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2
3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3 | 3
4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4
5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5 | 5
6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6 | 6
7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7 | 7
8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8
9 | 9 | 9 | 9 | 9 | 9 | 9 | 9 | 9 | 9 | 9 | 9 | 9 | 9 | 9
10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10 | 10

По мере поступления чеков на стол кассира они проверяются. Если один из продавцов продаст товар другу и отправит один чек упаковщику, но уничтожит копию кассира, мошенничество будет обнаружено, так как следующий отправленный чек покажет по номеру, что предыдущий отсутствует. Этот вопрос можно будет немедленно расследовать. Аудиторские отделы разных магазинов выполняют эту работу по-разному, однако суть остается примерно одинаковой. Некоторые магазины, после того как убедятся, что чеки не отсутствуют, сверяя их по серийным номерам, суммируют их на суммирующих машинах. Поскольку некоторым магазинам не нужен список чеков, они используют непечатающие машины, такие как комптометр. Другие магазины суммируют продажи каждого продавца отдельно, а затем складывают итоги всех продавцов, чтобы получить общий объем продаж. Общий объем продаж каждого продавца затем вносится в статистический лист, который показывает сравнение общих ежедневных продаж каждого продавца за месяц, как показано в Таблице II.

Затем чеки сортируются по отделам, снова суммируются, и аналогичная информация записывается в статистические листы с номерами отделов в верхней части вместо номеров продавцов. Общие итоги должны совпадать, чтобы подтвердить правильность работы.

Затем чеки сортируются по клиентам. Если миссис Дж. Б. Джексон купила товары в трех разных отделах, аудиторский отдел скрепит три чека вместе и отметит общую сумму чеков, подлежащую списанию с ее счета, на обороте нижнего чека. Если имеется двенадцать клерков по выставлению счетов и двенадцать биллинговых машин, все чеки будут распределены на двенадцать партий, каждая из которых представляет количество счетов, обрабатываемых каждым клерком.

TABLE II

COMPARISON OF DAILY SALES OF CLERKS

| Clerk No. | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8
Total | Days |  |  |  |  |  |  |  |
335 38 | 1 | 30 50 | 55 45 | 47 70 | 35 35 | 56 78 | 34 25 | 40 56 | 34 79
492 53 | 2 | 56 74 | 87 55 | 9 76 | 87 23 | 54 09 | 19 89 | 86 75 | 90 52
etc. | etc. | etc. | etc. | etc. | etc. | etc. | etc. | etc. | etc.

Каждый клерк по выставлению счетов получает чеки в алфавитном порядке. Ежемесячные сложенные счета организованы в том же порядке. Они хранятся в скоросшивателях — используется специальный вид, например Tengwall, из которых счета можно легко и быстро извлечь. Некоторые фирмы предпочитают ежедневно подшивать текущие ежемесячные счета, по которым производятся начисления, в вертикальные папки.

Некоторые машины, такие как Smith Premier и Elliott-Fisher, имеют на своих машинах рулон копировальной бумаги для многократного копирования этих дубликатов сложенных счетов без необходимости ручной обработки копировальной бумаги. Эти приспособления были специально разработаны для этой конкретной работы.

После того как оператор ввела начисления по трем чекам для миссис Дж. Б. Джексон или любого другого клиента, имеющего более одного чека за покупки предыдущего дня, она сравнивает общую сумму, которую она проставила в счете, с итогом, отмеченным на обороте чеков аудиторским отделом.

Рис. 25 показывает образцы сложенных ежемесячных розничных счетов. Черный цвет, виднеющийся под верхним листом, который перевернут, — это копировальная бумага, используемая со счетами при работе на машинах, не оснащенных приспособлением для рулона копировальной бумаги. Некоторые фирмы помещают копировальную бумагу между листами в начале месяца и оставляют ее там; другие помещают копировальную бумагу между листами для каждого начисления, которое вносится в счет.

После того как все начисления были внесены, оператор суммирует на суммирующей машине итоги всех последних начислений по различным счетам, по которым в этот день были произведены начисления. Эта общая сумма должна совпадать с суммой, которую аудиторский отдел передал каждому клерку для внесения в эти счета. Машины Smith Premier и Elliott-Fisher имеют устройства для контрольной ленты, которые автоматически записывают итог каждого начисления, сделанного по всем различным счетам каждый день. Эта бумажная лента при суммировании должна совпадать с итогом цифр аудиторского отдела.

В конце месяца, примерно 26-го числа, большинство фирм начинают суммировать колонки счета. Окончательный итог каждого счета, добавленный к итогу каждого другого счета, должен дать общую сумму, равную всем начислениям за месяц. Это доказывает, что каждый счет был правильно просуммирован. Затем переносится остаток задолженности по предыдущим счетам, вычитаются любые платежи, произведенные в течение месяца, и выводится итог счета. Все кредиты за возвращенные товары вносятся в течение месяца так же, как и начисления, за исключением того, что они помещаются в отдельную колонку, предусмотренную для этой цели, и вычитаются в конце месяца из начислений.

Некоторые фирмы разносят общие суммы начислений и кредитов за месяц в бухгалтерскую книгу двумя общими суммами. Другие фирмы предпочитают разносить общую сумму начислений каждого дня в бухгалтерскую книгу ежедневно, вместо того чтобы откладывать разнесение до конца месяца. Это вопрос, который должен решаться с точки зрения бухгалтерского учета. Если у бухгалтеров в бухгалтерской книге есть начисления за текущий месяц, это избавляет от необходимости обращаться к счетам на столе клерка по биллингу за информацией о начислениях за текущий месяц.

Рис. 25. Ежемесячные выписки розничных галантерейных домов. Remington Typewriter Co.

Рис. 26. Устройство Smith Premier для равномерной вставки форм биллинга галантерейных товаров

После того как счета были отправлены, дубликаты подшиваются. Лучший известный способ подшивки — в алфавитном порядке; счета каждого клиента за разные месяцы вместе. Это контрастирует с планом подшивки счетов каждого месяца отдельно. Если возникает необходимость обратиться к начислениям любого одного лица за определенное количество месяцев, при последнем плане необходимо обращаться к нескольким скоросшивателям.

Рис. 27. Биллинговые машины Remington

Одно из устройств, которое в наибольшей степени позволило цилиндровым машинам успешно выполнять биллинг, показано на рис. 26. Раньше, когда в цилиндровую машину вставлялись два или более листа бумаги, маленький подающий ролик, который прижимается к большому резиновому валику, подавал нижние листы с другой скоростью, чем те листы, которые прилегали к большому ролику. Результатом было то, что бумага подавалась в машину неравномерно. После извлечения их было невозможно вернуть в то же положение, в котором они были раньше.

Иллюстрированное устройство обеспечивает место для равномерного размещения всех листов в машине путем нажатия рычага освобождения, который отводит подающие ролики от большого ролика до тех пор, пока бумаги или листы не будут правильно размещены в машине. Начав движение равномерно, они неизменно будут подаваться равномерно.

Рис. 28. Биллинговая машина Smith Premier для галантерейных товаров

Это особенно выгодно при биллинге в розничной торговле галантерейными товарами, где лист вставляется в машину и извлекается из нее до тридцати раз в месяц. Если верхняя часть счета каждый раз начинается с одной и той же отправной точки, а именно с верхней части выписки, он будет правильно подаваться к следующей точке записи на выписке без какой-либо регулировки. Машины Remington (рис. 27) и Underwood оснащены устройствами для той же цели. Машины Smith Premier (рис. 28) и Elliott-Fisher оснащены рулонами копировальной бумаги, которые автоматически копируют сложенные ежемесячные формы счетов.

УСТРОЙСТВА БУДУЩЕГО

Одним из успешных устройств, которое совершенствуется в настоящее время, является комбинация суммирующей машины и цилиндровой биллинговой машины, которые могут работать как комбинированная машина или отдельно как две машины, и могут быть фактически отделены одна от другой. Идея заключается в том, чтобы иметь валик или ролик, который может действовать как челнок между пишущей машинкой и суммирующей машиной. При нажатии кнопки ролик перемещается от пишущей машинки к суммирующей машине. Эта схема имеет то же преимущество, что и у фермера, который может использовать своих лошадей по отдельности или парами.

Производители суммирующих машин экспериментировали и постепенно увеличивали печатную мощность своих машин. Теперь они способны печатать названия разных месяцев года и некоторые другие сокращения для работы с ежемесячными выписками. В этом направлении можно ожидать дальнейших разработок. Суммирующие машины, которые составляют списки, являются очень важным фактором в офисной работе, и их возможности настолько велики для определенных классов работ, что место не позволяет подробно рассмотреть их здесь.

Рис. 29. Суммирующая и вычитающая машина, объединенная с цилиндровой биллинговой машиной. Remington Typewriter Co.

Хотя за последнее десятилетие были сделаны удивительные улучшения, следующее обещает быть не менее успешным, особенно в области суммирующих машин.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ. ПРАКТИЧЕСКИЕ ТЕСТОВЫЕ ВОПРОСЫ.

В предыдущих разделах этой энциклопедии многочисленные иллюстративные примеры подробно проработаны, чтобы показать применение различных методов и принципов. Сопровождают их примеры для практики, которые помогут читателю закрепить принципы в памяти.

На следующих страницах приведено большое количество тестовых вопросов и задач, которые представляют собой ценное средство проверки знаний читателя по рассматриваемым предметам. Они окажутся отличной практикой для тех, кто готовится к экзаменам на государственную службу. В некоторых случаях для дополнительной помощи в этой работе даны числовые ответы.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО ТЕМЕ КОМИССИИ И ХРАНЕНИЯ

1. Какие преимущества дает разделение бухгалтерской книги? Назовите три наиболее распространенных подраздела бухгалтерской книги.

2. Какие счета ведутся в книге покупок; в книге продаж; в главной бухгалтерской книге? При каких обстоятельствах счета с физическим лицом должны вестись как в книге покупок, так и в книге продаж?

3. Что такое контролирующий счет? Что представляют собой сальдо контролирующих счетов продаж и покупок? Из каких источников берутся дебеты и кредиты по этим счетам?

4. Когда используются бланки заказов со сменными листами, какова обычная процедура заполнения и выставления счетов по заказам?

5. Для каких целей используются специальные распределительные колонки в книге продаж?

6. На какие счета в главной бухгалтерской книге разносятся общие суммы покупок, как показано в реестре счетов-фактур? Каким образом различаются эти два счета?

7. Кратко опишите кассовый журнал и объясните, как он используется? Какие возражения, если таковые имеются, могут быть выдвинуты против внесения в кассовый журнал записей, которые не связаны с обменом наличных денег или их эквивалента?

8. Почему счет расходов разделен? Назовите некоторые из счетов, представляющих различные классы расходов.

9. Что подразумевается под мелкими расходами (petty cash) и как следует вести счет мелких расходов?

10. Чек Мартина Мейсона на сумму 164,20 доллара был опротестован и возвращен нашим банком с комиссией за протест в размере 2,50 доллара. Какая запись необходима для отражения этого в наших книгах?

11. Подготовьте торговые счета и счета прибылей и убытков, представляющие операции, перечисленные в ст. 16, страницы с 28 по 31 включительно.

12. Как можно использовать учет заказов в качестве учета продаж? Почему в связи с такими записями продаж используется выписка из продаж? Объясните, как составляется эта выписка.

13. Если товары продаются по ценам франко-борт (f.o.b.), но фрахт оплачивается заранее в качестве услуги клиенту, как это следует отражать в книгах? Почему?

14. Назовите три или более подразделов расходов на продажи и объясните, какие статьи должным образом включены в каждый из них.

15. Почему реестры чеков заменяют чековую книжку старого образца? Когда используется реестр чеков, как хранятся чеки?

16. Что такое книга полученных наличных и для какой цели она используется?

17. Выполните упражнение, приведенное в конце ст. 29, страница 42.

18. Как вы понимаете значение терминов «комиссия» и «брокерское вознаграждение»? В чем разница между комиссионером и товарным брокером?

19. Кто такой агент производителя и чем его бизнес отличается от бизнеса комиссионера или брокера?

20. Под каким термином консигнация товаров брокеру известна в книгах отправителя? На чье имя открывается счет для представления консигнации?

21. Как составляется вышеуказанный счет? Когда счет закрывается и на какой счет переносится сальдо?

22. Что такое отчет о продажах (Account Sales)? Когда отчет о продажах получен без денежного перевода, какой счет следует открыть и что он представляет?

23. Когда брокер получает партию товаров для продажи на комиссионных началах, под каким названием она известна в его книгах? На чье имя открывается счет?

24. Если брокер предоставляет отчет о продажах без денежного перевода, на какой счет он должен зачислить чистую выручку? Почему?

25. Если у брокера на руках имеются непроданные консигнации при закрытии его книг, представляют ли эти счета активы или обязательства? Как бы вы определили обязательства брокера по консигнациям?

26. Назовите книги, используемые грузоотправителем сельскохозяйственной продукции, и объясните, как используется каждая из них.

27. Что такое счет отгрузки в бухгалтерской книге и как он составляется? Что такое счет прибылей и убытков по отгрузкам?

28. Каким образом журнал, используемый грузоотправителем, отличается от журнала, используемого обычным торговцем?

29. Как составляется торговый счет грузоотправителя?

30. Подготовьте торговые счета и счета прибылей и убытков, требуемые в ст. 48.

31. Назовите и опишите использование книг, применяемых комиссионером.

32. Подготовьте торговые счета, счета прибылей и убытков и балансовый отчет, требуемые в ст. 57.

33. Что такое складской бизнес и для какой цели он ведется?

34. Что такое складская расписка и что она представляет?

35. Объясните, что подразумевается под простым хранением и средним хранением.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО ТЕМЕ ОДИНАРНАЯ ЗАПИСЬ — СРАВНИТЕЛЬНЫЕ ОТЧЕТЫ

1. Какова отличительная особенность бухгалтерского учета по одинарной записи? В каком отношении одинарная запись не выполняет функции бухгалтерского учета?

2. Какие книги обычно используются при одинарной записи? Чем кассовая книга при одинарной записи отличается от той, что используется при двойной записи?

3. При разноске какие особенности отличают одинарную запись от двойной?

4. Как можно доказать точность книг при одинарной записи?

5. Чтобы определить прибыль бизнеса, книги которого ведутся по одинарной записи, какие шаги необходимы? Каковы шаги при закрытии книг при одинарной записи?

6. На определенную дату активы и обязательства Генри Ламсона были следующими:

ASSETS
Cash | $452.00
Due from sundry debtors | 77.20
Merchandise per inventory | 764.50
LIABILITIES
Due sundry creditors | 142.00

Записаны следующие операции:

Sales to sundry persons on account | $46.71
Bought from sundry persons on account | 339.54
Sales for cash | 96.90
Received cash on account | 64.00
Paid cash on account | 133.50
Paid cash for rent | 37.50
Paid cash for clerk hire | 8.00

Запишите эти операции в книгах одинарной записи; подготовьте подтверждение бухгалтерской книги и отчеты об активах и обязательствах, при этом инвентаризация товаров на конец периода составляет 983,75 доллара. Показывают ли книги прибыль или убыток, и как это влияет на счет владельца?

7. Кратко объясните необходимую процедуру, выполняемую при переходе от книг одинарной записи к двойной.

8. Х. П. Хейс основал небольшую фабрику на заемный капитал в 10 000 долларов. Предприятие было успешным, и по окончании первого года его финансовое состояние было раскрыто следующими данными:

Bills payable | $4,000.00
Accounts payable | 6,574.50
Cash | 1,752.50
Accounts receivable | 12,694.18
Inventory | 4,765.90
Salaries | 3,500.00
Sundry expenses | 435.50
Manufacturing expenses | 11,759.50

Г-н Хейс вел свои собственные книги в течение первого года ведения бизнеса, но не вел их по двойной записи. Его продажи за год составили 35 643,25 доллара, а общие покупки составили 16 076,07 доллара. В этот момент г-н Хейс принял в качестве партнера А. Б. Эндрюса, который внес 10 000,00 долларов в партнерство на основании соглашения о том, что партнеры должны делить бизнес поровну. Был нанят бухгалтер для ведения книг по системе двойной записи. На основе предоставленных данных составьте оборотно-сальдовую ведомость и необходимые журнальные записи для завершения перехода к методу двойной записи. Установите долю г-на Хейса в бизнесе и зачислите ее на его счет.

9. Фостер, Харви и Мортон — партнерство — желают изменить свой метод бухгалтерского учета с одинарной записи на двойную. Соглашение о партнерстве предусматривает, что каждый партнер участвует в прибыли пропорционально своим инвестициям. Для каждого партнера велись отдельные счета инвестиций и изъятий. В следующей ведомости счетов бухгалтерской книги счета инвестиций партнеров показывают те же сальдо, что и при последней корректировке, дополнительных инвестиций не производилось:

Foster, Investment | Credit Balance | $1,600.00
Harvey, Investment | Credit Balance | 1,200.00
Morton, Investment | Credit Balance | 1,200.00
Personal Accounts | Credit Balance | 900.00
Personal Accounts | Debit Balance | 1,900.00
Foster, Withdrawals | Debit Balance | 315.00
Harvey, Withdrawals | Debit Balance | 240.00
Morton, Withdrawals | Debit Balance | 155.00
Bank | Debit Balance | 2,050.00
Cash in Office |  | 45.00

Инвентаризация показывает товары на 1 775,00 долларов, оборудование на 300,00 долларов.

Покажите все записи, необходимые для корректировки партнерства и изменения книг на двойную запись, указав галочкой √ счета, подлежащие разноске.

10. Книги Star Coal Company, корпорации с оплаченным капиталом в 10 000,00 долларов, велись по одинарной записи. Из книг собраны следующие факты:

Cash in Bank |  | $3,500.00
Personal Accounts | Debit Balances | 6,500.00
Cash in Office |  | 200.00
Personal Accounts | Credit Balances | 2,500.00

Инвентаризация дает следующие результаты:

Coal | 3,750.00
Horses and Wagons | 800.00
Furniture and Fixtures | 300.00

Сделайте необходимые журнальные записи для перехода на двойную запись. Предусмотрите резерв в 5% для безнадежных долгов, 10% для амортизации лошадей и повозок, 10% для амортизации мебели и оборудования. Объявите дивиденд в 10% и перенесите остаток прибыли в нераспределенную прибыль, сделав все журнальные записи для регистрации этих операций.

11. Подготовьте модель оборотно-сальдовой ведомости воображаемого бизнеса или того, с которым вы знакомы, уделив особое внимание правильной группировке счетов. Объясните преимущества вашей группировки счетов.

12. Что такое рабочий балансовый отчет? Из оборотно-сальдовой ведомости, которую вы подготовили, составьте рабочий балансовый отчет, предоставив такие дополнительные цифры, которые могут потребоваться.

13. Каковы фундаментальные преимущества сравнительных отчетов? На какой основе следует рассчитывать проценты при анализе производственного счета? торгового счета?

14. Чтобы доказать точность бухгалтерской книги без оборотно-сальдовой ведомости, какие шаги необходимы? Какой тест применяется для определения того, сбалансирована ли бухгалтерская книга?

15. Что подразумевается под книжной инвентаризацией? Как можно определить поступления? выбытия или проданные количества?

16. Что такое обратная система или система разноски по чекам (slip posting system)? Как она работает?

17. Кратко опишите бухгалтерскую книгу со сменными листами (loose-leaf ledger). Опишите основные методы индексации. Назовите некоторые из преимуществ бухгалтерской книги со сменными листами.

18. Для каких классов счетов карточная бухгалтерская книга особенно желательна? Каковы основные методы индексации карточной бухгалтерской книги?

19. Что такое табличная бухгалтерская книга? Опишите Бостонскую банковскую бухгалтерскую книгу. Хорошо ли приспособлена табличная бухгалтерская книга для коммерческих счетов?

20. Что подразумевается под балансовой бухгалтерской книгой? Каковы ее преимущества?

21. Подготовьте форму кассового журнала, разделяющую административные, торговые и производственные расходы для воображаемого бизнеса или того, с которым вы знакомы.

22. Подготовьте форму журнала продаж для бизнеса, имеющего пять отделов.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО ТЕМЕ СЧЕТА ДОВЕРИТЕЛЬНЫХ УПРАВЛЯЮЩИХ; СЧЕТА БИРЖЕВЫХ БРОКЕРОВ

1. С точки зрения бухгалтерского учета, на какие два класса можно разделить бизнес? Какова позиция доверительного управляющего имуществом по отношению к общественности?

2. Опишите основные черты бухгалтерского учета исполнителя завещания.

3. В каких двух формах могут вестись счета исполнителя завещания? Под каким термином известны его счета по имуществу?

4. Каковы правильные классификации счетов исполнителя завещания?

5. Два доверительных управляющих собирают за один год доход в размере 50 000,00 долларов для бенефициара при расходах в 3 100,00 долларов. Если каждый доверительный управляющий получает равную долю, какую комиссию должен получить каждый из них и какая сумма будет выплачена бенефициару по закону штата Нью-Йорк? Подготовьте полное решение этой задачи.

6. Подготовьте решение следующего: четыре доверительных управляющих собирают и выплачивают из имущества сумму 416 000,00 долларов, при этом общие долги имущества составляют 201 000,00 долларов. Какую комиссию получит каждый доверительный управляющий?

7. Подготовьте отчет о счетах исполнителя завещания — на основе данных, приведенных на страницах 17 и 18, — показывающий сальдо, причитающееся каждому наследнику.

8. Что такое счет реализации и ликвидации? Как он составляется?

9. Что такое отчет о финансовом состоянии (statement of affairs)? В каком отношении он отличается от балансового отчета?

10. Чем отчет о финансовом состоянии банкрота отличается от отчета действующего предприятия?

11. Какова цель счета дефицита?

12. У. Эндрюс, обнаружив 1 июля, что не может выполнить свои обязательства, просит вас составить его отчет о финансовом состоянии для представления кредиторам и счет дефицита для его собственной информации. Вы находите в его книгах и других источниках следующие факты относительно его бизнеса:

Unsecured creditors | $9,000.00
Fully secured creditors | 2,300.00
Holding securities of the value of $3,000.00 |
Partly secured creditors | 35,000.00
Holding securities of the value of $20,000.00 |
Preferred claims | 800.00
Bills payable | 20,000.00
Accounts receivable, home office (good) | 1,000.00
"         " (doubtful) $200.00, estimated to |
realize | 75.00
"         " (bad) $300.00 |
Stock, Home Office, cost $1,500.00, estimated to |
realize | 1,200.00
Stock and accounts receivable, less sundry liabilities, |
at branches | 36,000.00
Of which it is estimated there will be a loss |
on realization of stock $6,000.00, of accounts |
receivable $9,000.00. |
Buildings and equipment at branches, cost $40,000.00, |
estimated to realize | 20,000.00
Office furniture $300.00, estimated to realize | 200.00
Cash in office | 4.00
Cash in bank | 80.00
Bonds held by fully secured creditors | 3,000.00
Stocks held by partly secured creditors | 20,000.00

Шесть лет назад капитал Эндрюса составлял 42 000,00 долларов. Прибыль за первые три года, по-видимому, составляла 3 000,00, 4 000,00 и 5 284,00 долларов, а убытки за три последующих года — 1 500,00, 2 500,00 и 3 000,00 долларов после вычета 2 000,00 долларов в год в качестве процентов на капитал. Его изъятия составляли 4 000,00 долларов в год. На основе этих данных подготовьте отчет о финансовом состоянии и счет дефицита.

13. Какие различия существуют между операцией по покупке или продаже акций и покупкой или продажей зерна?

14. Объясните кольцевой расчет (ring settlement).

15. Что необходимо разнести на счет клиента в бухгалтерской книге и из каких источников вы делаете разноску?

16. Покажите форму книги маржи и объясните, как она ведется.

17. В каких случаях следует начислять проценты? За что они начисляются?

18. Что следует записывать в общую кассовую книгу?

19. Полностью объясните ведение офисной кассы.

20. Если А купил 5 000 бушелей пшеницы по 1,20 доллара и продал 12 000 бушелей по 1,21 доллара, сколько наличных денег он был бы обязан внести для обеспечения выполнения своих заказов?

21. Как называются наличные деньги, которые он вносит?

22. Write an order form for the sale of 25,000 bushels of corn @ 76¼c made upon the orders of Mr. D.

23. Покажите, какое подтверждение должно быть сделано г-ну Д.

24. Что такое ежедневный учетный лист? Для какой цели он используется? Объясните записи в этой книге.

25. Объясните, как следует обрабатывать покупки акций, какие записи следует вести и какая информация о них необходима.

26. В чем разница между «быком» и «медведем»?

27. Объясните значение приказа на покупку и укажите, как с ним следует обращаться в бухгалтерском отделе.

28. 5 июля Джеймс Робинсон продал 25 000 бушелей сентябрьской пшеницы по 1,04½; 10 июля он купил 10 000 бушелей пшеницы по 1,02¼, а 11 июля он купил 15 000 бушелей пшеницы по 1,02. Составьте выписку по этому счету для г-на Робинсона.

29. В чем разница между котируемыми и некотируемыми акциями?

30. Что такое дебетовый или кредитовый слип и для какой цели он используется?

31. Покажите разметку бухгалтерской книги акций и объясните необходимость каждой колонки. Расчертите образец страницы.

32. Для какой цели используется журнал в связи с брокерским бизнесом?

33. Объясните значение опциона покупателя.

34. Объясните значение расходов на хранение (carrying charges).

35. Объясните значение «пут» и «колл».

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ПО ТЕМЕ БИЛЛИНГ И УЧЕТ ЗАКАЗОВ

1. Объясните разницу в принципе между цилиндровой биллинговой машиной и планшетной биллинговой машиной.

2. Объясните значение многократного копирования (manifolding).

3. Объясните своими словами, почему план копирования счетов-фактур в книгах из папиросной бумаги с помощью копировального пресса уступает методу биллинговой машины, позволяющему печатать счет-фактуру и лист продаж одновременно.

4. Если офисный мальчик отправил по почте написанный от руки счет-фактуру, не скопировав его в книгу из папиросной бумаги, какой метод позволил бы фирме обнаружить такое упущение?

5. В чем разница между стилем счета-фактуры, используемым на планшетных машинах и на цилиндровых машинах?

6. Когда предприятие использует две бухгалтерские книги из-за того, что клиентов слишком много, чтобы их можно было удобно разместить в одной книге, какое изменение целесообразно внести в разметку колонок листа продаж?

7. Какой план используется при классификации продаж по территории, продавцам и т. д.; и какое средство используется для проверки итогов каждой страницы?

8. Какая часть левой стороны листа продаж, по вашему мнению, закрывается счетом-фактурой, когда они оба находятся в машине для целей составления счета и начисления?

9. Как вы классифицируете с помощью машины суммы счетов в колонках справа от колонки итогов?

10. Назовите все причины, которые вы можете, включены они в учебник или нет, для создания дубликатов счетов-фактур.

11. Объясните, почему некоторые фирмы могут составлять свои счета-фактуры (и, конечно, листы продаж) до того, как товары будут отгружены, и приведите причины, по которым другие фирмы вынуждены ждать до тех пор, пока заказ не будет отгружен, или хотя бы частично отгружен, прежде чем составлять счета-фактуры.

12. Объясните, какой план вы бы использовали, чтобы проинформировать упаковщика об описании товаров, подлежащих отгрузке, но предотвратить его знание количества, чтобы в дальнейшем предотвратить его двойную проверку цифр, показывающих количество, и в то же время пренебрежение подсчетом предметов.

13. Если фирма продает три или четыре класса товаров и желает вести постоянный учет проданного тоннажа, то есть веса различных классов товаров, как бы вы расчертили счет-фактуру и лист продаж, чтобы сократить биллинг?

14. Если бы вы были вынуждены заменить один размер товара на другой размер заказанного (без ущерба для клиента), как бы вы спроектировали свои формы, чтобы позволить вам напечатать размер отгруженного и размер заказанного на листе продаж, и только размер заказанного — на счете-фактуре?

15. Если вы хотите напечатать заявку на заказанные товары в то время, когда пишутся счет-фактура и лист продаж, как бы вы это организовали?

16. В чем разница между терминами «поштучный биллинг» (unit billing) и «сжатый биллинг» (condensed billing)? При каких условиях вы бы рекомендовали поштучный биллинг, а когда — сжатый?

17. Какой план лучше всего способствует заполнению заказов, где есть большое количество этажей или отделов и где заказы каждого дня должны быть заполнены в день получения заказов?

18. Почему план, который весьма удовлетворительно работает в небольшом предприятии, может оказаться полным провалом в крупном?

19. Что подразумевается под «разделенными заказами»?

20. Опишите различные формы пробитых отверстий листов со сменными листами и почему пробивка с закрытыми отверстиями не приспособлена для использования с записями, которые время от времени должны извлекаться и заменяться в скоросшивателях.

21. Опишите различные формы скоросшивателей, с которыми вы знакомы.

22. При печати счетов-фактур какой план лучше всего подходит для проектирования заголовков, чтобы облегчить выполнение счета-фактуры на биллинговых машинах? Обращали бы вы внимание на расстояние между строками заголовка и на расстояние между последней строкой, подлежащей печати в заголовке, и первой строкой, подлежащей печати в счете-фактуре?

23. Объясните ошибки, совершаемые при использовании копировальной бумаги, и при каких условиях вы бы использовали различные веса копировальной бумаги.

24. Объясните, что подразумевается под «блендой» (blind).

25. Объясните, что подразумевается под «кредитными меморандумами», и расскажите, как использовать их в связи с книгой продаж вместо того, чтобы использовать отдельный кредитный лист.

26. Объясните использование специальных символов на биллинговой машине и что подразумевается под их выравниванием, чтобы предотвратить печать одного сокращения поверх другого.

27. Объясните разницу между табулятором с одной остановкой и десятичным табулятором.

28. В чем преимущество наличия оператора биллинга на платформе на колесах в оптовом галантерейном доме?

29. При каких условиях вы бы рекомендовали использование отдельной биллинговой машины и отдельной вычислительной машины для одной и той же работы?

30. Объясните преимущества, которые можно получить от использования цветовой схемы.

31. Что подразумевается под «комбинированными формами» и при каких условиях их можно использовать?

32. В каком общем смысле биллинг в розничной торговле галантерейными товарами отличается от сжатого биллинга и в чем разница в общем стиле используемых канцелярских принадлежностей?

33. Какой план лучше всего подходит для подшивки дубликатов ежемесячных счетов розничной торговли галантерейными товарами?

34. Какой план используется в розничной торговле галантерейными товарами для предотвращения отгрузки товаров из магазина без внесения начисления?

35. В чем преимущество вычитающего устройства на биллинговой машине с суммирующим приспособлением?

УКАЗАТЕЛЬ

The page numbers of this volume will be found at the bottom of the

pages; the numbers at the top refer only to the section.

A
Abstract of sales | 1
Accounting forms, special | 146-161
cash books | 155
ledgers | 147
balance | 152
card | 148
loose-leaf | 147
tabular | 152
pay-roll records | 160
tabular sales book | 157
Accounts with trust provisions | 180
Adding machine and cylinder billing machine combined | 301
Adding machine and typewriter combined | 289
B
Back orders | 262
Balance ledgers | 152
with two balance columns | 154
with two credit columns | 154
for installment accounts | 155
Bearing the market | 229
Bid price | 229
Billing machine |
development of | 242
how to handle orders and bills on | 280
Smith Premier | 300
Billing and order recording | 235-301
acknowledgment of order to salesman | 268
analysis of quantities and amounts | 257
back orders | 262
billing machine | 241
carbon paper | 277
colored sheets | 288
compound forms | 290
computing machines in connection with | 286
duplicate invoices | 253
goods purchased outside | 258
information on sales sheet not on invoice | 257
loose-leaf sales sheets and invoices | 244
manifolding, machines for | 239
order form | 266
reference information | 289
retail dry goods billing | 292
split orders | 264
stationery | 269
traffic department records | 256
unit billing | 260
Blinds | 280
Board of trade terms, glossary of | 229-232
Book inventories | 134
Borrowing stock | 229
Boston bank ledger | 152
Break in the market | 229
Broken lot | 229
Brokerage concern, legitimate | 198
Broker's commission | 197
Bucket shops | 197, 229
Bulls and bears | 196
Buy at market | 229
Buyer's option | 229
Buying order | 230
C
Cables | 230
"Call" | 230
Card ledgers | 148
Carbon paper | 277
color | 277
copy | 279
finish | 277
four-pound | 278
full | 279
pen | 279
pencil | 279
seven-pound | 278
ten-pound | 278
troubles and remedies | 279
wearing quality | 280
Carrying charges | 230
Cash book | 15, 155
Cash grain | 230
Cash received book | 49
Check register | 45, 227
Clearing house | 199
Colored sheet system for billing and order recording | 288
Commission accounts | 60-83
actual sales, treatment of | 68
cash book | 77
consignment | 62
consignment ledger | 77
exercise | 76
manufacturer's agent | 60
merchandise broker | 60
produce shipper's books | 63
receiving book | 77
sales book | 77
sample transactions | 69, 78
shipments | 61
shipper's trading account | 68
Commission, executor's | 168
Commissions | 230
Commodities handled by brokers | 200
Comparative statements | 129
book inventories | 134
proof without trial balance | 131
reverse or slip posting | 143
trial balance | 129
Computing machines, use of, in connection with billing | 286
Consignment | 62
commission account | 63
principal's account | 62
Controlling accounts | 12
"Cornering the market" | 200
"Curb" | 230
Curbstone broker | 230
Customers' ledger | 220
Customer's statement | 224
Cylinder billing machines | 241
D
Debit and credit rules | 93
Debit and credit slip | 206
"Delivery" | 230
Designing stationery | 273
"Dividend" | 230
"Dump" | 230
E
"Even" | 230
Executor's accounts | 163
classification | 168
commissions | 168
form of | 166
sample accounts | 169
schedules | 164
Expense account, subdivision of | 16
F
Flat-bed billing machines | 241
"Flurry" | 230
Forms |
abstract of sales, departmental | 43, 57
accounting of an executor | 186
balance form for general ledger | 222
balance form of ledger card | 151
balance ledger for installment accounts | 155
balance ledger with two balance columns | 154
balance sheet and trial balance of general ledger | 37
billing of invoicing loose-leaf sales book | 249
Boston bank ledger | 153
broker's general cash book | 213
broker's statement to a customer | 223
cash journal | 156
columnar | 27
for commission business | 66, 72
cash received book | 48
check register | 228
check register and cash expenditure book | 47, 58
colored sheet system for billing and order recording | 291
commercial tabular ledger | 153
commission merchant's |
cash journal | 81
consignment and sales ledger | 82
general ledger | 83
journal | 80
receiving book | 80
sales book | 80
compound forms showing invoice and office records | 293
credit slip given to customer by broker | 206
customers' ledger, variety of rulings for | 219
daily advice of purchase or sale rendered to customers | 210
daily sales journal or record of grain sales | 208
daily sales journal or record of stock sales | 207
deficiency account which shows causes of loss | 191
departmental pay-roll record for piece work and day workers | 159
executor's account of cash receipts and disbursements | 173
executor's accounts with trust provisions | 181-185
executor's journal | 172
general ledger | 33-35, 227
information on sales sheet not on invoice | 259
invoice for use on billing machine | 247
journal entries, adjusting | 25
journal entries to change to double entry | 119
ledger with accounts classified | 139-143
ledger after changing to double entry | 120
ledger with two credit columns | 154
ledger account of each stock handled | 218
ledger account of an executor, classified | 174
ledger card for dentists | 149
ledger card for publishers | 150
ledger proof without a trial balance | 144
loose-leaf ledger | 148
loose-leaf sales sheet | 248
loose-leaf sales sheet and invoices | 246
loose-leaf sales sheet and invoices with columns for distribution of labor and stock | 254
loose-leaf stock ledger | 136
memorandum of deposit with broker to secure contracts | 203
monthly posting proof sheet | 145
monthly statements, retail dry goods houses | 297
office cash disbursements, detailed record of | 215
opening entry in journal | 24
order blank | 14
order and sales record | 53-56
order and sales record combined | 42
pay-roll and check register combined | 161
petty cash voucher | 17
proof of single entry ledger | 107
purchase book and journal, columnar | 71
purchase and general ledgers | 32
record of loans payable during each month | 225
record of margin balances to protect customer's account | 216
record of stocks in hands of broker | 211
requisition forms for order handling | 267
sales book and invoice register | 26
sales ledger | 29
sales and purchase ledgers | 31
sales journal with adjustment column | 158
sales journal arranged for distribution to two ledgers | 251
sales recapitulation sheet | 158
sales sheet for analyzing quantities and amounts of goods | 257
sales sheet for condensed billing | 255
schedule filed by an executor | 177
shipment book | 63, 70
shipment ledger for commission business | 65
shipper's cash journal | 59
shipper's general ledger | 74
shipper's purchase and shipment ledger | 73
single entry cash book | 103
single entry journal | 100-102
single entry ledger | 104-106
single entry partnership ledger | 113-117
single entry profit and loss statement | 108
special journal used by grain commission company | 209
split-order schemes, forms for | 265
statement of affairs of a bankrupt | 189
statement of sales and purchase ledger | 36
stationery properly designed | 276
stock ledger card | 136
stock ledger card and indexes | 137
storage charges statement | 88
storage record | 87
tabular ledger | 153
tabular sales book | 157
telegraphic buying and selling orders | 205
trial balance book | 46
typewriter type, styles of | 274
unit billing, samples of | 261
working balance sheet | 127
"Futures" | 231
G
General ledger | 12, 222
Gothic type | 275
Grain commission journal sheet | 209
Grain purchases | 195
I
"In sight" | 231
Invoice register | 15
L
Legitimate brokerage concern | 198
"Limit" | 231
Listed securities | 231
"Long" | 231
Loose-leaf ledgers | 147
Loose-leaf sales sheets and invoices | 244
M
Manifolding, machines for | 239
"Margin" | 231
Merchandise broker | 60
O
"Open market" | 231
"Open order" | 231
"Option" | 231
Order blanks | 13
Order and sales record combined | 41
Order work of wholesale grocers | 260
Out freight | 42
P
Pay-roll records | 160
Petty cash voucher | 17
Pit | 232
Pool | 231
Posting | 93
Produce shipper's books | 63
cash book | 64
journal | 67
purchase book | 63
shipment book | 64
shipment ledger | 64
Protested paper, treatment of | 18
Purchase controlling account | 13
Purchase ledger | 11
"Put" | 231
"Put and call" | 231
R
Realization and liquidation accounts | 188
Reference information | 289
"Remargin" | 231
Remington standard typewriter | 299
Retail dry goods billing | 292
Reverse or slip posting | 143
"Ring" | 231
"Ring settlement" | 199
S
Sales book | 14
Sales expense | 44
advertising | 44
packing and shipping | 44
salaries of salesmen | 44
traveling expenses of salesmen | 44
Sales ledger | 12
Sales recapitulations | 158
Securities | 197
"Sell at market" | 231
"Sell at opening" | 231
"Selling order" | 231
"Settlement" | 231
Shipments | 61
Shipper's trading account | 68
"Short" | 232
Single entry bookkeeping | 91-122
books used | 92
bill book | 92
cash book | 92
ledger | 92
order book | 92
changing corporation books to double entry | 118
changing to double entry | 110
changing partnership books to double entry | 110
closing the books | 109
debit and credit rules | 93
determining profit | 108
distinctive features of | 92
posting | 93
proprietor's account | 93
proving the work | 93
sample transactions | 94
statement of assets and liabilities | 111
statement of ledger | 112
"Sky rocketing" | 232
"Slump" | 232
Smith Premier carbon roll billing machine | 300
Special accounting forms | 146-161
Split orders | 264
"Spread" | 232
Statement of affairs | 188
of a bankrupt | 188
Stationery | 269
binders | 269
designing | 273
loose-leaf sheets | 269
printed for typewritten work | 271
Stock brokers' accounts | 195-232
bookkeeping for | 196
books and forms used | 204
advice of purchase of sale | 211
bills payable record | 224
cash book | 212
check register | 227
customer's statement | 224
daily record sheet | 208
debit and credit slip | 206
grain commission journal sheet | 209
journal | 226
ledgers | 218
margin book | 217
office cash disbursement sheet | 214
order blank | 205
stock record | 212
broker's commission | 197
bucket shops | 197
bulls and bears | 196
capital required | 195
clearing house | 199
commissions allowed by board to brokers | 204
commodities handled | 200
cornering the market | 200
deposits to secure fulfillment of time contracts | 203
glossary of board of trade terms | 229-232
grain purchases | 195
legitimate dealers | 198
office cash disbursements | 214
ring settlement | 199
securities | 197
settlement of contracts by offset | 201
value of the wire | 200
Stock ledger | 218
"Stop loss order" | 232
Storage | 84
Storage accounts | 85
special records required | 86
"Straddle" | 232
"Sweeten" | 232
T
Tables |
chart for checking retail sales slips | 294
daily sales of checks, comparison of | 295
Tabular ledger | 152
Tabular sales book | 157
Tabulators on billing machines | 284
"Ticker" | 232
Traffic department records | 256
Trial balance book | 45
Trial balances and comparative statements | 123-128
balance sheet | 125
profit and loss statement | 126
trading statement | 125
trial balance | 124
working balance sheet | 128
Trustees' and executors' accounts | 163-192
Type, styles of | 275
elite | 275
Gothic | 275
large Roman | 275
medium Roman | 275
pica | 275
Typewriter and adding machine combined | 289
U
Underwood billing machine | 241
Underwood special roll machine | 239
Unit billing | 260
W
Wash sale | 232
Wholesale accounts | 11-59
cash book | 15
cash received book | 49
check register | 45
controlling accounts | 12
exercises | 38-40
expense account | 16
expense book, traveler's | 45
general ledger | 12
invoice register | 15
order blanks | 13
order and sales record combined | 41
out freight | 42
petty cash voucher | 17
protested paper | 18
purchase ledger | 11
sales book | 14
sales expense | 44
sales ledger | 12
sample transactions | 18-23, 49
trial balance book | 45

ПРИМЕЧАНИЯ ТРАНСКРИПТОРА

Многие страницы имели номера страниц раздела, а также номера страниц книги. Сноска 2 на странице 10 относится к номерам страниц книги. Номера страниц раздела проигнорированы.

Изменено 22.50 на 30.50 на странице 95, так как и 244×.125=30.50, и 30.50+15.08=45.58.

Открывающие, но без закрывающих кавычек для следующих нескольких страниц, начиная со стр. 201.

Молчаливо исправлены простые орфографические, грамматические и типографские ошибки.

Сохранены анахроничные и нестандартные написания, как напечатано.